การใช้การผสานการทำงานเพื่อสร้างระบบ ERP ของ QuickBooks

ด้วยลูกค้ามากกว่าหกล้านราย QuickBooks เป็นซอฟต์แวร์บัญชีธุรกิจขนาดเล็กที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในตลาด โดยดึงดูดธุรกิจตั้งแต่ระดับ Solopreneur ไปจนถึงองค์กรที่มีข้อเสนอที่หลากหลาย

ด้วยเหตุนี้ ซอฟต์แวร์จึงต้องมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะเคลื่อนย้ายและเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจ มันไม่มีประโยชน์ที่จะสร้างลูกค้าที่เหนียวแน่นเพียงเพื่อจะสูญเสียพวกเขาเมื่อพวกเขาไปถึงพนักงาน 50 คน

เช่นเดียวกับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์การบัญชีรายอื่นๆ เช่น Xero และ Sage QuickBooks ได้รับความยืดหยุ่นในบางส่วนผ่านการผสานรวมที่แข็งแกร่ง

วันนี้ เราจะมาดูการขยาย QuickBooks ไปสู่ขอบเขตการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ผ่านข้อเสนอทางการตลาดของซอฟต์แวร์

แม้ว่าจะมี ERP ฟรีหรือโอเพ่นซอร์สมากมายในตลาด แต่ขอบเขตของข้อเสนอเหล่านี้และโอกาสในการออกจากความคุ้นเคยของ QuickBooks มักจะเป็นเรื่องที่น่ากังวลมากพอที่จะป้องกันไม่ให้ธุรกิจเปลี่ยนไปใช้เทคโนโลยีใหม่เมื่อจำเป็น

บริษัทที่กำลังเติบโตซึ่งหลีกเลี่ยงการใช้ ERP อาจประสบปัญหาด้านประสิทธิภาพ การวางแผน และการเงิน ขณะที่พวกเขาพยายามรวมส่วนที่เคลื่อนไหวของธุรกิจที่กำลังเติบโตเข้าด้วยกัน

ด้วยการใช้ฟังก์ชัน ERP กับ QuickBooks คุณสามารถดึงประสิทธิภาพบางส่วนกลับมาได้โดยไม่ต้องใช้โชคหรือทำการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีครั้งใหญ่

ซอฟต์แวร์ ERP คืออะไร และมีประโยชน์อย่างไร?

ก่อนที่เราจะเจาะลึกตัวเลือกและเส้นทางที่มีให้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เรามาพูดถึง ERP กันก่อน

ซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กรเป็นชุดของโมดูลซอฟต์แวร์ที่รวมฟังก์ชันด้านการเงิน การวางแผน การผลิต สินค้าคงคลัง และทรัพยากรบุคคล (รวมถึงส่วนอื่นๆ) ไว้ในที่เดียว โดยอาศัยชุดคำจำกัดความของข้อมูลและชุดข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน ERP ช่วยให้ธุรกิจที่ซับซ้อนได้รับมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับการดำเนินงานของตน

ลองนึกภาพร้านขายปลีกที่เมื่อเปิดร้านแล้ว จะทำและขายรถของเล่น การขายและเงินสดถูกบันทึกไว้ และโลกเดินหน้าต่อไป

ตอนนี้ ลองนึกภาพว่าผู้ค้าปลีกเป็นธุรกิจระดับโลกที่มีมูลค่าหลายล้านดอลลาร์ซึ่งมีกลุ่มการผลิตที่นับการขายเมื่อสร้างผลิตภัณฑ์ การดำเนินการคลังสินค้าที่นับยอดขายเมื่อผลิตภัณฑ์จัดส่ง และแผนกการขายที่นับการขายเมื่อมีการสั่งซื้อ ฝ่ายบัญชีของบริษัทจะนับยอดขายหลังเช็คล้างเท่านั้น

เป็นเรื่องยากสำหรับธุรกิจดังกล่าวที่จะตอบคำถามว่า “ไตรมาสหน้าเราวางแผนจะทำยอดขายได้เท่าไร?” โดยปกติ เครื่องมือทางการเงินของธุรกิจจะผลักดันการนำ ERP ไปใช้ (หรือขาดสิ่งนี้)

การสร้างระบบ ERP

ในการสร้างระบบ ERP เราจำเป็นต้องมีแกนหลักทางการเงินและฐานข้อมูลที่แข็งแกร่ง

ป้อนซอฟต์แวร์บัญชี

นอกเหนือจากแกนข้อมูลทางการเงินของคุณแล้ว คุณสามารถเลเยอร์โมดูล ERP ใดก็ได้ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ แม้ว่าระบบ ERP แบบดั้งเดิม—ขนาดใหญ่และมักจะมีราคาแพงอย่างน่าอัศจรรย์—มักจะเต็มไปด้วยโมดูลโดยไม่คำนึงถึงความจำเป็น ERP ที่ทันสมัยเป็นแบบโมดูลาร์และยืดหยุ่นได้

หากคุณไม่ต้องการโมดูลการผลิต ก็ไม่มีโมดูลดังกล่าว การสร้าง ERP ที่ด้านบนของระบบบัญชีพื้นฐานจะสร้างโมดูลาร์นี้ขึ้นมาใหม่ แต่มีผู้ให้บริการเพิ่มเติมสำหรับการเพิ่มเติมในอนาคตมากกว่า ERP แบบคลาสสิกจากผู้ขายรายเดียว ทั้งหมดนี้เพื่อแสวงหาความจริงทางการเงินของธุรกิจของคุณ

ERP-ไฟล์.

การเชื่อมต่อ QuickBooks

สิ่งนี้ทำให้เรากลับมาที่ QuickBooks (แม้ว่าระบบบัญชีที่ขยายได้หลายระบบในตลาดมีฟังก์ชันการทำงานเหมือนกัน) ในการสร้างเทียบเท่า ERP ของคุณเอง คุณต้องเลือกระหว่าง QuickBooks Online Plus และ Desktop Enterprise อดีตขยายขนาดขึ้นและสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ แต่ไม่มีสินค้าคงคลังและเครื่องมือการผลิต

Fundera ทำการสรุปออนไลน์ที่ดีเมื่อเทียบกับองค์กรเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างทั้งสอง สำหรับวัตถุประสงค์ของบทความนี้ เราจะเน้นที่ Desktop Enterprise เนื่องจากความแข็งแกร่งในการจัดการสินค้าคงคลัง นอกจากนี้ยังเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่

QuickBooks App Store

QuickBooks รวมแอพทั้งหมดไว้ในที่เดียว QuickBooks App Store คุณสามารถค้นหา กรอง และค้นหาว่าแอปใดที่คุณต้องการเพื่อสร้าง ERP ของคุณ

แม้ว่า จะมี ตัวเลือกฟรีในร้านค้า แต่แอปส่วนใหญ่เป็นค่าใช้จ่ายที่คุณต้องวางแผน ตัวอย่างเช่น Fishbowl เป็นหนึ่งในการผสานรวมการผลิตที่ได้รับความนิยมสูงสุดสำหรับ QuickBooks และเริ่มต้นที่ 10,095 ดอลลาร์ แม้แต่ธุรกิจที่ประสบความสำเร็จก็จะไม่ทิ้งเงินสดแบบนั้นด้วยความตั้งใจ

ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้าง โปรดอ่านข้อเสนอของ App Store และทำความเข้าใจกับสิ่งที่มีอยู่ QuickBooks รวบรวมบทวิจารณ์ และตัวเลือกที่มีอยู่มากมายได้รับการตรวจสอบใน Capterra แล้ว

การสร้างสแต็ก ERP ของคุณ

เมื่อคุณได้เลือกรสชาติ QuickBooks แล้ว คุณสามารถดำดิ่งสู่การสร้าง ERP ที่แท้จริงได้ หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน อย่ากังวล

ฉันจะพูดถึงสองแอพ - HandiFox และ Method:CRM— เพื่อให้คุณประสบความสำเร็จใน ERP แอพทั้งสองได้รับการจัดอันดับสูงสุดในหมวดหมู่ QuickBooks App Store—สินค้าคงคลังและ CRM ตามลำดับ

สิ่งนี้จะช่วยให้คุณทราบถึงสิ่งที่จำเป็นในการทำให้ระบบ ERP ทำงานบนกระดูกสันหลังของ QuickBooks

HandiFox: การรวมการจัดการสินค้าคงคลังเข้ากับ QuickBooks

HandiFox มาในสองเวอร์ชัน: Start และ Pro Start มีเครื่องมือการจัดการสินค้าคงคลังส่วนใหญ่ที่แบรนด์รู้จัก ในขณะที่ Pro เพิ่มตัวเลือกลูกค้าและการเรียกเก็บเงินบางส่วน เราจะครอบคลุมการเริ่มต้นด้านล่าง

HandiFox นำส่วนหน้าที่ดีกว่ามาสู่ QuickBooks สำหรับการจัดการสินค้าคงคลัง แม้ว่า QuickBooks จะมีความสามารถในการติดตาม แต่การโต้ตอบกับข้อมูลของคุณไม่ใช่เรื่องง่าย HandiFox ทำให้ข้อมูลดูน่าสนใจและเข้าถึงได้ในลักษณะที่รองรับงานสินค้าคงคลังในแต่ละวัน

HandiFox ในการดำเนินการ

เหตุผลในการใช้งาน:

• HandiFox ให้คุณสแกนบาร์โค้ดด้วยโทรศัพท์มือถือ หากคุณกำลังรับ จัดส่ง หรือโอนสินค้าคงคลัง คุณสามารถทำได้ทั้งหมดโดยใช้อินเทอร์เฟซมือถือ HandiFox ข้อมูลจะถูกผลักเข้าไปใน QuickBooks เพื่ออัปเดตบันทึกทางการเงินของคุณ
• จำได้ไหมว่าเมื่อฉันอ้างถึงความจริงรุ่นเดียวที่เป็นประโยชน์ ERP ที่สำคัญ? ด้วยแอปการจัดการสินค้าคงคลังที่ติดอยู่ด้านหน้าระบบของคุณ คุณจะสามารถติดตาม ให้คุณค่า และจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องสร้างสิ่งที่คุณมีอยู่หลายเวอร์ชัน บันทึกทางการเงินของคุณจะสะท้อนบันทึกของระบบการจัดการสินค้าคงคลัง อำนวยความสะดวกในการคาดการณ์อุปสงค์และความเข้าใจสินทรัพย์ที่ดีขึ้น
• แอปการจัดการสินค้าคงคลัง เช่น HandiFox ให้คุณเข้าถึงชั้นข้อมูลสินค้าคงคลังเพิ่มเติม แม้ว่า QuickBooks สามารถจัดเก็บมูลค่าและนับข้อมูลได้ แต่ก็ ไม่ได้ ออกแบบมาเพื่อติดตามหมายเลขล็อตหรือตำแหน่งถังขยะด้วยตัวมันเอง HandiFox เลเยอร์ทั้งหมดนี้อยู่เหนือข้อมูลที่มีอยู่ของคุณ ช่วยให้คุณติดตามและเลือกสินค้าคงคลังได้ดีขึ้นในขณะที่อัปเดต QuickBooks ด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

วิธีการ:CRM: การผสานรวม CRM กับ QuickBooks

วิธีการทำเพื่อคนที่ HandiFox ทำเพื่อสิ่งต่างๆ แม้ว่า QuickBooks จะจัดเก็บข้อมูลลูกค้า บางส่วน ซึ่งคุณสามารถเรียกใช้รายงานจำนวนหนึ่งได้ แต่อันดับแรกคือแพลตฟอร์มการบัญชี

ด้วยการผสานรวม CRM คุณทำให้ข้อมูลลูกค้าของ QuickBooks ดูสดใสโดยไม่ต้องสร้างชุดข้อมูลใหม่และแตกต่างออกไปเล็กน้อยเช่นเดียวกับที่คุณทำกับ CRM แบบสแตนด์อโลน

เหตุผลในการใช้งาน:

• วิธีการ:CRM จะซิงค์การเปลี่ยนแปลงข้อมูลลูกค้าของคุณกับ QuickBooks โดยคงไว้ซึ่งความจริงเวอร์ชันเดียวที่เราต้องการ
• เช่นเดียวกับ HandiFox เมธอดยังจัดชั้นข้อมูลใหม่เกี่ยวกับผู้ติดต่อ ประวัติการซื้อและการโต้ตอบ และประสิทธิภาพแคมเปญการตลาด ใช้ข้อมูลพื้นฐานที่ช่วยให้ QuickBooks ทำงานและใส่ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณเจริญเติบโต

• วิธีการ:CRM ให้คุณเพิ่มพอร์ทัลการชำระเงินในเว็บไซต์ของคุณ สร้างแคมเปญการตลาดทางอีเมลโดยใช้ผู้ติดต่อ QuickBook ของคุณและติดตามผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าโดยไม่ทำให้ฐานข้อมูลของคุณยุ่งเหยิง ซึ่งหมายความว่าไม่ต้องเลื่อนดูหน้าของลูกค้าที่คุณเสนออีกต่อไป แต่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเหล่านี้อาศัยอยู่ใน Method จนกว่าพวกเขาจะกลายเป็นลูกค้า จริง และถูกผลักเข้าสู่ QuickBooks

ทำให้ QuickBooks ERP ของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น

หากคุณพบการบูรณาการที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ คุณก็สามารถทำให้บริษัทของคุณหมุนเวียนไปตามความจริงเวอร์ชันเดียวได้ ไม่มีการกลับไปกลับมาเกี่ยวกับจำนวนเงินที่คุณขาย สินค้าอยู่ที่ไหน หรือใครได้รับเงินแล้ว

การผสานรวมที่คุณเลือกควรขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจที่คุณกำลังดำเนินการเป็นส่วนใหญ่ ฉันคิดว่า CRM เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับทุกคน แต่ตัวเลือกด้านการผลิต คลังสินค้า และ HR ของคุณล้วนแล้วแต่ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม

หากมีแอป QuickBooks อื่นๆ ที่คุณใช้ในธุรกิจของคุณ โปรดแจ้งให้ทุกคนทราบในความคิดเห็นด้านล่าง หากระบบที่สร้างขึ้นเองไม่เหมาะกับธุรกิจของคุณ ให้ตรวจสอบไดเรกทอรี ERP ของ Capterra ซึ่งมีตัวเลือกซอฟต์แวร์มากกว่า 400 ตัวเลือก