การใช้ Excel สำหรับการบัญชีธุรกิจขนาดเล็ก

ค้นพบว่า Excel สามารถช่วยแปลงโฉมการบัญชีธุรกิจขนาดเล็กของคุณได้อย่างไร

หลังจากใช้เครื่องคิดเลขแล้ว สเปรดชีตเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของนักบัญชีเมื่อพูดถึงการจัดการงานบัญชีขั้นพื้นฐาน (บัญชีแยกประเภทและงบดุล) แต่ Microsoft Excel ยังคงตามกระแสในยุคของนวัตกรรมเทคโนโลยีอย่าง AI และบล็อคเชนหรือไม่?

ได้ ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดด้านบัญชีและการเงินของคุณ

ถ้าคุณต้องการความช่วยเหลือในการทำให้กระบวนการของคุณเป็นมาตรฐานและเร่งงานของคุณให้เร็วขึ้น Excel เป็นเครื่องมือสำหรับคุณ

Excel สามารถช่วยเหลือสิ่งพื้นฐานส่วนใหญ่ได้ (เช่น การทำบัญชี การจัดการใบแจ้งหนี้) แต่ถ้าคุณกำลังมองหาความช่วยเหลือเกี่ยวกับฟังก์ชันการบัญชีขั้นสูง เช่น กระแสเงินสดและการจัดการภาษี คุณอาจต้องการพิจารณาซอฟต์แวร์การบัญชี

ในบทความนี้ เราจะพิจารณาแนวโน้ม ประโยชน์ และฟีเจอร์การใช้งาน Excel ที่สำคัญ เทมเพลต Excel ฟรี และเมื่อใดที่คุณควรพิจารณา Excel สำหรับการบัญชีธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

แนวโน้มการใช้งาน Excel สำหรับการบัญชีธุรกิจขนาดเล็ก

ก่อนที่เราจะเจาะลึกถึงฟีเจอร์และประโยชน์ของ Excel สิ่งสำคัญคือต้องทำความเข้าใจว่าการใช้ Excel สำหรับการบัญชีธุรกิจขนาดเล็กมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไรในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา

Excel ยังคงเป็นหนึ่งในเครื่องมือการบัญชีที่ได้รับความนิยมมากที่สุดที่ใช้โดยผู้จัดการฝ่ายการเงินของธุรกิจขนาดเล็ก ธุรกิจขนาดเล็กมักจะมีและใช้ข้อมูลทางการเงินน้อยกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับองค์กร และ Excel ช่วยให้ธุรกิจดังกล่าวสามารถมุ่งเน้นไปที่งานบัญชีขั้นพื้นฐาน เช่น การวางแผนงบประมาณและการคาดการณ์

ต่อไปนี้คือรายละเอียดของเครื่องมือการบัญชีที่ธุรกิจในสหรัฐอเมริกาใช้:

รายละเอียดของเครื่องมือบัญชีที่ใช้โดยธุรกิจในสหรัฐอเมริกา (ที่มา)

แม้ว่า Excel จะได้รับความนิยม แต่การใช้งานทางบัญชีก็ลดลงเรื่อยๆ ในกลุ่มธุรกิจทุกขนาด ดังแสดงในแผนภูมิด้านล่าง

สาเหตุหนึ่งที่เป็นไปได้สำหรับการลดลงนี้คือราคาที่ลดลงของซอฟต์แวร์ ERP และเครื่องมือบัญชีบนคลาวด์ที่กำหนดเป้าหมายฟังก์ชันพื้นฐานโดยเฉพาะ เช่น การจัดการใบแจ้งหนี้

การใช้ Excel สำหรับการบัญชีธุรกิจลดลงตั้งแต่ปี 2017
(แหล่งที่มา)

ประโยชน์ของการใช้ Excel สำหรับการบัญชีธุรกิจขนาดเล็ก

• เปรียบเทียบชุดข้อมูล : ช่วยเปรียบเทียบชุดข้อมูลทางการเงิน เช่น ยอดรวมเจ้าหนี้กับลูกหนี้ เพื่อคำนวณปริมาณกระแสเงินสดภายในระยะเวลาที่กำหนด คุณสามารถติดตามค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นประจำเพื่อให้ได้ภาพที่ชัดเจนว่าเงินของคุณกำลังจะไปที่ใด และ (ถ้ามี) แบ่งลูกค้าออกเป็นกลุ่มตามขนาด สถานที่ตั้ง หรือการซื้อ เพื่อดูว่ากลุ่มใดสร้างรายได้ให้กับธุรกิจของคุณมากที่สุด
• สร้างรายงานที่ปรับแต่งได้: สร้างรายงานตามเทมเพลต (รวมถึงตารางและแผนภูมิ) ที่สามารถนำมาใช้ซ้ำสำหรับงานต่างๆ เช่น การจัดการใบแจ้งหนี้และการประมาณปริมาณกระแสเงินสด รายงานเหล่านี้สามารถปรับแต่งได้ตามต้องการเพื่อเพิ่มจุดข้อมูล (เช่น อัตราภาษีขายหลายระดับ/แตกต่างกัน) โดยไม่ต้องสร้างเทมเพลตใหม่ตั้งแต่ต้น
• ป้อนข้อมูลอัตโนมัติ: มาโครของ Excel ช่วยให้งานการป้อนข้อมูลทางการเงินซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติ (เช่น การคัดลอกข้อมูลจากแหล่งหลักไปยังแผ่นงาน Excel) ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างมาโครเพื่อส่งออกข้อมูลเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้จากไฟล์ CSV และใส่เทมเพลตการจัดการใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องในแผ่นงาน Excel ของคุณ

ฟีเจอร์หลักของ Excel ที่ใช้สำหรับการบัญชีธุรกิจขนาดเล็กได้

ตาราง Pivot: ตาราง Pivot อยู่ในเมนู "แทรก" ของ Excel เป็นรูปแบบตารางขั้นสูงที่สรุปชุดข้อมูลที่ซับซ้อนตามช่วงเซลล์ที่เลือก จากนั้น ผู้ใช้สามารถกรองข้อมูลที่เลือกในหน้าต่างแยกต่างหาก

การวิเคราะห์แบบ What-if: อยู่ในเมนู "ข้อมูล" ของ Excel การวิเคราะห์แบบ What-if จะช่วยคุณคาดการณ์ผลลัพธ์โดยการเปลี่ยนชุดข้อมูลในสูตร กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณลักษณะนี้ช่วยให้ผู้ใช้ทดสอบผลลัพธ์ใหม่โดยการแก้ไขข้อมูลโดยไม่ต้องลบหรือเปลี่ยนชุดข้อมูลหลัก

แผ่นงานการคาดการณ์: คุณลักษณะนี้จะอยู่ในเมนูเดียวกับ "การวิเคราะห์แบบ What-if" และช่วยให้ผู้ใช้คาดการณ์แนวโน้มของข้อมูลตามค่าในอดีต คุณลักษณะนี้คาดการณ์แนวโน้มในรูปแบบกราฟิกแทนที่จะเพียงแค่เปลี่ยนค่าข้อมูลในเซลล์

เทมเพลตการบัญชี Excel ฟรี

Excel มาพร้อมกับเทมเพลตสำเร็จรูปสำหรับฟังก์ชันการบัญชีทุกประเภท เช่น ใบแจ้งหนี้ การจัดทำงบประมาณ และอื่นๆ

คุณสามารถขอรับใบกระทบยอดบัญชีธนาคาร บัญชีแยกประเภท เทมเพลตการออกใบแจ้งหนี้ และเครื่องมือติดตามการเงินส่วนบุคคลได้จาก Microsoft จากที่นั่น มีแหล่งข้อมูลออนไลน์มากมายที่จะช่วยคุณตั้งค่าเทมเพลตการบัญชี Excel ฟรี เช่น วิดีโอ YouTube ที่จะแนะนำผู้ดูผ่านเทมเพลตต่างๆ รวมถึงการจัดรูปแบบและสูตร พร้อมด้วยเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีการใช้ชีตประเภทนี้ให้ดีที่สุดเมื่อคุณ' ได้ตั้งค่ามันขึ้น

4 ข้อแนะนำในการใช้ Excel เพื่อการบัญชีธุรกิจขนาดเล็ก

ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรคำนึงถึงหากคุณกำลังใช้ (หรือกำลังพิจารณาใช้) Excel สำหรับการบัญชีที่ธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโปรแกรมที่คุณต้องการคือ Excel จริงๆ หากบทความนี้ฟังดูเกินกว่าจะเรียนรู้หรือไม่ใช่สิ่งที่คุณกำลังมองหา อย่าลืมว่าคุณสามารถสำรวจตัวเลือกซอฟต์แวร์การบัญชีและสเปรดชีตอื่นๆ ต่อไปนี้คือรายการตัวเลือกซอฟต์แวร์การบัญชีแบบโอเพ่นซอร์สและฟรีอันดับต้นๆ สำหรับการเริ่มต้น
2. ทำความคุ้นเคยกับเทมเพลตที่ Microsoft นำเสนอ ค้นหาเทมเพลตการบัญชีและการทำบัญชีออนไลน์เพื่อดูว่าข้อเสนอของ Microsoft ตรงตามความต้องการของคุณหรือไม่ คลิกที่นี่เพื่อดูแผ่นงาน Excel ที่ Microsoft ปรับแต่ง เมื่อคุณคุ้นเคยกับเทมเพลตแล้ว คุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตได้ตามความต้องการเฉพาะของคุณ (เช่น การประมาณงบประมาณรายเดือนเทียบกับรายไตรมาส การเพิ่มตารางสาระสำคัญ รวมถึงโลโก้ของคุณ)
3. ศึกษากระบวนการสร้างเทมเพลตโดยใช้แหล่งข้อมูลออนไลน์ ค้นหาบทความหรือวิดีโอออนไลน์ที่จะแนะนำคุณเกี่ยวกับการสร้างและ/หรือใช้เทมเพลตตั้งแต่ต้นจนจบ วิธีนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจอินเทอร์เฟซของ Excel แนะนำฟังก์ชันเพิ่มเติมที่คุณอาจต้องการใช้ และให้แนวทางปฏิบัติจริงก่อนที่จะใช้ข้อมูลของคุณเอง
4. เน้นการเรียนรู้จากชุดข้อมูลที่กรอกไว้ล่วงหน้า ฝึกฝนบ่อยๆทำให้เก่ง. สิ่งนี้เป็นจริงสำหรับการใช้ Excel สำหรับงานบัญชีใดๆ เช่น การจัดการกระแสเงินสด เมื่อคุณสร้างเทมเพลตเสร็จแล้ว คุณสามารถฝึกใช้งานกับชุดข้อมูลที่กรอกไว้ล่วงหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจวิธีใช้งานก่อนที่จะป้อนข้อมูลของคุณเอง

ขั้นตอนต่อไปและทรัพยากรทางบัญชีเพิ่มเติม

หากคุณใช้ Excel อยู่แล้วและพร้อมที่จะอัปเกรด โปรดดูไดเรกทอรีซอฟต์แวร์การบัญชีซึ่งคุณสามารถกรองตามคุณสมบัติที่ต้องการเพื่อสร้างรายการโปรด

ต่อไปนี้เป็นแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมของ Capterra เพื่อช่วยให้คุณตอบสนองความต้องการด้านบัญชีของธุรกิจของคุณ: เทมเพลตงบประมาณธุรกิจขนาดเล็กฟรีนี้จะนำการทำบัญชีของคุณไปสู่อีกระดับ 6 เหตุผลที่ธุรกิจได้รับการตรวจสอบ (และวิธีหลีกเลี่ยง) วิธีการสร้างโครงสร้างแผนกบัญชีของคุณ