10 สัญญาณว่าถึงเวลาอัปเกรดระบบโทรศัพท์ธุรกิจของคุณแล้ว

หากคุณกำลังพิจารณาที่จะอัปเกรดระบบโทรศัพท์ คุณมีคำถามสำคัญที่ต้องการคำตอบ
นี่เป็นเวลาที่เหมาะสมในการอัพเกรดหรือไม่? การอัปเกรดจะสร้างความแตกต่างให้กับธุรกิจของฉันหรือไม่ ความพยายามจะคุ้มค่าหรือไม่? ฉันจะพลาดอะไรไปมากไหมถ้าไม่อัปเกรด
คู่มือนี้มีไว้สำหรับคุณหากคุณกำลังลังเลที่จะเปลี่ยนระบบโทรศัพท์รุ่นเก่าเป็นระบบสมัยใหม่ เราจะอธิบาย 10 สัญญาณว่าถึงเวลาอัปเกรดระบบโทรศัพท์ธุรกิจของคุณแล้ว:

1. ระบบโทรศัพท์ของคุณมีค่าใช้จ่ายสูงเกินไป
2. ระบบโทรศัพท์ของคุณล้าสมัย
3. ระบบโทรศัพท์ของคุณเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณไม่ได้
4. ระบบโทรศัพท์ของคุณขาดคุณสมบัติที่สำคัญ
5. ระบบโทรศัพท์ของคุณเสี่ยงต่อการหยุดทำงาน
6. ระบบโทรศัพท์ของคุณมีช่องโหว่ด้านความปลอดภัย
7. คุณภาพการโทรและความน่าเชื่อถือของคุณแย่ลง
8. ระบบโทรศัพท์ของคุณไม่สามารถรองรับพนักงานทางไกลได้
9. ธุรกิจของคุณต้องการการสื่อสารที่เป็นหนึ่งเดียว
10. ระบบโทรศัพท์ของคุณมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ

1. ระบบโทรศัพท์ของคุณมีค่าใช้จ่ายสูงเกินไป

ค่าโทรศัพท์ของคุณสูงและคาดเดาไม่ได้หรือไม่? หากเป็นเช่นนั้น การอัปเกรดระบบโทรศัพท์ของคุณเป็น Voice over IP (VoIP) เป็นเรื่องง่ายและประหยัดค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายของระบบโทรศัพท์แบบเดิมเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วเนื่องจากอุปกรณ์ในสถานที่ การออกใบอนุญาต การบำรุงรักษา สายโทรศัพท์ใหม่ ช่างเทคนิค และการโทรระหว่างประเทศ

การเปลี่ยนมาใช้ระบบโทรศัพท์แบบคลาวด์สามารถประหยัดค่าโทรศัพท์ของคุณได้มากถึง 60% ช่วยให้คุณสามารถ:

• ใช้การเชื่อมต่อบรอดแบนด์ที่มีอยู่ของคุณแทนการใช้ฮาร์ดแวร์และสายไฟราคาแพง
• ประหยัดค่าโทรด้วยอัตราค่าโทรในประเทศฟรีไม่จำกัดและค่าโทรระหว่างประเทศราคาประหยัด
• จัดการระบบโทรศัพท์ของคุณจากแดชบอร์ดที่ใช้งานง่าย และให้ผู้ให้บริการ VoIP จัดการส่วนที่เหลือ
• เพิ่มสายโทรศัพท์ใหม่ รวมถึงตำแหน่งใหม่ทั้งหมดด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุด

ง่ายมาก ระบบโทรศัพท์บ้านมีค่าใช้จ่ายประมาณ 50 ดอลลาร์ต่อสายในแต่ละเดือน และโดยปกติจะรวมเฉพาะค่าโทรในพื้นที่เท่านั้นในอัตรานั้น ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณและผู้ให้บริการที่คุณเลือก โดยปกติระบบโทรศัพท์ VoIP จะมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่า $25 ต่อสาย และ คุณจะทราบได้อย่างชัดเจนว่าค่าบริการของคุณจะเป็นเท่าใดในแต่ละเดือน
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีเปลี่ยนเป็น VoIP และประหยัดได้ถึง 60% จากโทรศัพท์บ้าน

2. ระบบโทรศัพท์ของคุณล้าสมัย

ไม่ใช่แค่ค่าบำรุงรักษาที่แพงเท่านั้น แต่ยังต้องพึ่งพาเทคโนโลยีที่จะล้าสมัยไปในที่สุด ทุกครั้งที่อุปกรณ์ชิ้นใดชิ้นหนึ่งของคุณเสีย คุณจะหาชิ้นส่วนอะไหล่และช่างเทคนิคที่สามารถจัดการแก้ไขได้ยากขึ้น
นอกจากนี้ คุณจะได้รับโซลูชันเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่เพิ่มเข้ามาในกลุ่มเทคโนโลยีของคุณได้ยากขึ้น หากระบบโทรศัพท์ของคุณทำงานช้ากว่าทศวรรษหรือมากกว่านั้น พวกเขาจะไม่เข้ากันได้และจะทำให้คุณหงุดหงิดมากกว่าผลประโยชน์
ต้องการเพิ่ม CRM โทรศัพท์สำนักงานรุ่นใหม่ที่มีฟีเจอร์ล้ำๆ หรือเครื่องมือการทำงานร่วมกันภายในในการตั้งค่าของคุณหรือไม่ พิจารณาการอัปเกรดระบบโทรศัพท์ไปพร้อมกัน

3. ระบบโทรศัพท์ของคุณเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณไม่ได้

บริษัทของคุณเติบโตอย่างรวดเร็วและ/หรือขยายไปยังสถานที่ใหม่หรือไม่?
ซับซ้อนและมีค่าใช้จ่ายสูงหรือไม่ในการเพิ่มสายโทรศัพท์ใหม่และ/หรือเปิดสำนักงานใหม่
หากคุณตอบว่า 'ใช่' สำหรับคำถามใด ๆ ข้างต้น คุณก็พร้อมสำหรับระบบโทรศัพท์ใหม่สำหรับธุรกิจ มันไม่มีเหตุผลที่จะยึดมั่นในระบบโทรศัพท์ที่ชะลอการเติบโตของคุณหรือขัดขวางการเติบโตโดยสิ้นเชิง
VoIP ปรับขนาดตามธุรกิจของคุณเมื่อธุรกิจเติบโตและขยายตัว การเพิ่มสายโทรศัพท์ใหม่และผู้ใช้สามารถทำได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง คุณยังสามารถเพิ่มคุณสมบัติการโทรเพื่อรองรับฤดูกาลที่วุ่นวาย คุณจะไม่ได้รับความสามารถในการปรับขนาดและความยืดหยุ่นนี้กับระบบเดิม

4. ระบบโทรศัพท์ของคุณขาดคุณสมบัติที่สำคัญ

คุณอาจพึงพอใจกับฟังก์ชันต่างๆ ของระบบโทรศัพท์ที่คุณใช้อยู่ ท้ายที่สุดแล้ว มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการโทรออกและรับสาย และนั่นก็ใช้ได้ดีใช่ไหม?
คิดใหม่อีกครั้ง.
คุณสมบัติที่มาพร้อมกับระบบโทรศัพท์บนคลาวด์สามารถยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของทุกคนไปอีกขั้น ไม่ใช่แค่เรื่องของการโทรศัพท์เท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับทุกสิ่งที่เกิดขึ้นรอบตัวพวกเขาด้วย
ต่อไปนี้คือคำถามบางส่วนที่คุณสามารถถามตัวเองเกี่ยวกับกระบวนการสื่อสารทางธุรกิจในปัจจุบันของคุณ:

• ใครรับสายลูกค้า? มีการกำหนดเส้นทางการโทรตามประเภท ปัญหา และวัตถุประสงค์ของลูกค้า หรือจบลงที่ตัวแทนที่มีอยู่
• ลูกค้าของคุณต้องรอคิวนานก่อนที่จะพูดคุยกับตัวแทนหรือไม่?
• คุณสามารถตรวจสอบคุณภาพการโทรของคุณได้หรือไม่?
• พนักงานของคุณจำเป็นต้องถอดข้อความเสียงที่ได้รับด้วยตนเองหรือไม่

หากคำถามเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าคุณสามารถมีเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพมากกว่านี้ได้ คุณต้องมีคุณลักษณะใหม่ การอัปเกรดระบบโทรศัพท์ของคุณจะทำให้คุณเข้าถึงการกำหนดเส้นทางการโทร การต่อสายอัตโนมัติ การบันทึกการโทร ข้อความเสียงเป็นข้อความ และคุณสมบัติอื่นๆ อีกมากมายที่จะเปลี่ยนวิธีการสื่อสารของคุณ

5. ระบบโทรศัพท์ของคุณเสี่ยงต่อการหยุดทำงาน

หากระบบโทรศัพท์ของคุณล่ม คุณยังทำงานต่อไปได้หรือไม่ ลูกค้าของคุณยังสามารถได้รับสิ่งที่ต้องการจากคุณอย่างง่ายดายหรือไม่?
หากคำตอบของคุณคือ 'ไม่' หมายความว่าการหยุดทำงานของระบบโทรศัพท์ทุกครั้งสร้างความหงุดหงิดให้กับลูกค้าของคุณ และทำให้ยอดขาย (และกระแสเงินสด) ของคุณหยุดชะงัก
ภัยพิบัติทางธรรมชาติ เช่น น้ำท่วม พายุเฮอริเคน และแผ่นดินไหว โครงสร้างพื้นฐานที่ล้าสมัย และอุปกรณ์ที่ล้าสมัย ล้วนแล้วแต่ทำให้ระบบโทรศัพท์แบบเดิมของคุณหายไปจากเกม การหยุดทำงานมีค่าใช้จ่ายสูง ไม่ใช่แค่การซ่อมแซมทางกายภาพเท่านั้น แต่ยังเป็นเพราะอาจนำไปสู่การสูญเสียยอดขายและแม้แต่ทำลายชื่อเสียงของคุณในระยะยาว
เมื่อคุณอัปเกรดระบบโทรศัพท์ของคุณ คุณจะได้รับการปกป้องจากความเสี่ยงเหล่านี้อย่างไร:

• สายโทรศัพท์วิ่งผ่านอินเทอร์เน็ต ดังนั้นปัจจัยต่างๆ เช่น สภาพอากาศเลวร้ายจะไม่รบกวนบริการของคุณ
• หากมีการหยุดชะงักของบริการ สายเรียกเข้าของคุณจะถูกส่งต่อไปยังหมายเลขอื่นโดยอัตโนมัติ เช่น โทรศัพท์มือถือ
• หากเกิดปัญหาขึ้น ผู้ให้บริการของคุณสามารถแก้ไขปัญหาได้จากระยะไกล

VoIP มอบความสามารถในการกู้คืนระบบในระดับที่ระบบโทรศัพท์รุ่นเก่าไม่สามารถเทียบได้ และด้วยผู้ให้บริการอย่าง Nextiva คุณจะมีเวลาทำงาน 99.999% ด้วยศูนย์ข้อมูลหลายแห่ง เครื่องสำรองข้อมูล และการตรวจสอบตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน

6. ระบบโทรศัพท์ของคุณมีช่องโหว่ด้านความปลอดภัย

ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือองค์กรขนาดใหญ่ การรักษาความปลอดภัยก็ไม่ใช่เรื่องเล็กน้อย
หากคุณใช้ระบบโทรศัพท์แบบเดิม หรือที่เรียกว่าระบบโทรศัพท์แบบเก่าธรรมดา (POTS) การโทรของคุณจะถูกส่งโดยใช้สัญญาณเสียงซึ่งผู้โจมตีสามารถสกัดกั้นได้ง่าย ซึ่งมีความเสี่ยงสูงเกินกว่าจะรับมือได้
ในทางกลับกัน ระบบโทรศัพท์ VoIP ให้ความปลอดภัย ความน่าเชื่อถือ และความเป็นส่วนตัวที่สูงขึ้นแก่ธุรกิจ ผู้ให้บริการ VoIP ที่น่าเชื่อถือลงทุนในความปลอดภัยระดับกองทัพโดยใช้ Session Border Controllers (SBCs) SBC ทำหน้าที่เป็นไฟร์วอลล์ที่รักษาประสิทธิภาพและการกำหนดเส้นทางการโทรแบบลอจิคัล ดังนั้นข้อมูลของคุณจะไม่ตกไปอยู่ในมือคนผิด
คุณอาจต้องค้นหาการรับรองเหล่านี้ในผู้ให้บริการ VoIP ของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมของคุณ:

• การปฏิบัติตาม HIPAA หากคุณเป็นผู้ให้บริการด้านสุขภาพ
• การปฏิบัติตาม PCI หากคุณรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิต
• ISO/IEC 20071 เป็นมาตรฐานสากลสำหรับการประเมินภัยคุกคามความปลอดภัย
• การปฏิบัติตาม SOC 2 ด้านความเป็นส่วนตัว ความปลอดภัย ความพร้อมใช้งาน และความสมบูรณ์ของข้อมูล

ระบบโทรศัพท์คลาวด์ตรงตามมาตรฐานความปลอดภัยที่เข้มงวดที่สุด อย่าเพิ่งคิดเรื่องความปลอดภัยของระบบโทรศัพท์และรอจนกว่าจะสายเกินไป
ที่เกี่ยวข้อง: VoIP เชื่อถือได้หรือไม่ เก้าเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ที่คุณต้องรู้

7. คุณภาพการโทรและความน่าเชื่อถือของคุณแย่ลง

วิธีที่เร็วที่สุดวิธีหนึ่งในการดูไม่เป็นมืออาชีพต่อหน้าลูกค้าคือการโทรที่ขาดหรือขาดๆหายๆ
คุณภาพเสียงที่ไม่ดีจะบังคับให้คุณพูดซ้ำหรือขอให้ผู้โทรทำเช่นนั้น จัดการกับเสียงรบกวนรอบข้าง และจัดการประชุมทางโทรศัพท์ที่ไม่มีประสิทธิภาพ
หากนี่คือความจริงในปัจจุบันของคุณ ก็ถึงเวลาอัปเกรดเป็นโซลูชั่น VoIP
VoIP สามารถโทรคุณภาพสูงได้ด้วยตัวแปลงสัญญาณเสียง HD ที่บีบอัดและขยายเสียงเพื่อการส่งผ่านอินเทอร์เน็ตอย่างรวดเร็ว เทคโนโลยีนี้ทำงานได้อย่างราบรื่นผ่านโทรศัพท์ VoIP และแอปซอฟต์โฟน
ความก้าวหน้าด้านคุณภาพเสียงบน VoIP จะทำให้คุณรู้สึกเหมือนอยู่ในห้องเดียวกับผู้โทรเข้า
ส่วนที่ดีที่สุด? เมื่อคุณมีระบบโทรศัพท์คลาวด์ โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ VoIP หรือแอปโทรศัพท์มือถือที่ใช้งานร่วมกันได้ และแบนด์วิธที่เพียงพอ คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ เพื่อสัมผัสประสบการณ์เสียง HD เพียงขอผู้ให้บริการโทรศัพท์ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าเปิดใช้งานเสียง HD สำหรับบัญชีของคุณ

8. ระบบโทรศัพท์ของคุณไม่รองรับพนักงานทางไกล

บริษัทมากกว่า 38% ในปัจจุบันมีพนักงานจากระยะไกล บริษัทของคุณเป็นหนึ่งในนั้นหรือไม่? ถ้าไม่ อะไรรั้งคุณไว้ โอกาสที่คำตอบจะอยู่ในแนวของ “เราแค่ไม่รู้ว่าจะทำอย่างไรกับระบบโทรศัพท์ปัจจุบันของเรา”

หากพนักงานของคุณโทรออกและรับสายจำนวนมากและทำงานร่วมกันบ่อยครั้ง นี่เป็นความท้าทายที่สมเหตุสมผล หากคุณต้องการเพิ่มสายโทรศัพท์ที่ไม่ได้เชื่อมต่อกับโทรศัพท์สำนักงาน ระบบโทรศัพท์เดิมจะขัดขวางคุณ หากพนักงานกำลังย้ายสถานที่ พวกเขาไม่สามารถย้ายหมายเลขโทรศัพท์กับพวกเขาได้ง่ายๆ
ด้วย VoIP พนักงานของคุณสามารถเคลื่อนที่และยืดหยุ่นได้มากขึ้น
เมื่อคุณย้ายระบบโทรศัพท์ของคุณไปยังคลาวด์ พนักงานของคุณไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อกับเครือข่ายสายโทรศัพท์จริงเดียวกัน พวกเขาสามารถนำหมายเลขโทรศัพท์และคุณสมบัติทั้งหมดของโทรศัพท์กลับบ้านผ่านซอฟต์โฟนหรือโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ VoIP
การอัปเกรดนี้จะทำให้พนักงานทั้งหมดของคุณเชื่อมต่อถึงกัน ในขณะที่รวมการสื่อสารทั้งหมดของคุณไว้บนระบบโทรศัพท์เครื่องเดียวที่จัดการได้ง่าย ทีมทางไกลของคุณสามารถจัดระเบียบ มีสมาธิ และยืดหยุ่นในวันทำงานของพวกเขา

9. ธุรกิจของคุณต้องการการสื่อสารที่เป็นหนึ่งเดียว

ข้อเสียอีกประการหนึ่งของระบบโทรศัพท์แบบเดิมคือมีอยู่นอกระบบสื่อสารทางธุรกิจอื่นๆ ของคุณ หากคุณใช้สิ่งอื่นนอกเหนือจากการโทรศัพท์และข้อความเสียง—รวมถึงอีเมล แชท ข้อความ และการประชุมทางเว็บ เสียง และวิดีโอ คุณจะไม่สามารถรวมโทรศัพท์ของคุณกับโทรศัพท์ที่เหลือได้
การสื่อสารแบบครบวงจรนำช่องทางการสื่อสารทั้งหมดของคุณมาไว้ด้วยกัน เพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกของคุณ
Unified Communications as a Service (UCaaS) เป็นรูปแบบการสื่อสารแบบครบวงจรที่ให้คุณเรียกใช้ระบบและเครื่องมือทั้งหมดของคุณจากโซลูชันซอฟต์แวร์เดียวกัน
UCaaS สำหรับการสื่อสารภายในของคุณหมายความว่าคุณกำลังนำการประชุม การโทร การแชร์ไฟล์ แชท งาน และการทำงานร่วมกันภายในทั้งหมดมาไว้ในที่เดียวและเข้าถึงได้จากทุกที่
นอกจากนี้ยังช่วยผลักดันการรักษาลูกค้าและความภักดี เพราะช่วยให้ลูกค้าของคุณเลือกช่องทางที่พวกเขาสามารถติดต่อคุณได้ เพื่อให้คุณให้บริการได้ดียิ่งขึ้น หากมีคนติดต่อคุณทางอีเมล โทรศัพท์ และการแชทผ่านเว็บไซต์ UCaaS จะทำให้สามารถติดตามการโต้ตอบทั้งหมดนี้ได้ในที่เดียว
ผลลัพธ์สุดท้าย? สุดยอดการเชื่อมต่อ คุณจะได้ทำงานกับทีมที่มุ่งเน้นเป็นพิเศษและให้บริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยมแก่ลูกค้าของคุณ ทั้งหมดนี้ทำได้จากที่เดียว
ที่เกี่ยวข้อง: ตลาด UCaaS จะเติบโตเป็น 140 พันล้านดอลลาร์ภายในปี 2568 [ข้อมูลใหม่]

10. ระบบโทรศัพท์ของคุณมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ

ต่อไปนี้เป็นคำถามสุดท้ายสำหรับคุณ ในระดับ 1 ถึง 10 ระบบโทรศัพท์ของคุณมีความสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจอย่างไร หากคุณใช้มันเพื่อบริการลูกค้า สร้างความสุขให้กับลูกค้า พูดคุยกับผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า ปิดการขาย และทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงาน คุณก็เกือบจะเต็ม 10 แล้ว
กล่าวอีกนัยหนึ่ง ระบบโทรศัพท์ของคุณคือสิ่งที่ทำให้หรือทำลายประสิทธิภาพการทำงาน ความภักดีของลูกค้า และโอกาสของคุณในการสร้างรายได้ใหม่
หากคุณไม่สามารถทำงานได้หากไม่มีระบบโทรศัพท์ คุณต้องการระบบที่คุณวางใจได้ในทุกสถานการณ์ และถ้าสิ่งที่คุณมีอยู่ไม่ได้ให้สิ่งนั้นแก่คุณ ก็ถึงเวลาอัปเกรดแล้ว

คุณคู่ควรกับระบบโทรศัพท์ธุรกิจที่ดีกว่านี้

ถึงเวลาซื้อระบบโทรศัพท์ใหม่ ระบบที่ให้ความยืดหยุ่น ปรับขยายได้ ราคา คุณลักษณะ และความเชื่อถือได้เพื่อรองรับความต้องการและการเติบโตของคุณ
นั่นคือสิ่งที่คุณจะได้รับจากระบบ VoIP สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของ Nextiva ช่วยให้คุณทำงานได้จากทุกที่ ปรับเปลี่ยนบริการโทรศัพท์ตามการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจ และติดต่อกับลูกค้า พนักงาน และคู่ค้าอยู่เสมอ
เมื่อคุณอัปเกรดระบบโทรศัพท์ของคุณ คุณจะไม่มีวันหันหลังกลับ