ทำความเข้าใจและปรับปรุงกระบวนการสั่งซื้อเป็นเงินสด (O2C)

การรับคำสั่งซื้อของลูกค้า การดำเนินการตามคำสั่งซื้อ และการรับเงินเป็นพื้นฐานสำหรับการดำเนินธุรกิจส่วนใหญ่

กระแสเงินสด ทรัพยากรภายใน และการบริการลูกค้าของคุณขึ้นอยู่กับกระบวนการที่เกี่ยวข้องเพื่อให้มีประสิทธิภาพและเชื่อถือได้

นี่คือเหตุผลที่จำเป็นต้องเข้าใจและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ สั่งซื้อเป็นเงินสด (O2C)

คำสั่งซื้อเป็นเงินสด (O2C) คืออะไร?

Order-to-cash (มักเรียกว่า O2C หรือ OTC ) เป็นคำศัพท์ทางธุรกิจที่ใช้อธิบายกระบวนการ (/s) เกี่ยวกับการดำเนินการตามคำสั่งซื้อของลูกค้า

โดยพื้นฐานแล้วจะเริ่มต้นเมื่อลูกค้าของคุณทำการสั่งซื้อและเสร็จสิ้นเมื่อคุณได้บันทึกคำสั่งซื้อที่เสร็จสมบูรณ์และชำระเงินแล้วในบัญชี

ในระหว่างนั้น มีหลายขั้นตอนเกิดขึ้น (ดูด้านล่าง 'ขั้นตอนของวงจรการสั่งซื้อสู่เงินสด') และหลังจากนั้น การวิเคราะห์ข้อมูลและการนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดไปใช้สามารถช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องของกระบวนการสั่งซื้อเป็นเงินสดได้

กระบวนการสั่งซื้อเป็นเงินสดยังอยู่ระหว่างและซ้อนทับกับกระบวนการอื่นๆ อีกหลายกระบวนการ ตัวอย่างเช่น การ ตลาดเพื่อนำไปสู่การเป็นผู้นำ (M2L) กระบวนการ จัดหาเพื่อจ่าย (P2P) และกิจกรรมช่องทางอื่น ๆ ที่มียอดขายสูงสุด

เช่นเดียวกับ O2C ทีมของคุณจะใช้ข้อกำหนดเหล่านี้เป็นการภายในเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงานและการวางกลยุทธ์

เหตุใดจึงเรียกว่ากระบวนการ 'สั่งซื้อเป็นเงินสด'

มีการใช้วลี " สั่งซื้อเป็นเงินสด " เนื่องจากเป็นการสรุปกระบวนการตั้งแต่ คำสั่งซื้อ ของลูกค้า ไปจนถึง ธุรกิจที่ได้รับ เงินสด อย่างกระชับ

อะไรคือความแตกต่างระหว่างกระบวนการสั่งซื้อเป็นเงินสด ใบเสนอราคาเป็นเงินสด (QTC) และกระบวนการนำไปสู่เงินสด

ข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างกระบวนการ สั่งซื้อเป็นเงินสด ใบเสนอราคาเป็นเงินสด (QTC) และกระบวนการ นำไปสู่เงินสด คือ ประการที่สองเกี่ยวข้องกับการ สร้างใบเสนอราคา ให้กับลูกค้า ก่อน รายการสั่งซื้อ และประการที่สามเกี่ยวข้องกับการขายและการตลาดจนถึงประเด็น ของใบเสนอราคาหรือคำสั่งซื้อ

กระบวนการ เสนอราคาเป็นเงินสด (QTC) ช่วยให้ลูกค้าเข้าใจการซื้อได้ดีขึ้นก่อนที่จะตัดสินใจซื้อ นอกจากนี้ยังมีประโยชน์เมื่อราคาหรือปริมาณการสั่งซื้อที่กำหนดไว้ล่วงหน้าไม่พร้อมใช้งานสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการเฉพาะ

ลูกค้าเป้าหมาย เป็นเงินสด ใช้เพื่ออธิบายกระบวนการที่สมบูรณ์มากกว่าทั้ง QTC และ O2C มีประโยชน์สำหรับการวิเคราะห์ความเชื่อมโยงระหว่างกระบวนการขายและการตลาดในช่วงแรกกับกระบวนการ O2C หรือ QTC

ความแตกต่างระหว่างแต่ละกระบวนการนั้นขึ้นอยู่กับขอบเขตของกระบวนการที่พวกเขามุ่งเน้นเป็นหลัก แต่ละแผนกอาจเกี่ยวข้องกับแผนก ซอฟต์แวร์ ขั้นตอนการปรับให้เหมาะสม ฯลฯ ที่แตกต่างกัน

เหตุใดกระบวนการสั่งซื้อเป็นเงินสดจึงมีความสำคัญ

กระบวนการสั่งซื้อเป็นเงินสดมีความสำคัญต่อสองส่วนหลักในธุรกิจของคุณ:

• ภายใน: เชื่อมโยงกับประสิทธิภาพของกระแสเงินสด ทรัพยากรภายใน การจัดการห่วงโซ่อุปทาน และการวิเคราะห์ของคุณ
• ภายนอก: ยิ่งไม่มีแรงเสียดทานมากเท่าไหร่ ประสบการณ์ลูกค้าของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น สิ่งนี้จะช่วยในเรื่องความสัมพันธ์และการรักษาลูกค้าของคุณในระยะสั้นและระยะยาว

กระบวนการทางธุรกิจหลายอย่างเชื่อมโยงกัน กระบวนการ O2C นั้นไม่มีข้อยกเว้น

ข้อผิดพลาดในขั้นตอนใดๆ ที่เกี่ยวข้อง (ดูด้านล่าง 'ขั้นตอนของการสั่งซื้อสู่วงจรเงินสด') อาจส่งผลกระทบต่อฟังก์ชันอื่นๆ ของธุรกิจของคุณ

ตัวอย่างเช่น การชำระเงินล่าช้าหรือการประมวลผลใบแจ้งหนี้ช้าอาจทำให้เงินทุนหมุนเวียนของคุณลดลง ซึ่งอาจทำให้ไม่สามารถซื้อวัสดุหรืออุปกรณ์ที่สำคัญได้

เช่นเดียวกับกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ ระบบอัตโนมัติ สามารถเพิ่มความเร็วและลดจำนวนข้อผิดพลาดในกระบวนการสั่งซื้อเป็นเงินสดได้ อย่างไรก็ตาม สำหรับกระบวนการที่เหมาะสมอย่างแท้จริง การดูแลและการมีส่วนร่วมของมนุษย์ก็มีความสำคัญเช่นกัน

อะไรคือเหตุผลที่คุณอาจต้องการปรับปรุงกระบวนการ O2C ของคุณ

คุณอาจต้องการปรับปรุงกระบวนการสั่งซื้อเป็นเงินสด เพราะมันมีผลกระทบเชิงลบแบบ เฉียบพลัน (เช่น ทันที) หรือ เรื้อรัง (เช่น ถาวรและระยะยาว) ต่อธุรกิจของคุณ

สาเหตุของปัญหาทั้งสองประเภทอาจแตกต่างกันหรือทับซ้อนกัน

ตัวอย่างเช่น คุณอาจขาดกระแสเงินสด อย่างกะทันหันสิ่งนี้อาจส่งผลเสียในทันที เช่น ไม่สามารถจ่ายเงินให้พนักงานหรือครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่จำเป็นอื่นๆ

หรืออาจมีผลกระทบเชิงลบที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปโดย การเพิ่มความไม่แน่นอนให้กับการคาดการณ์ทางธุรกิจของคุณ ลดโอกาสที่คุณจะกำหนดเป้าหมายหรือดำเนินการในบางโครงการ เป็นต้น

6 ขั้นตอนของวงจรการสั่งซื้อสู่เงินสด

ก่อนที่กระบวนการ O2C จะเริ่มต้นขึ้น มีประเด็นสำคัญอยู่หลายประการ ซึ่งรวมถึงการจัดการสินค้าคงคลัง การรวมระบบ POS การต้อนรับลูกค้า และอื่นๆ

เมื่อสิ่งเหล่านี้เข้าที่แล้ว ขั้นตอนต่อไปนี้จะเกิดขึ้น

1. คุณได้รับคำสั่งซื้อของลูกค้า

เมื่อลูกค้าของคุณทำการสั่งซื้อ กระบวนการ O2C จะเริ่มขึ้นอย่างเป็นทางการ

คำสั่งซื้ออาจทำทางออนไลน์ผ่านแบบฟอร์มหรืออีเมล ทางโทรศัพท์ หรือแม้แต่ด้วยตนเอง

เพื่อทำให้ขั้นตอนนี้มีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ การตรวจสอบ ช่องทางการสั่งซื้อและการตอบกลับทันทีหรือแม้แต่การ ยืนยัน คำสั่งซื้อแบบอัตโนมัติก็เป็นสิ่งจำเป็น

ความใส่ใจในรายละเอียดช่วยสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าในขั้นตอนนี้ ตัวอย่างเช่น ต้องไม่ส่งการยืนยันครั้งแรกหากสินค้าคงคลังไม่มีในสต็อก ให้ติดตามด้วยการยกเลิกคำสั่งซื้อเท่านั้น

ระบบการจัดการคำสั่งซื้อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในขั้นตอนนี้และขั้นตอนต่อไปของกระบวนการ O2C

ขั้นตอนนี้อาจเกี่ยวข้องกับการให้ส่วนลดใบแจ้งหนี้หรือแฟคเตอริงใบแจ้งหนี้ในหลายอุตสาหกรรม

2. คุณดำเนินการตามคำสั่งซื้อของลูกค้า

การดำเนินการตามคำสั่งซื้อเกี่ยวข้องกับ การประมวลผล (รวมถึงการตรวจสอบข้อกำหนดเฉพาะของคำสั่งซื้อ การตรวจสอบสินค้าคงคลัง และการมอบหมาย) และการจัดการการ จัดส่งหรือการจัดส่ง

การสื่อสารเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวลาจัดส่งโดยประมาณอาจมีประโยชน์ที่นี่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากอาจเกิดความล่าช้า

การมี ข้อมูลเรียลไทม์ ติดตามกระบวนการปฏิบัติตามช่วยให้มั่นใจว่าทั้งทีมของคุณอยู่ในหน้าเดียวกัน ซึ่งจะช่วยลดโอกาสในการสั่งซื้อล่าช้า พลาด หรือสั่งซื้อซ้ำ

3. สินค้าของคุณถูกจัดส่งหรือให้บริการแก่ลูกค้า

การ จัดส่ง เป็นวลีที่ใช้เพื่ออธิบายถึงผลิตภัณฑ์ที่ออกจากคลังสินค้าของคุณและกำลังเดินทางไปยังลูกค้าของคุณ ไม่จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับเรือจริง แต่มักจะใช้กับคำสั่งซื้อระหว่างประเทศ

สำหรับบริการ ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการให้บริการทางกายภาพหรือการอนุญาตให้เข้าถึงซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์ม สิ่งสำคัญคือต้องมีการส่งมอบหรือให้บริการอย่างรวดเร็วและง่ายดาย

4. คุณออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า

การออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณทันทีจะเพิ่มโอกาสที่คุณจะได้รับการชำระเงินตรงเวลา

คุณต้องแน่ใจว่ารายละเอียดของใบแจ้งหนี้ของคุณถูกต้อง ซึ่งรวมถึงมูลค่า หมายเลขใบแจ้งหนี้ รายละเอียดการสั่งซื้อ เงื่อนไขการชำระเงิน ฯลฯ

การมีระบบการจัดการคำสั่งซื้อของคุณรวมกับ CRM ที่อัปเดตจะช่วยให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้และการแจ้งเตือนที่ตามมาถูกส่งไปยังบุคคลที่เหมาะสม

5. คุณเก็บเงินลูกค้า

การเรียกเก็บเงินเป็นส่วนสำคัญของการจัดการสินเชื่อซึ่งเป็นส่วนสำคัญของสุขภาพของทุกธุรกิจ

การชำระเงินล่าช้าเป็นเรื่องปกติในหลายอุตสาหกรรม 1 ใน 6 ของธุรกิจขนาดเล็กรายงานว่าได้รับเงินล่าช้า เป็นต้น

โอกาสที่คุณจะได้รับการชำระเงินตรงเวลานั้นดีขึ้นโดยการใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเรียกเก็บเงิน ซึ่งอาจรวมถึงการเพิ่มประสิทธิภาพหรือการดำเนินการโดยอัตโนมัติ เช่น การติดตามหนี้หรือการใช้เครื่องมือพิเศษสำหรับการจัดการบัญชีลูกหนี้

6. คุณบันทึกการชำระเงิน

เมื่อคำสั่งซื้อได้รับการจัดส่งและชำระเงินแล้ว การบันทึกการชำระเงินในบัญชีแยกประเภททั่วไปอย่างถูกต้องจะช่วยให้คุณติดตามการจัดการบัญชีและข้อมูลได้

ข้อผิดพลาดในการรายงานในขั้นตอนนี้สามารถสร้างปัญหาให้กับฝ่ายต่างๆ ในธุรกิจของคุณ เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายบัญชีลูกหนี้ และฝ่ายบัญชี

ซอฟต์แวร์การจัดการใบแจ้งหนี้สามารถช่วยคุณรักษาบันทึกทางบัญชีที่สมบูรณ์และเป็นปัจจุบัน นอกจากนี้ยังช่วยคุณในการจัดการข้อมูล

ระบบและเทคโนโลยีการสั่งซื้อสู่เงินสดยุคต่อไป

ข้อมูลและเทคโนโลยีเป็นผู้นำนวัตกรรมในกระบวนการ O2C

การรวมเข้ากับเทคโนโลยีของบุคคลที่สามสามารถช่วยได้โดยการจัดหาการรับประกันภัยและข้อเสนอทางการเงินจากภายนอก

ตัวอย่างเช่น การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการใบแจ้งหนี้สามารถปรับปรุงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณได้ การรวมเข้ากับ CRM ของคุณยังช่วยให้ทุกแผนกที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ O2C อยู่ในหน้าเดียวกัน

ตามที่เราได้อธิบายไว้ในเอกสารไวท์เปเปอร์ของเรา 'The Innovating Order to Cash Playbook: Putting Manufacturers and Distributers in Control of their Cash Flows':

[ผลิตภัณฑ์ O2C] ที่จับคู่กับบริการ CRM สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกแก่ผู้ผลิตที่พวกเขาต้องการเพื่อระบุโอกาสในการเติบโตเพิ่มเติมและเข้าถึงฐานลูกค้าที่กว้างขึ้น ซึ่งหมายความว่าการผสานรวมที่เหมาะสมสามารถช่วยให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่ความพยายามในการขยายตัวอย่างแท้จริง

บทสรุป

วงจรการ สั่งซื้อเป็นเงินสด เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่เชื่อมต่อกันหลายกระบวนการ

เริ่มต้นด้วยการรับคำสั่งซื้อของลูกค้าและจบลงด้วยการเรียกเก็บเงิน ในระหว่างนี้ กระบวนการจัดการคำสั่งซื้อของคุณควรมอบหมายและบันทึกหลายขั้นตอน รวมถึงการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ การจัดส่ง และการออกใบแจ้งหนี้

ขั้นตอนแรกของกระบวนการ O2C คือ การรับคำสั่งซื้อ การตอบสนองคำขอนี้อย่างรวดเร็วและถูกต้องจำเป็นต้องติดตามช่องทางการสื่อสารและการจัดการสินค้าคงคลัง

กระบวนการนี้อาจรวมถึงตัวเลือกทางการเงิน เช่น การจัดหาเงินทุนตามใบแจ้งหนี้หรือเครดิตการค้า

ถัดไป การดำเนิน การตามคำสั่งจะต้องเกิดขึ้น สิ่งนี้ทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการสื่อสารภายในและกับลูกค้า

เมื่อคุณได้ จัดส่ง คำสั่งซื้อ ให้บริการ หรือเข้าถึงบริการแล้ว คุณต้อง ออกใบแจ้งหนี้

เมื่อ เรียกเก็บเงิน แล้ว คุณต้อง บันทึก ในบัญชีแยกประเภททั่วไป

การเพิ่มประสิทธิภาพแต่ละส่วนของกระบวนการ O2C จะช่วยปรับปรุงกระแสเงินสด ประสิทธิภาพของทรัพยากร และความพึงพอใจของลูกค้า