สุดยอดคู่มือมารยาทในการส่งข้อความทางธุรกิจ

หากคุณกำลังส่งข้อความเพื่อทำธุรกิจ คุณไม่ได้อยู่คนเดียว ในปี 2547 ชาวอเมริกันส่งข้อความถึง 56 พันล้านข้อความตาม Statista ภายในปี 2555 ตัวเลขดังกล่าวอยู่ที่ 2,109 พันล้าน อันที่จริง คนอเมริกันส่งข้อความผ่านมือถือเฉลี่ย 460 ข้อความต่อเดือน และไม่ใช่ทั้งหมดเพื่อการพักผ่อน

ในช่วงสองสามปีที่ผ่านมา ธุรกิจต่างๆ ได้ใช้การรับส่งข้อความ SMS เพื่อเข้าถึงลูกค้าของตน และขณะนี้เป็นเรื่องปกติมากขึ้นที่จะส่งข้อความถึงหัวหน้า สมาชิกในทีม ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า และเพื่อนร่วมงาน แต่มีปัญหา

การส่งข้อความหาเพื่อนเป็นเรื่องสบายๆ โดยมีอิโมจิและคำย่อ ที่จะไม่ทำงานในการตั้งค่าธุรกิจ

หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงไม่สร้างความรำคาญให้กับผู้ติดต่อของคุณหรือก่อให้เกิดความขุ่นเคือง สิ่งสำคัญคือต้องเรียนรู้กฎของมารยาทในการส่งข้อความทางธุรกิจ คู่มือนี้จะช่วยคุณ

1. หลีกเลี่ยงคำย่อ

เมื่อคุณส่ง SMS เดียว คุณจะมีอักขระเพียง 160 ตัวในการสื่อข้อความของคุณ นั่นอาจเป็นเหตุผลที่คนส่วนใหญ่ใช้ตัวย่อ มีปัญหาบางประการเกี่ยวกับเรื่องนี้:

• ตัวย่อดูสบาย ๆ และไม่เชิงธุรกิจ
• เพื่อนร่วมงานบางคน (โดยเฉพาะถ้าพวกเขาแก่กว่ามาก) อาจไม่เข้าใจคำย่อ
• ตัวย่อบางตัวอาจไม่ข้ามพรมแดนวัฒนธรรม ซึ่งเป็นปัญหาหากคุณทำงานกับทีมที่พูดได้หลายภาษา

ในเรื่องเดียวกัน ตัวย่อบางตัวเป็น no-no ที่ชัดเจน หากคุณไม่พูด WTF ทั้งหมดในการสนทนาทางธุรกิจ อย่าใส่ในข้อความธุรกิจ

ในกรณีส่วนใหญ่ การพิมพ์ทั้งคำนั้นง่ายพอๆ กัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้แป้นพิมพ์มือถือที่มีฟังก์ชันเติมข้อความอัตโนมัติที่ดี

2. หลีกเลี่ยงอีโมติคอน

กฎข้อที่สองของมารยาทในการส่งข้อความทางธุรกิจคือการหลีกเลี่ยงอีโมติคอนซึ่งธรรมดามาก แน่นอนว่าพวกเขาสามารถช่วยให้น้ำเสียงของข้อความอ่อนลง (เพิ่มเติมในบางครั้ง) แต่ก็ไม่เหมือนธุรกิจและผู้คนจะไม่พาคุณอย่างจริงจังหากคุณใช้พวกเขา เว้นแต่คุณจะทำงานกับกลุ่มคนที่อยู่ในช่วงวัยรุ่น ให้ยึดคำพูดธรรมดาๆ

3. ดูโทนของคุณ

ปัญหากับข้อความที่พิมพ์คือมันยากที่จะถ่ายทอดน้ำเสียง การส่งข้อความทางธุรกิจจะยากขึ้นกว่าเดิม ซึ่งฟังดูง่าย ใช้เวลาสักครู่เพื่อประดิษฐ์ข้อความของคุณ เพื่อให้คุณพูดในสิ่งที่คุณต้องการพูดโดยไม่ทำให้ผู้รับขุ่นเคือง

ขณะที่คุณกำลังดูอยู่ ให้หลีกเลี่ยงการพิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด เช่นเดียวกับอีเมลและข้อความโซเชียล สิ่งนี้ถือเป็นการตะโกนและจะรบกวนผู้รับเท่านั้น เช่นเดียวกับที่คุณจะไม่ตะโกนใส่ผู้ติดต่อทางธุรกิจแบบเห็นหน้า อย่าทำผ่านข้อความ

4. ตรวจสอบภาษาของคุณ

เมื่อเขียนข้อความสำหรับธุรกิจ ให้ดูการสะกด ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอนของคุณ คำที่สะกดผิดและเครื่องหมายวรรคตอนที่ไม่ดีทำให้เกิดความรู้สึกแย่

พิสูจน์อักษรข้อความของคุณเพื่อขจัดข้อผิดพลาดก่อนที่คุณจะกดส่ง ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการแก้ไขอัตโนมัติและการเติมข้อความอัตโนมัติล้มเหลว ให้ความสนใจกับสิ่งที่คุณกำลังพิมพ์และตรวจดูให้แน่ใจว่าการแก้ไขใด ๆ พูดในสิ่งที่คุณตั้งใจจะพูดจริงๆ

ในทำนองเดียวกัน หากคุณส่งข้อความด้วยเสียง ให้ตรวจสอบข้อความก่อนส่ง เนื่องจากไม่มีการรับประกันว่าข้อความจะถูกต้อง

บรรทัดล่าง? มุ่งมั่นเพื่อการสื่อสารทางธุรกิจที่ปราศจากข้อผิดพลาดเสมอ ไม่ว่าคุณจะกำลังเขียนจดหมาย อีเมล หรือข้อความ

5. ตรวจสอบผู้รับ

ฉันแน่ใจว่าไม่ใช่คนเดียวที่บังเอิญส่งข้อความถึงผิดคน ฟังก์ชันแนะนำอัตโนมัติบนโทรศัพท์ของคุณนั้นยอดเยี่ยม แต่อาจทำให้เกิดความสับสนได้หากผู้ติดต่อมีชื่อคล้ายกัน ตรวจสอบว่าข้อความของคุณส่งถึงบุคคลหรือบุคคลที่ถูกต้องก่อนที่คุณจะส่ง ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่เสียเวลาหรือส่งข้อมูลวงในให้ผิดคนโดยไม่ได้ตั้งใจ

6. ลงชื่อในข้อความของคุณ

ในสถานการณ์การส่งข้อความทางธุรกิจ คุณไม่สามารถแน่ใจได้ว่าผู้รับมีรายละเอียดการติดต่อของคุณ หากพวกเขาไม่รู้ว่าคุณเป็นใคร พวกเขาอาจเพิกเฉยต่อข้อความ ดังนั้นให้เพิ่มชื่อหรือชื่อย่อของคุณที่ส่วนท้ายของข้อความเพื่อให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้ส่ง

7. รับสิทธิ์

นักธุรกิจเพียง 4% เท่านั้นที่ชอบข้อความมากกว่าการสื่อสารรูปแบบอื่น ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถส่งข้อความทางธุรกิจไปยังผู้ติดต่อของคุณได้ เพียงขออนุญาตและส่งให้เฉพาะผู้ที่ยินดีใช้ข้อความเพื่อการสื่อสารทางธุรกิจเท่านั้น (คำแนะนำ: หากคุณส่งข้อความผู้ติดต่อและตอบกลับทางอีเมล นั่นเป็นสัญญาณว่าพวกเขาไม่ชอบการส่งข้อความเพื่อธุรกิจ ดังนั้นหยุดส่งข้อความหาพวกเขา)

นอกจากนี้ยังใช้กับข้อความกลุ่ม การส่งข้อความกลุ่มอาจส่งเสียงดังและน่ารำคาญได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับอนุญาตให้เพิ่มบุคคลในกลุ่มผู้ติดต่อก่อนที่คุณจะส่งข้อความแรก คู่มือการจัดกลุ่มข้อความใน Huffington Post นี้มีหลักเกณฑ์ที่เป็นประโยชน์อื่นๆ

8. ส่งข้อความที่ถูกต้อง …

แม้ว่าเราจะรักการส่งข้อความ แต่ก็ไม่ใช่วิธีที่ถูกต้องในการถ่ายทอดข้อมูลเสมอไป สำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ ให้ใช้วิธีการสื่อสารที่เหมาะสมที่สุด หากปัญหาใดต้องการอีเมล ให้ส่งอีเมลซึ่งจะให้บันทึกถาวรของการโต้ตอบของคุณ และถ้าโทรออกดีกว่าก็โทรไปครับ

นอกจากนี้ยังมีข้อความบางประเภทที่คุณไม่ควรส่งด้วยข้อความ คุณจะไม่เลิกกับคู่ของคุณโดยการส่งข้อความ (ใช่ ฉันรู้ว่ามีคนทำ แต่มันค่อนข้างหยาบคาย) ดังนั้นอย่าทำแบบเดียวกันในธุรกิจ

หลีกเลี่ยงการใช้ข้อความในการลาออกจากงาน การไล่ออก การตรวจสอบผลงานหรือสิ่งเชิงลบ ข้อเสนอแนะประเภทนี้ควรได้รับแบบเห็นหน้ากันดีที่สุด

Business Insider แนะนำให้คุณหลีกเลี่ยงการใช้ข้อความเพื่อเปลี่ยนเวลาประชุมหรือสถานที่ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้พลาดได้ง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเพื่อนร่วมงานบางคนไม่ได้เช็คโทรศัพท์บ่อยๆ

ที่กล่าวว่ามีบางครั้งที่ข้อความเป็นรูปแบบการสื่อสารที่สมบูรณ์แบบ หากมีเหตุฉุกเฉินและนั่นเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเข้าถึงผู้คน ให้ส่งข้อความ

9. … ในเวลาที่เหมาะสม

เคยมีอีเมลที่ทำงานเมื่อคุณกำลังเพลิดเพลินกับช่วงเย็นหรือวันหยุดสุดสัปดาห์หรือไม่? มันทำให้คุณเสียสมดุลหรือไม่? ถ้าคุณตอบว่าใช่ คุณไม่ได้อยู่คนเดียว นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการส่งข้อความธุรกิจถึงเวลาทำการจึงเป็นเรื่องสำคัญ

เชื่อฉันเถอะ ถ้าการแจ้งเตือนของคุณมาถึงกลางดึก อีกไม่นานผู้ติดต่อของคุณจะบล็อกหมายเลขของคุณ

ที่จะไม่ช่วยให้ความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณ

10. ครั้งเดียวพอ

เมื่อคุณส่งข้อความแล้ว อย่าส่งข้อความซ้ำหากบุคคลนั้นไม่ตอบกลับทันที แสดงว่าบุคคลนั้นไม่ได้ตรวจสอบโทรศัพท์ของตน ที่จะเกิดขึ้นและเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่จะหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนเวลาการประชุมด้วยข้อความ ให้เวลาผู้รับมากพอที่จะรับข้อความก่อนที่คุณจะเริ่มกังวล และหากเป็นเช่นนี้เป็นประจำ โปรดดูกฎข้อ 7: การส่งข้อความอาจไม่ใช่วิธีการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับเพื่อนร่วมงานรายนี้โดยเฉพาะ

11. ห้ามส่งข้อความระหว่างการประชุม

อย่าส่งข้อความเมื่อคุณควรจะใส่ใจกับสิ่งที่เกิดขึ้นในห้อง ไม่ว่าคุณจะอยู่ในการประชุม พูดคุยทางธุรกิจแบบเห็นหน้ากัน หรือดูการนำเสนอ การย่อโทรศัพท์เพื่อส่งข้อความที่แอบซ่อนอยู่นั้นถือเป็นเรื่องหยาบคาย คุณจะโกรธเคืองถ้ามีคนทำในขณะที่คุณนำเสนอ ดังนั้นอย่าทำอย่างนั้นกับคนอื่น

12. มาตรการฉุกเฉิน

บางครั้งคุณจำเป็นต้องตรวจสอบข้อความของคุณ – ชีวิตเกิดขึ้นใช่ไหม? ในกรณีดังกล่าว แจ้งให้ผู้อื่นทราบหากมีเหตุฉุกเฉินที่คุณต้องตรวจสอบโทรศัพท์ของคุณในระหว่างโอกาสทางธุรกิจ การเตือนล่วงหน้ามักจะทำให้ขนที่เค้นออกมาเรียบและหยุดผู้คนให้ประหลาดใจกับการสั่นสะเทือนอันดังของโทรศัพท์ของคุณ

ปฏิบัติตามกฎเหล่านี้และคุณจะเริ่มต้นมารยาทในการส่งข้อความทางธุรกิจได้ อะไรที่ทำให้คุณรำคาญเกี่ยวกับการส่งข้อความทางธุรกิจ? คุณจะเพิ่มคำแนะนำอะไร