28 คุณลักษณะและคุณประโยชน์ของ UCaaS ที่ต้องมี

Unified Communications as a Service (UCaaS) อยู่ที่นี่แล้ว ซึ่งนักวิเคราะห์คาดว่าจะมีตลาดเพิ่มขึ้น สาม เท่าในห้าปี
ไม่น่าแปลกใจที่การทำงานจากระยะไกลและยืดหยุ่นจะแพร่หลายในปี 2020 สตาร์ทอัพและองค์กรขนาดใหญ่ต่างก็ตระหนักว่าโซลูชันการสื่อสารในองค์กรล้มเหลว
เมื่อพนักงานต้องพึ่งพาเครื่องมือการทำงานร่วมกันจำนวนมากเพื่อโต้ตอบกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้า สมาธิของพวกเขาจะเสียไป ถึงเวลาปรับปรุง เครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจ และลดค่าใช้จ่าย
คู่มือนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับคุณสมบัติเด่นของ UCaaS ว่าคืออะไร และเหตุใดจึงมีความสำคัญ

• 1) การเชื่อมต่อ PSTN
• 2) หมายเลขโทรฟรี
• 3) ผู้ดูแลอัตโนมัติ
• 4) หมายเลขโทรออกโดยตรง
• 5) บันทึกการโทร
• 6) การวิเคราะห์การโทร
• 7) แอปพลิเคชั่นมือถือ
• 8) แอปพลิเคชันเดสก์ท็อป
• 9) คลาวด์ PBX
• 10) การประชุมทางเสียง
• 11) การประชุมทางวิดีโอ
• 12) การปรากฏตัวของทีม
• 13) การแชทผ่านเว็บไซต์
• 14) การประชุมผ่านเว็บ
• 15) กระแสการโทร
• 16) การตอบสนองด้วยเสียงแบบโต้ตอบ
• 17) หน้าจอป๊อป
• 18) เรียกคิว
• 19) การสนับสนุนช่องทาง Omni
• 20) คิวโทรกลับ
• 21) ไคลเอนต์แบบบาง
• 22) รวมวอยซ์เมล
• 23) การจัดการส่วนกลาง
• 24) การส่งข้อความของทีม
• 25) แฟกซ์ออนไลน์
• 26) พื้นที่ทำงานเสมือนจริง
• 27) ที่เก็บไฟล์บนคลาวด์
• 28) การรวม API ของบุคคลที่สาม

บริการโทรศัพท์ธุรกิจ

คุณลักษณะของระบบโทรศัพท์เหล่านี้มีความสำคัญต่อแพลตฟอร์ม UCaaS ใดๆ ฟังก์ชันเสียงทางธุรกิจเหล่านี้เชื่อมต่อทีมของคุณกับโลกภายนอกและในทางกลับกัน ผู้ให้บริการ UCaaS หลายรายเสนอราคาแบบรวมทุกอย่างหรือบริการเสริมตามสั่ง

1) การเชื่อมต่อ PSTN

การเชื่อมต่อกับเครือข่ายโทรศัพท์สาธารณะ (PSTN) เป็นสิ่งจำเป็นในการเข้าถึงผู้คนที่อยู่นอกสำนักงาน
หากไม่มีโทรศัพท์ตั้งโต๊ะของผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงผู้อื่นในระบบสื่อสารเดียวกันเท่านั้น ระบบโทรศัพท์แบบคลาวด์นำเสนอการเชื่อมต่อเสียงทั้งภายในและภายนอกผ่านอินเทอร์เน็ต
คุณจะไม่สูญเสียฟังก์ชันการทำงานใดๆ ที่คุณอาจเพลิดเพลินในโทรศัพท์อนาล็อกแบบคลาสสิก เทคโนโลยี Business VoIP แปลงแพ็คเก็ตข้อมูลเป็นสัญญาณเสียงระหว่าง PSTN ได้อย่างราบรื่น

2) หมายเลขโทรฟรี

หมายเลขโทรฟรีคือหมายเลขโทรศัพท์ที่ให้โทรศัพท์บ้านโทรหาคุณโดยไม่มีค่าใช้จ่าย ยิ่งไปกว่านั้น มันทำให้บริษัทของคุณเป็นที่รู้จักในระดับประเทศ ผู้ให้บริการ UCaaS รักษาตรรกะการกำหนดเส้นทางการโทรที่เชื่อมโยงกับหมายเลขโทรศัพท์เหล่านี้
หมายเลขเหล่านี้ขึ้นต้นด้วย 800, 888, 877, 866, 855, 844 หรือ 833 ผู้โทรไม่จำเป็นต้องกด 1 บนแป้นหมายเลขก่อนกดหมายเลข เนื่องจากการโทรออกทุกหมายเลข
ธุรกิจขนาดเล็กใช้ หมายเลขโทรฟรี เพื่อรับความไว้วางใจ ติดตามการโทรจากแคมเปญโฆษณา และโอนสายไปยังทีมผู้เชี่ยวชาญ

3) ผู้ดูแลอัตโนมัติ

เราถือว่าการต่อสายอัตโนมัติเป็นข้อเสียของระบบโทรศัพท์เชิงพาณิชย์ การทำงานของมันง่ายมาก — เชื่อมต่อผู้โทรไปยังแผนกที่เหมาะสม
หากคุณเคยได้ยิน “กด 1 เพื่อเข้าถึงยอดขาย” แสดงว่าคุณเคยใช้การต่อสายตรง อัตโนมัติ คุณสมบัติโทรศัพท์นี้เป็นการสร้างความประทับใจครั้งแรกให้กับแบรนด์ของคุณ นำผู้โทรเข้าตามการป้อนตัวเลขบนแป้นกดหมายเลข
ผู้ให้บริการ UCaaS หลายรายทำให้การตั้งค่าการเข้าร่วมอัตโนมัติเป็นเรื่องน่ากลัว ประสบการณ์ของผู้ใช้จะแตกต่างกันไปอย่างมาก ดังนั้นโปรดแน่ใจว่าคุณสบายใจที่จะอัปเดต

4) หมายเลขโทรออกโดยตรง

หมายเลขโทรศัพท์ Direct Inward Dial (DID) เป็นหมายเลขโทรศัพท์ที่ต่อสายโทรศัพท์ในบริษัทของคุณ
หมายเลขโทรตรง ช่วยให้ผู้ใช้โทรหาผู้ใช้ได้โดยไม่ต้องผ่านการต่อสายตรงอัตโนมัติ หมายเลข DID ช่วยให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่เป็นมิตรและเป็นกันเองมากขึ้น
สมมติว่าคุณมีเจ้าหน้าที่รับสายในศูนย์ติดต่อ แพลตฟอร์มการสื่อสารแบบครบวงจรกระจายการโทรไม่ว่าผู้โทรจะโทรเลขใด

5) บันทึกการโทร

ความจำเป็นในการบันทึกการโทรและจัดเก็บอย่างปลอดภัยในระบบคลาวด์ยังคงเพิ่มขึ้น บริษัทต่าง ๆ ต้องการการมองเห็นการโทรของลูกค้าอย่างสมบูรณ์ เพื่อให้สามารถตรวจทานได้ในภายหลัง
โซลูชัน UCaaS ในปัจจุบันมีความสามารถในการบันทึกการโทรที่หลากหลายเพื่อปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า คุณสมบัตินี้ขับเคลื่อนความรับผิดชอบที่เหนือกว่าสภาพแวดล้อมของศูนย์บริการทางโทรศัพท์

6) การวิเคราะห์การโทร

เข้าถึง การวิเคราะห์การโทร ที่เป็นประโยชน์ เช่น เวลาในการจัดการ ความเร็วในการรับสาย การละทิ้ง และอื่นๆ
นี่คือที่มาของคำมั่นสัญญาของการสื่อสารที่เป็นหนึ่งเดียวตามชื่อของมัน เข้าถึงเทรนด์ได้ในไม่กี่วินาที แทนที่จะนั่งดูบันทึกการโทรและใช้เวลาทั้งวันใน Excel
ปรับปรุงผลลัพธ์ของคุณด้วยข้อมูลเรียลไทม์และข้อมูลย้อนหลัง แผ่นผนัง การเล่นเกม และแดชบอร์ดที่ดูเฉียบคมช่วยยกระดับประสิทธิภาพของบุคคลและทีม

7) แอปพลิเคชั่นมือถือ

แอพมือถือแบบบูรณาการยังคงเป็นคุณลักษณะ Unified Communications as a Service ที่เป็นที่นิยม ผู้ขายเคยรวมความสามารถนี้ไว้ในแผนการกำหนดราคาที่สูงขึ้น แต่ตอนนี้กลายเป็นแกนนำของ UCaaS
พนักงานสามารถโทรออกและเชื่อมต่อได้โดยใช้สมาร์ทโฟน iOS และ Android รับสาย เข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอ ดูหน้าจอ และส่งข้อความแชทด้วยการแตะเพียงไม่กี่ครั้ง
แอพมือถือประเภทนี้เรียกอีกอย่างว่าซอฟต์โฟน คุณสมบัติ UCaaS ในตัวบางอย่าง ได้แก่ การโอน สาย การพลิกสาย และวอยซ์เมลพร้อมภาพ

8) แอปพลิเคชันเดสก์ท็อป

ซอฟต์โฟน VoIP ยังทำงานได้ดีทั้งบนแล็ปท็อปและเดสก์ท็อป ผู้ให้บริการ UCaaS มีแอปเดสก์ท็อปเพื่อให้ผู้ใช้สามารถสื่อสารบนเวิร์กสเตชันของตนได้
แอปเดสก์ท็อปแบบรวมช่วยให้ผู้ใช้โทรออก รับสาย และโอนสาย จัดการผู้ติดต่อ และตั้งค่าความพร้อมใช้งาน ผู้ใช้ยังสามารถทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานผ่านการส่งข้อความแชท เสียง และแฮงเอาท์วิดีโอ

9) คลาวด์ PBX

PBX ที่โฮสต์บนคลาวด์ช่วยให้คุณเรียกใช้ระบบโทรศัพท์ทั้งหมดของบริษัทของคุณผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
ช่วยลดความจำเป็นในการเช่าพื้นที่สำนักงานหรืออุปกรณ์โทรศัพท์ IP เฉพาะทาง ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ ช่วยให้เพิ่มสถานที่และจัดหาพนักงานจากระยะไกลได้ง่าย
Cloud PBX มอบความสามารถในการปรับขนาดที่ไม่มีใครเทียบได้ เนื่องจากจัดส่งมาจากศูนย์ข้อมูลหลายแห่ง

คุณสมบัติการประชุมและการประชุม

ในสภาพแวดล้อมแบบผสมผสานที่บริษัทต่าง ๆ มีพนักงานในสำนักงานและพนักงานทางไกล แพลตฟอร์มการประชุมเป็นสิ่งจำเป็น ประโยชน์ของการใช้ฟีเจอร์เหล่านี้ในโซลูชัน UCaaS คือคุณสามารถลดต้นทุนและเพิ่มผลผลิตทั่วทั้งทีมได้

10) การประชุมทางเสียง

จัดการประชุมทางไกลด้วย การประชุมทางเสียงแบบ HD เข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์ได้ง่ายจากอุปกรณ์พกพาหรือคอมพิวเตอร์ ด้วยความยืดหยุ่นของ VoIP
ความเป็นส่วนตัวเป็นสิ่งสำคัญยิ่งสำหรับธุรกิจในปัจจุบัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมทางเสียงมีความปลอดภัยด้วยบริดจ์การประชุมที่ต้องใช้รหัสผ่าน การรวมการประชุมทางเสียงเข้ากับโซลูชัน UCaaS ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ในคลิกเดียว ผู้เข้าร่วมยังสามารถเข้าร่วมได้โดยกดหมายเลขโทรศัพท์เฉพาะที่เชื่อมโยงกับหมายเลขนั้น
ผู้ดูแลระบบยังต้องการคุณสมบัติการควบคุมที่เป็นประโยชน์ เช่น การปิดเสียง การบันทึก และโหมดการบรรยาย

11) การประชุมทางวิดีโอ

เรียกใช้แฮงเอา ท์วิดีโอ แบบตัวต่อตัวและหลายคนที่มีประสิทธิผล ตั้งค่าได้ง่ายและให้เสียงแบบเรียลไทม์ การแชท การแชร์หน้าจอ และวิดีโอสด
ผู้ให้บริการ UCaaS ที่ครอบคลุมให้คุณบันทึกการประชุมทางวิดีโอได้ด้วย แต่อาจมีให้บริการโดยมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

12) การปรากฏตัวของทีม

การโฟกัสอย่างลึกซึ้งนั้นมีค่า และการมีอยู่ของทีมทำให้เป็นไปได้ แพลตฟอร์มการส่งข้อความแบบรวมจะแสดงสถานะของบุคคล เช่น กำลังโทร ไม่ว่าง ไม่อยู่ หรือว่าง
การแสดงตนของทีมช่วยประหยัดเวลา ลดการขัดจังหวะ และกำหนดความคาดหวังที่เหมาะสมระหว่างเพื่อนร่วมงาน

13) การแชทผ่านเว็บไซต์

การแชทผ่านเว็บไซต์แบบสดช่วยให้คุณช่วยเหลือผู้เยี่ยมชมและลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เป็นช่องทางที่ทรงพลังและเติบโต: อัตราความพึงพอใจของลูกค้า (CSAT) สำหรับการแชทสดอยู่ที่ เกือบ 86% ในปี 2020 ซึ่งสูงเป็นประวัติการณ์
สร้างประสบการณ์ที่น่าจดจำด้วยประวัติการแชท ความพร้อมใช้งาน และโซลูชันที่รวดเร็วสำหรับลูกค้าของคุณ

14) การประชุมผ่านเว็บ

จัดเวิร์กช็อป สตรีมสด การสัมมนาผ่านเว็บ และการประชุมออนไลน์สำหรับแขกที่ไม่ได้อยู่บนแพลตฟอร์ม UCaaS ของคุณ ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดซอฟต์แวร์หรือใช้การตั้งค่าเทคโนโลยีที่ซับซ้อน
ให้ลูกค้าและคู่ค้าของคุณเข้าร่วมเพื่อให้คุณสามารถนำเสนอได้อย่างง่ายดาย เครื่องมือการประชุมทางเว็บที่ปลอดภัยเหล่านี้มักประกอบด้วยการแชร์หน้าจอ การแชท และการแชร์ไฟล์ ท้ายที่สุดแล้ว การประชุมทางเว็บจำเป็นต้องสร้างประสบการณ์ที่น่ายินดีสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

ความสามารถของศูนย์ติดต่อ

ความจำเป็นในการจัดหาทีมขายและสนับสนุนด้วยเสียงและการส่งข้อความระดับมืออาชีพกลายเป็นสิ่งจำเป็นในการขยายขนาด ศูนย์ติดต่อที่โฮสต์เป็นศูนย์บริการ ทางโทรศัพท์ยุคใหม่ที่รวมช่องทางต่างๆ มากมาย เช่น เสียง อีเมล และโซเชียลมีเดียไว้ในที่เดียว

15) กระแสการโทร

กระแสการโทรเป็นวิธีการออกแบบว่าแพลตฟอร์ม UCaaS จัดการกับสายเรียกเข้าอย่างไร เป็นผลให้มีความสามารถมากขึ้นและตั้งค่าได้ง่ายขึ้น แม้แต่ผู้ใช้ที่ไม่มีความรู้ด้านเทคนิค นอกจากการต่อสายตรงอัตโนมัติแล้ว ผู้ดูแลระบบยังสามารถปรับเปลี่ยนกลุ่มผู้รับสาย เวลาทำการ และการกำหนดเส้นทางการโทรได้ทั้งหมดในหน้าจอเดียว
กระแสการโทรจะยุติความไม่แน่นอนเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อลูกค้าติดต่อธุรกิจของคุณ ที่สำคัญที่สุด ง่าย และเพิ่มความคล่องตัวในการตั้งค่าระบบโทรศัพท์

16) การตอบสนองด้วยเสียงแบบโต้ตอบ

การตอบสนองด้วยเสียงแบบโต้ตอบ ( IVR ) ช่วยให้ลูกค้าสามารถโต้ตอบกับระบบโทรศัพท์ได้โดยใช้เสียงของพวกเขา ศูนย์บริการทางโทรศัพท์หลายแห่งใช้เพื่อกำหนดเส้นทางการโทรเข้าไปยังบุคคลที่เหมาะสมหรือเบี่ยงเบนความสนใจ
IVR ในปัจจุบันสามารถตอบสนองด้วยข้อมูลบัญชีตามเวลาจริงและยังสามารถทำการยืนยันได้อีกด้วย องค์กรส่วนใหญ่ใช้ IVR เพื่อโอนสายผู้โทรไปยังแผนกที่สามารถช่วยได้ดีที่สุด
แบ่งเบาภาระเจ้าหน้าที่ของคุณ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และเพิ่มความน่าเชื่อถือของคุณ

17) หน้าจอป๊อป

วิธีหนึ่งในการลดเวลาในการจัดการคือการแสดงข้อมูลผู้โทรก่อนรับสาย หน้าจอป๊อป จะดึงข้อมูลจาก CRM ของคุณ เพื่อให้เจ้าหน้าที่เห็นมูลค่าบัญชี การซื้อล่าสุด และความพึงพอใจ
คุณลักษณะ UCaaS นี้ช่วยให้พวกเขาปรับแต่งคำตอบและสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าในทุกปฏิสัมพันธ์ โซลูชันการสื่อสารแบบครบวงจรนำเสนอฟังก์ชันนี้โดยใช้ CRM หรือการผสานรวมของบุคคลที่สาม

18) เรียกคิว

สายขาดบ่อยเกินไป? คิวการโทรช่วยให้ศูนย์ติดต่อของคุณจัดการกับการโทรจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น หากคุณรับสายมากกว่าตัวแทนที่มีอยู่ คิวการโทรจะวางสายไว้ในสายเพื่อส่งต่อไปยังตัวแทน
ตอบสนองต่อการโทรที่พุ่งสูงขึ้นโดยไม่ลดทอนประสบการณ์ของลูกค้า คิวการโทร เป็นวิธีที่เหมาะสำหรับการประกาศและแม้กระทั่งการเชิญให้โทรกลับ
ที่เกี่ยวข้อง: Contact Center vs. Call Center: ธุรกิจของฉันต้องการอะไร

19) การสนับสนุนช่องทาง Omni

แทนที่จะบังคับให้ลูกค้าใช้วิธีติดต่อเพียงช่องทางเดียว ให้สนับสนุนลูกค้าผ่านช่องทางต่างๆ เพิ่มอีเมล แชท SMS และโซเชียลมีเดียลงใน ช่องทางการติดต่อ ที่หลากหลายของคุณ
โซลูชันช่องทาง Omni ช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลลูกค้าทั้งหมดและการโต้ตอบที่ผ่านมาได้อย่างง่ายดาย ด้วยวิธีนี้ลูกค้าไม่ต้องพูดซ้ำกับตัวแทนรายอื่น และด้วยบริบทนี้ ทีมของคุณ ทำงานแบบอะซิงโครนัส และมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมแก่ลูกค้า
ผู้ให้บริการ Unified Communications as a Service มีเพียงไม่กี่รายที่เสนอเครื่องมือการบริการลูกค้านอกเหนือจากการใช้เสียง Nextiva ไม่

20) คิวโทรกลับ

ความจริงก็คือคนส่วนใหญ่ไม่ต้องการรอสาย แล้วคุณจะมอบประสบการณ์ที่ดีขึ้นให้กับพวกเขาได้อย่างไร? คำตอบคือเสนอตัวเลือกคิวโทรกลับ ขึ้นอยู่กับความเร็วเฉลี่ยของคำตอบ ระบบโทรศัพท์ของคุณสามารถเสนอทางเลือกในการรับสายกลับจากตัวแทนที่พร้อมให้บริการรายถัดไป
นี่เป็นกลวิธีอันล้ำค่าสำหรับศูนย์ติดต่อที่ต้องพิจารณาเพื่อรับมือกับปริมาณการโทรที่สูง จะช่วยลดความยุ่งยากของเวลารอนานและแก้ปัญหาของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

21) ไคลเอนต์แบบบาง

คอลเซ็นเตอร์มักจะกำหนดงบประมาณด้านไอทีจำนวนมากสำหรับเซิร์ฟเวอร์ PBX ฮาร์ดแวร์ระบบโทรศัพท์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ และการตั้งค่าการเดินสายไฟ วันเหล่านั้นแทบจะตามหลังเราไปแล้วเพราะ VoIP ธุรกิจบนคลาวด์
ไคลเอ็นต์แบบบางเป็นแอปพลิเคชันศูนย์ติดต่อที่มีคุณสมบัติครบถ้วนซึ่งต้องการเพียงเว็บเบราว์เซอร์เท่านั้น แอปเหล่านี้นำเสนอคุณสมบัติ UCaaS ที่ดีกว่ามิดเดิลแวร์แบบ half-baked ที่คุณอาจเคยใช้งานมาก่อน
เมื่อพิจารณาผู้ให้บริการ UCaaS ที่มีศักยภาพ อย่าลืมเข้าร่วมการสาธิตสดเพื่อให้คุณเห็นได้โดยตรง
ที่เกี่ยวข้อง: Contact Center as a Service: ความหมาย ประโยชน์ และอื่นๆ

การแบ่งปัน การทำงานร่วมกัน และการดูแลระบบ

คุณลักษณะที่รู้จักกันน้อยของ โซลูชันการสื่อสารแบบรวม เป็นหนึ่ง ได้แก่ ฟังก์ชันการทำงานร่วมกันและการดูแลระบบ ซึ่งจะแตกต่างกันไปตามระบบโทรศัพท์ของธุรกิจ ดังนั้นจึงช่วยจำกัดฟังก์ชันที่จำเป็นให้แคบลงได้

22) รวมวอยซ์เมล

การจัดการข้อความเสียงไม่จำเป็นต้องเป็นงานที่น่าเบื่ออีกต่อไป เมื่อคุณรับสายไม่ได้ ให้ผู้โทรฝากข้อความเสียงไว้ แต่รับข้อความได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ ข้อความเสียงไปยังอีเมลยังคงเป็นที่ชื่นชอบของผู้ใช้ทางธุรกิจ
คุณสมบัตินี้ทำงานร่วมกับโทรศัพท์ IP ดังนั้นข้อความจะไม่สูญหายเช่นกัน ผู้ใช้สามารถฟังได้ในขณะเดินทาง ที่โต๊ะทำงาน หรือบนคอมพิวเตอร์
การส่งข้อความวอยซ์เมลแบบรวมช่วยให้คุณได้รับข้อความบนอุปกรณ์อื่น ในอีเมล หรือแม้แต่ถอดความออกมาเป็นข้อความ คุณลักษณะนี้ทำให้ผู้ใช้มีความชัดเจนและมีความยืดหยุ่นในการดำเนินการอย่างรวดเร็ว

23) การจัดการส่วนกลาง

จัดการฟังก์ชันระบบโทรศัพท์ของคุณจากพอร์ทัลเดียวที่ใช้งานง่าย เพิ่มหรือจัดการผู้ใช้ แก้ไขคุณลักษณะ ปรับใบอนุญาต จัดการสิทธิ์ สร้างโฟลว์การโทร และอื่นๆ
ปัญหาเกี่ยวกับเครื่องมือสื่อสารที่แยกจากกันคือคุณต้องจัดการแยกกัน ซึ่งส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง พอร์ทัลผู้ดูแลระบบแบบรวมศูนย์ช่วยให้คุณทำการเปลี่ยนแปลงได้โดยปราศจากความไม่แน่นอน
บริการโทรศัพท์เชิงพาณิชย์ ของ Nextiva ไม่จำเป็นต้องมีทักษะทางเทคนิคในการตั้งค่าและบำรุงรักษา

24) การส่งข้อความของทีม

ให้ทีมของคุณเชื่อมต่อและมีประสิทธิภาพโดยใช้ การแชทเป็นทีม แทนที่จะแยกแอปสำหรับการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและการประชุม ให้รวมแอปเหล่านั้นไว้ในแอปเดียว
คุณลักษณะนี้หมายความว่าทุกคนทำงานร่วมกัน จัดระเบียบ และพบปะกันในที่เดียว เหมาะอย่างยิ่งเมื่อผู้คนทำงานในสำนักงานหรือจากที่บ้าน

25) แฟกซ์ออนไลน์

หากคุณต้องการส่งและรับแฟกซ์แต่ไม่อยากได้เครื่องราคาแพงในสำนักงาน คุณจะรัก การแฟกซ์ออนไลน์ ปลอดภัยและใช้งานได้ทุกที่ บนอุปกรณ์ทุกชนิด
เนื่องจาก UCaaS ใช้ VoIP จึงมักส่งผลให้เครื่องแฟกซ์ของคุณขาดการเชื่อมต่อและหันไปใช้แฟกซ์ออนไลน์แทน คุณสมบัติ UCaaS นี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแลกเปลี่ยนเอกสารแฟกซ์ได้เช่นเดียวกับอีเมล
เมื่อรับแฟกซ์ คุณจะได้รับเอกสารดิจิทัลในกล่องจดหมายเข้าของคุณ

26) พื้นที่ทำงานเสมือนจริง

พื้นที่ทำงานเสมือนเป็นเหมือนสำนักงาน แต่มีอยู่ทางออนไลน์ เป็นที่ที่ไฟล์ การประชุม งาน วันครบกำหนด และการสนทนาทั้งหมดเกิดขึ้น ไม่จำเป็นต้องมีแอพมากมาย — และการแจ้งเตือนที่มาพร้อมกับพวกมัน — และทำให้พนักงานมีสมาธิมากขึ้น
พื้นที่ทำงานเสมือนสามารถมีอยู่รอบๆ คณะทำงาน โครงการ หรือหน่วยธุรกิจ
ค้นหาลิงก์ ไฟล์ และการสนทนาทั้งหมดได้ง่าย คุณจึงไม่ต้องเสียเวลาอันมีค่าในการค้นหาข้อมูลสำคัญ

27) ที่เก็บไฟล์บนคลาวด์

พื้นที่จัดเก็บไฟล์ที่ปลอดภัยมีความสำคัญต่อการรักษาความไว้วางใจในขณะทำงาน แพลตฟอร์มการสื่อสารทางธุรกิจบางแพลตฟอร์มอนุญาตให้ผู้ใช้ซิงค์ไฟล์จาก Dropbox หรือ Google Drive
เนื่องจากเป็นระบบคลาวด์ คุณจึงไม่จำเป็นต้องเข้าไปยุ่งกับที่เก็บข้อมูลที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายหรือเซิร์ฟเวอร์ในสถานที่ ด้วยเหตุนี้ คุณลักษณะ UCaaS นี้จึงเหมาะสำหรับพนักงานที่ทำงานทางไกลและพนักงานในสำนักงาน
ฟังก์ชันนี้ช่วยให้แชร์ไฟล์ได้ง่าย ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงข้อมูลของบริษัทได้

28) การรวมระบบของบุคคลที่สาม

เนื่องจาก Unified Communications as a Service ครอบคลุมแอปในที่ทำงานจำนวนมาก การผสานรวม API จึง มีความจำเป็น ต่อไปนี้คือประเภทของการผสานรวม UCaaS ที่ควรค้นหาและเหตุใดจึงมีความสำคัญ

อีเมล

การรวมแพลตฟอร์มการสื่อสารของคุณกับผู้ให้บริการอีเมลของคุณให้ประโยชน์ที่ดี
มองหาความเข้ากันได้กับ Gmail, Microsoft Outlook และ Google Workspace ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้
ด้วยวิธีนี้ ผู้ใช้สามารถแชร์ข้อมูลการแสดงตน ซิงค์ปฏิทิน และโทรออกจากสมุดที่อยู่ของตนได้ ช่วยลดความยุ่งยากในการสลับระหว่างแอปเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ซีอาร์เอ็ม

เหตุใดธุรกิจจึงควรเชื่อมต่อ CRM กับระบบโทรศัพท์ อาจไม่ชัดเจน มันจะช่วยให้พนักงานขายปิดโอกาสในการขายได้เร็วขึ้น นอกจากนี้ คุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกของลูกค้าที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นจากการโต้ตอบทุกครั้ง
การรวม CRM เชื่อมช่องว่างระหว่างระบบโทรศัพท์และข้อมูลลูกค้าของคุณ ผสานรวมโทรศัพท์ของคุณเข้ากับ Salesforce, Zoho, HubSpot, Keap หรือ Pipedrive
การผสานรวมนี้ยังดึงข้อมูลเข้าสู่ศูนย์การติดต่อที่ขับเคลื่อนด้วย AI และการวิเคราะห์ของศูนย์บริการ

การรับรองความถูกต้อง

สิทธิ์ การเข้าถึง และความปลอดภัยอาจกลายเป็นเรื่องยากในการจัดการเมื่อจำนวนผู้ใช้เพิ่มขึ้น ระหว่างการจ้างงาน การลาออก และการบรรเทาภัยคุกคาม เป็นเรื่องยากที่จะตามให้ทัน
รวมระบบโทรศัพท์ของคุณเข้ากับแพลตฟอร์มการจัดการการเข้าถึง เช่น Active Directory หรือ Okta ด้วยการลงชื่อเข้าใช้เพียงครั้งเดียว คุณสามารถปรับปรุงการเข้าถึงทั่วทั้งกระดาน

ประโยชน์สูงสุดทางธุรกิจของ UCaaS

ประโยชน์ที่โดดเด่นที่สุดของ UCaaS สำหรับธุรกิจ ได้แก่ :

• ลดค่าใช้จ่าย
• ประสบการณ์การใช้งานที่ดีขึ้น
• เพิ่มความสามารถในการปรับขนาด
• การรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง

1) ราคาที่แข่งขันได้

ความจริงก็คือโซลูชัน UCaaS ส่วนใหญ่จะแทนที่แอปธุรกิจหลายแอปที่คุณใช้และชำระเงิน
ซึ่งรวมถึง VoIP สำหรับธุรกิจ การแชทเป็นทีม การประชุมทางวิดีโอ ฝ่ายช่วยเหลือ และอื่นๆ แทนที่จะใช้จ่ายหลายร้อยดอลลาร์ต่อผู้ใช้ น้อยกว่า $60/เดือน ให้ทุกอย่างแก่คุณ
UCaaS ยังช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการบริการต่างๆ Nextiva มอบ คุณค่าและคุณสมบัติที่ดีที่สุด ที่ธุรกิจต้องการอย่างแท้จริง

2) ประสบการณ์การใช้งานที่ดีขึ้น

แพลตฟอร์มการสื่อสารแบบ all-in-one หมายความว่าแพลตฟอร์มนี้กลายเป็นแหล่งความจริงแหล่งเดียว รายงานที่น่าประหลาดใจจาก Okta เปิดเผยว่าพนักงานในปัจจุบันใช้แอปเฉลี่ย 88 แอป
แทนที่จะทำงานจากแอพที่ไม่ปะติดปะต่อ ทุกคนทำหน้าที่ในมุมมองเดียวกันของลูกค้า
ด้วยข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่ปลายนิ้วของทุกคน พวกเขาสามารถมอบประสบการณ์ที่ราบรื่นให้กับลูกค้า

3) ความสามารถในการปรับขนาดที่เพิ่มขึ้น

การต้อนรับพนักงานใหม่ใช้เวลานาน ยิ่งยากขึ้นไปอีกเมื่อคุณทำระยะไกล
Unified Communications เปลี่ยนเกมสำหรับบริษัทที่ต้องการการเติบโต คุณต้องการทรัพยากรด้านเทคนิคเพียงเล็กน้อยสำหรับการเชื่อมต่อของพนักงาน ดาวน์โหลดแอปมือถือหรือเดสก์ท็อป ลงชื่อเข้าใช้ เท่านี้ก็พร้อม
เมื่อจำนวนพนักงานของคุณเพิ่มขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มโครงสร้างพื้นฐานด้านโทรศัพท์ที่มีค่าใช้จ่ายสูง ด้วยวิธีนี้ ทรัพยากรของคุณมุ่งเน้นไปที่รายได้ ไม่ใช่การติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ในสถานที่ ผู้ให้บริการ UCaaS จะดูแลส่วนที่เหลือ

4) การรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง

ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นข้อกังวลที่ถูกต้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อย้ายไปยังระบบคลาวด์ แพลตฟอร์ม UCaaS มีการตรวจสอบและเข้ารหัสทุกวันตลอด 24 ชั่วโมงเพื่อให้ข้อมูลปลอดภัย
ผู้ดูแลบัญชีสามารถจัดการการตั้งค่าผู้ใช้และดูบันทึกการใช้งานโดยละเอียดได้ คุณจึงควบคุมได้อย่างสมบูรณ์
ตรวจสอบเพื่อดูว่าผู้จำหน่าย UCaaS มี ใบรับรองอุตสาหกรรม ที่ตรงตามความต้องการของคุณ ยืนยันว่ามีเครื่องมือสื่อสารที่สอดคล้องกับ HIPAA, PCI และ SOC 2

คุณลักษณะ UCaaS ที่ดีที่สุดอยู่ใกล้แค่เอื้อม

สิ่งสำคัญที่สุดคือ บริษัทต่างๆ มีเหตุผลมากมายในการอัปเกรดเป็น UCaaS
สำหรับบางคน มันเป็นวิธีที่จะทำให้พนักงานและลูกค้าเข้าใจตรงกัน สำหรับคนอื่นๆ วิธีนี้เป็นวิธีที่ทำให้แอปการสื่อสารหลายแอปรวมเป็นแอปเดียว สำหรับหลาย ๆ คน มันอาจเป็นความเร็วของการปรับใช้ทั่วทั้งองค์กร
สิ่งหนึ่งที่ ทุกคน เห็นพ้องต้องกันคือ UCaaS มีฟังก์ชันการทำงานมากกว่า ระบบโทรศัพท์แบบเดิม หมดยุคของการปล่อยให้เทคโนโลยีมากำหนดวิธีการทำงานของคุณ Unified Communications as a Service ไม่ใช่อนาคต — มันคือตอนนี้
โดดเด่นกว่าคู่แข่งเพราะคุณสามารถทำงานได้เร็วขึ้นและตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
หากคุณพร้อมที่จะยกระดับการสื่อสารของคุณ ลองดู ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ ของ Nextiva เข้าร่วมทีมกว่า 100,000 ทีม SMB และบริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วซึ่งก้าวกระโดดไปแล้ว
ที่เกี่ยวข้อง: UCaaS: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการสื่อสารแบบครบวงจร