เครื่องคำนวณงบประมาณการฝึกอบรม: นี่คือสิ่งที่คุณควรใช้จ่ายในการฝึกอบรมพนักงาน

ฤดูการจัดทำงบประมาณมาถึงแล้ว คุณได้จัดสรรเงินไว้สำหรับการฝึกอบรมพนักงานเป็นจำนวนเท่าใด

นั่นเป็นคำถามใหญ่ใช่ไหม ในฐานะหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดกลาง (SMB) คุณรู้อยู่แล้วว่าการฝึกอบรมพนักงานต้องการการสนับสนุนทางการเงินจำนวนมาก

คุณรู้อยู่แล้วว่าคนงานต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติมจากนายจ้าง การเรียนรู้และการพัฒนาเป็นองค์ประกอบสำคัญของประสบการณ์ของพนักงาน และในอดีต บริษัทที่ลงทุนมากขึ้นในการฝึกอบรมพนักงานจะเก็บเกี่ยวผลตอบแทนในรูปของรายได้และกำไรที่สูงขึ้น .

สิ่งที่คุณ ไม่รู้ คือวิธีเปลี่ยนความต้องการนี้เป็นจำนวนเฉพาะ นั่นคือความท้าทาย

ความคิดที่จะทิ้งทุกอย่างเพื่อเขียนข้อเสนอด้านงบประมาณอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวพอที่จะโน้มน้าวให้คุณหลีกเลี่ยงงานทั้งหมด ไม่ใช่ว่างบประมาณการฝึกอบรมแบบแยกรายการเป็นสิ่งจำเป็นในการดำเนินธุรกิจใช่ไหม

แต่นี่คือเหตุผลที่คุณควรทำ: SMB ที่ไม่ได้สร้างงบประมาณการฝึกอบรมเฉพาะรายการจะใช้เฉพาะในการฝึกอบรมเมื่อมีส่วนเกินเท่านั้น ทำให้พวกเขาลงทุนต่ำเมื่อเทียบกับสิ่งที่จำเป็นสำหรับการมีส่วนร่วมและรักษาผู้มีความสามารถระดับสูงไว้

การใช้จ่ายเงินในที่ที่คุณพูด เพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณจะยังคงมุ่งมั่นทางการเงินในการเรียนรู้และพัฒนาพนักงาน เพื่อที่จะรักษาพนักงานที่ดีที่สุดของคุณไว้ และเพิ่มการมีส่วนร่วมและประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงหมวดหมู่ต้นทุนหลักที่งบประมาณการฝึกอบรมพนักงานทุกรายการควรนำมาพิจารณา และนำเสนอเครื่องมือง่ายๆ สองอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อคำนวณงบประมาณการฝึกอบรมที่รวดเร็วและสกปรกได้ ในขณะนี้ เราจะปิดท้ายด้วยเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีการประหยัดเงินในการฝึกอบรมพนักงาน

หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายหลัก 4 ประเภท ทุกงบประมาณการฝึกอบรมควรคำนึงถึง

สำหรับ SMB การฝึกอบรมพนักงานไม่ใช่แค่การตรวจสอบกล่องการปฏิบัติตามข้อกำหนดอีกต่อไป การฝึกอบรมถูกมองว่าเป็นกลไกขับเคลื่อนเชิงกลยุทธ์มากขึ้นเรื่อยๆ ไม่เพียงแต่จะพัฒนาทักษะที่สำคัญและมีส่วนร่วมกับพนักงานในแต่ละวัน แต่ยังเพื่อดึงดูดผู้มีความสามารถระดับสูงที่กระตือรือร้นในองค์กรที่มุ่งเน้นด้านการพัฒนาอีกด้วย

ส่งผลให้ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมพนักงานพุ่งสูงขึ้นในปีที่แล้ว:

ข้อมูลจากรายงานอุตสาหกรรมการฝึกอบรมประจำปีของนิตยสาร Training ธุรกิจขนาดเล็กถูกกำหนดให้มีระหว่าง 100 ถึง 1,000 พนักงาน (ที่มา)

หากคุณเป็น SMB ที่คำนึงถึงต้นทุน ตัวเลขนั้นอาจทำให้คุณตกใจ เงินทั้งหมดนั้นไปสู่อะไร?

คำตอบนั้นจะแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ แต่โดยทั่วไปแล้ว ต่อไปนี้คือค่าใช้จ่ายสี่ประเภทที่คุณควรคำนึงถึงในงบประมาณการฝึกอบรมพนักงานของคุณ:

1. เจ้าหน้าที่ฝึกอบรม (ประมาณ 50% ของงบประมาณของคุณ)

ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจจ้างพนักงานฝึกอบรมตามความต้องการหรือจ้างพนักงานภายใน คุณต้องมีบุคลากรที่เป็นเจ้าของแขนฝึกอบรมพนักงานในองค์กรของคุณ

ทีมงานนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการพัฒนาสื่อการฝึกอบรม นำเสนอหลักสูตรให้กับผู้เรียน (ทั้งแบบตัวต่อตัวหรือผ่านเทคโนโลยีการฝึกอบรม) และการรายงานผลต่อผู้นำ

ไม่มีการกำหนดอัตราส่วนผู้ฝึกอบรมต่อพนักงานที่ใช้กับทุกบริษัท แต่การมีครูฝึกในองค์กรหนึ่งคนต่อพนักงาน 50 คนเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี เพิ่มบุคลากรเพื่อวัตถุประสงค์ด้านไอทีหรือการสนับสนุน และค่าใช้จ่ายพนักงานของคุณจะกินงบประมาณการฝึกอบรมครึ่งหนึ่งอย่างรวดเร็ว

2. เครื่องมือและเทคโนโลยีการฝึกอบรม (~25% ของงบประมาณของคุณ)

คุณส่งการฝึกอบรมให้กับพนักงานของคุณอย่างไร?

หากอยู่ในห้องเรียน คุณต้องเช่าสิ่งอำนวยความสะดวกที่เหมาะสมหรือสร้างสิ่งอำนวยความสะดวกด้วยตัวเองด้วยสิ่งของต่างๆ เช่น โต๊ะทำงาน ไวท์บอร์ด และโปรเจ็กเตอร์ หากคุณกำลังฝึกอบรมพนักงานทางไกล คุณต้องมีแพลตฟอร์มห้องเรียนเสมือนจริง หากคุณกำลังฝึกอบรมผ่านหลักสูตรออนไลน์ คุณต้องมีคอมพิวเตอร์ ระบบบริหารจัดการการเรียนรู้ (LMS) และเครื่องมือสร้างหลักสูตร

หากคุณเป็นหนึ่งใน 42% ของธุรกิจขนาดเล็กที่ใช้ประโยชน์จากการเรียนรู้แบบผสมผสานด้วยองค์ประกอบการฝึกอบรมทั้งแบบตัวต่อตัวและแบบเรียนรู้ด้วยตนเอง ซึ่งได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นวิธีการฝึกอบรมที่มีประสิทธิผลมากที่สุด คุณจะต้องพิจารณาถึงต้นทุนสำหรับเครื่องมือในการสนับสนุนทั้งสองอย่าง

หากปีหน้าเป็นปีที่คุณจะซื้อ LMS หรือซื้อการอัพเกรดที่จำเป็นอย่างยิ่งจากระบบที่คุณมี มีตัวเลือกราคาประหยัดมากมายที่สร้างขึ้นโดยคำนึงถึงงบประมาณของธุรกิจขนาดเล็ก อย่าลืมคำนึงถึงสิ่งต่างๆ เช่น การสนับสนุนและการบำรุงรักษาระบบ

3. เนื้อหาการฝึกอบรม (~20% ของงบประมาณของคุณ)

หลักสูตรฝึกอบรมที่ไม่มีเนื้อหาการฝึกอบรมก็เหมือนรถที่ไม่มีเครื่องยนต์ ไม่ว่าคุณจะไปไหน

ในการจัดทำงบประมาณสำหรับเนื้อหาการฝึกอบรม คุณจะต้องประเมินหัวข้อทั้งหมดที่กำลังจะกล่าวถึงอย่างรอบคอบในปีหน้า จากนั้น คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะสร้างเนื้อหาสำหรับแต่ละหัวข้อภายในองค์กรดีกว่าไหม (ซึ่งมีราคาแพงกว่าแต่มีความเป็นส่วนตัวมากกว่าด้วย) หรือซื้อแบบสำเร็จรูปจากแหล่งภายนอก (ซึ่งมีราคาถูกกว่าแต่ยังมีมากกว่า ทั่วไป)

สำหรับการฝึกอบรมในห้องเรียน เนื้อหาการฝึกอบรมอาจประกอบด้วยเอกสารและการประเมิน การนำเสนอสไลด์ วิดีโอ หรือการบรรยายจากผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (SMEs)

สำหรับการฝึกอบรมออนไลน์ หลักสูตร eLearning จะต้องสร้างขึ้นตั้งแต่เริ่มต้นภายในองค์กรหรือซื้อจากผู้จำหน่ายบุคคลที่สาม

นี่คือจุดที่คุณควรคำนึงถึงต้นทุนสำหรับเนื้อหาและการประเมินที่จำเป็นเพื่อให้อยู่เหนือการรับรองอุตสาหกรรม

4. เบ็ดเตล็ด (~5% ของงบประมาณของคุณ)

ถังงบประมาณสุดท้ายนี้ครอบคลุมสิ่งต่าง ๆ ที่อาจปรากฏขึ้นตลอดทั้งปี เช่น:

• ค่าเดินทางและค่าเบี้ยเลี้ยงสำหรับการประชุมเชิงปฏิบัติการและการประชุม
• การชดใช้ค่าเล่าเรียน
• ค่าที่ปรึกษา

คุณอาจมีค่าใช้จ่ายในการแปลหรือโลคัลไลเซชันหากคุณดำเนินธุรกิจข้ามชาติ นั่นคือความงามของหมวดหมู่เบ็ดเตล็ด: คุณสามารถปรับแต่งรายการโฆษณาที่นี่ให้เข้ากับสถานการณ์เฉพาะของบริษัทของคุณ

2 วิธีคำนวนงบอบรมด่วนสกปรก

เมื่อคุณเข้าใจต้นทุนต่างๆ ที่ต้องนำมาพิจารณาในงบประมาณการฝึกอบรมแล้ว ก็ถึงเวลาสร้างตัวเลข

หากบริษัทของคุณเคยเตรียมงบประมาณการฝึกอบรมมาแล้ว แสดงว่าคุณมีเทมเพลตที่ยอดเยี่ยมให้ใช้งานได้แล้ว เพียงเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายรายปีกับงบประมาณที่กำหนดไว้ล่วงหน้า แล้วปรับขึ้นหรือลงสำหรับปีหน้าตามนั้น

แต่ถ้าคุณเริ่มต้นใหม่ทั้งหมดจากศูนย์ล่ะ? ไม่ต้องกังวล. เรากำลังดูสองวิธีที่คุณสามารถใช้คำนวณงบประมาณการฝึกอบรมที่รวดเร็วและสกปรกได้ในขณะนี้*

*เครื่องมือเหล่านี้มีขึ้นเพื่อให้ตัวเลขพื้นฐาน ควรปรับการประมาณการใดๆ ให้เข้ากับสถานการณ์และความต้องการเฉพาะของคุณ

วิธีที่ 1: การใช้เงินเดือนทั้งหมด

หลักการที่ดีคือบริษัทต่างๆ ควรใช้เงิน 1 ถึง 5% ของเงินเดือนทั้งหมดไปกับการฝึกอบรม ขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาต้องการเน้นการฝึกอบรมในองค์กรมากน้อยเพียงใด

ดังนั้นถ้าคุณมีประมาณการสนามเบสบอลสำหรับค่าใช้จ่ายเงินเดือนทั้งหมดของคุณในปีหน้า คุณสามารถประมาณการโดยสุจริตสำหรับงบประมาณการฝึกอบรมของคุณ

ข้อดีของวิธีนี้: การผูกงบประมาณการฝึกอบรมของคุณเข้ากับค่าใช้จ่ายเงินเดือนของคุณ จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ต้องเสียค่าฝึกอบรมมากไปเมื่อเทียบกับเงินเดือน วิธีนี้ยังช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการทุ่มงบประมาณให้กับกลุ่มที่ต้องการการฝึกอบรมมากกว่าวิธีอื่นๆ

ข้อเสียของวิธีการนี้: เมื่อเงินเดือนรวมของคุณทำงานเป็นล้าน ความแตกต่างระหว่างการลงทุน 1% ถึง 5% ในการฝึกอบรมอาจมีมากมาย ในช่วงเวลาที่มีผลประกอบการสูง อาจเป็นเรื่องยากที่จะคาดการณ์ต้นทุนเงินเดือนทั้งหมด

ใช้เครื่องมือเครื่องคิดเลขของเราเพื่อลองใช้วิธีนี้ทันที:

วิธีที่ #2: การใช้จำนวนพนักงาน

ด้วยรายงานอุตสาหกรรมการฝึกอบรมประจำปีของนิตยสารการฝึกอบรม คุณสามารถดูต้นทุนการฝึกอบรมโดยเฉลี่ยของปีที่แล้วต่อผู้เรียนสำหรับขนาดธุรกิจของคุณ และคูณด้วยจำนวนพนักงานที่คุณคาดว่าจะฝึกอบรมในปีหน้าเพื่อให้ได้จำนวนงบประมาณทั้งหมด

ในปี 2560 ธุรกิจขนาดเล็กใช้ เงิน 1,886 ดอลลาร์ต่อผู้เรียน ในการฝึกอบรม

ข้อดีของวิธีนี้: หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าไม่มีผู้เรียนถูกทิ้งไว้เบื้องหลัง วิธีนี้จะช่วยเชื่อมโยงจำนวนเงินที่เฉพาะเจาะจงกับพนักงานทุกคน ในทางตรงกันข้ามกับเงินเดือนทั้งหมด คุณสามารถประมาณการจำนวนพนักงานในปีหน้าได้ด้วยความมั่นใจพอสมควร

ข้อเสียของวิธีการ นี้: วิธีการนี้อนุมานว่าพนักงานทุกคนควรได้รับการลงทุนอย่างเท่าเทียมกัน ซึ่งไม่ใช่กรณีนี้ (เช่น ควรมีเงินมากขึ้นสำหรับการจ้างงานใหม่หรือผู้ที่ได้รับการฝึกอบรมสำหรับทักษะเฉพาะทาง) ต้นทุนต่อผู้เรียนก็ลดลงเช่นกันเมื่อบริษัทเติบโตขึ้น ดังนั้นการประมาณการนี้จะเบี่ยงเบนไปจากความจำเป็นสำหรับบริษัทขนาดใหญ่

ใช้เครื่องมือเครื่องคิดเลขของเราเพื่อลองใช้วิธีนี้ทันที:

วิธีประหยัดเงินในการฝึกอบรมพนักงาน

แม้ว่าคุณจะพยายามอย่างเต็มที่และมีข้อโต้แย้งที่เร่าร้อนของคุณ คุณรู้อยู่แล้วว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป: CFO ของคุณจะพิจารณาข้อเสนองบประมาณการฝึกอบรมของคุณและบอกคุณว่าสูงเกินไป และคุณจำเป็นต้องลดจำนวนลง

แม้ว่า C-suite จะ ลงนามในงบประมาณของคุณอย่างน่าอัศจรรย์ในครั้งแรกที่ผ่าน การระบุพื้นที่ในงบประมาณของคุณเพื่อการประหยัดต้นทุนที่อาจเกิดขึ้นและการเพิ่มประสิทธิภาพก็เป็นสิ่งสำคัญ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นในอนาคตเมื่อมีความต้องการหรือลำดับความสำคัญอื่น ๆ เกิดขึ้น

เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ มาดูโอกาสที่คุณสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมพนักงานได้:

• ใช้ประโยชน์จากเนื้อหาที่ผู้ใช้สร้างขึ้น (UGC) พนักงานของคุณมีความรู้มากมายที่เป็นประโยชน์ต่อทั้งองค์กรของคุณ การใช้ประโยชน์จากสิ่งที่พวกเขารู้สำหรับหลักสูตรฝึกอบรมที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ไม่เพียงแต่เพิ่มขีดความสามารถให้กับพนักงานที่ดีที่สุดของคุณเท่านั้น แต่ยังช่วยประหยัดเงินค่าใช้จ่ายในการสร้างเนื้อหาอีกด้วย เรียนรู้เพิ่มเติมที่นี่

• เริ่มโปรแกรมการให้คำปรึกษา การเพิ่มขึ้นของโปรแกรมการให้คำปรึกษาในธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดเล็กไม่ได้เป็นเพียงเรื่องราวที่รู้สึกดี การให้คำปรึกษาเป็นสื่อกลางในการฝึกอบรมอย่างไม่เป็นทางการที่คุ้มค่า และพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำที่สำคัญไปพร้อม ๆ กัน

• การฝึกอบรม ตอนนี้บน iPhone จากข้อมูลของ Gartner ภายในปี 2022 สมาร์ทโฟนมากกว่า 75% ที่ใช้ในธุรกิจจะถูกครอบครองโดยพนักงาน (งานวิจัยฉบับสมบูรณ์สำหรับลูกค้า Gartner) ใช้ประโยชน์จากการสร้างการฝึกอบรมโดยคำนึงถึงอุปกรณ์พกพา เพื่อให้พนักงานสามารถฝึกอบรมที่บ้านได้ และคุณสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายด้านเทคโนโลยีได้