ติดตามเวลาในขณะที่ทำบัญชี

ไม่ว่าคุณจะเป็นสำนักงานบัญชีหรือ CFO ของบริษัทหรือธุรกิจขนาดเล็กของคุณเอง การทำบัญชีถือเป็นงานใหญ่ การติดตามเวลาเป็นเพียงความรับผิดชอบอย่างหนึ่ง และควรเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่คุณให้ความสำคัญน้อยที่สุด ด้วยคำแนะนำง่ายๆ เหล่านี้ การติดตามเวลาในขณะที่การทำบัญชีอาจกลายเป็นนิสัยที่คุณเริ่มทำโดยอัตโนมัติ ในเวลาเดียวกัน มันจะผสมผสานกับความรับผิดชอบอื่น ๆ ได้อย่างราบรื่น ทำให้งานของคุณราบรื่นและง่ายขึ้นมาก

อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดสำหรับนักบัญชี (และผู้ที่ต้องการเป็นหนึ่งเดียว)

คุณอาจสงสัยว่าคุณต้องติดตามอะไรกันแน่ หรือคุณเพียงแค่อ่านข้อความนี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีช่องทางทั้งหมดที่ครอบคลุม

คำตอบสั้น ๆ คือ ไม่น่าแปลกใจเลย: ทุกอย่าง

คำตอบที่ค่อนข้างยาวกว่านั้นคืองานจำนวนมากเข้าสู่การทำบัญชีและการบัญชีโดยทั่วไป มีงานเอกสารมากมาย ปรึกษาทางโทรศัพท์ ประชุม เดินทาง แม้กระทั่งในบางกรณี และเมื่อสายงานของคุณต้องการความเก่งกาจประเภทนี้ มีเหตุผลเท่านั้นที่คุณจะต้องคอยติดตามดูว่าเวลาของคุณไปที่ไหน

ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้ว่ามีกระบวนการใดบ้างที่สามารถย่อให้สั้นลง ขจัดออก หรือต้องใช้เวลามากขึ้น การติดตามเวลาไม่เพียงแต่ให้จุดเริ่มต้นที่มั่นคงในการวิเคราะห์และปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ แต่ยังแสดงว่าคุณกำลังจมอยู่อย่างรวดเร็วหรือไม่

ในส่วนนี้ เราจะพิจารณากระบวนการทั่วไปที่คุณอาจไม่แน่ใจว่าควรติดตามหรือไม่

ทำงานหลายโครงการ/กับลูกค้าหลายรายพร้อมกัน

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่สำนักงานบัญชีหรือบริษัทอื่นๆ ที่มีลูกค้าจำนวนมากจะพบว่าตนเองจัดการมากกว่าหนึ่งกรณีต่อวัน การทำงานควบคู่ไปกับกรณีต่างๆ กันหมายถึงการรับโทรศัพท์จากลูกค้าโดยไม่คาดคิด หรือการประชุมฉุกเฉิน ซึ่งเป็นปัญหาเร่งด่วนที่ต้องแก้ไขในตอนนี้

เมื่อพูดถึงงานประเภทนี้ คุณจะต้องติดตามงานเพียงเพราะว่ามันให้ข้อมูลที่ประเมินค่าไม่ได้ว่าสมองของคุณมีพฤติกรรมอย่างไรเมื่อมีการเปลี่ยนงาน การเตรียมเอกสารสำหรับการตรวจสอบจำเป็นต้องมีการมุ่งเน้นประเภทหนึ่ง และเมื่องานนั้นถูกขัดจังหวะด้วยการโทรตื่นตระหนกจากลูกค้าที่เพิ่งได้รับอีเมลจาก IRS คุณจะต้องเปลี่ยนความคิดไปยังช่องทางอื่น และการเปลี่ยนแปลงนั้นเพียงอย่างเดียวใช้พลังงานสมองมาก เชื่อหรือไม่ เรียกอีกอย่างว่าการพัฒนาเปรียวว่าเป็นการสลับบริบท ดังนั้น เมื่อคุณรู้ว่าคุณต้องใช้เวลาเท่าไรในการปรับตัวให้เข้ากับงานประเภทใหม่ คุณจึงพยายามหาวิธีแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าสำหรับกรณีเร่งด่วนเช่นนี้

เสียเวลาโทรปรึกษามาก

นี่เป็นปัจจัยสำคัญสำหรับนักบัญชีจำนวนมาก ในแง่ที่ว่าส่วนหนึ่งของภาระงานจริงไปปรึกษาสายกับลูกค้าที่จัดตั้งขึ้นหรือเป็นครั้งคราวที่ต้องการคำแนะนำ อย่างไรก็ตาม การติดตามเวลาเป็นวิธีที่ดีในการคอยตรวจสอบผู้โทรเหล่านั้น

เมื่อถึงสิ้นเดือน คุณจะเห็นว่าใครติดต่อคุณมากที่สุด ด้วยเหตุผลอะไร และแต่ละครั้งใช้เวลาโทรไปเท่าไร ตัวอย่างเช่น Clockify สามารถช่วยคุณจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการสำหรับการวิเคราะห์ในอนาคต นี่คือกระบวนการในไม่กี่ขั้นตอนง่ายๆ:

1. เมื่อลูกค้าโทรมา ให้เริ่มจับเวลาบนตัวติดตามดิจิทัลของคุณ
2. ในส่วนหมายเหตุ ให้เพิ่มข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อ และเหตุผลเบื้องต้นในการโทร
3. เมื่อคำถามที่เกี่ยวข้องปรากฏขึ้น คุณสามารถเพิ่มเป็นหัวข้อย่อยได้
4. เมื่อวางสาย เพียงแค่หยุดตัวจับเวลา และรายการของคุณจะเสร็จสมบูรณ์
5. เมื่อเวลาผ่านไป คุณสามารถสร้างป้ายกำกับเพื่อจัดหมวดหมู่คำถามที่พบบ่อยเพื่อให้เก็บถาวรได้ง่ายขึ้น

ด้วยวิธีนี้ เครื่องมือติดตามเวลาดิจิทัล เช่น Clockify ขจัดความจำเป็นในโปรแกรมการจดบันทึกเพิ่มเติมหรือ Google เอกสารที่คุณติดตามไม่ได้ ในพื้นที่ขนาดกะทัดรัดเพียงแห่งเดียว คุณสามารถดูว่าใครโทรมา สนทนานานเท่าใด ถามคำถามอะไร และคุณสามารถเรียกเก็บเงินสำหรับการโทรได้เท่าใด

“ลูกค้ากระโดด”

บางคนทำงานได้ดีขึ้นเมื่อพวกเขาครอบคลุมลูกค้าที่แตกต่างกันตลอดทั้งวัน และเว้นแต่พวกเขาจะติดตามเวลาที่ใช้ไปกับการทำบัญชีของลูกค้าแต่ละราย ธุรกิจขนาดเล็ก หรือของบริษัท พวกเขาสามารถสูญเสียความถูกต้องแม่นยำในการเรียกเก็บเงินบริการได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้นำไปสู่การปัดเศษเวลาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งส่วนใหญ่อาศัยการคาดเดา

เมื่อคุณเลือกใช้ตัวติดตามเวลาแบบดิจิทัล คุณไม่จำเป็นต้องออกแรงมากนัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งซอฟต์แวร์ที่ผสานรวมกับซอฟต์แวร์ที่คุณอาจใช้อยู่แล้วอย่างง่ายดาย เช่น Trello, Zoho, Quickbooks และแม้แต่เป็นส่วนขยายของเบราว์เซอร์ การติดตามเวลาของคุณเริ่มต้นและสิ้นสุดด้วยการคลิก และในทางกลับกัน ไม่มีการคาดเดาอีกต่อไป

การเปลี่ยนแปลงระหว่างลูกค้าและโครงการจะง่ายขึ้นมาก

ตัวอย่างวิธีที่ Clockify รวมตัวจับเวลาเข้ากับการ์ด Trello

ใช้เวลาในการส่งเอกสาร รับรองเอกสาร ฯลฯ

ในขณะที่กระบวนการมากมายได้รับการแปลงเป็นดิจิทัลในปัจจุบัน เราไม่สามารถมองข้ามประเทศเหล่านั้นที่ยังคงส่งเอกสารด้วยตนเอง สำนักงานบัญชีส่วนใหญ่จะมีพนักงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการไปสำนักงานสาธารณะและพรักานเพื่อทำงานตามสัญญาต่างๆ

ดังนั้น ในขณะที่คนหนึ่งติดตามเวลาขณะเตรียมเอกสารสำหรับการอนุมัติหรือการประมวลผล อีกคนจะต้องติดตามเวลาสำหรับการจัดส่ง ซึ่งรวมถึงเวลาที่ใช้ในการเดินทาง การต่อแถว และแม้กระทั่งการติดขัดในการจราจร ตัวติดตาม Tine ที่มีตัวเลือก GPS ก็ใช้งานได้ดีในกรณีเหล่านี้เช่นกัน เนื่องจากช่วยลดขั้นตอนเพิ่มเติมในการป้อนตำแหน่งและชื่อด้วยตนเอง

ติดตามการทำบัญชีด้วย Clockify

ในส่วนที่สอง เราอยากจะแจกแจงรายละเอียดว่าตัวติดตามเวลาสามารถช่วยคุณได้ในทุกแง่มุมที่กล่าวไว้ข้างต้นอย่างไร

ปฏิบัติต่องานของลูกค้าทุกคนเสมือนเป็น “โครงการ”

ด้วยตัวติดตามเวลาดิจิทัล เช่น Clockify คุณมีตัวเลือกในการตั้งค่าหนึ่งโครงการสำหรับลูกค้าแต่ละราย และเนื่องจากซอฟต์แวร์นี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อรองรับองค์กรขนาดใหญ่ ฟรีแลนซ์ และธุรกิจขนาดเล็กจากหลากหลายอุตสาหกรรม จึงมีคุณสมบัติที่หลากหลาย เพียงอย่างเดียวนี้ให้อิสระและความยืดหยุ่นอย่างมากในการติดตามเวลาของคุณ ตัวอย่างเช่น:

• คุณสามารถเปิดโครงการใหม่สำหรับลูกค้าทุกราย จากนั้นเพิ่มลูกค้าลงในหน้าโครงการ
• คุณสามารถสร้างเทมเพลตสำหรับโครงการที่เกิดซ้ำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับลูกค้าที่เกิดซ้ำ
• แต่ละโครงการสามารถแบ่งออกเป็นงานตามกำหนดเวลาของตนเอง
• Timesheets ช่วยให้ทุกคนมองเห็นความคืบหน้าในแต่ละวัน
• แท็กที่กำหนดเองช่วยจัดหมวดหมู่งานในแต่ละโครงการเพื่อให้รายงานง่ายขึ้นในภายหลัง

กำหนดประมาณการโครงการ กำหนดเวลา และติดตามสถานะโครงการ

สิ่งสำคัญประการที่สองของตัวติดตามเวลาที่มีคุณภาพคือความสามารถในการตั้งค่าประมาณการและติดตามความคืบหน้าของโครงการโดยรวม

การประมาณการโครงการเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดูว่าประสิทธิภาพการทำงานของคุณทำงานเฉพาะเจาะจงอย่างไร หากคุณตั้งเป้าที่จะใช้ตัวติดตามเวลาเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ นี่เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ข้อมูลเพื่อดูว่าคุณกำลังชาร์จเพียงพอสำหรับบริการของคุณหรือไม่ หรือคุณกำลังขายต่ำหรือไม่

Clockify สามารถแสดงให้คุณเห็นว่าคุณใช้เวลาไปกับโครงการมากเพียงใด รายได้ที่คุณได้รับจนถึงตอนนี้ ตลอดจนงบประมาณโดยประมาณ เพื่อการอ้างอิงที่ดียิ่งขึ้น รายงานเหล่านี้สามารถส่งออกเป็น pdf และมอบให้กับลูกค้าเพื่อแสดงเวลาของคุณได้อย่างหมดจด

หากลูกค้าแต่ละรายมีจำนวนมากขึ้น

เมื่อคุณเป็นสำนักงานบัญชี คุณจะต้องมีคนอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบที่หลากหลาย โดยปกติ คุณจะไม่สามารถตรวจสอบทุกงานหรืออ่านรายงานสิ้นวันทุกฉบับที่อาจเข้ามาหาคุณได้

ด้วยเหตุผลดังกล่าว ตารางเวลาอาจเป็นพรที่ปลอมตัวได้ Clockify มีระบบที่ไว้วางใจได้ซึ่งไม่ตรวจสอบกิจกรรมบนหน้าจอ แต่ให้ผู้ใช้รับผิดชอบรายการเวลาของตนเอง อย่างไรก็ตาม มันสร้างความโปร่งใสและรับรองความรับผิดชอบ เนื่องจากผู้ดูแลระบบโครงการสามารถตั้งค่าไทม์ชีทให้ทุกคนในโครงการมองเห็นได้

ซึ่งหมายความว่าเพื่อนร่วมงานในโครงการเดียวกันสามารถเห็นงานของกันและกัน และเวลาที่พวกเขาใช้ไปกับพวกเขา

การตรวจสอบซึ่งกันและกันจะช่วยลดแรงกดดันในการเฝ้าติดตามทุกอย่างเพื่อให้แน่ใจว่างานจะจัดส่งตรงเวลา

อัตรารายชั่วโมงและการเรียกเก็บเงิน

โครงการที่แตกต่างกัน ทีมที่แตกต่างกัน อาจต้องใช้วิธีการเรียกเก็บเงินที่แตกต่างกัน Clockify ให้ตัวเลือกในการเลือกไม่เพียงแต่อัตราการเรียกเก็บเงินของคุณ แต่ยังรวมถึงวิธีเรียกเก็บเงินสำหรับลูกค้า/โครงการแต่ละรายด้วย เพราะไม่ใช่ว่าทุกโครงการหรืองานจะมีราคาต่อชั่วโมงเท่ากัน พนักงานทุกคนก็ไม่ได้ทำงานด้วยค่าจ้างเท่ากัน

นี่คือเหตุผลที่ใน Clockify คุณสามารถเลือกวิธีเรียกเก็บเงินสำหรับแต่ละโครงการ สมาชิกในทีมแต่ละคน และแม้กระทั่งกำหนดอัตราค่าแรงที่แตกต่างกัน

สุดท้ายนี้ มีตัวเลือกให้คุณสลับงานเป็นแบบเรียกเก็บเงินได้หรือเรียกเก็บเงินไม่ได้ ซึ่งช่วยในการรายงานในภายหลัง การออกใบแจ้งหนี้ที่แม่นยำยิ่งขึ้น และการจัดทำงบประมาณ

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ส่วนต้นทุนค่าแรงและกำไร หรืออัตรารายชั่วโมงบนเว็บไซต์ของเรา

รายงาน

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด เรามีรายงาน

ความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าจะพึ่งพาความสามารถในการเข้าถึงและความมีเสน่ห์น้อยลง และต้องพึ่งพาความเป็นมืออาชีพมากขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าพวกเขาได้รับรายงานอย่างละเอียดและชัดเจนเกี่ยวกับบริการที่พวกเขาจ่ายไป

รายงานยังจัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นสื่อการประชุมที่ดี หากพวกเขาขอรายละเอียดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม หรือคุณต้องการให้พวกเขาเจาะจงในงานบางอย่างเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต ทุกวันนี้คุณจะพบกับตัวติดตามเวลาสองสามตัวที่ไม่มีตัวเลือกนี้ในรายการคุณสมบัติของพวกเขา

ด้วย Clockify คุณสามารถเลือกว่าจะส่งออกรายงานสรุปหรือรายงานโดยละเอียด

รายงานสรุป แสดงรายการเวลาทั้งหมด จัดกลุ่มตามโครงการ ผู้ใช้ หรือลูกค้า และแม้กระทั่งตามแท็กเฉพาะ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการเน้นด้านเวลาใด

รายงานโดยละเอียดเป็นรายงาน สรุปโดยพื้นฐานพร้อมการประทับเวลา สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการวิเคราะห์ภายใน

การติดตามเวลาช่วยในการทำบัญชีอย่างไร - รายงานจากผู้เชี่ยวชาญ

สุดท้ายนี้ เราได้ตัดสินใจที่จะรวมข้อเสนอแนะบางส่วนที่ได้รับจากผู้ใช้ของเราที่เชี่ยวชาญด้านบัญชี นี่คือสิ่งที่พวกเขากล่าวเกี่ยวกับการติดตามเวลา และวิธีที่สิ่งนี้ช่วยพวกเขา

“ ฉันเป็นเจ้าของสำนักงานบัญชีขนาดเล็กขนาดเล็กที่มีพนักงานหนึ่งคนซึ่งอยู่ห่างออกไปสามโซน และแม้ว่าค่าธรรมเนียมส่วนใหญ่ของฉันจะคงที่ แต่เรามักจะดำเนินการใน "โครงการ" ซึ่งเราเรียกเก็บเงินเป็นรายชั่วโมง Clockify ช่วยให้ฉันติดตามชั่วโมงของเราลงไปที่ "ระดับย่อย" ที่ฉันต้องการ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับฉันที่จะติดตามเวลาของผู้ดูแลระบบของฉันด้วย ดังนั้นฉันรู้ดีว่าเมื่อไรที่ใกล้จะถึงเวลาต้องจ้างคนเพิ่ม มันสมบูรณ์แบบสำหรับสิ่งที่ฉันต้องการ ”

– Michael A, กระทบยอดการทำบัญชีและโซลูชั่นทางธุรกิจ

“ หลายคนไม่ทราบว่าพวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ (หรือค่อนข้างไม่มีประสิทธิภาพ) มากเพียงใด เราเสียเวลาไปมากในการประชุมที่ไม่จำเป็นหรือทำงานที่ไม่เกี่ยวข้อง ฉันใช้เครื่องมือนี้เพื่อกำหนดว่างานใดที่ฉันใช้เวลามากที่สุด ซึ่งนำไปสู่ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริง เช่น “ใช้เวลาน้อยลงในการทำงานที่ไม่สำคัญ” “จัดสรรเวลาให้กับงานเร่งด่วนน้อยกว่าแต่มีความสำคัญอย่างยิ่ง” เป็นต้น เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมหากคุณใส่ใจเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานและต้องการควบคุมตารางเวลาของคุณเองอย่างจริงจัง ”

– Heather A, ผู้ฝึกงานด้าน Pre-MBA ด้านการเงิน

“ สามารถดูรายงานโดยละเอียดที่บอกฉันว่าใครทำงานกับลูกค้ารายใดเป็นระยะเวลาหนึ่งสัปดาห์ในหนึ่งสัปดาห์ ทำให้การคำนวณการชำระเงินให้กับผู้รับเหมาทำได้ง่ายขึ้นเนื่องจากบุคคลได้รับเงินตามเวลาที่พวกเขาใส่เข้าไปหากเลือกได้ สามารถกำหนดระยะเวลาในการทำงานกับงานที่เกิดซ้ำ ซึ่งดีสำหรับการประมาณว่าโครงการจะใช้เวลานานแค่ไหน ”

– Tina H ธุรกิจในโซลูชันยอดคงเหลือ

“ ฉันทำงานเป็นฟรีแลนซ์มาระยะหนึ่งแล้ว ฉันใช้ซอฟต์แวร์นี้เพื่อติดตามงานของฉัน เพื่อให้สามารถเรียกเก็บเงินได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ยังช่วยให้ฉันเข้าใจว่าฉันใช้เวลาอยู่ที่ไหนและปรับตัวให้เข้ากับกิจกรรมการสร้างรายได้ได้ดีขึ้น ”

– Arwa N, เจ้าหน้าที่ภาษี

“ ฉันทำงานนอกเวลาให้กับลูกค้าที่ทำงานเป็นผู้ช่วยผู้บริหารและพนักงานบัญชีของเขา ฉันทำให้ตัวเองยุ่งเหยิงเพียงแค่ใช้ไทม์ชีทที่สร้างใน MS Excel และเมื่อฉันค้นพบ Clockify ฉันก็อยู่เหนือดวงจันทร์ด้วยความปิติยินดี ฉันเปิด Clockify ไว้เบื้องหลังและสลับโปรเจ็กต์เมื่อฉันเริ่มทำงานและเมื่อฉันทำงานเสร็จ ฉันเคยอยู่ภายใต้ใบแจ้งหนี้สำหรับเวลาของฉันและสูญเสียรายได้ แต่ตอนนี้ฉันสามารถเรียกเก็บเงินทุกวินาทีที่ฉันทำงานในโครงการของเขา นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันการรายงานที่ยอดเยี่ยมและสามารถพิมพ์หรือบันทึกเป็น PDF หรือ Excel เป็นต้น ไม่เพียงแต่ฉันจะออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของฉันเท่านั้น แต่ฉันยังได้รับข้อมูลที่แน่นอนสำหรับเวลาที่ฉันทำงานแต่ละอย่างของเขาอีกด้วย (โครงการ) .”

– Ruth M ผู้ช่วยผู้บริหารและพนักงานบัญชี