วิธีติดตามโครงการและงานสำหรับลูกค้าของคุณ
เผยแพร่แล้ว: 2022-05-07สถิติการติดตามเวลาล่าสุดแสดงให้เห็นว่าเศรษฐกิจสหรัฐสูญเสียมากถึง 7.4 พันล้านดอลลาร์ต่อวันทำงานเพียงแค่กิจกรรมการทำงานที่ไม่ได้บันทึกไว้
นั่นเป็นเงินจำนวนมากที่สามารถบันทึกได้โดยการติดตามและจัดการโครงการของคุณจากลูกค้าของคุณอย่างเหมาะสม — โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำงานอิสระหรือทำงานในเอเจนซี่
แต่อะไรคือสิ่งที่คุณควรติดตามสำหรับโครงการและงานของคุณ? และคุณควรเข้าใกล้กระบวนการอย่างไร?
ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะพูดถึง:
- วิธีที่คุณสามารถตั้งค่าโครงการและงานของคุณได้อย่างถูกต้อง เพื่อให้การติดตามง่ายขึ้น
- วิธีที่คุณสามารถติดตามเวลาที่ใช้ทำงานในโครงการและงานต่างๆ
- คุณสามารถติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพในงานและโครงการได้อย่างไร
- วิธีที่คุณสามารถติดตามและแยกแยะระหว่างกิจกรรมที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้
- คุณจะติดตามการประมาณการและกำหนดเวลาได้อย่างไร

ทำไมคุณควรติดตามโครงการและงาน?
ตามรุ่นที่ 3 ของ Project Management Body of Knowledge โปรเจ็กต์คือ "ความพยายามชั่วคราว ที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด และต้องใช้เพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ บริการ หรือผลลัพธ์ที่ไม่เหมือนใคร"
ในการจัดการโครงการ แต่ละโครงการประกอบด้วยชุดของงานที่คุณต้องทำให้สำเร็จ ภายในระยะเวลาที่กำหนด หรือก่อนเส้นตายเพื่อให้ผลิตภัณฑ์เสร็จสมบูรณ์ ให้บริการอย่างเต็มที่ หรือบรรลุผลตามที่ต้องการ
ดังนั้น เมื่อพิจารณาว่าโครงการเป็น "ความพยายามชั่วคราว" ที่ประกอบด้วยงานที่จำเป็นต้องทำให้สำเร็จใน "ระยะเวลาที่กำหนด" ทั้งสองจึงติดตามได้ง่ายตามคำจำกัดความ
และการติดตามโครงการและงานมีประโยชน์ที่จับต้องได้หลายประการ:
- จะช่วยให้ทั้งคุณและลูกค้าเข้าใจว่าโครงการจะแล้วเสร็จตรงเวลาหรือไม่
- จะช่วยให้ทั้งคุณและลูกค้าเข้าใจว่าโครงการจะแล้วเสร็จภายในงบประมาณหรือไม่
- คุณจะได้รับภาพรวมโครงการที่ชัดเจน ซึ่งคุณสามารถวิเคราะห์ในภายหลังเพื่อดูว่าโครงการที่คล้ายคลึงกันจะสร้างผลกำไรให้คุณในอนาคตหรือไม่
- คุณจะได้รับเอกสารประกอบที่ช่วยให้คุณเข้าใจว่าคุณจะทำงานได้ดีขึ้นในโครงการที่คล้ายกันในอนาคตหรือไม่และอย่างไร
- คุณจะได้รับหลักฐานที่เป็นรูปธรรมของงานของคุณเพื่อส่งให้ลูกค้า ซึ่งจะเป็นการเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า นอกเหนือจากโอกาสที่คุณจะได้รับเงินตรงเวลา
วิธีการตั้งค่าและติดตามโครงการและงาน
ก่อนที่คุณจะสามารถเริ่มติดตามโครงการและงานของคุณได้ ก่อนอื่นคุณต้องเริ่มดำเนินการในภารกิจที่สำคัญยิ่งขึ้นไปอีก ตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณได้ตั้งค่าโครงการและงานดังกล่าวอย่างเหมาะสม
ในการตั้งค่าอย่างถูกต้อง คุณจะต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- การสร้างโครงร่างโครงการ
- แบ่งโครงการออกเป็นงาน
- การตัดสินใจเลือกวิธีการเรียกเก็บเงินที่คุณจะใช้
- ตัดสินใจว่าคุณจะเรียกเก็บเงินแบบรายชั่วโมงหรือแบบเหมาจ่ายอย่างไร
- ตัดสินใจว่างานใดบ้างที่จะเรียกเก็บเงินได้หรือไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้
- การกำหนดประมาณการสำหรับงานและโครงการที่เสร็จสิ้น
- กำหนดโครงการสุดท้ายและกำหนดเวลางาน
แต่ละขั้นตอนจะมีองค์ประกอบของตัวเองที่คุณควรติดตาม
1. ตั้งค่าและติดตามโครงร่างโครงการ
วิธีสร้างโครงร่างโครงการ
โครงร่างโครงการที่ชัดเจนสามารถบอกทั้งคุณและลูกค้าว่าคุณสามารถคาดหวังอะไรให้สำเร็จกับโครงการได้ เช่นเดียวกับสิ่งที่คุณควรใส่ใจเมื่อทำงาน
ขั้นแรก คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการเข้าใจถึงสิ่งที่จำเป็นต้องบรรลุเมื่อสิ้นสุดโครงการ นั่นคือ เป้าหมายของโครงการคือ อะไร
ตัวอย่าง: เป้าหมายของโครงการคือการสร้างและดูแลแอปฟิตเนส ภายในระยะเวลาที่กำหนดและงบประมาณที่ลูกค้าอนุมัติ
ถัดไป คุณจะต้องสร้าง เป้าหมายของโครงการ หลายรายการหลังจากแต่ละชุดของงานที่เกี่ยวข้องกัน เพื่อระบุและติดตามความสำเร็จที่สำคัญในโครงการ
ตัวอย่าง: หนึ่งในเป้าหมายหลักของโปรเจ็กต์ที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบที่คุณสามารถทำตามได้สำหรับแอปฟิตเนส อาจเป็นขั้นตอนต่างๆ ของการออกแบบแอป:
- MS 1: แนวคิดการออกแบบที่แตกต่างกันเสร็จสมบูรณ์
- MS 2: แนวคิดการออกแบบขั้นสุดท้ายได้รับการอนุมัติ
- MS 3: ใช้การออกแบบที่ได้รับอนุมัติ
- MS 4: เวอร์ชันเปิดตัว
หลังจากนั้น คุณสามารถสร้าง ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่คุณจะใช้เพื่อวัดว่าคุณหรือทีมของคุณทำงานได้ดีเพียงใดกับงานนั้น
ตัวอย่าง: KPI สำหรับแอปฟิตเนสของคุณสามารถ:
- KPI 1: การให้คะแนนของผู้ใช้
- ตัวชี้วัด 2: อัตราการแปลง
- KPI 3: รายได้ต่อผู้ใช้
ในท้ายที่สุด คุณยังสามารถกำหนด วัตถุประสงค์และผลลัพธ์หลัก (OKR) ที่คุณจะใช้เพื่อกำหนดและติดตามวัตถุประสงค์ของโครงการและผลลัพธ์
ตัวอย่าง: วัตถุประสงค์สำหรับแอปฟิตเนสคือ KR1: ลดจำนวนจุดบกพร่องที่พบระหว่างกระบวนการพัฒนาลง 30% วิธีติดตามโครงร่างโครงการ
ติดตามเป้าหมายโครงการและเหตุการณ์สำคัญ
ในการติดตาม เป้าหมายของโครงการ อันดับแรก ให้วางแผนและจัดระเบียบเวลาที่คุณจะใช้จ่ายในโครงการในตัวจัดกำหนดการ
พิจารณาทรัพยากรทั้งหมดที่คุณต้องการ ไม่ว่าจะเป็นสมาชิกในทีมหรืออุปกรณ์เพิ่มเติม หรือเพียงแค่เวลาพิเศษ เพื่อไม่ให้คุณใช้จ่ายเกินงบประมาณ หากคุณใช้จ่ายเกินงบประมาณ แจ้งลูกค้าเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปได้
คุณสามารถเชื่อมโยง เหตุการณ์สำคัญของโครงการ กับวันที่หรือชุดของงานที่เฉพาะเจาะจงได้ เมื่อคุณบรรลุเป้าหมายของโครงการแล้ว ให้ตรวจสอบปริมาณงานที่จะเกิดขึ้น วิธีนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจได้ดีขึ้นว่าคุณจำเป็นต้องเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์เพื่อให้เหมาะสมกับความเร็วหรือทิศทางการทำงานในปัจจุบันของคุณหรือไม่
หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการตั้งและติดตามเป้าหมายและเป้าหมายของโครงการ โปรดดูบล็อกโพสต์ของเราในหัวข้อไทม์ไลน์ของโครงการ:
→ วิธีสร้างไทม์ไลน์ของโครงการ (+ เทมเพลตฟรี)
การติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพ
เมื่อพูดถึง ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก ที่คุณเลือก ประเภทของตัวชี้วัดจะกำหนดวิธีที่คุณสามารถติดตามได้
ตัวอย่าง: คุณสามารถติดตามการให้คะแนนของผู้ใช้สำหรับแอปของคุณบน Capterra หรือเว็บไซต์ที่คล้ายกัน
คุณควรแยกความแตกต่างระหว่างจุดอ่อนของคุณ (เช่น KPI ที่ล้าหลัง) และจุดแข็ง (เช่น KPI ชั้นนำ) ในงานโครงการ
จากนั้นคุณสามารถลองเรียนรู้จากตัวบ่งชี้ชั้นนำของคุณ (เช่น วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างแอปที่ดึงดูดบทวิจารณ์ของผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยม) แต่คุณยังสามารถปรับปรุงตัวบ่งชี้การแล็กของคุณได้อีกด้วย (เช่น คุณจะปรับปรุงอัตราการแปลงของแอพที่คุณสร้างได้อย่างไร)
ในตอนท้าย ให้บันทึกสรุปของ KPI ของโครงการของคุณไว้สำหรับการวิเคราะห์ การเปรียบเทียบ และข้อสรุปเพิ่มเติม
หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าและติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ให้ดีที่สุด โปรดดูที่โพสต์บล็อกของเราในหัวข้อ:
→ ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI): สาเหตุและวิธีตั้งค่า รวมถึง KPI ในบทช่วยสอนของ Excel
วัตถุประสงค์การติดตามและผลลัพธ์ที่สำคัญ
เมื่อพูดถึง วัตถุประสงค์และผลลัพธ์หลัก ที่คุณเลือก ประเภทดังกล่าวจะเป็นตัวกำหนดว่าคุณจะติดตามได้อย่างไร
ตัวอย่าง: คุณสามารถติดตามการลดจำนวนจุดบกพร่องที่คุณพบในระหว่างขั้นตอนการพัฒนาได้ถึง 30% ด้วยเครื่องมือติดตามจุดบกพร่องและปัญหา เช่น Jira
จากนั้น คุณสามารถเชื่อมต่อข้อมูล และเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่แท้จริงของคุณกับผลลัพธ์หลักที่คุณคาดหวัง เพื่อดูว่าคุณประสบความสำเร็จเพียงใด
ในท้ายที่สุด คุณสามารถบันทึกและจัดการสรุป OKR ของโครงการของคุณได้อีกครั้ง
หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าและติดตามวัตถุประสงค์และผลลัพธ์หลัก (OKR) ให้ดีที่สุด โปรดดูที่บล็อกโพสต์ของเราในหัวข้อ:
→ วัตถุประสงค์และผลลัพธ์หลัก (OKR): ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้
2. ตั้งค่าและติดตามเวลาและความคืบหน้าในโครงการและงาน
วิธีแบ่งโครงการออกเป็นงาน
ต่อไป เพื่อให้ง่ายต่อการติดตามโครงการ คุณจะต้องแยกย่อยออกเป็นงาน ประเภทของโครงการจะช่วยให้คุณตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรให้ดีที่สุด:
- งาน = ขั้นตอนต่าง ๆ ของโครงการ
ตัวอย่าง: นักพัฒนาซอฟต์แวร์สามารถใช้ขั้นตอนต่างๆ ของการพัฒนา (เช่น การวางแผน การวิเคราะห์ การออกแบบ การพัฒนา ฯลฯ) เป็นงาน

- งาน = หมวดหมู่ต่าง ๆ ของโครงการ
ตัวอย่าง : นักวางแผนปาร์ตี้มืออาชีพสามารถใช้การวางแผนงานปาร์ตี้ประเภทต่างๆ ได้ (เช่น การจัดเลี้ยง การตกแต่ง ความบันเทิง ฯลฯ) เป็นงาน

- งาน = ส่วนต่าง ๆ ของโครงการ
ตัวอย่าง : แม่บ้านสามารถใช้ห้องต่างๆ ในบ้านที่เขาหรือเธอทำความสะอาด (เช่น ห้องครัว ห้องนอน ห้องน้ำ ฯลฯ) เป็นงาน

สำหรับบางโครงการ จะค่อนข้างง่ายในการตัดสินใจว่าคุณควรใช้เฟส ประเภท หรือชิ้นส่วนของโครงการเป็นงานหรือไม่ โครงการอื่น ๆ จะไม่มีความชัดเจน สำหรับคำแนะนำที่ง่ายและรวดเร็วเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการปรับแต่งกระบวนการแบ่งโครงการออกเป็นงาน โปรดดูบล็อกโพสต์ของเราในหัวข้อ:
→ วิธีแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นงาน
วิธีติดตามเวลาในโครงการและงาน
เมื่อใกล้ถึงเวลาติดตามโครงการและงานของคุณ ก่อนอื่นคุณต้องเลือกวิธีการติดตามเวลาที่จะใช้ และคุณจะต้องนึกถึงวิธีที่ดีที่สุดในการนำวิธีการดังกล่าวไปใช้ในเวิร์กโฟลว์ของคุณ
การเลือกวิธีการติดตามเวลา
มีวิธีการติดตามเวลาที่แตกต่างกันสี่วิธีที่คุณสามารถไว้วางใจในการติดตามเวลาที่คุณและ/หรือทีมของคุณใช้จ่ายในการทำงาน:
- วิธีการใช้กระดาษ — คุณวัดเวลาที่คุณใช้ทำงานในโครงการและงานต่างๆ ผ่านนาฬิกาจับเวลา และจดผลลัพธ์ ด้วย ปากกา
- ระบบการให้เกียรติ — คุณไม่ได้วัด แต่แค่ประมาณเวลาที่คุณจะใช้ทำงานในโครงการและงานต่างๆ
- วิธีการของสเปรดชีต — คุณวัดเวลาที่คุณใช้ทำงานในโครงการและงานต่างๆ โดยการป้อนชั่วโมงและนาทีที่คุณใช้ไปกับพวกเขาในสเปรดชีตที่คุณสร้างขึ้นหรือเทมเพลตสเปรดชีตอย่างง่าย
- วิธีซอฟต์แวร์ติดตามเวลา — คุณวัดเวลาที่คุณใช้ทำงานในโครงการและงานโดยใช้แอพที่เชี่ยวชาญสำหรับการติดตามเวลา
วิธีการที่ระบุไว้ 3 วิธีแรกมีข้อเสีย
ทุกวันนี้ วิธีการที่ใช้กระดาษอาจถูกมองว่าไม่เป็นมืออาชีพ ไม่มีประสิทธิภาพ และขาดความแม่นยำ ในทำนองเดียวกัน ระบบการให้เกียรติต้องอาศัยลูกค้าที่เชื่อมั่นมากเกินไปว่าคุณได้ทำงานที่คุณ อ้างว่า ได้ทำไปแล้ว ซึ่งอาจจะมากเกินไปที่จะถาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการดึงดูดลูกค้าใหม่
ในทางกลับกัน วิธีการของสเปรดชีตอาจพิสูจน์ได้ว่าเป็นปัญหาสำหรับคุณและ/หรือทีมของคุณ กล่าวคือ ความจริงที่ว่าคุณต้องป้อนเวลาด้วยตนเองจะเพิ่มโอกาสที่คุณจะทำผิดพลาดที่มีราคาแพงในที่สุด ทั้งสเปรดชีตและวิธีการใช้กระดาษอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังทำงานในหลายโครงการ
ในท้ายที่สุด วิธีซอฟต์แวร์ติดตามเวลากลายเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดเนื่องจากสกุลเงิน ความดึงดูดของมืออาชีพ ความเร็ว และความแม่นยำ มาดูกันว่าคุณจะใช้งานซอฟต์แวร์ดังกล่าวเพื่อติดตามโครงการและเวลางานได้อย่างไร
การนำวิธีการติดตามเวลามาใช้
เพื่อช่วยให้เข้าใจและนำแนวคิดไปใช้ มาดูซอฟต์แวร์ติดตามเวลาของเราที่ชื่อว่า Clockify
ขั้นแรก ภายในแอป คุณสามารถกำหนดโครงการ งาน และลูกค้าของพวกเขาได้
จากนั้น คุณสามารถเลือกโซลูชันการติดตามเวลาที่เหมาะกับคุณ — คุณสามารถ:
- ติดตามเวลาในขณะที่คุณทำงานด้วยตัวจับเวลา
- เพิ่มเวลาด้วยตนเอง
- ใส่เวลาในแผ่นเวลา
หากคุณต้องการ ติดตามเวลาด้วยตัวจับเวลา คุณจะต้องเข้าสู่ “โหมดตัวจับเวลา” เขียนคำอธิบายสำหรับกิจกรรมที่คุณกำลังดำเนินการ และเลือกโครงการและงานของตัวจับเวลา จากนั้น เริ่มตัวจับเวลาและปล่อยให้มันทำงานจนกว่าคุณจะทำกิจกรรมเสร็จ - เมื่อทำเสร็จแล้ว ให้หยุดตัวจับเวลา จากนั้นระบบจะเพิ่มรายการเวลาที่สร้างขึ้นใหม่ลงในรายการเวลาด้านล่าง

หากคุณต้องการ เพิ่มเวลาด้วยตนเอง เพียงสลับไปที่ "โหมดแมนนวล" และทำตามรูปแบบงานระบุรายละเอียดการเขียนแบบเดียวกัน-ระบุโครงการ หลังจากนั้น คุณสามารถเพิ่มระยะเวลาสำหรับงานโดยไม่ต้องกังวลกับเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด

หากคุณเลือกที่จะ ป้อนเวลาในแผ่นเวลา คุณจะต้องเติมข้อมูลในแถวของแผ่นเวลาด้วยโครงการและงานที่คุณกำลังทำงานอยู่ จากนั้นจึงเพิ่มเวลาของคุณในเซลล์ที่เกี่ยวข้อง

เมื่อคุณติดตามเวลาเสร็จแล้ว คุณสามารถใช้ส่วนรายงานของแอปได้ ที่นี่ คุณจะสามารถดูจำนวนเงินที่คุณได้รับสำหรับโครงการและ/หรืองานเฉพาะโดยการกรองผลลัพธ์

หลังจากนั้น คุณสามารถส่งออกรายงาน PDF หรือ Excel ของชั่วโมงและนาทีที่คุณติดตามในโครงการและงาน และส่งไปยังลูกค้าเพื่อใช้เป็นใบแจ้งหนี้

วิธีติดตามความคืบหน้าในโครงการและงาน
นอกจากการติดตามเวลาที่คุณใช้ทำงานในโครงการและงานของโครงการแล้ว คุณยังจะได้รับประโยชน์จากการใช้ระบบติดตามความคืบหน้าอีกด้วย

ติดตามความคืบหน้าด้วยแอพ
หากต้องการเริ่มติดตามความคืบหน้า คุณสามารถลองใช้ระบบที่ใช้ Kanban เช่น Trello หรือ Asana
แอพทั้งสองใช้หลักการที่คล้ายกัน:
- สร้างบอร์ดที่แสดงถึงโครงการของคุณ
- สร้างการ์ดหลายใบที่แสดงถึงงานของคุณ
- คอลัมน์ชื่อเพื่อแสดงสถานะของงานทั้งหมดที่วางไว้ (เช่น “Backlog”, “การออกแบบ”, “สิ่งที่ต้องทำ”, ”การทำ”, “การตรวจทานโค้ด”, “การทดสอบ”, “เสร็จสิ้น”)
- ย้ายการ์ด/งานข้ามคอลัมน์เพื่อแสดงสถานะความคืบหน้า (เช่น เป็นงานดังกล่าวใน "Backlog" ที่เกี่ยวข้องกับ "การออกแบบ" พร้อม "สิ่งที่ต้องทำ" ปัจจุบัน "อยู่ในระหว่างดำเนินการ" อยู่ใน "การตรวจสอบโค้ด" ใต้ "กำลังทดสอบ" หรือ "เสร็จสิ้น" แล้ว?)

Trello ยังเสนอตัวเลือกในการเพิ่ม “ผู้สังเกตการณ์” ลงในกระดาน/โครงการของคุณ — ดังนั้นคุณสามารถเพิ่มลูกค้าของคุณในกระดานที่เกี่ยวข้องได้ ซึ่งแตกต่างจากสมาชิกในทีมของคุณ ที่จะสามารถดูความคืบหน้าของคุณกับงานแต่ละรายการเท่านั้น ดาวน์โหลด สิ่งที่แนบ เพิ่มความคิดเห็น ตลอดจนส่งออกกระดาน
ใน Clockify ลูกค้าของคุณจะสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการในแง่ของเวลา ผ่านรายงานที่แบ่งปัน เพียงแชร์รายงานที่คุณกรองตามพารามิเตอร์ที่ถูกต้อง คัดลอกลิงก์ และส่งลิงก์ไปยังลูกค้าที่สามารถดูการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์ได้

ทำให้การติดตามความคืบหน้าง่ายขึ้น
นอกเหนือจากการใช้แอปที่ใช้ Kanban เพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการและงานแล้ว คุณยังสามารถใช้เทมเพลตต่างๆ เพื่อ เร่ง ความคืบหน้าดังกล่าวได้:
- หากโครงการส่วนใหญ่ของคุณมีโครงสร้างเดียวกันเมื่อพูดถึงงาน (เช่น โครงการทั้งหมดเกี่ยวข้องกับงานวิเคราะห์ การออกแบบ การพัฒนา เนื้อหา และการบริหาร) คุณควรสร้างแม่แบบโครงการที่ช่วยให้คุณทำซ้ำได้ ชุดงานสำหรับแต่ละโครงการใหม่ที่คุณทำ
- เพื่อจัดระเบียบเวลาของคุณได้ดีขึ้น (และเร่งความเร็วให้กับงานโครงการ) คุณสามารถใช้เทมเพลตรายการสิ่งที่ต้องทำที่เหมาะสมเพื่อเป็นตัวเตือนว่าคุณต้องทำอะไร
- เพื่อช่วยให้คุณประหยัดเวลาเพียงพอสำหรับงานที่มีลำดับความสำคัญสูง (และลดเวลาที่เสียไป) คุณสามารถใช้เทมเพลตตัววางแผนการบล็อกเวลาที่เหมาะสม
3. การเลือกวิธีการเรียกเก็บเงินและติดตามประสิทธิภาพ
วิธีตัดสินใจว่าคุณจะใช้วิธีการเรียกเก็บเงินแบบใด
เมื่อคุณได้สร้างโครงร่างโครงการและกำหนดงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการแล้ว คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะเรียกเก็บเงินโครงการและงานดังกล่าวอย่างไร:
คุณจะเรียกเก็บเงินตามชั่วโมงหรือไม่
หรือคุณจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมคงที่หรือไม่?
หากคุณ เรียกเก็บเงินเป็นรายชั่วโมง คุณจะคิดค่าใช้จ่ายตามจำนวนชั่วโมงทำงานปกติที่คุณใส่ในการทำงานเท่านั้น
หากคุณ เรียกเก็บค่าธรรมเนียม คงที่ คุณจะวางบิลตามขอบเขตของงานที่คุณทำ โดยไม่คำนึงถึงจำนวนชั่วโมงที่คุณต้องใช้เพื่อทำให้โครงการเสร็จ
ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีการเรียกเก็บเงิน คุณจะต้องมีรายการที่ครอบคลุมซึ่งแสดง:
- งานที่คุณทำสำหรับโครงการ
- เวลาที่คุณใช้ไปกับงานแต่ละงานและโครงการโดยรวม
- ข้อบ่งชี้บางประการว่างานนั้นสามารถเรียกเก็บเงินได้หรือไม่ ด้วยวิธีนี้ ในกรณีที่คุณเรียกเก็บเงินเป็นรายชั่วโมง คุณจะได้รับจำนวนเงินที่ชัดเจนที่ลูกค้าเป็นหนี้คุณสำหรับงานของคุณ
ในทางกลับกัน ในกรณีที่คุณเรียกเก็บค่าธรรมเนียมคงที่ คุณจะยังคงแสดงหลักฐานให้ลูกค้าทราบว่าคุณทำงานอะไร (และสิ่งที่พวกเขาจ่ายไปอย่างแน่นอน)
เพื่อช่วยคุณตัดสินใจว่าจะเรียกเก็บเงินงานโครงการของคุณได้อย่างไร โปรดดูบทความก่อนหน้าของเรา:
→ เงินเดือนเทียบกับการจ้างงานรายชั่วโมง: ข้อดีและข้อเสีย
→ วิธีที่เราใช้ Clockify เพื่อติดตามเวลาและเรียกเก็บเงินลูกค้า
→ บริษัทออกแบบกำหนดราคาโครงการอย่างไร
วิธีติดตามประสิทธิภาพของวิธีการเรียกเก็บเงินของคุณ
เมื่อพูดถึงการติดตามประสิทธิภาพของวิธีการเรียกเก็บเงินที่คุณเลือก หากคุณมีข้อสงสัย วิธีที่ดีที่สุดคือลองใช้สองตัวเลือกหลักที่คุณมี
ลองใช้วิธีการรายชั่วโมงหรือวิธีคิดค่าธรรมเนียมคงที่ก่อน บางทีในที่สุดคุณอาจพบว่าแนวทางอื่นที่คุณเลือกเริ่มแรกนั้นเหมาะกับประเภทโครงการหรือเวิร์กโฟลว์ของคุณมากกว่า
หรือคุณอาจพบว่าโครงการประเภทหนึ่งของคุณเหมาะสมกว่าสำหรับแนวทางรายชั่วโมง ในขณะที่อีกประเภทหนึ่งเหมาะสมกว่าสำหรับแนวทางค่าธรรมเนียมคงที่
4. ตั้งค่าแนวทางการเรียกเก็บเงินและติดตามความถูกต้อง
วิธีเรียกเก็บเงินเป็นรายชั่วโมงหรือคิดค่าธรรมเนียมคงที่
เมื่อคุณได้เลือกระบบการเรียกเก็บเงินที่เหมาะกับคุณแล้ว ก็ถึงเวลาที่คุณต้องตัดสินใจว่าคุณจะเข้าสู่ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินอย่างไร
หากคุณเรียกเก็บเงินตามราคาเป็นรายชั่วโมง คุณสามารถใช้อัตรารายชั่วโมงที่มีประสิทธิภาพได้สี่ประเภท:
อัตรารายชั่วโมงสำหรับทุกโครงการ ดีมากถ้า:
- ทีมของคุณมักจะทำงานในโครงการประเภทเดียว
- ทีมงานของคุณประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญประเภทหนึ่ง
- คุณทำงานคนเดียว
ตัวอย่าง: ทีมนักออกแบบอิสระสองคน ($35) ที่เชี่ยวชาญด้านการออกแบบโลโก้
อัตรารายชั่วโมงเฉพาะต่อสมาชิกในทีม ดีมากถ้า:
- ทีมของคุณมักจะทำงานในโครงการประเภทเดียว
- ทีมงานของคุณประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะ ประสบการณ์ และความเชี่ยวชาญที่แตกต่างกัน
ตัวอย่าง: ทีมงานอิสระของนักออกแบบหนึ่งคน (40 เหรียญ) และนักพัฒนาซอฟต์แวร์สามคน (65 เหรียญ) ที่เชี่ยวชาญในการสร้างหน้า Landing Page สำหรับเว็บไซต์แฟชั่น
อัตรารายชั่วโมงเฉพาะสำหรับโครงการเฉพาะ ดีมากถ้า:
- ทีมของคุณทำงานในโครงการประเภทต่างๆ
- ทีมงานของคุณประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญประเภทหนึ่ง
ตัวอย่าง: ทีมนักพัฒนาอิสระสามคน ($65) ที่สร้างแอปที่กำหนดเอง
อัตรารายชั่วโมงเฉพาะสำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคนที่ทำงานในโครงการเฉพาะ ดีมากถ้า:
- ทีมของคุณทำงานในโครงการประเภทต่างๆ
- ทีมงานของคุณประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะ ประสบการณ์ ความเชี่ยวชาญที่แตกต่างกัน
ตัวอย่าง: ทีมอิสระที่มีศิลปินสองคน (50 เหรียญสหรัฐ) นักพัฒนาซอฟต์แวร์สี่คน (70 เหรียญสหรัฐฯ) นักออกแบบสองคน (55 เหรียญสหรัฐฯ) ผู้เชี่ยวชาญด้านเสียง (45 เหรียญ) และผู้ผลิตวิดีโอเกมสองคน (35 เหรียญ) ที่สร้างเกมกลยุทธ์และปริศนา
หรือหากคุณคิดค่าธรรมเนียมแบบเหมาจ่าย คุณอาจต้องการตั้งราคาตามขอบเขตของแต่ละโครงการ ซึ่งสามารถหมุนเวียนไปตามงานหรือชุดของงานเฉพาะ
ตัวอย่าง : ทีมงานอิสระของนักออกแบบหนึ่งคน นักพัฒนาสองคน และนักเขียนคำโฆษณาที่สร้างเว็บไซต์จะมองว่าแต่ละองค์ประกอบของโครงการเป็นงานที่แยกจากกันโดยมีค่าธรรมเนียมของตนเอง:
- การตั้งค่า: $170
- ออกแบบและก่อสร้าง $3,500
- การสร้างเนื้อหา: $550
- การฝึกอบรมลูกค้า: $700
- การบำรุงรักษาเว็บไซต์: $600
สำหรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเรียกเก็บเงินโครงการและงานของคุณ โปรดดูบล็อกโพสต์ของเราในหัวข้อ:
→ คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ของโครงการ
วิธีติดตามความถูกต้องของแนวทางการเรียกเก็บเงินของคุณ
เมื่อเป็นเรื่องของการติดตามความถูกต้องของกระบวนการเรียกเก็บเงินของคุณ ใบแจ้งหนี้ที่ครอบคลุมพร้อมรายการงานที่เสร็จสมบูรณ์ทั้งหมดถือเป็นกุญแจสำคัญเสมอ จะช่วยให้ลูกค้าเข้าใจถึงคุณค่า (และต่อมาคือราคาที่ถูกต้อง) ของงานของคุณได้ดีขึ้น
แน่นอน คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าราคาของคุณนั้นถูกต้องด้วย:
- หากคุณเรียกเก็บค่าธรรมเนียมคงที่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าราคาที่คุณเสนอให้กับลูกค้านั้นตรงกับราคาที่คุณระบุไว้บนเว็บไซต์ของคุณหรือเคยใช้กับลูกค้ารายก่อน
- หากคุณทำงานเป็นรายชั่วโมง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการคำนวณของคุณถูกต้อง หากคุณติดตามเวลาใน Clockify คุณจะมีรายได้ต่อโปรเจ็กต์ที่คำนวณโดยอัตโนมัติสำหรับแต่ละนาทีที่คุณติดตาม ตามอัตรารายชั่วโมงที่คุณได้ป้อนไว้ก่อนหน้านี้

5. การตั้งค่าและติดตามงานที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้
วิธีแยกแยะระหว่างงานที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้
ถึงเวลาตัดสินใจว่างานใดที่คุณจะเรียกเก็บเงินโดยตรง และงานอะไรที่คุณจะละทิ้งจากใบแจ้งหนี้?
คุณจะต้องทำเครื่องหมายงานหลักเฉพาะโครงการว่าเรียกเก็บเงินได้ และเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้ของคุณ ตัวอย่างเช่น นักพัฒนาซอฟต์แวร์จะเรียกเก็บเงินสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาทั้งหมด
แต่การพัฒนาซอฟต์แวร์เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนซึ่งยังต้องอาศัยงานรองบางอย่างที่เกิดขึ้นซ้ำๆ คุณอาจต้องจัดการประชุมทีมและลูกค้า สื่อสารกับลูกค้าและสมาชิกในทีมผ่านอีเมลหรือแชท ตลอดจนจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการเป็นประจำ
แม้ว่างานเหล่านี้มีความสำคัญสำหรับโครงการพัฒนา แต่คุณไม่ควรทำเครื่องหมายว่าเป็นงานที่เรียกเก็บเงินได้ และเพิ่มรายการ "การประชุมรายวัน" 20 รายการในใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการของคุณ
แต่คุณสามารถมีเวลาที่ใช้ในการประชุม ส่งอีเมล และจัดการข้อมูลได้ในอัตรารายชั่วโมงที่คุณจะใช้สำหรับงานพัฒนา กล่าวคือ ทำให้อัตรารายชั่วโมงของคุณสูงขึ้น
วิธีติดตามงานที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้
เมื่อติดตามเวลาใน Clockify คุณสามารถระบุได้ว่ากิจกรรม (หรือแม้แต่โครงการทั้งหมด) สามารถเรียกเก็บเงินได้หรือไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้
หากคุณทำเครื่องหมายงานว่าเรียกเก็บเงินได้ จำนวนเงินจะถูกเพิ่มไปยังยอดรวมสำหรับโครงการนั้น
อีกวิธีหนึ่ง การทำเครื่องหมายงานว่าไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ แสดงว่าคุณกำลังยกเว้นงานจากรายได้โดยตรงของคุณ

กุญแจสำคัญที่นี่คือการเพิ่มเวลาที่คุณใช้ไปกับงานที่เรียกเก็บเงินได้ เพื่อเพิ่มมูลค่าที่คุณจะได้รับจากโครงการเป็นการส่วนตัว ดังนั้น ให้พิจารณาว่าคุณกำลังเสียเวลากับงานบางอย่างหรือไม่ และควรจัดสรรเวลานี้ให้กับงานที่สำคัญกว่า (และทำกำไรได้มากกว่า) ในอนาคตแทน
ตัวอย่าง: คุณเป็นทีมฟรีแลนซ์ที่มีสมาชิก 5 คน ซึ่งพบว่าพวกเขาใช้เวลา 1 ชั่วโมงในการประชุมรายวัน แต่สามารถลดเวลานี้ให้เหลือครึ่งหนึ่งแทนได้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถประหยัดเวลาได้ทั้งหมด 2.5 ชั่วโมงต่อวัน หรือ 12.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ .
หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับงานที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ ตลอดจนวิธีค้นหาความสมดุลที่สมบูรณ์แบบระหว่างงานทั้งสอง โปรดดูบล็อกโพสต์ของเราในหัวข้อ
→ ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้: วิธีค้นหายอดคงเหลือที่สมบูรณ์แบบ
6. การตั้งค่าและติดตามการประมาณการสำหรับงานและโครงการ
วิธีกำหนดประมาณการสำหรับงานและโครงการ
คำถามที่สำคัญที่สุดบางข้อที่คุณจำเป็นต้องตอบสำหรับลูกค้าของคุณมีดังต่อไปนี้:
- เมื่อไหร่โครงการจะเสร็จ?
- ราคาเท่าไหร่?
หากคุณคิดค่าธรรมเนียมแบบเหมาจ่าย คุณสามารถตั้งประมาณการราคาตามรายการราคาสำเร็จรูปได้ จากนั้น คุณสามารถคำนวณเวลาโดยประมาณจากประสบการณ์ในโครงการที่คล้ายคลึงกันที่คุณเคยทำเสร็จแล้ว
อย่างไรก็ตาม หากคุณกำหนดราคาเป็นรายชั่วโมง การประมาณเวลาที่ชัดเจนจะให้ตัวเลขที่ชัดเจนว่าลูกค้าของคุณสามารถคาดหวังที่จะจ่ายได้มากน้อยเพียงใด
ตัวอย่าง ที่ 1: ทีมงานอิสระของนักออกแบบสองคน ($35) ที่เชี่ยวชาญด้านการออกแบบโลโก้สามารถเสนอราคาโดยประมาณ $700 สำหรับการประมาณเวลา 20 ชั่วโมง
ตัวอย่างที่ 2: ทีมงานอิสระของนักออกแบบหนึ่งคน (40 เหรียญ) และนักพัฒนาซอฟต์แวร์สามคน (65 เหรียญ) ที่เชี่ยวชาญในการสร้างหน้า Landing Page สำหรับเว็บไซต์แฟชั่นสามารถเสนอราคาประมาณ 4,450 เหรียญสหรัฐสำหรับเวลาประมาณ 80 ชั่วโมง (เช่น 40 เหรียญ x 30 + 65 เหรียญ x 50)
ตัวอย่างที่ 3: ทีมนักพัฒนาอิสระสามคน ($65) ที่สร้างแอปที่กำหนดเองสามารถเสนอราคาโดยประมาณ $31,200 สำหรับเวลาโดยประมาณ 480 ชั่วโมง
ตัวอย่างที่ 4: ทีมอิสระของศิลปินสองคน (50 เหรียญสหรัฐ) นักพัฒนาซอฟต์แวร์สี่คน (70 เหรียญสหรัฐฯ) นักออกแบบสองคน (55 เหรียญสหรัฐฯ) ผู้เชี่ยวชาญด้านเสียง (45 เหรียญ) และผู้ผลิตวิดีโอเกมสองคน (35 เหรียญ) ที่สร้างเกมกลยุทธ์และปริศนาสามารถเสนอราคาได้ 54,100 เหรียญ ประมาณการราคาสำหรับเวลาประมาณ 1,000 ชั่วโมง (เช่น $50 x 200 + $70 x 300 + $55 x 200 +$45 x 160 + $35 x 140)
วิธีติดตามการประมาณการสำหรับงานและโครงการ
หากคุณกำลังติดตามเวลาใน Clockify คุณจะสามารถตั้งค่าการประมาณเวลาสำหรับโครงการและงานต่างๆ แล้วติดตามเทียบกับผลลัพธ์แบบเรียลไทม์ของคุณ
ในขณะที่คุณดำเนินการกับโครงการ คุณจะเห็นแถบการประเมินสำหรับโครงการและงานเต็มไปหมด ดังนั้น คุณจะสามารถบอกได้ว่าเมื่อใดที่คุณใกล้จะทำลายค่าประมาณเวลาของคุณและโดยอ้อมคืองบประมาณของคุณ

7. ตั้งค่าและติดตามกำหนดเวลาของโครงการและงาน
วิธีการกำหนดโครงการและกำหนดเวลางาน
ในส่วนที่เกี่ยวกับโครงการอื่นๆ ที่คุณกำลังทำงานอยู่ ทรัพยากรที่คุณจะใช้สำหรับโครงการนี้ ตลอดจนจำนวนงานที่คุณจะมี คุณต้องกำหนดโครงการและกำหนดเวลาที่ชัดเจน
กำหนดเวลาของงานจะเกี่ยวข้องโดยตรงกับกำหนดเวลาของโครงการ และทั้งหมดจะเกี่ยวข้องกับการประมาณการโครงการที่คุณเพิ่งตั้งไว้
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำหนดระยะเวลาโดยประมาณ 480 ชั่วโมงสำหรับความสมบูรณ์ของโครงการต่อนักพัฒนาสามคน นั่นหมายความว่าคุณจะต้องใช้เวลาประมาณหนึ่งเดือนเพื่อให้เสร็จสมบูรณ์ (หากคุณทั้งสามคนจะทำงานในโครงการเป็นเวลา 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์)
อย่างไรก็ตาม ทีมของคุณอาจทำงานในสองโปรเจ็กต์โดยประมาณซึ่งจะใช้เวลา 480 ชั่วโมงในเวลาเดียวกัน ซึ่งหมายความว่าผู้พัฒนารายหนึ่งมีแนวโน้มจะทำงานได้เพียง 20 ชั่วโมงต่อสัปดาห์สำหรับโปรเจ็กต์แรก ในกรณีเช่นนี้ กำหนดเวลาสองเดือนอาจเป็นวันแรกที่คุณสามารถเสนอราคาให้กับลูกค้าได้
ในตัวอย่างนี้ เรามีสมาชิกทีมนักพัฒนาอิสระทั้งสามคนเริ่มทำงานในโครงการพร้อมกัน
แต่ในความเป็นจริง มันไม่ค่อยง่ายขนาดนั้น เพราะสิ่งที่เรียกว่า การพึ่งพางาน
การพึ่งพางานจะกำหนดลำดับที่คุณสามารถทำงานกับงานได้ และงานหนึ่งอาจขึ้นอยู่กับงานอื่นในลักษณะที่คุณต้องการ:
- เสร็จสิ้นภารกิจ A ก่อนที่คุณจะสามารถเริ่มงาน B
- เริ่มงาน B พร้อมกันกับงาน C
- เสร็จสิ้น Task C ก่อนที่คุณจะสามารถเสร็จสิ้น Task D
- เริ่มงาน D ก่อนที่คุณจะสามารถเสร็จสิ้นงาน B
ในตอนนี้ งานที่แสดงไว้อาจมีจำนวนถึง 480 ชั่วโมงของการทำงานร่วมกัน แต่ประเภทของงานที่ต้องพึ่งพา (รวมถึงผู้ที่ได้รับมอบหมายงานด้วย) จะส่งผลต่อวันที่สิ้นสุดที่เป็นจริงซึ่งคุณสามารถเสนอราคาให้กับลูกค้าของคุณได้
วิธีติดตามโครงการสุดท้ายและกำหนดเวลางาน
หากคุณกำลังติดตามโครงการและความคืบหน้าของงานใน Trello คุณสามารถกำหนดเส้นตายแยกกันสำหรับแต่ละการ์ด/งานที่คุณวางแผนไว้
กำหนดเวลาของงานแต่ละงานเหล่านี้จะช่วยคุณกำหนดว่ากำหนดเวลาของโครงการเป็นจริงหรือไม่ ตอนนี้ หากคุณยังคงไม่มีกำหนดเวลาของงาน แน่นอนว่าคุณควรเจรจาขยายกำหนดเวลาสำหรับโครงการในที่สุด

ห่อ
โครงการและงานดูเหมือนเป็นแนวคิดที่ซับซ้อนโดยมีองค์ประกอบสำคัญหลายอย่างที่คุณต้องพิจารณาและติดตาม
ด้วยโครงร่างโครงการ คุณจำเป็นต้องติดตามเป้าหมายของโครงการ เหตุการณ์สำคัญ ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก วัตถุประสงค์ และผลลัพธ์หลัก
สำหรับโครงการโดยทั่วไป คุณจำเป็นต้องแยกย่อยออกเป็นงานที่สามารถติดตามเวลาและความคืบหน้าได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ คุณควรกำหนดราคาและเวลาโดยประมาณ รวมถึงกำหนดเวลาที่ชัดเจน
เมื่อพูดถึงวิธีการเรียกเก็บเงิน คุณควรติดตามความถูกต้อง ประสิทธิภาพ ตลอดจนแยกแยะระหว่างงานที่เรียกเก็บเงินได้และงานที่เรียกเก็บเงินไม่ได้
ในท้ายที่สุด การติดตามแง่มุมต่างๆ ของโครงการและงานอาจดูเหมือนเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน แต่ค่อนข้างง่าย เมื่อคุณกำหนดและจัดระเบียบทุกสิ่งที่คุณต้องการแล้ว