ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารทางกฎหมาย 3 อันดับแรก

แปลงเป็นดิจิทัลและจัดการเอกสารด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางกฎหมาย

ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายทำงานกับเอกสารกระดาษจำนวนมากทุกวัน ตั้งแต่สัญญาและใบอนุญาตไปจนถึงอีเมลและประกาศต่างๆ การจัดการและติดตามเอกสารจำนวนมากด้วยตนเองอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย แต่ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางกฎหมาย บริษัทกฎหมายสามารถลดความซับซ้อนของกระบวนการนี้และทำให้การจัดการเอกสารง่ายขึ้นสำหรับพนักงานของตน

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยให้ทีมกฎหมายสามารถแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นสำเนาดิจิทัล จัดเก็บและจัดระเบียบเอกสารในที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง ค้นหาและดึงไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์สำหรับงานเอกสารสำคัญ

บทความนี้เน้นตามลำดับตัวอักษรของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสามอันดับแรกสำหรับบริษัทที่ให้บริการด้านกฎหมาย โดยพิจารณาจากการตรวจสอบซอฟต์แวร์ที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว สำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ เราได้รวมการให้คะแนนโดยรวมของผู้ใช้พร้อมกับพารามิเตอร์ที่มีคะแนนสูงสุด บทวิจารณ์ที่ตัดตอนมาจากผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม และการกำหนดราคาผลิตภัณฑ์ อ่านเพิ่มเติม.

1. Dropbox Business: ลบไฟล์ที่ละเอียดอ่อนจากอุปกรณ์ที่สูญหายหรือถูกขโมยจากระยะไกล

ต่อไปนี้เป็นบทวิจารณ์บางส่วนที่ตัดตอนมาจากผู้เชี่ยวชาญด้านบริการทางกฎหมายที่ใช้ Dropbox Business เพื่อการจัดการเอกสาร:

"ใช้งานง่าย ฟีเจอร์ "ส่งเพื่อขอลายเซ็น" การแชร์บนคลาวด์ การทำงานจากระยะไกล เป็นผลิตภัณฑ์แบบครบวงจรที่น่าทึ่งและเชื่อถือได้อย่างยิ่ง"

"มันใช้งานง่ายเมื่อต้องการดูเอกสารอย่างปลอดภัยและแชร์ มันให้ความรู้สึกที่ดีเมื่อรู้ว่ากลุ่มพนักงานสามารถดูและแชร์เอกสารผ่านตัวเลือกที่ปลอดภัย"

"นี่เป็นแพ็คเกจที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้ที่เราสามารถจ่ายได้ การเพิ่มเพิ่มเติมสำหรับ e-sign ทำให้ดรอปบ็อกซ์โดดเด่นตั้งแต่วันแรก ติดตั้งง่าย และเวลาส่วนใหญ่ (90%) จะดำเนินการและซิงค์ ไฟล์ไปยังคลาวด์ความสามารถในการดูไฟล์โดยไม่ต้องมีซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้าเป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมเมื่อเทียบกับเครื่องมืออื่น ๆ ที่บังคับให้ผู้ใช้ต้องติดตั้งแอปพลิเคชันเพื่อเปิดหรือดูไฟล์ เราสามารถสนทนาเกี่ยวกับไฟล์เพื่อใส่ความคิด ในบริบทเมื่อเปรียบเทียบกับการเปลี่ยนแทร็กซึ่งยังมีให้ใช้งานอย่างเต็มรูปแบบ ในฐานะ IT ฉันเชื่อว่ามีค่าใช้จ่ายเท่ากันทั้งเดสก์ท็อปพีซีและไฟล์ที่เกี่ยวข้องสามารถสำรองข้อมูลได้โดยปราศจากความยุ่งยากหรือการแทรกแซงใดๆ ผู้ใช้ของฉันชอบแนวคิดในการถ่ายภาพ บนอุปกรณ์พกพา word และมีรูปถ่ายนี้บนเดสก์ท็อปโดยไม่ต้องส่งอีเมลหรือหาวิธีการถ่ายโอนอื่น”

อ่านบทวิจารณ์ Dropbox Business ทั้งหมดที่นี่

2. Google Drive: ซิงค์เอกสารเพื่อให้คุณสามารถทำงานแบบออฟไลน์ได้

ต่อไปนี้เป็นบทวิจารณ์บางส่วนที่ตัดตอนมาจากผู้เชี่ยวชาญด้านบริการทางกฎหมายที่ใช้ Google ไดรฟ์ในการจัดการเอกสาร:

"ในความเห็นโดยสุจริตของฉันคือสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และการแบ่งปัน/การจัดการเอกสาร หนึ่งในคุณสมบัติที่ดีที่สุดคือการแก้ไข Google ชีตแบบสด และคุณสามารถทำได้พร้อมกันกับผู้ทำงานร่วมกันรายอื่นที่มีใบอนุญาตในการแก้ไข การบริการลูกค้านั้นยอดเยี่ยมที่สุด ครั้งหนึ่งฉันเคยลบไฟล์บางไฟล์โดยไม่ตั้งใจ และไฟล์เหล่านั้นก็กู้คืนได้ภายในหนึ่งชั่วโมงหลังจากที่ฉันส่งความช่วยเหลือ"

“ไดรฟ์เป็นซอฟต์แวร์จัดเก็บข้อมูลที่ยอดเยี่ยม เมื่อ 5 ปีที่แล้วฉันยังคงใช้หน่วยความจำภายนอกสำหรับเอกสารงานของฉัน แต่เหตุการณ์ที่โชคร้าย (การขโมยในสำนักงาน) ทำให้ข้อมูลสำรองของฉันหายไป และฉันตัดสินใจมองหาตัวเลือกอื่นๆ เช่น Google ไดรฟ์ สิ่งนี้อนุญาต ให้ฉันบันทึกงานและเอกสารส่วนตัวทั้งหมดของฉัน ช่วยแก้ปัญหาการสำรองข้อมูล ตอนนี้ฉันไม่กังวลแล้ว เพราะฉันรู้ว่าข้อมูลของฉันถูกเก็บไว้ในระบบคลาวด์และฉันสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อ"

"ฉันชอบที่ GDrive ฟรี (ถ้าคุณไม่ได้ใช้งานเพื่อธุรกิจ) และมันรวมเข้ากับแอป Google อื่นๆ ทั้งหมดที่ฉันใช้ในชีวิต"

อ่านบทวิจารณ์ Google Drive ทั้งหมดที่นี่

3. Microsoft 365: เสนอคำแนะนำส่วนบุคคลสำหรับการค้นหาเอกสาร

ต่อไปนี้เป็นบทวิจารณ์บางส่วนที่ตัดตอนมาจากผู้เชี่ยวชาญด้านบริการทางกฎหมายที่ใช้ Microsoft 365 สำหรับการจัดการเอกสาร:

"Microsoft 365 นำเสนอชุดแอปพลิเคชันต่างๆ ให้คุณ มี Word, Excel, Power Point ให้คุณจัดการเอกสาร งานนำเสนอขององค์กร ไม่มีอะไรจะพูดมากไปกว่านี้อีกแล้วเกี่ยวกับแอปเหล่านี้ แอปเหล่านี้ทำงานเป็นเกณฑ์มาตรฐานสำหรับระบบสำนักงานอัตโนมัติในโลก รวมถึง One Note, Outlook, One Drive และ Skype แผนครอบครัวยังสามารถใช้กับธุรกิจขนาดเล็กในราคาย่อมเยา แต่จ่ายเป็นรายปี นอกจากนี้ ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และตัวเลือกหลายแพลตฟอร์มทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น"

"โดยรวมแล้ว Microsoft 365 เป็นซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยมในการใช้งานและผสานรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ได้ดี คุณสามารถใช้ Teams เพื่อโทรผ่านวิดีโอและจัดการประชุมทางโทรศัพท์ และคุณสามารถใช้ PowerPoint เพื่อสร้างงานนำเสนอที่ยอดเยี่ยมด้วยฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยม นอกจากนี้ คุณยังสามารถรวม ด้วย Outlook ทำให้การสื่อสารภายในธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น"

"ประสบการณ์โดยรวมดีมาก สำหรับการใช้งานส่วนตัวของฉัน ฉันมักจะใช้ตัวเลือกฟรีตัวใดตัวหนึ่งซึ่งใช้งานได้ดีกับความต้องการของฉัน อย่างไรก็ตาม หากใช้ซอฟต์แวร์จากมุมมองทางธุรกิจ ก็ไม่สามารถเอาชนะได้"

อ่านบทวิจารณ์ Microsoft 365 ทั้งหมดที่นี่

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางกฎหมายมีคุณสมบัติอะไรบ้าง?

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางกฎหมายมีคุณสมบัติหลักดังต่อไปนี้:

• การจับภาพเอกสาร : สแกนและแปลงเอกสารทางกฎหมายเป็นไฟล์ดิจิทัลและย้ายไปยังซอฟต์แวร์เพื่อจัดเก็บหรือประมวลผล

• การจัดเก็บเอกสาร : จัดเก็บเอกสารทางกฎหมายไว้ในที่ส่วนกลางเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย

  

• การค้นหาข้อความแบบเต็ม : ค้นหาข้อความที่ต้องการในเอกสารทั้งหมด ไม่ใช่เฉพาะส่วน

ผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่ระบุไว้ในบทความนี้มีคุณสมบัติที่กล่าวถึงข้างต้น

นอกจากคุณสมบัติหลักเหล่านี้แล้ว ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางกฎหมายมักจะนำเสนอ:

• การควบคุมการเข้าถึงและการอนุญาต

• การเก็บถาวรและการเก็บรักษา

• เครื่องมือการทำงานร่วมกัน

• การติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด

• การจัดประเภทเอกสาร

• การแปลงไฟล์

• การแชร์ไฟล์

• เส้นทางการตรวจสอบ

• การรู้จำอักขระด้วยแสง

• การจัดการบันทึก

• การควบคุมเวอร์ชัน

วิธีเลือกซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับสำนักงานกฎหมายของคุณ

ต่อไปนี้เป็นข้อควรพิจารณาบางประการเมื่อเลือกโซลูชันการจัดการเอกสารสำหรับสำนักงานกฎหมายของคุณ:

• เลือกใช้ฟังก์ชันค้นหาและเรียกค้นเอกสารคุณลักษณะนี้ทำให้คุณสามารถใช้คำสำคัญ เช่น ชื่อเอกสาร วันที่ ผู้แต่ง และข้อมูลเมตาเพื่อค้นหาอย่างรวดเร็วผ่านที่เก็บเนื้อหาและค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการ

• ตรวจสอบความสามารถในการทำงานร่วมกันอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ระหว่างทีมกฎหมายและลูกค้าของคุณโดยซอฟต์แวร์รายการสั้นที่ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนทำงานในเอกสารพร้อมกัน ติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น และเพิ่มความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะ

• ประเมินคุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยของเอกสารมองหาคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพ เช่น การเข้ารหัสพื้นที่จัดเก็บเอกสาร การควบคุมการเข้าถึง และการรับรองความถูกต้องด้วยหลายปัจจัย เพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนภายในเอกสารทางกฎหมายของคุณ

คำถามทั่วไปที่ต้องถามผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ก่อนซื้อซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร

ต่อไปนี้เป็นคำถามที่ควรถามผู้ขายเมื่อซื้อระบบการจัดการเอกสารสำหรับสำนักงานกฎหมายของคุณ: