ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทรัพยากรบุคคล 3 อันดับแรก

ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR จะสัมภาษณ์ผู้สมัคร เตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ และดำเนินการสัมภาษณ์เมื่อออกจากงาน รวมถึงงานด้านการจัดการกำลังคนอื่นๆ กระบวนการทั้งหมดเหล่านี้เกี่ยวข้องกับกองเอกสาร การจัดการที่ใช้ระบบกระดาษแบบแมนนวลนั้นไม่ได้ตัดทิ้งไป การลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทรัพยากรบุคคลสามารถช่วยเพิ่มความคล่องตัวและทำให้กระบวนการเป็นดิจิทัลได้

โซลูชันการจัดการเอกสารช่วยจัดเก็บและจัดระเบียบเอกสารของพนักงาน รักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และปรับปรุงประสิทธิภาพการบริหารทีม HR บทความนี้กล่าวถึงเครื่องมือการจัดการเอกสารที่ดีที่สุด 3 อย่างที่ได้รับความไว้วางใจจากผู้ใช้จริงจากอุตสาหกรรม HR (อ่านวิธีที่เราเลือกผลิตภัณฑ์เหล่านี้)

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร HR มีคุณสมบัติอะไรบ้าง?

คุณสมบัติหลักของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร HR คือ:

• การจับภาพเอกสาร: แปลงเอกสารทางกายภาพเป็นไฟล์ดิจิทัล
• การจัดเก็บเอกสาร: จัด เก็บเอกสารในที่เก็บแบบรวมศูนย์เพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย
• การค้นหาข้อความแบบเต็ม : ดูเอกสาร HR เพื่อค้นหาข้อมูลเฉพาะ เช่น ที่อยู่ของพนักงาน

ผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่ระบุไว้ในรายงานนี้มีคุณลักษณะที่กล่าวถึงข้างต้น

นอกจากคุณสมบัติหลักเหล่านี้แล้ว ระบบการจัดการเอกสารของ HR ยังนำเสนอ:

• การควบคุมการเข้าถึง/การอนุญาต
• การเก็บถาวรและการเก็บรักษา
• เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน
• การติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• การจัดประเภทเอกสาร
• การแปลงไฟล์
• การจัดการไฟล์และการแชร์
• พอร์ทัลข้อมูลพนักงาน
• การรู้จำอักขระด้วยแสง
• การควบคุมเวอร์ชัน

สิ่งที่เราครอบคลุมสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์

สำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ เราครอบคลุมสิ่งต่อไปนี้:

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร HR 3 อันดับแรก

1. Dropbox Business

Dropbox Business

อ่านรีวิว

ดูประวัติ

รุ่นทดลอง/ฟรี:

ทดลองฟรี

เวอร์ชันฟรี

คะแนนความง่ายในการใช้งาน:

4.5/5

คะแนนการสนับสนุนลูกค้า:

4.0/5

คะแนนความคุ้มค่า:

4.3/5

คะแนนการทำงาน:

4.4/5

นิยมใช้โดย:

ธุรกิจขนาดเล็ก

ราคา:

$15 ต่อผู้ใช้ ต่อเดือน

ความเข้ากันได้ของอุปกรณ์:

ภาพหน้าจอ:

ข้อความที่ตัดตอนมาจากบทวิจารณ์ที่เป็นบวกมากที่สุดสำหรับผลิตภัณฑ์:

“การมีระบบโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันกับเพื่อนร่วมงานเป็นเรื่องง่ายและยอดเยี่ยมมาก Dropbox ทำให้งานวันนี้ของฉันกับเพื่อนร่วมทีมง่ายขึ้น ก่อนหน้านี้เป็นเรื่องยุ่งยากในการจัดเก็บข้อมูลที่แบ่งปันกับเพื่อนร่วมทีมของฉัน แต่ตอนนี้ดรอปบ็อกซ์ถือเป็นระดับใหม่และประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยม”

“คุณสมบัติที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับ Dropbox Business คือช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันภายในบริษัทของคุณได้ บุคคลสามารถอัปโหลดงานของตนลงในโปรแกรมและงานนั้นสามารถจัดเป็นโฟลเดอร์เพื่อให้ทุกอย่างสะอาด สามารถจัดระเบียบเนื้อหาตามไซต์ที่ต้องการอัปโหลดได้ เว็บไซต์นี้เป็นมิตรกับผู้ใช้มากและเข้าถึงได้ง่ายทำให้เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการช่วยธุรกิจของคุณ”

“ชอบความเรียบง่ายของ Dropbox แต่ฉันไม่เห็นด้วยกับราคาและการล็อคอินสำหรับใบอนุญาต . . ถ้าฉันเสนอโซลูชันให้กับลูกค้า จะต้องเป็น winwin และโซลูชันอื่น ๆ ก็ชนะเพราะการออกใบอนุญาต”

อ่านบทวิจารณ์ Dropbox Business ทั้งหมดที่นี่

2. Google ไดรฟ์

Google ไดรฟ์

อ่านรีวิว

ดูประวัติ

รุ่นทดลอง/ฟรี:

ทดลองฟรี

เวอร์ชันฟรี

คะแนนความง่ายในการใช้งาน:

4.7/5

คะแนนการสนับสนุนลูกค้า:

4.6/5

คะแนนความคุ้มค่า:

4.9/5

คะแนนการทำงาน:

4.8/5

นิยมใช้โดย:

ธุรกิจขนาดเล็ก

ราคา:

$6 ต่อผู้ใช้ ต่อเดือน

ความเข้ากันได้ของอุปกรณ์:

ภาพหน้าจอ:

ข้อความที่ตัดตอนมาจากบทวิจารณ์ที่เป็นบวกมากที่สุดสำหรับผลิตภัณฑ์:

“สิ่งที่ฉันชอบมากที่สุดเกี่ยวกับซอฟต์แวร์นี้คือวิธีที่ฉันสามารถบันทึกทุกอย่างลงในซอฟต์แวร์ได้ จากรูปภาพเป็น PDF ไปจนถึงเอกสาร ทุกอย่างสามารถบันทึกลงใน Google ไดรฟ์ได้ ในลักษณะที่เหมือนกับแฟลชไดรฟ์แบบพกพาและดิจิทัล หน่วยความจำจำนวนมากก็ยอดเยี่ยมเช่นกัน”

“มันมีฟีเจอร์มากมายและฟีเจอร์ทั้งหมดนั้นยอดเยี่ยมมาก แต่ฟีเจอร์ที่ฉันชอบคือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ สุจริตฉันชอบที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และฉันคิดว่านี่เป็นการสำรองและกู้คืนบนคลาวด์ที่ดีที่สุด คุณสามารถรับข้อมูลในโทรศัพท์เครื่องเก่าไปยังโทรศัพท์เครื่องใหม่ได้โดยไม่ต้องใช้พีซี สายเคเบิลข้อมูลซึ่งเป็นตัวเลือกที่ดีจริงๆ”

“Google ไดรฟ์เป็นตัวเลือกที่ชาญฉลาดสำหรับการจัดเก็บไฟล์และสำรองเอกสารสำคัญ รวมเข้ากับ Gmail ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งทำให้การแชร์ไฟล์ทำได้ง่ายและรวดเร็วมาก ความสามารถในการจัดระเบียบเอกสารเป็นโฟลเดอร์ต่างๆ และกำหนดว่าใครสามารถเข้าถึงแต่ละโฟลเดอร์ได้เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม”

อ่านบทวิจารณ์ Google ไดรฟ์ ทั้งหมด ที่นี่

3. Microsoft 365

Microsoft 365

อ่านรีวิว

ดูประวัติ

รุ่นทดลอง/ฟรี:

ทดลองฟรี

เวอร์ชันฟรี

คะแนนความง่ายในการใช้งาน:

4.6/5

คะแนนการสนับสนุนลูกค้า:

4.2/5

คะแนนความคุ้มค่า:

4.7/5

คะแนนการทำงาน:

4.8/5

นิยมใช้โดย:

ธุรกิจขนาดเล็ก ธุรกิจองค์กร

ราคา:

$6.99 ต่อเดือน

ความเข้ากันได้ของอุปกรณ์:

ภาพหน้าจอ:

ข้อความที่ตัดตอนมาจากบทวิจารณ์ที่เป็นบวกมากที่สุดสำหรับผลิตภัณฑ์:

“ซอฟต์แวร์ที่ดีสำหรับยุคคลาวด์ ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานในสถานที่แปรผันส่วนใหญ่ ชุดซอฟต์แวร์ Office ที่ดีที่ช่วยได้ตลอดเวลาในที่เดียว.. มีความยืดหยุ่นและฟังก์ชันการทำงานมากกว่าชุดอื่นๆ ความร่วมมือที่ดีกับ Microsoft Softwares”

“พื้นที่ 1tb บน Onedrive นั้นยอดเยี่ยมมาก ฉันมีแผนครอบครัวเพื่อให้หลายคนแบ่งปันผลประโยชน์นี้ โปรแกรมที่ดีที่สุดสำหรับฉันคือ Excel แอปพลิเคชั่นอื่น ๆ นั้นดีมากและมีประสิทธิผล”

“สิ่งที่ฉันชอบมากที่สุดคือสามารถสำรวจและเข้าใจได้ง่าย ทำให้การทำงานสนุกขึ้นเล็กน้อยด้วยคุณสมบัติมากมาย”

อ่านบทวิจารณ์ Microsoft 365 ทั้งหมดที่นี่

วิธีเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร HR ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

การซื้อซอฟต์แวร์อาจเป็นเรื่องท้าทายหากคุณไม่รู้ว่าควรมองหาอะไร ต่อไปนี้คือคำแนะนำบางประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสำหรับทีม HR ของคุณ:

• ตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์เสนอการกู้คืนเอกสารหรือไม่ คุณลักษณะนี้จะช่วยให้คุณสามารถกู้คืนและกู้คืนเอกสารของพนักงานได้ในกรณีที่มีการลบโดยไม่ได้ตั้งใจ เครื่องมือการจัดการเอกสารในอุดมคติจะสำรองข้อมูลบันทึกและเอกสาร HR ทั้งหมดของคุณเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย
• ค้นหาบริการสแกนเอกสาร การป้อนข้อมูลจากเอกสารที่เป็นกระดาษลงในซอฟต์แวร์ด้วยตนเองเป็นงานที่ต้องใช้เวลามาก แต่ถ้าซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกมีฟังก์ชันการสแกนเอกสาร คุณสามารถสแกนไฟล์กระดาษเพื่อแปลงเป็นเอกสารดิจิทัลหรืออิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดาย
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์มีพอร์ทัลบริการตนเองของพนักงาน เลือกโซลูชันการจัดการเอกสารที่มีพอร์ทัลแบบบริการตนเองซึ่งพนักงานของคุณสามารถอัปเดตและเข้าถึงเอกสารของตนได้ เช่น W-2 และ I-9 ฟังก์ชันนี้จะไม่เพียงช่วยลดภาระในแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณเท่านั้น แต่ยังช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานอีกด้วย

คำถามทั่วไปที่จะถามผู้ขายเมื่อซื้อซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร HR

เราเลือกผลิตภัณฑ์เหล่านี้อย่างไร? เราไม่ได้—คุณทำ

หากต้องการค้นหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมที่สุด คุณต้องการข้อมูลที่เชื่อถือได้—เพื่อประหยัดเวลา อยู่ในงบประมาณ และมุ่งเน้นพลังงานมากขึ้นในการขยายธุรกิจของคุณ นั่นเป็นเหตุผลที่เราตรวจสอบและยืนยันบทวิจารณ์ของผู้ใช้ทั้งหมดของเรา และแนะนำเฉพาะเครื่องมือที่รับรองโดยคนเช่นคุณเท่านั้น

กล่าวอีกนัยหนึ่ง คำแนะนำผลิตภัณฑ์ของเราไม่เคยซื้อหรือขาย หรือขึ้นอยู่กับความคิดเห็นของบุคคลเพียงคนเดียว—พวกเขาเลือกโดยเพื่อนร่วมงานของคุณ ซึ่งสะท้อนถึงมุมมองและประสบการณ์ของฐานผู้ตรวจสอบซอฟต์แวร์อิสระของเรา

เครื่องมือการจัดการเอกสารทรัพยากรบุคคลที่มีในบทความนี้ได้รับการแนะนำมากที่สุดโดยพิจารณาจากคำวิจารณ์ของผู้ใช้ที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว อย่างไรก็ตาม หากพวกเขาไม่ตรงตามข้อกำหนดการจัดการเอกสารของทีม HR ของคุณ คุณสามารถตรวจสอบไดเร็กทอรีซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของเราเพื่อค้นหาโซลูชันที่เหมาะสมที่สุด

ในการพิจารณารายการนี้ ผลิตภัณฑ์ต้อง:

1. มีบทวิจารณ์ผลิตภัณฑ์ที่ไม่ซ้ำกันอย่างน้อย 20 รายการจากผู้ใช้ในอุตสาหกรรม HR ซึ่งเผยแพร่บน Capterra ระหว่างเดือนกันยายน 2020-22 เราเลือกผลิตภัณฑ์สามรายการที่มีคะแนนสูงสุดเพื่อนำเสนอในบทความนี้
2. พบกับคำจำกัดความของตลาดซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของเราโดยนำเสนอคุณสมบัติหลักดังต่อไปนี้: การบันทึกเอกสาร การจัดเก็บเอกสาร การค้นหาข้อความแบบเต็ม

ในการพิจารณาว่าธุรกิจขนาดใดที่แต่ละผลิตภัณฑ์ "ใช้กันทั่วไป" เราตรวจสอบว่าผู้ตรวจสอบอย่างน้อย 20% มาจากขนาดธุรกิจหนึ่งๆ หรือไม่ จากนั้นจึงจัดประเภทผลิตภัณฑ์ว่ามีลูกค้าจากขนาดธุรกิจนั้น

ข้อความที่ตัดตอนมาจากบทวิจารณ์เป็นข้อความที่ดึงมาจากบทวิจารณ์ที่ยาวกว่าซึ่งเขียนโดยผู้ตรวจสอบที่ตรวจสอบแล้ว เราได้รับข้อความที่ตัดตอนมาเหล่านี้โดยใช้อัลกอริธึมที่พิจารณาปัจจัยต่างๆ ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงจำนวนคำและความครอบคลุมของหัวข้อ ข้อความที่ตัดตอนมาจะได้รับการประเมินความรู้สึกเชิงบวกและรับคะแนนความเชื่อมั่น

ข้อความที่ตัดตอนมาแสดงถึงความคิดเห็นของผู้ใช้และไม่ได้แสดงถึงมุมมองของ และไม่ถือเป็นการรับรองโดย Capterra หรือบริษัทในเครือ ข้อความที่ตัดตอนมาจะไม่ได้รับการแก้ไขเพื่อความชัดเจนหรือไวยากรณ์ อาจมีการเพิ่มบทวิจารณ์ใหม่ตั้งแต่เผยแพร่บทความนี้ ดังนั้นข้อมูลบทวิจารณ์ในบทความนี้อาจไม่สะท้อนถึงสภาพปัจจุบัน Capterra ไม่รับประกันว่าบทวิจารณ์จะยังคงโพสต์อยู่ตลอดระยะเวลาที่รายงานนี้มีการใช้งานอยู่