6 เคล็ดลับในการลดต้นทุนเมื่อจัดงานองค์กร

เมื่อพูดถึงการวางแผนงานขององค์กร มีประเด็นสำคัญบางประการที่ค่าใช้จ่ายสามารถเพิ่มขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ค่าเช่าสถานที่มักจะเป็นหนึ่งในรายการที่ใหญ่ที่สุดในงบประมาณและอาจเป็นจุดยึดที่สำคัญสำหรับผู้วางแผนงาน อย่างไรก็ตาม มีวิธีแก้ไขปัญหานี้อยู่บ้างและยังคงมอบประสบการณ์อันยอดเยี่ยมให้กับแขก

ด้วยความคิดสร้างสรรค์เล็กน้อยและความคิดสร้างสรรค์ เป็นไปได้ที่จะจัดงานองค์กรที่น่าตื่นตาตื่นใจโดยไม่ทำลายธนาคาร และยังทำให้แขกของคุณประทับใจ ในการทำให้สิ่งนี้เป็นจริง ผู้วางแผนงานควรตระหนักถึงกลยุทธ์การประหยัดต้นทุนที่สำคัญบางประการ

ในส่วนถัดไป เราจะพูดถึงเคล็ดลับอันชาญฉลาดบางประการเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้ในขณะที่ยังคงนำเสนองานที่ยอดเยี่ยม

สร้างสรรค์ด้วยการเลือกสถานที่ของคุณ

การเลือกสถานที่ที่มีอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกเป็นของตัวเอง และการลดความจำเป็นในการเช่าหรือซื้อสถานที่เองเป็นวิธีที่ประหยัดค่าใช้จ่ายสถานที่ทั้งหมด ปัจจุบันนี้สามารถทำได้โดยใช้ ซอฟต์แวร์การวางแผนงานขององค์กร เพื่อช่วยในการเปรียบเทียบโดยตรงระหว่างสถานที่ต่างๆ

เพื่อเป็นทางเลือกที่สร้างสรรค์และคุ้มทุนมากขึ้น ลองพิจารณาเลือกสถานที่แปลกใหม่ เช่น พื้นที่กลางแจ้งหรืออาคารเก่า การเลือกรูปแบบการจัดงานที่มีมาตรฐานน้อยกว่า เช่น งานเลี้ยงอาหารค่ำหรือปิกนิกสามารถเช่าได้ในราคาเพียงเศษเสี้ยวของราคาห้องจัดเลี้ยงแบบดั้งเดิมหรือศูนย์การประชุม และด้วยความเฉลียวฉลาดเพียงเล็กน้อย คุณสามารถเปลี่ยนพื้นที่เหล่านี้ให้เป็นสถานที่จัดงานที่น่าจดจำได้อย่างแท้จริง

แน่นอน แค่นึกถึงประเภทของงานที่คุณวางแผนและสภาพแวดล้อมที่คุณพยายามจะดูแล หากคุณกำลังพิจารณาตัวเลือกกลางแจ้ง ให้จับตาดูสภาพอากาศในช่วงเวลานั้นของปีด้วย

ใช้ประโยชน์จากอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวก

คุณสามารถประหยัดเงินในงานของคุณได้โดยเลือกสถานที่ที่มีอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกของตัวเอง คุณจึงไม่ต้องเช่าหรือซื้อระบบเสียง เวที และไฟแยกต่างหาก สถานที่หลายแห่งได้จัดเตรียมสิ่งเหล่านี้ไว้แล้ว ดังนั้นอย่าลืมถามเกี่ยวกับสถานที่เหล่านี้เมื่อพิจารณาสถานที่ต่อไปของคุณ

บริษัทสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้หลายวิธีโดยการใช้ประโยชน์จากอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกที่ท้องถิ่นจัดหาให้ เช่น:

• โปรเจ็คเตอร์และหน้าจอสำหรับการนำเสนอ
• มี Wi-Fi ให้แขกใช้อุปกรณ์ของตัวเองได้
• ส่วนลดสำหรับการใช้บริการจัดเลี้ยงในโรงแรม
• แผนการชำระเงินที่มีศักยภาพเพื่อปรับปรุงกระแสเงินสด

หาพันธมิตรผู้สนับสนุนเพื่อช่วยชดเชยค่าใช้จ่าย

วิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการลดต้นทุนของงานกิจกรรมของบริษัทของคุณคือการมองหาพันธมิตรผู้สนับสนุน พวกเขาสามารถช่วยครอบคลุมค่าใช้จ่ายเพื่อเป็นการตอบแทนในการโปรโมตผลิตภัณฑ์หรือแบรนด์ของตน สิ่งนี้เป็นประโยชน์ต่อทั้งสองฝ่ายเพราะคุณประหยัดเงินในขณะที่พวกเขาได้รับความสนใจ

มีสองสามวิธีในการค้นหาพันธมิตรผู้สนับสนุนที่มีศักยภาพ หากต้องการโปรโมตงานของคุณ ให้ลองติดต่อธุรกิจที่มีกลุ่มเป้าหมายใกล้เคียงกัน ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจัดการประชุมพลังงานสีเขียว คุณสามารถติดต่อบริษัทแผงโซลาร์เซลล์หรือผู้ผลิตรถยนต์ไฟฟ้า

เมื่อคุณพบพันธมิตรที่มีศักยภาพแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเข้าถึงพวกเขาและเสนอขาย อธิบายว่างานของคุณเกี่ยวกับอะไรและทำไมแบรนด์ของพวกเขาจึงเหมาะสม รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมกิจกรรมและการรายงานข่าวของสื่อ การจัดหาแพ็คเกจผู้สนับสนุนที่สรุปประโยชน์ของการลงทุนในงานของคุณ จะเพิ่มโอกาสในการได้รับการสนับสนุนอย่างแน่นอน

ต่อไปนี้คือตัวอย่างอื่นๆ ที่แสดงให้เห็นว่าพันธมิตรผู้สนับสนุนสามารถช่วยบริษัทต่างๆ ประหยัดค่าใช้จ่ายในการประชุมได้อย่างไร:

• บริษัทคอมพิวเตอร์บริจาคแล็ปท็อปเพื่อใช้ในการอบรมสัมมนา
• ร้านขายเสื้อผ้าให้บัตรของขวัญเพื่อใช้เป็นรางวัลประตู
• เครือโรงแรมมอบส่วนลดสำหรับแขกที่มาร่วมงาน
• สายการบินมอบส่วนลดการเดินทางสำหรับผู้บรรยายในการประชุม

ระดมความคิดรายชื่อพันธมิตรที่เป็นไปได้เพื่อช่วยให้การประชุมครั้งต่อไปของคุณมีผลกระทบมากขึ้น

ใช้เทคโนโลยีเพื่อลดต้นทุนการพิมพ์และการขนส่ง

จากการศึกษาของ Environmental Paper Network การพิมพ์ดิจิทัลสามารถประหยัดธุรกิจได้ถึง 25% จากต้นทุนการพิมพ์โดยรวม นอกจากนี้ ด้วยการใช้บริการจัดส่งออนไลน์ ธุรกิจสามารถลดต้นทุนได้มากถึง 50% ด้วยบริการออนไลน์ เช่น UPS และ FedEx

เทคโนโลยียังสามารถนำมาใช้เพื่อช่วยลดต้นทุนการบริการอาหารและเครื่องดื่มในงานองค์กร เมื่อสั่งอาหารและเครื่องดื่มออนไลน์ บริษัทต่างๆ สามารถใช้ประโยชน์จากส่วนลดจำนวนมากและข้อเสนอการจัดส่งฟรี ด้วยการใช้แอพมือถือเพื่อจัดการการสั่งซื้อและการชำระเงิน ธุรกิจสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงซึ่งมักจะเกิดขึ้นเมื่อต้องรับมือกับวิธีการที่ใช้กระดาษแบบดั้งเดิม

สร้างธีมหรือตกแต่งในแบบที่ไม่เหมือนใครแต่คุ้มค่า

การกำหนดรูปแบบกิจกรรมองค์กรของคุณโดยใช้ธีมเดียวที่คุ้มค่าสามารถทำให้เกิดความมีไหวพริบที่ไม่เหมือนใคร ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกสีทองและสีขาวเป็นสีของคุณและนำไปใช้ในการตกแต่งได้ ซึ่งอาจรวมถึงการเช่าผ้าปูโต๊ะและผ้าเช็ดปากสีขาวล้วนที่ตกแต่งด้วยสีทอง สิ่งนี้ยังคงดูมีระดับในขณะที่หลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่สามารถเชื่อมโยงกับสีที่เป็นเอกลักษณ์มากขึ้น

คุณยังสามารถประหยัดเงินในการตกแต่งได้ด้วยการทำองค์ประกอบบางอย่างด้วยตัวคุณเอง เช่น ของประดับตกแต่งโดยใช้ขวดโหล ดอกไม้ปลอม และริบบิ้น เมื่อจัดงานหลายงานในหนึ่งปี ค่าเช่าของตกแต่งอาจจะถูกกว่าแทนที่จะซื้อทั้งหมดในคราวเดียว

ใช้โซเชียลมีเดียเพื่อโปรโมตงานของคุณและประหยัดต้นทุนทางการตลาด

ด้วยการใช้แพลตฟอร์มเช่น Facebook, TikTok, Twitter และ Instagram คุณสามารถเข้าถึงผู้ชมได้กว้างขึ้นโดยเสียค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย ทำให้คุณได้เปรียบโดยการสร้างหน้ากิจกรรม โพสต์อัปเดต และมีส่วนร่วมกับผู้ที่มีโอกาสเป็นแขก

เมื่อโปรโมตกิจกรรมขององค์กร คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า โพสต์บน โซเชียลมีเดีย ของคุณ มีความเป็นมืออาชีพและอยู่ในแบรนด์ ดังนั้น คุณสามารถสร้างหน้ากิจกรรมบนเว็บไซต์ของบริษัทของคุณ แชร์บนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย และใช้แฮชแท็กที่เหมาะสมเพื่อเข้าถึงผู้ชมที่กว้างขึ้นเพื่อโปรโมตข้อเสนอพิเศษหรือส่วนลดใดๆ ที่คุณอาจเสนอ

สุดท้ายนี้ เป็นตัวเลือกในการจัดโปรโมชันและการแข่งขัน การเสนอส่วนลดให้กับแขกที่แชร์หน้ากิจกรรมของคุณในโปรไฟล์โซเชียลมีเดีย หรือการแข่งขันที่รางวัลเป็นตั๋วฟรีสำหรับกิจกรรมของคุณ ถือเป็นช็อตที่ดีที่ควรลองใช้เมื่อใช้ช่องทางเหล่านี้