วิธีกำหนดเวลาพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ: 3 เคล็ดลับในการเพิ่มผลผลิตและยอดขาย

การเล่นกลอย่างต่อเนื่องระหว่างพนักงานที่เหมาะสมและงบประมาณแบบลีน? ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณจัดกำหนดการพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดตารางเวลาพนักงานเป็นความท้าทายที่สำคัญไม่เพียงแต่สำหรับอุตสาหกรรมค้าปลีกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงอุตสาหกรรมบริการอื่นๆ เช่น การบริการ การขนส่ง การดูแลสุขภาพ และการบริการด้านอาหาร ประการหนึ่ง ธุรกิจจำเป็นต้องจัดให้มีพนักงานที่เหมาะสมเพื่อรับมือกับความเร่งรีบของลูกค้า ในทางกลับกัน การจัดกำหนดการที่ผันผวนและคาดเดาไม่ได้ทำให้เกิดความหายนะต่อความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานกับพนักงาน

บ่อยครั้งที่พนักงานเป็นกะต้องทำงานเป็นกะที่แตกต่างกันทุกสัปดาห์ พวกเขาแทบไม่มีการควบคุมตารางเวลาของพวกเขาเลย และโดยทั่วไปแล้วพวกเขาจะเรียนรู้กำหนดการล่วงหน้าสองสามวันเท่านั้น แม้ว่าบริษัทต่างๆ จะใช้ชื่อต่างกันสำหรับแนวทางการจัดกำหนดการดังกล่าว แต่ก็เป็นที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายว่าเป็นการจัดกำหนดการแบบทันเวลาพอดีหรือการจัดกำหนดการที่เน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลาง

เมื่อเร็วๆ นี้ Lowe ได้นำระบบการจัดกำหนดการที่เน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลางมาใช้เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานเปลี่ยนกะการรับส่งข้อมูลในร้าน แม้ว่าระบบจะฟังดูดีสำหรับธุรกิจในทางทฤษฎี แต่ในความเป็นจริง ระบบดังกล่าวจะจำกัดจำนวนวันหยุดต่อเนื่องสำหรับพนักงาน ตลอดจนการมองเห็นและความยืดหยุ่นในการจัดตารางเวลา การเปลี่ยนแปลงนี้ทำให้ชีวิตของพนักงานคาดการณ์ได้น้อยลง และส่งผลเสียต่อความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน ส่งผลให้ขวัญกำลังใจของพนักงานลดลงในที่สุด

ในขณะที่ภูมิปัญญาดั้งเดิมกำหนดว่าการตั้งเวลาที่ไม่เสถียรนั้นเป็นบรรทัดฐานในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจแบบลีนในปัจจุบัน ค่าผิดปกติ เช่น Nando's และ The Gap Inc. แสดงให้เห็นว่าการจัดกำหนดการที่เสถียรไม่เพียงเป็นไปได้ แต่ยังช่วยเพิ่มยอดขายและประสิทธิภาพการทำงานได้อีกด้วย และเรามีเคล็ดลับสามข้อที่จะช่วยคุณนำไปใช้ในธุรกิจของคุณ

3 เทคนิคการจัดตารางเวลาพนักงานที่ธุรกิจของคุณควรใช้

เคล็ดลับ #1: ให้พนักงานมองเห็นตารางเวลาได้ดีขึ้น

ลองนึกภาพดูสิ—อดัมทำงานเก็บเงินในร้านขายเสื้อผ้า วันหยุดกำลังจะมาถึงและเขาต้องการวางแผนวันหยุดกับครอบครัวของเขา อย่างไรก็ตาม วันหยุดก็เป็นช่วงเวลาที่คึกคักที่สุดของปีสำหรับร้านเช่นกัน และเขาไม่รู้ว่าวันหรือกะไหนที่เขาจะทำงานในสัปดาห์หน้า ในสถานการณ์เช่นนี้ การขาดการมองเห็นตารางเวลาอาจทำให้อดัมและพนักงานเช่นเขาผิดหวังเล็กน้อย หากไม่หงุดหงิดและ/หรือเลิกจ้าง

ลากและวางกำหนดการใน Findmyshift (ที่มา)

สำหรับนายจ้าง วิธีง่ายๆ วิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าวคือการเตรียมกะล่วงหน้า ในปฏิทินกระดาษหรือทะเบียนการเข้างาน ยิ่งไปกว่านั้น ยังใช้ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาพนักงานเพื่อสร้างและแชร์ตารางการทำงาน รวมทั้งส่งการแจ้งเตือนไปยังพนักงานก่อนแต่ละกะ

เคล็ดลับ #2: ให้พนักงานมีความยืดหยุ่นในการแลกเปลี่ยนกะ

เมื่อเดือนที่แล้ว โรงเรียนของลูกสาวของอดัมมีการประชุมผู้ปกครองและครูในเช้าวันเสาร์ แต่อดัมมีกะเช้า ดังนั้นเขาจึงเรียกผู้จัดการของเขาเพื่อขอเปลี่ยนแปลง ผู้จัดการใช้เวลาสามชั่วโมงในการพยายามหาพนักงานคนอื่นเพื่อแลกเปลี่ยนกะกับอดัม และแจ้งการเปลี่ยนแปลงให้ทุกคนที่ได้รับผลกระทบทราบ

การอนุมัติการเปลี่ยนทดแทนใน CakeHR (CakeHR)

นี่เป็นอีกสถานการณ์หนึ่งที่สามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาพนักงาน ซึ่งทำให้กระบวนการของการแลกเปลี่ยนและการแลกเปลี่ยนกะง่ายขึ้นสำหรับพนักงาน ในตัวอย่างของเรา อดัมสามารถเปลี่ยนกะเพื่อทดแทนได้โดยตรงในระบบซอฟต์แวร์ และผู้ร่วมงานทุกคนสามารถอ้างสิทธิ์ได้ การเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นทันทีและทุกคนที่เกี่ยวข้องจะมองเห็นได้

ในการทดลองที่ Gap คำขอประมาณ 50% โพสต์ล่วงหน้าหนึ่งถึงสามวันในแอปสมาร์ทโฟนที่ใช้สลับกะพบผู้รับ และ 62% ของพนักงานนอกเวลารายชั่วโมงที่ใช้แอปรายงานการโพสต์หรือการรับกะ โดยรวมแล้ว 95% ของพนักงานที่เข้าร่วมเห็นด้วยว่าแอปช่วยให้ปรับตารางการทำงานให้ตรงกับความต้องการได้ง่ายขึ้น

เคล็ดลับ #3: ประเมินความต้องการพนักงานและหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่มากเกินไป

ต่อจากตัวอย่างของเรา สมมติว่าสำหรับเดือนนี้ อดัมมาติดต่อในวันจันทร์และวันพุธ ซึ่งหมายความว่าเขาคาดว่าจะพร้อมทำงานตามคำบอกกล่าวของการโทร และไม่สามารถกำหนดเวลาข้อผูกมัดส่วนตัวใดๆ สำหรับวันนั้นได้ อย่างไรก็ตาม หากเขาไม่เรียกเข้า เขาจะไม่ได้รับค่าจ้างในวันนั้น แม้จะปิดกั้นเวลาของเขาเนื่องจากมีโอกาสทำงาน

แดชบอร์ดการวิเคราะห์ใน ShopKeep (ที่มา)

ความไม่แน่นอนของการจัดกำหนดการเมื่อโทรเรียกทำให้ยากสำหรับพนักงานที่จะพึ่งพางานที่รับประกัน ระดับรายได้ที่แน่นอน หรือแม้แต่งานที่สองเพื่อเสริมรายได้ ย้อนกลับไปในปี 2016 หน่วยงานกำกับดูแลได้บังคับให้ Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters และผู้ค้าปลีกรายอื่นๆ ทบทวนและเปลี่ยนแปลงแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดกำหนดการเมื่อโทรติดต่อ

ด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการร้านค้าปลีกและซอฟต์แวร์ ณ จุดขาย นายจ้างสามารถประเมินความต้องการพนักงานของตนได้ดีขึ้นและหลีกเลี่ยงความจำเป็นในการจัดกำหนดการเมื่อโทรติดต่อ คุณลักษณะการรายงานในเครื่องมือดังกล่าวสามารถช่วยให้นายจ้างวิเคราะห์ข้อมูลในอดีตและระบุวัน/ชั่วโมงที่มีการเข้าชมของลูกค้ามากที่สุด

ด้วยความรู้นี้ นายจ้างสามารถจัดกำหนดการและตัดสินใจด้านงบประมาณได้ดีขึ้น พวกเขาสามารถให้ความน่าเชื่อถือและความยืดหยุ่นแก่พนักงานในขณะที่หลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่มากเกินไปที่เกี่ยวข้องกับกะพิเศษ

ขั้นตอนต่อไป—วิธีค้นหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

เมื่อคุณทราบแล้วว่าซอฟต์แวร์สามารถช่วยคุณปรับปรุงการจัดกำหนดการพนักงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นได้อย่างไร คุณสามารถเริ่มสำรวจโซลูชันในตลาดได้ อย่างไรก็ตาม มีข้อควรพิจารณาบางประการที่คุณควรทราบ:

• คำนึงถึงขนาดและประเภทของธุรกิจของคุณ: ความต้องการการจัดตารางเวลาของร้านอาหารที่มีพนักงาน 10 คนจะแตกต่างอย่างมากจากซูเปอร์มาร์เก็ตที่มีพนักงาน 50 คน อันดับแรก ให้รู้ว่าคุณต้องการให้ซอฟต์แวร์ทำอะไรให้คุณ และมีผู้คนจำนวนเท่าใดที่จะใช้มัน จากนั้นจึงเริ่มสำรวจเครื่องมือต่างๆ ในตลาด
• จัดสรรงบประมาณสำหรับเครื่องมือ: ในฐานะเจ้าของธุรกิจหรือนายจ้าง มีเงินเพียงจำนวนหนึ่งที่คุณสามารถสำรองไว้สำหรับเครื่องมือได้ สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก อาจเป็นสองสามร้อยเหรียญต่อเดือน ในขณะที่สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ อาจมีไม่กี่พันเหรียญ จัดสรรจำนวนเงินที่คุณยินดีจ่ายให้กับเครื่องมือจัดกำหนดการ และดูตัวเลือกเฉพาะภายในงบประมาณนั้น
• คิดใหม่ความต้องการของคุณ: แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาพนักงานเพื่อดูแลความต้องการด้านการจัดกำหนดการของคุณได้ แต่เครื่องมืออื่นๆ เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการการขายปลีกและซอฟต์แวร์ ณ จุดขาย สามารถช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้มากกว่าการจัดกำหนดการ ธุรกิจเฉพาะทาง เช่น ร้านเสริมสวยและร้านสะดวกซื้อ ยังสามารถสำรวจเครื่องมือที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับเฉพาะกลุ่มของตน

หมายเหตุ: แอปพลิเคชันที่เลือกในบทความนี้เป็นเพียงตัวอย่างเพื่อแสดงคุณลักษณะในบริบทและไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นการรับรองหรือคำแนะนำ ได้มาจากแหล่งที่เชื่อว่าเชื่อถือได้ในขณะที่เผยแพร่