แอพ Timesheet กับสเปรดชีต: อันไหนที่เหมาะกับเวิร์กโฟลว์ของคุณที่สุด

แอพสเปรดชีตและไทม์ชีทเป็นทั้งโซลูชันการจับเวลายอดนิยม แต่คุณควรใช้อันไหน?

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงข้อดีและข้อเสียของการป้อนเวลาทำงานในแอปไทม์ชีทและการป้อนเวลาทำงานในสเปรดชีต และเปรียบเทียบโซลูชันทั้งสองนี้ในแง่ของ:

• เหมาะสมเพียงใดสำหรับการบันทึกชั่วโมงทำงาน
• พวกเขามีตัวเลือกที่มีประโยชน์อะไรบ้างในการทำให้กระบวนการจับเวลาง่ายขึ้น?
• การป้อนเวลาในสเปรดชีตเทียบกับแอปไทม์ชีทรวดเร็วและแม่นยำเพียงใด
• คุณจะต้องใช้เงินเป็นจำนวนเท่าใดสำหรับโซลูชันไทม์ชีททั้งสองแบบ

นอกจากนี้ เราจะพูดถึงว่าคุณควรพิจารณาใช้แอปไทม์ชีทหรือสเปรดชีตเป็นวิธีการติดตามและคำนวณเวลาทำงานหรือไม่ โดยสัมพันธ์กับประเภทธุรกิจที่คุณอยู่และเวิร์กโฟลว์ของทีม

แอพ Timesheet เทียบกับสเปรดชีต: ความเหมาะสมและตัวเลือก ?

ในส่วนนี้ เราจะพูดถึงข้อดีและข้อเสียของแอปไทม์ชีทและสเปรดชีตในแง่ของตัวเลือกที่มีให้และขอบเขตที่โซลูชันทั้งสองนี้เหมาะสำหรับการติดตามเวลาทำงานตั้งแต่แรก

ข้อดีและข้อเสียของสเปรดชีต: ความเหมาะสมและตัวเลือก

ตารางบันทึกเวลาของสเปรดชีตเป็นโซลูชันการจับเวลาที่คุ้นเคย

โดยปกติแล้ว สเปรดชีตไม่จำเป็นต้องมีการแนะนำเพิ่มเติมให้กับพนักงานในปัจจุบัน เนื่องจากพนักงานส่วนใหญ่คุ้นเคยกับพื้นฐานวิธีใช้งานอยู่แล้ว หากคุณและทีมของคุณใช้สเปรดชีตสำหรับงานทางธุรกิจอื่นๆ ในแต่ละวัน การเริ่มติดตามเวลาในงานจะง่ายยิ่งขึ้นไปอีก คุณไม่จำเป็นต้องใช้พลังงานและความพยายามเพิ่มเติมในการกำหนดกระบวนการติดตามเวลาใหม่ แล้วอธิบายให้ทีมของคุณทราบ

แผ่นเวลาของสเปรดชีตมีประโยชน์หลากหลาย

ไม่ว่าคุณจะใช้ Microsoft Excel, Google ชีต หรือ LibreOffice Calc ก็ตาม สเปรดชีตมีคุณลักษณะมากมายที่คุณสามารถลองใช้และนำไปใช้ในการติดตามเวลาของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการสร้างเทมเพลตแผ่นเวลาอย่างง่าย และคุณยังสามารถใช้สูตรที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อสร้างแผ่นเวลาขั้นสูงที่มีสูตรที่เพิ่มโดยอัตโนมัติและจัดการข้อมูลที่คุณป้อนได้

แผ่นเวลาของสเปรดชีตมีความโปร่งใสเมื่อพูดถึงการคำนวณ

หากคุณใช้สูตรที่มีอยู่แล้วในแผ่นเวลาของสเปรดชีต ทุกคนที่ป้อนเวลาจะสามารถเห็นสูตรทั้งหมดที่ใช้สำหรับการคำนวณ สิ่งนี้จะนำมาซึ่งความโปร่งใสในการประมวลผลเวลาที่พนักงานเข้ามา และอาจช่วยเพิ่มความไว้วางใจและความรับผิดชอบในทีมของคุณ

ไทม์ชีทของสเปรดชีตช่วยให้คุณพิมพ์ออกมาได้

คุณอาจต้องปรับขนาดไทม์ชีทที่คุณกรอกในสเปรดชีตเพื่อให้พอดีกับกระดาษพิมพ์ของคุณ แต่ประเด็นคือคุณ สามารถ พิมพ์ออกมาได้หากต้องการ

สเปรดชีตเสนอการป้อนเวลาด้วยตนเองเท่านั้น

การป้อนเวลาในแผ่นเวลาของสเปรดชีตเท่ากับการป้อนเวลาด้วยตนเอง โดยขึ้นอยู่กับว่าคุณ รับรู้ เวลาที่คุณใช้ไปกับโครงการหรืองานอย่างไร กล่าวอีกนัยหนึ่ง เมื่อสิ้นสุดวันทำงานหรือสัปดาห์ทำงาน คุณจะต้องจำสิ่งที่คุณทำก่อนหน้านี้โดยละเอียด ซึ่งอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ดังนั้น คุณจึงมีแนวโน้มที่จะป้อน 1 ชั่วโมงสำหรับงาน แม้ว่าคุณจะทำงานเป็นเวลา 1 ชั่วโมง 16 นาที — เพราะ 1 ชั่วโมงเป็นจำนวนเต็มที่ดี ในขณะที่เวลาที่เหลืออีก 16 นาทีนั้นจำไม่ค่อยง่ายนัก .

แผ่นเวลาของสเปรดชีตไม่มีตัวเลือกแผ่นเวลาทั่วไป

นอกจากจะไม่มีการติดตามตามเวลาจริงแล้ว สเปรดชีตยังไม่มีตัวเลือกที่มักพบในแอปไทม์ชีต เช่น:

• การกำหนดอัตรารายชั่วโมง
• การจัดหมวดหมู่เวลาทำงานตามงาน แท็ก และสถานะการเรียกเก็บเงิน
• การสร้างรายงานเวลาทำงานที่ครอบคลุม

เนื่องจากสเปรดชีตใช้งานได้หลากหลาย คุณอาจเลียนแบบคุณลักษณะเหล่านี้ได้ในระดับหนึ่ง (เช่น การเพิ่มคอลัมน์สำหรับงาน แท็ก หรือสถานะการเรียกเก็บเงินด้วยตนเอง) แต่จะใช้เวลาและความพยายามมากขึ้น

แผ่นเวลาของสเปรดชีตอาจล้นหลามสำหรับผู้ใช้สเปรดชีตจำนวนมาก

หากคุณมีงานทางธุรกิจมากเกินไปในสเปรดชีต การเพิ่มการติดตามเวลาลงในรายการอาจทำให้สับสนมากขึ้น เมื่อพิจารณาว่าไฟล์ส่วนใหญ่ที่คุณทำงานอยู่ในรูปแบบ Excel, Google ชีต หรือ LibreOffice Calc บางครั้งการค้นหาสเปรดชีตการบอกเวลาของคุณอาจเป็นเรื่องยากเมื่อคุณต้องการ หรือข้ามไปมาระหว่างสเปรดชีตต่างๆ เพื่อทำงานต่างๆ

แผ่นเวลาของสเปรดชีตขาดความเป็นมืออาชีพ

เนื่องจากสเปรดชีตสามารถใช้ได้กับงานมากมาย จึงอาจไม่ใช่ทางออกที่ดีที่สุดหากคุณต้องการสร้างและส่งรายงานที่ดูเป็นมืออาชีพเกี่ยวกับสิ่งที่คุณทำงานให้กับลูกค้าของคุณ

ข้อดีและข้อเสียของแอป TIMESHEET: ความเหมาะสมและตัวเลือก

แอพ Timesheet ออกแบบมาสำหรับการติดตามเวลา

แอปไทม์ชีตต่างจากสเปรดชีตที่ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณทำงานต่างๆ มากมาย แอพไทม์ชีตเป็นแอป เฉพาะ ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณบันทึก จัดเก็บ และวิเคราะห์เวลาทำงานโดยเฉพาะ ยิ่งไปกว่านั้น ระบบไทม์ชีทยังมอบสิทธิประโยชน์เพิ่มเติมอื่นๆ ในตัวเพื่อช่วยให้คุณติดตามและป้อนเวลาได้ง่ายยิ่งขึ้น ตัวเลือกในการกำหนดโครงการและงานตามโครงการที่คุณจะติดตามเวลา แท็กที่คุณจะใช้เพื่อจัดหมวดหมู่เวลาทำงาน และอัตรารายชั่วโมงที่ระบบใบบันทึกเวลาจะใช้ในการคำนวณรายได้ของคุณ เป็นเพียงคุณลักษณะบางส่วนที่คุณสามารถคาดหวังได้

แอพ Timesheet ยังอนุญาตให้ติดตามเวลาด้วยตัวจับเวลา

นอกจากการป้อนเวลาด้วยตนเองผ่านไทม์ชีทแล้ว แอปไทม์ชีทยังเสนอเวลาติดตามแบบเรียลไทม์ในขณะที่คุณทำงานด้วยตัวจับเวลา ภายในหน้าตัวติดตามเวลา คุณสามารถเริ่มตัวจับเวลาเมื่อคุณเริ่มทำงานกับงาน จากนั้น หยุดตัวจับเวลาเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถดูได้ว่าเพื่อนร่วมทีมของคุณกำลังทำอะไรอยู่ โดยดูที่แดชบอร์ดที่แสดงสิ่งที่พวกเขากำลังใช้ตัวจับเวลาอยู่

แอพ Timesheet ช่วยคุณวิเคราะห์เวลาของคุณ

ด้วยแอปไทม์ชีท คุณไม่เพียงแค่มีที่สำหรับจัดเก็บชั่วโมงทำงานของคุณเท่านั้น แต่ยังได้รับที่ซึ่งคุณสามารถสร้างรายงานตามเวลาที่คุณติดตาม เพื่อวิเคราะห์การใช้เวลาและระดับประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

คุณใช้เวลาเท่าไหร่ในโครงการนั้น?

โครงการมีผลกำไรหรือไม่เมื่อเทียบกับเวลาที่คุณใช้ไปกับมัน?

คุณใช้เวลากับงานอะไรมากที่สุด?

คุณเสียเวลากับงานรองหรืองานระดับอุดมศึกษาไปมากแค่ไหน แทนที่จะทำงานตามลำดับความสำคัญของคุณ?

แอพไทม์ชีทที่ดีจะช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งนี้ทั้งหมด

แอพ Timesheet ให้คุณส่งออกรายงานในรูปแบบ PDF, CVS และ Excel

ในกรณีที่คุณต้องการดูเวลาของไทม์ชีทในรูปแบบสเปรดชีต คุณสามารถทำได้ภายในแอปไทม์ชีท

ความแตกต่างระหว่างไทม์ชีทที่คุณส่งออกจากแอปไทม์ชีทและไทม์ชีตของสเปรดชีตที่คุณสร้างขึ้นเองคือ ความถูกต้อง โดยการส่งออกไทม์ชีทผ่านแอป คุณจะมั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณถูกต้อง

นอกเหนือจากการส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ XLS แล้ว แอพไทม์ชีทส่วนใหญ่ควรเสนอตัวเลือกให้คุณสร้างไฟล์ SCV และ PDF

การส่งออกข้อมูลเป็น PDF เป็นทางออกที่ดีหากคุณต้องการส่งหลักฐานของลูกค้าเกี่ยวกับงานที่คุณทำสำเร็จในโครงการของพวกเขาจนถึงตอนนี้

การส่งออกข้อมูลไปยัง CSV นั้นยอดเยี่ยมสำหรับการคำนวณเงินเดือน เนื่องจากคุณจะได้ดูเวลาทั้งหมดที่ติดตามในรูปแบบทศนิยม

แอพ Timesheet ช่วยให้คุณติดตามต้นทุนโครงการและผลกำไร

แอพไทม์ชีทบางตัวยังเสนอค่าแรงและการคำนวณกำไร สิ่งเหล่านี้ช่วยคุณในการลดต้นทุนโครงการในอนาคต เพื่อให้คุณสามารถเพิ่มเวลาที่คุณใช้ไปกับงานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุด และลดเวลาที่คุณเสียไป รายงานกำไรยังสามารถช่วยให้คุณเข้าใจว่าคุณจำเป็นต้องเพิ่มอัตรารายชั่วโมงหรือไม่ เพื่อให้แน่ใจว่ารายได้ของคุณมากกว่าต้นทุนโครงการ

แอพไทม์ชีทช่วยให้คุณพิมพ์ไทม์ชีทที่ “สวยขึ้น” ได้ง่ายขึ้น

ในกรณีที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลไทม์ชีทในรูปแบบกระดาษ ทั้งสเปรดชีตและแอปเฉพาะเป็นโซลูชันที่เหมาะสม แต่ในขณะที่กระบวนการพิมพ์ไทม์ชีทที่คุณสร้างในสเปรดชีตมักจะต้องมีการปรับขนาดตารางเวลาของคุณเพิ่มเติม แอปไทม์ชีทมีชีตที่พร้อมพิมพ์อยู่แล้ว

แอพไทม์ชีทอาจใช้เวลาในการทำความคุ้นเคย

ใช่ แอพไทม์ชีทออกแบบมาเพื่อให้การบอกเวลาง่ายขึ้น แต่ในตอนแรกพนักงานของคุณบางคนอาจจะระมัดระวังตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาไม่เคยใช้แอปดังกล่าวมาก่อน

ถ้าคุณไม่ทำให้กระบวนการจับเวลาและความคาดหวังในบริษัทของคุณชัดเจนและรัดกุม คุณก็อาจทำให้พนักงานล้นหลามได้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการอธิบายความคาดหวังของคุณในแง่ของการป้อนเวลาในแอป เพื่อช่วยให้พนักงานรู้สึกสบายใจขึ้นตั้งแต่เริ่มต้น

️ คำตัดสินความเหมาะสมและตัวเลือก:

เมื่อพูดถึงความเหมาะสมในการจับเวลาและตัวเลือกที่มี สเปรดชีตเป็นวิธีที่ง่ายและน่าสนใจในการบันทึกเวลาทำงาน แต่ก็ยังขาดคุณสมบัติที่สำคัญของไทม์ชีท ในทางตรงกันข้าม แอพไทม์ชีทมีข้อได้เปรียบในการมีตัวเลือกแผ่นเวลาเฉพาะ และด้วยเหตุนี้จึงกลายเป็นทางออกที่ดีกว่า แม้ว่าพนักงานบางคนอาจต้องใช้เวลาทำความคุ้นเคยกับมันค่อนข้างนาน

แอพ Timesheet เทียบกับสเปรดชีต: ความเร็วและความแม่นยำ ?

ในส่วนนี้ เราจะพูดถึงข้อดีและข้อเสียของแอปไทม์ชีทและสเปรดชีตในแง่ของเวลาที่พนักงาน ผู้จัดการ คนทำบัญชี และทุกคนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการจับเวลาจำเป็นต้องใช้ในการจัดการไทม์ชีท นอกจากนี้ เราจะให้ความกระจ่างเกี่ยวกับข้อดีและข้อเสียของวิธีการบอกเวลาทั้งสองนี้ในแง่ของความแม่นยำ

ข้อดีและข้อเสียของสเปรดชีต: ความเร็วและความแม่นยำ

การเพิ่มเวลาลงในแผ่นเวลาของสเปรดชีตสามารถทำได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

โดยมีเงื่อนไขว่าข้อมูลที่พนักงานจำเป็นต้องเพิ่มจะถูกเก็บไว้ในขนาดที่เล็กกว่า และผู้จัดการที่รับผิดชอบในการสร้างแผ่นเวลาได้กำหนดสูตรไว้อย่างถูกต้องแล้ว พนักงานไม่ควรมีปัญหาในการป้อนเวลาในแผ่นเวลาของสเปรดชีตมากนัก

ตารางเวลาของสเปรดชีตมักจะใช้เวลานานสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

สำหรับ ผู้จัดการ จะต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการสร้างตารางไทม์ชีทในสเปรดชีต รวมทั้งอนุมัติหรือปฏิเสธไทม์ชีทของพนักงานที่กรอกเสร็จแล้วในภายหลัง การสร้างไทม์ชีทของสเปรดชีตจะใช้เวลามากขึ้นหากผู้จัดการตัดสินใจทำให้กระบวนการค่อนข้างอัตโนมัติ โดยการเพิ่มสูตรในตัวเพื่อเพิ่มเวลาทำงาน

สำหรับ พนักงาน ต้องใช้เวลามากเกินไปในการเพิ่ม คำนวณ และตรวจสอบทุกครั้งที่ป้อนความถูกต้อง ทุกวัน สัปดาห์ หรือเดือน

เมื่อพิจารณาว่าสเปรดชีตไม่มีการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อมีคนกรอกใบบันทึกเวลา ผู้ทำบัญชี จะต้องเปิดแผ่นลงเวลาทั้งหมดด้วยตนเองเพื่อตรวจสอบว่าทุกคนได้อัปเดตเวลาทำงานแล้วหรือยัง ยิ่งกว่านั้นผู้ทำบัญชีจะต้องเตือนทุกคนที่ไม่มีเวลาตามที่คาดไว้เป็นการส่วนตัว ในบางกรณี กรณีนี้สามารถเกิดขึ้นได้หลายครั้งในแต่ละงวดการจ่ายเงิน

สำหรับ ผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็น เช่น เวลาที่พนักงานใช้ในวันหยุด การลาป่วย หรือการลาที่ไม่ได้รับค่าจ้าง

พารามิเตอร์ใหม่แต่ละรายการที่คุณเพิ่มลงในชุดค่าผสมจะรวมกันกับพารามิเตอร์อื่นๆ และทำให้คุณเสียเวลามากขึ้น ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการที่สร้างไทม์ชีท พนักงานที่ป้อนเวลา พนักงานบัญชีที่คำนวณเงินเดือน หรือผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลคำนวณเวลาที่จ่าย ปิด.

ตารางเวลาของสเปรดชีตมักจะเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

สำหรับ ผู้จัดการ การสร้างตารางในสเปรดชีตหรือกำหนดสูตรสำหรับแผ่นเวลาอัตโนมัติจะเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณทำผิดพลาดในการกำหนดสูตรสเปรดชีตดังกล่าว ข้อมูลทั้งหมดที่ใคร ๆ เพิ่มจะถูกคำนวณผิด และคุณอาจไม่สังเกตเห็นสิ่งนี้จนกว่าจะสายเกินไป

สำหรับ พนักงาน การทำผิดพลาดขณะเพิ่มข้อมูลหรือคำนวณชั่วโมงทำงานจะง่ายกว่า (หากพนักงานมีหน้าที่คำนวณเวลาเอง) ป้อนเวลาน้อยกว่าที่คุณทำงานจริงได้ง่ายกว่า ซึ่งหมายความว่าคุณจะออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าน้อยกว่าที่ควรจะเป็น การคำนวณอย่างถูกต้องจะซับซ้อนยิ่งขึ้นหากมีข้อมูลให้ใช้งานมากขึ้น ยิ่งไปกว่านั้น หากคุณเพิ่มตัวเลขที่ไม่ถูกต้องลงในคอลัมน์ที่ไม่ถูกต้อง คุณจะได้รับแผ่นเวลาผิดพลาด แม้ว่าสูตรจะกำหนดไว้อย่างดีก็ตาม

ผู้ทำบัญชีและผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล มักจะต้องดึงข้อมูลที่พนักงานป้อนเพื่อแยกสเปรดชีตและแอปออก ซึ่งหมายความว่ามีโอกาสสูงที่จะคำนวณผิดพลาดเพิ่มเติมและสูญเสียข้อมูล

ที่แย่กว่านั้นคือ ทุกคนสามารถลบเซลล์ เส้นภายในเซลล์ สูตร หรือทั้งสเปรดชีตได้โดยไม่ได้ตั้งใจ และคุณจะต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการกู้คืนสิ่งที่คุณได้ลบไป หากคุณสังเกตเห็นว่าคุณได้ลบบางสิ่งออกไปตั้งแต่แรก

แผ่นเวลาของสเปรดชีตต้องมีการตรวจสอบซ้ำด้วยตนเอง

ซึ่งหมายความว่าผู้ทำบัญชีที่รับผิดชอบด้านการจ่ายเงินเดือน เช่นเดียวกับใครก็ตามที่รับผิดชอบในการทำใบแจ้งหนี้ของลูกค้า มักจะต้อง:

• ตรวจสอบทุกอย่างอีกครั้ง
• เน้นรายการเวลาที่น่าสงสัยทั้งหมดด้วยตนเอง
• ติดต่อคนที่เข้ามาเพื่อขอความกระจ่าง

นี่จะหมายถึงการใช้เวลามากมายในการส่งอีเมลและการคำนวณใหม่ และยังไม่มีการรับประกันว่าคุณจะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั้งหมดได้

ตารางเวลาของสเปรดชีตบ่งบอกถึงปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เป็นไปได้

ง่ายต่อการใส่ Timesheets ที่พิมพ์ไว้ผิดที่ สิ่งที่คุณต้องทำคือใส่ผิดที่เพื่อทำให้บริษัทของคุณประสบปัญหา ข้อผิดพลาดและตารางเวลาที่ขาดหายไปทำให้เกิดปัญหากับการจ่ายเงินเดือน ซึ่งทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินให้กับพนักงาน ซึ่งอาจจะทำให้คุณมีปัญหากับรัฐบาล

ตารางเวลาของสเปรดชีตเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ไม่ดีสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโต

ยิ่งคุณมีคนในทีมมากเท่าไร ก็ยิ่งยากในการจัดเก็บ รักษา และตรวจสอบตารางเวลาของสเปรดชีต และมีแนวโน้มที่คุณจะทำผิดพลาดมากขึ้น

ข้อดีและข้อเสียของแอป TIMESHEET: ความเร็วและความแม่นยำ

การเพิ่มเวลาในแอปไทม์ชีทนั้นรวดเร็วและง่ายดายเสมอ

คุณเพิ่มชั่วโมงและกำหนดอัตรารายชั่วโมงของคุณ และดูแอปทำการคำนวณโดยอัตโนมัติตามสูตรที่ทดสอบอย่างแม่นยำและแม่นยำ 100% ซึ่งรวมถึงการคำนวณชั่วโมงทำงานพื้นฐาน แต่ยังรวมถึงรายได้ของคุณและเวลาทั้งหมดที่เพิ่มตามระยะเวลาที่กำหนด

แอพ Timesheet ช่วยให้คุณทำผิดพลาดน้อยลง

เว้นแต่คุณจะเพิ่มชั่วโมงทำงานผิด (หรืออัตรารายชั่วโมงผิด) ด้วยตัวเอง คุณจะไม่ต้องกังวลว่าชั่วโมงทำงานหรือรายได้ทั้งหมดจะถูกคำนวณผิด เพราะระบบใบบันทึกเวลาจะดูแลทุกอย่างให้คุณ ซึ่งหมายถึงความเครียดที่น้อยลงสำหรับผู้จัดการ พนักงาน ผู้ทำบัญชี และพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล

แอพ Timesheet เสนอการเตือนความจำและเป้าหมาย

ด้วยแอปไทม์ชีท มีโอกาสน้อยที่ใครบางคนจะลืมกรอกไทม์ชีทตรงเวลา โดยพิจารณาว่าคุณสามารถกำหนดเป้าหมายรายวันและรายสัปดาห์สำหรับทีมได้ เมื่อมีคนไม่ตรงตามเป้าหมาย พวกเขาจะได้รับอีเมลเตือนว่าพวกเขาไม่ได้ติดตามเวลาเพียงพอในช่วงเวลาที่กำหนด

แอพ Timesheet ไม่ต้องการสเปรดชีตเพิ่มเติมสำหรับบัญชีเงินเดือนและ PTO

ด้วยแอปไทม์ชีท เจ้าหน้าที่ HR สามารถสร้างโครงการแยกกันสำหรับการลาที่ไม่ได้รับค่าจ้าง การลาป่วย และการลาพักร้อน และแนะนำให้พนักงานเพิ่มเวลาให้กับโปรเจ็กต์เหล่านี้ทุกครั้งที่พวกเขาลางาน โดยไม่ได้รับค่าจ้าง ลาป่วย หรือลาพักร้อน ต่อมา หากเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องการข้อมูลเกี่ยวกับการลาป่วยสำหรับพนักงานบางคน พวกเขาสามารถเลือกโครงการและพนักงานที่เหมาะสม และสร้างรายงานได้

ผู้ทำบัญชีจะสามารถคำนวณเงินเดือนได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง โดยเพียงแค่เลือกช่วงเวลา (เช่น สัปดาห์ เดือน หรือช่วงเวลาที่กำหนดเอง) และกรองเวลาที่ใช้ไปกับการลาที่ไม่ได้รับค่าจ้างและช่วงพักกลางวัน จากนั้นซอฟต์แวร์จะรับชั่วโมงทำงานทั้งหมดสำหรับพนักงานแต่ละคนโดยอัตโนมัติและคำนวณจำนวนเงินที่คุณต้องชำระ

แอพ Timesheet ช่วยให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ดีขึ้น

จากการมีแอปที่ปลอดภัยในการติดตามและจัดเก็บชั่วโมงทำงาน คุณจะมั่นใจได้ว่าบริษัทของคุณจะปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับทางธุรกิจเสมอ เช่น ระเบียบเวลาทำงานของ FLSA

แอพ Timesheet ช่วยคุณจากกระบวนการที่ซ้ำซาก

แผ่นเวลาของสเปรดชีตกำหนดให้พนักงานป้อนชื่อ ตำแหน่งงาน ผู้จัดการ โครงการ และงานสำหรับแผ่นเวลาใหม่แต่ละใบที่พวกเขากรอก

แต่บัญชีพนักงานที่สร้างในแอปไทม์ชีทจะเก็บชื่อของพวกเขาไว้และอนุญาตให้ผู้จัดการพื้นที่ทำงานทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• เพิ่มพนักงานในกลุ่มตามตำแหน่งงาน (เช่น นักพัฒนา นักการตลาด นักออกแบบ ฯลฯ)
• มอบหมายผู้จัดการที่รับผิดชอบเวลาการทำงานของพนักงาน

จากนั้น พนักงานสามารถเลือกโครงการและงานของตนได้เมื่อติดตามเวลา และแผ่นเวลาเหล่านี้จะเชื่อมโยงกับชื่อ กลุ่มตามตำแหน่งงาน และผู้จัดการที่รับผิดชอบในการอนุมัติใบบันทึกเวลาดังกล่าวโดยอัตโนมัติ และทั้งหมดนั้นด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

แอพ Timesheet ทำให้กระบวนการอนุมัติ Timesheet เร็วขึ้น

แอปไทม์ชีทช่วยให้ผู้จัดการสามารถอนุมัติไทม์ชีทได้เร็วและง่ายขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องใช้ลายเซ็นส่วนตัวบนไทม์ชีททุกใบ และยังให้สิทธิพิเศษอื่นๆ อีกด้วย

อันดับแรก ผู้จัดการสามารถตั้งค่าแผ่นเวลาให้ล็อกโดยอัตโนมัติหลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่ง (เช่น ทุกสิ้นเดือน) หรือล็อกด้วยตนเองก่อนวันที่กำหนด เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานเพิ่มรายการย้อนหลัง

ในภายหลัง ผู้จัดการสามารถตรวจสอบและอนุมัติใบบันทึกเวลาสำหรับวัตถุประสงค์ในการเรียกเก็บเงินและการจ่ายเงินของลูกค้า

แอพไทม์ชีทช่วยให้ทั้งทีมจัดเก็บไทม์ชีทได้อย่างปลอดภัยในที่เดียว

เมื่อใช้สเปรดชีต พนักงานแต่ละคนจะส่งไทม์ชีทที่กรอกเสร็จแล้วและจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เดียว แต่ถ้าคุณมีพนักงาน 50 คน นั่นหมายถึง 50 แผ่นงานที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละงวดการจ่ายเงิน ในทางตรงกันข้าม แอปไทม์ชีทช่วยให้พนักงานของคุณสามารถกรอกใบบันทึกเวลาทั้งหมดได้ในพื้นที่ทำงานที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่ายที่เดียว จากนั้น คุณสามารถเรียกดูสัปดาห์และสัปดาห์ของแผ่นเวลาก่อนหน้า ตั้งแต่สัปดาห์นี้ กลับไปเป็นสัปดาห์ที่คุณสร้างบัญชีครั้งแรก แอปไทม์ชีทส่วนใหญ่ยังให้คุณดูและเพิ่มข้อมูลในอุปกรณ์ต่างๆ ได้อีกด้วย

️ คำตัดสินของความเร็วและความแม่นยำ:

เมื่อพูดถึงความเร็วและความแม่นยำ กระบวนการจับเวลาในการป้อน คำนวณ และวิเคราะห์เวลาทำงานที่ป้อนในสเปรดชีตมีข้อเสียที่สำคัญบางประการสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง — การทำผิดพลาดมากมายในขณะที่จัดการไทม์ชีทนั้นทำได้ง่ายและกินเวลามาก เวลาที่สามารถใช้ให้เกิดผลดียิ่งขึ้น ในทางตรงกันข้าม แอพไทม์ชีทเสนอวิธีแก้ปัญหาที่ดีกว่าในเรื่องนี้ โดยพิจารณาว่าระบบอัตโนมัติของพวกมันกำจัดความเป็นไปได้ส่วนใหญ่สำหรับข้อผิดพลาด และการค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูลเวลาที่คุณต้องการทำได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

แอพ Timesheet เทียบกับสเปรดชีต: ราคา ?

ในส่วนสุดท้ายของการเปรียบเทียบนี้ เราจะอธิบายข้อดีและข้อเสียของแอปไทม์ชีทและการใช้สเปรดชีตเพื่อป้อนเวลา ในแง่ของราคาที่โซลูชันการจับเวลาเหล่านี้มีราคาสูง

ข้อดีและข้อเสียของสเปรดชีต: ราคา

Excel มีราคาแพง

ผู้ใช้ Windows อาจเคยชินกับ Excel มากจนบางครั้งอาจลืมไปว่าโปรแกรมนี้มีราคาสูงลิ่ว ตาม Capterra ราคาของโปรแกรม Excel เริ่มต้นที่ $8.25 ต่อเดือน ต่อคอมพิวเตอร์หนึ่งเครื่อง ดังนั้น ถ้าคุณมีพนักงาน 50 คน คุณจะต้องจ่ายน้อยกว่า $415 ต่อเดือนเพียงเล็กน้อย เพื่อให้ทุกคนสามารถติดตามเวลาในแผ่นเวลาของ Excel จากอุปกรณ์ของตนเองได้

Google ชีตและ LibreOffice Calc ฟรี

Excel อาจเป็นโซลูชันสเปรดชีตที่เป็นที่รู้จักมากที่สุด แต่มีทางเลือกฟรีให้คุณพิจารณา เช่น Google ชีตและ LibreOffice Calc ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้

ข้อเสียที่เป็นไปได้ของ Google ชีตเมื่อเทียบกับ Excel ได้แก่ ความเร็วในการประมวลผลที่ต่ำกว่าและการขาดแถบเครื่องมือ Quick Access แต่คุณจะได้รับการบันทึกอัตโนมัติและการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ข้อเสียที่เป็นไปได้ของ LibreOffice Calc เมื่อเปรียบเทียบกับ Excel ประกอบด้วยคอลัมน์น้อยกว่า 15 เท่าและข้อจำกัดของสูตรที่สำคัญบางประการ แต่คุณสามารถใช้ในระบบอื่นได้ นอกเหนือจาก Windows และ macOS

คุณใช้จ่ายเงินมากขึ้นในการจัดการแผ่นเวลาของสเปรดชีตโดยรวม

เวลาคือเงิน และการจัดการเวลาของพนักงานในสเปรดชีตต้องใช้เวลาและค่าใช้จ่ายมากขึ้น แม้ว่าคุณจะตัดสินใจใช้โซลูชันสเปรดชีตฟรีก็ตาม นอกจากนี้ บางทีคุณอาจต้องจ้างผู้ช่วยพนักงานบัญชี เพียงเพื่อให้ได้รับความช่วยเหลือเพิ่มเติมในการจัดการไทม์ชีตสเปรดชีตที่กรอกเสร็จแล้วและเตรียมพวกเขาสำหรับการจ่ายเงินเดือน

แอพ TIMESHEET ข้อดีและข้อเสีย: ราคา

แอพ Timesheet สามารถฟรี

แอพ Timesheet แตกต่างกันอย่างมากเมื่อพูดถึงราคา แต่ถ้าคุณลงชื่อสมัครใช้แอป Timesheet ฟรี เช่น Clockify คุณจะสามารถใช้คุณลักษณะการติดตามเวลาที่จำเป็นทั้งหมดได้ฟรี ซึ่งรวมถึงการเพิ่มจำนวนผู้ใช้และการติดตามเวลาในโครงการได้ไม่จำกัดจำนวน

แอพ Timesheet ช่วยลดต้นทุนของธุรกิจของคุณโดยรวม

เราได้กำหนดว่าเวลานั้นคือเงิน — และทุกคนสามารถติดตามเวลาด้วยแอพได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง นอกจากนี้ คุณจะไม่เพียงแค่ประหยัดเงินผ่านการป้อนข้อมูลอย่างรวดเร็ว — คุณยังไม่ต้องจ้างพนักงานเพิ่มเติมเพื่อรวบรวมไทม์ชีทดังกล่าวสำหรับโครงการและงานทั้งหมดของคุณ เนื่องจากคุณจะมีข้อมูลทั้งหมดเก็บไว้อย่างปลอดภัยในที่เดียวจาก รับไป

️ คำตัดสินราคา:

เมื่อพูดถึงเรื่องราคา สเปรดชีตจะกลายเป็นโซลูชันที่มีราคาแพงกว่า ในทางกลับกัน ถ้าคุณเลือกแอปไทม์ชีทที่ถูกต้อง คุณจะสามารถเพลิดเพลินกับฟีเจอร์พื้นฐานของไทม์ชีทได้ฟรี

แอพ Timesheet กับสเปรดชีต: เลือกวิธีจับเวลาแบบใด?

ตอนนี้เราได้พูดถึงข้อดีของข้อเสียของแอพสเปรดชีตและไทม์ชีทในแง่ของความเหมาะสม ตัวเลือก ความเร็ว ความแม่นยำ และราคา มาดูกันว่าคุณควรพิจารณาใช้วิธีการจับเวลาแต่ละวิธีเมื่อใด

Timesheets ของสเปรดชีตดีที่สุดสำหรับอะไร

️ธุรกิจขนาดเล็ก

ธุรกิจที่มีพนักงานน้อยกว่า 15-20 คนสามารถใช้สเปรดชีตเป็นวิธีการแก้ปัญหาการจับเวลา โดยพิจารณาว่าความต้องการในการบริหารและการวิเคราะห์สำหรับพนักงานจำนวนน้อยกว่านั้นยังคงสามารถจัดการได้ผ่านสเปรดชีต

️ ทีมเล็กที่ทำงานในโครงการจำนวนน้อย

หากทีมของคุณทำงานเพียงครั้งละหนึ่งหรือสองโครงการ การป้อน คัดลอกอย่างถูกต้อง และวิเคราะห์ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ของลูกค้าจะไม่ใช่เรื่องยาก

️ ทีมที่ไม่ต้องการคุณสมบัติพิเศษ

หากคุณต้องการเพียงแค่ป้อนชั่วโมงทำงานเป็นประจำ โดยไม่ต้องใช้คุณลักษณะต่างๆ เช่น การล็อกไทม์ชีทหลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่งหรือการติดตามตามเวลาจริง Timesheets ของสเปรดชีตเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม

แอพไทม์ชีทดีที่สุดสำหรับอะไร?

️ ขนาดธุรกิจใดก็ได้

การป้อนเวลาในไทม์ชีทที่สร้างในสเปรดชีตอาจจัดการได้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก แต่แอปไทม์ชีทเหมาะสำหรับธุรกิจทุกประเภท รวมถึงธุรกิจขนาดเล็ก หากจำนวนพนักงานเริ่มเพิ่มขึ้น เช่นเดียวกับจำนวนโครงการที่คุณยอมรับ หรือองค์ประกอบที่คุณต้องการติดตาม คุณจะสามารถปรับขนาดได้อย่างง่ายดาย

️ทีมที่เล็กกว่าหรือใหญ่กว่าที่ทำงานในโครงการจำนวนเท่าใดก็ได้

แอป Timesheet ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มพนักงานได้มากเท่าที่คุณต้องการ และติดตามเวลาในโครงการได้มากเท่าที่คุณต้องการ

แอพไทม์ชีทส่วนใหญ่มอบความสะดวกสบายเหล่านี้ภายในแผนการจ่ายของพวกเขา แต่ Clockify เสนอการติดตามเวลาสำหรับผู้ใช้หลายคนและในหลายโครงการฟรี

️ ทีมที่ชอบติดตามเวลาทำงานแบบเรียลไทม์

แอปไทม์ชีทที่มีโหมดตัวจับเวลาเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณ หากคุณต้องการ:

• ติดตามเวลาในขณะที่คุณทำงานเพื่อความแม่นยำที่ดีขึ้น
• มีภาพรวมที่ชัดเจนของเวลาที่แน่นอนที่คุณใช้ในโครงการของลูกค้า
• คอยดูว่าเพื่อนร่วมทีมของคุณกำลังทำอะไรอยู่ (เช่น สิ่งที่พวกเขากำลังใช้ตัวจับเวลาอยู่ในปัจจุบัน)

️ธุรกิจองค์กร

แอปไทม์ชีทเหมาะสำหรับธุรกิจระดับองค์กร เนื่องจากมักจะมีฟีเจอร์สำหรับองค์กรบางอย่างเป็นอย่างน้อย เช่น ค่าแรงและกำไร การอนุมัติไทม์ชีท และการลงชื่อเพียงครั้งเดียว เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลเพิ่มเติม

️ ทีมที่ต้องการติดตามและวิเคราะห์ประสิทธิภาพของพวกเขา

ฟีเจอร์การรายงานของแอปไทม์ชีทช่วยให้คุณป้อนเวลาสำหรับหลายโปรเจ็กต์ คุณจึงสร้างโปรเจ็กต์สำหรับการพัก อีเมล การประชุม เวลาผัดวันประกันพรุ่ง หรืออะไรก็ได้ที่คุณต้องการ เพื่อให้คุณเข้าใจว่าจริงๆ แล้วคุณมีประสิทธิผลในการทำงานมากน้อยเพียงใด

บทสรุป

โดยรวมแล้วไทม์ชีตของสเปรดชีตขาดความเหมาะสม ความเร็ว ความถูกต้อง ราคา และตัวเลือกที่เกี่ยวข้องกับไทม์ชีทที่มีให้ ซึ่งอาจไม่ใช่ปัญหาสำคัญหากคุณเป็นทีมเล็กๆ ที่ทำงานในหนึ่งหรือสองโปรเจ็กต์ที่ มีเวลามากขึ้นในการจัดการแผ่นเวลา อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการขยายขนาด จำนวนและความรุนแรงของปัญหาจะเพิ่มขึ้นไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ — โครงการและพนักงานจำนวนมากขึ้นจะหมายถึงใบบันทึกเวลาจำนวนมากขึ้น และใบบันทึกเวลาที่มากขึ้นมักจะหมายถึง มีโอกาสผิดพลาดมากขึ้น มีเวลามากขึ้นและต้องใช้คนในการจัดการกระบวนการจับเวลามากขึ้น

ในทางกลับกัน แอปไทม์ชีทกลายเป็นทางเลือกที่ดีกว่าและเหมาะสมกว่าสำหรับไทม์ชีทที่สร้างในสเปรดชีต สำหรับผู้เริ่มต้น แอปเหล่านี้เป็นโซลูชันที่รวดเร็วและประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บชั่วโมงทำงานของคุณ สิ่งเหล่านี้นำเสนอคุณสมบัติเพิ่มเติมอื่นๆ ที่เน้นไทม์ชีทเป็นศูนย์กลาง ที่คุณวางใจได้ ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะมีขนาดเท่าใดและประเภทของเวิร์กโฟลว์ของคุณจะเป็นอย่างไร

นอกจากนี้ยังมีความถูกต้องและเป็นระบบมากขึ้น เนื่องจากคุณจะมีข้อมูลทั้งหมดของคุณคำนวณโดยอัตโนมัติตามสูตรที่ทดสอบแล้วจัดเก็บในที่ที่ปลอดภัย

โดยสรุป แม้ว่าเวลา ความอดทน และทรัพยากรที่มากขึ้นจะทำให้สเปรดชีตเป็นโซลูชันการจับเวลาที่เหมาะสมได้ แต่คุณก็ไม่อาจทำผิดพลาดกับแอปไทม์ชีทได้