วิธีกรอกรายงานเวลาทำงาน

รายงานเวลาเป็นทรัพยากรที่มีประโยชน์อย่างมาก ในขณะที่หลายคนไม่ชอบกรอกข้อมูลเหล่านี้เนื่องจากกระบวนการที่น่าเบื่อในบางครั้ง แต่ตารางเวลาที่เหมาะสมสามารถช่วยรักษาผิวของคุณ ประหยัดเงิน และทำให้คุณมีประสิทธิผล อ่านต่อไปเพื่อค้นหาวิธีการกรอกรายงานเวลาที่ยุ่งยากและปวดหัวน้อยที่สุด ด้วยความช่วยเหลือของตัวติดตามเวลาดิจิทัล

ตัดสินใจเลือกแผ่นเวลาที่คุณต้องการ

วิธีที่คุณจัดระเบียบโครงการ และวิธีการทำงานในแต่ละวันจะเป็นตัวกำหนดตารางเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ มีหลายประเภท แต่ที่นิยมใช้กันมากที่สุดคือ:

1. รายวัน – พนักงานและฟรีแลนซ์ใช้กันมากที่สุด โดยจ่ายเป็นรายชั่วโมงเพื่อติดตามชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และเพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น
2. รายสัปดาห์ – ใช้เพื่อติดตามความคืบหน้ารายสัปดาห์ เช่นเดียวกับการชำระเงินเป็นรายสัปดาห์
3. รายปักษ์ – ใช้โดยนายจ้างและลูกจ้างซึ่งมักจะได้รับค่าจ้างเป็นรายสองสัปดาห์
4. รายเดือน – ปกติใช้โดยนายจ้างที่จ่ายเงินให้พนักงานเดือนละครั้ง เพื่อบันทึกเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของวันทำงาน

สำหรับผู้ที่มีแนวโน้มทางดิจิทัลน้อยกว่า เทมเพลตแผ่นเวลา (และอื่น ๆ ) ที่กล่าวถึงข้างต้นทั้งหมดมีให้ทางออนไลน์ เพียงพิมพ์ออกมาและเริ่มติดตามชั่วโมงทำงานของคุณ

แผ่นเวลารายสัปดาห์ใน Clockify

สร้างแท็กและหมวดหมู่

มีแท็กและหมวดหมู่เพื่อให้การติดตามเวลาของคุณง่ายขึ้นมาก คุณจะเห็นว่าเมื่อคุณมีมันแล้ว การกรอกรายการเวลาแต่ละครั้งกลายเป็นเรื่องง่าย ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเองทุกครั้งหรือจดจำรายละเอียด

แท็กที่คุณสร้างควรสร้างขึ้นจากงานของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมี:

• แท็กที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
• แท็กทั่วไป
• แท็กที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า

แท็กและหมวดหมู่มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อกำหนดส่วนท้ายของโครงการหรือรายงานลูกค้า คุณสามารถกรองข้อมูลตามแท็กเหล่านี้และให้รายงานที่กำหนดเองได้มากขึ้น

ตัวอย่างรายงานใน Clockify

กำหนดอัตรารายชั่วโมงและติดตามชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ของคุณ

โดยปกติ เมื่อคุณได้รับเงินเป็นรายชั่วโมง และคุณต้องการมีรายงานที่ชัดเจนและเรียบร้อยสำหรับลูกค้าของคุณ คุณจะต้องกำหนดอัตราเฉพาะ เพียงตั้งค่าสกุลเงินในตัวติดตามเวลาของคุณ เช่นเดียวกับอัตราเริ่มต้น (หรือต่อโครงการหรือลูกค้า ไม่ว่าคุณจะต้องการรายละเอียดมากเพียงใด) และคุณสามารถเริ่มกรอกรายการเวลาของคุณได้อย่างสบายใจ

การตั้งค่าอัตราที่กำหนดเองใน Clockify

ข้อเท็จจริงที่น่าสนุก คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะติดตามชั่วโมงใดบ้างที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ เชื่อหรือไม่ว่าบางครั้งมันก็สำคัญพอๆ กับชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้

ทำไมต้องติดตามชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้?

ชั่วโมงเหล่านี้รวมถึงการตลาด การออกใบแจ้งหนี้ การเขียนรายงาน และการเตรียมการประชุม เป็นต้น

แม้ว่าคุณควรจะมีชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้มากกว่าที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้เพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่าย แต่เวลาในการติดตามหลังมีข้อดีของตัวเอง:

• คุณเรียนรู้ว่าสิ่งที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ใช้เวลานานเท่าใด และวิธีการปรับปรุง
• คุณสามารถดูว่าลูกค้าหรือโครงการใดมีชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้มากหรือน้อย
• ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และการจัดการโครงการของคุณ

และนี่เป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของภูเขาน้ำแข็ง หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดตามชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ เราได้เขียนคู่มือที่จะช่วยให้พนักงานจ่ายเงินเป็นรายชั่วโมงได้อย่างแน่นอน

ติดตามเวลา

สองวิธีในการติดตามเวลา – การป้อนชั่วโมงด้วยตนเอง และการติดตามโดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้วิธีใดวิธีหนึ่งหรือทั้งสองวิธี หรือแม้แต่เลือกว่าวันทำงานประเภทใดที่คุณมี

วิธีติดตามเวลาด้วยตนเอง

การติดตามเวลาด้วยตนเองนั้นดีสำหรับผู้ที่ต้องการเพิ่มเวลาภายหลังเมื่อสิ้นสุดวัน โดยปกติแล้วจะมีงานเพียงไม่กี่งานที่ใช้เวลาส่วนใหญ่

นอกจากนี้ยังมีคนที่วางแผนใช้เวลาอย่างพิถีพิถัน กล่องเวลาของพวกเขาสำหรับวันนั้นได้รับการวางแผนไว้แล้วในรายการสิ่งที่ต้องทำหรือในปฏิทิน และเพื่อให้พวกเขาสามารถกรอกรายงานเวลาล่วงหน้าหรือเมื่อสิ้นสุดวัน โดยดูว่าพวกเขาวางแผนที่จะปฏิบัติตามกำหนดเวลาอย่างเคร่งครัดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

นอกจากนี้ การติดตามเวลาด้วยตนเองยังช่วยให้แก้ไขรายการเวลาใดก็ได้ที่พวกเขาประเมินเวลาทำงานของตนสูงเกินไปหรือต่ำเกินไป

ด้านบนคือตัวอย่างวิธีที่ Clockify ให้คุณป้อนเวลาที่คุณวางแผนจะใช้ (หรือใช้จ่าย) ในการทำงาน และเพิ่มลงในรายงานเวลาของคุณได้ในคลิกเดียว คุณยังสามารถตรวจสอบได้ว่าชั่วโมงนั้นๆ สามารถเรียกเก็บเงินได้หรือไม่ และติดแท็กให้เหมาะสม

วิธีติดตามเวลาโดยอัตโนมัติ

การตั้งค่าตัวติดตามเวลาของคุณเพื่อบันทึกชั่วโมงของคุณโดยอัตโนมัตินั้นมีประโยชน์เมื่อคุณไม่ต้องการจัดการกับการตั้งค่ากล่องเวลาหรือรายการสิ่งที่ต้องทำ หากคุณมีงานมากเป็นพิเศษในบางวัน การเริ่มต้นใช้งานแอปและทำธุรกิจจะง่ายกว่า

เครื่องมือติดตามเช่น Clockify จะติดตามคุณไม่ว่าคุณจะสลับไปมาระหว่างโปรแกรมต่างๆ กี่ครั้ง เมื่อวันทำงานสิ้นสุดลง คุณสามารถใช้เวลา 15 นาทีเพื่อทำให้เย็นลงโดยตรวจทานรายการเวลาและจัดเรียง ติดแท็ก หรือตรวจทานในไทม์ชีท

สกรีนช็อตของตัวติดตามอัตโนมัติ ของ Clockify

การบัญชีสำหรับการจ่ายเงินเพิ่มเติม

การจ่ายเงินเพิ่มเติมรวมถึงกรณีต่างๆ เช่น ค่าล่วงเวลา เวลาชดเชย อัตราวันหยุด สถานการณ์ฉุกเฉิน/ฉุกเฉิน เรามาดูสั้น ๆ ในแต่ละประเภทกัน

1. บันทึกการทำงานล่วงเวลา

เราทุกคนต่างคุ้นเคยกับการทำงานล่วงเวลา นั่นคือชั่วโมงทำงานเพิ่มเติม การทำงานล่วงเวลาอาจเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ ตั้งแต่กำหนดเวลาที่เร่งรีบไปจนถึงปัญหาด้านผลิตภาพส่วนบุคคล

ในทางกฎหมาย สิ่งใดก็ตามที่เกินสัปดาห์ทำงาน 40 ชั่วโมงปกติสามารถถือเป็นการทำงานล่วงเวลาได้ และขึ้นอยู่กับวันในสัปดาห์ และจำนวนชั่วโมงที่คุณเข้าทำงาน นายจ้าง (หรือลูกค้า) สามารถจ่ายอัตราที่แตกต่างกันให้คุณได้

แน่นอน รายได้ที่คุณทำงานล่วงเวลานั้นขึ้นอยู่กับประเทศที่คุณอยู่เป็นอย่างมาก

• กฎหมายการติดตามเวลาของสหภาพยุโรป
• กฎหมายล่วงเวลาของรัฐแคลิฟอร์เนีย
• กฎหมายว่าด้วยมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรมและข้อกำหนดเรื่องเวลาทำงาน

กฎหมายแรงงานเหล่านี้จัดทำขึ้นเพื่อปกป้องทั้งนายจ้างและลูกจ้าง เราจึงสนับสนุนให้ทุกคนแจ้งตัวเองให้ดีที่สุด

2. บันทึกเวลาชดเชย

เวลาชดเชยคือเวลาหยุดที่ให้แก่พนักงานแทนค่าล่วงเวลา นอกจากนี้ยังขึ้นอยู่กับปัจจัยอื่นๆ ด้วย ไม่ว่าคุณจะอยู่ในภาครัฐหรือเอกชน หากคุณได้รับเงินเดือนหรือจ่ายเป็นรายชั่วโมง และค่าแรงของคุณสูงแค่ไหน

ค้นหาว่าคุณมีสิทธิ์ได้รับเวลาชดเชยหรือไม่ที่นี่

3. บันทึกอัตราวันหยุด

ในช่วงวันหยุดนักขัตฤกษ์ การติดตามชั่วโมงทำงานเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากอัตราวันหยุดในวันหยุดอาจแตกต่างจากค่าล่วงเวลาปกติ (ขึ้นอยู่กับกฎหมายแรงงานของประเทศของคุณ)

เมื่อติดตามเวลาในกรณีเช่นนี้ ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการอัปเดตอัตราสำหรับชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ ในท้ายที่สุด เพียงแค่สร้างรายงานและให้ตัวติดตามเวลาคำนวณค่าล่วงเวลาของคุณ

4. บันทึกการทำงานเมื่อโทร

การรับสายหมายถึงการพร้อมสำหรับการทำงานทุกเมื่อที่นายจ้างต้องการคุณ ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่ พยาบาล ช่างเทคนิคไอที และการบำรุงรักษา

การทำงานนอกสถานที่อาจเป็นส่วนหนึ่งของแผนการจ้างงานตามปกติ แต่ก็อาจทำเป็นครั้งคราวได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น เมื่อบริษัทเปิดตัวซอฟต์แวร์ใหม่ในวันศุกร์และต้องการให้นักพัฒนาซอฟต์แวร์พร้อมทำงานในวันเสาร์ ในกรณีที่มีปัญหาร้ายแรงเกิดขึ้น

สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งชั่วโมงโทรกับนายจ้างของคุณและเตือนพวกเขาถึงระเบียบข้อบังคับของ FLSA ที่เหมาะสม ตกลงว่าคุณจะติดตามเวลา การเรียกเก็บเงิน และรายงานชั่วโมงทำงานอย่างไร เพื่อให้แน่ใจว่าใบบันทึกเวลาของคุณถูกต้องและไม่ทำให้เกิดความเข้าใจผิด

กรณีล่วงเวลาเหล่านี้เป็นเพียงกรณีทั่วไปบางส่วนเท่านั้น ในการกรอกรายงานเวลาอย่างถูกต้อง คุณจำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับประเภทของการทำงานล่วงเวลาที่คุณน่าจะทำมากที่สุดและเมื่อใด

เวลาปัดเศษ

ในการกรอกรายงานเวลาของคุณ คุณมักจะพบกับแนวคิดเรื่อง การปัดเศษเวลา เป็นการฝึกปัดเศษชั่วโมงให้ได้ค่าที่ใกล้เคียงที่สุด

ตัวอย่าง คุณมาถึงที่ทำงานเวลา 08:45 น. และออกเวลา 16:49 น. เมื่อคำนวณแล้ว นั่นคือ 8 ชั่วโมง 4 นาที จากนั้นสามารถปัดเศษ 4 นาทีเป็น 8 ชั่วโมงและ 5, 10 หรือ 15 นาที เพื่อการคำนวณเงินเดือนที่ง่ายขึ้น

โดยทั่วไปมีกฎสามข้อในการปัดเศษเวลา:

1. การปัดเศษรายการเป็นการเพิ่มเวลาที่ใกล้เคียงที่สุด (จาก 7 ชม. 59 นาทีทำงานเป็น 8 ชม.)
2. การปัดเศษของนาฬิกาในเวลาเพื่อประโยชน์ของลูกจ้างและนาฬิกานอกเวลาสำหรับนายจ้าง (ปัดเศษลงทั้งสองรายการ)
3. ตอกบัตรเข้างานและตอกบัตรพนักงาน

นี่คือลักษณะของกฎเหล่านี้ในทางปฏิบัติ (และลำดับของรายการ):

การปัดเศษเวลาเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้การคำนวณเงินเดือนเป็นไปอย่างราบรื่น และเพื่อช่วยให้นายจ้างทั้งสองมองเห็นชั่วโมงทำงานที่โปร่งใส และพนักงานจ่ายเงินอย่างเป็นธรรม

นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ติดตามเวลามากมาย เช่น Clockify ให้ตัวเลือกในการปัดเศษรายการเวลาของคุณด้วยสวิตช์เปิด-ปิดอย่างง่ายในแอพ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ต้องคำนวณเองหรือกังวลว่าคุณทำทุกอย่างถูกต้องแล้ว

เปิดการปัดเศษเวลาเพื่อคำนวณเงินเดือนใน Clockify

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการทำสิ่ง "โรงเรียนเก่า" คุณสามารถคำนวณการปัดเศษเวลาด้วยตัวเองได้ตลอดเวลา สำหรับผู้ที่ต้องการเรียนรู้วิธีกรอกใบบันทึกเวลาโดยคำนึงถึงการปัดเศษเวลา เราได้ทำรายละเอียดแนวทางปฏิบัติในการปัดเศษเวลาอย่างละเอียดแล้ว มันแสดงรายการกฎทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อให้เชี่ยวชาญและทำให้การรายงานเวลาง่ายขึ้น

ตรวจสอบตารางเวลาของคุณ

เมื่อรายการเวลาของคุณเต็มแล้วสำหรับวัน (หรือสัปดาห์) ทางที่ดีควรเผื่อเวลาไว้สักสองสามนาทีในตอนท้ายของวันเพื่อตรวจสอบ วิธีนี้ทำได้ดีที่สุดโดยดูจากวันของคุณในไทม์ชีท

ตัวติดตามเวลามีตัวเลือกในการนำเสนอวันทำงานของคุณผ่านไทม์ชีท และยังช่วยให้คุณแก้ไขรายการที่คุณสร้างขึ้นได้อีกด้วย

มุมมองแผ่นเวลาใน Clockify

ทำข้อตกลงกับนายจ้างหรือลูกค้าของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถแก้ไขได้ในไทม์ชีท คุณสามารถเพิ่มหรือลบรายการ แก้ไขคำอธิบาย แท็กและชื่อโครงการหรือลูกค้า และอื่นๆ อีกมากมาย ใบบันทึกเวลาเป็นภาพสะท้อนของการดำเนินธุรกิจของคุณและควรได้รับการขัดเกลาให้ตรงกัน

ไม่จำเป็นต้องพูด เนื่องจากความไว้วางใจเป็นปัจจัยสำคัญในความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดี คุณจึงควรปรับเปลี่ยนเวลาของคุณให้เหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดหรือความขัดแย้ง

เคล็ดลับการติดตามเวลาเพิ่มเติม

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด เนื่องจาก Clockify มีมาระยะหนึ่งแล้ว เราได้เห็นและได้ยินคำติชมมากมายจากผู้ใช้ของเรา ช่วยให้เราเข้าใจว่าพวกเขาพบปัญหาในการติดตามปัญหาในเวลาใด และวิธีที่เราสามารถช่วยให้พวกเขาใช้งานแอปของเราได้ดีที่สุด

ด้วยเหตุนี้ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสั้นๆ ที่เราเชื่อว่าทุกคนต้องการ

• ระบุเหตุผลทั้งหมดที่คุณติดตามเวลา

ในช่วงเวลาที่เรารู้สึกว่าการกรอกรายงานเวลาเป็นงานที่น่าเบื่อที่สุด การเตือนตัวเองว่าทำไมเราจึงทำแบบนั้นสามารถผลักดันไปข้างหน้าได้อย่างมีนัยสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นข้อพิพาทของลูกค้า การรวบรวมข้อมูลเพื่อโต้แย้งการขึ้นราคา หรือเพียงแค่ต้องการดูว่าคุณเสียเวลาไปเปล่าๆ

จดบันทึกเหตุผลเหล่านั้นไว้ที่ไหนสักแห่งที่มองเห็นได้ว่าเป็นมนต์ที่เกี่ยวข้องกับงาน

• ไม่จำเป็นต้องติดตามทุกอย่างอย่างแน่นอน

การพักดื่มกาแฟสักแก้วหรือรับสายส่วนตัวที่น้อยกว่า 10 นาทีนั้นไม่คุ้มที่จะจดบันทึก

หากทุกสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณทำตลอดวันทำงานต้องใช้เวลา หลายสิ่งหลายอย่างจะเกิดขึ้น:

• คุณจะเริ่มเกลียดการติดตามเวลา
• คุณจะเสียเวลากับรายละเอียดปลีกย่อย
• สมองของคุณจะเหนื่อยหน่ายจากการจดจ่อกับเวลา
• โฟกัสงานของคุณจะประสบ

บันทึกเฉพาะรายการเวลาที่มีข้อมูลสำคัญ – เพื่อทราบว่าคุณควรเรียกเก็บเงินเท่าใด เวลาที่คุณมีประสิทธิผลสูงสุด/น้อยที่สุด เป็นต้น

• การติดตามเวลาไม่ได้ทำให้คุณเป็นหุ่นยนต์

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วในประเด็นที่แล้ว การติดตามทุกแง่มุมของวันทำงานของคุณเท่านั้นที่เป็นช่องทางที่รวดเร็วในการเป็น AI มากกว่ามนุษย์

รายงานเวลานำระเบียบและโครงสร้างบางอย่างมาสู่วันทำงานของเรา และทำให้แน่ใจว่าเรามี "เอกสารหลักฐาน" ของสิ่งที่เราทำและวิธีที่เราทำ

• ไม่ใช่ทุกครั้งที่รายการต้องการคำอธิบาย

บางครั้ง “การตอบกลับอีเมล” ก็เป็นเช่นนั้น ไม่จำเป็นต้องระบุว่าลูกค้าหรือบริษัทใดที่คุณเคยตอบกลับ เว้นแต่งานของเราต้องการบันทึกการติดตามของรายละเอียดดังกล่าวจริงๆ คำอธิบายงานเล็กน้อยเป็นความยุ่งยากเพิ่มเติมที่คุณไม่ควรเปลืองพลังงาน

สรุปแล้ว

การติดตามเวลาสามารถมีองค์ประกอบได้มากมาย ชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวได้มากมาย แต่นั่นไม่ได้แปลว่าจะต้องซับซ้อนเสมอไป เมื่อตั้งค่าอย่างถูกต้อง ตัวติดตามเวลาของคุณสามารถทำงานหนักทั้งหมดได้ ในขณะที่คุณเพียงแค่บันทึกชั่วโมง การใช้แท็ก คำอธิบาย การจัดหมวดหมู่อย่างเหมาะสม และสร้างเทมเพลตสำหรับโครงการใหม่แต่ละโครงการ คุณกำลังสร้างผู้ช่วยรายงานเวลาซึ่งคุ้มค่ามหาศาล