ซอฟต์แวร์ที่ไม่ถูกต้องเลวร้ายยิ่งกว่าซอฟต์แวร์ไม่มี: เคล็ดลับในการเลือกให้ดี

ก่อนตัดสินใจซื้อครั้งสุดท้าย โปรดปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ซอฟต์แวร์ตรงกับความต้องการของคุณ

หลังจากหลายเดือนของการประชุม การวิจัย และการสาธิตที่ไม่รู้จบ คุณและทีมของคุณได้จำกัดความเป็นไปได้สำหรับระบบซอฟต์แวร์ใหม่ของบริษัทของคุณให้เหลือเพียงไม่กี่ตัวเลือก สิ่งที่เหลืออยู่คือการตัดสินใจและสิ้นสุดการซื้อของคุณ นี่เป็นส่วนที่ง่ายของกระบวนการใช่ไหม

ก็ไม่เชิง เมื่อเราถามผู้มีอำนาจตัดสินใจของธุรกิจขนาดเล็ก 1,000 คนในแบบสำรวจ Great Software Match ของ Capterra* เกี่ยวกับการซื้อซอฟต์แวร์ครั้งล่าสุด เราพบว่าพวกเขาได้รับ Great Match ซึ่งเป็นการซื้อที่ตรงหรือเกินความคาดหมายโดยไม่มีการประนีประนอม—เพียง 27% ของเวลาทั้งหมด

โอกาสในการเลือกผิดในขั้นตอนนี้สูงมากอย่างน่าประหลาดใจ ซึ่งอาจนำไปสู่อาการปวดหัวที่น่าหงุดหงิดได้ หากคุณโชคดี (เช่น ไม่มีคุณลักษณะ วิธีแก้ปัญหาเฉพาะหน้า) หรือถ้าคุณไม่โชคดี สถานการณ์จะเลวร้ายยิ่งกว่าการที่คุณไม่มีซอฟต์แวร์เลย (เช่น ผู้ใช้ที่ผิดหวัง ข้อมูลเสียหาย)

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังตัดสินใจได้ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมเพื่อซื้อในขั้นตอนสุดท้ายนี้

เคล็ดลับ #1: กลับไปที่ปัญหาเดิมของคุณ

อัลเบิร์ต ไอน์สไตน์ เคยกล่าวไว้ว่า "ถ้าฉันมีเวลาหนึ่งชั่วโมงในการแก้ปัญหา ฉันจะใช้เวลา 55 นาที คิดเกี่ยวกับปัญหา และ 5 นาที คิดเกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหา" หากคุณมีปัญหาในการตัดสินใจระหว่างตัวเลือกซอฟต์แวร์สองสามตัว นั่นเป็นสัญญาณว่าคุณควรกลับไปวิเคราะห์ปัญหาเดิมที่คุณพยายามแก้ไขด้วยซอฟต์แวร์ตั้งแต่แรก

ใครคือผู้ใช้หลักของซอฟต์แวร์นี้ จุดที่มีปัญหากับวิธีการปัจจุบันของเราที่เรากำลังพยายามแก้ไขคืออะไร เราจะวัดความสำเร็จด้วยการซื้อซอฟต์แวร์นี้ได้อย่างไร การทบทวนคำตอบของทีมของคุณสำหรับคำถามเหล่านี้อาจทำให้คุณมีช่วงเวลา “aha” ที่คุณต้องทำการซื้อ

เคล็ดลับ #2: แยกความต้องการของคุณออกจากความต้องการของคุณ

คุณเจอโฆษณาสำหรับระบบซอฟต์แวร์ที่โฉบเฉี่ยว มีฟีเจอร์มากมาย และบอกตรงๆ ว่าเจ๋งมาก ประทับใจน้อยกว่ากับข้อเสนออื่น ๆ คุณตัดสินใจซื้อเพียงเพื่อค้นพบหกเดือนข้างหน้าว่า บริษัท ของคุณจ่ายในราคาพรีเมี่ยมเพื่อใช้คุณสมบัติของระบบเพียงครึ่งเดียวเท่านั้น ในท้ายที่สุด การตัดสินใจยกเลิกการสมัครรับข้อมูลและเลือกใช้สิ่งที่ถูกกว่า

เราเห็นสถานการณ์นี้เกิดขึ้นตลอดเวลา และมันเกิดขึ้นเพราะบริษัทต่าง ๆ หลงใหลกับระบบที่นำเสนอคุณลักษณะที่เกินกว่าที่พวกเขาต้องการจริงๆ ข้อเสนอระดับพรีเมียมนั้นน่าดึงดูดใจมาก บางครั้งการตัดสินใจที่ดีที่สุดคือการถอนตัวออก ข้อควรจำ: คุณสามารถขยายขนาดเป็นผลิตภัณฑ์ที่บรรจุเต็มมากขึ้นได้ทุกเมื่อเมื่อคุณพร้อม

เคล็ดลับ #3: บางครั้งเครื่อง All-in-one อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด

หากคุณมีความต้องการมากมายในการซื้อซอฟต์แวร์ครั้งต่อไป ชุดซอฟต์แวร์แบบครบวงจรที่ตรวจสอบกล่องทั้งหมดของคุณเป็นตัวเลือกที่น่าดึงดูด โซลูชันเดียว หนึ่งสัญญา อินเทอร์เฟซเดียวเพื่อเรียนรู้วิธีใช้งาน อะไรที่ไม่ควรรัก

อย่างไรก็ตาม เพียงเพราะระบบซอฟต์แวร์ทำสิ่งต่างๆ ได้มากมาย ไม่ได้หมายความว่าระบบจะทำงานได้ ดี ทั้งหมด แทนที่จะใช้ระบบเดียวที่ "ดีเพียงพอ" สำหรับทุกความต้องการของคุณ บริษัทของคุณอาจซื้อและรวมโซลูชันสองหรือสามโซลูชันเข้ากับจุดแข็งเฉพาะของตนเองได้ดีกว่า ทั้งหมดที่กล่าวมา อย่าอายที่จะเลือกใช้ซอฟต์แวร์อื่น ๆ หากซอฟต์แวร์เพิ่มเติมเป็นสิ่งที่คุณต้องการจริงๆ

เคล็ดลับ #4: พิจารณากองเทคโนโลยีที่มีอยู่ของคุณ

ซอฟต์แวร์ไม่มีอยู่ในฟองสบู่ มีความเป็นไปได้มากกว่าที่ระบบใหม่ของคุณจะต้องเล่นได้ดีกับสิ่งที่คุณมีอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็นระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) หากเป็นระบบที่ติดต่อกับลูกค้า ระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคล (HRIS) หากเป็นระบบภายใน หรือแม้แต่เครื่องมือทางธุรกิจ หากคุณต้องการดึงข้อมูลจากการซื้อใหม่ของคุณเพื่อการวิเคราะห์ในเชิงลึก

Application Programming Interface (API) มีความซับซ้อนมากจนการบูรณาการระบบสองระบบเข้าด้วยกันไม่ใช่งานที่แทบจะเป็นไปไม่ได้อย่างที่เคยเป็นมา ยังคงเป็นความคิดที่ดีที่จะถามผู้ขายของคุณว่าพวกเขามีปัญหาที่ทราบเกี่ยวกับการทำงานร่วมกับระบบของคุณหรือไม่ ยังดีกว่า คุณอาจได้เรียนรู้ว่าผู้ขายที่คุณกำลังพิจารณามีหุ้นส่วนพิเศษกับหนึ่งในผู้ขายที่มีอยู่ของคุณ ซึ่งสามารถให้ส่วนลดหรือคุณสมบัติพิเศษแก่คุณได้ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด การตัดสินใจของคุณที่มีต่อผลิตภัณฑ์หนึ่งมากกว่าผลิตภัณฑ์อื่นๆ

เคล็ดลับ #5: ใช้ความสามารถในการใช้งานเป็นตัวแบ่งสาย

คุณเหลือซอฟต์แวร์สองตัวเลือก พวกเขามีคุณสมบัติเหมือนกัน พวกเขาทั้งคู่มีรีวิวที่ดีและมีราคาใกล้เคียงกัน คุณไปกับใคร

ถ้าระหว่างสองตัวเลือกไม่เท่ากันจริงๆ ให้เลือกตัวเลือกที่คุณและทีมคิดว่าใช้ง่ายกว่า ตามหลักการแล้ว คุณจะใช้ระบบนี้ไปอีกหลายปี และข้อบกพร่องใดๆ ในประสบการณ์ผู้ใช้—บนคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์—จะลดน้อยลงในบริษัทของคุณอย่างรวดเร็ว

คุณพร้อมที่จะตัดสินใจหรือยัง?

บางครั้ง การแก้ปัญหาหนึ่งปัญหาอาจสร้างปัญหาใหม่ทั้งหมดได้ นั่นคือความเสี่ยงที่คุณเรียกใช้เมื่อซื้อซอฟต์แวร์ที่ไม่ถูกต้อง

เคล็ดลับที่เราได้กล่าวถึงในที่นี้จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ แต่หากคุณยังไม่แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ใดที่เหมาะกับคุณในขั้นตอนนี้ ต่อไปนี้คือคำแนะนำขั้นสุดท้ายบางส่วน:

• ต่อต้านการเพิ่มลงในรายการโปรดของคุณเว้นแต่จำเป็นจริงๆ: การวิจัยของเราแสดงให้เห็นว่าการดำเนินการนี้มักจะส่งผลให้มีการซื้อที่มีคุณภาพต่ำ เชื่อมั่นในงานที่คุณทำไปแล้ว และอย่าทำให้รายการโปรดของคุณเต็มไปด้วยผลิตภัณฑ์ที่คุณละเลยไปแล้ว
• ค้นหารีวิวจากผู้ใช้เช่นคุณ: แม้ว่าผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์จะมีบทวิจารณ์ที่เป็นตัวเอก แต่ก็อาจเป็นเรื่องยากที่จะบอกได้ว่ารีวิวเหล่านั้นมาจากธุรกิจที่คล้ายกับของคุณ โชคดีที่หากคุณไปที่หน้าผลิตภัณฑ์ใดๆ บน Capterra คุณสามารถกรองบทวิจารณ์ตามขนาดของบริษัท ระยะเวลาในการใช้งาน ความถี่ในการใช้งาน และแม้แต่บทบาทของผู้ตรวจสอบเพื่อให้ได้แนวคิดที่ดีขึ้น
• ขอการสาธิตอีกครั้ง: หากคุณยังคงมีคำถามหรือข้อกังวลใจเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์บางประเภทหลังจากการสาธิตครั้งแรกและช่วงทดลองใช้ฟรีของคุณ ให้ขอให้ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ทำการสาธิตอีกครั้ง พวกเขาอาจแสดงสิ่งใหม่ ๆ ที่คุณไม่เคยเห็นมาก่อน ซึ่งอาจส่งผลต่อการตัดสินใจซื้อของคุณ

หากคุณยังไม่แน่ใจในการซื้อซอฟต์แวร์ครั้งต่อไป โปรดดูแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมในบล็อกคำแนะนำในการซื้อซอฟต์แวร์ของเรา และถ้าคุณได้ตัดสินใจแล้ว ยินดีด้วย! ไปที่หน้าแรกของเราและค้นหาผลิตภัณฑ์ที่คุณพร้อมที่จะซื้อสำหรับขั้นตอนต่อไป

---

วิธีการสำรวจ

* Capterra Great Software Match Survey 2020 ดำเนินการในเดือนตุลาคม 2020 เราสำรวจพนักงาน 1,000 คนในธุรกิจในสหรัฐอเมริกาที่มีพนักงาน 2 ถึง 500 คนและมีรายได้ต่อปี 1-250 ล้านดอลลาร์ ซึ่ง: 1) มีอิทธิพลอย่างมากต่อการซื้อเทคโนโลยีสำหรับองค์กรของพวกเขา และ 2) ได้ซื้อซอฟต์แวร์สำหรับองค์กรในราคาอย่างน้อย $500/ปี ในช่วง 24 เดือนที่ผ่านมา เราตั้งคำถามเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ตอบแต่ละคนเข้าใจความหมายและหัวข้อที่เกี่ยวข้องอย่างเต็มที่