คู่มือไม่แสวงหากำไรสำหรับการย้ายข้อมูลบนคลาวด์

เมื่อฉันทำงานเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคที่ Apple ไม่มีฟีเจอร์ใดที่สร้างคำถามและข้อกังวลมากไปกว่าคลาวด์ สำหรับหลาย ๆ คน ระบบคลาวด์เป็นที่ที่ข้อมูลของพวกเขาหายไปและกลับมาอีกครั้งเมื่อพวกเขาต้องการอย่างน่าอัศจรรย์

ความจริงก็คือระบบคลาวด์มีไว้เป็นทางเลือกแทนการจัดเก็บข้อมูลในสถานที่หรือการจัดการระบบ

คลาวด์เป็นเครือข่ายของเซิร์ฟเวอร์อินเทอร์เน็ตที่เก็บข้อมูล เซิร์ฟเวอร์เหล่านี้บางเครื่องมีไว้เพื่อจัดเก็บข้อมูล และบางเซิร์ฟเวอร์มีไว้เพื่อโฮสต์แอปพลิเคชันหรือให้บริการบางประเภท เซิร์ฟเวอร์เหล่านี้เป็นของ บริษัท ข้อมูลขนาดใหญ่เช่น Google, Microsoft หรือ Amazon ซึ่งให้เช่าให้กับลูกค้า

ระบบคลาวด์นั้นยอดเยี่ยมหากคุณเป็นองค์กรไม่แสวงผลกำไรใหม่หรือขนาดเล็กที่ไม่มีพื้นที่หรือกำลังคนในการดูแลเซิร์ฟเวอร์หลายเครื่องด้วยตัวเอง หากองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณจัดการเซิร์ฟเวอร์ของตนเองแล้ว ระบบคลาวด์ยังสามารถจัดหาทางเลือกที่ถูกกว่าสำหรับการจัดเก็บข้อมูล เซิร์ฟเวอร์อีเมล และระบบบัญชี

ความสามารถของระบบคลาวด์มีอยู่แล้วในซอฟต์แวร์ไม่แสวงหากำไรหลายประเภท และการประมวลผลแบบคลาวด์ถือเป็นสิ่งปกติใหม่สำหรับซอฟต์แวร์

ไม่ว่าองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรของคุณจะเล็กหรือใหญ่ เพิ่งเริ่มต้นหรือเป็นที่ยอมรับ คลาวด์คอมพิวติ้งคือสิ่งที่คุณควรพิจารณา

หากคุณพร้อมที่จะดำเนินการ เราได้รวบรวมคำแนะนำที่ครอบคลุมเกี่ยวกับการย้ายองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรของคุณไปยังระบบคลาวด์

องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณควรย้ายไปยังระบบคลาวด์หรือไม่

การย้ายไปยังระบบคลาวด์มีประโยชน์ แต่ไม่เหมาะกับทุกองค์กร มีความแตกต่างในการรักษาความปลอดภัย การควบคุม และความน่าเชื่อถือของระบบเมื่อเปรียบเทียบบริการคลาวด์กับข้อมูลในสถานที่และการโฮสต์ระบบ ก่อนที่คุณจะเข้าสู่คลาวด์ คุณควรวิเคราะห์ข้อดีและข้อเสียของการประมวลผลแบบคลาวด์

เพื่อให้ง่ายขึ้น เราได้รวบรวมข้อดีและข้อเสียสำหรับคุณ:

ผู้เชี่ยวชาญด้านการประมวลผลแบบคลาวด์

• ความสามารถในการ ปรับขนาด: บริการโฮสติ้งบนคลาวด์มีความสามารถด้านโฮสติ้งอยู่แล้วเมื่อคุณสมัครใช้งาน เมื่อความต้องการข้อมูลสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณเพิ่มขึ้น โฮสต์ก็มอบพื้นที่ให้คุณมากขึ้น แม้ว่าการอัปเกรดพื้นที่เก็บข้อมูลเหล่านี้จะทำให้คุณต้องเสียเงิน แต่ค่าใช้จ่ายนี้ค่อนข้างน้อยเมื่อเทียบกับค่าใช้จ่ายของการโฮสต์ในสถานที่ ซึ่งรวมถึงการซื้อฮาร์ดแวร์เบื้องต้น ค่าบำรุงรักษา พนักงานในการจัดการเซิร์ฟเวอร์ของคุณ และการซื้อฮาร์ดแวร์เพิ่มเติมเมื่อคุณเติบโตเร็วกว่าระบบของคุณ
• ความปลอดภัย: บริการโฮสติ้งบนคลาวด์รู้ว่าต้องทำอย่างไรเพื่อให้ข้อมูลของคุณปลอดภัย องค์กรไม่แสวงผลกำไรไม่ได้มีเงินทุนเพียงพอสำหรับให้ผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยด้านไอทีคอยดูแลพนักงานอยู่เสมอ แต่โฮสต์บนคลาวด์มี และพวกเขาก็พร้อมที่จะปกป้องข้อมูลของคุณมากขึ้น ตามข้อมูลของ Web Hosting Sun
• เวลาหยุดทำงานที่จำกัด: หากคุณดูแลเซิร์ฟเวอร์ของคุณเองและเซิร์ฟเวอร์ล่ม จะไม่มีข้อมูลสำรองที่ต้องพึ่งพาเพื่อให้การทำงานดำเนินไปอย่างราบรื่น อย่างไรก็ตาม บริการโฮสติ้งระบบคลาวด์รายใหญ่มีการสำรองข้อมูลเมื่อทำการสำรองข้อมูล รวมถึงทีมงานเฉพาะที่พร้อมที่จะจัดการการหยุดชะงักของเซิร์ฟเวอร์ วิธีนี้ช่วยลดเวลาหยุดทำงานของระบบ ส่งผลให้องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณมีประสิทธิภาพการทำงานสูงขึ้น
• ค่าใช้จ่าย: โฮสติ้งในสถานที่มีค่าใช้จ่ายในการเข้างานสูงรวมถึงค่าใช้จ่ายต่อเนื่องที่สูงขึ้นเนื่องจากความต้องการในการบำรุงรักษาและการจัดหาพนักงาน ราคาเริ่มต้นในการซื้ออุปกรณ์และค่าติดตั้งอยู่ระหว่าง 5,500 ถึง 8,000 ดอลลาร์ การเปลี่ยนเซิร์ฟเวอร์ทุกสามถึงห้าปี ค่ารับประกันสูงถึง 2,000 ดอลลาร์ การบำรุงรักษาปกติสูงถึง 400 ดอลลาร์ต่อเดือน และสุดท้ายคือ 1 ดอลลาร์/GB ต่อเดือน. ในทางตรงกันข้าม บริการบนระบบคลาวด์จำนวนมาก เช่น G Suite นั้นฟรีสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร สำหรับคลาวด์โฮสติ้ง ค่าใช้จ่ายรายเดือนเฉลี่ยอยู่ที่ 28 ดอลลาร์ต่อเดือน ถูกกว่าโฮสติ้งในสถานที่มาก

ข้อเสียของการประมวลผลแบบคลาวด์

• ขาดการควบคุม: เห็นได้ชัดว่าการส่งข้อมูลของคุณไปยังบริการอื่นหมายความว่าคุณจะละทิ้งการควบคุมโปรโตคอลที่ใช้ในการจัดเก็บและรักษาความปลอดภัย อย่าลืมทบทวนมาตรการด้านความปลอดภัยของบริษัทโฮสต์ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณยังคงเป็นเจ้าของข้อมูลของคุณ แม้ว่าคุณจะตัดสินใจถอนตัวจากบริการนี้ก็ตาม
• ความเร็ว: จากข้อมูลของ Contegix โฮสติ้งในพื้นที่นั้นเร็วกว่าการอัพโหลดและดาวน์โหลดไปยังและจากคลาวด์ สิ่งนี้สมเหตุสมผลเนื่องจากเซิร์ฟเวอร์ของคุณมีไว้สำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณเท่านั้น ในขณะที่โฮสต์ระบบคลาวด์จัดการกับข้อมูลของคุณเช่นเดียวกับของทุกคน
• เศษเสี้ยวในระบบ: คุณอาจพบว่าไม่ใช่ทุกสิ่งที่ไม่แสวงหากำไรของคุณจะทำได้พอดีกับรูปแบบการโฮสต์บนคลาวด์ ซึ่งอาจนำไปสู่การผสานรวมระหว่างฟังก์ชันต่างๆ ในองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณน้อยลง เช่น ข้อมูลผู้บริจาคและบริการการตลาดผ่านอีเมล

หากผลประโยชน์ไม่อยู่ในมุมของคุณ อาจเป็นการดีที่สุดที่จะยึดติดกับระบบในสถานที่ของคุณจนกว่าอุปสรรคในการเข้ามา เช่น ความเร็วหรือการขาดการบูรณาการ จะได้รับการแก้ไข อย่างไรก็ตาม หากข้อดีมีมากกว่าข้อเสียในการย้ายองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณไปยังคลาวด์ ก็เยี่ยมมาก ถึงเวลาค้นหาสิ่งที่คุณจะย้ายออกไปได้

ระบบใดที่คุณสามารถย้ายไปยังคลาวด์ได้?

Bloomerang รวบรวมรายชื่อระบบ 6 ระบบที่องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณควรย้ายไปยังคลาวด์:

• ชุดผลิตภาพ:

การใช้ชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานบนระบบคลาวด์ เช่น G Suite for Nonprofits (ซึ่งให้บริการแก่องค์กรที่มีสิทธิ์ฟรี) ช่วยให้คุณเข้าถึงเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอเกี่ยวกับการประมวลผลคำได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

• การจัดเก็บไฟล์:

จัดเก็บเอกสาร รูปภาพ และสเปรดชีตที่สำคัญในผู้ให้บริการพื้นที่คลาวด์ที่เข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ เช่น Google Drive, IDrive หรือ Dropbox

• อีเมล:

รวมศูนย์ระบบอีเมลของคุณผ่านผู้ให้บริการระบบคลาวด์ เช่น Gmail ซึ่งทำงานร่วมกับ G Suite ทั้งหมด

• ปฏิทิน:

ปฏิทินระบบคลาวด์ เช่น ปฏิทินที่ G Suite ให้มา ช่วยให้ทำงานร่วมกันและสื่อสารตามกำหนดการได้ง่ายขึ้น

• ฐานข้อมูลผู้บริจาค:

นี่อาจเป็นหนึ่งในการย้ายระบบคลาวด์ที่ใหญ่ที่สุดและเป็นประโยชน์ต่อองค์กรของคุณมากที่สุด การโฮสต์ฐานข้อมูลผู้บริจาคของคุณในระบบคลาวด์ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลนั้นได้ทุกที่ด้วยการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ปรับขนาดได้ง่ายเมื่อฐานข้อมูลของคุณเติบโตขึ้น และการผสานรวมกับบริการบนคลาวด์อื่นๆ เช่น การตลาดผ่านอีเมลหรือซอฟต์แวร์การพัฒนา

• การบัญชี:

Bloomerang ระบุว่าการบัญชีไม่ได้ย้ายไปยังคลาวด์เร็วเท่ากับฟังก์ชันอื่นๆ—การทำงานร่วมกันเป็นหนึ่งในข้อดีที่แข็งแกร่งของคลาวด์คอมพิวติ้ง แต่ทีมบัญชีจำนวนมากมีขนาดเล็กมาก หรือแม้แต่เพียงคนเดียว อย่างไรก็ตาม เมื่อองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณเติบโตขึ้น กำลังคนที่จำเป็นในการจัดการบัญชีก็จะเพิ่มขึ้นเช่นกัน ทำให้การประมวลผลบนคลาวด์เป็นตัวเลือกที่ชาญฉลาดสำหรับการบัญชี ณ จุดนั้น

ประเมินต้นทุนปัจจุบันและความต้องการในอนาคตของคุณ

ตอนนี้คุณทราบถึงประโยชน์ของการประมวลผลแบบคลาวด์และการใช้งานที่เป็นไปได้ของเทคโนโลยีในโลกที่ไม่แสวงหากำไรแล้ว ดังนั้นถึงเวลาตัดสินใจว่าคุณจะใช้บริการโฮสติ้งบนคลาวด์ใดและระบบใดที่จะคงอยู่ในไซต์งาน (ถ้ามี) ในการทำเช่นนี้ คุณควรดำเนินการวิเคราะห์ต้นทุนและความต้องการของระบบในพื้นที่ทั้งหมดของคุณ ซึ่งจะช่วยคุณกำหนดสิ่งที่คุณยินดีจ่ายสำหรับบริการคลาวด์แต่ละรายการที่คุณกำลังพิจารณา

ค่าใช้จ่าย ณ สถานที่ปัจจุบันเพื่อบัญชีสำหรับ:

• การซื้อฮาร์ดแวร์ (เริ่มต้นและอัปเกรด)
• ทีมงานไอทีของคุณ
• การบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์

ต้นทุนระบบคลาวด์ในอนาคตที่ต้องพิจารณา:

• ค่าธรรมเนียมการตั้งค่าการย้ายข้อมูล
• การฝึกอบรมพนักงานที่ใช้ระบบคลาวด์ใหม่
• ค่าบริการโฮสต์ข้อมูลรายเดือนหรือรายปี
• การอัปเกรดโฮสต์ข้อมูล

จำเป็นต้องบัญชีสำหรับ:

• ต้องการพื้นที่จัดเก็บ
• การบูรณาการระหว่างระบบต่างๆ (อีเมลไปยังฐานข้อมูลผู้บริจาค ชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไปยังปฏิทิน ฯลฯ)
• การสนับสนุนลูกค้า 24/7
• คุณลักษณะเฉพาะใดๆ ที่นำเสนอโดยระบบในสถานที่ของคุณ เช่น การควบคุมบางอย่างหรือการผสานการทำงานพิเศษที่คุณสร้างขึ้นสำหรับองค์กรของคุณโดยเฉพาะ

การรวบรวมค่าใช้จ่ายที่คุณใช้กับโฮสติ้งในสถานที่และความต้องการของคุณจะช่วยให้คุณเลือกผู้ให้บริการระบบคลาวด์ได้ เช่นเดียวกับการเจรจาปรับแต่งบริการของพวกเขาเพื่อให้ตรงกับคุณลักษณะที่ระบบในสถานที่ของคุณเสนอ คุณต้องการจับคู่หรือเกินความสามารถที่ระบบในพื้นที่ของคุณเสนอเมื่อย้ายไปยังคลาวด์

เลือกผู้ให้บริการระบบคลาวด์ของคุณ

เมื่อคุณได้เลือกว่าฟังก์ชันใดที่คุณวางแผนจะย้ายไปยังระบบคลาวด์ ความสามารถส่วนบุคคลของระบบเหล่านี้ และราคาที่คุณยินดีจ่ายสำหรับพวกเขา ก็ถึงเวลาเลือกผู้ให้บริการระบบคลาวด์ (หรือผู้ให้บริการ)

ดูรายชื่อผู้ให้บริการคลาวด์ที่ดีที่สุดของ Cloud Spectator ประจำปี 2560

เมื่อเลือกผู้ให้บริการระบบคลาวด์ สิ่งสำคัญคือต้องครอบคลุมทุกแง่มุมของบริการ ค่าใช้จ่าย คุณลักษณะ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งมาตรการรักษาความปลอดภัย อันที่จริง ความปลอดภัยควรเป็นหนึ่งในข้อกังวลที่ใหญ่ที่สุดของคุณเมื่อเลือกผู้ให้บริการระบบคลาวด์สำหรับจัดเก็บข้อมูลผู้บริจาคและพนักงานที่มีความละเอียดอ่อน เช่น ข้อมูลบัญชีธนาคารและหมายเลขบัตรเครดิต/เดบิต ใบขับขี่หรือหมายเลขประจำตัวประชาชน และหมายเลขประกันสังคม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวบรวมนโยบายความเป็นส่วนตัวและข้อกำหนดในการให้บริการกับทนายความและผู้เชี่ยวชาญด้านไอที คุณต้องการรักษาความเป็นเจ้าของและความเป็นส่วนตัวโดยสมบูรณ์ของข้อมูลใดๆ ที่จัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์โฮสต์ หากองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณไม่รักษาความเป็นเจ้าของข้อมูลโดยสมบูรณ์ หรือข้อมูลของคุณสามารถเข้าถึงได้โดยพนักงานของบริษัทที่ให้บริการพื้นที่ให้เช่า บริษัทนั้นไม่เหมาะสำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรของคุณ

องค์กรไม่แสวงหากำไรจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจำนวนมากเป็นประจำ และการจัดเก็บข้อมูลใดๆ ที่ละเมิดความเป็นส่วนตัวนั้นเสี่ยงต่อการละเมิดกฎข้อบังคับด้านข้อมูลที่ไม่แสวงหากำไรจำนวนเท่าใดก็ได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวและความรับผิดของข้อมูลที่ไม่แสวงหากำไร โปรดอ่านคู่มือศูนย์บริหารความเสี่ยงที่ไม่แสวงหากำไรในหัวข้อ

ดำเนินการย้ายข้อมูลระบบคลาวด์ของคุณ

เมื่อย้ายข้อมูลและฟังก์ชันของคุณไปยังระบบคลาวด์ วิธีที่ดีที่สุดคือขอคำแนะนำหรือความช่วยเหลือจากผู้ให้บริการหรือผู้เชี่ยวชาญด้าน IT เพื่อไม่ให้ข้อมูลสูญหายในกระบวนการ ผู้ให้บริการบางรายจะเสนอบริการสำรองข้อมูลของตนเองโดยมีค่าใช้จ่ายเช่นกัน

การย้ายไปยังคลาวด์นั้นไม่ง่ายเพียงแค่กดปุ่ม และดูระบบที่ไม่แสวงหากำไรทั้งหมดของคุณกลายเป็นหนึ่งเดียวกับโฮสต์คลาวด์ใหม่ ต้องมีการวางแผนและเหตุการณ์ฉุกเฉินในกรณีที่มีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น

กระบวนการย้ายข้อมูลแบ่งออกเป็นห้าขั้นตอน:

1. สำรองข้อมูลของคุณ: ไม่ว่าคุณจะเลือกสำรองข้อมูลด้วยตนเองหรือจ้างบริการสำรองข้อมูลจากภายนอกนั้นขึ้นอยู่กับคุณ แต่เพื่อความระมัดระวัง ฉันขอแนะนำให้ไปกับบริการของบุคคลที่สาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณ ไม่มีความรู้ด้านไอทีเกี่ยวกับพนักงาน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการสำรองข้อมูลของบริษัทอื่น โปรดอ่านรายการ Business.com สำหรับบริการสำรองข้อมูลออนไลน์ที่ดีที่สุด

2. วางแผนการย้ายข้อมูลของคุณ: เมื่อคุณสำรองข้อมูลทั้งหมดของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาเลือก "วิธี" และ "เวลา" ของการย้ายข้อมูลของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวันที่ย้ายข้อมูลของคุณอนุญาตให้มีการหยุดชะงักน้อยที่สุด (เช่น ในช่วงวันหยุดยาว) และกำหนดเส้นตายสำหรับการย้ายข้อมูลให้เสร็จสิ้น นอกจากนี้ ปรึกษากับผู้ให้บริการของคุณเกี่ยวกับลำดับความสำคัญของการย้ายข้อมูลและแอปพลิเคชัน หากมีฟังก์ชันที่องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณจะต้องเข้าถึงเร็วกว่าในภายหลัง

3. ทดสอบสภาพแวดล้อมระบบคลาวด์: หลังจากที่รายละเอียดทั้งหมดครบถ้วนแล้ว ให้ทำงานร่วมกับผู้ให้บริการของคุณเพื่อตั้งค่าสภาพแวดล้อมระบบคลาวด์ การตั้งค่าของคุณควรรวมถึงการทดสอบการเชื่อมต่อ คุณลักษณะ และการผสานรวม เพื่อให้เมื่อข้อมูลของคุณย้ายไปแล้ว ทีมของคุณสามารถเริ่มใช้แอปพลิเคชันบนระบบคลาวด์ได้โดยไม่มีปัญหา

4. เริ่มต้นการย้ายข้อมูล: เป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน และเป็นไปได้มากว่าจะต้องมีการปรับแต่งทั้งฝั่งคุณและผู้ให้บริการ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะพอดีและทำงานในสภาพแวดล้อมคลาวด์ใหม่

5. หาจุดบกพร่อง: ไม่ต้องบอกว่าต้องทำการทดสอบเพิ่มเติมหลังจากการโยกย้ายเสร็จสิ้น เพื่อทำให้การทำงานสะดุดหรือเพื่อระบุข้อมูลใดๆ ที่สูญหายในกระบวนการ ถ้าใช่ ให้ใช้ข้อมูลสำรองของคุณเพื่อเติมช่องว่างข้อมูล

ยินดีด้วย! ตอนนี้คุณได้ย้ายองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณไปยังระบบคลาวด์เรียบร้อยแล้ว

คู่มือเทคโนโลยีเพิ่มเติมสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ

เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา และเว้นแต่งานของคุณจะหมุนไปรอบ ๆ มันยากที่จะติดตามว่ามันจะส่งผลกระทบต่อองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณอย่างไร โชคดีที่บล็อกเทคโนโลยีที่ไม่แสวงหากำไรของ Capterra เต็มไปด้วยคำแนะนำและแหล่งข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการปรับใช้และใช้เทคโนโลยีใหม่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

หากคุณชอบงานชิ้นนี้ อย่าลืมตรวจสอบโพสต์บล็อกอื่นๆ เหล่านี้ด้วย:

• คู่มือที่จำเป็นสำหรับการใช้มือถือเพื่อการกุศล
• คู่มือฉบับสมบูรณ์ในการใช้การระดมทุนแบบ Peer-to-Peer สำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ
• วิธีใช้โซเชียลมีเดียเพื่อดึงดูดและรับสมัครอาสาสมัครที่ไม่แสวงหากำไร