ศิลปะแห่งการเอาใจใส่: การสื่อสารอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นในทีมระยะไกล

ฉันเริ่มต้นวันทำงานด้วยการทักทายคนหมดสติที่ฉันไม่เคยพบ

จากนั้นฉันก็ต่อสู้กับหุ่นยนต์

กล่าวคือ ที่ Convert เราสื่อสารต่างกันเล็กน้อย

ที่นี่ เราเป็นทีมที่อยู่ห่างไกลกันโดยสิ้นเชิง โดยทำงานเกือบชั่วโมงที่ยืดหยุ่นได้ เราตั้งอยู่ใน 9 ประเทศ และทำงานใน 11 เขตเวลา

และยัง - เรารู้จักกัน และเรารู้วิธีสื่อสาร “เดินเข้ามา” เมื่อ 3 เดือนที่แล้วสำหรับวันแรกของฉัน ฉันรู้สึกทึ่งที่พบว่าทีมนั้นเข้ากันได้ดี ราบรื่น และเอาใจใส่มากเพียงใด

นี่เป็นวิธีการทำงานทั้งหมด

• หุ่นยนต์เตือนให้เราสื่อสารในฐานะมนุษย์อย่างไร
• วิธีที่เรา “ถ่อมตัว” และแบ่งปัน “ไอ้บ้าๆ” ของเรา
• เครื่องมือที่เราใช้เพื่อทำงาน "ในที่โล่ง" แม้ว่าจะข้ามโซนเวลาและหลังแล็ปท็อปก็ตาม

หย่อน

ทุกคนและแม่ที่สมัครใช้งาน Tech Crunch ใช้ Slack — และด้วยเหตุผลที่ดี

เรียบลื่น มีประสิทธิภาพ จัดระเบียบได้ง่าย แอพมือถือทำงานได้ดี แม้แต่เสียงเตือนเล็กๆ น้อยๆ ก็มักจะฟังดูน่าพอใจ

หาก Convert มีสำนักงานแบบดั้งเดิม ความหย่อนคล้อยจะเป็นห้องประชุม ห้องครัว ห้องประชุม และกระดานข่าวของเรา นี่คือวิธีที่เราใช้เพื่อทำให้ "ออนไลน์" รู้สึกเหมือนเป็น "ตัวต่อตัว"

บอท:

สแล็คบอท:

สแล็กบอตของเราเล่นเป็นเชียร์ลีดเดอร์ จอมพล และตัวตลกอย่างน่าประหลาด

ฉันไม่สามารถติดตามได้ว่าอะไรคือทริกเกอร์ แต่ฉันสามารถแยกย่อยคำสั่งคำสั่งออกเป็นสองสามหมวดหมู่: สำหรับการหัวเราะและสำหรับภารกิจ

ในหมวดหลัง เรามีกฎสำคัญ: ภาษาที่เป็นกลางทางเพศ

Convert มีนโยบาย Conscious Business โดยเฉพาะ — ซึ่งมีหลายแง่มุมและพัฒนาอยู่เสมอ แต่ส่วนใหญ่คือความเป็นกลางทางเพศ ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการจ้างงาน พันธกิจทางสังคม และภาษาของเรา

ดังนั้น slackbot จึงเตือนเราอย่าง "อ่อนโยน" หากเราทำพลาด

(โดย "เรา" ฉันมักหมายถึง "ฉัน" Slackbot มักจะเตือนฉันอย่างอ่อนโยนเมื่อฉันทำผิดพลาด)

พิมพ์ "เพื่อน" "พี่ชาย" หรือ "ผู้ชาย" อย่างรวดเร็ว "คุณหมายถึงแก๊งค์?" หรือ “คุณหมายถึงเพื่อน?” — หรือคำแนะนำอื่นๆ ที่เป็นกลางทางเพศจำนวนหนึ่ง ทั้งหมดนี้ เมื่อเร็ว ๆ นี้ ฉันคุ้นเคยโดยกำเนิด

ทริกเกอร์อื่นสนุกกว่า (อ่าน: พึ่งพา gif เป็นอย่างมาก) “ไอ้บ้า” กระตุ้นการตอบสนองของ gif - โดยทั่วไปแล้วคนที่ได้รับบาดเจ็บ “ออนไลน์” แสดง gif ของผู้คนที่สวมชุดเสื้อผ้าหรือไปทำงาน และบางครั้งก็มีรูปลักษณ์ที่ไม่น่าเชื่อจาก The Dude อย่างอธิบายไม่ถูก

"สภาพอากาศ" และ "ร้อน" กระตุ้นให้คนขี้เกียจมากขึ้น:

ตอนนี้ ฉันรู้แล้วว่าสิ่งเหล่านี้ดูเหมือนเรื่องตลก

และคุณอาจสงสัยว่า: “อะไรคือนวัตกรรมเกี่ยวกับบอทที่อาศัยอารมณ์ขันของ gif มากเกินไป”

แต่จริงๆ แล้ว พวกเขาไม่ได้เป็นแค่เรื่องตลก และฉันใช้เวลาสองสามเดือนกว่าจะเข้าใจว่าเราตั้งโปรแกรม slackbot ได้อย่างไร

เราใช้ slackbot เพื่อแสดงว่าเรารับฟังซึ่งกันและกัน เพื่อเป็นการแสดงว่าเราใส่ใจ

เมื่อ slackbot แนะนำให้ฉันพูดกับทีมว่า "y'all" — ฉันบ่น

Slackbot ไม่ลืม (หรืออย่างน้อย Dennis ผู้ตั้งโปรแกรมคำสั่งไม่ได้)

แล้วเมื่อฉันคร่ำครวญว่า "คุณ" ไม่ใช่รูปพหูพจน์ที่เหมาะสม slackbot ดัดแปลง

เมื่อผู้แปรรูปป่วย slackbot จะเข้าร่วมนักร้องประสานเสียงของมนุษย์ที่เอาใจใส่:

และเมื่อ Converters เฉลิมฉลองซึ่งกันและกัน slackbot ก็ฉลองกับพวกเขา (บางครั้งในลักษณะที่เป็นที่ยอมรับ แปลกนิดหน่อย)

ในท้ายที่สุด: เราใช้ slackbot ในลักษณะที่ละเอียดอ่อนและไม่ได้กล่าวถึง แต่มีความสำคัญ เป็นหุ่นยนต์ที่เตือนให้เราโต้ตอบในแบบที่เป็นมนุษย์

เฮ้ทาโก้:

ดังนั้นฉันรัก HeyTaco! บอทด้วยเหตุผลสองประการ: 1) ฉันชอบที่จะชนะสิ่งต่างๆ 2) ฉันชอบทาโก้

ถ้าคุณไม่คุ้นเคย: “เฮ้ ทาโก้” เป็นสแล็คบอทที่ให้คุณมอบ “อุปกรณ์ประกอบฉาก” ให้กับเพื่อนร่วมทีมด้วยคำสั่ง “@” ง่ายๆ และอีโมจิ

(ซึ่งฉันรู้ ฟังดูไร้สาระเมื่อคุณพิมพ์ออกมา)

แต่นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมมันถึงเจ๋ง: มันสนับสนุนให้คุณให้กำลังใจซึ่งกันและกัน มีการกำหนดโปรโตคอลสำหรับการพูดว่า "เฮ้ คุณทำได้ดีมาก" และนั่นทำให้การพูดว่า "เฮ้ คุณทำได้ดีมาก" ง่ายและเป็นนิสัย

เมื่อใดก็ตามที่มีคนขว้างปาทาโก้ในแบบของคุณ บอท Hey Taco จะแจ้งเตือนคุณด้วยข้อความ นอกจากนี้ยังเชื่อมโยงคุณเข้ากับลีดเดอร์บอร์ดของทีม — ซึ่งเป็นเรื่องสนุก
(แม้ว่าคุณจะเป็นฉันและอยู่ในอันดับที่ 8)

Hey Taco ยังให้คุณ "แลกเงิน" ทาโก้เพื่อรับรางวัลทีม ซึ่งคุณปรับแต่งได้ แต่รางวัลที่แท้จริงไม่ใช่สิ่งที่จับต้องได้ เป็นการสร้างวัฒนธรรมของการมองโลกในแง่ดีและการให้กำลังใจผ่านการกระทำเล็กๆ น้อยๆ แสดงความยินดี

และผ่านทาโก้

ช่องทาง:

ช่องทางที่ใช้งานได้จริงน้อยที่สุดใน Convert slack มักจะสำคัญที่สุด

พวกเขาเป็นรากฐานของมนุษย์ในการสื่อสารดิจิทัลหลักของเรา

#all_watercooler:

ที่ Convert เราทำงานบนระบบ Holacracy ซึ่งหมายความว่าเราทำงานด้วยตนเอง เราเป็นเจ้าของ "ทรงกลม" ของเรา ไม่มีกระบวนการอนุมัติที่แท้จริง หรือการกลับไปกลับมามากเกินไป

ในทางทฤษฎี หมายความว่า ฉันสามารถนั่งที่โต๊ะทำงานและทำงานและเผยแพร่บทความและทำงานให้เสร็จและโต้ตอบตลอดทั้งวันโดยไม่ต้องมีใครเลยก็ได้ ถ้าฉันต้องการ

แต่ฉันไม่ เพราะมันน่าเบื่อ

และตัวแปลงสัญญาณก็ไม่น่าเบื่อ

และเพราะเราไม่น่าเบื่อ เรามักจะชอบพูดคุยกัน เครื่องทำน้ำเย็นเป็นที่ที่เราทำ

ฉันมักจะส่งรูปภาพจากการเดินทางของฉัน คนอื่นส่งรูปถ่ายของลูก ๆ ของพวกเขา หรืออาหาร หรือหลักสูตรที่กำลังเรียนอยู่ หรือเดินป่าหรือตั้งค่าแล็ปท็อปแปลก ๆ หรือ Airbnbs หรูหราหรืออาหารมากขึ้น

และตามจริงแล้ว มันเป็นชัยชนะครั้งใหญ่สำหรับวัฒนธรรมองค์กร เพราะมันทำให้ฉันตั้งตารอที่จะเข้าสู่สภาวะหย่อนยาน การแจ้งเตือนสีแดงขนาดใหญ่ไม่เพียงแต่น่ากลัวเท่านั้น แต่ยังเป็นการอัพเดทจากเพื่อนๆ

#all_fuckups:

ฉันพบว่าที่ Convert การร่วมเพศที่เราแบ่งปันมีรูปแบบที่แตกต่างกันสองสามแบบ บางครั้งก็เป็นเรื่อง "ชีวิตทั่วไป" (เช่น ฉันใช้เวลา 4 ชั่วโมงที่ DMV) บางครั้งก็เป็นเรื่อง "ฉันไม่เก่งในงานของฉัน"

ฉันยังไม่ดีในการแบ่งปัน fuckups ของฉัน

ในทีมที่อยู่ห่างไกล คุณต้องผ่านมันไปให้ได้

ช่อง fuckups ทำให้ง่ายขึ้น

ส่วนใหญ่เป็นเพราะการเห็นความผิดพลาดของผู้คนในที่โล่งทำให้สบายใจได้ และมันก็เป็นความสบายใจที่เห็นว่าไม่มีใครอาศัยอยู่กับพวกเขา
ไม่มีใครประณามคุณ คุณไม่ได้รับการ "รายงาน" หรือ "ถูกระงับ" หรือ "มีปัญหา"
คุณมักจะได้รับอิโมจิ

(และหน้าด้านมากขึ้นจาก slackbot)

#all_humblebrag:

แล้วเราก็มีช่องให้ฝ่ายตรงข้าม!

ที่นี่เราโม้เพื่อตัวเอง:

เราโม้สำหรับบริษัท:

และเราโม้ให้กันและกัน

Gifs และทาโก้และหัวใจมีการแบ่งปัน

และด้วยความสัตย์จริง เป็นสถานที่ที่น่ายินดีและน่ายินดีสำหรับแฮงเอาท์ เมื่อใดก็ตามที่ฉันเห็นการแจ้งเตือนใหม่จากช่องนี้ — ฉันค่อนข้างตื่นเต้น และฉันค่อนข้างภูมิใจกับบางสิ่งที่เพื่อนร่วมงานของฉันทำสำเร็จ

ทุกบริษัทควรมีพื้นที่แบบนั้น

แล้วคุณล่ะ?

ถามตัวเอง…

• เราจะทำให้มนุษย์เป็นอัตโนมัติได้อย่างไร? เอาใจใส่? เราสามารถ "สร้าง" อะไรได้บ้างที่แสดงว่า "ฉันใส่ใจ"
• บริษัทของเราย่อมาจากอะไร? เราจะตอกย้ำสิ่งนั้นในวิธีที่เราสื่อสารได้อย่างไร?
• เราจะเตือนตัวเองให้ตอบรับเชิงบวกได้อย่างไร และเราจะสนับสนุนตัวเองให้ยอมรับความผิดพลาดได้อย่างไร?
• พื้นที่สำหรับพูดคุยในฐานะมนุษย์ของเราอยู่ที่ไหน ไม่ใช่แค่เพื่อนร่วมงาน?

อาสนะ

สองสามสัปดาห์แรกของฉันที่ Convert แทบทุกคำตอบสำหรับคำถามทุกข้อคือ: อาสนะ

• สวัสดี ฉันสามารถเข้าถึง WordPress ได้หรือไม่ ถามดิเอโก้ในอาสนะ
• ฉันจะหาโพสต์บล็อกในการแก้ไขได้ที่ไหน ช่องเนื้อหาในอาสนะ
• หน้าใดมีสำเนาที่คุณต้องการให้ฉันดู ฉันมอบหมายให้คุณในอาสนะ
• ฉันต้องทำอะไรก่อนการประชุม? *ถอนหายใจเฮือกใหญ่* ลองเช็คอาสนะสิ โอเคมั้ย?

หากคุณไม่คุ้นเคยกับ Asana ก็คือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ การสร้างบล็อคคือกระดาน โครงการ และงานต่างๆ ประเด็นของสิ่งเหล่านี้คือ: คุณสามารถจดบันทึกด้วยสิ่งที่ต้องทำ — มอบหมายให้กับผู้คน กำหนดวันครบกำหนด แสดงความคิดเห็น งานที่ชื่นชอบ จัดระเบียบตามหัวข้อ และรับ ของคุณ. กระทำ. ด้วยกัน.

เราใช้อาสนะสำหรับงานอะไรก็ได้ที่ใช้เวลามากกว่าหนึ่งนาที ถ้าคุณบอกให้ฉันทำอะไรใน Slack - บอกตามตรง ฉันจะลืมมันไป ถ้าคุณใส่มันในอาสนะ — ฉันจะเห็นวันครบกำหนดสีแดงน่าเกลียดตัวใหญ่จ้องมาที่ฉัน และฉันจะเคลื่อนไหว

อัพเดทวันศุกร์:

ดังนั้น ทุกวันศุกร์ อาสนะจะเตือนฉันเล็กน้อย:

สิ่งนี้ทำสองสามอย่าง

1. มันทำให้สมองของฉันไป "โอ้พระเจ้า ฉันทำอะไรในสัปดาห์นี้” จากนั้นฉันก็ถูกบังคับให้ไตร่ตรอง — บางครั้งด้วยความภาคภูมิใจ บางครั้งด้วยความตื่นตระหนก — และประเมินอย่างจริงจังว่าฉันได้ทำสิ่งใดไปบ้าง
2. มันทำให้ฉันนึกถึงความจริงที่ว่าฉันไม่ได้ทำงานอย่างโดดเดี่ยว ที่ผู้คนขึ้นอยู่กับรู้ว่าโครงการของฉันกำลังจะมา และฉันน่าจะรู้ว่าให้พวกเขาโพสต์

การอัปเดตในวันศุกร์นั้นดีเพราะเป็นการเปิดเผยต่อสาธารณะ คุณสามารถสมัครรับข้อมูลเพื่อดูการอัปเดตจากใครก็ได้ และเกือบทุกคนสามารถเห็นการอัปเดตสำหรับคุณ เป็นการตอบคำถามที่ดีทั่วทั้งบริษัท 10 วินาทีสำหรับคำถาม: “สัปดาห์ของคุณเป็นอย่างไรบ้าง”

แต่ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขาสร้างวัฒนธรรมของความรับผิดชอบ ไม่ใช่แค่ในที่สาธารณะ แต่เป็นการส่วนตัวด้วย พวกเขาบังคับให้คุณเฉลิมฉลองความก้าวหน้าของคุณเอง และเผชิญหน้ากับสิ่งกีดขวางบนถนนของคุณเอง

และช่วยให้คุณมองย้อนกลับไปถึงสิ่งที่คุณทำสำเร็จ หรืออะไรที่ทำให้คุณเสียเวลามากเกินไป

บันทึกการประชุม:

ถ้าฉันต้องการดูว่าเราตัดสินใจอย่างไร ในระหว่างการประชุม ในช่วงเวลาใด ๆ ที่ย้อนไปถึงรุ่งอรุณ - ฉันสามารถค้นหาได้ในอาสนะ

และเมื่อถึง "รุ่งอรุณ" ฉันหมายถึง "เมื่อ 9 เดือนก่อนเมื่อเราเริ่มระบบทั้งหมดนี้"

โครงสร้าง ระเบียบวาระ และบันทึกของการประชุมประจำสัปดาห์ ทั้งหมดดำเนินไปอย่างสวยงามและติดตามได้ในโครงการอาสนะที่ตั้งไว้

ตามแบบจำลอง Holacracy ของเรา เรามีการประชุม "ยุทธวิธี" และ "ธรรมาภิบาล" ที่ได้มาตรฐาน ถ้าคุณรู้จัก Holacracy — คุณรู้ว่ามันมีโครงสร้างที่ดี มีรอบการเช็คอิน มีรายการตรวจสอบ มีตัวชี้วัด มีวาระที่จะกำหนด และมีลำดับที่เหมาะสมในการดำเนินการทั้งหมดนี้ เพื่อให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น

เป็นเรื่องที่น่าติดตามมาก โชคดีที่อาสนะทำเพื่อเราไม่มากก็น้อย

แล้วคุณล่ะ?

ถามตัวเอง…

พื้นที่ "ไร้สาระ ทำเรื่องไร้สาระ" ของคุณอยู่ที่ไหน? คุณจะใช้มันเพื่อให้ตัวเองทำงานอย่างไร?

อะไรทำให้การประชุมของคุณเป็นไปตามแผน และใครเป็นคนจดบันทึกการประชุมของคุณ? พวกเขาอยู่ที่ไหน? เข้าถึงได้ง่ายหรือไม่?

ด้วยเสียงและใบหน้า

ดังนั้นเราจึงไม่ได้อยู่ที่เดียวกัน — และไม่ใช่ว่า gif ทั้งหมดที่ส่งผ่านความหย่อนคล้อยสามารถชดเชยได้

แต่เรารู้สึกว่าเราเข้าใกล้กันมากเมื่อเราหาเวลาพูดคุย

ฉันใช้เวลามากมายในการทำงานทางไกล สิ่งหนึ่งที่ฉันสังเกตเห็นเราทำแตกต่างกัน? ผู้คนเปิดเว็บแคมไว้ เว้นแต่ว่าคุณภาพอินเทอร์เน็ตของพวกเขาจะแย่เป็นพิเศษ หากคุณสะดุดเข้ากับการประชุมใดๆ ของเรา คุณจะเห็นผู้คนใน coworking space ในรถยนต์ คาเฟ่ หรือจากดาดฟ้าของพวกเขา ฉันได้รับโทรศัพท์จากเต๊นท์ การมองเห็นมีความสำคัญมากกว่าความเป็นทางการ

สิ่งอื่น ๆ ที่เราทำแตกต่างกันคือ...

บัดดี้โทรมา:

การเปิดเผยแบบเต็ม: ฉันไม่เคยโทรหาเพื่อนอย่างถูกต้อง

เพราะฉันมักจะหมดเวลา

ปรากฎว่าเพื่อนร่วมงานของคุณน่าสนใจ การโทรด้วยบัดดี้เป็นโอกาสที่เรากำหนดให้ได้รับคำสั่ง เดือนละครั้ง เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับอะไรก็ได้ยกเว้นเรื่องงาน ด้วยเหตุนี้ ฉันจึงรู้บางอย่างเกี่ยวกับรถไฟในชนบทของแคนาดา การออกแบบตกแต่งภายในสำหรับการเคลื่อนไหวที่ท้าทาย และชา แต่ที่สำคัญกว่านั้น ฉันรู้ว่าใครคือเพื่อนร่วมงานและสิ่งที่พวกเขาสนใจ

การโทร Buddy จะเพิ่มขึ้นบ่อยขึ้นสำหรับสมาชิกใหม่ ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้จักทีมดีขึ้น เร็วขึ้น และรู้สึกสบายใจที่จะถามคำถามมากขึ้น พวกเขายังเป็นวิธีปฏิบัติที่ดีสำหรับศิลปะการนำทางเขตเวลาที่ได้รับเกียรติจาก Conversion และการเรียนรู้ที่จะทำให้ปฏิทินของคุณเล่นได้ดีกับผู้อื่น

ชัยชนะและความทุกข์ยาก:

ทุกสัปดาห์ เรามีการประชุมแฮงเอาท์ 30 นาทีที่ชื่อว่า “แบ่งปันชัยชนะและความทุกข์ยากของคุณ” (ซึ่งฉันรู้ ไม่ใช่ชื่อที่สร้างสรรค์ที่สุด) มันทำหน้าที่เป็นช่อง "humble_brag/fuckups" ในชีวิตจริงไม่มากก็น้อย หรือเช่น การโทรแบบเพื่อนทั้งทีม โดยพื้นฐานแล้ว เรานั่งคุยกันทีละคน: สัปดาห์นี้อะไรเป็นไปด้วยดีสำหรับเรา และอะไรที่ทำได้ไม่ดี

บางครั้ง.

บางครั้งเราก็จบลงด้วยการพูดถึงเรื่องต่างๆ

เช่นเดียวกับช่องทางของเรา นั่นคือพื้นที่ที่ผู้คนแบ่งปันเรื่องงานหรือเรื่องชีวิต แต่ส่วนสำคัญคือ - คุณจะได้เห็นผู้คนเห็นอกเห็นใจและตอบสนองต่อชัยชนะและการสูญเสียของคุณใน "ชีวิตจริง" ไม่มากก็น้อย

แล้วคุณล่ะ?

ถามตัวเอง…

• เราจะทำอย่างไรเพื่อให้ทีมที่อยู่ห่างไกลรู้สึกโดดเดี่ยวน้อยลง
• เราเห็นคุณค่าในการอุทิศเวลาทำงานสองสามชั่วโมงเพื่อหยุดพักจากการทำงานหรือไม่?

แล้วความคิดที่ยิ่งใหญ่คืออะไร?

นั่นเป็นจำนวนมาก

เครื่องมือและกระบวนการและกฎมากมาย

แต่ด้วยความสัตย์จริง เครื่องมือและกระบวนการล้วนไม่เกี่ยวข้องกัน

ที่ Convert สิ่งเหล่านี้ใช้ได้เพราะเราทำงานกับมันเท่านั้น

Slackbot ที่บอกคุณว่า "หวังว่าคุณจะรู้สึกดีขึ้น" จะรู้สึกแย่มากถ้าเพื่อนร่วมงานของคุณไม่พูดจาโต้ตอบ #Watercooler ใช้งานได้เพราะเราแบ่งปัน อาสนะทำงานได้เพราะเราส่ง "ไลค์" ออกไป และโปร่งใสเพียงพอที่จะให้ข้อมูลอัปเดต

เครื่องมือนั้นดีพอๆ กับทีมที่ใช้พวกมันเท่านั้น แต่เมื่อคุณมีทีมที่ยอดเยี่ยม ใช้เครื่องมือที่ยอดเยี่ยม นั่นคือเวลาที่คุณสามารถสร้างบางสิ่งได้จริงๆ