การสื่อสาร การทำงานร่วมกัน การประสานงาน: 3 Cs นำทางทีมข้ามสายงานที่ประสบความสำเร็จ

ต้องใช้ทักษะ มุมมอง และความเชี่ยวชาญที่หลากหลายเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์รุ่นต่อไป

บริษัทหลายแห่งพึ่งพาความสัมพันธ์ระหว่างทีมข้ามสายงานที่แข็งแกร่งเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ที่มอบมูลค่าที่แท้จริงให้กับลูกค้า อินเตอร์คอมก็ไม่มีข้อยกเว้น

ทีมข้ามสายงานคืออะไร?

วลี "ข้ามสายงาน" มักใช้เพื่ออธิบายทีมที่ประกอบด้วยบุคคลที่มีหน้าที่หรือทักษะต่างกัน

ตัวอย่างเช่น ที่ Intercom ทีมผลิตภัณฑ์ของเราประกอบด้วยนักออกแบบ โปรแกรมเมอร์ และผู้จัดการผลิตภัณฑ์ ซึ่งมีบทบาทพิเศษที่ทำงานร่วมกันเป็นหนึ่งเดียว หรือคุณอาจได้ยินคำที่ใช้เมื่อทีมจากส่วนต่างๆ ของธุรกิจทำงานร่วมกันในโครงการขนาดใหญ่ เช่น การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่หรือการเปิดตัว

วลี "ข้ามสายงาน" มักใช้เพื่ออธิบายทีมที่ประกอบด้วยบุคคลที่มีหน้าที่หรือทักษะต่างกัน

“เพื่อให้องค์กรมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง ทุกทีมต้องพิจารณาตัวเองว่าทำงานข้ามสายงานตลอดเวลา ไม่ใช่แค่ตามโครงการทีละโครงการ”

ในทั้งสองสถานการณ์นี้ โปรแกรมหรือผู้จัดการผลิตภัณฑ์จะเป็นผู้นำ ปฏิบัติงานเป็นตัวนำ ทำให้แน่ใจว่าเครื่องมือทั้งหมดสอดคล้องกัน และทำให้ทุกคนรู้บทบาท เวลา และเป้าหมายของตน

แต่ถ้าไม่มีโปรเจ็กต์หรือเป้าหมายใหญ่ให้ทำงาน และไม่มีวาทยกรให้ร้องล่ะ? โดยส่วนใหญ่ ทีมและหน้าที่ต่างๆ จะกลับไปทำงานแบบแยกส่วน โดยคั่นด้วยแชท Slack แบบเฉพาะกิจ อีเมล การพบปะสังสรรค์ในกาแฟ และการนำเสนอแบบแปลกๆ ทั่วทั้งบริษัท

อย่างไรก็ตาม การทำงานข้ามสายงานในแต่ละวันเป็นไปได้มากขึ้น

ความจริงก็คือเพื่อให้องค์กรมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง ทุกทีมต้องพิจารณาตัวเองว่าเป็นการทำงานข้ามสายงานตลอดเวลา ไม่ใช่แค่ตามโครงการทีละโครงการ สิ่งนี้ต้องการกรอบการทำงานที่ครอบคลุมสำหรับการพิจารณาว่าทีมโต้ตอบกันอย่างไร – เราได้เรียนรู้วิธีที่ยากแล้วว่าสำคัญเพียงใด

ทำไมการทำงานเป็นทีมข้ามสายงานจึงมีความสำคัญกับเรา

ในฐานะทีม Product Education เราสร้างเอกสารความช่วยเหลือ วิดีโอ การสัมมนาผ่านเว็บ และการส่งข้อความเพื่อให้ความรู้แก่ลูกค้าของเรา ซึ่งหมายถึงการทำงานอย่างใกล้ชิดกับเกือบทุกทีมในบริษัทของเรา ตั้งแต่ทีมผลิตภัณฑ์ การสนับสนุนลูกค้า ไปจนถึงทีมขาย

งานส่วนใหญ่ของเราอาศัยข้อมูลจากหน่วยงานอื่นๆ เป็นอย่างมาก และความสำเร็จนั้นขึ้นอยู่กับทีมอื่นๆ ที่แบ่งปันและใช้เนื้อหาที่เราสร้างขึ้น – การปฏิบัติข้ามสายงานที่ดีเป็นสิ่งสำคัญ

มีประโยชน์ที่เป็นสากลสามประการในการมุ่งเน้นความเป็นเลิศข้ามสายงานในชีวิตประจำวัน:

1. มันทำให้งานของคุณ มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยป้องกันไม่ให้เพื่อนร่วมงานที่อยู่โดดเดี่ยวทำงานในสิ่งเดียวกัน ทำงานที่ไม่ถูกต้อง หรือทำงานกับข้อมูลที่ล้าสมัย
2. ช่วย แก้ไขหรือหลีกเลี่ยงปัญหา เพราะเรามีข้อมูลที่เราต้องการหรือรู้ว่าจะหาได้ที่ไหน
3. ช่วยให้เรา ตัดสินใจได้ดีขึ้น รับทราบข้อมูลในบริบทที่กว้างขึ้นเกี่ยวกับลำดับความสำคัญ แผนงาน และปัญหาของทีมอื่นๆ

เมื่อการปฏิบัติแบบข้ามสายงานพังทลาย จะส่งผลให้เกิดการไม่ตรงแนว การตีความที่หลากหลาย และผลลัพธ์แบบผสม แล้วคุณจะสร้างแนวทางปฏิบัติที่ยอดเยี่ยมในทุกๆ วันสำหรับทีมข้ามสายงานได้อย่างไร

สาม Cs ของการทำงานเป็นทีมข้ามสายงาน

การทำงานกับหลายทีมพร้อมกันสามารถขยายขีดจำกัดของคุณได้ ในทีม Product Education เราต้องการวิธีนำทางและบรรเทาช่วงเวลาที่วุ่นวายของกิจกรรมข้ามสายงานระดับสูง ในช่วงเวลาเหล่านี้ ชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวได้หลายสิบชิ้นต้องถูกประกอบเข้าด้วยกันในระยะเวลาอันสั้น

เพื่อเจรจาในช่วงเวลาที่มีความต้องการเหล่านี้ เราได้ออกแบบกรอบการทำงานพื้นฐานเพื่อช่วยให้เรามองเห็นและปรับขนาดได้ในที่สุดว่าเราทำงานร่วมกับทีมอื่นๆ อย่างไร อย่างไรก็ตาม เราตระหนักได้อย่างรวดเร็วว่าหลักการเหล่านั้นสามารถนำไปใช้กับงานข้ามสายงานในวงกว้างได้ ไม่ใช่แค่ช่วงที่มีงานยุ่งเท่านั้น

เพื่อสร้างกรอบการทำงาน เราแบ่งกิจกรรมข้ามสายงานออกเป็นสามกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง:

• การสื่อสาร : ทีมต้องสามารถพูดคุย ถามคำถาม ให้คำตอบ ให้บริบท และเสนอแนวทางซึ่งกันและกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• การทำงานร่วมกัน : ทีมต้องการวิธีการที่ตกลงกันไว้และเครื่องมือทั่วไปสำหรับการทำงานร่วมกัน
• การ ประสานงาน : ทีมต้องมองเห็นความคืบหน้าและทิศทางของกันและกัน

การดำเนินการแต่ละอย่างเหล่านี้มีส่วนสำคัญต่อการทำงานเป็นทีมข้ามสายงานที่มีประสิทธิภาพ แน่นอน การสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และการประสานงานไม่ใช่กิจกรรมที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง แต่การวางกรอบงานของคุณในลักษณะนี้จะทำให้คุณมีความชัดเจนและช่วยให้คุณเข้าใจและปรับปรุงกระบวนการของคุณกับทีมอื่นๆ

ยกระดับเกมข้ามสายงานของคุณ

ในการทำแผนที่ว่าทีมของคุณคืออะไรและไม่ทำอะไร ให้เขียนรายการวิธีที่คุณทำงานร่วมกับทีมอื่นในปัจจุบัน และ Cs ใดในสามกิจกรรมที่อยู่ภายใต้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีแยกแยะกิจกรรมเหล่านี้:

• การสื่อสาร: การ ประชุม การนำเสนอ อีเมล และข้อความ
• การทำงานร่วมกัน: การสร้างเนื้อหากับทีมอื่นหรือทำงานร่วมกันในโครงการกลุ่ม
• การ ประสานงาน: กระบวนการข้ามทีมอย่างต่อเนื่อง เช่น การติดตามจุดบกพร่องผ่าน repo GitHub หรืออัปเดตบอร์ด Trello ที่ติดตามความคืบหน้าของโครงการ

ด้วยการทำแผนที่กระบวนการเหล่านี้ คุณจะสามารถเห็นภาพว่าคุณทำงานร่วมกับทีมอื่นๆ มากเพียงใด ทีมที่คุณทำงานด้วยมากที่สุด และประเภทของงานที่คุณทำกับแต่ละทีม

“การวางแนวปฏิบัติข้ามสายงานในปัจจุบันช่วยให้คุณเริ่มสร้างแนวคิดที่ดีที่สุด”

คุณจะเริ่มค้นหาคนรู้จัก – และช่องว่าง – เกี่ยวกับวิธีการทำงานร่วมกับทีมอื่นๆ และค้นหาวิธีปรับปรุงกระบวนการของคุณ

การวางแนวปฏิบัติข้ามสายงานในปัจจุบันช่วยให้คุณเริ่มสร้างแนวคิดที่ดีที่สุดได้ เมื่อคุณรวบรวมความคิด คุณควรรวมพวกเขาไว้ในการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และการประสานงานเพื่อให้เห็นผลกระทบได้ดียิ่งขึ้น

คุณอาจมีแนวคิดมากมาย ดังนั้นให้ตัดรายการของคุณ ระบุแนวคิดที่ดีที่สุด และแบ่งออกเป็นสองส่วน – ผลกระทบที่ยิ่งใหญ่และชัยชนะอย่างรวดเร็ว เท่าที่คุณต้องการใช้ทุกความคิดที่ดี จงเป็นจริง ให้สมาชิกในทีมแต่ละคนเลือกหนึ่งหรือสองแนวคิดที่สร้างผลกระทบที่ยิ่งใหญ่และชนะอย่างรวดเร็ว

หลังจากเรียกใช้เซสชันแนวคิด คุณจะพบว่ามีวิธีที่ชัดเจนและง่ายในการยกระดับความสามารถข้ามสายงานของคุณ คุณค่าที่คุณจะได้รับจากการเรียกใช้เซสชันเหล่านี้จะเท่ากับ 10 เท่าของเวลาที่ใช้

ทีมของคุณสามารถย่อขนาดงานปกติประจำสัปดาห์ จับภาพมุมมองโดยรวมของทีม และสร้างวิธีการทำงานใหม่ที่อาจเป็นประโยชน์ต่อทั้งองค์กรของคุณทั้งในทันทีและในระยะยาว

หากคุณประสบปัญหาในการเริ่มต้น นี่คือแนวคิดข้ามสายงานบางส่วนที่มีผลกระทบ:

• สร้างเอกสาร 'วิธีการทำงานกับทีมของเรา' ซึ่งจะมีประโยชน์หลายประการ เช่นเดียวกับการช่วยให้ทีมอื่นๆ ประสบความสำเร็จในการทำงานร่วมกับคุณและเข้าใจกระบวนการของคุณ นอกจากนี้ยังจะกลายเป็นแหล่งข้อมูลอันมีค่าสำหรับพนักงานใหม่ในทีมของคุณ ( การสื่อสาร )
• เรียกใช้เซสชันข้ามทีมในหัวข้อเฉพาะ ให้ทีมต่างๆ ของคุณเรียกใช้เซสชันการแบ่งปันข้อมูลเพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานร่วมกันและให้ความรู้ซึ่งกันและกัน ( การ ทำงานร่วมกัน )
• สร้างรายงานทีมสำหรับทีมอื่น นี่เป็นวิธีที่ง่ายในการปรับปรุงการมองเห็นผลงานของคุณ ( การประสานงาน ) ของทีมอื่น
• หากทีมของคุณได้รับคำขอเฉพาะกิจจำนวนมาก ให้ กำหนดขั้นตอนคำขอของคุณให้เป็นทางการ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของคำขอที่คุณได้รับจากทีมอื่นได้ดีขึ้น ( การประสานงาน )

หลังจากเรียกใช้เซสชันแนวคิด คุณจะพบว่ามีวิธีที่ชัดเจนและง่ายในการยกระดับความสามารถข้ามสายงานของคุณอย่างมาก ค่าที่คุณจะได้รับจากการรันเซสชั่นจะเป็น 10 เท่าของเวลาที่ใช้ในการรัน ทีมของคุณสามารถย่อขนาดงานปกติประจำสัปดาห์ จับภาพมุมมองโดยรวมของทีม และสร้างวิธีการทำงานใหม่ที่อาจเป็นประโยชน์ต่อทั้งองค์กรของคุณทั้งในทันทีและในระยะยาว

ท้าทายสภาพที่เป็นอยู่

การสร้างกระบวนการข้ามสายงานที่ยอดเยี่ยมเป็นหนทางสองทาง – สำหรับผลกระทบที่ต่อเนื่อง ความพยายามของคุณจะต้องได้รับการตอบแทนจากทุกทีมที่คุณทำงานด้วย แน่นอน คุณสามารถควบคุมสิ่งที่ทีมของคุณทำเท่านั้น แต่ถ้าคุณเริ่มต้นด้วยการดูงานของคุณเอง และหาวิธีใหม่ในการสื่อสาร ทำงานร่วมกัน และประสานงาน คุณสามารถทำให้ทีมอื่นๆ ทำงานร่วมกับคุณได้ง่ายขึ้น และในทางกลับกัน คุณจะเพิ่มผลกระทบโดยรวมของทีมภายในบริษัทเมื่อเวลาผ่านไป

จับตามองอย่างมีวิจารณญาณในกระบวนการข้ามสายงานของคุณ อย่าทำเพียงแต่ทำสิ่งต่างๆ เพราะนั่นเป็นวิธีที่เคยทำมาก่อน ทำลายรูปแบบ ลองสิ่งใหม่ ๆ และท้าทายสภาพที่เป็นอยู่ คุณอาจพบวิธีใหม่ๆ ในการทำให้ทีมทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น หากคุณสามารถสร้างแนวปฏิบัติข้ามสายงานใหม่ที่ได้ผล ทีมอื่นๆ จะทำตามผู้นำของคุณ