การปฏิบัติตามข้อกำหนด SMS – 10 เคล็ดลับในการปฏิบัติตามข้อกำหนดในการส่งข้อความ

ด้วยอัตราการเปิดที่เกือบ 100% การส่งข้อความเป็นเครื่องมือทางการตลาดที่ทรงพลังซึ่งมอบวิธีการสื่อสารที่ไม่เป็นการรบกวนโดยตรงและมีประสิทธิภาพในการสื่อสารข้อความของคุณไปยังลูกค้าปัจจุบันและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า
เพื่อให้ได้รับประโยชน์จากโซลูชันนี้อย่างเต็มที่ คุณต้องหลีกเลี่ยงการก้าวกระโดดโดยไม่ดูโดยทำความเข้าใจกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องที่ออกแบบมาเพื่อปกป้องลูกค้าทั้งหมด

ในบทความนี้ คุณจะพบคำอธิบายที่ตรงไปตรงมาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ SMS ความสำคัญ และหน่วยงานที่กำกับดูแล

ดังนั้นโปรดติดตามและอ่านต่อไป

อธิบายความสอดคล้องของการส่งข้อความ

การปฏิบัติตาม SMS คือการปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่ธุรกิจต้องปฏิบัติตามเมื่อส่งข้อความไปยังผู้บริโภค กฎเหล่านี้มีเป้าหมายเพื่อปกป้องลูกค้าจากข้อความที่ไม่ต้องการและสแปม แนวคิดของการปฏิบัติตามข้อกำหนดยังครอบคลุมถึงเนื้อหาที่ยอมรับได้ ความถี่ในการส่งข้อความ และรูปแบบ

เหตุใดการปฏิบัติตาม SMS จึงมีความสำคัญต่อธุรกิจ

การปฏิบัติตามข้อกำหนดในการส่งข้อความเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจ เนื่องจากช่วยรักษาความสัมพันธ์และสร้างความไว้วางใจของลูกค้าโดยหลีกเลี่ยงการส่งข้อความที่ไม่ต้องการและไม่ได้ร้องขอ ด้วยวิธีนี้ องค์กรสามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขาส่งข้อความถึงลูกค้าที่ต้องการรับและอ่านเท่านั้น

ยิ่งกว่านั้น การปฏิบัติตามข้อกำหนดในการส่งข้อความยังช่วยให้ธุรกิจสามารถหลีกเลี่ยงความยุ่งยากทางกฎหมายและการฟ้องร้องได้ เว็บไซต์กฎหมายและข้อบังคับที่ซับซ้อนควบคุมการตลาดผ่าน SMS การไม่ปฏิบัติตามข้อบังคับเหล่านี้อาจส่งผลทางกฎหมายต่อธุรกิจได้ ในทางกลับกันอาจมีค่าใช้จ่ายสูงและทำลายชื่อเสียง ดังนั้น การรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะช่วยปกป้องบริษัทจากการสูญเสียทางการเงินในด้านค่าปรับและบทลงโทษ และเพิ่มศักยภาพให้กับพวกเขาด้วยภาพลักษณ์ของแบรนด์ที่ไร้ที่ติ

ภาพรวมของกฎหมายและข้อบังคับหลัก

กฎหมายต่างๆ ที่ควบคุมการส่งข้อความมีแนวคิดพื้นฐานร่วมกัน เช่น ความจำเป็นในการขอความยินยอมล่วงหน้าและการให้ตัวเลือกในการปฏิเสธ อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างเล็กน้อย และการตระหนักว่าสิ่งเหล่านี้สามารถช่วยคุณปรับแต่งแนวทางการตลาดทาง SMS ของคุณให้เหมาะกับสถานที่ต่างๆ ทั่วโลก

• พ.ร.บ.คุ้มครองผู้บริโภคทางโทรศัพท์ (สคบ.)
• พระราชบัญญัติ CAN-SPAM
• พระราชบัญญัติสแปม พ.ศ. 2546 ในออสเตรเลีย
• ระเบียบว่าด้วยความเป็นส่วนตัวและการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ (PECR) ในสหราชอาณาจักร
• ระเบียบคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) ในยุโรป
• สมาคมอุตสาหกรรมโทรคมนาคมเซลลูล่าร์ (CTIA)

10 เคล็ดลับเพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตาม SMS

ปฏิบัติตามคำแนะนำด้านล่างเพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบทางกฎหมาย การเงิน และชื่อเสียง

1. ขอความยินยอมที่เหมาะสม

ก่อนส่งข้อความส่งเสริมการขาย ให้ขอความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดแจ้งจากผู้ติดต่อทั้งหมดที่อยู่ในกระบวนการเลือกใช้ รวมถึงผู้ที่นำเข้าด้วยตนเองไปยังแพลตฟอร์มของผู้ให้บริการ SMS ใช้ภาษาที่ชัดเจนและตรงไปตรงมาเพื่ออธิบายความยินยอม เพื่อให้ลูกค้าเข้าใจสิ่งที่พวกเขาตกลง การไม่ได้รับคำยินยอมที่เหมาะสมถือเป็นการละเมิด TCPA และอาจส่งผลทางกฎหมายและทางการเงินสำหรับธุรกิจ

2. ส่งข้อความยืนยันสิทธิ์

ไม่ว่าคุณจะได้รับหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ติดต่อมาอย่างไร ข้อความแรกของคุณควรยืนยันการเลือกรับข้อความของลูกค้า รวมข้อมูลสำคัญเช่น:

• ตัวตนของธุรกิจของคุณ
• ความถี่ของข้อความที่คุณวางแผนจะส่ง
• โปรดทราบว่าอาจมีการใช้อัตราข้อความและข้อมูล
• ล้างคำแนะนำเกี่ยวกับวิธียกเลิกการรับข้อความในอนาคต

เป้าหมายคือเพื่อแสดงว่าคุณปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับ SMS ป้องกันความเข้าใจผิดหรือการร้องเรียนที่อาจเกิดขึ้น และสร้างความไว้วางใจให้กับผู้รับ

3. จัดเตรียมกลไกการเลือกไม่ใช้

ข้อความทางการตลาดทาง SMS ทั้งหมดควรมีกลไกการไม่เข้าร่วมที่ค้นหาได้ง่ายและทำตาม ซึ่งช่วยให้ลูกค้ายกเลิกการสมัครได้ทันที อาจเป็นการตอบกลับง่ายๆ ด้วยคำว่า “STOP” “QUIT” หรือ “OPT OUT” ตามที่แสดงในตัวอย่างด้านล่าง

ด้วยการส่งข้อความ “STOP” สมาชิกสามารถยกเลิกการสมัครจากรายการของคุณได้ตลอดเวลา อีกทางเลือกหนึ่งในการเปิดใช้งานการยกเลิกอย่างง่ายคือการทำให้ข้อความทางการตลาดทุกข้อความที่คุณส่งมีลิงก์ไปยังหน้า Landing Page ที่มีแบบฟอร์มการยกเลิก

4. ระมัดระวังเมื่อนำเข้าที่ติดต่อ

ก่อนนำเข้ารายชื่อสมาชิก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในรายชื่อได้ระบุหมายเลขโทรศัพท์ของตนโดยสมัครใจและแสดงความยินยอมอย่างชัดแจ้งในการรับข้อความ ข้อกำหนดในการขอความยินยอมอย่างชัดแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้ติดต่อไม่ได้จำกัดเฉพาะผู้ติดต่อใหม่เท่านั้น แต่นำไปใช้กับผู้ติดต่อทั้งหมด รวมถึงผู้ติดต่อที่นำเข้าไปยังรายชื่อสมาชิก

นี่เป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความสอดคล้องของ SMS และหลีกเลี่ยงการละเมิดที่ไม่คาดคิด ซึ่งอาจส่งผลทางกฎหมายและทางการเงินต่อธุรกิจของคุณ การตรวจสอบสถานะในการขอความยินยอมที่เหมาะสมจากผู้ติดต่อทุกรายในรายการเป็นขั้นตอนสำคัญในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของการรับส่งข้อความ และสามารถช่วยให้ธุรกิจสร้างความไว้วางใจกับผู้ชมได้

5. ปฏิบัติตามแนวทางเนื้อหาข้อความ

CTIA ได้กำหนดกฎเนื้อหาชุดหนึ่งที่เรียกว่า SHAFT ซึ่งหมายถึงเรื่องเพศ ความเกลียดชัง แอลกอฮอล์ อาวุธปืน และยาสูบ หลีกเลี่ยงการรวมเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อเหล่านี้ในข้อความ SMS ของคุณ เนื่องจากอาจถือเป็นการละเมิดหลักเกณฑ์การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ SMS สิ่งนี้อาจส่งผลทางกฎหมายและทางการเงินต่อธุรกิจของคุณ CTIA ให้ความสำคัญกับการละเมิด SHAFT อย่างจริงจัง และอาจสั่งห้ามธุรกิจทันทีสำหรับการส่งข้อความดังกล่าว

อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้นบางประการสำหรับกฎนี้ ตัวอย่างเช่น หากคุณเปิดบาร์ ควรมีความเป็นไปได้ที่จะส่งข้อความส่งเสริมการขายเกี่ยวกับชั่วโมงพิเศษแห่งความสุข ในกรณีเช่นนี้ คุณต้องใช้หมายเลขโทรฟรีหรือหมายเลขท้องถิ่นที่ลงทะเบียนแล้วซึ่งให้ไว้เป็นพิเศษ นอกจากนี้ คุณต้องตั้งค่าการจำกัดอายุที่ป้องกันไม่ให้บุคคลอายุต่ำกว่า 21 ปีสมัครรับข้อความ กฎทั่วไปที่ดีอีกประการหนึ่งคือการหลีกเลี่ยงคำที่เป็นสแปมทาง SMS ในข้อความของคุณ

6. เก็บบันทึกที่ถูกต้อง

ธุรกิจควรเก็บบันทึกที่ถูกต้องเกี่ยวกับคำยินยอมของลูกค้าและคำขอปฏิเสธ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ เช่น เนื้อหาข้อความ เวลาส่ง และสถานะการจัดส่ง สิ่งนี้สามารถช่วยให้ธุรกิจแสดงการปฏิบัติตามและตอบสนองต่อข้อร้องเรียนหรือข้อสงสัยใดๆ

7. ปกป้องตัวเองด้วยข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ชัดเจน

ในฐานะเจ้าของธุรกิจ การปกป้องตัวคุณเองและลูกค้าของคุณเป็นสิ่งสำคัญที่สุด ในการทำเช่นนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกของคุณเข้าใจอย่างชัดเจนและยอมรับข้อกำหนดในการให้บริการของคุณ ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อกำหนดและเงื่อนไขของคุณค้นหาได้ง่ายบนเว็บไซต์ของคุณและเขียนด้วยภาษาธรรมดา นอกจากนี้ ให้พิจารณาติดตามการเลื่อนเพื่อให้ลูกค้าของคุณต้องอ่านเอกสารทั้งหมดก่อนที่จะยอมรับข้อกำหนด นอกจากนี้ แจ้งลูกค้าของคุณทันทีหากมีการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไข
สุดท้าย บังคับให้ยอมรับด้วยช่องทำเครื่องหมายเพื่อคลิกก่อนดำเนินการต่อ ด้วยการทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้ คุณสามารถช่วยปกป้องธุรกิจและลูกค้าของคุณจากข้อพิพาททางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

8. รับรองความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูล

การรับรองความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญที่สุดของคุณ เนื่องจากเป็นขั้นตอนสำคัญในการหลีกเลี่ยงปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งรวมถึงการใช้แพลตฟอร์มที่ปลอดภัยและเข้ารหัสเพื่อส่งข้อความ การปกป้องข้อมูลลูกค้าจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต และการรักษาโปรโตคอลและหลักปฏิบัติด้านความปลอดภัยที่เป็นปัจจุบัน

9. ฝึกอบรมพนักงานของคุณ

ทีมที่ได้รับการฝึกอบรมที่ดีขึ้นเกี่ยวกับข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับการตลาดผ่าน SMS จะทำผิดพลาดน้อยลงมาก และสามารถช่วยธุรกิจจากภาวะแทรกซ้อนร้ายแรงที่เกิดจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ พื้นที่หลักในการให้ความรู้แก่พนักงานของคุณ ได้แก่ การขอความยินยอม การส่งข้อความยืนยัน และการจัดการคำขอยกเลิก พนักงานควรได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีการปกป้องข้อมูลลูกค้าและเก็บรักษาบันทึกที่ถูกต้อง

10. ติดตามและทบทวนการปฏิบัติตาม

สุดท้าย ตรวจสอบและทบทวนการปฏิบัติตามกฎหมายการตลาดผ่าน SMS เป็นประจำ ซึ่งอาจรวมถึงการตรวจสอบบันทึกและกระบวนการเป็นระยะ และการตรวจสอบเนื้อหาข้อความและสถานะการจัดส่งอย่างต่อเนื่อง การตรวจสอบเป็นประจำสามารถช่วยระบุและแก้ไขปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา

สรุป: ปฏิบัติตามข้อกำหนด SMS เพื่อประหยัดเงิน เวลา และชื่อเสียงของคุณ

ผลของการไม่ปฏิบัติตามอาจรุนแรง รวมถึงการฟ้องร้อง ค่าปรับ และความเสียหายต่อชื่อเสียง เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง ธุรกิจต่างๆ ต้องได้รับความยินยอมที่เหมาะสม จัดเตรียมกลไกการเลือกไม่ใช้ ระมัดระวังเมื่อนำเข้ารายชื่อติดต่อ ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ด้านเนื้อหา เก็บบันทึกที่ถูกต้อง ปกป้องความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูล และระบุข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ชัดเจน

โปรดจำไว้ว่าการเคารพความเป็นส่วนตัวของผู้คนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้างความไว้วางใจและความสัมพันธ์ระยะยาวกับลูกค้า การแสดงความโปร่งใสเกี่ยวกับวิธีที่คุณใช้ข้อมูลของพวกเขาและปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านการตลาดผ่าน SMS คุณจะแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวของพวกเขา และคุณมุ่งมั่นที่จะมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมแก่พวกเขา