เคล็ดลับ 12 ข้อในการสร้างและปรับปรุงการบริหารเวลาของทีม

แม้ว่าจะมีบทความและสิ่งพิมพ์เกี่ยวกับการบริหารเวลานับร้อย แต่บทความจำนวนมากเกี่ยวข้องกับบุคคล และแม้ว่าเราจะสามารถปรับปรุงวิธีการติดตามเวลาสำหรับตัวเราเองได้ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าเราจะทำได้ดีเช่นกันเมื่อเราจำเป็นต้องติดตามเวลาเป็นทีม ต้องใช้ความคิดและแนวทางที่แตกต่างออกไปเล็กน้อย

เพื่อช่วยให้คุณทราบวิธีติดตามและจัดการเวลาภายในทีม หรือหากคุณต้องการปรับปรุง ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการเริ่มต้น

เหตุใดการบริหารเวลาจึงมีความสำคัญในทีม

อันดับแรก เราควรสรุปโดยสังเขปว่าการจัดการทีมที่เหมาะสมช่วยเวิร์กโฟลว์โดยรวมและความสัมพันธ์ระหว่างทีมได้อย่างไร

ลดความเครียด

ผู้เชี่ยวชาญมักเตือนว่าการจัดการเวลาที่ไม่ดีจริง ๆ แล้วนำไปสู่ความเครียด และไม่ใช่แค่การพลาดกำหนดเวลาหรือการทำงานล่วงเวลาเท่านั้น

เมื่อคนเราจัดการเวลาได้ไม่ดีและไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้ ก็จะนำไปสู่ความรู้สึกท่วมท้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ภาวะล้นเกินทำให้เกิดความกังวล กลัวว่าจะพลาดข้อมูลสำคัญหรืองาน สถานการณ์การได้ยินหรือการอ่านผิด ฯลฯ เมื่อรวมกันจะทำให้สมองของบุคคลกลายเป็น "โหมดตื่นตระหนก" และทำผิดพลาดหรือล้มลงภายใต้แรงกดดันได้

และภายในทีม ผู้คนต่างตอบสนองต่อความเครียดที่เกิดจากการบริหารเวลาที่ไม่ดีต่างกันไป สิ่งนี้สามารถสร้างความขัดแย้งระหว่างทีมในฐานะบุคคล A สามารถกล่าวหาบุคคล B ว่าผ่อนคลายเกินไป หรือบุคคล B สามารถกล่าวหาบุคคล A ว่ามีอาการทางประสาทมากเกินไป

ดังนั้นการจัดการเวลาที่ดีในระดับทีมจึงสามารถปรับปรุงไดนามิกของทีมได้อย่างมากและบรรเทาความเครียดจากงานที่พวกเขาเผชิญในแต่ละวัน

ให้ทุกคนอัปเดต

ความโปร่งใสเป็นปัญหาใหญ่แม้ในปัจจุบัน แม้ว่าแอปและบริการทั้งหมดที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้เราติดตามสิ่งที่ทุกคนทำได้ตลอดเวลา ส่วนใหญ่เรายังอยู่ในความมืดมิดเมื่อพูดถึงส่วนของเพื่อนร่วมงานของเรา และการสื่อสารเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานมีความสำคัญต่อสุขภาพของทีมและตัวโครงการอย่างแน่นอน

ประโยชน์อย่างหนึ่งของการสร้างนิสัยการบริหารเวลาของทีมคือความโปร่งใสจะเพิ่มขึ้น เมื่อทุกคนติดตามว่าพวกเขากำลังทำอะไรอยู่ และอะไรอยู่ในจานของเพื่อนร่วมงาน การจัดลำดับความสำคัญจะง่ายขึ้น แชทกลุ่มมีการพูดคุยกันน้อยลงเพื่อรายงานความคืบหน้าและการประชุมน้อยลงอย่างแน่นอน

ให้ทุกคนรู้ว่าโครงการจะดำเนินไปอย่างไร

เมื่อทีมเริ่มติดตามเวลาโดยรวมแล้ว คุณจะเริ่มมองเห็นภาพรวมได้ชัดเจนขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป การติดตามความคืบหน้าของโครงการจะง่ายขึ้น และนอกจากนี้ ยังไม่จำเป็นต้องถามว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างไร ง่ายกว่ามากในการสร้างรายงานและจัดการประชุม

สมาชิกในทีมจะเริ่มได้แนวคิดว่าการบริหารเวลาของพวกเขาสะท้อนถึงโครงการโดยรวมอย่างไร เพื่อนร่วมงานของพวกเขาจะสามารถเห็นและแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้ทันเวลา

ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน

ผู้คนมีแนวโน้มที่จะช่วยเหลือซึ่งกันและกันมากขึ้นเมื่อพวกเขาอยู่บนเรือสุภาษิตเดียวกัน เมื่อทีมติดตามเวลาของพวกเขาและเรียนรู้วิธีจัดการมันร่วมกัน พวกเขามักจะแบ่งปันเคล็ดลับและส่งเสริมซึ่งกันและกันเมื่อเกิดข้อผิดพลาดขึ้น

ตราบใดที่คุณสร้างสภาพแวดล้อมการเรียนรู้ที่ดี ทีมของคุณจะดีขึ้นมากผ่านการจัดการเวลาการเรียนรู้

วิธีปรับปรุงการจัดการเวลาในที่ทำงาน

1. ติดตามเวลาเพื่อดูว่าคุณอยู่ที่ไหน

คุณสามารถเริ่มปรับปรุงการจัดการเวลาของทีมโดยให้พวกเขาติดตามเวลาเป็นรายบุคคล ทุกคนควรเริ่มรับผิดชอบต่อการใช้เวลาของตนเองก่อนที่จะสามารถมีส่วนร่วมในการบริหารเวลาของทั้งทีมได้อย่างแท้จริง

ตัวอย่างเช่น ใน Clockify – แอปจัดการเวลาสำหรับทีม ผู้จัดการทีมสามารถตั้งค่าโครงการและเหตุการณ์สำคัญสำหรับความคืบหน้าได้ นับจากนั้นเป็นต้นมา เมื่อสมาชิกในทีมแต่ละคนติดตามเวลาที่ใช้ไปกับงานที่นำไปสู่เป้าหมายแต่ละเป้าหมาย ตัวจับเวลาจะสะท้อนให้เห็นสิ่งนั้น

หากต้องการดูว่า Clockify สามารถสร้างความคืบหน้าของโครงการที่ได้รับการบันทึกไว้อย่างดีได้อย่างไร ไปที่นี่ โดยจะเข้าสู่การตั้งค่าทีละขั้นตอนของพื้นที่ทำงาน โครงการ และรายงานความคืบหน้าของทีมเมื่อพูดถึงการจัดการเวลา

ขอแนะนำให้ติดตามเวลาประมาณสองสัปดาห์หรือหนึ่งเดือน เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับพฤติกรรมการติดตามเวลาของทีมของคุณและวิธีที่พวกเขาใช้เวลา นี่เป็นวิธีเดียวที่จะได้รับข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมว่าสมาชิกแต่ละคนต้องการจัดการเวลาอย่างไร และสะท้อนถึงทั้งทีมอย่างไร จากข้อมูลที่รวบรวมนั้น คุณสามารถเริ่มทำการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงได้

2. สร้างภาพรวมภาระงาน

ในขั้นที่ 2 ควรทำความคุ้นเคยกับสิ่งที่สมาชิกในทีมแต่ละคนต้องทำเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของรายละเอียดงานของพวกเขา พวกเขามีงานเล็ก ๆ น้อย ๆ กี่งาน งานใดใช้เวลามากที่สุด และงานใดใช้เวลาทำน้อยที่สุด งานเพิ่มเติมที่มีภาระงานแต่มักถูกมองข้าม:

• ให้ข้อเสนอแนะ
• อบรมพนักงานใหม่,
• การนำเสนอผลงาน,
• จัดประชุม,
• การสื่อสารกับลูกค้า,
• อีเมล์ ฯลฯ

เริ่มด้วยการเล็มไขมันบริเวณนั้นก่อน หากทั้งคุณและพนักงานสังเกตเห็นว่างานบางอย่างที่ไม่สำคัญใช้เวลามากกว่าที่จำเป็น ให้ตัดทิ้งไป

ใช้การประชุมเช่น

บ่อยครั้งคุณจะเข้าร่วมการประชุมที่มีหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมอย่างน้อยหนึ่งในสาม เวลาและพลังงานของพวกเขาสูญเปล่าไปกับการฟังข้อมูลและการสนทนาที่ไม่ส่งผลกระทบต่อพวกเขา เช่นเดียวกับกลุ่มอีเมลหรือการสนทนาในห้องสนทนา

สุดท้ายนี้ แม้ว่าการทำงานร่วมกันจะเป็นประโยชน์ของทีมที่มีประสิทธิภาพสูง แต่ให้จับตาดูสมาชิกในทีมที่เริ่มทำงานของผู้อื่นมากขึ้น หากพวกเขาใช้เวลาทั้งวันในการดับไฟเล็กๆ แล้วทำงานล่วงเวลา ภาระงานจะเกิดความไม่สมดุลอย่างมาก และจำเป็นต้องได้รับการแก้ไขโดยเร็วที่สุด

3. พูดคุยกับทีมของคุณ

ต่อจากข้อที่แล้ว ยิ่งคุณพูดคุยกับทีมมากเท่าไหร่ การระบุแง่มุมของการบริหารเวลาที่คุณต้องพิจารณาได้ง่ายขึ้นก็จะยิ่งง่ายขึ้น นี่คือสิ่งที่ควรเน้น:

• ตรวจสอบว่างานปกติของพวกเขาคืออะไร และส่วนใดของงานที่อาจน่าเบื่อและต้องเสียภาษี
• ถามพวกเขาว่าเมื่อใดที่พวกเขารู้สึกว่ามีประสิทธิผลมากที่สุด/น้อยที่สุด
• พูดคุยเกี่ยวกับสิ่งรบกวนสมาธิและระบุสิ่งที่พบบ่อยที่สุดสำหรับทีม
• คิดหากลยุทธ์ที่เหมาะสมกับขั้นตอนการทำงานและแนวทางของพวกเขา
• พบปะกับพวกเขาเป็นครั้งคราวเพื่อถามว่าการบริหารเวลาของพวกเขาเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร หรือทำแบบสำรวจรายเดือน
• ให้สมาชิกในทีมเข้าถึงการบริหารเวลาด้วยการวิเคราะห์ โดยไม่ต้องใช้การจัดการขนาดเล็ก ตราบใดที่พวกเขาควบคุมความก้าวหน้าในการเรียนรู้ได้ ผลลัพธ์จะดีขึ้นมาก

เนื่องจากแต่ละทีมมีความแตกต่างกันในแต่ละแผนก ความกังวลและความรำคาญในที่ทำงานของพวกเขาก็จะแตกต่างกันออกไป สิ่งสำคัญคือการหาจุดร่วมและให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาจะมีบทบาทอย่างแข็งขันในการเรียนรู้วิธีจัดการเวลาให้ดีขึ้น ไม่เพียงแค่ได้รับเอกสารแจกจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลว่าพวกเขาจะติดอยู่ในลิ้นชักโต๊ะอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้และลืมมันไป

4.อย่าเน้นแต่การบริหารเวลาทำงาน

อีกวิธีที่มีประโยชน์ในการฝึกการบริหารเวลาของทีมให้ดีขึ้นคือการรวมการบริหารเวลาส่วนบุคคล ให้ทีมรู้ว่าการปรับปรุงนิสัยในการทำงานเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่สามารถนำไปใช้ในชีวิตส่วนตัวของพวกเขาได้

โค้ชด้านการเพิ่มผลผลิต Matt East ได้นำเสนอวิธีที่ง่ายที่สุดในการโน้มน้าวผู้คนถึงประโยชน์ของการบริหารเวลาและกำหนดพวกเขาบนเส้นทางของการปรับปรุง เขาเชื่อว่า การตอบคำถามเพียงสิบข้อจะทำให้ผู้คนคิดว่าพวกเขาจัดลำดับความสำคัญของเวลาและงาน อย่างไร หากคุณมีโอกาส ทำเอกสารแจกพร้อมคำถามเหล่านี้ และให้ทีมครุ่นคิดเป็นเวลาหนึ่งหรือสองวัน จากนั้นอภิปรายคำตอบเพื่อทำความเข้าใจลำดับความสำคัญของกันและกันให้ดียิ่งขึ้น และวิธีที่คุณจะพบกันครึ่งทางเมื่อต้องจัดการเวลาเป็นทีม

1. ถ้าวันนี้ฉันสามารถบรรลุสิ่งใดสิ่งหนึ่งได้ สิ่งนั้นจะเป็นอะไร?
2. อะไรจะเป็นสิ่งสำคัญที่สุดอันดับสอง?
3. อะไรจะเป็นสิ่งสำคัญที่สุดอันดับสาม?
4. สิ่งที่ต้องทำหลังจากสามสิ่งนี้คืออะไร?
5. งานใดบ้างที่ฉันสามารถมอบหมายให้ผู้อื่นได้
6. มีงานอื่นใดบ้างที่คนอื่นกำลังทำงานอยู่และต้องการความสนใจจากฉัน
7. การกระทำใดในวันนี้ที่จะทำให้ฉันเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้น
8. อะไรคือสิ่งหนึ่งที่ฉันสามารถทำได้ ที่จะทำให้ฉันรู้สึกมีประสิทธิผลและมีความสุขในตอนท้ายของวัน?
9. วันนี้ฉันจะลดระดับความเครียดได้อย่างไร
10. ความสัมพันธ์ใดในชีวิตที่ฉันต้องการพลังงานมากที่สุดในวันนี้ (ความสัมพันธ์ในการทำงาน ครอบครัว เพื่อน คู่รัก ฯลฯ)

แม้ว่าคำถามบางข้อจะค่อนข้างตรงไปตรงมา แต่บางคำถามก็ไม่เป็นเช่นนั้น แต่จะให้ข้อมูลเชิงลึกที่ดีว่าผู้คนใช้พลังงานอย่างไร ซึ่งจะส่งผลต่อความสัมพันธ์ของพวกเขากับเวลาและการจัดลำดับความสำคัญ เมื่อมีคนใช้เวลาทั้งวันในการโต้เถียงกับคนสำคัญของพวกเขา โอกาสที่พวกเขาจะเหนื่อยเกินกว่าจะจดจ่อกับความสัมพันธ์แบบร่วมมือกับเพื่อนร่วมงาน

รู้วิธีใช้พลังงานทางอารมณ์ในการจัดการเวลาเช่นกัน

5. ละเว้นจากงานที่น่าเบื่อ

ถ้าเป็นไปได้ พยายามขจัดงานที่น่าเบื่อออกไป

ที่บริษัทเก่าที่ฉันทำงานอยู่ มีนิสัยชอบมอบหมายให้สมาชิกในทีมรุ่นน้องสองคนจดบันทึกในระหว่างการประชุม จากนั้นเราควรเปรียบเทียบบันทึกเหล่านั้นและเขียนรายงานฉบับเดียวเพื่อแจกจ่ายให้กับทุกคนที่เข้าร่วมประชุม ตามที่ได้อธิบายให้เราทราบ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดได้รับการคุ้มครอง

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ทำได้คือเพิ่มงานเป็นสองเท่า เราจะเปรียบเทียบบันทึกย่อ จากนั้นเพื่อนร่วมงานจะส่งอีเมลประเด็นสำคัญของเขามาให้ฉัน ฉันจะเพิ่มสิ่งที่ขาดหายไป (หรือในทางกลับกัน) จากนั้นฉันจะจัดรูปแบบและส่ง ให้กับทุกคน

หลังจากผ่านไปหนึ่งชั่วโมงเราก็สามารถทำงานประจำต่อไปได้

เราทั้งคู่คงยุ่งอยู่กับงานที่คนๆ เดียวทำได้ โดยมีขั้นตอนที่ไม่จำเป็นเพิ่มเติม

ดังนั้น เมื่อพูดถึงงานต่างๆ เช่น การเขียนรายงาน จดบันทึก ยื่นเอกสาร ค้นคว้า สำรวจ และอื่นๆ หากคุณไม่สามารถกำจัดมันได้ ก็ลดความซับซ้อนลง ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพราะยิ่งพนักงานหมกมุ่นอยู่กับงานที่ไม่สำคัญและไม่สำคัญนานเท่าไร พวกเขาก็ยิ่งห่างจากสิ่งที่ควรทำจริงๆ นานขึ้นเท่านั้น

6. คิดค้น

ในบทความจาก Harvard Business Review ในหัวข้อการจัดการเวลาโดยรวม ผู้เขียน Leslie Perlow ได้เสนอแนวคิดเชิงลึกเกี่ยวกับการสร้างสรรค์นวัตกรรมด้วยเทคนิคการบริหารเวลา เธอรายงานเกี่ยวกับแนวปฏิบัติที่พยายามและเป็นจริงของบริษัทหลายแห่งที่เสนอเวลาพักเพื่อดูว่าจะสะท้อนถึงความคืบหน้าของโครงการและขั้นตอนการทำงานโดยรวมอย่างไร

ในบริษัทต่างๆ ที่ต้องเผชิญกับวัฒนธรรมที่เร่งรีบ “ตลอดเวลา” พนักงานต่างให้ความสำคัญกับการใช้เวลาหนึ่งคืนเพื่อเติมพลังและอุทิศเวลาให้กับชีวิตส่วนตัว มันช่วยให้ผู้คนคลายเครียด

บริษัทที่มีทีมที่มักจะส่งงานตรงเวลาโดยไม่มีปัญหาเล็กน้อยเห็นการหยุดงานครั้งนี้เป็นรางวัลสำหรับการทำงานหนัก ในกรณีของพวกเขา พวกเขามองว่าเป็นการยกย่องความพยายามของพวกเขา

และสำหรับบริษัทที่ทีมต้องประชุมกันอย่างท่วมท้น สิ่งรบกวนระหว่างทีม (และภายนอก) พนักงานสามารถใช้เวลาอยู่คนเดียวนอกสำนักงานที่พลุกพล่านได้ พวกเขาพบว่ามันง่ายกว่าที่จะทำงานให้เสร็จหรือตามให้ทัน

ความแปลกใหม่ของการแนะนำเวลาว่างช่วงบ่ายหรือตอนเช้าระหว่างวันธรรมดาอาจเป็นประโยชน์สำหรับทั้งพนักงานและผู้จัดการ ทีมสามารถเรียนรู้วิธีร่วมมือได้ดีขึ้นรวมทั้งจัดการเวลาของพวกเขาในช่วงพัก คุณสามารถทำเช่นเดียวกันนี้ได้ เช่น เสนองานก่อนเวลาสิ้นสุดในวันศุกร์ เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ปกติแล้วจะลดลงก่อนวันหยุดสุดสัปดาห์ หรือในวันพุธซึ่งเป็นช่วงกลางสัปดาห์และมีแนวโน้มที่จะรู้สึกเหมือนเป็นวันที่ยาวนานที่สุด

7. เพิ่มความตระหนักในกำหนดเวลา

ไม่มีใครชอบกำหนดเวลา มันคือความจริง.

อย่างไรก็ตาม เมื่อเราคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้ เราทุกคนก็พอใจกับกำหนดเวลาทันทีที่เรากำหนดไว้ มีความรู้สึกว่าเรายังมีสิ่งภายใต้การควบคุมและเราสามารถทำได้ ตอนที่เราเริ่มเกลียดเส้นตายคือเวลาที่มันใกล้เข้ามาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และเราไม่ได้ทำส่วนใหญ่ตามที่วางแผนไว้

ดังนั้นจึงปลอดภัยที่จะบอกว่าความสัมพันธ์ของเรากับกำหนดเวลาขึ้นอยู่กับว่าเราตระหนักดีแค่ไหน

สิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วยให้ทีมของคุณจัดการลำดับความสำคัญของพวกเขาได้ดียิ่งขึ้นคือการเตือนให้มองเห็นความคืบหน้าและกำหนดเวลาของโครงการได้อย่างต่อเนื่อง แน่นอนว่าไม่ควรมีสิ่งใดที่น่าเกรงขามและน่ากลัว แต่เป็นกราฟข้อมูลบนหน้าจอติดผนัง หรือเครื่องติดตามเหตุการณ์สำคัญอย่างง่ายที่เขียนบนไวท์บอร์ด

ทำให้ผู้คนตระหนักถึงกรอบเวลาและข้อจำกัดในลักษณะนี้มากขึ้น บอร์ด Kanban ดิจิทัลและตัวติดตามนั้นง่ายต่อการมองข้ามหากผู้คนต้องเข้าถึงมันบนคอมพิวเตอร์ของพวกเขาเอง แต่ถ้าพวกเขาอยู่บนผนังใกล้ ๆ ตลอดเวลา กำหนดเวลาจะมีโอกาสน้อยที่จะ "แอบอ้าง" ใครก็ได้

8. เสนอความช่วยเหลือ

ผู้เชี่ยวชาญที่ McKinsey ได้เสนอมุมมองที่น่าสนใจ: ในปัจจุบัน การบริหารเวลานั้นไม่เกี่ยวกับบุคคลและเป็นปัญหาของสถาบันมากกว่า พวกเขายังชี้ให้เห็นว่าคนที่มองว่าตัวเองเป็นผู้จัดการเวลาที่ยอดเยี่ยมกล่าวว่าพวกเขาได้รับการสนับสนุนอย่างมากในการกำหนดเวลาและจัดสรรเวลา

พวกเขาระบุตัวอย่างของผู้ช่วยฝ่ายธุรการที่ช่วยจัดตารางเวลาของ CEO โดยการถามคำถามที่ถูกต้อง: พวกเขาได้พบกับลูกค้าบางรายหรือไม่ หากพวกเขาควรติดตามบริษัทอื่นเป็นประจำมากขึ้น หากมีการจัดลำดับความสำคัญบางอย่างอย่างเหมาะสมตาม วัตถุประสงค์ในปัจจุบันของบริษัทเป็นต้น

ในระดับที่เล็กกว่า ผู้จัดการสามารถทำเช่นเดียวกันสำหรับทีมของพวกเขา พวกเขาสามารถพบปะกับทีมและดูว่าความพยายามและเวลาของพวกเขาจะถูกปรับใหม่ไปที่ใด เมื่อเวลาผ่านไป ลำดับความสำคัญจะเปลี่ยนไป บางทีการพัฒนาเว็บไซต์ของเครื่องมือใหม่อาจถูกย้ายไปข้างหลังเนื่องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่คาดหวังใหม่ต้องการดูเครื่องมือเวอร์ชันที่สมบูรณ์กว่านี้ หรือการทดสอบเบต้าแสดงให้เห็นว่าฐานผู้ใช้จริงไม่ใช่บริษัทขนาดกลางแต่เป็นฟรีแลนซ์ ดังนั้น จึงจำเป็นต้องประเมินกลยุทธ์ทางการตลาดอีกครั้ง

เปลี่ยนกรอบความคิดของคุณจากการติดตามเวลาของแต่ละคนเป็นความคิดที่สะท้อนถึงโครงการ ผลิตภัณฑ์ และความพยายามของทีม ผู้จัดการมีความหรูหราที่จะได้เห็นภาพรวม และนั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมพวกเขาถึงต้องชี้นำทีมผ่านการเปลี่ยนแปลงและช่วยให้พวกเขาจัดการเวลาได้ดีขึ้น

9. ตั้งกฎทั่วไปบางอย่าง

เช่นเดียวกับทุกทีม ผู้คนจะให้ความร่วมมือ แต่ยังมีการปะทะกัน พวกเขาจะก่อกวนกันและกัน และพบข้อผิดพลาดและความคับข้องใจในการปฏิบัติงานของผู้อื่น และความผิดหวังเช่นนี้อาจนำไปสู่สถานการณ์ที่อาจเป็นอันตรายต่อวิธีที่พวกเขาจัดการเวลาและจัดลำดับความสำคัญ สิ่งต่างๆ เช่น การเบี่ยงเบนความสนใจจากบุคคล งานที่สื่อสารได้ไม่ดีและผลตอบรับ การขาดความโปร่งใส... สิ่งเหล่านี้สามารถทำให้ทีมเริ่มแตกแยกได้ทีละน้อย

และในขณะที่คุณสามารถปล่อยให้พวกเขารีดนิสัยของตัวเองเมื่อเวลาผ่านไป เพื่อให้เพื่อนร่วมงานเริ่มจัดการเวลาของพวกเขาในฐานะทีมได้อย่างแท้จริง พวกเขาต้องการกฎเกณฑ์ที่ตกลงกันไว้ซึ่งจะช่วยให้สบายใจได้

มารยาทการสื่อสารที่มั่นคง

แนะนำวิธีการพูดคุยเกี่ยวกับปัญหา งาน และความคืบหน้าของโครงการ ตัวอย่างเช่น:

• หากจำเป็นต้องแก้ไขภายใน 24 ชั่วโมงข้างหน้า ให้ส่งอีเมล
• หากบางสิ่งต้องการให้คุณดำเนินการภายในหนึ่งชั่วโมงหรือสองชั่วโมงข้างหน้า ให้ส่งข้อความแชท
• หากเป็นปัญหาเร่งด่วนและรอไม่ได้ ให้ส่งข้อความหรือโทร

เสียเวลามากเกินไปเมื่อมีการพูดคุยเรื่องไม่สำคัญผ่านอีเมล หรือเมื่อมองข้ามงานด่วนเพราะการแชทของบุคคลนั้นส่ง Ping จากด้านต่างๆ อย่างต่อเนื่อง ด้วยวิธีนี้ การแจ้งเตือนแต่ละรายการจะมีกรอบเวลาที่กำหนดให้ผู้รับทราบว่าควรแก้ไขตอนนี้หรือรอได้

สิ่งนี้จะช่วยขจัดสิ่งรบกวนและสิ่งรบกวนสมาธิ

รหัสสำหรับการทำงานอย่างต่อเนื่อง

หลายครั้งที่พนักงานต้องการสมาธิและมีเวลาไม่ขาดตอน หากไม่เป็นเวลาหลายชั่วโมง แสดงว่าในบางสถานการณ์

ตัวอย่างเช่น เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าสามารถไปที่หัวหน้าฝ่ายการตลาดเพื่อสอบถามเกี่ยวกับคุณลักษณะที่ผู้ใช้กำลังสอบถาม อย่างไรก็ตาม หากหัวหน้าฝ่ายการตลาดกำลังเขียนอีเมลสำคัญ พวกเขาเสี่ยงที่จะฟังดูหยาบคายเมื่อปฏิเสธตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า หรือนักพัฒนารายหนึ่งต้องการคำติชมเกี่ยวกับจุดบกพร่องในโค้ด ขณะที่อีกคนหนึ่งพยายามแก้ไขปัญหาที่พบของตนเอง

ในกรณีเช่นนี้ การมีรหัสสากล "ห้ามรบกวน" จะเป็นประโยชน์ สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นอะไรก็ได้ ตั้งแต่โพสต์อิทสีแดงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ ไปจนถึงป้ายห้ามรบกวนจริง ๆ บนโต๊ะของพวกเขา ทีมงานเพียงแค่ต้องเห็นด้วยกับรหัสและเคารพขอบเขตที่นำมา

10. ลดการประชุมกะทันหัน

ไม่ใช่ทุกการตัดสินใจหรือประเด็นที่ต้องการห้องประชุมและชั่วโมงสนทนา การประชุมรายสัปดาห์มากเกินไปอาจทำให้การบริหารเวลาของทีมเสียสมดุล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้จัดการเรียกประชุมเรื่องสิ่งไม่คาดคิดที่เพิ่งเกิดขึ้น

ดังนั้นคุณควรจัดประชุมจริงเมื่อใดและอย่างไร

หลังจากบรรลุเป้าหมาย/เส้นตายที่กำหนด

ทั้งนี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณยังอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง หรือหากจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการให้คำติชมเกี่ยวกับความคืบหน้าของทีมจนถึงตอนนี้ โปรดให้ข้อมูลสั้น ๆ หรือบันทึกไว้ในอีเมลหรือการประชุมแบบ 1:1 กับสมาชิก

วางตารางเวลาและทำตามนั้น

การประชุมทุกครั้งควรมีวาระการประชุมที่มีประเด็นหลักที่ต้องกล่าวถึงและคำถามหรือการอภิปรายติดตามผล

ใช้เวลาก่อนการประชุมทุกครั้งเพื่อสร้างรายการหัวข้อย่อยและส่งอีเมลถึงทั้งทีม วิธีนี้จะทำให้ทุกคนทราบหัวข้อการประชุมและสามารถเตรียมการตามนั้นได้

ปรับปรุงการสนทนา

อย่าปล่อยให้คนอื่นทำให้หัวข้อของคุณสับสนด้วยการโต้เถียง ไม่เห็นด้วย หรือพูดพล่อยๆ การระดมความคิดเป็นเรื่องปกติ ตราบใดที่การประชุมมีจุดมุ่งหมายให้เป็นหนึ่งเดียว ให้ความสำคัญกับหัวข้อของการประชุมและมันจะ

แจ้งการประชุมให้ทราบโดยเร็ว

การประชุมโดยไม่ได้วางแผนอาจทำให้พนักงานต้องหยุดพัก ชั่วขณะหนึ่งที่พวกเขาอยู่ที่โต๊ะทำงาน กำลังทำงาน และในขั้นต่อไป พวกเขาก็จำเป็นต้องเปลี่ยนความสนใจไปสู่สิ่งใหม่โดยสิ้นเชิง และเวลาที่ใช้เพื่อกลับไปทำงานเดิมอาจทำให้สิ่งที่เรียกว่า Agile development รู้จักคือ "ต้นทุนการสับเปลี่ยน" สิ่งนี้ส่งผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงาน และด้วยเหตุนี้ ความพยายามในการจัดการเวลาจึงล้มเหลว

11. ใช้วิธีการและเทคนิคที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว

ทุกวันนี้ เราทุกคนต่างค้นหากลยุทธ์ที่ดีที่สุดเพื่อช่วยให้เราเรียนรู้การจัดการเวลาได้ดีขึ้น และในขณะที่คนส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับปัจเจกบุคคล ทั้งสองเทคนิคที่มีชื่อเสียงที่สุดก็สามารถนำไปใช้กับกลุ่มใหญ่ได้เช่นกัน นี่คือวิธีที่ Eisenhower Matrix และ Time blocking สามารถนำไปใช้กับการพัฒนาทีมได้

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

เมทริกซ์ของ Eisenhower เป็นวิธีการบริหารเวลาที่ได้รับการยกย่อง ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลผ่านการสอนการจัดลำดับความสำคัญอย่างเหมาะสม ไม่ใช่ทุกงานจะมีความสำคัญและเร่งด่วนเท่ากัน และวิธีนี้พิสูจน์ให้เห็นว่างานที่จัดลำดับความสำคัญอย่างเหมาะสมสามารถประหยัดเวลาและพลังงานได้มาก

แม้ว่าเมทริกซ์มักถูกกล่าวถึงเป็นวิธีการบริหารเวลาของแต่ละคน แต่ก็สามารถปรับให้เข้ากับทีมได้อย่างสมบูรณ์แบบ

มันรู้จักสี่หมวดหมู่:

1. งานที่สำคัญและเร่งด่วน – กำหนดส่งพรุ่งนี้
2. งานที่มีความสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน – จัดทำรายงานความคืบหน้าสำหรับสัปดาห์หน้า
3. งานที่ไม่สำคัญและเร่งด่วน – จัดการประชุมสำหรับสัปดาห์หน้าที่ผู้จัดการขอในอีกห้านาทีข้างหน้า และ
4. งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน – ทำความสะอาดดรอปบ็อกซ์ของทีมจากไฟล์เก่า

เพื่อให้ภาพรวมชัดเจนขึ้น เมทริกซ์มักจะถูกนำเสนอเป็นสี่ส่วนดังนี้:

ตัวอย่างเช่น ทีมสนับสนุนลูกค้าสามารถสร้างเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ที่มีลักษณะดังนี้:

โดยทำตามแผนผังด้านล่าง คุณสามารถสร้างเมทริกซ์ของทีมของคุณเองได้อย่างง่ายดาย และถ้าเป็นไปได้ วิธีที่ดีที่สุดคือมีการประชุมระดมความคิด ซึ่งสมาชิกในทีมทุกคนสามารถมีส่วนร่วมในการสร้างเมทริกซ์ได้ จำไว้ว่าเมื่อพนักงานได้รับสิทธิ์ในการจัดการเวลาโดยรวมมากขึ้น พวกเขามักจะทำตามและเรียนรู้ได้เร็วขึ้น

การปิดกั้นเวลา

การบล็อกเวลาเป็นเทคนิคการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพสูงอันดับสอง

ช่วยให้งานตลอดทั้งวันเป็นไปอย่างราบรื่นโดยให้คุณกำหนดเวลาวัน (หรือสัปดาห์) ล่วงหน้า เมื่อคุณตั้งค่างานสำหรับวันลงบนกระดาษ คุณจะต้องจดว่าแต่ละงานจะใช้เวลาเท่าไร จากนั้น ให้คุณจดงานเหล่านั้นลงในกำหนดการ และสร้างกรอบเวลาในลักษณะนั้น

เมื่อคุณเริ่มทำงานในช่วงเวลาที่กำหนด ประเด็นก็คือให้ยึดตามเวลาที่กำหนด และหลีกเลี่ยงงานที่จะซึมเข้าไปในช่วงเวลาอื่น ด้วยวิธีนี้ คุณจึงมั่นใจได้ว่าโฟกัสจะอยู่ที่สิ่งเดียวในแต่ละครั้ง และหลีกเลี่ยงการลืมงานบางอย่างไปโดยสิ้นเชิง เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการป้องกันการทำงานล่วงเวลา

และการตั้งเวลาวันที่ปิดกั้นไม่สามารถทำได้ง่ายกว่านี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเชื่อมต่อส่วนขยาย Clockify กับปฏิทิน Google ของคุณ และทันทีที่ช่วงเวลาปรากฏขึ้น คุณเพียงแค่เริ่มตัวจับเวลาและเริ่มต้น คุณไม่จำเป็นต้องออกจากแท็บเบราว์เซอร์หรือเปิดแอปใหม่ทั้งหมด

ลองปรับเทคนิคนี้ให้เข้ากับการจัดการเวลาโดยรวมโดยกำหนดช่วงเวลาสำหรับงานสำคัญที่ต้องจัดส่งในวันนั้น สมาชิกในทีมสามารถตรวจสอบงานเหล่านั้นเมื่อเสร็จสิ้น และเมื่อสิ้นสุดวัน คุณจะมีภาพรวมที่ชัดเจน

นี่เป็นวิธีที่ดีในการระบุปัญหาเกี่ยวกับการบริหารเวลาทีละรายการก่อนที่จะเริ่มส่งผลกระทบต่อทีมในวงกว้าง

12. แนะนำเครื่องมือการบริหารเวลาของทีม

ตอนนี้ เราไม่สามารถลืมได้ว่าการจัดการเวลายังต้องการความช่วยเหลือจากภายนอกอีกด้วย แอพ แพลตฟอร์ม บริการ และซอฟต์แวร์ล้วนมีไว้เพื่อช่วยเหลือบุคคลและทีมที่มีปัญหา พวกเขายังใช้สำหรับการวิเคราะห์ ปรับปรุง และแม้กระทั่งเป็นทางลัดที่ขจัดงานที่ไม่จำเป็น

นี่คือรายการโปรดบางส่วนของเรา:

Clockify

เราอาจลำเอียงในที่นี้ แต่ Clockify เป็นเครื่องมือที่มีหลายแง่มุมจริงๆ แม้ว่าส่วนใหญ่จะเป็นตัวติดตามเวลา แต่ก็สามารถช่วยคุณสร้างการประมาณการงาน สร้างรายงานความคืบหน้าของโครงการ ติดตามว่าใครกำลังทำอะไร และระบุเวลาที่เสียไป

กลายเป็นมือขวาของผู้จัดการและทีมที่ต้องการปรับปรุงการจัดการเวลาอย่างรวดเร็ว

ความคิด

Notion เป็นแพลตฟอร์มที่มีรายการคุณสมบัติที่แข็งแกร่งซึ่งทำงานเหมือนกับเครื่องมือหลายอย่างในที่เดียว มันคือที่เก็บเอกสาร กระดานการจัดการโครงการ แพลตฟอร์มภาพรวมงาน ฟีเจอร์แชทในตัว Wiki และอื่นๆ อีกมากมาย เป็นพื้นที่ทำงานอเนกประสงค์ที่สามารถแทนที่เครื่องมือจำนวนมากที่ให้บริการฟังก์ชันเดียว

เมื่อข้อมูลและความคืบหน้าทั้งหมดของคุณถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียว ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาวนดูแอปต่างๆ

Doodle

ในฐานะผู้จัดกำหนดการประชุม Doodle สามารถทำให้ชีวิตของทุกคนง่ายขึ้น ไม่จำเป็นต้องมีกระทู้อีเมลยาวๆ หรือรอให้คนอื่นตอบข้อความแชท แอปนี้ให้คุณกำหนดการประชุมและเวลาที่เป็นไปได้ และเมื่อคุณส่งต่อลิงก์ ทุกคนในทีมจะสามารถเลือกเวลาที่เหมาะสมกับพวกเขาได้มากที่สุด

การทำแผนที่ Wi

เราได้พูดคุยกันว่าการประชุมอาจจบลงด้วยการต้องการรายงานเกี่ยวกับสิ่งที่ได้พูดคุยกัน ซึ่งมักจะทำให้คนในทีมใช้เวลาในการพิมพ์แทนที่จะทำงาน เครื่องมืออย่าง Wise Mapping ไม่จำเป็นต้องทำแบบนั้น เป็นเครื่องมือโอเพนซอร์ซฟรีที่ให้คุณระดมความคิดและนำการประชุมจากเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ และทุกคนที่มีลิงก์คำเชิญก็สามารถเข้าร่วมได้ จากนั้นแผนที่ความคิดก็จะส่งต่อให้ทุกคนจากการประชุมได้

การกำจัดงานที่น่าเบื่อออกไปเป็นข้อดีอย่างมากสำหรับการบริหารเวลา บวกกับเครื่องมือเช่นนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนในการประชุมจะรวมอยู่ในการอภิปราย

Otter.ai

เนื่องจากการประชุมเป็นส่วนสำคัญของการอภิปรายเรื่องการบริหารเวลาของเรา เครื่องมืออย่างเครื่องบันทึกเสียงจึงสามารถประหยัดเวลาได้มากขึ้น Otter.ai ให้คุณบันทึกเสียงใด ๆ (ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทั้งหมด ข้อเสนอแนะหรือคำแนะนำ) และถอดเสียงเป็นเอกสารในเวลาไม่กี่นาที ดังนั้นคุณไม่เพียงแต่สามารถแบ่งปันเสียงเท่านั้น แต่ยังกำหนดสิ่งที่คุณต้องการเพื่อข้ามผ่าน และรับแบบฟอร์มที่เขียนโดยอัตโนมัติในอีกด้านหนึ่ง เครื่องมือนี้ยังรวมเข้ากับ Zoom ดังนั้นคุณจึงสามารถบันทึกการสนทนาทางวิดีโอได้

บทสรุป

การบริหารเวลาของทีมมุ่งเน้นไปที่การหาวิธีจัดลำดับความสำคัญของเป้าหมายที่ใหญ่ขึ้น สื่อสารอย่างชัดเจน และหลีกเลี่ยงช่องว่างในเวิร์กโฟลว์ที่เกิดจากระบบที่ซับซ้อนมากเกินไป วิธีที่จะทำให้ทีมมีส่วนร่วมกับการปรับปรุงการบริหารเวลาคือการช่วยให้พวกเขาเรียนรู้ทักษะที่สำคัญเหล่านี้ การมีส่วนร่วมในกระบวนการทุกขั้นตอนจะช่วยให้พวกเขาเปิดรับเทคนิคและเครื่องมือใหม่ๆ ที่คุณวางแผนจะแนะนำมากขึ้น