เคล็ดลับการปฏิบัติหกประการเพื่อปรับปรุงการสื่อสารในทีม

ในการศึกษาที่สำรวจทีมที่มีประสิทธิภาพสูง มีตัวชี้วัดตัวหนึ่งที่แสดงตัวทำนายความสำเร็จครั้งแล้วครั้งเล่า นั่นก็คือ การสื่อสาร

นี่แสดงให้เห็นว่าทีมที่มีปฏิสัมพันธ์กันอย่างมีประสิทธิภาพมีแนวโน้มที่จะทำงานได้ดีมากกว่า ท้ายที่สุดแล้ว ประสิทธิภาพของทีมจะส่งผลต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณอย่างไร

ในบทความนี้ เราจะดูเคล็ดลับเชิงปฏิบัติที่คุณสามารถใช้เพื่อปรับปรุงการสื่อสารในทีม

กลยุทธ์การสื่อสารเป็นทีม

ส่งเสริมการมีปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้ากัน

ในการศึกษาที่สำรวจสิ่งที่สร้างทีมที่มีประสิทธิภาพสูง นักวิจัยของ MIT พบว่ารูปแบบการสื่อสารที่มีค่าที่สุดคือการเผชิญหน้ากัน ตามด้วยแฮงเอาท์วิดีโอแล้วส่งข้อความ

จากนี้ ผู้จัดการควรมองหาการเพิ่มโอกาสที่ทีมจะต้องสื่อสารแบบเจอหน้ากัน บทความนี้ชี้ให้เห็นถึงกลยุทธ์หลายประการที่ธุรกิจสามารถใช้เพื่อดำเนินการนี้ได้ เหล่านี้คือ:

• โต๊ะยาวขึ้นเพื่อให้คนแปลกหน้ามาทานอาหารด้วยกันได้
• กำหนดเวลาพักของทีม เพื่อให้ทุกคนหยุดงานพร้อมกัน
• ส่งเสริมให้ผู้จัดการเป็นตัวอย่างโดยการค้นหาเวลาสำหรับการสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน

แน่นอนว่านี่เป็นเพียงวิธีการบางส่วนที่คุณสามารถกระตุ้นให้มีปฏิสัมพันธ์ส่วนตัวได้ ลองนึกถึงสิ่งที่จะทำงานได้ดีภายในองค์กรของคุณ

ส่งเสริมการสื่อสารในทีมที่มีประสิทธิภาพ

การศึกษาของ MIT เดียวกันยังชี้ให้เห็นว่าวิธีที่ทีมโต้ตอบเป็นสิ่งสำคัญ โดยระบุถึงสองแง่มุมของการสื่อสารที่อาจส่งผลต่อประสิทธิภาพของทีม

• พลังงานคือจำนวนและประเภทของการแลกเปลี่ยนระหว่างสมาชิกในทีม การแลกเปลี่ยนหมายถึงความคิดเห็นและการตอบรับ
• การมีส่วนร่วมคือการกระจายการแลกเปลี่ยนเหล่านี้ระหว่างสมาชิกในทีม การศึกษาพบว่าทีมทำงานได้ดีขึ้นเมื่อมีการกระจายการแลกเปลี่ยนการสื่อสารระหว่างสมาชิกทุกคนเท่าๆ กัน

เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการควรดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนสื่อสารกันอย่างมีประสิทธิผลสูงสุด การศึกษาของ MIT ชี้ให้เห็นถึงสองวิธีที่ผู้จัดการสามารถทำได้

ประการแรกคือการให้ความรู้สมาชิกในทีมเกี่ยวกับเทคนิคการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น ควรสนับสนุนให้สมาชิกฟังมากขึ้นและลดการขัดจังหวะ อีกวิธีหนึ่งคือการย้ายสมาชิกระหว่างทีม

ใช้เทคโนโลยีเมื่อไม่สามารถโต้ตอบแบบเห็นหน้ากันได้

การสื่อสารแบบเห็นหน้ากันนั้นไม่สามารถทำได้เสมอไป รายงานล่าสุดระบุว่า 70% ของมืออาชีพทั่วโลกทำงานจากระยะไกลอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง โดย 53% ทำงานจากระยะไกลอย่างน้อยครึ่งสัปดาห์ รายงานนี้มีความสำคัญเนื่องจากมีการสำรวจพนักงาน 18,000 คนในบริษัทระดับโลก 96 แห่ง

โชคดีที่มีเครื่องมือมากมายที่เจ้าของธุรกิจสามารถใช้เพื่อส่งเสริมการสื่อสาร ซอฟต์แวร์การรับส่งข้อความ เช่น Slack ช่วยให้ทีมสื่อสารได้ง่ายไม่ว่าจะอยู่ที่ใด ในขณะที่เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เช่น Asana และ Trello สามารถช่วยให้ทุกคนทำงานต่อไปได้

มีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อส่งเสริมการสื่อสารระหว่างคนทำงานระยะไกล การตั้งค่าแฮงเอาท์วิดีโอรายสัปดาห์กับสมาชิกในทีมทุกคนอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้จัดการในการติดต่อกับพนักงาน นอกจากนี้ยังสามารถช่วยสร้างสายสัมพันธ์ได้อีกด้วย

ในขณะเดียวกัน การจัดการประชุมรายสัปดาห์บนแพลตฟอร์มการสื่อสารที่คุณใช้จะช่วยให้มั่นใจว่ามีบางครั้งที่ทั้งทีมพร้อมที่จะหารือเกี่ยวกับประเด็นต่างๆ ร่วมกัน

ก่อนที่คุณจะจัดการประชุมออนไลน์ ให้สร้างแผนการเดินทาง และตั้งกระทู้แยกกัน สมาชิกในทีมสามารถใช้เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับแต่ละหัวข้อได้ วิธีนี้จะช่วยลดโอกาสที่จะมีการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องหลายรายการเกิดขึ้นภายในเธรดเดียว

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณสามารถสื่อสารได้อย่างสบายใจ

ผู้คนสื่อสารกันในรูปแบบต่างๆ การทำให้ทุกคนในทีมรู้สึกสบายใจในการโต้ตอบกับสมาชิกคนอื่นๆ ไม่ว่าพวกเขาจะมีประสบการณ์ บุคลิกภาพ หรือวัฒนธรรมในระดับใด สามารถสร้างพื้นฐานของทีมที่ประสบความสำเร็จได้

เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณสามารถสื่อสารได้อย่างสบายใจ คุณต้องค้นหาปัญหาที่พวกเขาอาจมีก่อน

การสนับสนุนให้คนเก็บตัวพูดคุยมากขึ้นในห้องที่เต็มไปด้วยคนสนใจต่อสิ่งภายนอกอาจต้องใช้กลยุทธ์ที่แตกต่างออกไปเพื่อช่วยเหลือพนักงานใหม่ที่ถูกคุกคามจากพนักงานที่มีประสบการณ์มากกว่า

สร้างบรรยากาศแห่งความไว้วางใจ

ในการศึกษาทีมที่มีประสิทธิภาพสูง Google พบว่าทีมที่มีประสิทธิภาพมีแนวโน้มที่จะมีสมาชิกที่รู้สึกปลอดภัยทางจิตใจมากกว่า Google ให้คำจำกัดความความปลอดภัยทางจิตใจว่าบุคคลสามารถถามคำถาม ให้คำแนะนำ และยอมรับข้อผิดพลาดได้อย่างมั่นใจ

มีหลายวิธีที่ผู้จัดการสามารถสนับสนุนสิ่งนี้ได้ ประการแรก พวกเขาควรทำให้ชัดเจนว่าพวกเขาไม่ได้คาดหวังให้ทุกคนสมบูรณ์แบบเสมอไป การยอมรับความผิดพลาดของตนเองอาจเป็นวิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้

การสร้างวัฒนธรรมที่สมาชิกทุกคนรู้ว่าความคิดเห็นของตนมีคุณค่าถือเป็นสิ่งสำคัญ เช่นเดียวกับการสร้างกฎเกณฑ์ว่าทีมควรตอบสนองต่อข้อเสนอแนะอย่างไร ตัวอย่างเช่น ทีมควรพิจารณาแนวคิดทั้งหมด และสมาชิกในทีมทุกคนได้รับการคาดหวังให้มีส่วนร่วมอย่างยุติธรรมทั้งในการพูดคุยและการฟัง

กำหนดบรรทัดฐานการสื่อสาร

บรรทัดฐานการสื่อสารคือแนวทางที่กำหนดวิธีที่ทีมสื่อสาร ตัดสินใจ และแก้ไขข้อขัดแย้ง

Derek Newberry จากมหาวิทยาลัยเพนซิลวาเนียแนะนำบรรทัดฐานหลายประการที่ทีมควรกำหนด

ประการแรกคือทีมควรกำหนดหลักเกณฑ์เกี่ยวกับเครื่องมือที่พวกเขาใช้ในการสื่อสารและวิธีการใช้เครื่องมือเหล่านี้

Newberry แนะนำให้จัดทำรายการการสื่อสารทุกประเภทที่ทีมของคุณต้องการดำเนินการ เช่น การอัปเดตโครงการหรือการทบทวนงบประมาณ จากนั้นคุณควรกำหนดรูปแบบการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับแต่ละคน

แม้ว่าคุณอาจพบว่าการอัปเดตโครงการผ่านแอปส่งข้อความเป็นเรื่องปกติ แต่การตรวจสอบงบประมาณอาจเหมาะกับการประชุมแบบพบปะกันมากกว่า

คุณควรคำนึงถึงความถี่ที่คุณสื่อสารด้วย ตัวอย่างเช่น การจัดประชุมสำหรับการสื่อสารแต่ละประเภทอาจทำให้ทีมมีล้นหลาม

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของทีม

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมาย ลดความเข้าใจผิดและทำให้ทุกคนในทีมรู้สึกมีคุณค่าและสบายใจที่จะแบ่งปันความคิดเห็น

วิธีที่คุณสนับสนุนให้ทีมสื่อสารกันจะขึ้นอยู่กับองค์ประกอบของกลุ่ม

ทีมที่มีพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลจำนวนมากจะต้องให้คุณวางกลยุทธ์ที่ช่วยให้ผู้คนสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่าจะไม่มีโอกาสได้พบปะแบบเห็นหน้ากันก็ตาม ในทางกลับกัน ทีมงานที่ใกล้ชิดกันในสำนักงานจะมีความท้าทายที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพในที่ทำงาน โปรดดูบทความของเราเกี่ยวกับการรักษาประสิทธิภาพการทำงานและคุณลักษณะของทีมที่มีประสิทธิภาพสูง