รายการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด TCPA และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจ

เผยแพร่แล้ว: 2024-03-02

การปฏิบัติตาม TCPA คือการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ระบุไว้ในพระราชบัญญัติคุ้มครองผู้บริโภคทางโทรศัพท์ (TCPA) ซึ่งกำหนดให้ธุรกิจต่างๆ ต้องได้รับความยินยอมล่วงหน้าอย่างชัดแจ้งก่อนที่จะเริ่มการสนทนาทางการตลาดกับพวกเขา

การรักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบไม่ได้เป็นเพียงข้อผูกพันทางกฎหมาย แต่เป็นข้อพิสูจน์ถึงการดำเนินธุรกิจอย่างมีจริยธรรม

TCPA เป็นรากฐานสำคัญของการคุ้มครองความเป็นส่วนตัวของผู้บริโภคในการสื่อสารการตลาด และธุรกิจจำเป็นต้องคำนึงถึงข้อกำหนด TCPA เพื่อหลีกเลี่ยงการละเมิดและบทลงโทษที่มีค่าใช้จ่ายสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับการดำเนินงานของ ศูนย์ติดต่อ

ด้านล่างนี้ เราจะเจาะลึกรายการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด TCPA ซึ่งครอบคลุม แพลตฟอร์มการสื่อสาร ทางธุรกิจทั้งหมด และรายละเอียดเกี่ยวกับการละเมิดและผลที่ตามมา นอกจากนี้ เรายังครอบคลุมถึงการนำแผนการปฏิบัติตามข้อกำหนด TCPA ไปใช้กับธุรกิจของคุณด้วย

มาเริ่มกันเลย.

1. รับและยินยอมเอกสาร

หัวใจของ TCPA คือการเคารพความเป็นส่วนตัวและความเป็นอิสระของผู้บริโภคโดยการได้รับความยินยอมในการส่งการสื่อสารทางการตลาด สิ่งนี้ช่วยปกป้องผู้บริโภคจากแนวทางปฏิบัติทางการตลาดที่ไม่พึงประสงค์และก้าวก่าย และช่วยให้ธุรกิจกำหนดเป้าหมาย แคมเปญคอลเซ็นเตอร์ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

TCPA กำหนดให้ธุรกิจต้องได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรล่วงหน้าจากผู้บริโภคก่อนที่จะเริ่มการสื่อสารกับพวกเขา หากคุณไม่ได้รับความยินยอมก่อน คุณอาจเผชิญโทษร้ายแรงและผลทางกฎหมาย

ความยินยอมมีสามประเภทหลักสำหรับการปฏิบัติตาม TCPA:

ความยินยอมทั้งสามประเภทนี้ให้ความมั่นใจในระดับที่แตกต่างกันเกี่ยวกับความเต็มใจของผู้บริโภคที่จะให้คุณทำการตลาดกับพวกเขา เป็นพื้นฐานของแผนที่สอดคล้องกับ TCPA

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเก็บบันทึกและเอกสาร

คุณสามารถขอรับความยินยอมผ่านแบบฟอร์มออนไลน์ ข้อความหรืออีเมลที่สมัคร เข้าร่วม ประเภทของระบบ CRM และวิธีการอื่น ๆ นอกเหนือจากการได้รับความยินยอมแล้ว คุณควรเก็บบันทึกอย่างขยันขันแข็งเพื่อพิสูจน์ด้วย การเก็บบันทึกที่ดีช่วยให้ธุรกิจแสดงให้เห็นว่าพวกเขาปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ และบันทึกสามารถช่วยป้องกันความท้าทายทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นได้

เคล็ดลับสำหรับการจัดทำเอกสารอย่างละเอียดเพื่อให้บรรลุการปฏิบัติตามข้อกำหนด TCPA

เมื่อคุณได้รับความยินยอมแล้ว ให้จัดทำเป็นเอกสาร รวมวิธีการยินยอม (เช่น แบบฟอร์มออนไลน์หรือการสื่อสารด้วยวาจา) และวันที่ เวลา และรายละเอียดการสื่อสารที่เกี่ยวข้อง หากลูกค้าเลือกไม่รับการสื่อสารใดๆ โปรดทราบไว้

นอกเหนือจากกฎหมายแล้ว โปรดอ่านนโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้ของผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ศูนย์บริการข้อมูลของคุณ นโยบายบางอย่างอาจห้ามการโทรบางอย่างที่อาจถูกกฎหมายแต่ลดคุณภาพบริการที่มอบให้กับลูกค้ารายอื่น

2. ให้เกียรติ National Do Not Call Registry

Federal Communications Commission (FCC) และ Federal Trade Commission (FTC) ร่วมกันดูแลรักษา National Do Not Call (DNC) Registry ซึ่งเป็นฐานข้อมูลของผู้บริโภคที่เลือกไม่รับการชักชวนทางโทรศัพท์โดยมีคำขอห้ามโทร บุคคลทั่วไปสามารถลงทะเบียนหมายเลขของตนได้ฟรี กฎหมายกำหนดให้นักการตลาดทางโทรศัพท์ต้องเข้าถึงทะเบียนและลบหมายเลขที่ลงทะเบียนออกจากรายการโทรของตน

การลงทะเบียน DNC ช่วยให้ผู้บริโภคสามารถควบคุมการเปิดเผยต่อนักการตลาดทางโทรศัพท์ และกำหนดให้ธุรกิจต่างๆ รับผิดชอบในการเคารพความต้องการของตน

คุณไม่จำเป็นต้องอัปเดตรายการห้ามโทรของคุณเอง คุณสามารถตรวจสอบรีจิสทรีด้วยระบบอัตโนมัติที่อ้างอิงรายการโทรของคุณกับฐานข้อมูล FTC เป็นประจำ

3. ปฏิบัติตามข้อจำกัดเวลาในการโทร

TCPA ห้ามไม่ให้มีการโทรการตลาดทางโทรศัพท์ไปยังหมายเลขโทรศัพท์ที่อยู่อาศัยก่อนเวลา 8.00 น. หรือหลัง 21.00 น. ณ สถานที่ตั้งของผู้ที่ถูกเรียก

ข้อจำกัดเหล่านี้ควบคุมวันและเวลาที่ธุรกิจสามารถโทรออกได้ แม้ว่า TCPA ไม่ได้ห้ามอย่างชัดเจนว่าห้ามการตลาดทางโทรศัพท์ในช่วงสุดสัปดาห์หรือวันหยุด แต่ก็กำหนดให้ธุรกิจต่างๆ ต้องใช้ดุลยพินิจเพื่อหลีกเลี่ยงการโทรเมื่อผู้บริโภคไม่น่าจะอยู่บ้านหรืออาจไม่เปิดรับการติดต่อทางการตลาด

เนื่องจาก โทรศัพท์ VoIP สามารถโทรด้วยเสียงได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ศูนย์ติดต่อจึงมักโทรหาผู้บริโภคในเขตเวลาที่ห่างไกล เป็นความรับผิดชอบของธุรกิจเสมอที่จะต้องทราบเขตเวลาของใครก็ตามที่พวกเขาโทรมา เพื่อหลีกเลี่ยงการละเมิดที่อาจเกิดขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวแทนของคุณทราบเวลาที่พวกเขาโทรมา

4. ปฏิบัติตามกฎการขายการตลาดทางโทรศัพท์ (TSR)

TSR คือชุดของกฎระเบียบที่ปกป้องผู้บริโภคจากแนวทางปฏิบัติด้านการตลาดทางโทรศัพท์ที่หลอกลวงและไม่เหมาะสม แม้ว่า TCPA จะควบคุมการสื่อสารทางโทรศัพท์เพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาดเป็นหลัก แต่ TSR จะให้แนวทางเพิ่มเติมเฉพาะสำหรับการขายทางโทรศัพท์

กฎการขายการตลาดทางโทรศัพท์กำหนดให้ต้องปฏิบัติตาม National Do Not Call Registry และกำหนดให้นักการตลาดทางโทรศัพท์ต้องระบุหมายเลขผู้โทรที่ถูกต้อง นอกจากนี้ยังกำหนดข้อกำหนดในการเก็บบันทึกสำหรับนักการตลาดทางโทรศัพท์ รวมถึงการบำรุงรักษารายการโทร บันทึกการยินยอม และบันทึกธุรกรรมการขาย ซึ่งเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของศูนย์บริการทางโทรศัพท์

5. เคารพคำขอเลือกไม่รับ

คำขอยกเลิกการสมัครมาจากผู้บริโภคที่ไม่ต้องการรับโทรศัพท์หรือข้อความการตลาดทางโทรศัพท์อีกต่อไป ธุรกิจใดๆ ที่โทรติดต่อทางการตลาด ข้อความ ข้อความสมัครถึงบุคคล หรืออีเมล จะต้องให้ทางเลือกแก่ผู้บริโภคในการเลือกไม่รับข้อความเหล่านั้น

เมื่อมีคนเลือกไม่รับ คุณต้องดำเนินการตามคำขอนั้นทันที หลีกเลี่ยงการสื่อสารกับผู้บริโภครายนั้น เว้นแต่พวกเขาจะเลือกกลับเข้าร่วมอย่างชัดเจนเพื่อให้ยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนด

แม้ว่าอาจไม่น่าตื่นเต้นที่ได้ยินว่ามีคนไม่ต้องการได้ยินจากธุรกิจของคุณอีกต่อไป แต่การเคารพความชอบของพวกเขาเป็นสิ่งสำคัญ

6. หมายเหตุข้อกำหนดหมายเลขผู้โทร

ความโปร่งใสเป็นเป้าหมายหลักของกฎระเบียบ TCPA และข้อกำหนดหมายเลขผู้โทรช่วยให้บรรลุเป้าหมายดังกล่าว นักการตลาดทางโทรศัพท์จำเป็นต้องส่งข้อมูลที่ระบุตัวตน เช่น หมายเลขโทรศัพท์ และชื่อธุรกิจหากเป็นไปได้ โปรโตคอล STIR/SHAKEN ช่วยให้ธุรกิจได้รับใบรับรองดิจิทัลที่รับรองความถูกต้องของธุรกิจและระบุตัวตนต่อผู้บริโภค

เธอรู้รึเปล่า? ไม่มีแนวทางปฏิบัติในการควบคุมความถูกต้องของหมายเลขผู้โทร แต่มีกฎระเบียบที่ห้ามไม่ให้ใช้ข้อมูลหมายเลขผู้โทรปลอม เช่น พระราชบัญญัติ Truth in Caller ID ปี 2009 ซึ่งทำให้การปลอมแปลงข้อมูลหมายเลขผู้โทรด้วยเจตนาร้ายถือเป็นเรื่องผิดกฎหมาย

การปลอมแปลงข้อมูลติดต่อเพื่อหลอกลวงผู้บริโภคและปกปิดตัวตนเรียกว่าการปลอมแปลง หมายเลขผู้โทรช่วยเสริมสร้างความไว้วางใจและสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกกับผู้บริโภคของคุณ และการปลอมแปลงหมายเลขผู้โทรอาจนำไปสู่การละเมิดที่มีค่าใช้จ่ายสูงและสร้างความเสียหายต่อชื่อเสียง

7. จัดลำดับความสำคัญการปฏิบัติตาม SMS

ด้วย ศูนย์ติดต่อแบบ Omnichannel ที่แท้จริง ธุรกิจสามารถดำเนินการสนทนาต่อไปได้เมื่อลูกค้าเปลี่ยนช่องทางการสื่อสาร บริบทของการสนทนาครั้งก่อนจะแจ้งให้ทราบถึงการสนทนาครั้งถัดไป โดยไม่คำนึงว่าการสนทนานั้นจะเปิดช่องทางใดก็ตาม

ผลประโยชน์ Omnichannel-cx

ในบริบทของ TCPA นี่หมายถึงช่องทางเพิ่มเติมที่ธุรกิจจำเป็นต้องได้รับความยินยอมอย่างชัดเจนในการสื่อสารกับลูกค้า

ลูกค้าเกือบ หนึ่งในสาม รายงานว่าส่ง SMS เพื่อขอความช่วยเหลือจากธุรกิจ ข้อความเหล่านี้ทั้งหมดต้องได้รับความยินยอมจากคุณจึงจะตอบกลับได้ หากคุณไม่จัดลำดับความสำคัญของการปฏิบัติตาม SMS คุณอาจกำจัดโอกาสสำคัญในการเชื่อมต่อกับลูกค้าของคุณและปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า (CX)

TCPA ยังครอบคลุมถึงระบบอัตโนมัติและ เครื่องมือส่งข้อความทางธุรกิจ ด้วย คุณต้องปฏิบัติตามข้อจำกัดด้านเวลาและหลีกเลี่ยงการส่งข้อความหาใครในช่วงนอกเวลาทำการ

8. กฎข้อบังคับของ Mind Robocall

Robocall เป็นการโทรศัพท์อัตโนมัติโดยใช้ ซอฟต์แวร์โทรออกอัตโนมัติ เพื่อส่งข้อความเสียงที่บันทึกไว้ล่วงหน้า

กฎ TCPA ใช้กับ robocall เช่นเดียวกับที่ใช้กับการสื่อสารการตลาดทางโทรศัพท์อื่นๆ นี่ไม่ได้หมายความว่า robocall จะกลายเป็นอดีตไปแล้ว แต่จะช่วยจำกัดสแปมที่น่ารำคาญ (และ การหลอกลวงทั่วไป บางประการ)

คุณสมบัติ VoIP สามารถช่วยให้ธุรกิจจัดการการโทรที่บันทึกไว้ล่วงหน้าและตั้งค่าสถานะว่ามีการละเมิด TCPA เช่น การจัดการการโทรขั้นสูงเพื่อบล็อกและกรองสายจากระบบ robocall แบบเรียลไทม์ หรือแอปที่ใช้ข้อมูลที่รวบรวมมาจากมวลชนและการเรียนรู้ของเครื่องเพื่อคัดกรองและบล็อกสายจากระบบ robocall ที่เข้ามา

การละเมิดและบทลงโทษ TCPA: สิ่งที่ธุรกิจจำเป็นต้องรู้

การไม่ปฏิบัติตาม TCPA อาจส่งผลให้เกิดบทลงโทษที่สำคัญ ค่าปรับ TCPA จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความรุนแรงของการละเมิด โดยปกติแล้ว ไม่ว่าจะถือว่าเป็นความประมาทเลินเล่อหรือจงใจก็ตาม หากธุรกิจละเมิดกฎ TCPA โดยเจตนา พวกเขามีแนวโน้มที่จะได้รับค่าปรับที่หนักกว่า

การละเมิด TCPA ผลที่ตามมา
robocalls ที่ไม่ได้รับอนุญาต $500 ถึง $1,500 ต่อการโทรหนึ่งครั้ง
อย่าเรียกการละเมิดรีจิสทรี $500 ถึง $1,500 ต่อการโทรหนึ่งครั้ง
ไม่สามารถระบุหมายเลขผู้โทรได้ ค่าปรับตามกฎระเบียบ
การไม่ปฏิบัติตามคำขอเลือกไม่รับ ค่าปรับตามกฎระเบียบ ผลกระทบทางกฎหมาย
แนวทางปฏิบัติด้านการตลาดทางโทรศัพท์ที่หลอกลวง ค่าปรับตามกฎระเบียบ ผลกระทบทางกฎหมาย
การละเมิดการเก็บบันทึก ค่าปรับตามกฎระเบียบการตรวจสอบ

วิธีที่ดีที่สุดในการลดความเสี่ยงเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนด TCPA คือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าความยินยอมเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกในแนวทางปฏิบัติด้านการสื่อสารทั้งหมดของคุณ รับความยินยอม จัดทำเอกสารอย่างละเอียด และติดตามการเปลี่ยนแปลงด้านกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับ TCPA และ TSR อยู่เสมอ

การร้องเรียนและแม้แต่การฟ้องร้องอาจเป็นผลมาจากการละเมิด TCPA การจัดการกับสิ่งเหล่านี้จำเป็นต้องมีแนวทางเชิงรุกในการจัดการชื่อเสียงและการลดความเสี่ยง ซึ่งอาจรวมถึง:

ด้วยขั้นตอนเชิงรุกที่เหมาะสมเพื่อจัดการกับข้อร้องเรียนและลดความเสี่ยง คุณจะสามารถจัดการความท้าทายที่เกี่ยวข้องกับ TCPA ได้ดียิ่งขึ้น

วิธีนำการปฏิบัติตามข้อกำหนด TCPA ไปใช้ในธุรกิจของคุณ

วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงการละเมิด TCPA คือการประเมินการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณเป็นประจำตั้งแต่เริ่มต้น ธุรกิจที่ปฏิบัติตาม TCPA สามารถรักษาความไว้วางใจของลูกค้าได้ดีขึ้นโดยการหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ไม่พึงประสงค์ (และผิดกฎหมาย)

พัฒนานโยบายการปฏิบัติตาม TCPA

คุณจะต้องมีแผนการปฏิบัติตามข้อกำหนดหากคุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบ TCPA ทั้งหมด และหลีกเลี่ยงการดำเนินคดี TCPA ใดๆ คุณจะต้องแต่งตั้งเจ้าหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่รับผิดชอบในการดำเนินการและติดตามความพยายามในการปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณ

ฝึกอบรมและให้ความรู้แก่ทีมของคุณ

รักษาทีมของคุณให้เฉียบคมและปฏิบัติตามโปรแกรมการฝึกอบรมพิเศษเกี่ยวกับ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของศูนย์บริการทางโทรศัพท์

เป็นความคิดที่ดีที่จะพูดถึงหัวข้อต่างๆ เช่น:

  • กฎระเบียบ TCPA
  • ข้อกำหนดการปฏิบัติตาม
  • แนวทางปฏิบัติในการสื่อสารอย่างมีจริยธรรม

พนักงานของคุณจะต้องทราบเกี่ยวกับการได้รับความยินยอมที่เหมาะสม การปฏิบัติตามคำขอยกเลิก การระบุหมายเลขผู้โทรที่ถูกต้อง และการเก็บบันทึกโดยละเอียด

ดำเนินการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างสม่ำเสมอ

การตรวจสอบและ QA ของศูนย์บริการ สามารถช่วยจับจุดบอดในแผนการปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณได้ ด้วยการตรวจสอบบันทึกและแนวทางปฏิบัติในการเก็บบันทึกเป็นระยะ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณได้รับความยินยอมที่ถูกต้องและติดตามข้อมูลได้อย่างเหมาะสม

การตรวจสอบสามารถช่วยให้คุณรับคำติชมที่สำคัญของลูกค้าเกี่ยวกับหลักปฏิบัติในการสื่อสารของคุณได้ คุณยังสามารถมองเห็นกรณีของการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดและแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว

ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีที่เหมาะสมสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เทคโนโลยีประสบการณ์ลูกค้าอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติตาม TCPA โดยทำให้การติดตามความพยายามของคุณเพื่อรับความยินยอมง่ายกว่าที่เคย เครื่องมือการจัดการข้อมูลช่วยให้สามารถเข้าถึงบันทึกและอัปเดตแบบเรียลไทม์ เพื่อให้มั่นใจว่าการตั้งค่าของลูกค้าจะเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ นอกจากนี้ เทคโนโลยียังช่วยจัดลำดับความสำคัญของความโปร่งใสและ ความปลอดภัยของผู้โทร ด้วยเครื่องมือ เช่น การยืนยันผู้โทร

ทำงานร่วมกับที่ปรึกษากฎหมายเพื่อประกันการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การร้องเรียนและการท้าทายทางกฎหมายไม่เหมาะ ที่ปรึกษากฎหมายสามารถช่วยคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับกฎ TCPA และกำหนดนโยบายการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงด้านกฎระเบียบที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

️ แม้ว่าเราจะอ้างอิงกฎหมายบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับการตลาดทางโทรศัพท์ แต่คู่มือนี้ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ปรึกษาทนายความที่มีใบอนุญาตในรัฐของคุณหากคุณมีคำถามเฉพาะเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ

ปรับขนาดศูนย์การติดต่อของคุณอย่างไร้กังวลด้วย Nextiva

การปฏิบัติตาม TCPA เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจใดๆ ที่ใช้การสื่อสารทางการตลาด การละเมิดอาจนำไปสู่ความรับผิดทางกฎหมายและบทลงโทษทางการเงิน ซึ่งอาจสร้างความเสียหายอย่างรุนแรงต่อชื่อเสียงของคุณ โชคดีที่รายการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด TCPA สามารถช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎหมายได้อย่างถูกต้องและรักษาความไว้วางใจของลูกค้าไว้ได้

คุณสามารถจัดการกับความซับซ้อนด้านกฎระเบียบไปพร้อมๆ กับการสร้างความไว้วางใจและความเคารพของลูกค้าโดยการทำความเข้าใจข้อกำหนด TCPA การใช้มาตรการการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวด และความระมัดระวัง

ซอฟต์แวร์ศูนย์ติดต่อสมัยใหม่ในปัจจุบันมีฟังก์ชันการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการรายงานในตัว ดังนั้นคุณจึงสามารถเติบโตได้อย่างไร้กังวลและรู้ว่าทีมของคุณดำเนินงานอย่างโปร่งใส

ขยายขนาดด้วย AI ของศูนย์ติดต่อ

ศูนย์ติดต่อที่ทันสมัยมาถึงแล้ว ดูว่า Nextiva เป็นอย่างไร ช่วยให้คุณมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดแก่ลูกค้าในวงกว้าง

ดูมันใช้งานจริง!