Task Manager ของ Vendasta สามารถช่วยเหลือทีมระยะไกลได้อย่างไร

ที่ Vendasta เป้าหมายของเราคือการเสริมศักยภาพธุรกิจในท้องถิ่นโดยมอบเครื่องมือให้หน่วยงานและพันธมิตรองค์กรของเราในการสนับสนุนและบำรุงชุมชนธุรกิจในท้องถิ่น

เนื่องจากธุรกิจในท้องถิ่นส่วนใหญ่ต้องปรับวิธีดำเนินการเนื่องจากสถานการณ์โควิด-19 พวกเราที่ Vendasta ต้องการให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มของเราตอบสนองความต้องการใหม่เหล่านี้ของผู้ใช้ของเรา

ตัวจัดการงาน ช่วยให้ผู้ใช้ติดตามและทำงานหลายพันรายการและโครงการหลายร้อยโครงการทุกวัน อย่างไรก็ตาม เราต้องการช่วยเหลือพันธมิตรของเรามากยิ่งขึ้น

เรา จึงได้เปิดตัว #ProjectRemote โครงการริเริ่มนี้ประกอบด้วยแพลตฟอร์ม Vendasta หลายรุ่นที่สามารถช่วยให้ทีมพันธมิตรของเราปรับตัวเข้ากับการทำงานจากระยะไกลได้อย่างรวดเร็ว

มี โครงการริเริ่มที่มีผลกระทบสามประการ ที่เรามุ่งเน้น:

1. จัดระเบียบวันของคุณ
2. ส่งเสริมการสื่อสารที่โปร่งใสกับทีมของคุณ
3. แสดงหลักฐานการปฏิบัติงาน

จัดระเบียบวันของคุณ

ความท้าทายแรกที่ทีมที่อยู่ห่างไกลเผชิญทุกเช้าคือการจัดระเบียบวันของตนเพื่อให้พวกเขาสามารถบรรลุเป้าหมายรายวันและจัดการกับความท้าทายรายวันได้

เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ของเราทำงานจากระยะไกลได้ เราได้เพิ่มฟีเจอร์ต่อไปนี้ลงในแพลตฟอร์มของเรา

หน้าภาพรวมตัวจัดการงานใหม่

เมื่อผู้ใช้ของเราเข้าสู่ระบบ Vendasta ทุกเช้า พวกเขาจะเห็นหน้าภาพรวมใหม่ที่แสดงการ์ดสำหรับ:

1. ภารกิจที่เสร็จสิ้นเมื่อวานนี้
2. งานที่ครบกำหนดในวันนี้
3. งานที่ค้างชำระในวันนี้

การ์ดแต่ละใบสามารถกรองให้กับสมาชิกในทีมที่ระบุได้ การคลิกที่การ์ดจะนำผู้ใช้ไปยังรายการงาน โดยแสดงงานที่เสร็จสมบูรณ์และงานที่ครบกำหนดหรือเกินกำหนด

นอกจากนี้ ผู้ใช้จะสามารถดูการวิเคราะห์รายวันของงานที่จะเกิดขึ้นสำหรับสัปดาห์หน้าได้ เช่นเดียวกับการ์ดงานทั้งสามใบ ผู้ใช้สามารถคลิกที่ การ์ด ' งานที่กำลังจะมาถึง ' สอง ใบเพื่อไปที่รายการงานและดูงานที่กำลังจะมาถึงได้อย่างรวดเร็ว

แม่แบบโครงการ

การสร้างเทมเพลตโปรเจ็กต์ที่มีการจัดระเบียบเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารงานที่จะทำกับทีมระยะไกลของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ขณะนี้ผู้ใช้ตัวจัดการงานมีตัวเลือกที่ครอบคลุมมากขึ้นในการจัดระเบียบเทมเพลตโครงการของตน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ผู้ใช้สามารถ:

1. ตั้งค่าการสร้างโปรเจ็กต์อัตโนมัติสำหรับผลิตภัณฑ์ใดๆ ที่พวกเขาขายให้กับลูกค้า
2. ตั้งค่าการมอบหมายอัตโนมัติสำหรับโครงการเหล่านี้ให้กับบุคคลที่ระบุหรือ ' ผู้รับมอบหมายบัญชี ' (บุคคลหลักที่รับผิดชอบในการให้บริการบัญชีลูกค้า)
3. ตั้งค่าการพึ่งพางานสำหรับงานตามเงื่อนไขเบื้องต้น

ตั้งค่าเทมเพลตโครงการเพื่อสร้างโครงการ ' ที่ มอง เห็นได้ ' ที่ลูกค้ามองเห็นได้ใน แอพธุรกิจ ของพวกเขา

การแจ้งเตือนงาน

ผู้ใช้ ตัวจัดการงาน สามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของตนจะไม่พลาดการอัปเดตที่สำคัญ การแจ้งเตือนหลักสามประการ ที่ต้องสมัครเพื่อช่วยให้ทีมระยะไกลของคุณติดตามงานคือ:

1. การแจ้งเตือนการมอบหมายงาน - สมาชิกในทีมของคุณจะได้รับแจ้งเมื่อพวกเขาได้รับมอบหมายงาน
2. การแจ้งเตือนการปลดล็อคงาน - สมาชิกในทีมของคุณจะได้รับแจ้งเมื่องานที่ได้รับมอบหมายในโครงการถูกปลดล็อค
3. การแจ้งเตือนงานถึงกำหนด - สมาชิกในทีมของคุณจะได้รับแจ้งเมื่องานที่ได้รับมอบหมายถึงกำหนด

ส่งเสริมการสื่อสารที่โปร่งใสกับทีมของคุณ

ในขณะที่ทีมส่วนใหญ่ทำงานจากระยะไกล การรักษาความโปร่งใสในการสื่อสารอาจกลายเป็นความท้าทายที่สำคัญ เพื่อให้แน่ใจว่าทีมต่างๆ ซิงค์กัน และงานและการสื่อสารทั้งหมดสามารถมองเห็นได้และโปร่งใส ตัวจัดการงานจึงเพิ่มสิ่งต่อไปนี้ลงในแพลตฟอร์ม

รายการงาน ใหม่

รายการงาน ตัวจัดการงาน ใหม่ ช่วยให้ผู้ใช้สื่อสารกับทีมระยะไกลได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพเกี่ยวกับงานใดๆ ที่พวกเขาต้องการทำงานร่วมกัน แผงด้านข้างรายการงานใหม่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ:

1. อัปเดตบันทึกบัญชี/คำอธิบาย/บันทึกสาธารณะ/บันทึกส่วนตัวด้วย Rich Text
2. เพิ่มไฮเปอร์ลิงก์ไปยัง Dropbox, Google Drive ฯลฯ
3. ตอบกลับรีวิวอย่างรวดเร็วหรือโพสต์โซเชียลจากแผงควบคุม
4. ส่งอีเมลถึงทีมหรือลูกค้าของคุณ
5. แนบไฟล์ในงานเพื่อแชร์กับทีมของคุณ

ประวัติอีเมล

หนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดสำหรับทีมระยะไกลใหม่คือการรักษาการสื่อสารทางอีเมลให้โปร่งใสและซิงค์กัน เพื่อลดโอกาสที่การสื่อสารกับลูกค้าจะทับซ้อนกัน เพื่อตอบสนองความต้องการทีมระยะไกล อีเมลทั้งหมดที่ส่งจากงานตัวจัดการงานสำหรับบัญชีจะถูกจัดเก็บไว้ใน ประวัติบัญชี และแสดงอยู่ใน ' อีเมล ' ใหม่ในบัญชีตัวจัดการงาน

เพื่อปรับปรุงความโปร่งใสและการประสานงานระหว่างทีมที่ทำงานใน Vendasta Task Manager และ Sales & Success Center อีเมลที่ส่งจาก Task Manager จะปรากฏในกิจกรรมบัญชีใน Sales & Success Center

แสดงหลักฐานการปฏิบัติงาน

การติดตามและวัดผลการปฏิบัติงานของทีมถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทีมงานที่ทำงานนอกสถานที่ การรักษาให้ลูกค้ามีส่วนร่วมและให้แน่ใจว่าทีมระยะไกลทำงานได้ดีเป็นกุญแจสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กรและพันธมิตรเอเจนซี่ของเรา เพื่อ จัดการกับความท้าทายในการมีส่วนร่วมของลูกค้า Task Manager กำลังเพิ่มคุณสมบัติต่อไปนี้ให้กับ แพลตฟอร์มของเรา

ตัวติดตามโครงการ 2.0

การแจ้งให้ลูกค้าทราบและมีส่วนร่วมในการอัปเดตโครงการถือเป็นสิ่งสำคัญภายใต้สถานการณ์ปัจจุบัน ตัวติดตามโปรเจ็กต์ตัวจัดการงานใหม่ทำให้สิ่งนี้เป็นเรื่องง่าย

ลูกค้าของคุณจะสามารถเห็นตัวติดตามภายใต้ ' ผลิตภัณฑ์ของฉัน ' ใน แอปธุรกิจ ของ ตน เพื่อให้การอัปเดตโครงการที่จำเป็นแก่ลูกค้าของคุณ คุณสามารถใช้ตัวติดตามโครงการใหม่เพื่อ:

1. ทำให้งานและโครงการมองเห็นได้ง่ายในตัวจัดการงานโดยการสลับการมองเห็น ?
2. ส่งการแจ้งเตือนถึงลูกค้าของคุณหากมีงานรออยู่ โดยตั้งค่าสถานะงานเป็น ' กำลังรอลูกค้า '
3. ให้ลูกค้าของคุณอัพเดทงานอยู่เสมอโดยการเพิ่มบันทึกสาธารณะแบบ Rich Text ซึ่งจะแสดงในตัวติดตามโครงการใน Business App

รายงานสถานะและผลผลิต

สุดท้ายนี้ ผู้จัดการจะสามารถวัดประสิทธิภาพของทีมได้อย่างง่ายดายด้วยหน้า 'รายงานสถานะ' และ 'รายงานประสิทธิภาพ' ตัวจัดการงานใหม่

ด้วยรายงานเหล่านี้ ผู้จัดการจะสามารถรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับงานที่ยังเปิดอยู่ กำลังดำเนินการ และครบกำหนดสำหรับทีมของตน และเจาะลึกถึงประสิทธิภาพของสมาชิกในทีมแต่ละคนในทีมของตน รายงานเหล่านี้จะช่วยผู้จัดการ:

1. วัดประสิทธิภาพงานโดยรวมสำหรับงานที่เสร็จสิ้น/ครบกำหนด/เกินกำหนดสำหรับช่วงวันที่ที่เลือก
2. วัดประสิทธิภาพงานของสมาชิกในทีมแต่ละคน
3. วัดระยะเวลารอคอยและรอบเวลาสำหรับงานสำหรับทีมโดยใช้ไดอะแกรมโฟลว์สะสมใหม่

รายงานสถานะ :

แผนภาพการไหลสะสม :

บทสรุป

เนื่องจากสถานการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ธุรกิจและบุคคลทั่วไปจึงจำเป็นต้องเริ่มทำงานจากระยะไกลเร็วกว่าในภายหลัง และเพื่อที่จะทำเช่นนั้นได้ พวกเขาจะต้องติดตั้งเครื่องมือและแพลตฟอร์มที่ดีที่สุดในระดับเดียวกันเพื่อสนับสนุนทีมและขยายขนาดธุรกิจต่อไป

ด้วย Task Manager ของ Vendasta ตอนนี้เอเจนซี่ได้รับพลังในการขยายธุรกิจของตนโดยสามารถจัดการการตอบสนองความต้องการทางดิจิทัลของลูกค้าได้จากที่บ้านของพวกเขา

ดังนั้นสิ่งที่คุณรอ? ขึ้น แพลตฟอร์ม Vendasta และเริ่มเติมเต็มอย่างง่ายดาย