Target Internet's Guide to Project Management for Marketers

เผยแพร่แล้ว: 2021-10-05

การจัดการโครงการเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูงในการทำงานด้านการตลาด ตั้งแต่แคมเปญโฆษณาและ SEO ไปจนถึงเนื้อหาและการส่งเสริมการขายในโซเชียลมีเดีย

คู่มือนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับวิธีการจัดการโครงการในบริบททางการตลาด ไม่ว่าจะเป็นวิธีการทำโครงการขนาดใหญ่ให้เสร็จ หรือเป็นเครื่องมือสำหรับการวางแผนงานประจำ เช่น โพสต์บนโซเชียลมีเดียและบทความในบล็อก

เป้าหมายของเราคือเพื่อให้คุณเข้าใจมากขึ้นว่าการจัดการโครงการคืออะไร และนักการตลาดอย่างพวกเราจะนำไปใช้ได้อย่างไร

การจัดการโครงการคืออะไร?

ในระดับพื้นฐานที่สุด การจัดการโครงการเป็นวิธีการจัดการในการทำงาน คุณไม่ได้แค่ทำงานให้เสร็จ คุณกำลังทำงานกับพวกเขาภายในกระบวนการที่วางแผนไว้และสามารถตรวจสอบได้

แม้ว่าจะมีหลายวิธีในการเข้าถึงการจัดการโครงการ แต่อินสแตนซ์ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับองค์ประกอบทั่วไปบางประการ:

สิ่งที่ส่ง มอบ: นี่คือผลลัพธ์ที่จับต้องได้ซึ่งโครงการจะส่งมอบ ในโครงการพัฒนาเว็บไซต์ การออกแบบเว็บใหม่อาจเป็นผลงานหลัก ในโครงการการตลาดบนโซเชียลมีเดีย สิ่งที่ส่งมาด้วยอาจเป็นโพสต์บน Instagram บางโครงการยังมีผลงานรอง เช่น ข้อมูลแคมเปญ
งาน: แต่ละโครงการประกอบด้วยงานหลายงาน ซึ่งแต่ละงานถูกกำหนดให้กับสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบหรือทีมย่อย
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งรวมถึงทุกคนในทีมโครงการ เช่นเดียวกับคนอื่น ๆ เช่นลูกค้า คนวงในระดับ c และลูกค้าที่จะถูกกำหนดเป้าหมายด้วยทรัพย์สินทางการตลาดที่ส่งผ่านโครงการในที่สุด
ระเบียบวิธี: ชุดของกฎเกี่ยวกับวิธีการจัดการโครงการ

โดยสรุป โปรเจ็กต์จำเป็นต้องส่งมอบผลลัพธ์บางอย่าง ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็นงานได้ งานถูกกำหนดให้กับบุคคลในทีมโครงการ ซึ่งต้องทำงานให้เสร็จสิ้นภายในกระบวนการที่มีการจัดการ

การจัดการโครงการการตลาดในทางปฏิบัติ

การจัดการโครงการใช้เพื่อส่งมอบโครงการทางการตลาดทุกประเภท รวมถึง:

การพัฒนาเว็บไซต์
การตลาดเนื้อหา
การตลาดบนโซเชียลมีเดีย
SEO
PPC
โฆษณาวิดีโอ
การพัฒนาแอพ
การตลาดผ่านอีเมล
แคมเปญประชาสัมพันธ์

การจัดการโครงการมักจะเน้นที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการโดยไม่คำนึงถึงงานที่เฉพาะเจาะจง นี่คือแพลตฟอร์มดิจิทัลที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถจัดการงานของตนจนเสร็จสิ้น และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาวุโสสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการโดยรวมได้

สมาชิกในทีมทุกคนควรสามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์ได้โดยใช้ข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบของตนเอง เมื่อเข้าสู่ระบบ พวกเขาสามารถเห็นงานที่ได้รับมอบหมาย พวกเขาอาจสามารถอัปโหลดไฟล์และความคิดเห็นไปยังงาน และเปลี่ยนสถานะของงานเพื่อแสดงว่างานเหล่านั้นได้เริ่มต้นขึ้น เสร็จสิ้น หรือถูกระงับโดย 'ตัวบล็อก' บางประเภท

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาวุโสสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมและกำหนดเส้นตายเพื่อให้เสร็จได้ (ในบางทีม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดได้รับอนุญาตให้ทำเช่นนี้)

ในโครงการใด ๆ จะช่วยให้มีสมาชิกในทีมทำหน้าที่เป็นผู้จัดการโครงการ บุคคลนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการช่วยให้ทั้งทีมใช้กระบวนการจัดการโครงการและซอฟต์แวร์ได้สำเร็จ วิธีการจัดการโครงการบางวิธียังกำหนดให้ผู้จัดการโครงการต้องปฏิบัติหน้าที่เพิ่มเติม เช่น นำการประชุมทีมเป็นประจำ (บางครั้งเรียกว่า 'การแย่งชิง') และช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายอื่นๆ ค้นหาวิธีแก้ปัญหาสำหรับตัวบล็อก

ระยะโครงการ

โครงการการตลาดมักจะไหลผ่านชุดของขั้นตอนที่ใช้งานง่าย:

กำหนดการ
การวางแผน
จัดส่ง
ออกจากระบบ
การวิเคราะห์

กำหนดการ

ระยะที่เรากำลังพูดถึง กำหนดการ คือจุดเริ่มต้นของโครงการ ณ จุดนี้ ทีมการตลาดจะร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่กำลังว่าจ้างงานเพื่อหารือเกี่ยวกับรายละเอียดของโครงการ ทั้งสองฝ่ายจะบรรลุข้อตกลงเกี่ยวกับรายละเอียดพื้นฐานของโครงการ ซึ่งรวมถึง:

ผลงานของโครงการมีอะไรบ้าง?
พื้นฐานเวลาและงบประมาณต้นทุนสำหรับโครงการคืออะไร?
จำนวนเงินสูงสุดที่โครงการสามารถเกินเวลาพื้นฐานและงบประมาณต้นทุนคือเท่าใด

เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการสำคัญๆ ทุกคนพอใจกับเงื่อนไขแล้ว ก็สามารถทำสัญญาหรือข้อตกลงที่ไม่เป็นทางการเพื่อเริ่มโครงการได้

การวางแผน

ในระหว่าง การวางแผน โครงการ สมาชิกในทีมทั้งหมดที่มีบทบาทเชิงกลยุทธ์จะรวมตัวกันเพื่อตัดสินใจว่าจะบรรลุผลสำเร็จของโครงการอย่างไร แม้ว่ากระบวนการวางแผนจะแตกต่างกันไปในแต่ละโครงการ แต่องค์ประกอบต่อไปนี้มักจะเกี่ยวข้อง:

กำหนดเหตุการณ์สำคัญ เหตุการณ์สำคัญคือจุดอ้างอิงสำคัญบนเส้นทางสู่ความสำเร็จของโครงการ ตัวอย่างเช่น ในโครงการแคมเปญโฆษณาวิดีโอ 'กระดานเรื่องราวเสร็จสิ้น' และ 'ถ่ายทำเสร็จแล้ว' อาจเป็นเหตุการณ์สำคัญ แต่ละเหตุการณ์สำคัญจะได้รับกำหนดเส้นตาย เพื่อช่วยให้โครงการอยู่ในการติดตาม
การระบุความเสี่ยงของโครงการ ในการจัดการโครงการ 'ความเสี่ยง' เป็นเหตุการณ์ภายนอกที่อาจเกิดขึ้นได้ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์ของโครงการ ไม่ว่าจะในทางบวกหรือทางลบ การระบุความเสี่ยงที่สำคัญของโครงการระหว่างการวางแผนโครงการช่วยให้มั่นใจว่าทีมพร้อมที่จะใช้ประโยชน์จากโอกาสหรือตอบสนองต่อภัยคุกคามระหว่างโครงการ
แบ่งโครงการออกเป็นงาน เหล่านี้เป็นงานแต่ละชิ้นที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จของโครงการ ในขั้นตอนนี้ การระบุการขึ้นต่อกันก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน โดยที่งานหนึ่งจะเสร็จสมบูรณ์ขึ้นอยู่กับงานอื่นที่ต้องทำล่วงหน้า
มอบหมายงานและความเป็นเจ้าของ งานแต่ละงานต้องถูกกำหนดให้กับสมาชิกในทีม (หรือทีมย่อย) ที่จะรับผิดชอบในการทำให้เสร็จ ในบางกรณี ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาวุโสอาจได้รับสิทธิ์ความเป็นเจ้าของในผลงานที่ได้รับจากโครงการ

จัดส่ง

เมื่อวางแผนโครงการแล้ว ทีมงานสามารถดำเนิน การจัดส่ง โครงการได้ สมาชิกในทีมแต่ละคนควรใช้แพลตฟอร์มการจัดการโครงการเพื่อจัดการงานของตนตลอดระยะนี้

การจัดการโครงการสนับสนุนทีมในหลาย ๆ ด้านระหว่างขั้นตอนการส่งมอบ ซึ่งรวมถึง:

การจัดการงาน ตลอดทั้งโครงการ สมาชิกในทีมแต่ละคนมีหน้าที่รับผิดชอบในการอัปเดตงานของตนเองภายในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการ ซึ่งโดยทั่วไปรวมถึงการอัปโหลดไฟล์ การเปลี่ยนสถานะงาน และการแจ้งให้ผู้จัดการโครงการทราบถึงตัวบล็อกใดๆ ที่ขัดขวางไม่ให้งานเสร็จสิ้น หากมีการระบุความต้องการใหม่ในระหว่างขั้นตอนการจัดส่ง งานใหม่จะถูกสร้างขึ้นและมอบหมายให้กับสมาชิกในทีม
ติดตามความคืบหน้า แพลตฟอร์มการจัดการโครงการส่วนใหญ่มีเครื่องมือภาพสำหรับติดตามความคืบหน้าของโครงการ เช่น แผนภูมิแกนต์และแผนภูมิเบิร์น แหล่งข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียประเมินว่าทีมมีความคืบหน้าในการทำงานได้ดีเพียงใด สัมพันธ์กับงบประมาณเวลาของโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาวุโสจะติดตามความคืบหน้าของโครงการอย่างรอบคอบตลอดขั้นตอนการส่งมอบเพื่อพิจารณาว่าเวลาที่วางแผนไว้และงบประมาณต้นทุนสำหรับโครงการจะยังคงทำได้อยู่หรือไม่
การจัดเก็บไฟล์ ขึ้นอยู่กับลักษณะงานของทีม แพลตฟอร์มการจัดการโครงการอาจใช้เพื่อจัดเก็บงานโครงการ เช่น เอกสารที่มีสำเนาเพื่อใช้ในการตลาดเนื้อหา การเข้าถึงได้ง่ายของแพลตฟอร์มการจัดการโครงการสำหรับทีมงานโครงการทั้งหมดสามารถช่วยป้องกันไม่ให้งานสำคัญสูญหาย

การจัดการโครงการระหว่างขั้นตอนการจัดส่งจะประสบความสำเร็จก็ต่อเมื่อสมาชิกในทีมทุกคนซื้อในกระบวนการและปฏิบัติตามหน้าที่ เช่น อัปเดตสถานะงานของตน สิ่งสำคัญคือต้องชี้แจงให้สมาชิกในทีมทราบอย่างชัดเจน ทีมงานควรมีคนที่มีความรู้พร้อมคอยช่วยเหลือทุกคนที่มีปัญหากับกระบวนการจัดการโครงการหรือซอฟต์แวร์

ออกจากระบบ

เมื่องานโครงการทั้งหมดเสร็จสิ้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาวุโส – รวมถึงลูกค้าหรือลูกค้าภายใน – สามารถพบปะเพื่อทบทวนผลลัพธ์ของโครงการ หากทุกฝ่ายพอใจที่ผลงานของโครงการได้บรรลุผลตามแผนที่วางไว้ ถือว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถ ลงชื่อออก ได้

ก่อนขั้นตอนนี้ ทีมโครงการบางทีมจะใช้เครื่องมือที่มีอยู่ในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อสร้างรายงานและเอกสารประกอบ นี่อาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการอธิบายงานที่ทำให้กับลูกค้า

การวิเคราะห์

โครงการการตลาดบางโครงการเสร็จสิ้นด้วยการลงชื่อออก

คนอื่นสรุปด้วยขั้นตอน การวิเคราะห์ นี่อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การวิเคราะห์ข้อมูลเว็บไซต์หลังจากโครงการออกแบบเว็บไซต์ใหม่ ไปจนถึงการวิเคราะห์ความรู้สึกของลูกค้าหลังจากแคมเปญโฆษณาทางทีวี

การวิเคราะห์สามารถเข้าใจได้ว่าเป็นสะพานเชื่อมระหว่างโครงการปัจจุบันและโครงการในอนาคต สิ่งที่ค้นพบจากระยะนี้สามารถนำไปใช้ในการวางแผนสำหรับโครงการที่เข้ากันได้ในอนาคต ช่วยให้ทีมวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ

ทีมโครงการบางทีมจะวิเคราะห์ประสบการณ์ของพวกเขาเกี่ยวกับกระบวนการจัดการโครงการ ในระหว่างโครงการ ซึ่งช่วยในการระบุปัญหาที่ผู้คนประสบกับแนวทางการจัดการโครงการ ซึ่งสามารถแก้ไขได้ก่อนโครงการต่อไป

วิธีการใช้การจัดการโครงการเพื่อส่งมอบงานการตลาดประจำ

แนวทางการจัดการโครงการแบบค่อยเป็นค่อยไปที่เราเพิ่งพูดถึงนั้นเหมาะสมที่สุดสำหรับการนำเสนอโครงการการตลาดที่มีเวลาจำกัดโดยมีความซับซ้อนปานกลางถึงสูง

หากงานของคุณมีลักษณะเป็นกิจวัตรมากขึ้น ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการส่งโพสต์โซเชียลมีเดียจำนวนหนึ่งในแต่ละสัปดาห์ ก็สามารถทำได้ผ่านการจัดการโครงการเช่นกัน คุณเพียงแค่ต้องใช้แนวทางที่แตกต่างออกไปเล็กน้อย

สำหรับงานการตลาดประจำ เราแนะนำให้ใช้โซลูชันการจัดการโครงการที่มีระบบแบบคัมบังเพื่อจัดการเนื้อหาของคุณ เช่น Trello ในระบบคัมบัง แต่ละงานจะแสดงด้วยการ์ด ซึ่งสามารถย้ายจากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่งเพื่อแสดงสถานะได้ ในเวิร์กโฟลว์เนื้อหาโซเชียล คุณอาจมีคอลัมน์ที่ชื่อ 'ความคิด', 'ข้อความ', 'ข้อความและรูปภาพ', 'ลงชื่อออกจากข้อความและรูปภาพ' และ 'กำหนดเวลา/เผยแพร่แล้ว' เมื่อมีการเพิ่มองค์ประกอบใหม่ลงในฉบับร่างของโพสต์ การ์ดขององค์ประกอบนั้นจะถูกย้ายไปตามนั้น จนกว่าจะมีการเผยแพร่โพสต์ แนวทางนี้พร้อมกันช่วยให้ทีมสามารถวางแผนเนื้อหาทางสังคม ทำงานกับเนื้อหา และจัดการความคืบหน้าของแต่ละโพสต์เป็นโครงการขนาดเล็ก

ต่อไปนี้คือวิดีโอการสอนที่แสดงให้เห็นว่าเครื่องมือการจัดการโครงการสามารถใช้สำหรับงานการตลาดประจำได้อย่างไร:

ฉันควรใช้เครื่องมือการจัดการโครงการใด

การจัดการโครงการเกือบทั้งหมดทำในรูปแบบดิจิทัล โดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ซอฟต์แวร์เหล่านี้จัดเตรียมโครงสร้างพื้นฐานสำหรับแนวทางที่ทีมเลือก

เราแนะนำให้คุณสำรวจแพลตฟอร์มการจัดการโครงการยอดนิยมสักสองสามแพลตฟอร์มก่อนตัดสินใจทำ ทีม Target Internet มีประสบการณ์ที่ดีกับตัวเลือกต่อไปนี้:

อาสนะ

Asana เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการงานและโครงการ ด้วยอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่เข้าถึงได้อย่างสวยงาม ซึ่งทำให้การทำงานและการมอบหมายงานให้กับเพื่อนร่วมทีมเป็นเรื่องง่าย นอกจากนี้ยังเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่เราใช้เพื่อจัดการการตลาดเนื้อหาของเรา – รวมถึงงานของเราในบทความนี้!

Asana เป็นโซลูชันการจัดการโครงการที่มีราคาไม่แพงเป็นพิเศษ โดยนำเสนอทั้งแพ็คเกจระดับพรีเมียมราคาประหยัดและเวอร์ชันฟรีที่ครอบคลุมพอสมควร

Trello

เครื่องมืออันชาญฉลาดนี้ช่วยให้คุณสามารถจัดการงานของคุณโดยใช้ระบบการ์ด บอร์ด และรายการ

Trello เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดการรายการเนื้อหา เช่น บทความในบล็อกหรือโพสต์ทางสังคมผ่านเวิร์กโฟลว์

การทำงานเป็นทีม

การทำงานเป็นทีมเป็นโซลูชันการจัดการโปรเจ็กต์ที่มีคุณลักษณะมากมาย พร้อมด้วยชุดโปรแกรมเสริมที่เป็นตัวเลือก เช่น แชท, CRM และฟังก์ชันการทำงานในสำนักงาน อินเทอร์เฟซของ Teamwork นั้นเข้าถึงได้น้อยกว่า Asana หรือ Trello แต่ก็ชดเชยด้วยความสามารถที่น่าเกรงขามมากกว่า

จิรา

เป็นที่รักของนักพัฒนาทุกที่ JIRA เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการในอุดมคติสำหรับทีมโดยใช้วิธีการทำงานที่คล่องตัว

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการยอดนิยมอื่นๆ ได้แก่ Basecamp, Nifty และ Monday.com

การใช้การจัดการโครงการเพื่อทำงานด้านการตลาดมีประโยชน์อย่างไร?

การใช้การจัดการโครงการสามารถสร้างข้อได้เปรียบมากมายให้กับทีมการตลาดและผู้เชี่ยวชาญ ประโยชน์ที่สำคัญ ได้แก่ :

การทำงานร่วมกัน. โครงการการตลาดส่วนใหญ่ต้องการข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายราย ไม่ว่าจะเป็นผู้เชี่ยวชาญ เช่น SEO ผู้เสนอราคา PPC และผู้บริหารโซเชียลมีเดีย หรือลูกค้าที่ต้องการติดตามความคืบหน้าของโครงการและให้การลงชื่อออก ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถกลายเป็นพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกันซึ่งมีการทำงานร่วมกันเกิดขึ้นและถูกบันทึก
ติดตามโครงการที่ซับซ้อน เมื่อคุณกำลังทำงานในโครงการการตลาดที่มีส่วนประกอบต่างๆ มากมาย การติดตามรายละเอียดที่สำคัญทุกรายการอาจเป็นเรื่องยาก การจัดการโครงการสามารถให้ภาพรวมที่ครอบคลุมของงานโครงการ รวมทั้งงานที่ทำเสร็จตรงเวลาหรือไม่
ผลผลิต สมาชิกในทีมบางคนทำงานได้อย่างน่าเชื่อถือและมีประสิทธิผลมากขึ้นเมื่อทำงานในกระบวนการที่มีการจัดการโครงการ มีเหตุผลที่เป็นไปได้หลายประการที่ทำให้การจัดการโครงการสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งรวมถึงการเข้าถึงข้อมูลงานและกำหนดเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ และผลกระทบจากการที่ทุกคนเห็นงานที่เปิดและงานที่เสร็จสมบูรณ์ในมุมมองทีม
ความสามารถในการทำซ้ำ การเริ่มต้นใช้งานการจัดการโครงการจะใช้เวลาเล็กน้อย แต่เมื่อตั้งค่าแล้ว คุณจะพบว่าโครงการจำนวนมากเกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดการโครงการที่คล้ายคลึงกัน ในระยะยาว โปรเจ็กต์ส่วนใหญ่จะสามารถใช้การตั้งค่าซอฟต์แวร์และกระบวนการเดียวกันกับโปรเจ็กต์ก่อนหน้า ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและแรงงาน

มีข้อเสียบางประการสำหรับการจัดการโครงการเช่นกัน การนำกระบวนการนี้ไปใช้อาจทำให้สมาชิกในทีมรู้สึกหงุดหงิดหรือแปลกแยก นอกจากนี้ยังมีความเสี่ยงที่การให้ความสำคัญกับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ของการจัดการโครงการมากเกินไปอาจทำให้เสียสมาธิจากงานโครงการที่มีประสิทธิผล

กุญแจสำคัญคือการหาสมดุลที่เหมาะสม ระหว่างการใช้ประโยชน์จากข้อได้เปรียบที่ปฏิเสธไม่ได้ของการจัดการโครงการให้เกิดประโยชน์สูงสุด และปล่อยให้ทีมของคุณมีพื้นที่ว่างในการทำงาน หากคุณสามารถจัดการสมดุลนั้นได้ โครงการของคุณจะเก็บเกี่ยวผลประโยชน์