วิธีสลับระหว่างโครงการและงานโดยไม่สูญเสียประสิทธิภาพ
เผยแพร่แล้ว: 2022-05-07เรามักจะต้องทำงานหลายอย่าง หรือแม้แต่โครงการในแต่ละวัน ด้วยเหตุนี้ เราจึงมักจะสลับไปมาระหว่างโปรเจ็กต์และงานต่างๆ ทั้งหมดเพื่อให้มีประสิทธิผลมากขึ้น แต่ในกรณีส่วนใหญ่ การเปลี่ยนบริบทนี้มีแนวโน้มที่จะส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานของเรามากกว่าช่วย เมื่อพิจารณาว่าความจำเป็นในการ "ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน" ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งยังคงมีความจำเป็น ในบทความนี้ เราจะพูดถึง:
- การทำงานหลายอย่างพร้อมกันคืออะไร และเหตุใดผู้เชี่ยวชาญจึงไล่ตามมัน
- การเปลี่ยนบริบทคืออะไร และมีค่าใช้จ่ายเท่าใดในความสามารถทางปัญญา การใช้เวลา และความสามารถในการทำกำไรของเรา
- ความยืดหยุ่นทางปัญญา, supertaskers และโทษการเปลี่ยนทางปัญญาคือแนวคิดที่มักจะเกี่ยวข้องกับการกระโดดระหว่างงานและโครงการ?
- เราจะสลับระหว่างงานและโครงการได้ดีที่สุดโดยไม่สูญเสียประสิทธิภาพได้อย่างไร
มัลติทาสกิ้งคืออะไร? ทำไมคนถึงไล่ตาม?
ในวัฒนธรรมสมัยนิยม การทำงานหลายอย่างพร้อมกันมักหมายถึงการทำงานอย่างน้อยสองงานพร้อมกัน และดูเหมือนว่าผู้เชี่ยวชาญมักจะต้องหันมาปฏิบัติเช่นนี้
ยกตัวอย่างวิศวกรซอฟต์แวร์ จากการสำรวจโดย Electric Cloud พวกเขาใช้เวลาเพียง 19.1 ชั่วโมงจาก 41.5 ที่พวกเขามักจะทำงานต่อสัปดาห์ในการสร้างซอฟต์แวร์ ส่วนที่เหลืออีก 22.4 ชั่วโมงจะใช้ไปกับการระดมความคิด อีเมล การประชุม ตลอดจนรอการสร้างและทดสอบให้เสร็จ นั่นเป็นงานที่หลากหลายมาก
ยิ่งไปกว่านั้น หากเราพิจารณาว่าวิศวกรซอฟต์แวร์มักจะทำงานอย่างแข็งขันในหนึ่งโครงการ แต่ยังให้การบำรุงรักษาสำหรับหนึ่งถึงสามโครงการที่พวกเขาทำเสร็จแล้ว ซึ่งจะทำให้มีเวลาเพียงเล็กน้อยในการมุ่งเน้นไปที่โครงการเดียวหรืองานในแต่ละครั้ง แม้ว่าโครงการหรืองานดังกล่าวจะถูกระบุว่าเป็นลำดับความสำคัญ
ดังนั้น ดูเหมือนว่ามีเหตุผลเท่านั้นที่คุณจะพยายามตอบอีเมลไคลเอ็นต์บางฉบับขณะเข้าร่วมการประชุมเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดซ้ำในคุณลักษณะแอปใหม่ล่าสุดของคุณเพื่อประหยัดเวลา
ท้ายที่สุด ถ้าโดยปกติใช้เวลา 10 นาทีในการทำภารกิจที่ 1 และ 10 นาทีเพื่อทำภารกิจที่ 2 การทำงานทั้งสองงานพร้อมกันควรใช้เวลาทั้งหมด 10 นาทีใช่ไหม
แต่ในความเป็นจริง การทำงานพร้อมกันแบบนี้แทบจะเป็นไปไม่ได้เลย เพราะสมองส่วนใหญ่ไม่สามารถประมวลผลชุดข้อมูลที่แยกจากกันด้วยความทุ่มเทเดียวกันได้
กล่าวอีกนัยหนึ่ง ในขณะที่เรา คิดว่า เรากำลังทำงานสองงานพร้อมกัน จริง ๆ แล้วเรากำลังมุ่งเน้นไปที่งาน 1 มากขึ้น และปล่อยให้งาน 2 ทำหน้าที่เป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวไปยังงาน 1 ส่งผลให้งานแต่ละงานไม่สำเร็จตามคุณภาพที่คาดหวัง และเราอาจประสบกับประสิทธิภาพที่ลดลง 40%
ทุกคนสามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้หรือไม่?
แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะต้องทุ่มเทความพยายามเป็นพิเศษเพื่อแบ่งความสนใจออกเป็นหลายๆ งาน (แต่ยังคงล้มเหลวอยู่) ประมาณ 2.5% ของประชากร ไม่มีปัญหานี้
พวกเขาถูกเรียกว่าซุปเปอร์ทาสเกอร์
Supertaskers มีความสามารถทางปัญญาในการทำงานหลายอย่างพร้อมกันโดยไม่ทำผิดพลาดหรือหยุดชั่วคราว อันที่จริง พวกมันทำงาน ได้ดีกว่า เมื่อทำงานหลายอย่างพร้อมกันมากกว่าเมื่อทำภารกิจเดี่ยว ตามที่ David Strayer ผู้เขียนร่วมของการทดลองที่แยกแยะอัจฉริยะที่ทำงานหลายอย่างเหล่านี้ออกมา นี่เป็นเพราะ supertaskers มีสมองที่แตกต่างจากประชากรที่เหลือ
คุณอาจเป็น supertasker ถ้าคุณ:
- มีการควบคุมความสนใจในระดับสูง
- มีความสามารถในการตัดสินใจได้ทันที
- เจริญเติบโตภายใต้ความเครียด
- มีการควบคุมตนเองที่ดีขึ้นเมื่อทำงานภายใต้ภาระงานหนัก
คุณยังทำการทดสอบอย่างเป็นทางการเพื่อช่วยกำหนดความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ เช่น การทดสอบที่ supertasker.org
การสลับบริบทคืออะไร
ส่วนใหญ่ การสลับบริบทเป็นการทำงานหลาย อย่าง พร้อมกัน
กล่าวคือ สิ่งที่ประมาณ 97.5% ของประชากรเรียกว่ามัลติทาสก์นั้น แท้จริงแล้วเป็นการข้ามไปมาระหว่างงานต่างๆ เช่น การสลับไปมาระหว่างบริบท ในลักษณะที่ต่อเนื่องกันอย่างรวดเร็ว ดูเหมือนว่า เรากำลังทำงานสองงานพร้อมกัน
เป็นแนวทางปฏิบัติที่ได้รับความนิยมในที่ทำงาน เนื่องจากปริมาณงานที่เราเผชิญทุกวัน แต่มันมีค่าใช้จ่าย
ค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนบริบทคืออะไร?
ดังนั้น ผู้คนจึงตั้งเป้าที่จะทำงานหลายอย่างในช่วงเวลาสั้นๆ เพราะพวกเขาคิดว่าการปฏิบัตินี้จะช่วยประหยัดเวลาได้
แต่แทนที่จะเร่งงาน เมื่อคุณเปลี่ยนโฟกัสความสนใจจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง คุณมักจะประสบกับโทษการเปลี่ยนทางปัญญา สมองของคุณใช้เวลาและพลังงานเพิ่มขึ้นในการโหลดและโหลดบริบทใหม่ลงในหน่วยความจำในการทำงานของคุณ ซึ่งจะทำให้ความคืบหน้าของคุณช้าลงอย่างมากในงานที่คุณพยายามทำหลายอย่างพร้อมกัน คุณรู้สึกยุ่งตลอดทั้งวัน แต่คุณทำงานน้อยลงและรู้สึกเหนื่อยมากขึ้น
งานวิจัยหลายชิ้นแสดงให้เห็นว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันหรือการเปลี่ยนบริบทมีผลกระทบด้านลบอื่นๆ ต่อความสามารถทางปัญญา การใช้เวลาของเรา และแม้แต่ผลกำไรของเรา:
ค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนบริบทของความสามารถทางปัญญาของเรา
- การศึกษาที่มหาวิทยาลัยลอนดอนพบว่าผู้เข้าร่วมการศึกษาที่ทำงานเกี่ยวกับความรู้ความเข้าใจพร้อมกันจะพบ ว่าคะแนน IQ ลดลง 15 คะแนน ขณะทำเช่นนั้น
- นักวิจัยจากมหาวิทยาลัย Sussex พบว่าการทำงานบนอุปกรณ์ดิจิทัลหลายเครื่องพร้อมกัน (เช่น การส่งข้อความและดูทีวีพร้อมกัน) ส่งผลให้ ความหนาแน่นของสมองลดลง
- นักวิจัยจากมหาวิทยาลัยโอเรกอนพบว่าผู้ที่ทำงานหลายอย่างพร้อมกันมักมีปัญหาในการ โฟกัสและความจำ และ ปัญหาในการเปลี่ยนบริบทอย่างรวดเร็ว
ค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนบริบทในการใช้เวลาของเรา
- กรณีศึกษาในปี 2544 แสดงให้เห็นว่าพนักงานออฟฟิศตอบสนองต่ออีเมลใหม่ภายใน 6 วินาที หลังจากนั้น จะใช้เวลา ประมาณ 64 วินาทีเพื่อทำงาน ต่อจากเดิม อีเมลใหม่เหล่านี้ทำให้เกิด การหยุดชะงัก 96 ครั้ง ซึ่งสร้างขึ้น ประมาณ 1.5 ชั่วโมงต่อวัน
- เอกสารวิจัยฉบับหนึ่งจากปี 2548 พบว่าการฟุ้งซ่านโดย งาน ~2.3 งาน ในแต่ละครั้งทำให้ เสียเวลา 25 นาที ก่อนที่งานจะกลับมาทำงานได้อย่างถูกต้อง
- รายงานการวิจัยฉบับหนึ่งในปี 2550 พบว่าผู้คนเสีย เวลา 10 นาที ในการเสียสมาธิไปกับ อีเมลใหม่และการแจ้งเตือนของแอป ตลอดจน 10-15 นาที ในการฟุ้งซ่านจาก งานประเภทอื่น
- งานวิจัยชิ้นหนึ่งจากปี 2013 พบว่า 60% ของผู้ตอบแบบสอบถามไม่สามารถต้านทานแรงกระตุ้นที่จะทำงานหลายงาน พร้อมๆ กันได้ แม้จะได้รับการบอกกล่าวเป็นการเฉพาะให้หลีกเลี่ยงการทำเช่นนั้นก็ตาม เป็นผลให้ พวกเขาสูญเสีย 3 นาทีทุกๆ 32 นาที ที่พวกเขาใช้เวลาทำงาน
ต้นทุนทางการเงินของการเปลี่ยนบริบท
- ตามบทความหนึ่งของ Forbes หากเวลาทั้งหมดที่สูญเสียไปจากการหยุดชะงักคือ 2.1 ชั่วโมงต่อพนักงานหนึ่งคนต่อวัน (546 ชั่วโมงต่อปี) ค่าใช้จ่ายทางการเงินของเวลาที่สูญเสียไปนี้คือ 8,190 ดอลลาร์ สำหรับพนักงานที่จ่าย 15 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง สำหรับบริษัทที่มีพนักงาน 1,000 คน ซึ่งสร้างรายได้มากถึง 31,500 ดอลลาร์ที่สูญเสียต่อวัน และ เกือบ 8.2 ล้านดอลลาร์ต่อปี
- รายงานฉบับหนึ่งเกี่ยวกับ “ผลกระทบของการทำงานหลายอย่างพร้อมกันในองค์กร” ซึ่งครอบคลุม 45 องค์กรจากหลากหลายอุตสาหกรรม แสดงให้เห็นว่าต้นทุนการผลิตโดยประมาณที่เศรษฐกิจโลกสูญเสียไปจากการทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นสูงถึง 450 พันล้านดอลลาร์ต่อปี
การสลับบริบทมีประโยชน์หรือไม่?
การศึกษาหนึ่งในปี 2008 ระบุว่าการสลับไปมาระหว่างงาน อาจทำให้งานหลักของคุณเร็วขึ้น แทนที่จะทำให้ช้าลง แต่ถ้าเรา ผู้เข้าร่วมจากการศึกษานี้ใช้เวลา 23 นาทีเพื่อทำงานที่ขัดจังหวะให้เสร็จและมุ่งความสนใจไปที่งานก่อนหน้าในภายหลัง แต่พวกเขายังคงทำงานหลักให้เสร็จได้เร็วกว่าคนที่ไม่ถูกขัดจังหวะ และมีคุณภาพเท่าเดิม
สิ่งนี้จะเกิดขึ้นเพราะคนที่ถูกขัดจังหวะรู้ว่าพวกเขากำลังเสียเวลา ดังนั้นพวกเขาจะเร่งงาน
น่าเสียดาย ข้อเสียของการเปลี่ยนบริบทดังกล่าวคือระดับความเครียดที่เพิ่มขึ้น ซึ่งไม่คาดคิดมาก่อน เนื่องจากการทำงานที่เร็วขึ้น
คนประเภทใดดีกว่าในการเปลี่ยนบริบท
กล่าวโดยย่อ — ผู้ที่มีความยืดหยุ่นทางปัญญาสูง
การมีความยืดหยุ่นทางปัญญาหมายความว่าคุณสามารถ
- เปลี่ยนความสนใจระหว่างงานและปรับให้เข้ากับกฎต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานดังกล่าว
- วิเคราะห์สถานการณ์และค้นหาวิธีแก้ไขอื่นเพื่อช่วยให้คุณย้ายจากงานหนึ่งไปอีกงานต่อไป
ความยืดหยุ่นทางปัญญาอาจปรากฏเป็นการเปลี่ยนงาน (การเปลี่ยนชุด) - ความสามารถในการเปลี่ยนความสนใจระหว่างงานหนึ่งกับงานถัดไปโดยไม่รู้ตัว
ในการทดสอบความยืดหยุ่นในการรับรู้ของคุณ ให้ลองใช้ The Stroop Color and Word Test (SCWT) หรือ The Wisconsin Card Sorting Test (WCST) ซึ่งคะแนนที่ยอดเยี่ยมจากการทดสอบเหล่านี้บ่งชี้ว่าคุณมีความสามารถในการสลับไปมาระหว่างการคิดเกี่ยวกับแนวคิดที่หลากหลาย หรือแม้แต่คิด หลายแนวคิดในเวลาเดียวกัน
Stroop Color and Word Test (SCWT) เป็นแบบง่ายๆ — คุณจะได้รับรายการสีเป็นลายลักษณ์อักษร แต่สีเหล่านั้นเขียนด้วยหมึกสีที่ ไม่ถูกต้อง (เช่น สีฟ้าเขียนด้วยหมึก สีแดง ) คุณต้องระบุสีแต่ละสีและพูดออกมาดังๆ และอย่าอ่านคำนั้น (เช่น พูด สีแดง สำหรับคำว่า "สีน้ำเงิน" ที่เขียนด้วย สีแดง )
การทดสอบการคัดแยกบัตรวิสคอนซิน (WCST) เกี่ยวข้องกับการคัดแยกบัตรตามเกณฑ์ต่างๆ เช่น สี จำนวน หรือรูปร่าง
เกณฑ์จะเปลี่ยนแปลงตลอดการทดสอบ แต่คุณจะไม่สามารถบอกได้ว่าเมื่อใด คุณจะต้องให้ความสนใจกับข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่ระบุว่าคุณควรเปลี่ยนกลยุทธ์การจับคู่ของคุณ
คุณสามารถดูตัวอย่างการทดสอบออนไลน์ได้ที่ PsyToolkit (ภาพด้านล่าง)
วิธีที่ดีที่สุดในการสลับระหว่างโครงการและงาน?
ใช่ นักวิจัยส่วนใหญ่แสดงให้เห็นว่าการเปลี่ยนบริบทผ่านงานและโครงการมีผลเสียมากกว่าผลประโยชน์ แต่ด้วยปริมาณงานที่เรามีในมือของเรา การทำงานหลายงานและโครงการในระหว่างวันแทบจะไม่เป็นเพียงทางเลือก และบ่อยครั้งที่ ความจำเป็น
อย่างไรก็ตาม คุณสามารถลดผลกระทบที่เป็นอันตรายของการสลับบริบท ได้ นี่คือเคล็ดลับ 11 ข้อเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการการสลับระหว่างโปรเจ็กต์และงานโดยไม่สูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน :
- ทำงานหลายอย่างพร้อมกันที่ต้องใช้สมองส่วนต่างๆ
- จัดกลุ่มงานประเภทเดียวกันทั้งหมดเข้าด้วยกัน
- จำกัดเวลาที่คุณจะใช้กับงานบางอย่าง
- ใช้การเตือนด้วยภาพ/เสียงเพื่อเป็นแนวทางในการทำงาน
- จัดกำหนดการงานประเภทเดียวกันทั้งหมดในวันเดียวกัน
- ใช้กำหนดการ A/B
- ทำให้งานที่ต้องใช้ความรู้ความเข้าใจมีความต้องการน้อยลง
- หยุดงาน/โครงการในสถานที่ที่เหมาะสม
- บันทึกทุกอย่างเสมอ
- ปรับปรุงความยืดหยุ่นทางปัญญาของคุณ
- เลียนแบบ supertaskers
เคล็ดลับ #1: ทำงานหลายอย่างพร้อมกันที่ต้องใช้สมองส่วนต่างๆ
วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการข้ามไปมาระหว่างงานและโครงการต่อเนื่องกันอย่างรวดเร็วคือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานที่เป็นปัญหาไม่ต้องการ:
- การประมวลผลประเภทเดียวกัน
- ความสนใจแบบเดียวกัน
ตัวอย่าง:
รวมงานยนต์ เช่น การเปลี่ยนแบตเตอรี่ในแล็ปท็อปของคุณหรือการตั้งค่าคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปใหม่ กับงานองค์ความรู้ เช่น หารือเกี่ยวกับแนวคิดคุณลักษณะสำหรับแอปใหม่ของคุณกับเพื่อนร่วมงานที่คุณแชร์สำนักงานด้วย
เมื่อพิจารณาว่างานทั้งสองนี้ต้องใช้พื้นที่ในสมองที่ห่างไกล คุณจะสร้าง ภาพลวงตา ว่าคุณไม่ได้ทำงานสองประเภทพร้อมๆ กัน ดังนั้นจึงลดผลกระทบด้านลบจากการข้ามไปมาระหว่างงานต่างๆ
เคล็ดลับ #2: จัดกลุ่มงานทั้งหมดในประเภทเดียวกันเข้าด้วยกัน
หากคุณมีงานที่เกิดซ้ำซึ่งต้องจัดการในแต่ละวัน แม้ว่างานดังกล่าวจะเป็นของโครงการต่างๆ กัน ทางที่ดีควรจัดกลุ่มงานเหล่านั้นเป็น ช่วง ๆ ช่วงเวลาแสดงถึงช่วงเวลาเฉพาะในระหว่างวันซึ่งสงวนไว้สำหรับงานเฉพาะเท่านั้น
เทคนิคนี้เป็นทางออกที่ดีเมื่อคุณต้องการจัดระเบียบงานกับงานที่สำคัญตลอดทั้งวัน เพียงให้แน่ใจว่าคุณให้เวลาตัวเองมากพอที่จะทำทุกอย่างให้เสร็จตามสมควร
เพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจเมื่อถึงเวลาต้องเปลี่ยนไปใช้ช่วงถัดไป วิธีที่ดีที่สุดคือคุณใช้แอป เช่น ตัวติดตามเวลา Clockify ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ประเภทหนึ่งที่จะช่วยให้คุณติดตามการบล็อกเวลาของคุณเป็นวินาที
ตัวอย่าง:
- [9:00 น. – 9:30 น.]: อ่านและตอบกลับอีเมล
- [9:30 น. – 12:30 น.] : เวลาที่สงวนไว้สำหรับงานที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุดของคุณ
- [12:30 น. – 13:00 น.] : พักรับประทานอาหารกลางวัน
- [1:00 น. – 14:30 น.] : เวลาที่สงวนไว้สำหรับงานที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุดของคุณ
- [2:30 น. – 15:30 น.] : เวลาที่สงวนไว้สำหรับภารกิจที่สำคัญที่สุดของคุณ แต่ไม่เร่งด่วน
- [3:30 น. – 16:30 น.]: เวลาที่สงวนไว้สำหรับงานที่ไม่คาดคิด
- [4:30 น. – 17:00 น.]: อ่านและตอบกลับอีเมล
คุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาทั้งหมดเหล่านี้ทำงาน — หยุดพักระหว่างบล็อกของคุณ แต่ให้แน่ใจว่าคุณย้ายไปยังบล็อกถัดไปเสมอเมื่อหมดเวลาสำหรับบล็อกก่อนหน้า หากการประมาณเวลาที่คุณให้ไว้สำหรับการทำงานเหล่านี้ให้เสร็จสิ้นถูกต้อง คุณจะไม่มีปัญหาในการดำเนินการทุกอย่างที่คุณต้องการในช่วงเวลาที่กำหนด
หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการบล็อกเวลาในแต่ละวันของคุณ ตลอดจนดาวน์โหลดเทมเพลตการบล็อกเวลาสำเร็จรูปที่จะช่วยให้คุณดำเนินการได้ง่ายขึ้น ให้ดูที่เครื่องมือวางแผนการบล็อกเวลาและเทมเพลตที่โพสต์ในบล็อกของเรา
เคล็ดลับ #3: จำกัดเวลาที่คุณจะใช้กับงานบางอย่าง
บางครั้ง งานของคุณจะแตกต่างกันไปตามความเกี่ยวข้องและความสำคัญ งานบางอย่างจะมีความสำคัญ ในขณะที่งานอื่นๆ จะมีความเกี่ยวข้องน้อยกว่า จนถึงจุดที่ดูเหมือนเป็นการรบกวนเมื่อเปรียบเทียบกับงานที่มีลำดับความสำคัญสูง (อีเมลและการประชุมเป็นงานแรกที่นึกถึง)
แต่คุณยังคงต้องดำเนินการ
เพื่อจุดประสงค์นี้ คุณสามารถลองใช้เทคนิคการบริหารเวลาที่เรียกว่า Timeboxing
บนพื้นผิว เทคนิคนี้เหมือนกับการบล็อกเวลา - คุณมอบหมายงานให้กับช่วงเวลาที่กำหนดและทำงานในช่วงเวลาเหล่านี้
แต่ในขณะที่การบล็อกเวลามีไว้เพื่อช่วยให้คุณค้นหาเวลาสำหรับงานสำคัญของคุณ การบอกเวลามีไว้เพื่อช่วยคุณ จำกัด เวลาที่คุณจะใช้กับงานรอง คุณควรจะทำงานในช่วงเวลาที่กำหนด และทันทีที่เวลาหมด คุณควรที่จะย้ายทันที
เราได้กล่าวไปแล้วว่าคุณต้องระมัดระวังในการกำหนดช่วงเวลา เนื่องจากคุณจะต้องทำสิ่งที่ต้องการให้เสร็จในช่วงเวลานี้ แต่สำหรับกล่องเวลา คุณแค่ตั้งเป้าที่จะทำงานเหล่านี้ให้เสร็จโดยเร็วที่สุด ดังนั้น เมื่อกล่องเวลาหมดลง ให้ไปยังกล่องเวลาถัดไปหรืองานสำคัญๆ โดยไม่ต้องเสียใจ คุณสามารถกลับมาดูได้ในภายหลังเมื่อคุณมีเวลามากขึ้น
ตัวอย่าง:
ใช้ช่วงแรกที่คุณกำหนดให้กับตัวเองสำหรับวันนั้น (ส่วนที่เกี่ยวข้องกับการอ่านและการตอบกลับอีเมล ตั้งแต่ 9.00 น. ถึง 9.30 น.) และแบ่งออกเป็นกล่องเวลาสั้นๆ ที่คุณจะใช้เพื่อจำกัด เวลาที่คุณใช้กับอีเมล แต่ละ ฉบับถึง 5 นาที
เคล็ดลับ #4: ใช้การเตือนด้วยภาพ/เสียงเพื่อเป็นแนวทางในการทำงาน
นี่เป็นกลวิธีที่ดีที่จะช่วยเตือนคุณว่าถึงเวลาแล้วที่จะต้องกลับมาสนใจงานหรือโครงการอื่น
คุณตั้งค่าการเตือนด้วยภาพและ/หรือเสียง และทำงานหนึ่งงาน/โครงการจนกว่าเสียงจะดับและ/หรือสัญญาณภาพปรากฏขึ้น หลังจากนั้นคุณจะสลับไปยังงาน/โครงการอื่น
เพื่อจุดประสงค์นี้ เป็นการดีที่สุดที่คุณจะใช้แอพที่เหมาะสม เช่น แอพ Pomodoro พวกเขาใช้เทคนิคการบริหารเวลายอดนิยมที่เรียกว่า Pomodoro ซึ่งคล้ายกับการบล็อกเวลา แต่มีโครงสร้างมากกว่าเท่านั้น คุณสลับระหว่างช่วงการทำงาน 25 นาทีและช่วงพัก 5 นาที โดยแบ่งเป็น 4 รอบตามด้วยการพัก 20 นาที
ด้วยแอป Pomodoro จุดสิ้นสุดของแต่ละงานหรือบล็อกการแตกหักจะมีเสียงเตือนและ/หรือการแจ้งเตือนด้วยภาพ
ตัวอย่าง:
กิจวัตร 25/5/4/20 ที่แนะนำคือเทคนิค Pomodoro อย่างเป็นทางการ แต่คุณยังสามารถปรับแต่งเวลาเหล่านี้ได้ตามต้องการ การวิจัยแสดงให้เห็นว่าเราทำงานได้ดีที่สุดในส่วนที่มีความยาว 90 นาที — เป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการช่วยคุณสร้างโฟกัส แต่ไม่ทำให้คุณหมดแรง
คุณสามารถ:
- ทำงานที่ 1 เป็นเวลา 90 นาที
- พัก 5 นาที
- สลับโฟกัสไปที่งาน 2 เป็นเวลา 90 นาที
ขณะที่คุณทำงานในกรอบที่ยาวขึ้น เป็นการดีที่สุดที่คุณทำงานครั้งละ 2 รอบ แล้วจึงพักให้นานขึ้น 30 นาที
คุณสามารถใช้คุณลักษณะ Pomodoro ในแอป Clockify สำหรับ macOS หรือส่วนขยายของ Clockify สำหรับ Chrome หรือ Firefox ได้ซึ่งมีตัวจับเวลา Pomodoro ในตัวด้วย
เพียงไปที่การตั้งค่าของส่วนขยายและตั้งเวลาทำงาน พัก จำนวนรอบ และเปิดเสียงแจ้งเตือน
จากนั้นเริ่มจับเวลาครั้งแรกและเริ่มทำงาน ทุกครั้งที่งานหรือเบรกแตก คุณจะได้ยินเสียงเตือน และรับการแจ้งเตือนด้วยภาพที่มุมหน้าจอของคุณ
เคล็ดลับ #5: จัดกำหนดการงานทั้งหมดในประเภทเดียวกันในวันเดียวกัน
วิธีอื่นที่ยอดเยี่ยมในการลดการสลับบริบทให้เหลือน้อยที่สุด แต่ยังคงทำงานทั้งหมดของคุณคืออะไร การจัดกลุ่มงานตามประเภทและการจัดการหนึ่งประเภทต่อวัน
แน่นอนว่ายังมีงานบางประเภทที่คุณจะต้องจัดการในแต่ละวัน ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องข้ามอีเมลไปพร้อมกันในวันจันทร์ คุณก็อาจจะงานล้นมือในวันอังคาร ดังนั้นอย่าทำอย่างนั้น
แต่คุณ สามารถ ใช้เคล็ดลับนี้สำหรับการประชุม การเติบโต การวางแผนกลยุทธ์ และงานขนาดใหญ่ที่คล้ายคลึงกัน
ตัวอย่าง:
Jack Dorsey ซีอีโอของ Twitter และ Square เป็นตัวอย่างหนึ่งที่มีชื่อเสียงซึ่งมีนิสัยประจำวันที่คุณสามารถเลียนแบบได้สำหรับเคล็ดลับนี้ เขาแยกวิเคราะห์ทั้งสัปดาห์ตามประเภทของงาน แล้วเน้นที่งานเพียงประเภทเดียวในแต่ละวัน:
- วันจันทร์ — สงวนไว้สำหรับงานบริหาร รวมถึงการประชุม
- วันอังคาร — สงวนไว้สำหรับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์
- วันพุธ — สงวนไว้สำหรับการตลาด การเติบโต และการสื่อสาร
- วันพฤหัสบดี — เวลากับนักพัฒนาและพันธมิตร
- วันศุกร์ — สงวนไว้สำหรับวัฒนธรรมองค์กร, การสรรหาคนใหม่
- วันเสาร์ — หยุดงาน
- วันอาทิตย์ — สงวนไว้สำหรับงานวางกลยุทธ์
ยิ่งไปกว่านั้น ในวันที่ขึ้นต้นด้วยตัว "T" เขาเริ่มทำงานที่ Twitter และย้ายไปที่ Square ในตอนบ่าย
เคล็ดลับ #6: ใช้กำหนดการ A/B
ปัญหาใหญ่ที่สุดปัญหาหนึ่งที่คุณจะต้องเผชิญเมื่อคุณมีงานหลายอย่างที่ต้องดำเนินการในระหว่างวันคือ — ความรู้สึกผิด
ขณะทำงานที่ 1 คุณจะรู้สึกผิดเพราะคุณไม่ได้ทำงานที่ 2
ขณะทำงานที่ 2 คุณจะรู้สึกผิดเพราะคิดว่าคุณควรทำงานที่ 1 มากกว่านี้
ตามที่โค้ชธุรกิจ Andee Love ในบทความที่เธอเขียนให้กับ Fast Company วิธีแก้ปัญหาเพื่อลดความผิดนี้อยู่ที่การสร้างกำหนดการสองรายการซึ่งแบ่งงานออกเป็นสองกลุ่มตามความสัมพันธ์ของพวกเขา
ประเภทของการเชื่อมต่อที่คุณจะใช้ในแผนกนั้นสามารถหมุนได้:
- สถานที่ที่คุณต้องจัดการกับงาน
- ประเภทของงานไม่ว่าจะเป็นโครงการไหน
- งานที่เป็นของโครงการเดียว ไม่ว่าจะเป็นงานประเภทไหน
- ลูกค้าที่งานที่เกี่ยวข้องกับโครงการเป็นของ
Clockify ช่วยให้คุณติดตามเวลาสำหรับโปรเจ็กต์ที่จัดกลุ่มตามลูกค้า งานที่จัดกลุ่มตามโปรเจ็กต์ เช่นเดียวกับการเพิ่มสถานที่ให้กับเวลาของคุณที่ทำงานผ่านฟิลด์ที่กำหนดเอง ลงทะเบียนสำหรับบัญชีฟรีที่นี่
หากคุณเลือกประเภทของงาน คุณควรแบ่งงานของคุณออกเป็นสองกลุ่มตามประเภทงาน — ประเภทที่ 1 คือ A Schedule และ Type 2 คือ B Schedule ของคุณและคุณจะทำงานทีละอย่าง
คุณสามารถสลับตารางเวลาเหล่านี้ได้ทุกวัน (เช่นเดียวกับ Jack Dorsey, CEO ของ Twitter และ Square) หรือคุณสามารถสลับระหว่างกำหนดการเหล่านี้เป็นรายสัปดาห์หรือรายปักษ์
ตัวอย่าง:
ขณะที่ Andee Love ทำงานเป็นผู้ประสานงานดูแลโครงการออทิสติกในโรงเรียนสองแห่ง เธอแบ่งงานตามสถานที่และจัดกลุ่มตามตารางเวลาต่อไปนี้
- ตาราง A : วันจันทร์ วันพุธ และวันศุกร์ สงวนไว้สำหรับโรงเรียนแห่งหนึ่ง
- ตาราง B : วันอังคารและพฤหัสบดีสงวนไว้สำหรับโรงเรียนอื่น
เธอรู้ล่วงหน้าว่าเธออยู่ที่ไหนในแต่ละวัน ซึ่งทำให้เธอมีเวลาเพียงพอในการเตรียมตัวอย่างเหมาะสม มีสมาธิกับงานของเธออย่างเต็มที่ในโรงเรียนทีละแห่ง และทำทุกอย่างให้เสร็จด้วยความเครียดน้อยลง
เคล็ดลับ #7: ทำให้งานที่ต้องใช้ความรู้ความเข้าใจมีความต้องการน้อยลง
หากคุณสามารถลดความซับซ้อนของงานหรือทำให้งานเป็นอัตโนมัติมากขึ้นไม่ว่าด้วยวิธีใด ก็ลงมือทำเลย คุณจะลดความต้องการความสนใจของงานลง โดยทิ้งความสนใจ "มากขึ้น" จากนั้นคุณสามารถใช้สำหรับงานที่สองหรือสามได้
โปรดทราบว่าเราไม่ได้พูดถึงการใช้เครื่องมืออัตโนมัติโดยเฉพาะ แต่ขอแนะนำให้ทำงานอัตโนมัติด้วยเครื่องมือเสมอหากประเภทของงานอนุญาตและมีแอปสำหรับใช้งาน
หรือคุณสามารถสร้างรายการตรวจสอบที่มีรายละเอียดขั้นตอนที่คุณต้องดำเนินการเพื่อจัดการกับงาน จากนั้นทำตามขั้นตอนเหล่านี้ทุกครั้งที่คุณต้องจัดการกับงานดังกล่าว เพื่อจำลองการทำงานอัตโนมัติที่แท้จริง
ตัวอย่าง:
แบ่งกระบวนการตอบกลับอีเมลออกเป็นหลายขั้นตอน แล้วสร้างรายการตรวจสอบที่มีรายละเอียดขั้นตอนเหล่านี้ ในแต่ละขั้นตอนที่คุณทำเสร็จ ให้ทำเครื่องหมายถูกข้างๆ
- อ่านข้อความ
- ระบุเจตนาของผู้ส่ง (เช่น คำถามสั้นๆ คำขอแบบสุ่ม ตอบกลับอีเมลฉบับก่อนของคุณ ฯลฯ)
- ตัดสินใจว่าจะตอบอีเมลหรือไม่
- ระบุระดับความสำคัญของอีเมล (ปกติ สูง เร่งด่วน) และกำหนดเวลาตามนั้น
- ตัดสินใจว่าคุณจะตอบอีเมลคนเดียวหรือต้องการความช่วยเหลือจากทีมของคุณ
- สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมจากทีมของคุณ หากจำเป็น
- เริ่มต้นด้วยคำทักทายที่เหมาะสม
- เขียนเนื้อหาของอีเมลตามเจตนาของผู้ส่ง
- ปิดอีเมลด้วย outro ที่เหมาะสม
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณมีความยาว 50-125 คำ
หลังจากนั้นไม่นาน คุณจะจำขั้นตอนของกระบวนการตอบกลับอีเมล และเริ่มดำเนินการโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้งานที่ต้องใช้ความรู้ความเข้าใจนี้มีความต้องการน้อยลง
เคล็ดลับ #8: หยุดงานหรือโครงการชั่วคราวในสถานที่ที่เหมาะสม
เมื่อหยุดงานใน Task 1/Project 1 และเปลี่ยนความสนใจไปที่ Task 2/Project 2 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้หยุดงานใน Task 1/Project 1 ชั่วคราวหลังจากเสร็จสิ้น "ความหมายทั้งหมดที่มีความหมาย" แล้ว เท่านั้น
“สิ่งที่มีความหมายทั้งหมด” นี้คือที่ที่คุณสามารถหยุดงานชั่วคราวและกลับมาทำงานต่อในภายหลังได้อย่างง่ายดาย
ตัวอย่าง:
- การหยุดงานชั่วคราวสำหรับกลุ่มงาน — แบ่งโปรเจ็กต์ 1 ออกเป็นงานต่างๆ (เช่น เฟส หมวดหมู่ หรือเพียงบางส่วนของโปรเจ็กต์) จัดการงานหลายอย่างใน Project 1 พร้อมกัน ก่อนที่จะเปลี่ยนเป็น Project 2
- การหยุดงานชั่วคราวสำหรับงาน — หลังจากที่คุณจัดการกับงานที่ 1 ของโครงการ 1 เสร็จแล้ว ให้หยุดงานชั่วคราว และสลับไปยังงานที่ 1 ของโครงการที่ 2 หลังจากที่คุณทำงานบนงานที่ 1 ของโครงการ 2 เสร็จแล้ว ให้ไปยังงานที่ 2 ของโครงการ 1.
- การหยุดงานชั่วคราวสำหรับงานย่อย — แบ่งงาน 1 ออกเป็นงานย่อยหลายงาน และหยุดงานชั่วคราวหลังจากเสร็จสิ้นงานย่อยหลายงาน
ไม่ว่าคุณจะสลับงานหลังจากงานเดียว งานย่อยหนึ่งงาน งานย่อยหลายงาน หรืองานย่อยหลายงาน คุณจะกลับมาทำงานต่อได้ง่ายกว่ามากในภายหลัง เพราะคุณจะเริ่มทำงานกับ "ความสมบูรณ์ที่มีความหมาย" ใหม่
เคล็ดลับ #9: บันทึกทุกอย่างเสมอ
เมื่อทำงานหลายงาน มีโอกาสที่งานเหล่านี้จะมีความสัมพันธ์แบบพึ่งพากัน เช่น การเริ่มต้นหรือการเสร็จสิ้นของงานหนึ่งอาจขึ้นอยู่กับการเริ่มต้นหรือการเสร็จสิ้นของงานอื่น
บางครั้ง คุณจะเป็นคนจัดการงานที่ต้องพึ่งพาทั้งหมดเหล่านี้
ในบางครั้ง เพื่อนร่วมทีมของคุณจะรับผิดชอบงานที่ต้องพึ่งพาอาศัยกัน
ไม่ว่าในกรณีใด คุณจะต้องอธิบายงาน/โครงการดังกล่าวให้มากที่สุด เพื่อช่วยคุณและผู้อื่น ข้ามไปที่งาน/โครงการใหม่เหล่านี้ได้อย่างง่ายดายยิ่งขึ้น
แค่นึกถึงคำถามและปัญหาที่คุณมักมีเมื่อเริ่มงานหรือโครงการใหม่ แล้วพยายามตอบคำถามเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานในอนาคตสำหรับทุกคน
ตัวอย่าง:
หากต้องการบันทึกทุกสิ่งที่มีความสำคัญเมื่อตั้งค่างานและโครงการที่คุณจะข้ามไปมา ให้ตอบคำถามชุดต่อไปนี้:
- วัตถุประสงค์ของงาน/โครงการคืออะไร?
- เหตุใดงาน/โครงการนี้จึงมีความสำคัญ
- พื้นที่ที่สำคัญที่สุดของงาน/โครงการคืออะไร?
- อะไรเป็นตัวกำหนดความสำเร็จของงาน/โครงการ?
- อะไรคืออุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดในการทำภารกิจ/โครงการนี้ให้สำเร็จ?
- จะทำอย่างไรถ้างาน/โครงการล้มเหลว?
เคล็ดลับ #10: ปรับปรุงความยืดหยุ่นทางปัญญาของคุณ
หากคุณต้องการปรับปรุงความสามารถในการเปลี่ยนบริบทของคุณในอนาคต คุณควรพยายามปรับปรุงความยืดหยุ่นในการรับรู้ของคุณ:
- อ่าน — การอ่านช่วยกระตุ้นส่วนต่างๆ ของสมองพร้อมๆ กันและทำให้ทำงานร่วมกันได้ การอ่านก็เหมือนการออกกำลังกายสำหรับจิตใจ โดยจะช่วยกระตุ้นสมองและปรับปรุงการทำงานของสมองเมื่อเวลาผ่านไป ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการคิดในกระบวนการ
- นั่งสมาธิ — การทำสมาธิอย่างมีสติจะเพิ่มความสนใจและความยืดหยุ่นทางปัญญา
- ลองสิ่งที่แตกต่างออกไป การเรียนรู้สิ่งใหม่ การค้นหาประสบการณ์ใหม่ และการเปลี่ยนแปลงนิสัยของคุณเป็นกลวิธีที่ดีในการขยายเส้นทางประสาทของคุณ
- นอนหลับมากขึ้น — การนอนหลับนั้นดีต่อสมองเสมอ และการฝันถึง REM ยังช่วยเพิ่มความสามารถในการใช้เหตุผลและความคิดสร้างสรรค์ของคุณอีกด้วย
- ปล่อยให้ช่วงเวลาแห่งความเบื่อหน่าย — ปล่อยให้ความคิดของคุณล่องลอยเป็นครั้งคราว คุณจะมีโอกาสวิเคราะห์ปัญหาจากมุมต่างๆ และค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่คุณไม่สามารถคิดได้ในขณะที่จดจ่ออยู่กับงานอยู่ตลอดเวลา
- การออกกำลังกาย — การออกกำลังกายเป็นประจำจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการคิด และการออกกำลังกายแบบแอโรบิกเป็นประจำ (เช่น การเดินและว่ายน้ำ) ช่วยให้เซลล์สมองใหม่เติบโต
- กินให้ดี — อาหารที่มีไขมันดีช่วยลดการอักเสบของสมอง และปรับปรุงการทำงานขององค์ความรู้และสารสื่อประสาท
- เล่นเกม — เกมใดก็ตามที่ท้าทายสมองของคุณคือตัวเลือกที่ดี ดังนั้นให้เลือกวิดีโอเกม เกมกระดาน หรือแม้แต่ปริศนาคำศัพท์เพื่อช่วยสร้างเส้นทางประสาทใหม่
เคล็ดลับ #11: เลียนแบบ supertaskers
แม้ว่าคุณจะไม่ใช่ supertasker แต่ก็มีกลยุทธ์หลายอย่างที่คุณสามารถลองเลียนแบบจุดแข็งของ supertasker ได้ตลอดเวลา เพื่อที่จะกระโดดไปมาระหว่างโครงการและงานได้ดีขึ้น:
ขจัดสิ่งรบกวนรอบตัวคุณ
ดร.อดัม กัซซาเลย์จากมหาวิทยาลัยแคลิฟอร์เนียกล่าวว่านี่เป็นกลยุทธ์สำคัญ ปิดประตู ปิดเสียงโทรศัพท์ บล็อกเว็บไซต์ที่รบกวนสมาธิ ปิดกล่องจดหมายอีเมล เปิดแอปตัดเสียงรบกวน และสวมหูฟังเพื่อเป็นสัญญาณว่าไม่มีใครควรรบกวนคุณ วิธีนี้จะทำให้ง่ายขึ้นในการจดจ่อกับงานใดๆ ที่คุณกำลังโฟกัสอยู่
โฟกัสเฉพาะสิ่งที่คุณควบคุมได้
Keith Alvey ผู้บริหารแผนกภัยพิบัติของสภากาชาดอเมริกัน ไม่แนะนำให้เสียใจกับการตัดสินใจที่คุณได้ทำไปแล้วหรือกังวลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ หากคุณละเว้นจากการคิดถึงงานในอดีตและอนาคต คุณจะมีประสิทธิผลมากขึ้นกับงานที่คุณกำลังทำอยู่
ปรับปรุงผลลัพธ์ของคุณด้วยการเล่นวิดีโอเกม
Daphne Bavelier ศาสตราจารย์ด้าน Brain and Cognitive Sciences ระบุว่าการเล่นวิดีโอเกมเป็นเวลา 30-60 นาทีต่อวัน เป็นเวลาอย่างน้อย 10-12 สัปดาห์ สามารถช่วยให้คุณเรียนรู้วิธีจัดการสตรีมข้อมูลหลายรายการได้ดียิ่งขึ้น เกมที่แนะนำ (เช่น เกมแอ็คชัน เช่น Call of Duty ) คือเกมที่ต้องการอ่านคำแนะนำ ตัดสินใจอย่างมีกลยุทธ์ และจดจ่อกับงาน แม้ว่าจะมีการรบกวนการมองเห็นและการได้ยินภายในเกม
ห่อ
การสลับไปมาระหว่างโปรเจ็กต์และงานโดยไม่สูญเสียประสิทธิภาพเป็นไปได้ แต่ถ้าคุณระมัดระวังเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึง เราทุกคนอาจไม่ใช่อัจฉริยะที่ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน เช่น supertasker หรือมีความยืดหยุ่นในการเรียนรู้สูง แต่สิ่งเหล่านี้เป็นวิธีที่เราสามารถเลียนแบบ supertaskers และปรับปรุงความยืดหยุ่นทางปัญญาของเราในอนาคต คุณควรพยายาม:
- สลับระหว่างงานต่างๆ ได้ดีขึ้น โดยจัดระเบียบปริมาณงานของคุณเป็นบล็อกเวลา กล่องเวลา และ/หรือบล็อก Pomodoro
- รักษาสมาธิไว้ที่งานชุดเดียวในแต่ละครั้ง — โดยทำให้งานที่ต้องใช้ความรู้ความเข้าใจมีความต้องการ ทำให้การไปยังงานใหม่ และการกลับมาทำงานต่อจากงานก่อนหน้านี้ได้ง่ายขึ้น — โดยการหยุดงาน/โครงการในตำแหน่งที่ถูกต้อง ตอบคำถามเกี่ยวกับโครงการ/งานล่วงหน้า และใช้การเตือนด้วยภาพ/เสียงเพื่อเป็นแนวทางในการทำงานของคุณ
ผลที่ได้คือ คุณจะลดระดับความเครียด เพิ่มคุณภาพงาน และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวม