วิธีตั้งค่าบัญชีเงินเดือนธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

มีช่องว่างน้อยมาก (ถ้ามี) สำหรับความผิดพลาดของมนุษย์ในการจ่ายเงินเดือน พนักงานที่ไม่ได้รับค่าจ้างเป็นพนักงานที่ไม่พอใจ และ Internal Revenue Service (IRS) ที่ไม่ได้รับค่าจ้างอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวอย่างยิ่ง

แม้ว่าธุรกิจขนาดใหญ่อาจมีทั้งแผนกที่ทุ่มเทให้กับบริการบัญชีเงินเดือนหรือจ้างพนักงานภายนอกที่รับผิดชอบด้านบัญชีเงินเดือนให้กับบุคคลที่สาม แต่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมักจะมีทรัพยากรน้อยกว่า

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและไม่มีงบประมาณในการว่าจ้างผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือน คุณไม่ได้อยู่คนเดียว จากการสำรวจภาษีปี 2564 ของสหพันธ์ธุรกิจอิสระแห่งชาติ ^[1] พบว่า 54% ของธุรกิจขนาดเล็กไม่ได้ใช้ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนบุคคลที่สาม

แม้ว่าการจัดการกระบวนการจ่ายเงินเดือนภายในจะเป็นไปได้ แต่ก็มาพร้อมกับความท้าทายที่ยุติธรรม ในบทความนี้ เราจะพูดถึงขั้นตอนที่คุณควรดำเนินการเมื่อตั้งค่าบัญชีเงินเดือนสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ วิธีลดความท้าทายทั่วไป และวิธีที่ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนสำหรับธุรกิจขนาดเล็กสามารถช่วยลดขั้นตอนที่ยุ่งยากที่สุดในการประมวลผลบัญชีเงินเดือนได้

3 ขั้นตอนในการรับเงินเดือนและทำงานอย่างราบรื่นในธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

การตั้งค่าบัญชีเงินเดือนเป็นการผสมผสานระหว่างการบริหารงานบุคคลและการนำทางแบบฟอร์มภาษี บางส่วนของการตั้งค่าบัญชีเงินเดือน ^[2] อาจดูเหมือนชัดเจน ในขณะที่ส่วนอื่นๆ อาจไม่เป็นไปตามสัญชาตญาณ ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนพื้นฐานสามขั้นตอนในการวางรากฐานสำหรับการจัดการเงินเดือน

1. รับเอกสารที่ถูกต้องจากพนักงานของคุณ

ระบบบัญชีเงินเดือนที่ราบรื่นขึ้นอยู่กับการรับเอกสารที่ถูกต้องจากพนักงานของคุณเพื่อเตรียมภาษี: เอกสารและบัญชีเงินเดือนเป็นของคู่กัน เพื่อให้ได้เอกสารที่ถูกต้องจากพนักงานของคุณ ก่อนอื่นคุณต้องรู้ว่าพวกเขาเป็นพนักงานประเภทไหน

นี่คือสิ่งที่จะยุ่งยาก

↛ ความท้าทาย : ระบุพนักงานของคุณอย่างถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงการจำแนกประเภทผิด

เมื่อว่าจ้างพนักงาน สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าพวกเขาจะเป็นพนักงานประเภทใด จะถือว่าเป็นพนักงานประจำหรือลูกจ้างตามสัญญาหรือไม่? เรื่องนี้สำคัญเพราะจะเป็นตัวกำหนดว่าคุณจ่ายเงินอย่างไรและทำภาษีเงินเดือนของคุณ

บางครั้ง การจัดประเภทพนักงานผิดพลาดเกิดขึ้นโดยเจตนา เพื่อที่บริษัทจะได้ไม่ต้องจ่ายค่าล่วงเวลาหรือค่าชดเชยพนักงาน ซึ่งอาจส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับสำหรับธุรกิจของคุณ

อย่างไรก็ตาม การจัดประเภทผิดของพนักงานมักเป็นอุบัติเหตุ

วิธีหลีกเลี่ยง:

กรมสรรพากรแนะนำให้ถามตัวเองว่า "ธุรกิจที่ฉันมีอำนาจควบคุมคนงานได้มากน้อยเพียงใด" ตามกฎทั่วไป การควบคุมคนงานมากขึ้นหมายความว่าพวกเขาเป็นพนักงานที่สมบูรณ์มากกว่าผู้รับเหมา

หากคุณบอกบุคคลนั้นว่าจะทำงานที่ไหนและอย่างไร หากคุณยังคงเก็บพวกเขาไว้หลังจากงานหนึ่งเสร็จสิ้น และถ้าคุณให้สวัสดิการแก่พวกเขา แสดงว่าคุณกำลังติดต่อกับพนักงาน ไม่ใช่ผู้รับเหมา

หากบุคคลนั้นมาและไปตามงาน สามารถทำงานได้ในลักษณะใด ๆ ที่เห็นสมควร และรับผิดชอบต่อผลประโยชน์ของตนเอง แสดงว่าพวกเขาอาจเป็นผู้รับเหมา หากคุณยังไม่แน่ใจ โปรดปรึกษาที่ปรึกษากฎหมายของคุณหรือส่งแบบฟอร์ม SS-8 ไปยัง IRS เพื่อรับการพิจารณา

2. จัดทำเอกสารนโยบายการจ่ายเงินของคุณ

พิจารณาพูดคุยกับทนายความหรือขอความช่วยเหลือจากเว็บไซต์ทางกฎหมายเพื่อจัดทำเอกสารข้อตกลงและนโยบายการจ่ายเงิน

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ทุกคนที่คุณจ้างควรมีความเข้าใจอย่างชัดเจนว่าพวกเขาได้รับเงินเป็นจำนวนเท่าใด จะได้รับเงินเมื่อใด ได้รับเงินอย่างไร (เช่น การฝากโดยตรง เงินสด หรือเช็ค) และ สวัสดิการพนักงานที่มากับงาน เช่นเดียวกับเอกสารทางกฎหมายส่วนใหญ่ ควรมีเอกสารนโยบายการจ่ายและไม่จำเป็นต้องใช้ ดีกว่าต้องใช้และไม่มี

คุณควรมีสำเนานี้ พร้อมด้วยรายละเอียดเกี่ยวกับเงื่อนไขการจ้างงาน นโยบาย และปัญหาด้านทรัพยากรบุคคลอื่นๆ ลงนามและจัดเก็บในที่ที่ปลอดภัย

↛ ความท้าทาย: การปกป้องเอกสารและปฏิบัติตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

หากคุณมีพนักงาน ผู้รับเหมา และพนักงานจากหลายรัฐ คุณจะมีเอกสารและแบบฟอร์มมากมายให้ติดตามและจัดเก็บ

เนื่องจากเอกสารเหล่านี้มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นส่วนตัว (เช่น หมายเลขประกันสังคม) คุณจะต้องแน่ใจว่าข้อมูลเหล่านั้นถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย—เอกสารทางกายภาพในตู้เก็บเอกสารที่ล็อคไว้และเอกสารดิจิทัลในระบบซอฟต์แวร์ที่ปลอดภัย

นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากคุณต้องการให้พนักงานไว้วางใจคุณในข้อมูลของพวกเขาและยังเป็นกฎหมายอีกด้วย การไม่ปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมสินเชื่อที่ยุติธรรมและแม่นยำของสหรัฐอเมริกา (FACT Act) ^[3] และ Fair Credit Reporting Act (FCRA) ^[4] หรือ GDPR ของสหภาพยุโรปอาจส่งผลให้ได้รับโทษครั้งใหญ่

วิธีหลีกเลี่ยง:

เพื่อรักษาไฟล์ดิจิทัล นโยบาย และข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานของคุณให้ปลอดภัย ให้พิจารณาลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารพร้อมคุณสมบัติที่ออกแบบมาเพื่อรักษาเอกสารให้ปลอดภัย และช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าปฏิบัติตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพนักงานของคุณ

คุณสมบัติเหล่านี้รวมถึงตำแหน่งรวมศูนย์สำหรับแผนกทั้งหมดในการจัดเก็บข้อมูล ลดไซโลระหว่างแผนก ทำให้งานที่ซ้ำซ้อนเป็นอัตโนมัติ และทำให้การสแกนเอกสาร จัดเก็บ ดึงข้อมูล และกระบวนการเก็บถาวรง่ายขึ้น

3. ลงทุนในซอฟต์แวร์เพื่อช่วยคุณจัดการกระบวนการจ่ายเงินเดือน

ไม่มีอะไรจะลดขวัญกำลังใจของพนักงานได้เร็วกว่าเช็คเงินเดือนล่าช้าหรือสองเดือน ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนสามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือน ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด จัดเก็บบันทึกเงินเดือนอย่างปลอดภัย และทำให้การจ่ายภาษีเงินได้ง่ายขึ้น

หากคุณมีพนักงานประจำ ผู้รับเหมา และพนักงานในหลายรัฐร่วมกัน ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนสามารถช่วยขจัดความเครียดบางส่วนได้ด้วยการจัดระเบียบบันทึกและรักษาความปลอดภัยให้การคำนวณและการฝากเงินอัตโนมัติ แน่นอน ขึ้นอยู่กับการเลือกซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

↛ ความท้าทาย: การเลือกซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน

การมีกระบวนการจ่ายเงินเดือนที่คล่องตัวสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้ ในกรณีศึกษาเกี่ยวกับบัญชีเงินเดือน บริษัทสตาร์ทอัพ VYRL รายงานว่าการลงทุนในระบบบัญชีเงินเดือนทำให้พวกเขาสามารถจ่ายเงินให้พนักงานและผู้รับเหมาได้รวดเร็วขึ้น จัดระเบียบเอกสาร และทำให้พวกเขาสามารถเสนอแพ็คเกจผลประโยชน์พนักงานที่แข่งขันได้มากขึ้น ในที่สุดสิ่งนี้ก็ช่วยให้พวกเขาเริ่มขยายธุรกิจได้

แต่การซื้อระบบบัญชีเงินเดือนอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายด้วยตัวเลือกมากมาย การเปรียบเทียบระบบและคุณสมบัติต่างๆ เป็นเรื่องง่าย คุณอาจคิดกับตัวเองว่า “ฉันตัดสินใจถูกหรือเปล่า” และกังวลว่าท่านเลือกผิด

วิธีหลีกเลี่ยง:

เมื่อซื้อซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน (หรือซอฟต์แวร์ประเภทใดก็ได้) ให้คำนึงถึงปัญหาเดิมอยู่เสมอเพื่อช่วยในการจัดลำดับความสำคัญว่าคุณลักษณะใดมีความสำคัญต่อคุณ

คุณลักษณะที่สำคัญบางประการของซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนที่ควรทราบ ได้แก่:

• ฝากโดยตรง
• การยื่นภาษี (ภาษีเงินเดือน ภาษีเมดิแคร์ ฯลฯ)
• การจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• พนักงานบริการตนเอง (ESS)
• การรวมบัญชีและการติดตามเวลา

โปรดทราบว่าซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนมีฟีเจอร์มากมาย ตั้งแต่ฟังก์ชันบัญชีเงินเดือนพื้นฐานไปจนถึงระบบที่ซับซ้อนมากขึ้น ไม่เคยเจ็บที่จะ "ลองใช้" ซอฟต์แวร์โดยใช้ประโยชน์จากข้อเสนอการทดลองใช้เพื่อให้แน่ใจว่าเหมาะสมกับบริษัทของคุณและดำเนินการรันระบบแบบแห้งก่อนเปิดตัวอย่างเป็นทางการ

ลดความเครียดของเงินเดือน

เงินเดือนสามารถครอบงำได้อย่างง่ายดายด้วยชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวและเงินเดิมพันสูง แต่การมีเอกสารที่ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น ระบบการจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยและเป็นระเบียบสำหรับบันทึกการจ่ายเงินเดือน และซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณจะทำให้กระบวนการง่ายขึ้น

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน ให้ลองทำแบบทดสอบเรื่องสั้นของ Capterra เพื่อช่วยให้คุณจำกัดตัวเลือกบางตัวเลือกให้แคบลง

แหล่งที่มา

1. การสำรวจภาษีปี 2564 ของสหพันธ์ธุรกิจอิสระแห่งชาติ ศูนย์วิจัย NFIB
2. จ้างและจัดการพนักงาน US Small Business Administration
3. พระราชบัญญัติธุรกรรมสินเชื่อที่ยุติธรรมและแม่นยำ Federal Trade Commission
4. บทสรุปของสิทธิภายใต้พระราชบัญญัติการรายงานเครดิตที่เป็นธรรม Federal Register