6 ขั้นตอนสำหรับการเจรจาสัญญาซอฟต์แวร์ที่ประสบความสำเร็จ

รวบรวมข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับผู้ขาย และสร้างทีมเพื่อรองรับความต้องการซอฟต์แวร์ของคุณ

บริษัทของคุณเลือกซอฟต์แวร์ใหม่และตอนนี้ก็ถึงเวลาเจรจาสัญญา การสนทนาที่ดูเรียบง่ายนี้สามารถสร้างหรือทำลายข้อตกลงทั้งหมด และกำหนดว่าซอฟต์แวร์จะมีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณเพียงใด

ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ต้องการให้เครื่องมือของพวกเขาทำงานให้กับคุณ แต่พวกเขาก็ยังมีทีมที่มีทักษะซึ่งได้รับการฝึกฝนมาเพื่อเพิ่มข้อเสนอให้เกิดประโยชน์สูงสุด มาที่โต๊ะเพื่อพร้อมที่จะเจรจาอย่างมืออาชีพ: Gartner แนะนำเคล็ดลับการเตรียมการเหล่านี้สำหรับการเจรจาสัญญาซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมที่สุดเพื่อให้ได้ข้อตกลงด้านซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุด นอกจากนี้เรายังได้สรุปการดำเนินการหลักที่คุณควรดำเนินการในแต่ละขั้นตอน ( รายงานฉบับสมบูรณ์สำหรับลูกค้า Gartner )

1. จัดทีมเจรจา

ผู้ขายกำลังนำทีมที่แข็งแกร่งที่สุดมาสู่โต๊ะเจรจา ดังนั้นคุณต้องรวบรวมทีมของคุณเองเพื่อมุ่งเน้นไปที่แง่มุมเฉพาะของข้อตกลง สมาชิกของทีมนี้จะขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจและทรัพยากรของคุณ ตารางด้านล่างแสดงพื้นที่โฟกัสต่างๆ และสิ่งที่ต้องพิจารณาสำหรับแต่ละพื้นที่โฟกัส:

ใช้ตารางนี้เป็นรายการตรวจสอบสำหรับสมาชิกในทีมของคุณ แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกบริษัทที่มีบุคคลสำหรับประเด็นที่มุ่งเน้นแต่ละด้านเหล่านี้—หากเป็นกรณีนี้ ให้เลือกสมาชิกในทีมที่เหมาะสมที่สุดเพื่อรับผิดชอบหลายส่วน

2. เก็บค่าธรรมเนียมและค่าใช้จ่ายแอบแฝง

คุณอาจจะต้องจ่ายมากกว่าราคาที่แสดงบนเว็บไซต์ของซอฟต์แวร์ที่คุณชื่นชอบ และเว้นแต่คุณจะถาม ผู้ขายจะไม่เสนอการดูรายละเอียดราคาจริง ในการเจรจาต่อรองกับการประเมินต้นทุนที่แท้จริง ให้ถามคำถามล่วงหน้าเกี่ยวกับแง่มุมด้านราคาเหล่านี้:

คุณจะต้องเจาะลึกลงไปในตัววัดราคาซอฟต์แวร์เพื่อให้ได้ต้นทุนที่แม่นยำที่สุด วิธีการกำหนดราคาผู้ขายบางอย่างอาจเป็น "win-win" ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าธุรกิจเฉพาะของคุณ ตัวอย่างเช่น บริษัทที่จ้างพนักงานใหม่อย่างรวดเร็วสามารถได้รับความคุ้มค่ามากขึ้นด้วยรูปแบบการสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้ไม่จำกัดในราคาที่กำหนด

อย่าลืมตรวจสอบข้อแลกเปลี่ยนสำหรับราคาซอฟต์แวร์แต่ละวิธีเพื่อหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินมากเกินไป ( มีรายงานฉบับเต็มสำหรับลูกค้า Gartner ) :

3. ทำความเข้าใจ T&C ของคุณ

ข้อกำหนดและเงื่อนไข (T&C) ของข้อตกลงซอฟต์แวร์ของคุณอธิบายถึงความเสี่ยงและผลตอบแทนของสัญญา ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์แต่ละรายมีข้อกำหนดที่แตกต่างกัน ดังนั้นการสร้างรายการตรวจสอบที่จำเป็นสำหรับธุรกิจของคุณจึงง่ายกว่า

ข้อกำหนดเหล่านี้จะเปลี่ยนแปลงตามวิธีการปรับใช้ ไม่ว่าคุณจะติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ตำแหน่งของคุณหรือใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์

ต่อไปนี้คือตัวอย่างข้อกำหนดและเงื่อนไขทั่วไปสำหรับการปรับใช้ซอฟต์แวร์ทั้งสองประเภท:

4. เปิดเผยแรงจูงใจของผู้ขายเพื่อให้ได้มาซึ่งเลเวอเรจ

ผู้ขายมีแนวโน้มที่จะรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับขีดจำกัดงบประมาณของคุณ วิธีการชำระเงินสำหรับซอฟต์แวร์ ผู้บริหารคนใดจะอนุมัติข้อตกลง และใครเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้าย

ข้อมูลนี้จะช่วยให้ผู้ขายมีรายละเอียดมากขึ้นในการใช้ประโยชน์จากข้อตกลง แต่ คุณ สามารถถามคำถามเพื่อแสดงแรงจูงใจของผู้ขายเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีข้อได้เปรียบเช่นเดียวกัน

พิจารณาคำถามเช่น:

• คุณจะได้รับเงินอย่างไร—ค่าคอมมิชชั่นโดยตรง หรือเงินเดือนและค่าคอมมิชชั่น?
• คุณได้รับโบนัสตลอดทั้งปีหรือไม่? คุณจะได้รับโบนัสที่ใหญ่ที่สุดเมื่อใด
• คุณได้รับค่าตอบแทนสูงสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการบางอย่างมากกว่าผลิตภัณฑ์อื่นๆ หรือไม่ และโปรแกรมจูงใจค่าตอบแทนทำงานอย่างไร

หลังจากรวบรวมข้อมูลนี้แล้ว ให้ดูว่าปัจจัยเหล่านี้จะทำให้คุณได้เปรียบมากขึ้นหรือไม่:

พิจารณาสิ้นปีงบประมาณ คุณมีผู้ขายรายใดที่ผลักดันให้คุณปิดดีลในเร็วๆ นี้หรือไม่? โดยปกติแล้ว ทีมขายมักจะก้าวร้าว แต่พวกเขาเพิ่มแรงกดดันเมื่อใกล้ถึงสิ้นปีบัญชีของบริษัท และคุณเองก็เช่นกัน

เป็นการดีที่สุดเสมอที่จะขยายการสนทนาเกี่ยวกับซอฟต์แวร์จนถึงสิ้นไตรมาสหรือปีงบประมาณเพื่อใช้ประโยชน์จากความเร่งด่วนของผู้ขายเพื่อให้ได้ข้อตกลงที่ดีขึ้น—ราคาและส่วนลดพิเศษจะได้ง่ายกว่าเมื่อทีมขายจำเป็นต้องปิดข้อตกลงสุดท้ายของไตรมาสหรือ ปี.

ผู้ขายของคุณเป็นสตาร์ทอัพหรือไม่? การเติบโตอย่างรวดเร็วของซอฟต์แวร์บนคลาวด์ทำให้เกิดผู้ให้บริการซอฟต์แวร์เริ่มต้นรายย่อยหลายร้อยรายที่สามารถเสนอเงื่อนไขและสัญญาที่ยืดหยุ่นได้มากกว่าคู่แข่งระดับองค์กรขนาดใหญ่ ผู้จำหน่ายเริ่มต้นที่คล่องตัวมากขึ้นอาจเป็นคู่ที่สมบูรณ์แบบระหว่างความต้องการด้านฟังก์ชันและงบประมาณของคุณ

การเริ่มต้นนี้อาจเตรียมที่จะระดมทุนด้วย ในกรณีนี้ ผู้ขายต้องการเพิ่มลูกค้าและรายได้ก่อนรอบการระดมทุนแบบอนุกรม ซึ่งจะทำให้บริษัทของคุณได้เปรียบในการเจรจาข้อตกลงที่มีมูลค่ามากขึ้น

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดและประเภทของบริษัทซอฟต์แวร์ คุณสามารถค้นหารายละเอียดเงินทุน การเข้าซื้อกิจการ และนักลงทุนได้ที่ Crunchbase เพื่อใช้ประโยชน์ในระหว่างการเจรจา

5. ใช้เทมเพลตการให้คะแนนเพื่อระบุตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณ

ใช้เกณฑ์ที่แสดงในตารางด้านล่างเพื่อทำคะแนนให้ตัวเลือกซอฟต์แวร์สองสามตัวที่ดีที่สุดของคุณเทียบกับแต่ละอื่น ๆ ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้ได้อย่างชัดเจนว่าคุณควรลงทุนในข้อตกลงนี้อย่างไร หรือคุณจะเดินจากไปได้หรือไม่

ให้คะแนนเกณฑ์ตั้งแต่ 1 ถึง 5 และให้ความสำคัญกับการพิจารณาที่สำคัญมากขึ้นเมื่อคำนวณผู้ชนะ ใช้สิ่งเหล่านี้ได้มากหรือน้อยตามความจำเป็นสำหรับตัวเลือกผู้ขายของคุณ:

• ราคา
  • ค่าธรรมเนียมใบอนุญาต
  • ต้นทุนการปรับแต่งและการใช้งาน
  • ค่าบำรุงรักษา
  • ค่าอบรม
• คุณสมบัติและฟังก์ชันที่จำเป็น (และน่ามี)
• ข้อกำหนดในการใช้งาน (ความเข้ากันได้และความคล่องตัว)
• บูรณาการ
• ความสามารถในการสนับสนุนและการฝึกอบรม
• ข้อกำหนดและเงื่อนไข (T&C) ความเสี่ยง

ดาวน์โหลด

6.เตรียมตัวเดินออกไป

หลังจากให้คะแนนผู้ขายแต่ละราย ทบทวนข้อกำหนดและเงื่อนไข และทำความเข้าใจเกี่ยวกับเงินเดิมพันสำหรับทั้งผู้ขายและบริษัทของคุณแล้ว คุณจะรู้ว่าคุณสามารถเดินไปหาทางเลือกอื่นๆ ที่เป็นไปได้หรือไม่

รายการข้อกำหนดและทางเลือกอื่นที่ถูกต้องช่วยให้คุณสามารถละทิ้งการเจรจากับผู้ขายที่มีคะแนนต่ำกว่าเมื่อไม่คืบหน้าไปในทิศทางที่ดี หากคุณละทิ้งการเจรจา ให้ใช้เวลารีเซ็ตกับทีมของคุณ:

• ปรับความคาดหวังของคุณใหม่
• เสริมสร้างกลยุทธ์การเจรจาของคุณ
• พิจารณาว่าตัวเลือกซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดถัดไปนั้นคุ้มค่าหรือไม่

คุณจะได้เรียนรู้จากการสนทนาแต่ละครั้งว่าจะใช้ประโยชน์จากการวิจัยของคุณให้ดีขึ้นได้อย่างไร และวิธีตอบสนองต่อคำถามยากๆ และกลวิธีจากผู้ขายให้ดีที่สุดได้อย่างไร

รวบรวมทรัพยากรที่ดีที่สุดสำหรับการเจรจาซอฟต์แวร์ของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณพร้อมสำหรับการสนทนาที่สำคัญที่สุดในชีวิตของซอฟต์แวร์ของคุณ สรุป รวบรวมทีมนักเจรจา ทำความเข้าใจต้นทุนที่ซ่อนอยู่และเงื่อนไขสัญญาที่ยอมรับได้ จากนั้นจึงพัฒนาแผนเกมที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะสร้างแรงกดดันให้กับผู้ขาย

หากคุณกำลังเริ่มต้นกระบวนการ คุณควรวิเคราะห์บทวิจารณ์ของผู้ใช้จริงและกำหนดเวลาการสาธิตซอฟต์แวร์สองสามรายการ จากนั้นทำตามขั้นตอนเหล่านี้ตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อให้คุณสามารถปรับแผนการเจรจาของคุณให้เหมาะกับผู้ขายแต่ละราย