วิธีซื้อซอฟต์แวร์ธุรกิจใน 6 ขั้นตอน

การนำทางในกระบวนการซื้อซอฟต์แวร์นั้นยาก แต่เราพร้อมให้ความช่วยเหลือ

การเลือกซอฟต์แวร์อาจเป็นเรื่องยากลำบาก แต่อย่ากลัวเลย ในบทความนี้ เราจะแบ่ง 6 ขั้นตอนที่คุณควรปฏิบัติตามเพื่อค้นหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม และรู้สึกมั่นใจในการตัดสินใจของคุณ

6 ขั้นตอนสำคัญในการค้นหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

ขั้นตอนที่ 1: ระบุปัญหาของคุณ

ขั้นตอนแรกของกระบวนการซื้อซอฟต์แวร์เกี่ยวข้องกับการค้นหาความต้องการของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับเป้าหมายธุรกิจของคุณ

ถามตัวเอง: ฉันต้องแก้ปัญหาอะไร?

การระบุปัญหาช่วยให้คุณจำกัดประเภทของซอฟต์แวร์ที่คุณต้องการให้แคบลง เริ่มต้นด้วยประเด็นเฉพาะที่ขับเคลื่อนด้วยเป้าหมายทางธุรกิจ เช่น:

• เราต้องการให้พนักงานของเราทำงานร่วมกันในโครงการได้เร็วขึ้น
• เราจำเป็นต้องติดตามสินค้าคงคลังของเราที่ร้านค้าหลายแห่งได้แม่นยำยิ่งขึ้น
• เราจำเป็นต้องปรับปรุงการสื่อสารกับลูกค้า

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน ต่อไปนี้คือวิธีระบุปัญหาของคุณและเชื่อมโยงกับเป้าหมายธุรกิจของคุณได้อย่างไร:

• พูดคุยกับทีมของคุณเพื่อระบุปัญหาในปัจจุบัน เจาะลึกการสนทนาเพื่อค้นหาปัญหาที่แฝงอยู่ ไม่ใช่แค่อาการเท่านั้น
• ประเมินซอฟต์แวร์ปัจจุบันของคุณและหารือเกี่ยวกับปัญหาในการใช้งานกับทีมของคุณ
• ถามผู้อื่นในเครือข่ายและ/หรืออุตสาหกรรมของคุณว่าประสบปัญหาที่คล้ายกันหรือไม่

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดข้อกำหนดซอฟต์แวร์ของคุณ

อาจมีผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์หลายสิบหรือหลายร้อยรายการที่ออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาที่คุณมี แต่นั่นยังไม่พอ คุณต้องการซอฟต์แวร์ที่ตรงกับความต้องการเฉพาะของธุรกิจของคุณ

ถามตัวเองว่า: เราต้องการใช้ซอฟต์แวร์นี้อย่างไร?

การรู้ว่าคุณต้องการได้อะไรจากซอฟต์แวร์ที่คุณใช้จะช่วยให้คุณเข้าใกล้ตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณมากขึ้น ต่อไปนี้คือข้อกำหนดบางประการที่ควรพิจารณา:

• คุณสมบัติ (ทุกสิ่งที่คุณต้องทำ)
• จำนวนผู้ใช้ (หากต้องการแยกบัญชีสำหรับผู้ใช้แต่ละคน)
• ใช้งานง่าย (ง่ายแค่ไหนสำหรับทีมของคุณที่จะใช้)
• การบูรณาการ (วิธีการโต้ตอบกับซอฟต์แวร์อื่นที่คุณใช้)
• ศักยภาพในการเติบโต (ซอฟต์แวร์จะตอบสนองความต้องการในอนาคตได้ดีเพียงใด)
• ราคา (จำนวนเงินที่คุณยินดีจ่ายสำหรับซอฟต์แวร์)

อย่าหยุดตอบคำถามนี้ นำข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อปรับแต่งความต้องการของคุณโดยไปที่ไดเรกทอรีซอฟต์แวร์ของ Capterra เพื่อเรียกดูรีวิวเชิงลึกของผู้ใช้จากคนอื่นๆ เช่นคุณ คุณจะเห็นว่าคุณลักษณะที่บริษัทคล้ายคลึงกันเห็นว่าเป็นสิ่งที่ต้องมี

เพื่อสร้างความมั่นใจในความต้องการของคุณ พูดคุยกับทีมของคุณเพื่อดูว่าผู้ใช้ต้องการอะไรจริงๆ คุณยังสามารถดูบริษัทซอฟต์แวร์ชั้นนำหนึ่งหรือสองแห่ง และดูว่าพวกเขามีคุณสมบัติพิเศษอะไรบ้าง เปรียบเทียบสิ่งเหล่านี้กับซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่คุณกำลังพิจารณาเพื่อดูว่าฟีเจอร์ใดที่คุณขาดไม่ได้และเป็นโบนัสที่ดี

ขั้นตอนที่ 3: ระบุตัวเลือกและสร้างรายการโปรดของคุณ

ขั้นตอนต่อไปในการค้นหาซอฟต์แวร์ของคุณเกี่ยวข้องกับการสร้างรายการโซลูชันทั้งหมดที่ตรงกับความต้องการของคุณอย่างละเอียดถี่ถ้วน การค้นหาหมวดหมู่ซอฟต์แวร์ของ Capterra เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

หลังจากสร้างรายการซอฟต์แวร์ที่ครอบคลุมแล้ว ก็ถึงเวลาจำกัดให้แคบลงเหลือตัวเลือกที่ใช้งานได้จริงที่สามารถจัดการได้ ตามหลักการแล้ว รายการดังกล่าวควรมีผลิตภัณฑ์สามถึงเจ็ดรายการ ยิ่งไปกว่านั้น ความเสี่ยงของกระบวนการคัดเลือกจะยาวและซับซ้อนเกินไป

ถามตัวเอง: โซลูชันซอฟต์แวร์นี้จำเป็นต้องอยู่ในรายการโปรดของฉันหรือไม่

ในการตอบคำถามนี้ ให้เริ่มเปรียบเทียบซอฟต์แวร์ในรายการของคุณกับข้อกำหนดที่คุณระบุไว้ในขั้นตอนที่สอง โดยคำนึงถึงการประเมินสิ่งต่อไปนี้:

• ผลิตภัณฑ์นี้ช่วยแก้ปัญหาหลักของคุณและสนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจของคุณหรือไม่?
• ผลิตภัณฑ์มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดของคุณหรือไม่?
• วิธีแก้ปัญหาเป็นมิตรกับผู้ใช้แค่ไหน?
• ผลิตภัณฑ์ทำงาน (รวม) กับซอฟต์แวร์ที่คุณใช้อยู่หรือไม่?
• สินค้ามีรีวิวจากผู้ใช้ที่ดีหรือไม่?
• สินค้าอยู่ในงบประมาณของคุณหรือไม่?

เมื่อคุณได้ตอบคำถามเหล่านี้แล้ว คุณจะพบว่าวิธีแก้ปัญหาส่วนใหญ่ในรายการแบบยาวเริ่มต้นของคุณสามารถลบออกได้ หากต้องการลดรายการของคุณลงอีก ให้ใช้เครื่องมือกรองของ Capterra และคำวิจารณ์ของผู้ใช้

เครื่องมือตัวกรอง (พบได้ในหน้าหมวดหมู่ซอฟต์แวร์เฉพาะ) ช่วยให้คุณลดผลลัพธ์ของคุณด้วยคุณสมบัติยอดนิยม ตัวเลือกราคา และอื่นๆ บทวิจารณ์ของผู้ใช้ (พบได้ในหน้าผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เฉพาะ) จะให้คะแนนโดยรวมแก่คุณ เช่นเดียวกับการให้คะแนนสำหรับการใช้งานง่าย การบริการลูกค้า มูลค่าโดยรวม และคุณลักษณะต่างๆ

คุณสามารถดูอุตสาหกรรมและขนาดธุรกิจของผู้ตรวจสอบได้ ผลิตภัณฑ์อาจใช้ได้ดีบนกระดาษ แต่คุณต้องการให้แน่ใจว่าคนอย่างคุณสนุกกับการใช้มันจริงๆ

/ รับข้อเสนอแนะ

ทำแบบทดสอบของเราและรับตัวเลือกซอฟต์แวร์ของคุณเอง

ทำแบบทดสอบ

ขั้นตอนที่ 4: เลือกตัวเลือกอันดับต้น ๆ ของคุณ

คุณได้ทำการค้นคว้ามามากแล้วในตอนนี้ และพร้อมที่จะทำการเลือกขั้นสุดท้ายจากรายการโปรดของคุณ เพื่อให้มั่นใจอย่างเต็มที่ในการตัดสินใจของคุณ ต่อไปนี้คือการตรวจสอบล่าสุดบางส่วนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

ถามตัวเอง: ฉันไว้วางใจบริษัทนี้กับธุรกิจของฉันหรือไม่?

ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์จะเป็นหุ้นส่วน ต่อไปนี้เป็นวิธีสร้างความไว้วางใจดังกล่าว:

• อ่านบทวิจารณ์ของผู้ใช้เกี่ยวกับ Capterra จากลูกค้าปัจจุบันที่มีความต้องการคล้ายกับของคุณ สร้างรายการคำถามสำหรับผู้ขายตามข้อกังวลใดๆ ที่คุณมีหลังจากอ่านบทวิจารณ์
• ติดต่อผู้ขาย กำหนดเวลาการสาธิต และถามคำถาม การดูความสามารถของซอฟต์แวร์อย่างใกล้ชิดทำให้คุณสามารถเปรียบเทียบได้อย่างมีความหมายมากขึ้น
• ติดต่อผู้ขายในรายการของคุณเพื่อกำหนดราคาและระดับการบริการขั้นสุดท้าย ตลอดจนเอกสารการฝึกอบรมและการปฐมนิเทศ บริษัทซอฟต์แวร์ต่างๆ จะให้บริการในระดับต่างๆ กันหลังจากการซื้อของคุณ ดังนั้นหากคุณต้องการความช่วยเหลือ โปรดติดต่อผู้ขายล่วงหน้า

หลังจากเสร็จสิ้นการตรวจสอบเหล่านี้ คุณควรรู้สึกมั่นใจมากขึ้นในการเลือกของคุณ ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างความมั่นใจให้ทีมของคุณแบ่งปันความมั่นใจนี้

ขั้นตอนที่ 5: รับทีมบายอิน

ก่อนที่คุณจะซื้อซอฟต์แวร์ใหม่ คุณต้องซื้อจากผู้อื่นในทีมของคุณ ไม่ใช่ทุกคนที่จะใช้เวลาในการค้นคว้าเกี่ยวกับซอฟต์แวร์มากเท่ากับคุณ ดังนั้น แบ่งปันสิ่งที่คุณค้นพบและให้พวกเขารู้ ว่า คุณมาถึงตัวเลือกสุดท้ายได้อย่างไร

ถามตัวเอง: การตัดสินใจครั้งนี้จะส่งผลกระทบต่อใคร?

รวมทุกคนที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงซอฟต์แวร์ในการนำเสนอและการอภิปราย ซึ่งอาจรวมถึง:

• สมาชิกในทีมที่จะใช้ซอฟต์แวร์ใหม่
• ผู้รับผิดชอบงบประมาณซอฟต์แวร์
• ผู้บริหารที่จะลงนามในการซื้อซอฟต์แวร์
• บุคลากรไอทีที่จะติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่
• ผู้บริหารที่จะรับผิดชอบในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง

แบ่งปันการวิจัยและเหตุผลในการเลือกของคุณ และปล่อยให้มีเวลาเหลือเฟือสำหรับข้อเสนอแนะ เมื่อผู้ที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง (และผู้รับผิดชอบด้านงบประมาณซอฟต์แวร์) เข้าร่วมแล้ว คุณก็พร้อมที่จะซื้อ

ขั้นตอนที่ 6: ซื้อซอฟต์แวร์ใหม่ของคุณ

ขั้นตอนสุดท้ายนี้ตรงไปตรงมาที่สุด แต่มีบางสิ่งที่ต้องระวังก่อนที่คุณจะลงชื่อเข้าใช้เส้นประและส่งการชำระเงินอย่างเป็นทางการครั้งแรกนั้น:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สื่อสารกับผู้ขายล่วงหน้าเกี่ยวกับข้อกำหนดในสัญญาของคุณ
• ถามเกี่ยวกับส่วนลดที่ธุรกิจของคุณอาจได้รับ (เช่น หากคุณทำงานให้กับองค์กรไม่แสวงหากำไร)
• หารือเกี่ยวกับแผนการชำระเงิน และถามเกี่ยวกับส่วนลดสำหรับการชำระเงินแบบรายปีแทนที่จะเป็นรายเดือน
• อภิปรายว่าผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์จะรับผิดชอบอะไรหลังการซื้อ (ซึ่งอาจรวมถึงการปฐมนิเทศและการฝึกอบรมพนักงาน ความพร้อมในการบริการลูกค้า และการเข้าถึงการอัปเดตซอฟต์แวร์ในอนาคต)
• หากชำระเงินเป็นรายเดือนหรือตามกำหนดการอื่นๆ ให้ทำงานด้านการเงินภายในเพื่อให้แน่ใจว่างบประมาณจะมีเพียงพอเมื่อจำเป็น

เมื่อคุณได้ซื้อแพ็คเกจซอฟต์แวร์อย่างเป็นทางการแล้ว ให้พยายามอย่างเต็มที่ และรู้สึกมั่นใจว่าคุณได้เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณแล้ว เนื่องจากคุณใช้เวลาในการจัดซื้ออย่างถูกต้อง ถึงเวลาเฉลิมฉลองประสิทธิภาพและประโยชน์อื่นๆ ที่มากขึ้นจากซอฟต์แวร์ใหม่ของคุณ

ข้อมูลการสำรวจ “แนวโน้มการซื้อซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก” ของ Capterra

Capterra ดำเนินการสำรวจนี้ในเดือนกรกฎาคมและสิงหาคม 2018 ในกลุ่มธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMB) 420 แห่งที่ตั้งอยู่ในสหรัฐอเมริกา เยอรมนี และฝรั่งเศส ผู้ตอบแบบสอบถามได้รับการคัดกรองสำหรับขนาดบริษัทและรายได้เพื่อให้มีคุณสมบัติเป็น SMB ผู้ตอบแบบสำรวจที่ผ่านการรับรองเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจหรือมีอิทธิพลอย่างมากต่อการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อเทคโนโลยีสำหรับองค์กรของตน

พวกเขาต้องซื้อซอฟต์แวร์อย่างน้อยหนึ่งชิ้นมูลค่า $5,000 หรือมากกว่าภายใน 12 เดือนที่ผ่านมา ผู้ตอบแบบสอบถามต้องอย่างน้อยเป็นผู้จัดการสำนักงาน ซึ่งส่งผลต่อการตัดสินใจซื้อซอฟต์แวร์ในองค์กรของตน