คู่มือฉบับสมบูรณ์ในการสร้างนโยบายโซเชียลมีเดียสำหรับเอเจนซีของคุณ

โซเชียลมีเดียเป็นส่วนสำคัญในชีวิตส่วนตัวและอาชีพของเรา เราใช้มันเพื่อเชื่อมต่อกับเพื่อนและสมาชิกในครอบครัว พบปะผู้คนใหม่ๆ ที่มีความสนใจเหมือนเรา และแน่นอนว่าโต้ตอบกับธุรกิจที่ขายสินค้าและบริการที่เราบริโภค เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพและสำหรับผู้ที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาด เครื่องมือนี้ต้องการความรับผิดชอบในระดับที่ดี เข้าสู่นโยบายโซเชียลมีเดีย

โซเชียลมีเดียเป็นช่องทางการสื่อสารที่สำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสร้างเนื้อหาที่เชื่อมต่อกับผู้ชมของคุณโดยดาวน์โหลด "รายการตรวจสอบโซเชียลมีเดียป้ายขาว" ฟรีของเราตอนนี้

หากคุณอยู่ในธุรกิจขายแพ็คเกจสื่อสังคมออนไลน์ คุณต้องมีนโยบายด้านสื่อสังคมออนไลน์ของบริษัทที่จะแนะนำคุณและทีมการตลาดของคุณ ตลอดจนพนักงานที่เป็นส่วนหนึ่งของทีมของคุณ คู่มือนี้ให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในการสร้างนโยบายและขั้นตอนโซเชียลมีเดียสำหรับเอเจนซีหรือแบรนด์ของคุณ รวมถึงประโยชน์ คำแนะนำทีละขั้นตอน และตัวอย่างนโยบายเพื่อสร้างแรงบันดาลใจของคุณเอง

สารบัญ

• นโยบายโซเชียลมีเดียคืออะไรกันแน่?
• ทำไมคุณต้องมีนโยบายโซเชียลมีเดียสำหรับองค์กรของคุณ
  • ความเสี่ยงของการดำเนินการโดยไม่มีนโยบายและขั้นตอนโซเชียลมีเดียอย่างเป็นทางการ
    • การละเมิดข้อมูล
    • ความเสียหายต่อชื่อเสียงของแบรนด์
    • ปัญหาทางกฎหมาย
    • ภัยคุกคามความปลอดภัยทางไซเบอร์
  • การมีนโยบายโซเชียลมีเดียมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร?
• วิธีสร้างนโยบายโซเชียลมีเดียสำหรับลูกค้าของคุณ
• องค์ประกอบหลักในการสร้างนโยบายโซเชียลมีเดียของบริษัทสำหรับแบรนด์ลูกค้า
  • เสียงของแบรนด์
  • เนื้อหาที่ยอมรับได้
  • ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาต
  • ความคิดเห็นและการส่งข้อความ
  • ติดตามกิจกรรมของผู้ติดตาม
• ตัวอย่างนโยบายโซเชียลมีเดีย
  • ซื้อที่ดีที่สุด
  • โคคาโคลา
• เคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการนำนโยบายโซเชียลมีเดียของคุณไปใช้
  • หลักเกณฑ์ที่จะรวมไว้ในนโยบายโซเชียลมีเดียของคุณ
  • เคล็ดลับในการฝึกอบรมพนักงาน
  • ข้อพิจารณาทางกฎหมายสำหรับนโยบายโซเชียลมีเดีย
    • ทำให้การตลาดเพื่อสังคมง่ายขึ้นด้วย Vendasta
• คำถามที่พบบ่อย
  • ควรทบทวนนโยบายโซเชียลมีเดียบ่อยแค่ไหน?
  • อะไรคือผลที่ตามมาของการไม่มีนโยบายโซเชียลมีเดีย?

นโยบายโซเชียลมีเดียคืออะไรกันแน่?

นโยบายนี้ควรควบคุมวิธีที่องค์กร ลูกค้า และพนักงานของคุณเข้าถึงบัญชีโซเชียลมีเดียของตนเองในที่ทำงานและของบริษัท นอกจากนี้ยังกล่าวถึงวิธีที่ผู้รับผิดชอบด้านการตลาดสำหรับธุรกิจของคุณหรือลูกค้ามีส่วนร่วมกับผู้ติดตาม เขียนและโพสต์เนื้อหา และตอบสนองต่อความคิดเห็นหรือข้อความบนโซเชียลมีเดียในนามของแบรนด์

แม้จะมีความสำคัญ แต่พนักงานเพียง 51% ยอมรับว่ามีกฎการใช้โซเชียลมีเดียในบริษัทของตน (Zippia) อย่างไรก็ตาม การมีนโยบายโซเชียลมีเดียสามารถช่วยคุณลดความเสี่ยงร้ายแรงกับลูกค้าและภายในบริษัทของคุณ รวมถึงการละเมิดข้อมูล

ทำไมคุณต้องมีนโยบายโซเชียลมีเดียสำหรับองค์กรของคุณ

การลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย การปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัท และการรับประกันความสอดคล้องสำหรับลูกค้าที่มีปฏิสัมพันธ์กับแบรนด์ของคุณเป็นเพียงเหตุผลบางประการที่คุณจำเป็นต้องมีนโยบายสำหรับองค์กรของคุณ

ความเสี่ยงของการดำเนินการโดยไม่มีนโยบายและขั้นตอนโซเชียลมีเดียอย่างเป็นทางการ

นโยบายปกป้องธุรกิจของคุณจากความเสี่ยงมากมายที่มาพร้อมกับการใช้แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียในที่ทำงานเพื่อธุรกิจหรือใช้ส่วนตัว

การละเมิดข้อมูล

ทุกองค์กรมีความลับทางการค้าและข้อมูลลูกค้าที่เป็นความลับเก็บไว้ในไฟล์ดิจิทัล การสูญเสียข้อมูลนั้นหรือการแบ่งปันออนไลน์ในฟอรัมสาธารณะอาจทำให้แบรนด์ของคุณเสียหายได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากข้อมูลที่รั่วไหลรวมถึงข้อมูลที่เป็นความลับของลูกค้า เช่น ที่อยู่และข้อมูลทางการเงิน

ความเสียหายต่อชื่อเสียงของแบรนด์

หากไม่มีนโยบายทางสังคมที่จะชี้นำพนักงานของคุณไปในทิศทางที่ถูกต้องเมื่อนำเสนอแบรนด์ของคุณบนโซเชียลมีเดีย พวกเขาอาจทำให้ชื่อเสียงของบริษัทของคุณเสื่อมเสียได้ สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้เมื่อพนักงานโพสต์เนื้อหาที่น่ารังเกียจหรือไม่เหมาะสม ตอบกลับความคิดเห็นหรือส่งข้อความโดยตรงโดยไม่ได้ตั้งใจด้วยข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือนำเสนอแบรนด์ในทางที่ผิดบนหน้าโซเชียลมีเดียส่วนตัวของพวกเขาเอง

ปัญหาทางกฎหมาย

ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมของแบรนด์ของคุณ อาจมีการแบ่งสาขาทางกฎหมายสำหรับการอ้างสิทธิ์บนโซเชียลมีเดียเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ เช่นเดียวกันสำหรับธุรกิจในอุตสาหกรรมใดก็ตามที่โพสต์ความคิดเห็นที่เป็นการหมิ่นประมาทเกี่ยวกับคู่แข่ง ลูกค้า หรือพนักงาน นโยบายโซเชียลมีเดียของบริษัทสามารถให้กฎที่ชัดเจนแก่ทีมของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่โพสต์ได้และสิ่งที่ไม่ควรโพสต์ในทางกฎหมาย

ภัยคุกคามความปลอดภัยทางไซเบอร์

การโจมตีด้วยฟิชชิง การขโมยรหัสผ่าน การโจมตีด้วยมัลแวร์ และบัญชีผู้แอบอ้างเป็นภัยคุกคามความปลอดภัยทางไซเบอร์ทั่วไปที่บริษัทและบุคคลทั่วไปเผชิญบนเครือข่ายโซเชียลมีเดีย ในเดือนพฤษภาคม 2023 ฟิชชิงถือเป็นอาชญากรรมทางไซเบอร์ที่พบบ่อยที่สุด และมีการส่งอีเมลมากกว่า 3.4 พันล้านฉบับต่อวันและในต่างประเทศในสหราชอาณาจักร 83% ของธุรกิจที่ประสบกับการโจมตีทางไซเบอร์ตกเป็นเหยื่อของกลลวงฟิชชิ่ง (AAG)

ภัยคุกคามทางไซเบอร์เหล่านี้สามารถทำให้บริษัทของคุณหรือบริษัทของลูกค้าของคุณตกอยู่ในความเสี่ยงได้อย่างรวดเร็ว อาจทำให้ข้อมูลส่วนตัวรั่วไหลไปยังองค์กรอาชญากรรมได้ ด้วยนโยบายและขั้นตอนของโซเชียลมีเดียที่มีกรณีการใช้งานที่ยอมรับได้ จึงสามารถหลีกเลี่ยงการโจมตีทางไซเบอร์ส่วนใหญ่ รวมทั้งการหลอกลวงแบบฟิชชิ่งได้

การมีนโยบายโซเชียลมีเดียมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร?

การพัฒนานโยบายโซเชียลมีเดียสามารถปกป้องความสามารถของบริษัทของคุณในการขายแพ็คเกจโซเชียลมีเดียและบริการจัดการแบรนด์แบบป้ายขาวต่อไปได้ ในความเป็นจริง ประโยชน์ที่มาพร้อมกับนโยบายโซเชียลมีเดียของบริษัทที่เข้มงวดนั้นมีมากมาย ซึ่งรวมถึง:

• ให้แนวทางที่ชัดเจนแก่พนักงานเกี่ยวกับการใช้โซเชียลมีเดียที่ยอมรับได้: นโยบายโซเชียลมีเดียสำหรับพนักงานระบุว่าสมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงบัญชีโซเชียลมีเดียของตนเองได้อย่างไรในขณะที่ใช้อุปกรณ์ของบริษัท รวมถึงวิธีที่พวกเขาสามารถเข้าถึงบัญชีโซเชียลมีเดียของบริษัท นอกจากนี้ยังให้แนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาควรปฏิบัติตนบนโซเชียลมีเดีย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในขณะที่เป็นตัวแทนธุรกิจของคุณหรือธุรกิจของลูกค้าของคุณ
• การส่งข้อความถึงแบรนด์ที่สอดคล้องกัน: คุณ พนักงานของคุณ และลูกค้าของคุณ (หากเป็นไปได้) สามารถรับประกันได้ว่าจะมีการส่งข้อความที่สอดคล้องกันโดยไม่คำนึงว่าใครอยู่หลังแป้นพิมพ์ นโยบายและขั้นตอนโซเชียลมีเดียของคุณควรมีข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับน้ำเสียง ค่านิยมของบริษัท การสื่อถึงแบรนด์ และวิธีที่เหมาะสมในการตอบกลับข้อความ ข้อคิดเห็น และข้อร้องเรียนของลูกค้า
• การปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัท: นโยบายสื่อสังคมออนไลน์ควรระบุว่าอะไรคือสิ่งที่ไม่อนุญาตให้แชร์ทางออนไลน์กับผู้ติดตาม ลูกค้า เพื่อน สมาชิกในครอบครัว และพนักงานคนอื่นๆ
• การปฏิบัติตามกฎหมาย: การมีแนวทางสำหรับการจัดการโซเชียลมีเดียสำหรับทีมของคุณจะช่วยลดความเสี่ยงทางกฎหมายโดยการให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับพฤติกรรมออนไลน์ที่ยอมรับได้และผลที่ตามมาของการละเมิดหลักเกณฑ์เหล่านั้น
• การจัดการชื่อเสียงของแบรนด์ที่ดีขึ้น: ประเด็นทั้งหมดของโซเชียลมีเดียคือการสร้างชื่อเสียงในเชิงบวกให้กับแบรนด์ของคุณ และนโยบายโซเชียลมีเดียสำหรับพนักงานของคุณสามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าทุกคนในองค์กรของคุณเข้าใจตรงกันเมื่อต้องใช้งาน ของโซเชียลมีเดียในการจัดการชื่อเสียง

วิธีสร้างนโยบายโซเชียลมีเดียสำหรับลูกค้าของคุณ

เมื่อคุณเริ่มทำงานกับลูกค้ารายใหม่ ให้สอบถามว่าพวกเขามีนโยบายและขั้นตอนเกี่ยวกับโซเชียลมีเดียหรือไม่ หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ทำงานร่วมกับลูกค้าใหม่ของคุณเพื่อสร้างนโยบายที่ทีมของพวกเขาและทีมของคุณสามารถปฏิบัติตามได้เพื่อให้แน่ใจว่ามีการส่งข้อความที่สอดคล้องกันบนหน้าโซเชียลมีเดียของพวกเขา

• ดำเนินการตรวจสอบโปรไฟล์โซเชียลมีเดียของพวกเขา ค้นหาโปรไฟล์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของลูกค้าของคุณในทุกแพลตฟอร์ม รวมถึง Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn และ Google Business Profile ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละโปรไฟล์เสร็จสมบูรณ์ และการสร้างแบรนด์สอดคล้องกันในแต่ละโปรไฟล์ สุดท้าย ให้พิจารณาว่าเครือข่ายโซเชียลใดทำงานได้ดีที่สุดสำหรับลูกค้าของคุณ และควรให้แต่ละเครือข่ายยังคงใช้งานอยู่หรือไม่
• กำหนดเป้าหมายโซเชียลมีเดียกับลูกค้าของคุณ พิจารณาว่าลูกค้าของคุณมุ่งเน้นอะไรในการให้คุณจัดการช่องทางโซเชียลของพวกเขา เป็นการเพิ่มการมีส่วนร่วมบนเพจ เพิ่มจำนวนผู้ติดตาม ปรับปรุงชื่อเสียงของแบรนด์ หรือเพื่อเพิ่มรายได้ให้สูงสุด เมื่อคุณทราบผลลัพธ์ที่พวกเขาต้องการเห็นแล้ว คุณสามารถทำงานร่วมกันเพื่อกำหนดเป้าหมายที่สมเหตุสมผลได้
• กำหนดวัตถุประสงค์ในนโยบายโซเชียลมีเดียของบริษัท พวกเขาอาจมีแนวปฏิบัติทางกฎหมายที่เคร่งครัดที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อต้องอ้างสิทธิ์หรือแชร์ข้อมูลบนโซเชียลมีเดีย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมของลูกค้า การรวมหลักเกณฑ์เหล่านี้เป็นสิ่งจำเป็นเมื่อสร้างนโยบาย
• ปรับแต่งนโยบายให้เข้ากับสถานการณ์เฉพาะของลูกค้าของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องสร้างกฎที่สะท้อนถึงขนาดขององค์กร บุคคลที่อาจเข้าถึงโปรไฟล์โซเชียลมีเดียของพวกเขา และความเสี่ยงที่พวกเขามักจะเผชิญมากที่สุดในอุตสาหกรรมเฉพาะของตน
• สร้างแนวทางการใช้โซเชียลมีเดีย สร้างคำแนะนำด้วยข้อมูลที่รวบรวมในขั้นตอนที่หนึ่งถึงสามที่สามารถอ้างอิงได้โดยพนักงานที่สามารถเข้าถึงเทคโนโลยีหรือโซเชียลมีเดียภายในองค์กรของคุณและลูกค้าของคุณ

องค์ประกอบหลักในการสร้างนโยบายโซเชียลมีเดียของบริษัทสำหรับแบรนด์ลูกค้า

แม้ว่านโยบายโซเชียลมีเดียของทุกบริษัทจะมีลักษณะเฉพาะ แต่ก็มีองค์ประกอบหลักหลายประการที่คุณควรรวมไว้โดยไม่คำนึงว่าคุณกำลังสร้างนโยบายสำหรับแบรนด์ใด

เสียงของแบรนด์

นโยบายและขั้นตอนของโซเชียลมีเดียทั้งหมดควรอธิบายถึงเสียงและบุคลิกของแบรนด์ ระบุว่าแบรนด์นั้นตลกและทะลึ่งนิดๆ เช่น Skittles, Wendy's หรือ Old Spice; ตรงไปตรงมาเหมือน Slack; แข็งแกร่งอย่าง Harley-Davidson หรือ Ford; หรือยกระดับและสร้างแรงบันดาลใจเช่น Nike และ Dove

หลักเกณฑ์ด้านเสียงของแบรนด์ควรกล่าวถึงน้ำเสียง ภาษา และสไตล์ รวมคำใดๆ ที่เกินขอบเขตสำหรับแบรนด์ รวมถึงคำที่สื่อถึงแบรนด์ได้ดี

เนื้อหาที่ยอมรับได้

นโยบายและขั้นตอนเกี่ยวกับโซเชียลมีเดียของลูกค้าของคุณควรสรุปประเภทของเนื้อหาที่สามารถแชร์บนหน้าโซเชียลมีเดียได้ หากสิ่งนี้แตกต่างกันไปในแต่ละแพลตฟอร์ม อย่าลืมจดบันทึกไว้

ส่วนเนื้อหาที่ยอมรับได้ของนโยบายควรครอบคลุมถึง:

• เนื้อหาที่มีลิขสิทธิ์ เช่น เพลงและรูปภาพ
• เลือกวิดีโอหรือรูปภาพที่ต้องการและความถี่ในการโพสต์แต่ละรายการ
• กฎเกี่ยวกับภาษาที่ถือว่าไม่เหมาะสมหรือขัดแย้ง
• หลักเกณฑ์เกี่ยวกับการใช้เนื้อหาที่ผู้ใช้สร้างขึ้น

ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาต

นโยบายควรระบุว่าใครได้รับอนุญาตให้โพสต์บนโซเชียลมีเดียในนามของลูกค้า ควรครอบคลุมผู้ใช้ภายในองค์กรและของคุณ และให้รายละเอียดว่าลูกค้าหรือบุคคลในหน่วยงานของคุณเองจำเป็นต้องอนุมัติเนื้อหาก่อนที่จะโพสต์หรือไม่

ความคิดเห็นและการส่งข้อความ

รวมหลักเกณฑ์ที่ให้รายละเอียดว่าผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตควรตอบกลับความคิดเห็นและข้อความส่วนตัวบนหน้าโซเชียลมีเดียของลูกค้าอย่างไร ปรับเปลี่ยนเสียงและน้ำเสียงของแบรนด์เพื่อใช้ในการตอบกลับ รวมถึงเวลาตอบสนองที่เหมาะสมและขั้นตอนใด ๆ ที่ควรปฏิบัติตามเมื่อผู้ติดตามโพสต์ความคิดเห็นเชิงลบ

ติดตามกิจกรรมของผู้ติดตาม

นโยบายโซเชียลมีเดียของลูกค้าของคุณสำหรับพนักงานควรมีขั้นตอนในการตรวจสอบหน้าโซเชียลมีเดียเพื่อให้แน่ใจว่ามีการตอบสนองต่อความคิดเห็นหรือข้อความโดยทันที ส่วนนี้ยังสามารถรวมคำแนะนำสำหรับการวัดกิจกรรมบนโซเชียลมีเดีย เช่น ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักใดที่ควรได้รับการตรวจสอบและเครื่องมือวิเคราะห์ที่ใช้ในการวัดผล

ตัวอย่างนโยบายโซเชียลมีเดีย

ซื้อที่ดีที่สุด

นโยบายและระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับโซเชียลมีเดียของ Best Buy แสดงให้เห็นแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจนและรัดกุม เพื่อให้พนักงานได้รับคำแนะนำในสถานการณ์ต่างๆ คู่มือนี้ประกอบด้วยรายการโดยละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่พนักงานควรและไม่ควรทำเมื่อมีปฏิสัมพันธ์บนโซเชียลมีเดีย ประกอบด้วยภาษาเฉพาะพร้อมคำแนะนำในหัวข้อต่างๆ เช่น:

• ความร่วมมือในการแบ่งปัน: พนักงานทุกคนที่โพสต์ในนามของ Best Buy ต้องระบุว่าพวกเขามีความเกี่ยวข้องกับบริษัทอย่างไร
• แบ่งปันความคิดเห็นเมื่อใดและอย่างไร: เรียกร้องให้พนักงานระบุว่าความคิดเห็นทั้งหมดเป็นของตนเอง เว้นแต่จะได้รับอนุญาตให้พูดในนามของ Best Buy
• การเลือกปฏิบัติ: แนวปฏิบัติให้คำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับการเลือกปฏิบัติ กฎนี้ระบุสิ่งที่บริษัทพิจารณาว่าเป็นการเลือกปฏิบัติและระบุอย่างชัดเจนว่าไม่สามารถยอมรับได้
• ข้อมูลทางการเงินและการดำเนินงาน: นโยบายสื่อสังคมออนไลน์ของบริษัท Best Buy ระบุว่าพนักงานไม่ได้รับอนุญาตให้แบ่งปันข้อมูลทางการเงินหรือการดำเนินงานที่ไม่เปิดเผยต่อสาธารณะ

นโยบาย Best Buy เป็นตัวอย่างที่ดีของวิธีการใช้ภาษาที่กระชับเพื่อให้พนักงานและตัวแทนภายนอกทุกคนได้รับข้อมูลที่พวกเขาต้องการเพื่อโพสต์อย่างมั่นใจในนามของแบรนด์

โคคาโคลา

การจัดการคำวิจารณ์ออนไลน์เป็นเรื่องยากสำหรับเอเจนซี่การตลาดหรือตัวแทนแบรนด์ การรวมคำแนะนำในการตอบกลับไว้ในคู่มือสื่อสังคมออนไลน์ของคุณจะช่วยขจัดความเครียดของพนักงานและทำให้ง่ายต่อการจัดการคำวิจารณ์ออนไลน์ Coca-Cola ทำหน้าที่นี้ได้ดีในนโยบายโซเชียลมีเดียของบริษัท เป็นคำแนะนำของรัฐ:

“คุณอาจเจอโพสต์เชิงลบหรือดูหมิ่นเกี่ยวกับบริษัทหรือแบรนด์ของบริษัท หรือเห็นบุคคลที่สามพยายามจุดประกายการสนทนาเชิงลบ เว้นแต่คุณจะเป็นโฆษกออนไลน์ที่ได้รับการรับรอง ให้หลีกเลี่ยงสิ่งล่อใจที่จะตอบโต้ตัวเอง ส่งต่อโพสต์ไปยังโฆษกในตลาดอย่างเป็นทางการของเรา…”

นอกจากนี้ แบรนด์ต้องการให้บุคคลใดก็ตามที่เป็นตัวแทนแบรนด์อย่างเป็นทางการทางออนไลน์ต้องผ่านโปรแกรมการฝึกอบรมสื่อสังคมออนไลน์ภายใน

เคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการนำนโยบายโซเชียลมีเดียของคุณไปใช้

สร้างนโยบายโซเชียลมีเดียของคุณอย่างระมัดระวัง ค้นหาเทมเพลตและตัวอย่างนโยบายโซเชียลมีเดียออนไลน์ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นและเขียนให้กระชับที่สุดเท่าที่จะทำได้

เช่นเดียวกับนโยบายใหม่ พนักงานและตัวแทนแบรนด์อาจต้องผ่านช่วงเวลาแห่งการปรับเปลี่ยนหลังจากได้รับนโยบายทางสังคมใหม่ ใช้เคล็ดลับต่อไปนี้เพื่อให้แน่ใจว่าการใช้งานของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น:

• เขียนโดยคำนึงถึงความชัดเจน: นโยบายของคุณต้องเรียบง่ายและเขียนด้วยภาษาที่กระชับเพื่อให้ง่ายต่อการจดจำและปฏิบัติตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้ภาษาและตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดหรือการสื่อสารที่ผิดพลาด
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้นำทุกคนมีความคิดเห็น: ก่อนนำนโยบายใหม่ไปใช้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมผู้นำจะมีบทบาทในการพัฒนานโยบาย นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ในการดำเนินการโดยพนักงานคนสำคัญและผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดและปฏิบัติตามได้ง่าย
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับค่านิยมของบริษัท: ทำความคุ้นเคยกับพันธกิจ วิสัยทัศน์ และค่านิยมของแบรนด์ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งเหล่านี้สะท้อนให้เห็นในนโยบายโซเชียลมีเดียของบริษัท
• ละเอียดถี่ถ้วน: ครอบคลุมหัวข้อทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโซเชียลมีเดียภายในองค์กรที่มีการกำหนดนโยบาย รวมถึงการใช้งานที่ยอมรับได้ ความเป็นส่วนตัว และความปลอดภัย นอกเหนือจากการโต้ตอบทางโซเชียลมีเดียและการเป็นตัวแทนแบรนด์
• รักษาและอัปเดตนโยบายบ่อยๆ: นโยบายโซเชียลมีเดียเป็นเอกสารที่มีชีวิตและควรได้รับการแก้ไขเช่นนี้ เมื่อสื่อสังคมออนไลน์เปลี่ยนแปลงและแพลตฟอร์มใหม่ๆ ได้รับความสนใจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากฎที่คุณสร้างครอบคลุมการใช้งานที่ยอมรับได้และการเป็นตัวแทนบนแพลตฟอร์มเหล่านั้น
• ปฏิบัติตามข้อบังคับอุตสาหกรรมและกฎหมายท้องถิ่น: ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายใดๆ ที่คุณสร้างนั้นสอดคล้องกับหน่วยงานกำกับดูแลขององค์กร (หากมี) ตลอดจนกฎหมายว่าด้วยความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและการโฆษณาในท้องถิ่นทั้งหมด
• เสนอการฝึกอบรม: ก่อนที่จะคาดหวังให้พนักงานปฏิบัติตามนโยบายใหม่ ให้ใช้เวลาในการฝึกอบรมและให้ความรู้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจในสิ่งที่พวกเขารับผิดชอบ
• ครอบคลุมการปฏิบัติตามและการบังคับใช้: ใส่ข้อมูลที่ชัดเจนสำหรับพนักงานเกี่ยวกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นหากพวกเขาไม่ปฏิบัติตามนโยบายโซเชียลมีเดียสำหรับพนักงาน

หลักเกณฑ์ที่จะรวมไว้ในนโยบายโซเชียลมีเดียของคุณ

สิ่งที่คุณรวมไว้ในนโยบายโซเชียลของคุณนั้นขึ้นอยู่กับองค์กร แต่มีแนวทางหลายอย่างที่จะรวมไว้ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นสากลสำหรับทุกแบรนด์ พวกเขารวมถึง:

• พนักงานไม่ควรพูดคุยหรือเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับเกี่ยวกับบริษัท พนักงาน หรือลูกค้าของบริษัท
• พนักงานไม่ควรมีส่วนร่วมในพฤติกรรมที่อาจทำลายชื่อเสียงขององค์กรหรือชื่อเสียงของผู้ถือหุ้น
• พนักงานต้องไม่โพสต์เนื้อหาที่น่ารังเกียจหรือเลือกปฏิบัติ
• พนักงานควรระบุตนเองและระบุว่ามีบทบาทอย่างไรในองค์กร
• พนักงานควรตระหนัก เข้าใจ และปฏิบัติตามนโยบายสังคม
• พนักงานควรใช้ภาษาแบบมืออาชีพที่แสดงถึงเสียงของแบรนด์ได้ดี

เคล็ดลับในการฝึกอบรมพนักงาน

นโยบายโซเชียลมีเดียคือการลงทุนที่คุ้มค่าสำหรับบริษัทใดๆ ที่ใช้โซเชียลมีเดีย ตราบใดที่พนักงานทำได้และจะปฏิบัติตาม การฝึกอบรมเป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการดำเนินการ เคล็ดลับเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าการฝึกอบรมพนักงานมีประสิทธิภาพ:

• สวมบทบาทและให้กรณีศึกษา: ให้โอกาสพนักงานในการอ่านและทำงานผ่านสถานการณ์ในชีวิตจริงที่รวมสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำของนโยบาย
• เสนอโอกาสในการอภิปราย: เปิดโอกาสให้พนักงานถามคำถามและหารือเกี่ยวกับเนื้อหาภายในนโยบายของคุณ
• ตรวจสอบความรู้ด้วยแบบทดสอบ: สร้างแบบทดสอบและแบบทดสอบสั้นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานเข้าใจหลักเกณฑ์และภาระหน้าที่ของตน
• ดำเนินการตรวจสอบการฝึกอบรมเป็นประจำ: ให้พนักงานมีส่วนร่วมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามนโยบายโซเชียลมีเดียสำหรับพนักงานอย่างต่อเนื่องโดยดำเนินการฝึกอบรมเป็นประจำ
• ร้องขอและรวมความคิดเห็น: ขอความคิดเห็นจากพนักงานและเมื่อเหมาะสม ให้รวมและจัดตารางการฝึกอบรมเพื่ออัปเดตทีมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้อง
• ติดตามผลอย่างสม่ำเสมอ: ติดตามพนักงานที่รับผิดชอบในการปฏิบัติตามนโยบายโซเชียลมีเดียของคุณเป็นประจำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนด เสนอคำติชม และดำเนินการแก้ไขเมื่อไม่เป็นไปตามข้อกำหนด

ข้อพิจารณาทางกฎหมายสำหรับนโยบายโซเชียลมีเดีย

เมื่อจัดทำนโยบายโซเชียลมีเดีย โปรดทราบว่าจำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวของข้อมูล จากมุมมองของการบริหารความเสี่ยง สิ่งสำคัญคือต้องทำนโยบายนี้ให้สมบูรณ์โดยคำนึงถึงความรับผิดของบริษัท ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการทบทวนทางกฎหมายจึงมีความสำคัญในเกือบทุกกรณี

คุณสามารถมั่นใจได้ว่าความรับผิดจะถูกจำกัดเมื่อเกี่ยวข้องกับนโยบายโซเชียลมีเดียของคุณโดย:

• สรุปกระบวนการสำหรับการละเมิดนโยบาย: ระบุว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อพนักงานละเมิดนโยบายและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีกระบวนการในการจัดทำเอกสาร
• ใช้เวลาทำความคุ้นเคยกับกฎหมายที่เกี่ยวข้อง: ทบทวนกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมของแบรนด์ ตลอดจนกฎหมายความเป็นส่วนตัว การโฆษณา และทรัพย์สินทางปัญญาในท้องถิ่น
• เพิ่มข้อความปฏิเสธความรับผิดชอบ: ปกป้องตัวคุณเองและลูกค้าของคุณจากปัญหาทางกฎหมายโดยการเพิ่มข้อความปฏิเสธความรับผิดชอบที่ระบุว่าความคิดเห็นที่พนักงานแสดงออกนั้นไม่ได้สะท้อนถึงองค์กรเสมอไป และองค์กรจะไม่รับผิดชอบต่อเนื้อหาที่พนักงานโพสต์
• ระบุความเป็นส่วนตัว: เพิ่มคำชี้แจงเกี่ยวกับวิธีจัดการข้อมูลที่เป็นความลับบนโซเชียลมีเดีย
• ยกตัวอย่างพฤติกรรมออนไลน์ที่ยอมรับได้และยอมรับไม่ได้: สรุปสิ่งที่พนักงานเป็นและไม่ได้รับอนุญาตให้พูด และหารือเกี่ยวกับการแบ่งกลุ่มย่อยสำหรับการล่วงละเมิด การเลือกปฏิบัติ และพฤติกรรมที่ไม่พึงประสงค์อื่นๆ โดยเฉพาะ

ทำให้การตลาดเพื่อสังคมง่ายขึ้นด้วย Vendasta

เลิกคาดเดาจากการตลาดบนโซเชียลมีเดียสำหรับลูกค้าของคุณ และทำให้พนักงานปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนที่ควบคุมการดำเนินการบนโซเชียลมีเดียได้ง่ายขึ้น วางใจเครื่องมือการตลาดเพื่อสังคมของ Vendasta เพื่อให้คุณและทีมเข้าใจตรงกันและร้องเรียนเกี่ยวกับนโยบายโซเชียลมีเดียของแบรนด์

คำถามที่พบบ่อย

ควรทบทวนนโยบายโซเชียลมีเดียบ่อยแค่ไหน?

เมื่อใดก็ตามที่ภูมิทัศน์ของโซเชียลมีเดียมีการเปลี่ยนแปลง วิธีที่ดีที่สุดคือการทบทวนนโยบายโซเชียลของคุณอย่างครอบคลุมเพื่อให้แน่ใจว่าแนวทางนั้นมีความเกี่ยวข้อง สามารถพูดเช่นเดียวกันนี้ได้ทุกเมื่อที่องค์กรเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างหรือพนักงานครั้งใหญ่

อะไรคือผลที่ตามมาของการไม่มีนโยบายโซเชียลมีเดีย?

หากไม่มีนโยบาย พนักงานอาจรู้สึกไม่มั่นใจในการนำเสนอแบรนด์ทางออนไลน์ หรืออาจรู้สึกมั่นใจมากเกินไปและนำเสนอแบรนด์ในทางที่ผิด นอกจากนี้ การไม่มีนโยบายโซเชียลอาจทำให้บริษัทเสี่ยงต่อการเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับ พนักงานใช้โซเชียลมีเดียอย่างไม่เหมาะสม หรือการละเมิดความปลอดภัย