อัปเกรดการส่งข้อความด้วยระบบตอบรับอัตโนมัติทาง SMS

ระบบตอบรับอัตโนมัติทาง SMS เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดของบริษัทเมื่อต้องนำเสนอข้อมูลที่พวกเขาแสวงหาให้กับลูกค้าทันที ระบบตอบรับอัตโนมัตินั้นง่ายต่อการตั้งค่า ใช้งาน และดึงดูดลูกค้าในทันที ซึ่งจะทำให้บริษัทใด ๆ ที่ใช้พวกเขาได้เปรียบในการแข่งขัน กลยุทธ์ทางการตลาดใดๆ จะไม่สมบูรณ์หากไม่มีข้อความตอบกลับอัตโนมัติ และคุณกำลังจะหาคำตอบว่าทำไม

ระบบตอบรับอัตโนมัติ SMS คืออะไร?

ระบบตอบรับอัตโนมัติทาง SMS เป็นเครื่องมืออัตโนมัติในการส่งข้อความที่ใช้คำหลักเพื่อส่งคำตอบพร้อมท์ไปยังลูกค้าของคุณ ไคลเอนต์ข้อความส่งทำหน้าที่เป็นทริกเกอร์เมื่อมีคำหลักบางคำ คุณระบุคำหลักที่จะทำหน้าที่เป็นทริกเกอร์เมื่อคุณตั้งกฎการทำงานอัตโนมัติ ด้วยวิธีนี้ เมื่อลูกค้าส่งข้อความที่มีคำหลักนั้น พวกเขาจะได้รับการตอบสนองที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

การตอบกลับข้อความอัตโนมัติเป็นเครื่องมือทางการตลาดสำหรับธุรกิจที่ยืดหยุ่นซึ่งมีประโยชน์หลายอย่างในด้านการตลาด การบริการลูกค้า และการเลี้ยงดูลูกค้าเป้าหมาย

ธุรกิจสามารถใช้ระบบตอบกลับอัตโนมัติทาง SMS เพื่อ:

• แบ่งปันส่วนลดและโปรโมชั่น
• ยินดีต้อนรับสมาชิกใหม่
• ตอบคำถามการขายและการสนับสนุนทันที
• แจ้งเตือนลูกค้า อัพเดท และแจ้งเตือน
• สร้างแบบสำรวจ
• แชร์ไฟล์และเนื้อหา
• เพิ่มยอดขายและหมายเลขทดลองใช้งานฟรี

ระบบตอบรับอัตโนมัติทาง SMS ทำงานอย่างไร

ระบบตอบกลับอัตโนมัติของ SMS ทำงานตามกฎอัตโนมัติ กฎการทำงานอัตโนมัติเป็นวิธีการตั้งค่าทริกเกอร์สำหรับการตอบกลับข้อความที่กำหนดไว้ล่วงหน้า สมมติว่าลูกค้าส่งข้อความถึงคุณเพื่อขอนัดหมาย คุณสามารถตั้งค่ากฎการทำงานอัตโนมัติตามคำหลักเฉพาะ ในกรณีนี้ คำหลักจะเป็น "การนัดหมาย"

ทุกครั้งที่คุณได้รับข้อความที่กล่าวถึงคำหลักนี้ ระบบจะตอบกลับด้วยข้อความที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ต่อไปนี้คือตัวอย่างข้อความที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่คุณสามารถใช้ได้:

ตามคำสำคัญที่ใช้ ซึ่งรายชื่ออีเมลที่มีผู้ติดต่ออยู่ หรือหากเป็นผู้ติดต่อใหม่ กฎเหล่านี้สามารถใช้การกระทำต่อไปนี้ร่วมกันได้:

• ส่งข้อความ
• เพิ่มผู้ติดต่อไปยังรายชื่อผู้รับจดหมายใหม่
• ส่งข้อความเป็นคำพูด
• ส่งการบันทึกเสียงเป็นการออกอากาศด้วยเสียง
• ลบผู้ติดต่อออกจากรายชื่อผู้รับจดหมาย

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับผู้ตอบกลับอัตโนมัติทาง SMS

ข้อความตอบกลับด่วนที่ดีที่สุดจะถูกสร้างขึ้นหลังจากพิจารณากฎต่อไปนี้:

ปรับแต่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติของคุณเสมอ

ตำราทั่วไปเป็นเรื่องของอดีต ลูกค้าของคุณต้องการรู้สึกว่าข้อความของคุณส่งถึงพวกเขาโดยตรงในฐานะบุคคล ไม่ใช่ชื่อแบบสุ่มในรายการข้อความ นี่จะ:

• ให้ลูกค้าพึงพอใจกับเนื้อหาที่ได้รับ
• ตอบสนองและเกินความคาดหวังของพวกเขา
• สร้างผู้สนับสนุนแบรนด์

ตั้งความคาดหวังที่เป็นจริง

หากคุณต้องการออกจากการตอบกลับอัตโนมัติ "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณระบุเวลาที่แน่นอนเมื่อคุณจะพร้อมให้บริการอีกครั้ง ผู้คนต้องการคำตอบที่รวดเร็วสำหรับคำถามของพวกเขา และมักจะตัดสินใจที่จะหาวิธีอื่นในการแก้ปัญหาหากเวลาที่คุณไม่อยู่นานเกินไป

ให้พวกเขาตัดสินใจดำเนินการต่อไป ข้อความทั่วไปเช่น "เราจะติดต่อกลับเร็วๆ นี้" ไม่ได้กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน ลองสิ่งที่เจาะจงกว่านี้: “ฉันไม่ว่างในขณะนี้ แต่จะติดต่อกลับภายในวันที่ [Date]”

ต่อไปนี้คือตัวอย่างข้อความ SMS "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" ที่คุณสามารถใช้ได้:

ศักยภาพการใช้งานสำหรับระบบตอบรับอัตโนมัติทาง SMS

ตัวเลือกง่ายๆ ที่มีให้ผ่านระบบการตลาดแบบข้อความอัตโนมัติช่วยให้สามารถใช้งานได้หลากหลาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้ร่วมกับการส่งข้อความอัตโนมัติในรูปแบบอื่นๆ:

1. สมัครรับจดหมายข่าวของคุณ

ให้ผู้ใช้เข้าร่วมเป็นสมาชิก SMS ของคุณด้วยการส่งข้อความด้วยคีย์เวิร์ด เช่น เข้าร่วม พร้อมรับข้อความต้อนรับ และเพิ่มลงในรายชื่อส่งจดหมายข่าวของคุณ ในทำนองเดียวกัน คำหลักเช่น STOP สามารถลบผู้ติดต่อออกจากรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณเมื่อพวกเขาต้องการยกเลิก ในประเทศส่วนใหญ่ คุณต้องระบุคำสำคัญเลือกไม่ใช้เมื่อใช้การตลาดระบบตอบกลับอัตโนมัติทาง SMS

TextMagic มีคีย์เวิร์ดในตัวหลายคำที่คุณไม่จำเป็นต้องตั้งค่า คำหลักในการสมัครคือ JOIN , SUBSCRIBE , RESUBSCRIBE , OPT IN , OPT-IN , OPTIN และ UNSTOP

คำหลักในการเลือกไม่ใช้คือ STOP , STOPP , STOPALL , UNSUBSCRIBE , END และ QUIT

2. แบบสำรวจ SMS

สามารถใช้ระบบตอบกลับอัตโนมัติทาง SMS เพื่อถามคำถามแบบปรนัย โดยใช้คำสำคัญที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละคำตอบ

โดยการเลือกคำถามถัดไปตามคำสำคัญก่อนหน้า คุณสามารถสร้างแบบสำรวจการโยงหัวข้อได้ นอกจากช่วยให้คุณเจาะลึกคำตอบของพวกเขาได้แล้ว ยังช่วยให้การสำรวจสั้นลงด้วยการหลีกเลี่ยงคำถามที่ไม่เกี่ยวข้อง การลดจำนวนคำถามจะช่วยเพิ่มการตอบแบบสำรวจทาง SMS ได้

สำหรับแบบสำรวจและความคิดเห็นที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น ให้ใช้เครื่องมือสำรวจ TexMagic SMS แทน

เมื่อพวกเขาตอบกลับ ใช่ การตอบกลับอัตโนมัตินี้จะถูกส่งไป:

3. การตอบกลับนอกเวลาทำการ

ส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติเพื่อแจ้งให้ทราบเมื่อมีการตรวจสอบข้อความของคุณ

สำหรับหมายเลขการสนับสนุนลูกค้า คุณสามารถให้การสนับสนุนแบบออฟไลน์ได้โดยการแนะนำคำหลักสำหรับปัญหาทั่วไป คีย์เวิร์ดเหล่านี้อาจนำไปสู่คำถามในการแก้ปัญหาหรือข้อมูลเพิ่มเติมและตัวเลือกคีย์เวิร์ด อีกทางหนึ่ง พวกเขาสามารถเพิ่มลูกค้าลงในรายชื่ออีเมลสนับสนุนของคุณเพื่อให้ตัวแทนออนไลน์สนใจ

นี่คือข้อความ "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" แบบมืออาชีพที่คุณสามารถใช้ได้:

4. ส่งการแจ้งเตือน

ระบบตอบกลับอัตโนมัติทาง SMS สามารถให้ลูกค้าขอการแจ้งเตือนเกี่ยวกับบริการของคุณได้ ตัวอย่างเช่น ร้านเสริมสวยสามารถส่งลูกค้าถึงเวลาสำหรับการเยี่ยมชมครั้งต่อไปเพื่อตอบสนองต่อคำหลัก REMINDER

ด้วยผู้คน 62% ที่กำลังเช็คโทรศัพท์เมื่อตื่นนอน SMS จึงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพสูงในการส่งการเตือนความจำและลดการจองที่ไม่ได้รับ

ลูกค้าส่งข้อความ: “เตือน”

คีย์เวิร์ด “REMINDER” จะเรียกใช้การตอบกลับอัตโนมัตินี้:

5. อัพเดตสถานะ

เปิดใช้งานลูกค้าเพื่อขออัปเดตผ่านข้อความ ตัวอย่างเช่น การตรวจสอบความคืบหน้าของการส่งมอบหรือรับข้อมูลอัปเดตล่าสุดเกี่ยวกับการหยุดให้บริการ 75% ของคนรุ่นมิลเลนเนียลกล่าวว่าการส่งข้อความเป็นวิธีที่พวกเขาต้องการเพื่อรับข้อมูลอัปเดตการจัดส่ง

การใช้ข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับคำถามเหล่านี้รับประกันว่าลูกค้าจะได้รับคำตอบในทันทีเมื่อใดก็ได้ และลดภาระงานของทีมสนับสนุนสดของคุณ

ลูกค้าส่งข้อความ: "มีข่าวเกี่ยวกับ การจัดส่ง ของฉันหรือไม่"

คีย์เวิร์ด "การ แสดงโฆษณา" จะเรียกใช้การตอบกลับอัตโนมัตินี้:

6. กำหนดเวลาการติดต่อสด

ให้ผู้ใช้ขอความช่วยเหลือจากตัวแทนออนไลน์ได้โดยการส่งข้อความคีย์เวิร์ด เช่น HELP เพื่อย้ายไปยังรายชื่อส่งเมลสนับสนุนของคุณ บันทึกการตอบกลับอัตโนมัติมีข้อความเต็มของผู้ใช้ จึงสามารถรวมข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อความค้นหาพร้อมกับคำหลักได้

นอกจากการสนับสนุนลูกค้าแล้ว การดำเนินการนี้ยังมีประโยชน์ในการติดตามลูกค้าเป้าหมายใหม่ๆ โดยให้รายละเอียดเกี่ยวกับความต้องการของพวกเขาเมื่อพวกเขาร้องขอการติดต่อ

ลูกค้าส่งข้อความ: “สวัสดี ฉัน ขอความช่วยเหลือ ได้ พยายามเข้าสู่ระบบจากอุปกรณ์พกพา แต่ก็ใช้งานไม่ได้”

คีย์เวิร์ด "ความช่วยเหลือ" จะเรียกใช้การตอบกลับอัตโนมัตินี้:

7. การขอข้อมูลเพิ่มเติม

การตอบกลับข้อความอัตโนมัติช่วยให้ผู้ใช้ได้รับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อความที่คุณส่งถึงพวกเขา

ตัวอย่างเช่น ลูกค้าอสังหาริมทรัพย์สามารถตอบกลับด้วยคำหลักหากพวกเขาสนใจอสังหาริมทรัพย์ วิธีนี้ช่วยให้คุณทำให้ข้อความเริ่มต้นของคุณเรียบง่าย โดยส่งเฉพาะรายละเอียดทั้งหมดไปยังผู้ที่ต้องการ เนื่องจากรูปภาพมีค่าใช้จ่ายในการส่งมากกว่าข้อความแบบข้อความเท่านั้น การส่งข้อความของคุณจึงประหยัดค่าใช้จ่ายมากขึ้นด้วยการไม่ส่งรูปภาพไปยังลูกค้าที่ไม่สนใจ

นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อดึงดูดลูกค้าเป้าหมายใหม่ๆ โดยใส่หมายเลข SMS และคำสำคัญบนป้าย:

วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการการตอบสนองอย่างเร่งด่วนจากลูกค้า เนื่องจากการส่งข้อความมีอัตราการตอบกลับสูงกว่าการโทร อีเมล หรือโซเชียลมีเดีย 209%

ลูกค้า: “เยี่ยมมาก ขอ รายละเอียดเพิ่มเติมได้ไหม? ”

คีย์เวิร์ด "รายละเอียด" จะเรียกใช้การตอบกลับอัตโนมัตินี้:

8. การจัดหาสื่อและไฟล์อื่นๆ

การส่งรูปภาพและไฟล์ไม่เพียงแต่มีราคาแพงกว่าเล็กน้อย แต่แบบฟอร์มการเลือกรับ SMS ของคุณอาจไม่ครอบคลุม

อย่างไรก็ตาม อาจมีหลายสถานการณ์ที่สามารถได้รับประโยชน์จากการสามารถเสนอตัวเลือกนี้ผ่านคำหลักได้ คุณสามารถใช้สิ่งนี้เพื่อส่งวิดีโอสาธิตหรือ PDF หรือเพื่อช่วยสนับสนุนด้านเทคนิคด้วยคำแนะนำวิดีโอ

ประโยชน์ของการใช้ระบบตอบกลับอัตโนมัติทาง SMS

ระบบตอบกลับ SMS อัตโนมัติมีประโยชน์หลายประการเหนือวิธีการสื่อสารอื่นๆ ในสถานการณ์เหล่านี้:

• ตอบกลับทุกข้อความทันที ทำให้ชีวิตคุณและลูกค้าของคุณง่ายขึ้น แม้ว่าจะเป็นเพียงการยืนยันข้อความของพวกเขาที่มาถึงและกำลังดำเนินการตอบกลับอย่างเต็มที่ สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้ติดต่อมั่นใจได้ว่าคำถามของพวกเขาจะได้รับการจัดการ
• ประหยัดเวลา ด้วยการตอบกลับข้อความค้นหาที่ใช้บ่อยโดยอัตโนมัติ ส่งผลให้ผู้ใช้มีความละเอียดเร็วขึ้น และมีเวลามากขึ้นในการให้ความสำคัญกับปัญหาที่คุณไม่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้
• ปรับปรุงการติดตามและการแก้ปัญหาการติดต่อ โดยทำให้มั่นใจว่าผู้ใช้มีวิธีง่ายๆ ในการเริ่มขั้นตอนถัดไปโดยใช้คำหลัก
• ปรับแต่ง การ สนทนาอัตโนมัติในแบบของคุณโดยใช้คำสำคัญที่แยกสาขา ส่งคำตอบที่เกี่ยวข้องมากขึ้นตามรายชื่อผู้รับจดหมาย และรวมแท็กจดหมายเวียนในเทมเพลตการตอบกลับ

เหตุใดจึงต้องใช้ TextMagic สำหรับการตอบกลับข้อความอัตโนมัติ

การตอบกลับ SMS อัตโนมัติช่วยให้คุณสามารถนำเสนอประสบการณ์ SMS ที่ได้รับการปรับปรุงโดยใช้ความพยายามน้อยลง

การใช้ TextMagic ในการตอบกลับข้อความอัตโนมัติช่วยให้ตอบกลับผู้ติดต่อได้อย่างรวดเร็วและเชื่อถือได้ และให้การจัดการรายชื่อผู้รับจดหมายอัตโนมัติ พร้อมด้วยคีย์เวิร์ดในตัวเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณสอดคล้องกับระเบียบข้อบังคับการเลือกรับ

วิธีตั้งค่าการตอบกลับ SMS อัตโนมัติด้วย TextMagic

คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับข้อความอัตโนมัติได้ใน 3 ขั้นตอนง่ายๆ โดยเริ่มจากไปที่ Services ; กฎการทำงานอัตโนมัติ ; สร้างกฎใหม่ ในแอป TextMagic คุณจะต้องซื้อหมายเลข SMS เสมือนด้วย หากยังไม่มี

ขั้นตอนที่ 1: สร้างตัวกรองกฎ

ตัวกรองกฎกำหนดว่ากฎการทำงานอัตโนมัติของคุณใช้กับข้อความใด

ใช้ช่องแบบฟอร์มเพื่อตั้งชื่อกฎใหม่และเลือกหมายเลข SMS เสมือนที่มีข้อความขาเข้าที่คุณต้องการตอบกลับ ป้อนประเทศที่กฎจะตอบกลับและคำหลักที่จะเปิดใช้งานกฎ คุณยังสามารถคลิก เพิ่ม เพื่อสร้างคำหลักใหม่

คลิก ต่อ เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

ขั้นตอนที่ 2: สร้างการตอบกลับ

ถัดไป คุณต้องสร้างข้อความเอง โดยเริ่มจากการเลือกประเภทของข้อความ คุณยังสามารถเลือกที่จะไม่ส่งข้อความ

สำหรับการตอบกลับข้อความและการแปลงข้อความเป็นคำพูด ให้เขียนข้อความของคุณในกล่องข้อความหรือคลิก แทรกเทมเพลต เพื่อใช้ข้อความที่เขียนไว้ล่วงหน้า คลิก แทรกแท็ก เพื่อปรับแต่งข้อความด้วยแท็กจดหมายเวียน หรือ แนบไฟล์ เพื่อรวมรูปภาพ วิดีโอ หรือไฟล์อื่นๆ ที่คุณต้องการส่ง

สำหรับการตอบกลับด้วยเสียง คุณจะได้รับตัวเลือกให้เลือกการบันทึกเสียงที่คุณได้อัปโหลดแล้ว หรือบันทึกหรืออัปโหลดใหม่

หากคุณคลิก ทริกเกอร์กฎ เพียงครั้งเดียวสำหรับหมายเลขใหม่และไม่ซ้ำ หมายเลข เดียวกันจะไม่สามารถเปิดใช้งานกฎซ้ำสองครั้ง คลิกดำเนินการ ต่อ เมื่อคุณทำเสร็จแล้วที่นี่

ขั้นตอนที่ 3: การดำเนินการอื่นๆ

หากต้องการเพิ่มหรือลบผู้ติดต่อออกจากรายชื่ออีเมลเมื่อใช้กฎ ให้คลิก เพิ่มการดำเนินการใหม่ จากนั้นใช้กล่องดรอปดาวน์เพื่อเพิ่มรายชื่อส่งเมลไปยังกฎและเลือกว่าจะเพิ่มหรือลบผู้ติดต่อออกจากกฎ

หากต้องการใช้มากกว่าหนึ่งการกระทำ ให้คลิก เพิ่มการกระทำใหม่ และทำซ้ำขั้นตอนสำหรับการดำเนินการเพิ่มเติมแต่ละรายการ

เมื่อคุณได้เพิ่มการดำเนินการเพิ่มเติมทั้งหมดแล้ว ให้คลิก ดำเนินการ ต่อ หน้าถัดไปจะแสดงสรุปกฎที่คุณเพิ่งทำ

หากมีสิ่งใดขาดหายไปหรือไม่ถูกต้อง ให้คลิก เสร็จสิ้น จากนั้นคลิกไอคอนฟันเฟือง และเลือก แก้ไขกฎ