วิธีตั้งค่าระบบตอกบัตรเข้าออกในที่ทำงาน

ต้องการระบบการจัดการการเข้างานที่ดีเพื่อให้คนที่มาทำงานสามารถเข้าและออกได้อย่างง่ายดายหรือไม่?

ต่อไปนี้คือวิธีง่ายๆ หลายวิธีในการติดตามการเข้าร่วมด้วยแอป Clockify time clock

ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะพูดถึงการตอกบัตรเข้าและออกด้วย Clockify โดยใช้:

• ตู้นาฬิกาบอกเวลา
• ตัวจับเวลา
• แผ่นเวลา
• ตัวติดตามอัตโนมัติ

ตัวเลือกที่ 1: คีออสก์

คุณตั้งค่าตู้นาฬิกาบอกเวลาบนอุปกรณ์ใดก็ได้ที่คุณต้องการ (เช่น แท็บเล็ต โทรศัพท์) ซึ่งผู้ใช้สามารถใช้เพื่อตอกบัตรเวลาได้ฟรีด้วยรหัส PIN

การตั้งค่าคีออสก์ (ผู้ดูแลระบบ)

1. สร้างบัญชี Clockify ฟรี
2. เปิดใช้งานโหมดคีออสก์ในการตั้งค่า
3. เพิ่มพนักงาน
4. สร้างคีออสก์และเลือกผู้ที่สามารถใช้ได้
5. นำอุปกรณ์ใดๆ ที่คุณมี (เช่น แท็บเล็ต) ไปวางไว้ที่ทางเข้าพนักงาน
6. เปิดคีออสก์โดยเปิดลิงก์ในเบราว์เซอร์

การใช้คีออสก์ (พนักงาน)

1. เลือกโปรไฟล์ของคุณ
2. ใส่รหัส PIN ของคุณ
3. เลือก “นาฬิกาเข้า” หรือ “เริ่มพัก”
4. เมื่อเสร็จแล้ว เลือก “ปิด” หรือ “เสร็จสิ้นช่วงพัก”

คีออสก์นั้นง่ายต่อการติดตั้งและใช้งาน นอกจากนี้คุณยังสามารถมีผู้ใช้ได้ฟรีไม่จำกัดจำนวนตลอดไป

หากคุณต้องการคีออสก์ในหลายตำแหน่ง การอัปเกรดจะมีราคาที่ถูกกว่าที่แอปนาฬิกาบอกเวลาอื่นๆ คิดไว้มาก

ตัวเลือกที่ 2: แอปจับเวลา

หากพนักงานของคุณมีอีเมลและโทรศัพท์ส่วนตัวหรือคอมพิวเตอร์ พวกเขาสามารถดาวน์โหลดแอปและติดตามเวลาได้ด้วยตนเอง

1. สร้างบัญชี Clockify ฟรี
2. เชิญพนักงานโดยเพิ่มอีเมลของพวกเขา
3. พนักงานตอบรับคำเชิญ
4. พนักงานดาวน์โหลดแอปมือถือ
5. พนักงานเข้าสู่ระบบและเริ่ม/หยุดตัวจับเวลาขณะทำงาน

ตัวเลือกนี้เหมาะสำหรับผู้ที่ทำงานที่โต๊ะหรืออยู่ในสนาม สิ่งที่คุณต้องทำคือเชิญพวกเขา และพวกเขาก็มีอิสระในการติดตามเวลาขณะที่มันทำงานโดยที่คุณไม่ต้องตั้งค่าอุปกรณ์

การติดตามตลอดเวลาด้วยตัวจับเวลานั้นฟรีตลอดไป ไม่ว่าคุณจะมีผู้ใช้กี่คนก็ตาม

ตัวเลือกที่ 3: แผ่นเวลา

ถ้าคุณไม่ต้องการการติดตามตามเวลาจริง พนักงานของคุณสามารถกรอกใบบันทึกเวลาอิเล็กทรอนิกส์เมื่อสิ้นสุดวันหรือสัปดาห์ โดยระบุรายละเอียดว่าพวกเขาทำงานอะไรและใช้เวลานานเท่าใด สามารถทำได้ในแอปไทม์ชีท

1. สร้างบัญชี Clockify ฟรี
2. เชิญพนักงานโดยเพิ่มอีเมลของพวกเขา
3. พนักงานตอบรับคำเชิญ
4. พนักงานเปิดไทม์ชีทในเบราว์เซอร์
5. พนักงานเลือกสิ่งที่พวกเขาทำงานและป้อนเวลาภายใต้คอลัมน์วันที่สอดคล้องกัน

วิธีไทม์ชีทเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด สิ่งที่คุณต้องทำคือเพิ่มผู้คน และพวกเขาบันทึกเวลาด้วยตนเอง แม้ว่าจะไม่ถูกต้องเท่าวิธีการจับเวลา แต่วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดสำหรับพนักงานที่จะเพิ่มลงในเวิร์กโฟลว์ในชีวิตประจำวัน

คุณยังสามารถตั้งค่าตัวเตือนไทม์ชีทอัตโนมัติได้หากคนอื่นลืมบันทึกเวลา นอกจากนี้คุณยังสามารถอนุมัติใบบันทึกเวลาก่อนที่จะส่งไปยังบัญชีเงินเดือน

ตัวเลือกโบนัส: ตัวติดตามอัตโนมัติ

หากคุณชอบแนวคิดเกี่ยวกับตัวจับเวลา แต่พนักงานพบว่ามันยุ่งยาก พวกเขาสามารถเปิดเครื่องติดตามอัตโนมัติและเพิ่มเวลาเมื่อสิ้นสุดวันตามข้อมูลที่บันทึกไว้ได้

1. สร้างบัญชี Clockify ฟรี
2. เชิญพนักงานโดยเพิ่มอีเมลของพวกเขา
3. พนักงานดาวน์โหลดและติดตั้งแอปเดสก์ท็อป (Mac, Windows, Linux)
4. พนักงานเปิดและเปิดใช้งานตัวติดตามอัตโนมัติในแอปเดสก์ท็อป
5. ในตอนท้ายของวัน พนักงานจะตรวจสอบกิจกรรมที่บันทึกไว้และสร้างรายการเวลาจากพวกเขาในสองวิธี:
   • เลือกบันทึกและเพิ่มเป็นกลุ่ม
   • หรือสร้างบล็อกเวลาด้วยตนเองในปฏิทิน

แอปเดสก์ท็อปและส่วนขยายเบราว์เซอร์มาพร้อมกับคุณสมบัติเพิ่มเติมบางอย่าง เช่น:

• เตือนเวลาอัตโนมัติ แจ้งเตือนเมื่อคุณลืมเริ่มจับเวลา
• การตรวจจับเมื่อไม่ได้ใช้งาน จะแจ้งเตือนเมื่อคุณลืมหยุดตัวจับเวลา
• เริ่ม/หยุดตัวจับเวลาอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดและปิดคอมพิวเตอร์/เบราว์เซอร์

การรายงานนาฬิกาเข้าและนาฬิกาออก

กิจกรรมเรียลไทม์

คุณสามารถเปิด Team Dashboard ในเบราว์เซอร์ได้จากทุกที่เพื่อดู:

• ใครทำงานอะไรอยู่บ้าง
• กิจกรรมล่าสุดของใครบางคนคืออะไร
• ใครติดตามมากที่สุด
• การแบ่งเวลาอย่างรวดเร็วของแต่ละคน

หากคุณเปิดใช้งานการติดตามด้วย GPS คุณยังสามารถดูตำแหน่งเมื่อผู้คนเริ่มต้นและสิ้นสุดเวลา ตลอดจนเส้นทางที่พวกเขาเดินทางขณะตอกบัตร

รายงานสรุป

คุณสามารถดูบัตรลงเวลาทั้งหมดที่สรุปโดยผู้ใช้ โครงการ สถานที่ ช่วงเวลา หรือมิติอื่นๆ ที่คุณต้องการในรายงานสรุป

คุณยังสามารถกรองรายงานและแชร์กับผู้อื่น รวมทั้งส่งออกเป็น PDF หรือ Excel แล้วส่งไปยังบัญชีเงินเดือน

รายงานโดยละเอียด

หากต้องการดูนาฬิกาเวลาทั้งหมดทีละรายการ พร้อมกับเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด คุณสามารถเข้าไปที่รายงานโดยละเอียด

หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบ คุณยังสามารถแก้ไขบัตรลงเวลาของผู้อื่นได้โดยตรง และเพิ่มเวลาให้กับพวกเขา

รายงานประจำสัปดาห์

รายงานรายสัปดาห์จะแสดงเวลาทั้งหมดที่สรุปโดยโครงการและผู้ใช้ในรูปแบบแผ่นเวลาแบบคลาสสิก

จะติดตามการหยุดพักได้อย่างไร?

คุณสามารถบัญชีสำหรับการหยุดพักได้หลายวิธี:

• เปิดใช้งานคุณสมบัติตัวแบ่ง จากนั้นผู้คนจะมีตัวเลือก “เริ่มตัวแบ่ง” เมื่อพวกเขาเปิดคีออสก์
• มีโครงการ "พัก" เพื่อให้ผู้คนสามารถสร้างบัตรลงเวลาแยกต่างหากสำหรับการพักและเชื่อมโยงกับโครงการ "พัก"
• สร้างแท็ก "break" เพื่อให้ผู้คนสามารถสร้างรายการเวลาและแนบแท็ก "break" เพื่อให้คุณสามารถจัดกลุ่มเวลาในภายหลังด้วยแท็กหรือกรองออกจากเวลาทำงาน

หลังจากนั้น คุณสามารถแยกความแตกต่างระหว่างงานและเวลาพักในรายงาน และกรองตามแท็ก โครงการ หรือสถานะ

จะติดตามการทำงานล่วงเวลาได้อย่างไร?

หากคุณต้องการดูเวลาที่สร้างขึ้นสำหรับการทำงานล่วงเวลา คุณสามารถสร้างแท็ก "การทำงานล่วงเวลา" ได้ เมื่อหมดเวลาทำการปกติของใครบางคนแล้ว พวกเขาสามารถแนบแท็ก "การทำงานล่วงเวลา" กับรายการเวลาถัดไปทั้งหมดของพวกเขาได้

ถ้าคนใช้แผ่นเวลาเพื่อเข้าสู่งาน พวกเขาสามารถสลับไปที่ตัวติดตามเวลา จากนั้นเพิ่มแท็กและบันทึกลงในรายการที่เหมาะสม

ภายหลัง คุณสามารถเรียกใช้รายงานและแบ่งกลุ่มเวลาตามผู้ใช้/แท็ก และดูว่าใครทำงานล่วงเวลาได้มากเพียงใด คุณยังสามารถดูในรายงานโดยละเอียดว่ารายการใดถูกสร้างขึ้นสำหรับการทำงานล่วงเวลา

หากมีคนลืมแท็กผลงานของพวกเขาเป็นการทำงานล่วงเวลา คุณสามารถตั้งค่าการเตือนอัตโนมัติได้ เพียงตั้งเป้าหมาย (เช่น 8 ชม./วัน) และเมื่อมีคนบันทึกเวลามากกว่าเป้าหมาย ผู้จัดการจะได้รับอีเมล

วิธีใดดีที่สุดในการตั้งค่าระบบตอกบัตรเข้า-ออก

ระบบเช็คอินเช็คเอาท์ที่ดีที่สุดขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจและพนักงานของคุณ

• การตั้งค่าตู้นาฬิกาในแท็บเล็ตเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด หากคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมที่เคลื่อนไหวรวดเร็ว และไม่ต้องการรบกวนผู้คนในการติดตั้งแอป (หรือหากไม่มีอีเมลที่ทำงาน)
• หากมีคนมาทำงานทุกวันและทำงานที่คอมพิวเตอร์ คุณสามารถเชิญพวกเขาให้เป็นผู้ใช้ใน Clockify และพวกเขาสามารถบันทึกเวลาทำการส่วนตัวเมื่อสิ้นสุดวันโดย:
  • กรอกใบบันทึกเวลาประจำสัปดาห์หรือ
  • การสร้างบัตรลงเวลาพร้อมเวลาเริ่มต้น/สิ้นสุด

️ มีคำแนะนำหรือคำถามในการตอกบัตรเข้าเวลาออกหรือไม่? เขียนถึงเราที่ [email protected] เพื่อโอกาสในการตอบคำถามของคุณหรือข้อเสนอแนะและเคล็ดลับของคุณในการอัปเดตโพสต์ในอนาคต