5 สัญญาณว่าธุรกิจของคุณพร้อมที่จะอัปเกรดโซลูชันการบัญชีแล้ว

ซอฟต์แวร์บัญชีที่ล้าสมัยทำให้คุณเสียเวลาและเงินหรือไม่? ระวังธงสีแดงทั้งห้านี้

เมื่อคุณอ่านข้อความนี้ คุณได้ผ่านฝันร้ายประจำปีของฤดูกาลภาษีแล้ว (ฉันหวังว่า) ยินดีด้วย! ตอนนี้คุณสามารถให้รางวัลตัวเองด้วยน้ำมะนาวดีๆ สำหรับงานที่ทำได้ดี และเริ่มนอนหลับโดยปราศจากความหวาดกลัวของกรมสรรพากรที่สะกดรอยตามคุณผ่านความฝันของคุณ

ไม่ว่านี่จะเป็นฝันร้ายด้านภาษีครั้งแรกของคุณหรือความกังวลเกี่ยวกับฤดูกาลภาษีรายปีของคุณ ฉันยินดีเดิมพันว่าซอฟต์แวร์การบัญชีที่ไม่เพียงพอหรือล้าสมัยเป็นส่วนสำคัญของความทุกข์ยากของคุณ

Irene Wachsler, CPA และที่ปรึกษาธุรกิจจากแมสซาชูเซตส์กล่าวว่าหนึ่งในข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่เธอเห็นว่าเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กทำคือ "ไม่หักเงินที่มีสิทธิ์ทั้งหมดเพราะพวกเขาไม่ได้ลงทุนในระบบบัญชีที่เหมาะสม"

การหักเงินที่ไม่ได้รับเป็นเพียงสัญญาณบ่งชี้ว่าระบบบัญชีที่ไม่เพียงพอของคุณกำลังทำให้คุณเสียเวลาและเงิน

Wachsler กล่าวเสริมว่าปัญหาทางธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก “สามารถแก้ไขได้ง่ายโดยใช้ระบบบัญชีบนคลาวด์ที่มีฟีดธนาคารอัตโนมัติและกฎของธนาคาร”

นั่นฟังดูดีกว่าการฉีกผมของคุณหรือไม่?

5 ธงแดงที่ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณต้องการการอัปเกรด

ในบทความนี้ เราจะพิจารณาสัญญาณเตือน 5 ประการว่าธุรกิจของคุณจำเป็นต้องอัปเกรดระบบบัญชีของคุณ พร้อมด้วยเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ว่าเทคโนโลยีการบัญชีที่ทันสมัยสามารถช่วยได้อย่างไร

1. คุณใช้เวลากับซอฟต์แวร์บัญชีมากกว่าที่คุณทำธุรกิจ

สัญญาณเตือนที่ควรระวัง:

• คุณกำลังทำงานทั้งคืนและวันหยุดสุดสัปดาห์เพื่อติดตามงานบัญชีขั้นพื้นฐาน
• เวลาส่วนใหญ่ของคุณที่ใช้ไปกับหน้าที่การบัญชีนั้นมีการป้อนข้อมูลจำนวนมาก
• งานบัญชีขั้นพื้นฐาน เช่น การจ่ายเงินเดือนและการออกใบแจ้งหนี้ กำลังดึงคุณออกจากการขยายธุรกิจ

เหตุใดจึงเป็นปัญหา: ซอฟต์แวร์การบัญชี (และจริงๆ แล้ว ซอฟต์แวร์ธุรกิจเกือบทั้งหมด) ควรออกแบบมาเพื่อ ดังนั้น หากเครื่องมือบัญชีของคุณไม่ได้ให้เวลาคุณกลับคืนมาซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อทำให้ธุรกิจของคุณเติบโต แสดงว่าเครื่องมือนี้ไม่ได้ทำหน้าที่ของมัน

เพื่อความเป็นธรรม หากบัญชีของคุณมีความซับซ้อนเพียงเล็กน้อยกับธุรกรรมและลูกค้าจำนวนมาก ปัญหาของคุณอาจเกี่ยวกับการจัดหาพนักงานมากพอๆ กับที่เป็นปัญหาเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ไม่เพียงพอ ในกรณีนั้น คุณต้องถามตัวเองว่าคุณอยากจะใช้เวลาสิบชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการจัดการบัญชีของคุณเอง หรือจ่ายเงินให้มืออาชีพสองสามร้อยเหรียญต่อเดือนเพื่อจัดการกับมัน เพื่อให้คุณมีเวลากลับคืนมา

ซอฟต์แวร์บัญชีใหม่สามารถช่วยได้อย่างไร: ซอฟต์แวร์บัญชีรุ่นปัจจุบันสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้หลายวิธี ตั้งแต่การสแกนใบเสร็จเพื่อการจัดการค่าใช้จ่าย ไปจนถึงกระบวนการอัตโนมัติตามปกติ เช่น การออกใบแจ้งหนี้และการทำบัญชี หากคุณใช้บัญชีเงินเดือนด้วยตนเอง คุณอาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์เพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีที่มีบัญชีเงินเดือนในตัวอาจเปลี่ยนชีวิตได้

เมื่อพูดถึงการรวมระบบ สิ่งเหล่านี้เป็นกุญแจสำคัญในการประหยัดเวลาที่ปรับแต่งได้ ผลิตภัณฑ์การบัญชีที่จัดตั้งขึ้นได้สร้างความสัมพันธ์กับนักพัฒนาแอปหลายร้อยราย ช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อทุกอย่างตั้งแต่ CRM ของคุณไปจนถึงระบบขายหน้าร้านกับระบบบัญชีของคุณ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาโดยลดจำนวนคลิกระหว่างแอปและดึงข้อมูลให้คุณ

ตัวอย่างเช่น การวิจัยของ Intuit (ตามที่แชร์ที่ QuickBooks Connect ในเดือนพฤศจิกายน 2018) แสดงให้เห็นว่าผู้ใช้ QuickBooks Online แต่ละคนสามารถประหยัดเวลาได้ประมาณ เป็นเรื่องปกติของมนุษย์ที่จะสร้างกิจวัตรและจากนั้นยึดติดกับสิ่งที่เรารู้ ดังนั้นวิธีที่ดีที่สุดในการค้นหาสิ่งที่คุณพลาดไปคือการสาธิตเครื่องมือบัญชียอดนิยมและถามตัวแทนผู้ขายว่ามันจะช่วยคุณประหยัดเวลาได้อย่างไร

2. เครื่องมือบัญชีของคุณไม่ได้รับการอัพเดตอีกต่อไป

สัญญาณเตือนที่ควรระวัง:

• ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณขัดข้องเป็นประจำ
• ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณถูกแฮ็กเกอร์ละเมิด
• ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณสูญเสียฟังก์ชันการทำงานเมื่อระบบปฏิบัติการของคุณได้รับการอัปเดต

เหตุใดจึงเป็นปัญหา: ไม่ว่าจะเป็นเพราะซอฟต์แวร์บัญชีของคุณเป็นโอเพ่นซอร์สและไม่รองรับอีกต่อไป หรือเพราะถูกเผยแพร่โดยบริษัทที่ไม่ได้อยู่ในธุรกิจแล้ว การใช้ซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้รับการอัปเดตไม่ใช่แค่การพลาด คุณลักษณะล่าสุดเกี่ยวกับการปกป้องข้อมูลและข้อมูลของลูกค้าของคุณ

คุณอาจพูดว่า “ฉันไม่ต้องการซอฟต์แวร์บัญชีล่าสุดเพราะฉันไม่ต้องการปัญญาประดิษฐ์, CPA เสมือนจริง และโดรนอิสระที่ส่งเอกสารภาษีของฉันไปยัง IRS”

ก่อนอื่น: คุณไม่ควรพยายามส่งสิ่งของใดๆ ไปยังอาคารของรัฐบาลกลางโดยใช้โดรน ประการที่สอง: ความเสี่ยงที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของซอฟต์แวร์ที่ไม่รองรับคือช่องโหว่ในการแฮ็ค เช่น ประตูหลังที่เปิดกว้างและแกว่งไปมาในสายลม คุณต้องการอธิบายให้ลูกค้าของคุณทราบว่าข้อมูลธนาคารของพวกเขารั่วไหลเนื่องจากคุณไม่ต้องการให้มีที่ว่างในค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานสำหรับซอฟต์แวร์บัญชีที่อัปเดตหรือไม่

ซอฟต์แวร์บัญชีใหม่สามารถช่วยได้อย่างไร: เมื่อคุณมีระบบบัญชีที่ทันสมัยและอัปเดตอยู่เบื้องหลังธุรกิจของคุณ คุณสามารถนอนหลับสบายในเวลากลางคืนโดยรู้ว่าข้อมูลของคุณและข้อมูลของลูกค้าอยู่ในมือที่ดี นอกจากการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลแล้ว ยังจำเป็นที่เครื่องมือบัญชีของคุณต้องได้รับการอัปเดตทุกปี ( อย่างน้อย ) เพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายภาษีที่เปลี่ยนแปลงไป

หากระบบของคุณไม่ได้รับการอัปเดตตั้งแต่นั้นมา เช่น ผ่านพระราชบัญญัติการลดหย่อนภาษีและการจ้างงานในปลายปี 2560 คุณอาจพลาดการหักเงินและเครดิตภาษีจำนวนมากเนื่องจากซอฟต์แวร์ของคุณไม่ทราบว่าต้องค้นหา หรือที่แย่กว่านั้นคือ คุณอาจกำลังหักเงินที่ซอฟต์แวร์ที่ล้าสมัยของคุณยังคงคิดว่ามีการใช้งานอยู่ (เช่น ค่าใช้จ่ายด้านความบันเทิง) และตั้งค่าสถานะตัวคุณเองสำหรับการตรวจสอบของ IRS

3. ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณใช้ไม่ได้กับอุปกรณ์พกพา

สัญญาณเตือนที่ควรระวัง:

• ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณไม่มีแอปที่มาพร้อมเครื่องสำหรับ iOS หรือ Android
• ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณมีฟังก์ชันการทำงานที่จำกัดบนอุปกรณ์มือถือ
• ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณทำงานบนอุปกรณ์มือถือของคุณ แต่ขาดคุณสมบัติที่สำคัญ

เหตุใดจึงเป็นปัญหา: ประมาณหนึ่งทศวรรษที่แล้ว การเข้าถึงซอฟต์แวร์บัญชีของคุณบนแท็บเล็ตและสมาร์ทโฟนเป็นสิ่งที่หายากและหรูหราฟุ่มเฟือย เช่น ความสามารถในการเล่นเกมอาร์เคดในผับกีฬาบนเที่ยวบินข้ามประเทศ มีการเปลี่ยนแปลงมากมายตั้งแต่นั้นมา

ในปี 2019 ด้วยจำนวนอุปกรณ์พกพาและทีมที่กระจายตัวเพิ่มขึ้น การเข้าถึงผ่านมือถือจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้นำธุรกิจ

หากคุณต้องการขับรถมาที่สำนักงานตอนเที่ยงคืนของวันศุกร์เพื่อแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับใบเรียกเก็บเงินของลูกค้า ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณให้บริการคุณจริงๆ หรือคุณกำลังดำเนินการอยู่ คุณยังต้องการให้แน่ใจว่าเครื่องมือทำบัญชีของคุณทำงานได้ดีบนอุปกรณ์ iOS เช่นเดียวกับใน Android เพื่อให้ทุกคนที่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือนี้และพิสูจน์ได้ในอนาคต

ซอฟต์แวร์การบัญชีใหม่สามารถช่วยได้อย่างไร: ขณะนี้ฟังก์ชันการทำงานของ Android และ iOS เป็นมาตรฐานสำหรับเครื่องมือบัญชียอดนิยม เช่น QuickBooks และ Wave Accounting (สองอันดับแรกในรายการยอดนิยมของเรา ณ ตอนนี้) ช่วยให้คุณทำงานบัญชีได้อย่างง่ายดายจาก รถไฟหรือรถบัสจากคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปในที่ทำงาน

ในฐานะผู้นำธุรกิจ คุณทราบดีว่าการมีเวลาห้าชั่วโมงติดต่อกันเป็นเรื่องยากเพียงใดเมื่อคุณสามารถนั่งที่โต๊ะทำงานและดูรายงานทางการเงินหรือจัดสมดุลหนังสือได้ แต่ถ้าคุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ในระหว่างเดินทางในสนามบินหรือจากโซฟาในบ่ายวันเสาร์ คุณจะปรับตัวเข้ากับสถานะทางการเงินของธุรกิจของคุณได้มากขึ้น

4. ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณไม่ได้รวมเข้ากับแอพใหม่

สัญญาณเตือนที่ควรระวัง:

• คุณมีแอปแยกต่างหากสำหรับงานต่างๆ เช่น การออกใบแจ้งหนี้หรือการจัดการค่าใช้จ่าย แต่ไม่ได้รวมเข้ากับเครื่องมือบัญชีหลักของคุณ ดังนั้นคุณจึงต้องเผชิญกับการป้อนข้อมูลที่น่าเบื่อเป็นชั่วโมงๆ
• ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณเคยรวมเข้ากับบางแอปของคุณ แต่ยังไม่ได้อัปเดตเนื่องจากแอปได้รับการอัปเดต จึงไม่ทำงานร่วมกันได้ดีอีกต่อไป
• ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณรวมเข้ากับรายการแอพขนาดเล็กมาก บังคับให้คุณใช้แอพที่คุณไม่สะดวก

เหตุใดจึงเป็นปัญหา: ทุกคนชอบทำงานต่างกัน และทุกคนมีเครื่องมือโปรดสำหรับจัดการงานต่างๆ คุณ ควรตัดสินใจเลือกเครื่องมือบัญชีและแอพที่คุณใช้ และไม่ปล่อยให้การตัดสินใจนั้นขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ

หากซอฟต์แวร์ของคุณไม่ได้รวมเข้ากับแอพใหม่ แสดงว่านักพัฒนาซอฟต์แวร์ละเลยที่จะอัปเดตระบบ หรือว่าพวกเขาไม่ได้ร่วมมือกับนักพัฒนารายอื่น เหตุผลเหล่านี้ไม่ส่งผลดีต่อประโยชน์ของระบบ

ซอฟต์แวร์การบัญชีใหม่สามารถช่วยได้อย่างไร: QuickBooks และ Xero (สองในห้าผู้ขายอันดับต้น ๆ ในรายการ "ซอฟต์แวร์บัญชียอดนิยม 20 อันดับแรก" ของเรา) ต่างก็รวมเข้ากับแอปมากกว่า 500 แอป ซึ่งหมายความว่าไม่ว่าคุณต้องการติดตามค่าใช้จ่าย ส่งใบแจ้งหนี้ รับชำระเงิน หรือทำเกือบทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีและการเงินของธุรกิจคุณ ระบบเหล่านั้นพร้อมที่จะทำงานร่วม กับ คุณ ไม่บังคับให้คุณทำสิ่งต่างๆ ตามแนวทางของพวกเขา

สมมติว่าคุณได้รับเครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้จากหุ้นส่วนธุรกิจคนก่อนของคุณ แต่คุณไม่เคยชอบมันเลยใช่หรือไม่ ด้วยซอฟต์แวร์การบัญชีใหม่ที่ปรับแต่งได้ของคุณ คุณสามารถไปที่ตลาดแอพและเรียกดูแอพการออกใบแจ้งหนี้ที่มีให้เลือกมากมาย อ่านบทวิจารณ์ ทดลองใช้งาน และค้นหาแอปที่ใช้งานได้กับระบบของคุณ และทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น

5. ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณมีคุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย

สัญญาณเตือนที่ควรระวัง:

• คุณกำลังส่งใบแจ้งหนี้รายเดือนให้กับลูกค้ารายเดิม แม้ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยก็ตาม
• คุณจัดการค่าใช้จ่ายโดยการนับใบเสร็จที่ซีดจาง
• คุณใช้เวลาหลายชั่วโมงทุกสิ้นเดือนในการกระทบยอดใบแจ้งยอดธนาคารของคุณด้วยซอฟต์แวร์การทำบัญชี

เหตุใดจึงเป็นปัญหา: ระบบอัตโนมัติซึ่งครั้งหนึ่งเคยเป็นนิยายวิทยาศาสตร์และแฟนตาซี ปัจจุบันเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการทำธุรกิจในโลกสมัยใหม่ และหากคุณไม่ได้ใช้ซอฟต์แวร์การบัญชีที่มีคุณลักษณะการทำงานอัตโนมัติ แสดงว่าคุณกำลังเสียเวลามากพอที่จะใช้พัฒนาธุรกิจของคุณให้ดีขึ้นได้

ปัญหาอีกประการหนึ่งของงานบัญชีด้วยตนเองคือคุณมีแนวโน้มที่จะทำผิดพลาดมากกว่าซอฟต์แวร์ ระบบอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่าตราบใดที่คุณมีข้อมูลที่สะอาด ระบบจะไม่ทำผิดพลาด ในทางกลับกัน เมื่อคุณพิมพ์ใบแจ้งหนี้ใบที่ 50 เวลาตีสอง คุณมักจะทำผิดพลาด

ซอฟต์แวร์การบัญชีใหม่สามารถช่วยได้อย่างไร: ซอฟต์แวร์บัญชีที่ทันสมัยสามารถนำการป้อนข้อมูลออกจากงานต่างๆ เช่น การออกใบแจ้งหนี้ การจ่ายเงินเดือน การจัดการค่าใช้จ่าย และการกระทบยอดธนาคาร

ดูวิดีโอแนะนำคุณลักษณะการทำงานอัตโนมัติของ QuickBooks Online:

“แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับนักบัญชีและระบบอัตโนมัติใน QuickBooks Online” (ที่มา)

แทนที่จะไล่ล่าและสำรวจกองใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน คุณตั้งค่ากระบวนการอัตโนมัติและตรวจสอบหมายเลขอีกครั้งทุกสิ้นเดือนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างตรวจสอบแล้ว ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถใช้เวลาในการดำเนินธุรกิจแทนการเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูล

อะไรที่ทำให้คุณไม่สามารถอัปเกรดโซลูชันบัญชีของคุณได้ มีปัญหาที่ทำให้คุณไม่สามารถอัพเกรดระบบบัญชีของคุณที่ฉันไม่ได้พูดถึงในบทความนี้หรือไม่? ค่าใช้จ่าย? อัมพาตโดยการวิเคราะห์? นักบัญชี Crotchety ที่ปฏิเสธที่จะทำงานกับสิ่งอื่นนอกเหนือจากระบบโอเพ่นซอร์สพี่เขยของพวกเขาที่ตั้งโปรแกรมไว้ในช่วงต้นทศวรรษ 90 เป็นโครงการวิทยาลัยชุมชน? อะไรก็ตามที่ทำให้คุณไม่สามารถอัปเกรดเป็นสิ่งที่ทำให้ชีวิตคุณและทีมของคุณง่ายขึ้น ฉันต้องการได้ยินเกี่ยวกับเรื่องนี้ ติดต่อฉันทาง Twitter @AndrewJosConrad ในระหว่างนี้ อย่าลืมติดตามบล็อกการบัญชีและการเงินของเราเพื่อดูเคล็ดลับในทุกสิ่งตั้งแต่อนาคตของเทคโนโลยีการบัญชีไปจนถึงพอดคาสต์ฟินเทคชั้นนำที่คุณสามารถเรียนรู้ได้