3 วิธีที่เอเจนซี่สามารถหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตและวิธีจัดการหากมีการตั้งค่า

คุณคิดว่าคุณกำลังจัดการโครงการของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ขอบเขตก็ยังคืบคลานเข้ามา คุณจะทำอย่างไรถ้าคุณไม่ได้รับผลกำไรมากเท่าที่ควรหรือต้องรับมือกับลูกค้าที่ไม่พอใจ

หากโปรเจกต์ของคุณเติบโตขึ้นอย่างควบคุมไม่ได้เนื่องจากลูกค้าร้องของานพิเศษ หรือบางทีโปรเจกต์นั้นต้องการงานมากกว่าที่คุณคิดไว้ในตอนแรก ชื่อเสียงของเอเจนซีของคุณอาจตกอยู่ในความเสี่ยง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีปัญหาในการทำงานให้เสร็จทันกำหนดเวลา

แล้ว Scope Creep คืออะไร และจะจัดการอย่างไรให้สำเร็จ?

ในบทความวันนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่า Scope Creep คืออะไร วิธีป้องกันและจัดการ และค้นหาตัวอย่างการ Creep ขอบเขตเฉพาะหน่วยงาน

ขอบเขตคืบคืออะไร?

Scope Creep หรือที่เรียกว่าโรคอ่างล้างจานหรือความต้องการคืบคลาน เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการและการเปลี่ยนแปลงในโครงการ ทำให้เกิดการขยายตัวของเป้าหมายเดิม

ในการทำความเข้าใจขอบเขตการคืบ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาสิ่งที่เกี่ยวข้องในขอบเขตโครงการ ขอบเขตโครงการประกอบด้วยกระบวนการวางแผน รวมถึง:

• เป้าหมายเฉพาะ
• การส่งมอบให้เสร็จสิ้น
• เหตุการณ์สำคัญและกำหนดเวลาสำหรับการส่งมอบแต่ละครั้ง
• ต้นทุนโครงการ
• สมาชิกในทีมที่ทำหน้าที่แต่ละอย่าง
• ต้องการทรัพยากรภายนอก

สิ่งใดก็ตามที่เกิดขึ้นนอกขอบเขตโครงการสามารถนำไปสู่การคืบคลานของขอบเขตได้

จากข้อมูลของ PMI เกือบ 50% ของโครงการเผชิญกับการคืบคลานของขอบเขต ในขณะที่เกือบ 40% ของหน่วยงานใช้จ่ายเกินงบประมาณโครงการเพราะเหตุดังกล่าว

การคืบคลานของขอบเขตอาจรวมถึงการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย เช่น การเปลี่ยนแปลงและการปรับเปลี่ยนเล็กน้อยโดยไคลเอนต์ ซึ่งนำไปสู่งานเพิ่มเติม กำหนดเวลาที่ขาดหายไป และโครงการที่ใช้เวลานานกว่าที่กำหนด หากการปรับเปลี่ยนไม่ส่งผลให้มีชั่วโมงการทำงานหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ก็ไม่ถือว่าเกินขอบเขต

สาเหตุหลักของขอบเขตการคืบคลานในหน่วยงาน ได้แก่ :

• ลูกค้าไม่เข้าใจถึงความสำคัญของบทบาทของตนเมื่อสร้างบทสรุป
• ลูกค้าไม่เข้าใจความซับซ้อนของขอบเขตของโครงการ
• หน่วยงานประเมินความซับซ้อนของโครงการต่ำเกินไป
• ขาดข้อตกลงกับลูกค้า
• เกิดปัญหาที่ไม่คาดคิดขึ้นในฝั่งของลูกค้า ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
• กำหนดขอบเขตโครงการไม่ถูกต้อง
• การสื่อสารที่ผิดพลาดระหว่างสมาชิกในทีมและลูกค้า
• ขาดการมีส่วนร่วมกับลูกค้า
• คำติชมเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญ/การส่งมอบล่าช้า
• บริหารเวลาผิดพลาดในส่วนของหน่วยงาน
• ขาดการจัดลำดับความสำคัญ
• หน่วยงานไม่เข้าใจว่าเหตุใดจึงมีการร้องขอ/เปลี่ยนแปลงใหม่

การคืบคลานของขอบเขตส่งผลต่อหน่วยงานของคุณอย่างไร

เมื่อการคืบคลานของขอบเขตเกิดขึ้น การประมาณการต้นทุนโครงการโดยรวมของคุณต้องได้รับการปรับปรุงใหม่ และผลกำไรของคุณน่าจะได้รับผลกระทบ งาน ชั่วโมง และทรัพยากรเพิ่มเติมต้องการเงินทุนเพิ่มเติมจากงบประมาณของคุณ เนื่องจากต้นทุนโครงการเริ่มขยายตัว

หากคุณประมาณจำนวนชั่วโมงที่เจาะจงสำหรับโครงการหนึ่งๆ ชั่วโมงเพิ่มเติมจะกินเวลาที่คุณจัดไว้สำหรับโครงการอื่นๆ ของลูกค้า

ชั่วโมงการทำงานพิเศษของโครงการอาจหมายความว่าคุณเพิ่มชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ในใบแจ้งหนี้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ลูกค้าของคุณน่าจะไม่พอใจ

กำหนดเวลาที่ขาดหายไปเนื่องจากการคืบคลานของขอบเขตอาจนำไปสู่ลูกค้าที่ไม่พอใจและอาจทำลายชื่อเสียงของหน่วยงานของคุณ

ตัวอย่างการคืบคลานของขอบเขตหน่วยงาน

สถานการณ์ที่ 1

เอเจนซีดิจิทัลทำโครงการเพื่อออกแบบใบปลิวและส่งมอบเป้าหมายแรกให้ตรงเวลา

ลูกค้าขอเปลี่ยนแปลงใบปลิว มีการปรับเปลี่ยนและลูกค้าร้องขอการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมนอกเหนือจากสรุปโครงการ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ต้องใช้เวลาและทรัพยากรพนักงานเพิ่มเติมนอกเหนือไปจากสัญญาที่ตกลงไว้

สถานการณ์ที่ 2

หน่วยงานออกแบบเว็บไซต์ที่ทำงานบนเว็บไซต์ใหม่สำหรับลูกค้า ย้ายไปใช้การออกแบบใหม่ แต่ตระหนักดีว่าแพลตฟอร์มที่ลูกค้าใช้ต้องได้รับการแก้ไขก่อนการออกแบบจึงจะสามารถใช้งานจริงได้ (เช่น CMS ล้าสมัยหรือทำงานไม่ถูกต้อง เนื่องจากความขัดแย้งของธีมหรือปลั๊กอิน) ส่งผลให้ต้องใช้เวลาและทรัพยากรเพิ่มขึ้น

การคืบคลานของขอบเขตเป็นเรื่องน่าหงุดหงิด แต่ก็เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นตามธรรมชาติเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นเนื่องจากสถานการณ์ที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของลูกค้า แต่ถ้าการคืบคลานของขอบเขตเกิดขึ้นบ่อยครั้งและทำให้หน่วยงานของคุณหยุดชะงัก คุณต้องกำหนดวิธีการหลีกเลี่ยงและจัดการเมื่อมันเข้ามา

เอเจนซีจะหลีกเลี่ยง/ป้องกันการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร

การรู้วิธีป้องกันการคืบคลานของขอบเขตจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความล่าช้าของงานโครงการ สร้างความมั่นใจว่าเอเจนซีของคุณจะทำกำไร ส่งงานตรงเวลา และทำให้ลูกค้าของคุณมีความสุข

ต่อไปนี้เป็นบางวิธีที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขต:

1. จัดเตรียมเอกสารขอบเขตโครงการ

เอกสารขอบเขตโครงการที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนควรแสดงรายละเอียดทุกอย่างในขั้นตอนการวางแผน รวมถึงบทสรุปที่ชัดเจน สิ่งที่ส่งมอบได้ เหตุการณ์สำคัญ ค่าใช้จ่าย วันครบกำหนด ทรัพยากร และงาน:

เอกสารนี้ควรระบุสถานการณ์ที่ถือว่าอยู่นอกโครงการเริ่มต้น และหน่วยงานจะจัดการคำขอใหม่เหล่านี้อย่างไร

นอกจากนี้ ยังเป็นความคิดที่ดีที่ลูกค้าจะลงนามในสัญญาตัวแทน เพื่อระบุว่าทั้งสองฝ่ายยอมรับในขอบเขตของโครงการ

หากมีข้อกำหนดเพิ่มเติมนอกเหนือจากเอกสารขอบเขตโครงการ หน่วยงานของคุณสามารถเตือนลูกค้าได้ว่าชั่วโมงพิเศษมีค่าใช้จ่ายและจะต้องใช้เวลาเพิ่มขึ้น

2. จัดการความคาดหวัง

มีความโปร่งใสกับลูกค้าของคุณก่อนที่คุณจะเริ่มโครงการ ถามคำถามให้ได้มากที่สุดเพื่อทำความเข้าใจโครงการอย่างครบถ้วน หากคุณรู้สึกว่าโครงการจะใช้เวลานานกว่าที่ลูกค้าต้องการ สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้พวกเขาทราบก่อนเริ่มต้น

ตัวอย่าง
Suzanna Haworth ผู้จัดการโครงการดิจิทัลอิสระต้องทนทุกข์ทรมานจากการคืบคลานของขอบเขตเมื่อทำงานในโครงการออกแบบเว็บไซต์ที่จัดการโดยหน่วยงานสองแห่ง

โครงการเริ่มต้นดูเหมือนตรงไปตรงมา Suzanna จะออกแบบส่วนหน้าของเว็บไซต์ ในขณะที่เอเจนซี่อื่นจะดูแลส่วนหลัง อย่างไรก็ตาม หน่วยงานอื่นไม่ได้คำนึงถึงการสร้างส่วนหน้าใหม่นอกเหนือจากโค้ดที่ล้าสมัย ซึ่งเพิ่มเวลาและความพยายามในการเปลี่ยนแปลงใหม่

ผลลัพธ์คือ กำหนดเส้นตายล่าช้าไปสองเดือน ลูกค้าไม่มีความสุข และทีมขาดแรงจูงใจ ซึ่งไม่ใช่ความผิดของเอเจนซี่หรือลูกค้า

Haworth ตระหนักดีว่าในกรณีนี้ หน่วยงานควรระบุการพึ่งพาโครงการกับบุคคลที่สามในขั้นต้น และผลกระทบเหล่านี้อาจส่งผลต่อขอบเขตโครงการอย่างไร การวางแผนความเสี่ยงนี้สามารถพูดคุยกับลูกค้า เพื่อให้พวกเขาเข้าใจถึงผลกระทบที่การมีส่วนร่วมของบุคคลที่สามอาจมีต่อโครงการ

3. จัดการกำหนดเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

จัดลำดับความสำคัญของภาระงานของทีมเพื่อให้แน่ใจว่าบรรลุเหตุการณ์สำคัญและกำหนดเวลา มีหลายแง่มุมที่คุณต้องการเพิ่มเสมอ แต่ให้ยึดติดกับขอบเขตของโครงการเมื่อทำงานเสร็จ

การจัดการทีมที่ดีเป็นสิ่งสำคัญเมื่อถึงกำหนดเส้นตาย ดังนั้นติดตามความคืบหน้าของงานและสร้างเหตุการณ์สำคัญสำหรับงานเล็กๆ ให้สำเร็จ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนทำตามกำหนดเวลา การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจะช่วยให้คุณติดตามสมาชิกในทีมและความคืบหน้าของแต่ละโครงการได้ เช่น ข้อเสนอของ Trello หรือ Wrike:

ตัวอย่าง
Jawfish Digital ติดตามทุกอย่างภายในโครงการที่กำหนดแม้ว่าจะไม่ใช่โครงการรายชั่วโมงก็ตาม:

เอเจนซียังทราบค่าใช้จ่ายสำหรับทรัพยากรภายนอก เช่น ค่าจ้างนักเขียนสัญญาหรือนักออกแบบกราฟิก ในการทำความเข้าใจว่าโครงการในอดีตที่คล้ายคลึงกันใช้เวลานานเท่าใด Jawfish Digital สามารถให้ใบเสนอราคาที่ถูกต้องและยังคงสร้างผลกำไรได้โดยการหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขต

หน่วยงานสามารถจัดการขอบเขตการคืบได้อย่างไรหากและเมื่อใดเกิดขึ้น

การจัดการการคืบคลานของขอบเขตมีความสำคัญต่อการทำให้แน่ใจว่าคุณดำเนินโครงการให้เสร็จทันเวลาและสร้างผลกำไร มีหลายวิธีในการจัดการ Scope Creep:

ถามลูกค้าว่าพวกเขาต้องการประมาณการสำหรับการเปลี่ยนแปลงหรือไม่

สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาประเภทโครงการและเลือกวิธีการคำนวณซึ่งคำนึงถึงขนาดของโครงการ หากคุณคำนวณการประมาณการของคุณอย่างแม่นยำ (และกรอกเอกสารขอบเขตโครงการแล้ว) คุณจะสามารถทำงานพิเศษ/ชั่วโมงให้เสร็จภายในงบประมาณโครงการ

ตัวอย่างเช่น หากคุณดำเนินการภายใต้วิธีการเรียกเก็บเงินแบบทรัพยากรและเวลา สิ่งสำคัญคือต้องหารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกับลูกค้าของคุณ หากมีการร้องขอ ด้วยวิธีนี้ พวกเขารู้ว่าการแก้ไขเพิ่มเติมต้องใช้เวลาและการทำงานเพิ่มเติม และเรียกเก็บเงินแยกต่างหาก

พูดคุยกับทีมของคุณ

โครงการที่ประสบกับขอบเขตการคืบน่าจะทำให้ทีมของคุณปวดหัวมาก การบรรยายสรุปทีมของคุณเพื่อให้พวกเขาทราบว่าเกิดอะไรขึ้นและช่วยให้พวกเขาคลายความเครียดจะช่วยเพิ่มแรงจูงใจ หลีกเลี่ยงการตำหนิผู้อื่นหรือลูกค้า สถานการณ์การคืบคลานของขอบเขตทั้งหมดคือโอกาสในการเรียนรู้ ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่คล้ายกันในอนาคต

พูดคุยกับลูกค้าของคุณ

สื่อสารกับลูกค้าของคุณในทุกขั้นตอนของการเดินทางโครงการ แสดงให้พวกเขาเห็นถึงความคืบหน้าที่คุณได้ทำและทำให้พวกเขาตระหนักถึงปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น ความสำเร็จของเอเจนซี่ขึ้นอยู่กับความโปร่งใสกับลูกค้าเพื่อเพิ่มความไว้วางใจและมั่นใจว่าพวกเขาพอใจกับโครงการที่เสร็จสมบูรณ์

การป้องกันและจัดการขอบเขตการคืบ

การหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตนั้นเป็นเรื่องที่ท้าทายเสมอ โครงการมีการเปลี่ยนแปลงตามธรรมชาติตลอดหลักสูตร และปัญหาที่ไม่คาดคิดก็เกิดขึ้น

อย่างไรก็ตาม การใช้กลยุทธ์เพื่อป้องกัน เช่น การบัญชีสำหรับปัญหาในต้นทุนโครงการ หรือการจัดเตรียมเอกสารขอบเขตโครงการจะช่วยให้คุณสามารถจัดการการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างมีประสิทธิภาพหากเกิดขึ้น

การเรียนรู้วิธีป้องกันและจัดการการคืบคลานของขอบเขตเป็นเพียงแง่มุมหนึ่งของการสร้างหน่วยงานที่ประสบความสำเร็จ หากต้องการค้นพบวิธีอื่นๆ ในการขยายหน่วยงานของคุณ ให้ลงทะเบียนสำหรับการสาธิต Instapage Enterprise ที่นี่