เทมเพลตการรายงานการขาย: รายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน

ดังนั้น คุณจึงถูกขอให้เขียนรายงานการขาย และคุณอาจสงสัยว่า “การรายงานการขาย? ฉันจะเริ่มจากตรงไหนดี?”

ไม่ต้องกังวล เราพร้อมให้ความช่วยเหลือ การรายงานการขายมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการแสดงให้คุณและองค์กรของคุณเห็นว่ามีการปฏิบัติตามโควต้าหรือไม่ วิธีการทำงานของทีมของคุณ และช่วยแนะนำความพยายามในการขายของทีมของคุณในอนาคต

มากถึง 48% ขององค์กรที่ด้อยประสิทธิภาพมีกระบวนการขายที่ไม่มีอยู่จริงหรือที่ไม่เป็นทางการ (B2B Sales Management) กระบวนการรายงานการขายที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้องค์กรของคุณปรับปรุงประสิทธิภาพและติดตามการเติบโตของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว นั่นคือเหตุผลที่เราเขียนบล็อกนี้ พร้อมด้วยเทมเพลตรายงานที่มีประโยชน์ เพื่อช่วยให้ทีมของคุณขายได้มากขึ้น ดีขึ้น เร็วขึ้น และอาจแข็งแกร่งขึ้น

รับคู่มือพื้นฐานสำหรับการสร้างลูกค้าเป้าหมาย ดาวน์โหลดฟรีวันนี้!

สารบัญ

วิธีการเขียนรายงานการขายในหกขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: รู้จักผู้ชมการรายงานของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: รวบรวมเมตริกการขายที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 3: เลือกกรอบเวลาการรายงานของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: ใช้กราฟิกและภาพประกอบ

ขั้นตอนที่ 5: ตัดความยุ่งเหยิงออก

ขั้นตอนที่ 6: เพิ่มบริบทให้กับข้อมูลของคุณ

เทมเพลตรายงานการขาย 3 ประเภท

การรายงานยอดขายรายวัน

รายงานยอดขายประจำสัปดาห์

การรายงานยอดขายประจำเดือน

บทสรุป

วิธีการเขียนรายงานการขายในหกขั้นตอนง่ายๆ

ในสองสามส่วนถัดไป ฉันจะสรุปหกขั้นตอนที่ง่ายต่อการปฏิบัติตามเพื่อช่วยคุณแบ่งย่อยกระบวนการรายงานการขาย 6 ขั้นตอนเหล่านี้จะนำคุณไปสู่การเลือกผู้ชม การรวบรวมเมตริก การรายงานสำหรับกรอบเวลา การใช้กราฟิก และการเพิ่มบริบทในท้ายที่สุด

ขั้นตอนที่ 1: รู้จักผู้ชมการรายงานของคุณ

ก่อนอื่น: สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าคุณกำลังเขียนรายงานให้ใคร ผู้จัดการฝ่ายขายต้องการข้อมูลที่แตกต่างจากพนักงานขายรายใหม่ เพื่อที่จะตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง พิจารณาว่าใครจะอ่านรายงานการขายนี้

ข้อมูลใดที่สำคัญที่สุดสำหรับพวกเขา?

ตัวอย่างเช่น บุคคลที่มีบทบาทผู้บริหารระดับสูงมักจะต้องการดูตัวเลขที่เกี่ยวข้องกับมูลค่าการลงทุนของพวกเขา เมื่อเทียบกับผลลัพธ์ที่วัดได้จากทีมขายของพวกเขา ในทางตรงกันข้าม ผู้จัดการฝ่ายขายที่รายงานต่อทีมขายอาจต้องการเน้นที่ความคืบหน้าในการพยากรณ์และประสิทธิภาพการทำงานของทีม

พนักงานขายยังสามารถได้รับประโยชน์จากการทำรายงานของตนเอง การรายงานเป็นประจำสามารถช่วยให้พนักงานขายปรับแต่งการเสนอขาย มุ่งเน้นความพยายามไปสู่เป้าหมายส่วนตัวและเป้าหมายของทีม และติดตามรายได้ของพวกเขา

การรู้ว่าใครจะอ่านรายงานของคุณจะช่วยให้คุณมีสมาธิกับข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อบทบาทของพวกเขา คิดออกว่าผู้อ่านต้องการอะไรจากคุณและส่งมอบมัน!

ขั้นตอนที่ 2: รวบรวมเมตริกการขายที่เกี่ยวข้อง

เมื่อคุณระบุผู้ชมได้แล้ว คุณสามารถมุ่งเน้นการรวบรวมข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากที่สุด ทั้งเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ ท้ายที่สุด การรายงานจะไม่สิ้นสุดเมื่อคุณระบุตัวเลขแล้ว การนำเสนอข้อมูลเชิงคุณภาพช่วยในการสร้างบริบทและส่งเสริมแนวโน้มและผลลัพธ์ ไม่ว่าจะดีหรือไม่ดี

หากคุณไม่เคยติดตามการขายมาก่อนหรือเพิ่งเริ่มต้น ให้เริ่มด้วยการถามตัวเองว่าคุณกำลังพยายามทำอะไรให้สำเร็จ การติดตามเมตริกการขายจะช่วยให้คุณตอบคำถามสำคัญๆ เช่น:

• คุณใกล้ชิดกับการปิดข้อตกลงเฉพาะแค่ไหน?
• ลูกค้าบางรายอยู่ในขั้นตอนใด
• ลีดที่ไม่มีเงื่อนไขของคุณมาจากไหน?
• เราจะดึงลูกค้าออกจากท่อได้อย่างไร?
• พนักงานขายคนไหนที่ทำงานได้ดีที่สุด? อันไหนที่ล้าหลัง?

Google ชีตและ Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้เริ่มต้นในการเรียนรู้วิธีจัดระเบียบข้อมูลการขายของคุณ แต่ถ้าคุณไม่ใช่วิซาร์ดสเปรดชีต ระบบแดชบอร์ดก็เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการเริ่มต้นการรายงานการขาย

การตั้งค่าแดชบอร์ดจะให้ข้อมูลการรายงานที่เป็นประโยชน์แก่คุณอย่างแน่นอน เช่น:

• นำร้อน
• ขั้นตอนของกระบวนการที่ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณกำลังนั่งอยู่
• อนาคตในไปป์ไลน์ของคุณ
• โทรออก
• การประชุมที่จองไว้
• ส่งอีเมลแล้ว

...และอีกมากมาย

ต้องการเรียนรู้วิธีลดความซับซ้อนมากกว่าการรายงานของคุณใช่หรือไม่ ตรวจสอบวิธีทำให้กระบวนการขายทั้งหมดเป็นแบบอัตโนมัติผ่านแดชบอร์ดการขายอัตโนมัติ

คลิกที่นี่เพื่อเรียนรู้วิธีทำให้กระบวนการขายของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ!

นอกจากนี้ โปรดจำไว้ว่าเป้าหมายของรายงานคือการสร้างภาพรวมของสิ่งที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่ง และจะช่วยให้คุณเข้าใจถึงสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นในอนาคต ข้อมูลที่คุณเลือกควรมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับผลลัพธ์ด้านประสิทธิภาพ การดำเนินการขายในแต่ละวัน และตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI)

การอ่านที่แนะนำ: วิธีเพิ่มดิจิทัลในการขายสื่อแบบเดิมของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: เลือกกรอบเวลาการรายงานของคุณ

คุณจะต้องการยัดเยียดทุกอย่างเข้าไป—อย่าเลย

น้อยมาก

การกำหนดกรอบเวลาจะช่วยให้คุณเลือกข้อมูลที่ถูกต้องในการรายงาน และช่วยให้เปรียบเทียบระหว่างช่วงเวลาต่างๆ ได้ง่ายขึ้น

รายงานของคุณควรเน้นที่วัตถุประสงค์ที่คุณพยายามบรรลุและตัวเลขที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับวัตถุประสงค์เหล่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าเป้าหมายของคุณคือการเพิ่มมูลค่าให้กับลูกค้าที่มีอยู่ คุณอาจต้องการยืดเวลาการโทรกับลูกค้าที่มีอยู่ในระหว่างการโทรรายสัปดาห์

ขั้นตอนที่ 4: ใช้กราฟิกและภาพประกอบ

การรวมกราฟิก เช่น แผนภูมิแท่งและกราฟเส้น สามารถลดความซับซ้อนของข้อมูลที่หนาแน่น และแสดงการเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไปได้อย่างรวดเร็ว คุณคงไม่อยากทำให้ผู้ชมของคุณหลับใหล และแทบไม่มีใครอยากดูสเปรดชีตนานเกินไป ไม่ว่าพวกเขาจะมีประโยชน์มากแค่ไหนก็ตาม ข้อมูลที่คุณนำเสนออาจไม่ใช่ความรู้ทั่วไปเสมอไป จึงต้องทำให้กระชับและเข้าใจได้ง่าย

แผนภูมิที่มีการจัดวางอย่างดีสามารถสร้างความแตกต่างในการที่พนักงานขายของคุณเปลี่ยนแปลงการกระทำของพวกเขาในอนาคต แผนภูมิแท่งอาจช่วยให้คุณเห็นภาพเป้าหมายเทียบกับความสำเร็จที่แท้จริง หรือแผนภูมิวงกลมอาจแสดงให้เห็นว่าแต่ละผลิตภัณฑ์มีส่วนช่วยในการขายโดยรวมอย่างไร

เพิ่มภาพประกอบที่เป็นประโยชน์ในรายงานของคุณและจะไม่เกิดความสับสนเมื่อคุณนำเสนอหมายเลขของคุณ นอกจากนี้ ใครๆ ก็ชอบเห็นเส้นเหล่านั้นขึ้นและลงทางขวา! ?

ขั้นตอนที่ 5: ตัดความยุ่งเหยิงออก

วิเคราะห์รายงานของคุณและตัดข้อมูลที่ไม่จำเป็น ไม่มีเหตุผลที่จะแบ่งปันข้อมูลกับผู้ที่ไม่ต้องการและจะไม่ใช้มัน ผู้ชมของคุณควรรู้สึกว่าคุณให้คุณค่ากับพวกเขาหลังจากอ่านรายงานของคุณแล้ว ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการดูและดึงข้อมูลที่สำคัญที่สุดเป็นเรื่องง่าย

ขั้นตอนที่ 6: เพิ่มบริบทให้กับข้อมูลของคุณ

การนำเสนอข้อมูลของคุณในสเปรดชีตเป็นสิ่งที่จำเป็น แต่การเพิ่มบริบทให้กับตัวเลขของคุณจะดึงดูดความสนใจของใครบางคนได้จริงๆ ตัวอย่างเช่น หากอัตราส่วน Conversion ของโอกาสในการขายลดลงจากเดือนก่อนหน้า สิ่งสำคัญคือต้องใช้โอกาสเพื่อหารือเกี่ยวกับคุณภาพของโอกาสในการขายที่เข้ามา หรือเหตุผลที่ลูกค้าเป้าหมายที่เข้ามาไม่ปิด

เชื่อมต่อข้อมูลกับประสิทธิภาพ

การแสดงตัวเลขเป็นสิ่งหนึ่ง แต่การอธิบายว่าทำไมตัวเลขเหล่านี้จึงมีความสำคัญต่อวัตถุประสงค์ในแต่ละวัน จะนำไปสู่รายงานที่มีข้อมูลมากขึ้นและผลลัพธ์ที่ทำกำไรได้มากขึ้นในอนาคต ตัวเลขของคุณเป็นพื้นฐาน แต่ขึ้นอยู่กับคุณที่จะวาดภาพประสิทธิภาพโดยรวมให้ชัดเจน ด้านใดที่เป็นปัญหา และสิ่งที่คุณจะปรับปรุงได้

การอ่านที่แนะนำ: หลักฐานการปฏิบัติงาน: การพิสูจน์ ROI ทางการตลาดให้กับลูกค้าธุรกิจในพื้นที่ของคุณ

เทมเพลตรายงานการขาย 3 ประเภท:

เมตริกและข้อมูลบางรายการอาจไม่พอดีกับกรอบเวลาที่กำหนดเสมอไป ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องทำความคุ้นเคยกับช่วงเวลาต่างๆ

การรายงานยอดขายรายวัน

หากต้องการจัดทำรายงานการขายรายวัน ให้เลือกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับความคืบหน้าในแต่ละวัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่รวมการปิดกิจการขององค์กรในรายงานรายวันของคุณ เนื่องจากตัวเลขดังกล่าวมักจะเป็นศูนย์บ่อยกว่านั้น ซึ่งจะเพิ่มความยุ่งเหยิงที่ไม่จำเป็นลงในรายงานของคุณ แต่ให้รวมข้อมูลลูกค้าเป้าหมายที่มาในวันนั้นด้วย

“ตัวขับเคลื่อนอันดับ 1 สำหรับทีมขายของคุณคือความสอดคล้องระหว่างค่าตอบแทน และพฤติกรรมที่คุณต้องการให้ทีมบรรลุเป้าหมายในแต่ละวัน” - Doug Campbell รองประธานฝ่ายรายได้

เกณฑ์บางประการที่คุณควรพิจารณารายงานคือ:

• เวลาพูดคุย
• โทรออก
• การประชุมที่จองไว้
• ส่งอีเมลแล้ว
• คุณภาพของลีด

คลิกที่นี่ เพื่อสำรวจเทมเพลตต่างๆ สำหรับการรายงานยอดขายรายวัน!

รายงานยอดขายประจำสัปดาห์

รายงานประจำสัปดาห์ช่วยในการติดตามและวัดประสิทธิภาพการทำงานของคุณทุกสัปดาห์ ช่วยให้คุณเห็นแนวโน้มเมื่อเวลาผ่านไปโดยไม่ต้องรอให้รายงานรายเดือนหมุนเวียน ผู้จัดการจะต้องดูกลยุทธ์การขาย ความสำเร็จ ชัยชนะในสัปดาห์นั้น และใครเป็นผู้นำในการขายและทำไม

เกณฑ์บางอย่างที่คุณต้องการรายงานคือ:

• รายได้รายสัปดาห์
• จำนวนลูกค้าใหม่ที่ได้รับในสัปดาห์นั้น
• เทียบตัวเลขสัปดาห์ก่อน
• ลูกค้านั่งอยู่ในขั้นตอนใด

คลิกที่นี่ เพื่อเข้าถึงเทมเพลตการรายงานยอดขายรายสัปดาห์!

การรายงานยอดขายประจำเดือน

รายงานการขายรายเดือนมีขึ้นเพื่อให้มุมมองที่กว้างขึ้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพการขายและแนวคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังสำหรับส่วนที่เหลือของไตรมาส การรายงานรายเดือนอาจเป็นช่วงเวลาแข่งขัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาว่าใครคือผู้ที่เข้าใกล้อันดับต้นๆ ของเดือน

เกณฑ์สำคัญที่ต้องรายงานคือ:

• จำนวนดีลที่ปิดลง
• จำนวนสัญญาในมือ
• จำนวนปิดในสถานที่
• วิธีทำให้ผู้คนเคลื่อนตัวผ่านท่อ

คลิกที่นี่เพื่อเรียกดูเทมเพลตต่างๆ สำหรับการรายงานยอดขายรายเดือน!

การอ่านที่แนะนำ: วิธีขายโฆษณาดิจิทัลด้วยรายงานภาพรวม

บทสรุป

ไปเลย! นั่นคือหกขั้นตอนที่ง่ายต่อการปฏิบัติตามเพื่อเริ่มรายงานการขาย สรุป คุณควรรู้จักผู้ฟัง รวบรวมข้อมูล เลือกกรอบเวลา ใช้ภาพประกอบที่ชัดเจน กระชับ และอย่าลืมเพิ่มบริบท อย่าเพิ่งถอดใจ นั่งลงตอนนี้และเริ่มเลย! ดูตัวอย่างการรายงานรวมถึงในบล็อกนี้เพื่อรับแนวคิดในการเริ่มต้นของคุณเอง ฉันขอท้าให้คุณตั้งค่าตัวเองด้วยแดชบอร์ดและเริ่มรายงานการขายของคุณวันนี้ มันจะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นเพื่อสิ่งที่ดีกว่าและช่วยให้คุณอยู่ในเส้นทาง