คำสั่งขายคืออะไร? และทำไมคุณควรดูแล?

ในธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งใน B2B (ธุรกิจกับธุรกิจ) คุณอาจเคยได้ยินเกี่ยวกับ คำสั่งขาย อย่างไรก็ตาม คุณเข้าใจเรื่องนี้จริงหรือไม่? มีคนจำนวนไม่มากที่สามารถพูดว่า " ใช่ " ได้อย่างแน่นอน

หลายคนอาจเข้าใจใบสั่งขายในบางแง่มุม แต่บางครั้งอาจเข้าใจผิดว่าเป็นเอกสารอื่นที่คล้ายคลึงกัน เช่น ใบสั่งซื้อ (PO) และใบแจ้งหนี้ รากของมันคือว่าพวกเขาไม่มีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับคำสั่งขาย

ดังนั้นคำสั่งขายคืออะไร? จะแยกความแตกต่างจากเอกสารอื่นได้อย่างไร? และจำเป็นในกระบวนการทางธุรกิจหรือไม่? บทความนี้จะอธิบายทั้งหมดให้ชัดเจน!

คำสั่งขายคืออะไร?

ใบสั่งขายหรือ SO เป็นคำที่นิยมในโลกของธุรกิจ มีการใช้กันอย่างแพร่หลายโดยฝ่ายต่างๆ เช่น ผู้ค้าส่ง ผู้ค้าปลีก ผู้ผลิต และซัพพลายเออร์

ใบสั่งขายเป็นเอกสารที่สร้างขึ้นโดยผู้ขายเพื่อยืนยันธุรกรรมที่ผู้ซื้อสั่งซื้ออีกครั้ง ใบสั่งขายนี้ ซึ่งจะถูกส่งไปยังผู้ซื้อในภายหลัง มักจะมีข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนสินค้าหรือบริการ คุณภาพ และราคา

ในทางกลับกัน ใบสั่งขายสามารถเข้าใจได้ว่าเป็นเอกสารภายในที่ผู้ขายทำขึ้น (บางครั้งเรียกว่าผู้ขาย) ด้วยตนเอง และบันทึกเป็นบันทึกในบริษัท ในใบสั่งขาย คุณจะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับวันที่และสถานที่สำหรับการส่งมอบผลิตภัณฑ์ วิธีการชำระบิล และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับระเบียบข้อบังคับและการขนส่งของแต่ละธุรกรรม ดังนั้นจึงเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับร้านค้าในการติดตามตัวเลขล่าสุดของคำสั่งซื้อที่พวกเขาปฏิบัติตาม

ใบสั่งขาย ใบสั่งซื้อ และใบแจ้งหนี้: อะไรคือความแตกต่าง?

ในธุรกิจ ไม่เพียงแต่มีใบสั่งขายแต่ยังมีใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ด้วย สามคนมีความคล้ายคลึงกันในบางแง่มุมที่ทำให้หลายคนโดยเฉพาะน้องใหม่เข้าใจผิดว่ากันและกัน

ตอนนี้ มาดูส่วนนี้เพื่อค้นหาความแตกต่างระหว่างพวกเขาและจดจำได้อย่างง่ายดาย

ใบสั่งขาย

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ใบสั่งขายคือเอกสารที่สร้างขึ้นเพื่อช่วยทั้งผู้ขายและผู้ซื้อในการยืนยันทุกอย่างในการทำธุรกรรม ตั้งแต่คุณภาพของผลิตภัณฑ์ไปจนถึงวิธีการจัดส่ง และช่วยให้ผู้ขายสามารถติดตามคำสั่งซื้อของตนได้

เมื่อคุณซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการ ใบสั่งขายจะถูกส่งถึงคุณเพื่อยืนยันว่าฝ่ายขายทั้งสองฝ่ายเข้าใจความต้องการของคุณอย่างถูกต้อง ดังนั้นทุกอย่างจึงเกิดขึ้นในทิศทางที่ถูกต้อง

ใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อหรือใบสั่งซื้อเป็นรายการสินค้าหรือบริการของผู้ซื้อแล้วส่งไปยังผู้ขาย ประกอบด้วยรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ต้องการซื้อจากผู้ขาย

คำสั่งประเภทนี้จะใช้ในตอนเริ่มต้นของกระบวนการซื้อเมื่อผู้ซื้อต้องการเริ่มการสนทนากับผู้ขายเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการได้รับ

ใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่สร้างขึ้นโดยผู้ขาย จะถูกส่งไปยังผู้ซื้อที่ซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการของตนแล้วและได้รับเต็มรูปแบบ ในใบแจ้งหนี้ ผู้ซื้อจะได้รับจำนวนเงินที่พวกเขาต้องจ่ายสำหรับสิ่งที่พวกเขาได้รับและขอให้พวกเขาวางบิล

เนื่องจากจุดประสงค์นี้ ผู้ขายจึงส่งใบแจ้งหนี้เมื่อสินค้าหรือบริการทั้งหมดมาถึงลูกค้าแล้วเท่านั้น

คำสั่งขาย vs ใบสั่งซื้อ

ความคล้ายคลึงกัน

• รวมรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการสำหรับการทำธุรกรรม
• บังคับให้ผู้ขายและผู้ซื้อปฏิบัติตามข้อมูลที่นั่นเมื่อผู้รับยอมรับ
• ใช้กันทั่วไปในการทำธุรกรรมของ B2B (ธุรกิจกับธุรกิจ) การทำธุรกรรม

ความแตกต่าง

ใบสั่งขายเทียบกับใบแจ้งหนี้

ความคล้ายคลึงกัน

• แม่ค้าส่งของจ้า
• มีรายละเอียดการสั่งซื้อ
• จัดส่งเมื่อผู้ซื้อได้รับสินค้า

ความแตกต่าง

ใบสั่งซื้อเทียบกับใบแจ้งหนี้

ความคล้ายคลึงกัน

• รวมรายละเอียดการทำรายการ เช่น ชื่อของสินค้าหรือบริการ ปริมาณและราคา
• ใช้โดยนักบัญชีหรือฝ่ายบัญชีเพื่อคำนวณการจัดซื้อและการขายเพื่อเก็บไว้เป็นบันทึก
• มีที่อยู่ของผู้ขายและผู้ซื้อ

ความแตกต่าง

ความสำคัญของคำสั่งขาย

ติดตามสินค้าคงคลัง

สำหรับฝ่ายขาย เช่น ผู้ขาย ผู้ขาย หรือซัพพลายเออร์ ใบสั่งขายมีบทบาทสำคัญในการสนับสนุนให้พวกเขาติดตามสินค้าคงคลังได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากในแต่ละใบสั่งขาย จะแสดงหมายเลข ชนิด ชื่อ และคุณภาพของสินค้าอย่างโปร่งใส ฝ่ายขายจะทราบรายละเอียดของสินค้าในสต็อก สินค้าในรายการครั้งก่อน ตลอดจนสินค้าที่ต้องซื้อ เพิ่มเติมในไม่กี่นาที

รับรองว่าทุกฝ่ายปฏิบัติตามข้อตกลง

หากผู้ขายยอมรับใบสั่งซื้อ แสดงว่าข้อตกลงระหว่างพวกเขากับผู้ซื้อมีผลผูกพันทางกฎหมาย ด้วยเหตุนี้ เมื่อคุณรู้สึกสับสนหรือคลุมเครือเกี่ยวกับข้อกำหนดบางอย่างในใบสั่งซื้อ ก็ถึงเวลาขอคำแนะนำจากที่ปรึกษากฎหมายของคุณ พวกเขาจะช่วยให้คุณกระจ่างก่อนตัดสินใจเซ็นสัญญาหรือไม่ เมื่อลงนาม คุณควรเก็บใบสั่งขายของคุณไว้เป็นหลักฐาน เนื่องจากจะเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถทำธุรกรรมให้เสร็จสิ้นตามข้อตกลงได้

ลดความเสี่ยงจากการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริงอันเป็นสาระสำคัญ

การแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริงอันเป็นสาระสำคัญเป็นความผิดพลาดที่เกิดจากความไม่ถูกต้องในการจัดทำงบการเงินที่มีผลกระทบต่อการตัดสินใจทางการเงินมากกว่า เนื่องจากมักถูกมองว่าเป็นแหล่งหลัก ดังนั้น การแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริงอันเป็นสาระสำคัญในรายงานทางการเงินสามารถนำไปสู่ผลเสียต่อบริษัทได้

ตัวอย่างเช่น เมื่อเกิดข้อผิดพลาดในใบแจ้งยอดสินค้าคงคลังที่สิ้นสุด กำไรจะถูกคำนวณอย่างไม่ถูกต้องเนื่องจากข้อผิดพลาดนี้ กรณีนี้จะร้ายแรงยิ่งขึ้นเมื่อธุรกิจของคุณกำลังได้รับการตรวจสอบ คุณสามารถถูกตั้งข้อหาฉ้อโกง

ด้วยเหตุนี้ ใบสั่งขายจึงเป็นส่วนสำคัญของธุรกรรมใดๆ จะบันทึกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดระหว่างการขายแต่ละครั้ง เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าโอกาสที่การแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริงอันเป็นสาระสำคัญจะลดลงอย่างมาก

กระบวนการสั่งซื้อขายมีลักษณะอย่างไร

ในความเป็นจริง กระบวนการทางธุรกิจมักจะเริ่มต้นด้วยฝ่ายซื้อ ลูกค้าเมื่อพวกเขาสร้างคำขอใบเสนอราคา (RFQ) และส่งไปยังผู้ขายหรือผู้ขาย ผู้ขายหลังจากได้รับ RFQ จากลูกค้า จะส่งใบเสนอราคาไปให้

ผู้ซื้อจะพิจารณาราคาของผลิตภัณฑ์หรือบริการผ่านใบเสนอราคา และหากมีราคาที่สามารถซื้อได้ ใบสั่งซื้อจะถูกส่งกลับไปยังผู้ขาย หลังจากนั้นผู้ขายจะอ่านใบสั่งซื้ออย่างละเอียด ในกรณีที่พวกเขายอมรับใบสั่งซื้อ ใบสั่งขายจะถูกสร้างขึ้นตามข้อมูลในใบสั่งซื้อ ใบสั่งขายนี้ช่วยให้ทั้งฝ่ายซื้อและฝ่ายขายยืนยันสิ่งที่จะเกี่ยวข้องกับธุรกรรมของตน

ถัดไป ผู้ขายจะผลิตหรือรวบรวมผลิตภัณฑ์และบริการที่จำเป็นทั้งหมด เช่น ในใบสั่งขาย บรรจุคำสั่งซื้อ และส่งไปยังที่อยู่ของลูกค้า เมื่อลูกค้าได้รับสินค้า บ่อยครั้งเมื่อมีการจัดส่งสินค้าเต็มจำนวน ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปยังผู้ซื้อเพื่อขอชำระเงิน

หากไม่มีปัญหา ลูกค้าจะวางบิลตามที่ระบุไว้ในใบกำกับสินค้า และธุรกรรมจะเสร็จสมบูรณ์

ดังที่เห็นได้จากกระบวนการทางธุรกิจข้างต้น ใบสั่งขายเป็นองค์ประกอบหลักที่รับผิดชอบในการทำให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมจะเข้าใจอย่างชัดเจน ส่งผลให้ลดอัตราการผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในการขายเนื่องจากขาดข้อมูลรายละเอียด

ตัวอย่างคำสั่งขาย

เจมส์เป็นผู้จัดการบริษัทขนาดใหญ่ เขามีหน้าที่รับผิดชอบในการกระจายสินค้าซึ่งเป็นภารกิจที่สำคัญเนื่องจากทำให้แน่ใจว่าสินค้าที่จัดส่งให้กับลูกค้าจะสมบูรณ์แบบเหมือนกับที่อยู่ในคลังสินค้า นอกจากนี้ยังช่วยให้เขาได้เปรียบมากขึ้น: เครื่องหมายวรรคตอนและสมาธิซึ่งใช้ทุกวัน

ในงานของเขา เขามักจะต้องจัดการกับคำสั่งซื้อจำนวนมากเพื่อระลึกไว้เสมอว่าเขาต้องทำทุกอย่างอย่างรอบคอบ เนื่องจากความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ของเขาอาจนำไปสู่ปัญหาใหญ่สำหรับบริษัทได้

เมื่อเร็ว ๆ นี้ บริษัทของเขาเพิ่งได้รับคำสั่งซื้อขนาดใหญ่ที่มีราคาสูง เขาจึงต้องระวังให้มากขึ้นกว่าเดิม เมื่อได้รับคำ สั่งขาย จากทีมขาย รวมถึงความต้องการของลูกค้าอย่างครบถ้วน เจมส์จะแบ่งปันกับพันธมิตรในทีมของเขา

หลังจากนั้น ใบสั่งขาย จะถูกส่งไปยังทีมงานคลังสินค้า ที่นั่นผู้คนจะรวบรวมสินค้าตามเอกสารที่เจมส์ส่งมาให้ เมื่อรวบรวมสินค้าเพียงพอ ผู้คนจะใส่ผลิตภัณฑ์เหล่านี้ทั้งหมดลงในพาเลทและย้ายไปยังทีมบรรจุภัณฑ์

งานหลักและงานเดียวของแผนกบรรจุภัณฑ์คือการรับประกันว่าผลิตภัณฑ์จะได้รับการคุ้มครองอย่างระมัดระวังในกระบวนการจัดส่ง ในการทำเช่นนั้น ผลิตภัณฑ์มักจะอยู่ในกล่องที่ปิดสนิทเพื่อป้องกันการกระแทก นอกจากนี้ยังใช้เป็นวิธีการขนส่งสินค้า นอกจากนี้ยังสามารถนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาดได้ เนื่องจากคุณสามารถเพิ่มสื่อการตลาดบางอย่างลงในแพ็คเกจได้ทั้งหมด

แน่นอน เมื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนทั้งหมดเหล่านี้ ผลิตภัณฑ์เหล่านี้จะถูกส่งกลับไปยังพาเลทใกล้ท่าเทียบเรือ และจะจัดส่งไปยังที่อยู่ของลูกค้าในวันถัดไป

อย่างไรก็ตาม สิ่งต่าง ๆ ไม่ได้เกิดขึ้นตามแผน: ผู้ซื้อต้องการเปลี่ยนแปลงบางอย่างและส่งการแก้ไขเพื่อซื้อ โชคดีที่บริษัทของเขาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นเขาจึงส่งการแก้ไขนี้ให้เพื่อนร่วมงานทันที พวกเขายังตอบสนองต่อเคสทันทีที่ได้รับเอกสาร และสามารถจัดส่งคำสั่งซื้อได้ทันเวลา

บทสรุป

ในระยะสั้น สามารถปฏิเสธได้ว่าใบสั่งขายเป็นองค์ประกอบสำคัญในกระบวนการทางธุรกิจ เข้าใจง่ายๆ ว่าเป็นเอกสารที่มีภารกิจยืนยันข้อมูลที่ได้ตกลงกันไว้แล้ว

ด้วยความช่วยเหลือของใบสั่งขาย คุณสามารถจัดการสินค้าคงคลังของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้อื่นไม่สามารถละเมิดสัญญา และป้องกันกรณีการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริงอันเป็นสาระสำคัญ