4 กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงเพื่อการดำเนินโครงการที่ประสบความสำเร็จ

ลองนึกภาพโอกาสโครงการใหม่ที่กำลังมาถึง คุณรวบรวมทีมของคุณและเตรียมแผนการคิดที่ดีเพื่อให้โครงการเสร็จสิ้นภายในกำหนดเส้นตาย คุณทำทุกอย่างเพื่อบรรลุวิสัยทัศน์โครงการของลูกค้าของคุณ ตั้งแต่การจัดสรรทรัพยากรไปจนถึงการกำหนดเป้าหมายเฉพาะให้กับสมาชิกในทีมโครงการ

แต่หลังจากผ่านไปสองสามสัปดาห์ แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้มากที่สุดอย่างหนึ่งของคุณจะถูกหยุดยาวเนื่องจากสถานการณ์ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ทำให้โครงการของคุณต้องหยุดชะงักไปชั่วขณะหนึ่ง นี่คือสิ่งที่ไม่มีใครคาดคิด ความเสี่ยงนี้ดูน่ากลัวสำหรับคุณหรือไม่? คุณไม่ได้อยู่คนเดียว!

ผู้จัดการโครงการหลายคนเช่นคุณพยายามหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่ไม่คาดคิด แต่ยังต้องเผชิญกับความเสี่ยง ความจริงก็คือทุกโครงการมีความเสี่ยงที่จะล้มเหลว ไม่ว่าคุณจะพยายามหลีกเลี่ยงมากแค่ไหนก็ตาม ความเสี่ยงที่ไม่คาดคิดอาจเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ ดังนั้นอย่าโทษตัวเอง ให้วางแผนล่วงหน้าเพื่อที่แผนโครงการของคุณจะไม่ล้มเหลว

ในบทความนี้ เราจะสำรวจสี่กลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงเพื่อช่วยเพิ่มโอกาสความสำเร็จของโครงการของคุณ แต่ก่อนอื่น มาทำความเข้าใจพื้นฐานของกลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงและเหตุใดจึงต้องมีกลยุทธ์ดังกล่าว

กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงคืออะไร?

กลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงคือกระบวนการในการระบุ ประเมิน และตอบสนองต่อความเสี่ยงของโครงการในเชิงรุก ก่อนที่มันจะก่อให้เกิดปัญหาร้ายแรงหรือส่งผลกระทบต่อไทม์ไลน์การเสร็จสิ้นของโครงการ กระบวนการนี้ยังเกี่ยวข้องกับการอัปเดตและทบทวนการประเมินความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอโดยพิจารณาจากข้อมูลใหม่หรือการดำเนินการที่ดำเนินการ

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องมีแผนการจัดการความเสี่ยงขององค์กรเพื่อระบุ ประเมิน และควบคุมความเสี่ยง ด้วยการติดตามความเสี่ยงอย่างใกล้ชิด คุณสามารถพัฒนาแผนบรรเทาผลกระทบเพื่อลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากความเสี่ยง

คุณควรรวมกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงเมื่อใด

กระบวนการจัดการโครงการเกี่ยวข้องกับการวางแผนโครงการ การดำเนินการ ตรวจสอบและควบคุม และการปิด เมื่อพูดถึงวิธีการจัดการความเสี่ยง ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้รวมไว้ในช่วงเริ่มต้น (เช่น การวางแผน) เพราะยังมีเวลาที่จะทำการปรับเปลี่ยนและปรับแต่งสิ่งต่างๆ ซึ่งช่วยให้ตอบสนองต่อความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในเชิงรุกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม คุณต้องเข้าใจด้วยว่าอาจเป็นไปไม่ได้เสมอไปที่จะรวมกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงทั้งหมดไว้ในช่วงเริ่มต้น เนื่องจากมีองค์ประกอบที่เคลื่อนไหวหลายอย่างที่เกี่ยวข้อง

สำหรับกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงแต่ละข้อที่กล่าวถึงด้านล่าง เราได้รวมปัจจัยสองสามประการไว้เพื่อช่วยคุณตัดสินใจเวลาที่เหมาะสมในการใช้กลยุทธ์นี้

เป็นแผนที่ใช้เพื่อป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นตั้งแต่แรก แผนการหลีกเลี่ยงความเสี่ยงมักจะรวมถึงการเปลี่ยนไทม์ไลน์หรือขอบเขตของโครงการ หรือการจ้างพนักงานเพิ่มเพื่อจัดการปัญหา กลยุทธ์นี้ช่วยลดโอกาสของความเสี่ยงที่สำคัญใดๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างอายุโครงการ

ทำไมต้องรวมการหลีกเลี่ยงความเสี่ยงด้วย?

การป้องกันย่อมดีกว่าการรักษาเสมอ ด้วยการหลีกเลี่ยงความเสี่ยง คุณสามารถลดความเสี่ยงของโครงการที่อาจเกิดขึ้นได้โดยการวางแผนล่วงหน้า และพัฒนาแผนฉุกเฉินเพื่อบรรเทาความเสี่ยงเหล่านั้น

การจัดการความเสี่ยงมีราคาถูกลงและใช้เวลาน้อยลงก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาร้ายแรงที่สร้างความเสียหายไปแล้ว ด้วยการคาดการณ์ถึงความเสี่ยงและวางแผนรับมือกับความเสี่ยงเหล่านี้ คุณลดความเสี่ยงที่จะรบกวนกำหนดการของโครงการให้เหลือน้อยที่สุด

ควรหลีกเลี่ยงความเสี่ยงเมื่อใด

ขึ้นอยู่กับโครงการเฉพาะของคุณและความเสี่ยงเฉพาะ อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไป ให้ลองรวมกลยุทธ์การหลีกเลี่ยงความเสี่ยงโดยเร็วที่สุด ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงให้เหลือน้อยที่สุดตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ

ปัจจัยที่ต้องพิจารณาเมื่อตัดสินใจว่าจะรวมกลยุทธ์การหลีกเลี่ยงความเสี่ยงไว้ในโครงการของคุณหรือไม่:

• โอกาสที่จะเกิดความเสี่ยง
• ความรุนแรงของผลที่อาจเกิดขึ้นหากมีความเสี่ยงเกิดขึ้น
• ต้นทุนและความเป็นไปได้ของการนำกลยุทธ์การหลีกเลี่ยงความเสี่ยงไปใช้
• ผลกระทบของกลยุทธ์การหลีกเลี่ยงความเสี่ยงต่อกำหนดการโครงการและงบประมาณ

เป็นกลยุทธ์ที่ใช้ในการลดผลกระทบด้านลบของความเสี่ยงในโครงการ แผนการลดความเสี่ยงรวมถึงการกำหนดขั้นตอนและโปรโตคอลที่ชัดเจน การพัฒนาแผนสำรองสำหรับความเสี่ยงที่ไม่คาดคิด และการระบุและบรรเทาความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในช่วงต้นของขั้นตอนการวางแผนโครงการ

ทำไมต้องรวมการลดความเสี่ยง?

กลยุทธ์การลดความเสี่ยงช่วยให้มั่นใจได้ถึงการระบุและจัดการกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะก่อให้เกิดปัญหาร้ายแรง การรวมกลยุทธ์นี้ในแผนโครงการของคุณหมายถึงการลดโอกาสที่สิ่งผิดปกติจะเกิดและทำลายความสำเร็จของโครงการของคุณ

โดยการลดความรุนแรงของความเสี่ยง คุณลดผลกระทบด้านลบ ซึ่งจะทำให้โครงการของคุณเป็นไปตามกำหนดเวลา คุณนำหน้าปัญหาและควบคุมโครงการโดยการวางแผนสำหรับความเสี่ยงต่างๆ และการตอบสนองที่เหมาะสม

ควรรวมการลดความเสี่ยงเมื่อใด

ไม่มีคำตอบเดียวสำหรับคำถามนี้ ขึ้นอยู่กับโครงการเฉพาะและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง อย่างไรก็ตาม ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าผู้จัดการโครงการควรรวมกลยุทธ์นี้ไว้โดยเฉพาะในระหว่างกระบวนการวิเคราะห์ความเสี่ยงเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

คำถามที่ถามเมื่อตัดสินใจว่าจะรวมกลยุทธ์การลดความเสี่ยงในโครงการของคุณหรือไม่:

• ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นคืออะไร และมีโอกาสเกิดขึ้นมากน้อยเพียงใด
• อะไรคือผลที่ตามมาของเหตุการณ์ความเสี่ยงที่เกิดขึ้น?
• ลงทุนเงินและเวลาเท่าไหร่เพื่อลดความเสี่ยง?
• มีกลยุทธ์การลดความเสี่ยงที่มีอยู่ที่สามารถใช้ได้หรือไม่?

ตามความหมายของชื่อ มันคือกระบวนการถ่ายโอนความเสี่ยงจากหน่วยงานหนึ่งไปยังอีกองค์กรหนึ่ง โดยปกติจะทำผ่านการเจรจาสัญญา กรมธรรม์ประกันภัย หรือวิธีการอื่นๆ ด้วยการถ่ายโอนความเสี่ยง องค์กรต่างหวังที่จะปกป้องตนเองจากความสูญเสียที่เกี่ยวข้องที่อาจเกิดขึ้น

ทำไมต้องรวมการโอนความเสี่ยง?

การจัดการความเสี่ยงอย่างดีถือเป็นหนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุดของโครงการที่ประสบความสำเร็จ การโอนความเสี่ยงให้อีกฝ่ายหนึ่ง คุณสามารถบรรเทาผลกระทบต่อโครงการได้หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น ปกป้องโครงการจากความสูญเสียหรือความพ่ายแพ้ที่อาจเกิดขึ้น

การโอนความเสี่ยงยังช่วยลดความเสี่ยงและความรับผิดทางการเงินสำหรับธุรกิจของคุณ มันเร่งความเร็วของโครงการโดยรวมโดยกำจัดความไม่แน่นอนหรือความกำกวม

ควรรวมการโอนความเสี่ยงเมื่อใด

อีกครั้งไม่มีคำตอบที่ชัดเจนสำหรับคำถามนี้ มันแตกต่างกันไปตามโครงการและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง อย่างไรก็ตาม ขอแนะนำให้รวมกลยุทธ์การถ่ายโอนความเสี่ยงโดยเร็วที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระหว่างขั้นตอนการวางแผน ซึ่งจะช่วยให้คุณดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อลดหรือขจัดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

ปัจจัยที่ต้องพิจารณาเมื่อตัดสินใจว่าจะรวมกลยุทธ์การโอนความเสี่ยงไว้ในโครงการของคุณหรือไม่:

• ความน่าจะเป็นของความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น
• ข้อกำหนดหรือข้อจำกัดทางกฎหมายที่บังคับใช้ใดๆ
• ตัวเลือกสำหรับการโอนความเสี่ยง
• ความเสี่ยงและประโยชน์ของการไม่โอนความเสี่ยง

กลยุทธ์นี้หมายถึงการตัดสินใจของผู้จัดการโครงการที่จะยอมรับหรือปฏิเสธความเสี่ยง ทางเลือกเกิดขึ้นจากหลายสาเหตุ รวมถึง (แต่ไม่จำกัดเพียง) ความเสี่ยงที่ไม่คุ้มที่จะดำเนินการ มีความน่าจะเป็นต่ำและมีผลกระทบอย่างมาก และไม่มีวิธีใดที่จะลดความเสี่ยงนี้ได้

เหตุใดจึงต้องยอมรับความเสี่ยง

การยอมรับความเสี่ยงแสดงว่าคุณยอมรับว่ามีความเสี่ยงและอาจส่งผลกระทบต่อโครงการได้ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถวางมาตรการบรรเทาผลกระทบและแผนฉุกเฉินเพื่อจัดการกับมันได้หากเกิดขึ้น การยอมรับความเสี่ยงยังช่วยให้คุณมุ่งความสนใจไปที่ด้านบวกของโครงการของคุณได้มากขึ้น ในขณะที่ยังคงเตรียมพร้อมสำหรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

ควรรวมการยอมรับความเสี่ยงเมื่อใด

เวลาทั่วไปในการใช้การยอมรับความเสี่ยงในการจัดการโครงการคือระหว่างขั้นตอนการวางแผน นี่คือเวลาที่คุณตัดสินใจว่าจะรับความเสี่ยงใดและจะจัดการกับความเสี่ยงเหล่านี้อย่างไร อีกช่วงหนึ่งคือช่วงการตรวจสอบและควบคุม นี่คือเมื่อคุณมั่นใจว่าความเสี่ยงที่ยอมรับทั้งหมดได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม

ปัจจัยที่ต้องพิจารณาเมื่อตัดสินใจว่าจะรวมกลยุทธ์การยอมรับความเสี่ยงในโครงการของคุณหรือไม่:

• ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากความเสี่ยงหากเกิดขึ้น
• ความพร้อมใช้งานของกลยุทธ์การลดความเสี่ยงอื่น ๆ
• เงินและเวลาที่ใช้ในการบริหารความเสี่ยงในโครงการ

วิดีโอนี้สำรวจข้อดีและข้อเสียของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยงเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจว่าเครื่องมือนี้เหมาะกับความต้องการของโครงการของคุณหรือไม่

วิธีการสำรวจ

การสำรวจผู้ใช้ Project Management User Survey ของ Capterra ดำเนินการในเดือนมีนาคม พ.ศ. 2564 จากผู้จัดการโครงการ 422 รายในสหรัฐฯ โดย 367 รายเป็นผู้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เพื่อค้นหาว่าใครกำลังใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ คุณลักษณะที่พวกเขาใช้หรือไม่ และต้องการ ใช้แล้วเห็นผลจากการลงทุนอย่างไร ผู้ตอบแบบสำรวจที่มีคุณสมบัติเหมาะสมคือผู้มีอำนาจตัดสินใจหรือมีส่วนร่วมอย่างมากกับการจัดการโครงการในแต่ละวันในองค์กรของตน เราตั้งคำถามเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ตอบแต่ละคนเข้าใจความหมายและหัวข้อที่เกี่ยวข้องอย่างเต็มที่