4 ขั้นตอนในการสร้างกระบวนการบริหารความเสี่ยงโครงการที่มีประสิทธิภาพ

ไม่ว่าคุณจะมีประสบการณ์แค่ไหนในฐานะผู้จัดการโครงการหรือวางแผนงานโครงการได้ดีเพียงใด สิ่งต่างๆ ก็ยังผิดพลาดได้ มีความเสี่ยงบางอย่างที่คุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงหรือจัดการได้ทั้งหมด และนี่ก็เป็นส่วนเสริมของงานหลักของคุณในการรักษาโครงการให้เป็นไปตามเป้าหมายเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

ดังนั้นคุณจะจัดการกับความเสี่ยงของโครงการที่ไม่คาดคิดได้อย่างไร? การวางแผนความเสี่ยงคือทางออก

การวางแผนความเสี่ยงเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของโครงการ คุณไม่สามารถหยุดทุกปัญหาได้ แต่คุณสามารถเตรียมพร้อมสำหรับปัญหาเหล่านี้ล่วงหน้าเพื่อไม่ให้กำหนดการของโครงการของคุณถูกรบกวน

หากคุณไม่ทราบว่าจะเริ่มต้นจากที่ใดในการบริหารความเสี่ยงของโครงการ แสดงว่าคุณมาถูกที่แล้ว ในบล็อกนี้ เราแสดงรายการสี่ขั้นตอนในการตั้งค่ากระบวนการจัดการความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจว่าโครงการของคุณจะแล้วเสร็จตรงเวลาและมีประสิทธิภาพสูงสุด แต่ก่อนอื่น มาเรียนรู้พื้นฐานกันก่อน!

กระบวนการบริหารความเสี่ยงคืออะไร และเหตุใดจึงจำเป็น

กระบวนการบริหารความเสี่ยงเป็นขั้นตอนที่สำคัญในการจัดการโครงการ ช่วยระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและวางแผนเพื่อแก้ไขปัญหาก่อนที่จะก่อให้เกิดปัญหาร้ายแรงและความล้มเหลวของโครงการในที่สุด

กระบวนการนี้มักเกี่ยวข้องกับการระบุความเสี่ยง การประเมิน การตอบสนอง การติดตาม และการรายงาน สำหรับโครงการส่วนใหญ่ กระบวนการจัดการความเสี่ยงจะช่วยจัดการกับความเสี่ยงสามประเภท: ด้านเทคนิค องค์กร และภายนอก

• ความเสี่ยงด้านเทคนิค: นี่คือความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงความล้มเหลวในการออกแบบหรือการก่อสร้าง ปัญหาเกี่ยวกับซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์ หรือปัญหาด้านความปลอดภัยของข้อมูล
• ความเสี่ยงของ องค์กร : ความเสี่ยงเหล่านี้มาจากภายในบริษัทของคุณ ตัวอย่างเช่น เมื่อสมาชิกในทีมโครงการลาออกหรือเมื่อธุรกิจของคุณไม่มีเงินทุนเพียงพอ
• ความเสี่ยงภายนอก: ความเสี่ยง เหล่านี้มาจากภายนอกองค์กรของคุณ ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ ภัยธรรมชาติ ความผันผวนของตลาด ความไม่มั่นคงทางเศรษฐกิจ และโรคระบาด

เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของคุณทำงานได้ดีและบรรลุเป้าหมาย จำเป็นต้องมีกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยง จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงหรือลดผลกระทบด้านลบที่ความเสี่ยงอาจมี

ทุกโครงการมีความเสี่ยง สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจและระบุความเสี่ยงที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ และดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อจัดการและลดความเสี่ยงก่อนที่จะกลายเป็นเรื่องใหญ่เกินกว่าจะรับมือได้ มีหลายวิธีในการระบุความเสี่ยง แต่ควรใช้เทคนิคที่เหมาะกับโครงการของคุณมากที่สุด

ต่อไปนี้เป็นเทคนิคการระบุความเสี่ยงเพื่อกำหนดและประเมินความเสี่ยงของโครงการที่อาจเกิดขึ้น:

• มีการประชุมระดมความคิด ร่วมกับทีมงานโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องเพื่อระดมความคิดเกี่ยวกับสถานการณ์ความเสี่ยง วิธีนี้ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและเข้าใจถึงสิ่งที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการ หากความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นเป็นรูปเป็นร่าง แสดงว่าคุณได้คิดแผนการที่จะแก้ไขแล้ว โดยส่วนใหญ่แล้ว
• ใช้เมทริกซ์ความเสี่ยง เป็นเครื่องมือที่ประเมินความน่าจะเป็น (ต่ำ ปานกลาง สูง) และผลกระทบ (ต่ำ ปานกลาง สูง) ของแต่ละความเสี่ยง เพื่อช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่ปัญหาที่น่าจะเป็นไปได้มากที่สุด และวางแผนขั้นตอนสำหรับการลดความเสี่ยง
• รักษาทะเบียนความเสี่ยง โดยการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับความเสี่ยงแต่ละอย่าง (เช่น คำอธิบาย ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น และความน่าจะเป็น) การลงทะเบียนความเสี่ยงจะช่วยติดตามว่าภัยคุกคามใดได้รับการระบุและดำเนินการใดเพื่อบรรเทาความเสี่ยงเหล่านั้น
• ทำการ วิเคราะห์ SWOT ด้วยการประเมินจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และภัยคุกคามของโครงการของคุณ คุณสามารถพิจารณาความเสี่ยงทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้นและวางแผนขั้นตอนเพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยงได้
• ใช้ประโยชน์จากแผนภาพเหตุและผล การประเมินสาเหตุและผลกระทบของความเสี่ยงที่เป็นไปได้แต่ละอย่าง ทำให้คุณสามารถระบุปัญหาของโครงการที่อาจเกิดขึ้นซึ่งคุณอาจไม่ได้พิจารณาเป็นอย่างอื่น

เมื่อคุณระบุความเสี่ยงที่เป็นไปได้ทั้งหมดแล้ว ก็ถึงเวลาประเมินว่าจะส่งผลต่อโครงการของคุณอย่างไร ขั้นตอนนี้เรียกว่าการวิเคราะห์ความเสี่ยง และช่วยให้ทราบว่าควรจัดลำดับความสำคัญของภัยคุกคามโครงการใดและควรดำเนินการอย่างไร มันเกี่ยวข้องกับการทำความเข้าใจผลที่ตามมาของเหตุการณ์ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นแต่ละครั้ง

การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพกับการวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงปริมาณ

---

การวิเคราะห์ความเสี่ยง เชิงคุณภาพ เป็นกระบวนการเชิงอัตวิสัยที่ช่วยประเมินวิกฤตโครงการตามระดับความเป็นไปได้และผลกระทบ ใช้เพื่อจัดลำดับความสำคัญความเสี่ยงของโครงการและมักใช้เมื่อมีข้อมูลความเสี่ยงเพียงเล็กน้อยหรือภัยคุกคามนั้นยากที่จะหาปริมาณ

การวิเคราะห์ความเสี่ยง เชิงปริมาณ อาศัยข้อมูลเป็นอย่างมาก และมักใช้เมื่อประเมินความเสี่ยงได้ง่าย ผู้เชี่ยวชาญมักเป็นผู้ดำเนินการตัดสินใจเกี่ยวกับการตอบสนองต่อความเสี่ยงของโครงการ วิธีการวิเคราะห์ความเสี่ยงนี้กำหนดค่าตัวเลขให้กับโอกาสและผลกระทบ จากนั้นจึงใช้แบบจำลองทางคณิตศาสตร์เพื่อคำนวณความเสี่ยงทั้งหมดของโครงการ

ต่อไปนี้เป็นสี่วิธีในการประเมินความเสี่ยงอย่างถูกต้อง:

1. ความน่าจะเป็นของ ความเสี่ยงและเมทริกซ์ผลกระทบ: เมท ริกซ์นี้ช่วยจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงโดยการประเมินแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นและความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการของคุณ
2. การจัดอันดับความเสี่ยง: วิธีนี้จะจัดอันดับความเสี่ยงตามความรุนแรง เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ปัญหาที่สำคัญที่สุดของโครงการก่อน
3. แผนที่ความร้อนความเสี่ยง: แผนที่นี้แสดงภาพความเสี่ยงที่มีแนวโน้มว่าจะส่งผลเสียต่อโครงการของคุณมากที่สุด
4. โครงสร้างการแบ่งความเสี่ยง: ช่วยให้คุณแบ่งความเสี่ยงออกเป็นหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อย เพื่อให้คุณเข้าใจและประเมินความเสี่ยงได้ดียิ่งขึ้น

หลังจากระบุและประเมินความเสี่ยงแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างแผนรับมือเพื่อบรรเทาความเสี่ยง แผนการรับมือที่มีรายละเอียดชัดเจนจะระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและกำหนดว่าแต่ละแผนจะได้รับการจัดการอย่างไร นอกจากนี้ยังจะระบุด้วยว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนในกระบวนการตอบสนอง ด้วยวิธีนี้ ทุกคนที่เกี่ยวข้องรู้บทบาทของตนเองและสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว

ภาพด้านล่างเน้นเคล็ดลับในการใช้แผนการตอบสนองเพื่อจัดการเหตุการณ์ความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพ:

กระบวนการจัดการความเสี่ยงไม่ใช่งาน "ตั้งค่าแล้วลืม" ดังนั้นคุณต้องติดตามอย่างสม่ำเสมอ ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการนี้คือเพื่อให้แน่ใจว่าคุณรับทราบและควบคุมช่องโหว่ของโครงการที่ระบุทั้งหมด ซึ่งรวมถึงการใช้มาตรการลดความเสี่ยง การติดตามและการรายงานสถานะความเสี่ยง และการป้องกันภัยคุกคามเพิ่มเติม

การติดตามและควบคุมความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอช่วยดำเนินการตามแผนตอบสนองตามแผนที่วางไว้ นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจว่าความเสี่ยงใหม่ ๆ ได้รับการพิจารณาและความเสี่ยงที่มีอยู่จะถูกควบคุม

มาพูดคุยกันถึงมาตรการสองสามอย่างในการติดตามและควบคุมความเสี่ยง:

• ทำการวิเคราะห์แนวโน้ม ระบุรูปแบบหรือแนวโน้มในข้อมูลความเสี่ยงและระบุอันตรายที่อาจเกิดขึ้นที่อาจพลาดไป
• ดำเนินการตรวจสอบความเสี่ยง ประเมินประสิทธิภาพโดยรวมของกระบวนการจัดการความเสี่ยงของคุณและระบุด้านที่ต้องปรับปรุง
• ใช้การจำลองความเสี่ยง ทดสอบสถานการณ์ความเสี่ยงของโครงการต่างๆ (เช่น จะเกิดอะไรขึ้นหากซัพพลายเออร์ล้มเหลวในการส่งมอบส่วนประกอบที่สำคัญ) และตรวจสอบว่าสิ่งเหล่านี้ส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์ของโครงการของคุณอย่างไร
• ดำเนินการตามแผนการจัดการความเสี่ยง ลดความไม่แน่นอนของโครงการที่อาจเกิดขึ้น
• ปรับการควบคุมความเสี่ยง ขณะที่โครงการดำเนินไป ให้ปรับมาตรการควบคุมความเสี่ยง เช่น การเพิ่มหรือลดความถี่ในการติดตามตามการเปลี่ยนแปลงแนวความเสี่ยงของโครงการ

นำทุกอย่างมารวมกันเพื่อให้โครงการของคุณปราศจากความเสี่ยง

วิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันไม่ให้ความเสี่ยงของโครงการกลายเป็นปัญหาจริงคือการมีกระบวนการจัดการความเสี่ยงที่ดี ขั้นตอนที่เราพูดคุยกันสามารถช่วยลดโอกาสของความประหลาดใจที่น่ารังเกียจในแผนงานโครงการของคุณ นอกจากนี้ยังสามารถรับประกันว่าโครงการของคุณจะเป็นไปตามแผนและให้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ เดินหน้าเลย นำกระบวนการจัดการความเสี่ยงของคุณไปปฏิบัติและเฉลิมฉลองความสำเร็จของโครงการ!