วิธี (ซ้ำ) จัดลำดับความสำคัญของงานของคุณ

เป็นเรื่องง่ายที่จะเกิดความเครียดในโลกที่พลุกพล่านซึ่งรายการสิ่งที่ต้องทำดูเหมือนจะยาวขึ้นเท่านั้น และการเล่นกลงานทั้งหมดก็ให้ความรู้สึกเหมือนเป็นกีฬาผาดโผน

ข้อดีคือ งานบางงานไม่เท่ากัน งานบางงานเท่าเทียมกันมากกว่างานอื่น คุณคิดว่าลำดับความสำคัญของคุณคืออะไร? งานใดของคุณมีความเท่าเทียมกันมากกว่างานอื่น ๆ ? วิธีที่ดีที่จะไม่ถูกครอบงำคือจัดลำดับความสำคัญ ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะจัดลำดับความสำคัญของคุณ เช่น งาน สุขภาพ ชีวิตส่วนตัว ฯลฯ

ในบทความนี้ เราจะเน้นที่ลำดับความสำคัญของงานและวิธีจัดลำดับความสำคัญของงาน นอกจากนี้ เราจะพูดถึงสัญญาณที่คุณอาจต้องจัดลำดับความสำคัญใหม่ และวิธีดำเนินการดังกล่าว

ความแตกต่างระหว่างลำดับความสำคัญและเป้าหมาย

ก่อนที่เราจะพูดถึงการจัดลำดับความสำคัญ (อีกครั้ง) เราต้องชี้แจงความแตกต่างระหว่างเป้าหมายและลำดับความสำคัญ เนื่องจากมักใช้สลับกันได้ พวกเขาจับมือกัน แต่ก็เป็นสองสิ่งที่แตกต่างกัน

เป้าหมายคือสิ่งที่เป็นรูปธรรมที่คุณต้องการทำให้สำเร็จ ในขณะที่ลำดับความสำคัญคือสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณและสิ่งที่คุณทุ่มเทเวลาส่วนใหญ่ไป

ตัวอย่างเช่น หากเป้าหมายของคุณผ่านการสอบที่ยาก ลำดับความสำคัญของคุณก็คือการเรียน หากเป้าหมายของคุณคือการได้รับการเลื่อนตำแหน่งในที่ทำงาน ลำดับความสำคัญของคุณก็คือการทำงานอย่างหนักเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดทั้งหมด หากเป้าหมายคือการเพิ่มยอดขาย ลำดับความสำคัญอาจเป็นการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่หรือคิดกลยุทธ์ใหม่ร่วมกับทีมขาย

วิธีจัดลำดับความสำคัญ101

การจัดลำดับความสำคัญของงานหนึ่งมากกว่างานอื่นไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้างานทั้งสองมีความสำคัญ และเมื่อมีงานหลายอย่างเข้ามาเกี่ยวข้อง มันอาจจะค่อนข้างท่วมท้น
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางส่วนที่สามารถช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญได้โดยตรงโดยไม่ต้องกังวลใจ

สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำหลัก

หยิบกระดาษ / เปิดเอกสารเปล่าแล้วเขียนรายการงานทั้งหมดของคุณทั้งเล็กและใหญ่ รวบรวมสิ่งที่ต้องทำเล็กๆ น้อยๆ ทั้งหมดของคุณโดยขีดเขียนลงบนกระดาษแบบสุ่ม เขียนในแอป Notes บนโทรศัพท์ของคุณ จับภาพหน้าจอ หรือจดบันทึกไว้ในเครื่องมือวางแผนของคุณ ง่ายกว่าเมื่อคุณมีงานทั้งหมดต่อหน้าคุณในรายการสิ่งที่ต้องทำหลักเดียว

หลังจากที่คุณจดทุกอย่างลงไปแล้ว ให้ดูรายการสิ่งที่ต้องทำขนาดใหญ่และค่อยๆ ลงมือทำมันอย่างไตร่ตรอง แบ่งออกเป็นเป้าหมายรายเดือน รายสัปดาห์ และรายวัน เลือกงานที่สำคัญที่สุดสองสามงานสำหรับเดือนนั้น และแบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็กๆ สำหรับสิ่งที่ต้องทำประจำสัปดาห์และรายวันของคุณ นอกจากนี้ยังมีเทมเพลตรายการสิ่งที่ต้องทำมากมายหากคุณต้องการทำให้กระบวนการเร็วขึ้นและง่ายขึ้น

เก็บรายการของคุณไว้ที่ไหนสักแห่งที่มองเห็นได้

หลังจากที่คุณสร้างรายการของคุณแล้ว ให้วางไว้ในที่ที่มองเห็นได้ – ควรวางไว้ที่ใดที่หนึ่งตรงหน้าคุณ เพื่อที่คุณจะได้ดูบ่อยๆ คุณสามารถติดมันกับแล็ปท็อปหรือผนังหน้าโต๊ะทำงานของคุณ เช่น ลูกพี่ลูกน้องที่น่าเบื่อของบอร์ดวิชั่นบอร์ด

การมีรายการสิ่งที่ต้องทำในพื้นที่ที่มองเห็นจะทำให้คุณมีสมาธิและมีแรงจูงใจที่จะข้ามสิ่งต่างๆ ออกไปโดยเร็วที่สุด

ทำทีละอย่างเท่านั้น

ฉันรู้ว่ามันอาจจะน่าดึงดูดใจ แต่อย่าทำหลายอย่างพร้อมกัน คุณจะไม่ทำงานให้เสร็จลุล่วงในเวลาน้อยลง – คุณจะจบลงด้วยงานที่เสร็จไปเพียงครึ่งเดียว การทำงานทีละอย่าง ทำงานให้เสร็จลุล่วง และจากนั้นไปยังงานถัดไปจะมีประสิทธิภาพมากกว่ามาก

คิดถึงสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณอย่างแท้จริง

ไม่ชัดเจนเสมอไปว่างานใดที่คุณควรจัดลำดับความสำคัญ หากต้องการเชี่ยวชาญศิลปะการจัดลำดับความสำคัญ คุณต้องไตร่ตรองตนเอง ในการมองสิ่งต่าง ๆ ในมุมมอง มักจะช่วยถามตัวเองว่า อะไรที่สำคัญที่สุดที่ฉันสามารถทำได้ในวันนี้ที่จะทำให้พรุ่งนี้ดีขึ้น

อะไรจะพาฉันไปสู่เป้าหมายได้เร็วที่สุด?

ผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ของ (ไม่) ทำให้สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างไร

งานใดบ้างที่อ่อนไหวต่อเวลา?

ฉันจะทำอะไรได้บ้างและมีเพียงฉันเท่านั้นที่จะสร้างความแตกต่างได้

กิจกรรมที่มีมูลค่าสูงสุดของฉันคืออะไร?

รู้จังหวะตามธรรมชาติของคุณ

ระวังจังหวะตามธรรมชาติของคุณและเมื่อโฟกัสอยู่ที่จุดสูงสุด เมื่อไหร่ที่คุณรู้สึกดีที่สุด? คุณเคยสังเกตไหมว่าคุณมีประสิทธิผลเป็นพิเศษในช่วงเวลาหนึ่งของวันหรือไม่? คุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพที่สุดในตอนเช้า ในตอนบ่าย หรือตอนกลางคืนหรือไม่?

ไม่ว่าคำตอบของคุณคืออะไร คุณควรทำภารกิจที่สำคัญที่สุดในแต่ละวัน

ข้ามงานอย่างมีกลยุทธ์

คุณรู้ไหมว่าวันนั้นแม้คุณทำงานหนัก แต่คุณดูเหมือนจะไม่ทำอะไรเลย? หากรายการของคุณมากเกินไป ให้ทำงานง่ายๆ สองสามอย่างให้เสร็จเพื่อให้คุณรู้สึกว่าประสบความสำเร็จและค่อยกลับมาทำต่อ

เปิดใจรับการเปลี่ยนแปลง

ยืดหยุ่นและเปิดกว้างเพื่อจัดลำดับความสำคัญใหม่หากมีข้อมูลใหม่เข้ามา นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องปกติที่ลำดับความสำคัญของคุณจะเปลี่ยนไปตามกาลเวลา มีสัญญาณบางอย่างที่แจ้งให้คุณทราบว่าคุณอาจต้องหยุดและคิดแผนใหม่ – อ่านต่อเพื่อดูว่าคืออะไร

สัญญาณที่คุณต้องจัดลำดับความสำคัญใหม่

“เมื่อมีสิ่งผิดปกติ อย่าไปกับมัน” - เอลวิส เพรสลีย์

บางครั้ง ปัญญาคือการรู้ว่าเมื่อใดควรเลิกล้มและหันเห การละทิ้งสิ่งที่คุณใช้เวลา ความพยายาม และเงินไปนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย อย่างไรก็ตาม การใช้เวลา ความพยายาม และเงินมากขึ้นกับสิ่งที่ผิดนั้นแย่กว่า นี่คือสัญญาณบางอย่างที่คุณต้องจัดลำดับความสำคัญใหม่:

• คุณทำงานหนักแต่รู้สึกเหมือนคุณยังไม่ได้ทำอะไรเลย
• คุณรู้สึกไม่เป็นระเบียบและไม่โฟกัส
• งานประจำวันของคุณทำให้คุณเครียดและ/หรือกระตุ้นอารมณ์เชิงลบเท่านั้น
• คุณทำงานบางอย่างมาเป็นเวลานาน แต่ไม่มีสัญญาณของผลลัพธ์
• คุณพบว่ามันยากที่จะหยุดทำงานและเรื่องสนุก ๆ ก็รู้สึกเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อ

(Re-) เทคนิคการจัดลำดับความสำคัญ

ไม่ว่าคุณจะจัดลำดับความสำคัญเป็นครั้งแรกหรือตัดสินใจที่จะจัดลำดับความสำคัญของงานใหม่ มีเทคนิคบางอย่างที่สามารถช่วยคุณได้ นี่คือสิ่งที่ง่ายและเป็นที่นิยมมากที่สุด

วิธี ABCDE

หยิบรายการสิ่งที่ต้องทำหลักของคุณจากจุดเริ่มต้นของโพสต์ในบล็อกนี้ ข้างงานแต่ละงานให้เขียนจดหมายฉบับใดฉบับหนึ่งต่อไปนี้:

A – งานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุด พวกเขามีความสำคัญที่สุดและพวกเขาจะมีผลที่ใหญ่ที่สุดถ้าคุณไม่ทำสำเร็จหรือรางวัลที่ยิ่งใหญ่ที่สุดถ้าคุณทำสำเร็จ
คุณสามารถมีงาน A ได้สูงสุดสามงาน และคุณต้องจัดลำดับความสำคัญของงานด้วย ทำเครื่องหมายเป็น A1, A2 และ A3

B – งานที่มีความสำคัญ แต่ไม่มากเท่ากับ A; ผลตอบแทนและผลเสียมีน้อย งาน B ควรทำเมื่องาน A ทั้งหมดเสร็จสิ้น

C – งานที่ต้องทำ ถ้าไม่ลงมือทำก็ไม่เกิดผลอะไร คุณจะไม่เปลี่ยนโลกด้วยการทำภารกิจ C ให้เสร็จ แต่คุณสามารถทำได้หากคุณยังมีเวลาและพลังงานเหลือหลังจากงาน A และ B

D – D ย่อมาจาก Delegate นี่เป็นงานที่คนอื่นสามารถทำได้ ดังนั้นคุณจึงสามารถมุ่งความสนใจไปที่งาน A ได้

E – E ชอบ กำจัด งาน E เป็นงานที่ไม่สำคัญและไม่ควรใช้พื้นที่ในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ

วิธีการของไอวี่ ลี

ในปี 1918 Charles M. Schwab ประธานบริษัท Bethlehem Steel Corporation เป็นนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จอย่างไม่น่าเชื่อ เขาเป็นหนึ่งในผู้ชายที่ร่ำรวยที่สุดในโลก

ในขณะที่เขาตัดสินใจที่จะเพิ่มประสิทธิภาพของทีมและทำสิ่งต่างๆ ให้ดีขึ้นและเร็วขึ้น เขาได้ว่าจ้าง Ivy Lee ที่ปรึกษาด้านการผลิตที่มีชื่อเสียง ลีขอเวลา 15 นาทีกับผู้บริหารของบริษัทแต่ละคน เมื่อเขาอธิบายให้พวกเขาฟังถึงวิธีการดังต่อไปนี้

1. เมื่อสิ้นสุดวันทำงาน ให้เขียน 6 งานที่คุณต้องทำให้สำเร็จในวันพรุ่งนี้ มีงานได้น้อยกว่า 6 งาน แต่ไม่มาก
2. จัดระเบียบตามลำดับความสำคัญที่แท้จริง คุณสามารถใช้เมตริกเพิ่มเติม เช่น มูลค่าทางการเงิน เพื่อกำหนดคำสั่งซื้อได้
3. เมื่อคุณมาถึงที่ทำงาน ให้มุ่งความสนใจไปที่งานแรก ทำงานจนเสร็จ แล้วย้ายไปที่งานที่สอง
4. ทำงานผ่านรายการที่เหลือในลักษณะเดียวกัน หากคุณไม่สามารถจัดการให้เสร็จได้ทั้งหมด ให้ย้ายงานที่ยังไม่เสร็จไปยังรายการของวันพรุ่งนี้
5. ทำซ้ำ.

ผลลัพธ์เป็นที่น่าพอใจมากจนลีได้รับเงินหกหลัก (เป็นเงินวันนี้)

ข้อได้เปรียบหลักของวิธีนี้คือช่วยให้สตาร์ทง่ายขึ้น (ซึ่งมักจะเป็นส่วนที่ยากที่สุด) ช่วยลดความเหนื่อยล้าในการตัดสินใจ – ป้องกันไม่ให้คุณมีหลายอย่างมากเกินไปและทำให้ตัวเองทำงานหนักเกินไป นอกจากนี้ยังบังคับให้คุณต้องตั้งใจกับเวลาและพลังงานของคุณซึ่งอาจเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงเรียบง่าย แต่มีประสิทธิภาพ

MIT (งานที่สำคัญที่สุด)

ไม่ใช่ทุกคนที่เห็นด้วยกับ Ivy Lee – บางคนคิดว่า 6 งานทุกวันมากเกินไป และคุณไม่ควรเลือกลำดับความสำคัญมากกว่า 3 ครั้งต่อวัน

กลยุทธ์ของ MIT ขึ้นอยู่กับสมมติฐานที่ว่าเราทุกคนมีเวลาและพลังงานที่จำกัดในแต่ละวัน ดังนั้นเราต้องเลือก MIT สูงสุดสามแห่ง (งานที่สำคัญที่สุด) ที่เราจะอุทิศในแต่ละวัน MIT เป็นงานที่สำคัญที่จะสร้างความแตกต่างที่ใหญ่ที่สุดและช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้ไกลที่สุด หากคุณไม่แน่ใจ ให้คิดว่างานใดที่ทำให้คุณรู้สึกไม่สบายใจและวิตกกังวลมากที่สุด งานที่คุณกลัวที่สุดน่าจะเป็นงานที่คุณควรทำก่อน

คุณควรทำ MIT 2-3 ครั้งในช่วงเริ่มต้นวันทำงาน โดยที่จิตใจของคุณยังคงสดชื่นและมีสมาธิ หากคุณสงสัยว่าจะทำเสร็จก่อนกำหนด คุณสามารถเพิ่มสิ่งที่ควรทำสองสามอย่างซึ่งน่าจะทำให้เสร็จแต่ไม่สำคัญเท่ากับ

การจัดลำดับความสำคัญของงานเดียว

หากสิ่งต่างๆ ยากขึ้น คุณอาจต้องย่อรายการสิ่งที่ต้องทำให้สั้นลงอย่างไร้ความปราณี นี่อาจเป็นวิธีแก้ปัญหาระยะสั้นสำหรับบางคนและเป็นทางเลือกที่ดีในชีวิตประจำวันสำหรับคนอื่นๆ ขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่คุณทำ

โดยพื้นฐานแล้ว คุณเลือกงานที่ใหญ่กว่าหนึ่งงานหรือธีมที่เกี่ยวข้องกับงานหลายๆ อย่าง และมุ่งเน้นไปตลอดทั้งวัน ตัวอย่างเช่น ลำดับความสำคัญของฉันในระหว่างวันทำงานคือการเขียนบล็อกโพสต์ นั่นเป็นสิ่งเดียวที่ฉันมุ่งเน้น แต่มีงานที่เกี่ยวข้องสองสามอย่าง เช่น การค้นคว้า การเขียนจริง (ซึ่งใช้เวลาน้อยที่สุดอย่างแดกดัน) และการแก้ไข

ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์

Eisenhower matrix ตั้งชื่อตาม Dwight D. Eisenhower เขาเป็นนายพลระดับ 5 ดาวในสงครามโลกครั้งที่ 2 เป็นประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา และเป็นผู้ก่อตั้ง DARPA และ NASA (รวมถึงเรื่องอื่นๆ อีกมาก) ดังนั้นฉันคิดว่ามันปลอดภัยที่จะบอกว่าเขาเป็นคนที่มีประสิทธิผล

เมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ทำให้คุณแบ่งงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน

• สำคัญและเร่งด่วน – งานที่ควรทำก่อน
• สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน – งานที่ควรจะกำหนดเวลาให้เสร็จในภายหลัง สิ่งต่างๆ เช่น การออกกำลังกายหรือการสร้างกลยุทธ์ทางธุรกิจระยะยาวสามารถจัดอยู่ในหมวดหมู่นี้ได้
• งาน เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ – งานที่คุณควรมอบหมายเพื่อให้คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานที่สำคัญที่สุดของคุณ ในบริบทนี้ “ไม่สำคัญ” หมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องทำสิ่งนี้ แต่คนอื่นก็สามารถทำได้เช่นกัน ตัวอย่างของงานเหล่านี้อาจเป็นการตอบอีเมล การอัปโหลดโพสต์ในบล็อก หรือการจัดกำหนดการประชุม
• ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน – งานที่คุณควรลบออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำ

บางครั้งอาจเป็นเรื่องยากที่จะแยกแยะระหว่างความเร่งด่วนและความสำคัญ งานเร่งด่วนต้องคำนึงถึงเวลา ในขณะที่งานสำคัญมีส่วนสนับสนุนเป้าหมายและภารกิจระยะยาวของเรา

หลักการพาเรโต

วันหนึ่ง ขณะเดินผ่านสวนของเขา นักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี Vilfredo Pareto สังเกตว่า 20% ของต้นถั่วของเขาผลิตถั่วได้ 80% ซึ่งนำไปสู่ข้อสรุปที่มากขึ้น ในหลายอุตสาหกรรมและบริษัท 20% ส่วนการผลิตส่วนใหญ่รับผิดชอบ 80% ของการผลิต 20% ของประชากรถือครองความมั่งคั่ง 80% ลูกค้า 20% สร้างรายได้ 80%

ต่อมาได้ชื่อว่าเป็นหลักการพาเรโต ตามที่ระบุ 20% ของการกระทำของเรานำมาซึ่งผลลัพธ์ 80% นั่นหมายความว่าการค้นหาว่างานของคุณ 20% นำผลลัพธ์ 80% และเน้นไปที่งานใดเป็นเทคนิคการจัดลำดับความสำคัญที่ยอดเยี่ยม หากคุณไม่แน่ใจว่างานใดเป็น 20% ของคุณ ให้ลองค้นหาว่างานใดของคุณที่สร้างความแตกต่างมากที่สุดและอำนวยความสะดวกให้บรรลุเป้าหมายของคุณได้มากที่สุด

วิธี MoSCoW

ก่อนที่คุณจะถาม – ไม่ มันไม่เกี่ยวกับเมืองหลวงของรัสเซีย มันคือคำย่อ MSCW (ต้อง, ควรจะ, ได้, จะ) โดยเพิ่ม “o” สองตัวเพื่อการออกเสียงที่ง่ายขึ้น

เป็นเทคนิคยอดนิยมสำหรับการจัดการความต้องการ แบ่งเป็น 4 ประเภท คือ

• M (ต้องมี) – ข้อกำหนดที่ไม่สามารถต่อรองได้ โครงการจะล้มเหลวหากไม่มี
• S (ควรมี) – สิ่งสำคัญที่ไม่บังคับแต่เพิ่มมูลค่าให้มาก
• C (อาจมี) – ข้อกำหนดที่ต้องการ แต่ไม่จำเป็น ถ้าปล่อยไว้จะมีผลกระทบเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย
• W (ไม่มี) – ไม่ใช่ลำดับความสำคัญ; พวกเขาอาจจะดีที่จะรวมไว้ในอนาคต

บทสรุป

การเรียนรู้ศิลปะของการจัดลำดับความสำคัญ (ใหม่) เป็นสิ่งสำคัญในโลกปัจจุบัน ซึ่งเส้นแบ่งระหว่างธุรกิจและชีวิตส่วนตัวมักจะไม่ชัดเจน และการเจ็บป่วยที่เกิดจากความเครียดจะแย่ลงทุกวัน หากคุณต้องเครียดจริงๆ สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่าไม่ใช่งานทั้งหมดที่ควรค่าแก่การเน้นย้ำ และนั่นคือสิ่งที่จัดลำดับความสำคัญไว้ คว้ารายการสิ่งที่ต้องทำหลักของคุณแล้วเริ่มคิดถึงสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณอย่างแท้จริง