ประหยัดเงินด้วยการเจรจาสัญญาซอฟต์แวร์ของธุรกิจคุณใหม่

ธุรกิจขนาดเล็กสามารถทบทวนสัญญา Software-as-a-Service (SaaS) ในปัจจุบันและเจรจาเงื่อนไขใหม่เพื่อประหยัดเงินในสถานการณ์วิกฤต COVID-19

หมายเหตุ: บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่อแจ้งให้ผู้อ่านทราบเกี่ยวกับปัญหาที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจในสหรัฐอเมริกา มิได้มีเจตนาที่จะให้คำแนะนำทางกฎหมายหรือรับรองแนวทางการดำเนินการใดโดยเฉพาะ สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับสถานการณ์เฉพาะของคุณ ปรึกษาที่ปรึกษากฎหมายของคุณ

สำหรับช่างภาพงานแต่งงานและภาพบุคคล Alana Lindenfeld การตัดสินใจเจรจาสัญญา SaaS ของเธอใหม่นั้นเป็นเรื่องง่าย การระบาดของโควิด-19 ทำให้กระบวนการทางธุรกิจหยุดชะงัก และลินเดนเฟลด์จำเป็นต้องลดค่าใช้จ่ายเพื่อให้อยู่ได้

“ฉันต้องดาวน์เกรดซอฟต์แวร์บางตัวเพื่อช่วยลดต้นทุนในช่วงเวลาที่ฉันไม่ได้รับอนุญาตให้ถ่ายเซสชั่นหรืองานแต่งงานใด ๆ อย่างถูกกฎหมาย” ลินเดนเฟลด์กล่าว

เธอสามารถประหยัดเงินในการสมัครใช้งาน Adobe และ Pixieset ได้โดยติดต่อผู้ขายทั้งสองราย และสนับสนุนให้ธุรกิจขนาดเล็กอื่นๆ ทำเช่นเดียวกัน:

ธุรกิจขนาดเล็กสามารถเจรจาสัญญา SaaS ใหม่เพื่อประหยัดเงินในช่วงที่เศรษฐกิจตกต่ำได้ จากข้อมูลของ Gartner นั้น 36% ของธุรกิจได้เจรจาหรือวางแผนที่จะเจรจาเงื่อนไขใหม่กับซัพพลายเออร์และผู้ขาย (มีงานวิจัยฉบับสมบูรณ์สำหรับลูกค้า)

ต่อไปนี้คือรายละเอียดว่าคุณจะทำสิ่งเดียวกันได้อย่างไร และกระบวนการเจรจาใหม่ทำงานอย่างไร

5 ขั้นตอนในการเจรจาสัญญาซอฟต์แวร์ของคุณใหม่

1. ประเมินความต้องการซอฟต์แวร์ของคุณอีกครั้ง

โควิด-19 เปลี่ยนวิธีการดำเนินงานของธุรกิจ โดยบังคับให้หลายคนเปลี่ยนจากวัฒนธรรมการทำงานในสำนักงานไปเป็นแบบทางไกลอย่างรวดเร็ว ความต้องการซอฟต์แวร์ของธุรกิจเหล่านี้ก็เปลี่ยนไปเช่นกัน

Girdharee Saran หัวหน้าฝ่ายการตลาดของ SurveySensum ตระหนักว่าถึงเวลาแล้วที่จะต้องประเมินสัญญาซอฟต์แวร์ของธุรกิจอีกครั้งหลังจากคำนวณความสูญเสียที่เกิดจาก COVID-19:

ในการเริ่มต้นกระบวนการนี้ ศรัณย์และทีมของเขาได้จัดทำรายการการสมัครใช้งานซอฟต์แวร์ที่ใช้งานอยู่ทั้งหมด และแบ่งออกเป็นสามประเภท:

1. ต้องดำเนิน การต่อ : ซอฟต์แวร์ที่มีความสำคัญต่อกระบวนการทางธุรกิจ แม้ว่าผู้ให้บริการจะไม่เสนอส่วนลดก็ตาม
2. สามารถอยู่ได้โดยไม่มี : การสมัครสมาชิกรายเดือนเหล่านี้ดีที่จะมี แต่ไม่จำเป็นอย่างยิ่ง
3. ความต้องการใหม่ : หมวดหมู่นี้เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนผ่านการทำงานทางไกลของบริษัท และจำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันและสื่อสารกับสมาชิกในทีมและลูกค้าคนอื่นๆ

2. อ่านสัญญาของคุณ รวมทั้งพิมพ์ดีด

เมื่อคุณระบุสัญญาที่คุณต้องการเจรจาใหม่ได้แล้ว การอ่านสัญญาและทำความเข้าใจข้อกำหนดของสัญญานั้นเป็นสิ่งสำคัญก่อนที่จะติดต่อผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ของคุณ

Maria Veronica Saladino ทนายความของบริษัทที่กำลังช่วยเหลือธุรกิจในการเจรจาสัญญาซอฟต์แวร์ใหม่ แนะนำให้ธุรกิจต่างๆ ตอบคำถามต่อไปนี้สำหรับซอฟต์แวร์ที่พวกเขากำหนดไว้สำหรับการเจรจาใหม่ในขั้นตอนที่หนึ่ง:

• สัญญาที่มีอยู่ในปัจจุบันให้อะไร?
• สัญญาสิ้นสุดลงภายใต้เงื่อนไขใด?
• สัญญามีเงื่อนไขการเจรจาใหม่ในกรณีที่เกิดวิกฤตหรือภาวะเศรษฐกิจตกต่ำหรือไม่?
• สัญญาที่มีอยู่จะพิจารณาว่าเป็นการละเมิดอย่างไร
• ผู้ขายจะดำเนินการอย่างไรหากคุณไม่สามารถชำระเงินได้
• มีเงื่อนไขเหตุสุดวิสัยที่จะช่วยให้คุณเป็นอิสระจากสัญญาในสถานการณ์ที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ (เช่น การระบาดใหญ่) หรือไม่?

เหตุสุดวิสัยคืออะไร?

เหตุสุดวิสัยทำให้คู่สัญญาพ้นจากสัญญาในกรณีที่มีสถานการณ์ที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคู่สัญญาซึ่งอาจทำให้ไม่สมเหตุสมผลหรือเป็นไปไม่ได้ที่จะคาดหวังว่าคู่สัญญาจะปฏิบัติตามภาระผูกพันตามสัญญา

สถานการณ์เหล่านี้อาจรวมถึงสงคราม ภัยธรรมชาติ การนัดหยุดงาน หรือการออกกฎหมายที่ไม่คาดคิด และโดยปกติคือโรคระบาด

จากข้อมูลของ Gartner 18% ขององค์กรได้เรียกใช้ข้อสัญญาเหตุสุดวิสัยแล้วเนื่องจาก COVID-19 และ 37% กำลังพิจารณาอยู่ (การวิจัยฉบับเต็มมีให้สำหรับลูกค้า)

การตัดสินใจใช้คำสั่งเหตุสุดวิสัยไม่ควรถือเอาง่ายๆ และคุณควรพิจารณาว่าสิ่งนี้จะส่งผลต่อความสัมพันธ์ระยะยาวของคุณกับผู้ขายอย่างไร

“ข้อเสียของการพยายามกระตุ้นให้เกิดเหตุสุดวิสัยคือคุณอาจเป็นพิษต่อน้ำในความสัมพันธ์ที่คุณต้องการมีกับซัพพลายเออร์รายนี้ในอีกหลายปีข้างหน้า” Eric Talley จาก Columbia Law กล่าวในการให้สัมภาษณ์กับ Gartner (การวิจัยฉบับเต็มมีให้ ลูกค้า)

เหตุสุดวิสัยได้รับการออกแบบมาเพื่อปกป้องธุรกิจ แต่ยังสามารถทำลายความสัมพันธ์กับผู้ขายได้ ก่อนเรียกข้อนี้ คุณควรขอนอกสภา

3. ค้นหาว่าผู้ให้บริการ SaaS ของคุณทำอะไรเพื่อรองรับลูกค้า

ก่อนที่ลินเดนเฟลด์จะติดต่อผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ เธอศึกษาว่าผู้ขายเหล่านี้ทำอะไรให้กับลูกค้าบ้าง:

ผู้ให้บริการ SaaS หลายรายให้การเข้าถึงเครื่องมือฟรีหรือลดราคาเพื่อช่วยให้ธุรกิจอยู่รอดได้

ตัวอย่างเช่น HubSpot เสนอชุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในราคาลดและเพิ่มขีดจำกัดสำหรับลูกค้าปัจจุบัน และ Adzooma เสนอแพลตฟอร์มทั้งหมดฟรีจนถึงวันที่ 1 มิถุนายน 2020

ผู้ให้บริการ SaaS เหล่านี้และผู้ให้บริการรายอื่นๆ เสนอการเข้าถึงแพลตฟอร์มของตนแบบฟรีหรือลดราคาแล้ว เพื่อสะท้อนความรู้สึก “เราอยู่ในสิ่งนี้ร่วมกัน” และแสดงการสนับสนุนต่อชุมชนธุรกิจ

4. ตัดสินใจว่าคุณต้องการได้อะไรจากการเจรจาใหม่

รู้ว่าคุณต้องการได้รับอะไรจากการเจรจาก่อนที่จะติดต่อผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ของคุณ Neil Andrew ผู้ก่อตั้ง PPC Protect กล่าวว่า:

ธุรกิจบางแห่งอาจต้องการหรือต้องการยกเลิกสัญญา ในขณะที่บางธุรกิจต้องการหยุดชั่วคราวหรือชะลอการชำระเงิน ใช้ส่วนลด ลดฟังก์ชันการทำงานเพื่อประหยัดเงิน หรือเพิ่มฟังก์ชันการทำงานชั่วคราวเพื่อตอบสนองความต้องการใหม่ของธุรกิจ

คิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการได้รับจากการเจรจาใหม่และสิ่งที่คุณต้องการประนีประนอม ผู้จำหน่าย SaaS บางรายอาจไม่เต็มใจที่จะยกเลิกสัญญาทั้งหมด แต่อาจลดค่าใช้จ่ายในการสมัครสมาชิกของคุณโดยลดฟังก์ชันการทำงานหรือจำนวนใบอนุญาต

"ผู้ขาย SaaS ค่อนข้างจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับกระแสเงินสดอย่างน้อยมากกว่าไม่มีกระแสเงินสดเลย" แอนดรูว์กล่าว “ผู้ขาย SaaS ที่ดีจะต้องสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวที่มีคุณค่าโดยให้ความช่วยเหลือมากที่สุดเท่าที่จะทำได้”

5. โปร่งใส เห็นอกเห็นใจ และมีแผนสำรอง

ธุรกิจควรโปร่งใสเกี่ยวกับสถานการณ์ทางการเงินและเห็นอกเห็นใจผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์

Josh Sanders ผู้จัดการโครงการที่ Alpha Bravo Development กล่าวว่า "เราเห็นอกเห็นใจลูกค้าของเราและไม่เคยต้องการให้พวกเขารู้สึกราวกับว่าพวกเขาอยู่ในหัวของพวกเขา" “ถ้าธุรกิจอธิบายว่าธุรกิจของพวกเขาเสียหายอย่างไร บางสิ่งบางอย่างก็สามารถคลี่คลายได้”

Girdharee Saran ติดต่อกับผู้ให้บริการ CRM ของบริษัทของเขาและอธิบายสถานการณ์ทางการเงินอย่างชัดเจน: การจ่ายเงินเพื่อใช้แพลตฟอร์มนี้กลายเป็นภาระทางการเงินอันเนื่องมาจากการสูญเสียรายได้เนื่องจากโควิด-19 เป็นผลให้พวกเขาสามารถทำข้อตกลงได้

มีความโปร่งใสในการสนทนาของคุณกับผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ แต่อย่าลืมที่จะมีความเห็นอกเห็นใจด้วย ช่วงนี้เครียดกันทุกคน

Sean McDermott ผู้ก่อตั้ง RedMonocle และ Windward Consulting Group ต้องการเตือนธุรกิจต่างๆ ว่าผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์กำลังประสบปัญหาในเวลานี้:

ผู้จำหน่าย SaaS พึ่งพารายได้จากการสมัครสมาชิกเป็นสำคัญ และแม้ว่าพวกเขาอาจไม่สามารถละทิ้งสัญญาได้ทั้งหมด แต่พวกเขาอาจยินดีช่วยลูกค้าค้นหาโซลูชันที่เหมาะสม หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้พิจารณาโซลูชันซอฟต์แวร์ทางเลือก

ศรัณย์มีประสบการณ์เชิงบวกในการเข้าถึงโซลูชันที่เป็นประโยชน์ร่วมกันด้วยแพลตฟอร์ม CRM ของเขา แต่ไม่สามารถเข้าถึงโซลูชันที่คล้ายคลึงกันกับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอและการสัมมนาทางเว็บของเขา

ก่อนเกิดโควิด-19 บริษัทของเขาจ่ายเงินสำหรับแผนผู้เข้าร่วมประชุม 100 คน เมื่อทีมจากระยะไกล ความต้องการการสื่อสารทางไกลก็เพิ่มขึ้น ศรัณย์ต้องการอัปเกรดแผนชั่วคราวเพื่อรองรับผู้เข้าร่วมสูงสุด 500 คน แต่ไม่สามารถจ่ายเพิ่มได้ เขาพยายามเจรจากับผู้ขายไม่สำเร็จ แต่สุดท้ายก็ย้ายไปใช้โซลูชันอื่นที่เทียบเคียงได้ โดยมีต้นทุนที่ต่ำกว่าและฟังก์ชันการทำงานที่เพิ่มขึ้น

“คุณลักษณะสามารถแทนที่ได้ การบริการลูกค้าที่ดีไม่สามารถเป็นได้” Ethan Taub ผู้ก่อตั้ง Goalry ซึ่งเลือกใช้โซลูชันทางเลือกอื่น ๆ หลังจากที่บริษัทปฏิเสธที่จะประนีประนอมในเงื่อนไขสัญญา

การเจรจาสัญญาซอฟต์แวร์ใหม่ในช่วงวิกฤตสามารถช่วยธุรกิจขนาดเล็กประหยัดเงินได้

การลดค่าใช้จ่ายในช่วงวิกฤตสามารถช่วยธุรกิจขนาดเล็กให้อยู่รอดและหลีกเลี่ยงการเลิกจ้างได้ และที่เดียวที่ธุรกิจสามารถมองหาได้ก็คือสัญญา SaaS ของพวกเขา

โควิด-19 ได้สร้างสายพันธุ์ที่ไม่เหมือนใครในทุกอุตสาหกรรม ทำให้ความยืดหยุ่นระหว่างธุรกิจมีความจำเป็นต่อการรับมือกับพายุเศรษฐกิจนี้ ทำงานร่วมกันเพื่อค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน และคำนึงถึงความท้าทายของธุรกิจอื่นๆ

หมายเหตุ: แอปพลิเคชันที่เลือกในบทความนี้เป็นเพียงตัวอย่างและไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นการรับรองหรือคำแนะนำ