วิธีสร้างความไว้วางใจในสถานที่ทำงานทางไกล

ผลสำรวจล่าสุดของ Gartner Inc. แสดงให้เห็นว่าในปี 2020 บริษัทต่างๆ ทั่วโลกกว่า 88% กระตุ้นให้พนักงานเปลี่ยนจากที่ทำงานมาทำงานที่บ้าน และด้วยการเคลื่อนไหวครั้งใหญ่เช่นนี้ เราจะต้องเรียนรู้วิธีสื่อสารและสร้างความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจได้ใหม่อีกครั้ง ซึ่งตอนนี้เราจะไม่แบ่งปันพื้นที่ทางกายภาพอีกต่อไป ความรับผิดชอบและผลผลิตที่คาดว่าจะประสบ

หาก CEO ต้องการให้ธุรกิจของพวกเขาเติบโต และเราในฐานะพนักงานต้องการที่จะทำงานต่อไปอย่างสุดความสามารถ เราจะต้องใช้ความพยายามร่วมกันเพื่อสร้างความไว้วางใจในสำนักงานดิจิทัลแห่งใหม่เหล่านี้ ที่ Clockify เราได้ออกเดินทางเพื่อสำรวจภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงไปนี้ และค้นหาเคล็ดลับที่เหมาะสมที่จะช่วยคุณสร้างสถานที่ทำงานระยะไกลที่เชื่อถือได้และเชื่อมต่อถึงกัน

ความสำคัญของความไว้วางใจ

โดยไม่ต้องลงรายละเอียดมากเกินไป ความไว้วางใจถือเป็นส่วนสำคัญของปริศนาสำหรับเจ้าของบริษัทที่ต้องการประสบความสำเร็จ บางคนอาจโต้แย้งว่ามันสำคัญกว่าสำหรับคนทำงานระยะไกล เพราะมันยากกว่าที่จะบรรลุผล เพียงแค่สร้างสายสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นและไว้วางใจระหว่างพนักงาน ผู้จัดการ และ CEO คุณก็จะได้รับ:

• พนักงานเนื้อหาเพิ่มเติม
• ผลผลิตที่มากขึ้น
• ความน่าเชื่อถือและความรับผิดชอบสำหรับภาระงานของตน
• มูลค่าการซื้อขายน้อยลง;
• คุณภาพของงานดีขึ้น
• พลวัตของสำนักงานที่ผลักดันบริษัทไปข้างหน้า

และในขณะที่การสร้างความไว้วางใจยากขึ้นเมื่อคุณอยู่ในส่วนต่าง ๆ ของโลกหรือเขตเวลา ไม่ได้หมายความว่าจะไม่สามารถบรรลุได้ มันต้องใช้ความพยายามอีกเล็กน้อย

ความเป็นจริงของความไว้วางใจในทีมงานทางไกล

เพื่อวัตถุประสงค์ในการวิจัย เราได้ติดต่อผู้ปฏิบัติงานระยะไกล ผู้จัดการ และซีอีโอให้ได้มากที่สุด เพื่อเลือกสมองของพวกเขาในหัวข้อการสร้างความไว้วางใจ

นี่คือสิ่งที่บางคนได้กล่าวไว้:

“ อาจฟังดูงี่เง่า แต่ฉันเป็นแม่ และฉันคิดว่าสิ่งนี้ทำให้ฉันมีพลังพิเศษ ฉันใช้สัญชาตญาณของตัวเองมากและชอบที่จะพูดคุยและโต้ตอบกับพนักงานที่มีศักยภาพของฉันก่อนที่จะจ้างพวกเขา ทีมของฉันแข็งแกร่งและเติบโต แต่แม้กระทั่งการเพิ่มล่าสุดของเราก็ยังเป็นสินทรัพย์ที่เหลือเชื่อ เวลาคุยกันก็เหมือนคุยกับเพื่อนคุยเรื่องธุรกิจแต่เรื่องส่วนตัวก็เลยรู้สึกว่ารู้จักเธอมาหลายปีแล้ว เธอก็สบายใจที่จะเปิดใจคุยกับฉันและปกติเวลาคุยกันแบบนี้ฉันก็รู้ มันจะเข้ากันได้ดี พวกเขาเชื่อใจฉันมากพอที่จะโปร่งใสกับฉัน และฉันก็ให้เกียรติพวกเขาเช่นเดียวกัน ”

– ลอร่า ไลค์, CEO, lauralike.com

“ มีเส้นบาง ๆ ระหว่างความคืบหน้าในการติดตามและการจัดการขนาดเล็ก ฉันเคยเห็นผู้จัดการหลายคนสับสน ฉันโชคดีที่ได้รับคำแนะนำจากผู้จัดการที่ยอดเยี่ยมในช่วงเริ่มต้นอาชีพของฉัน ขอบคุณข้อมูลจากพวกเขา ฉันสามารถหลีกเลี่ยงจากการจัดการไมโครโดยไม่ได้ตั้งใจ เมื่อการติดตามความคืบหน้ากลายเป็นการจัดการแบบจุลภาค ก็จะส่งผลย้อนกลับต่อสมการทั้งหมด มันจะจบลงด้วยการที่เพื่อนร่วมงานของคุณรู้สึกว่าคุณไม่ไว้ใจพวกเขา ”

– Will Ward, CEO, อุปกรณ์แปลภาษา HQ

“ บ่อยครั้ง วิธีการสร้างความไว้วางใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการทำงานทางไกล เป็นเรื่องของผู้นำ น่าเสียดายที่สิ่งนี้สามารถทำงานในทางตรงกันข้าม ตัวอย่างเช่น หากทีมรู้สึกว่ามี “พี่ใหญ่” คอยดูอยู่เสมอ ตั้งคำถามอยู่เสมอ มันจะทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนถูกตัดสินในทุก ๆ เทิร์น ให้เปิดช่องทางการสื่อสาร - ถามคำถาม รับฟังข้อกังวล และทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าทีมรู้สึกได้รับการสนับสนุน อยู่ในหน้าเดียวกันและเป็นหนึ่งเดียว ความสามารถของทีมในการทำงานร่วมกันนั้นขึ้นอยู่กับความไว้วางใจและการสื่อสาร ”

– Ashley Sterling ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการ The Loop Marketing

“ การย้ายไปยังระยะไกลหมายความว่าการสนทนาในโถงทางเดินและการโต้ตอบในห้องกาแฟจะไม่เกิดขึ้น คุณไม่สามารถดูคิวที่ไม่ใช้คำพูดทั้งหมดที่เราได้รับจากสภาพแวดล้อมในสำนักงานได้ง่ายๆ อย่างเช่น 'คุณดูเครียดๆ' 'คุณถูกขังอยู่ในห้องประชุมเพื่อประชุมทั้งวัน'
วันนี้ เราต้องดูว่าเพื่อนร่วมงานของเรามีความกระตือรือร้นอย่างไร และไม่สามารถทำได้ในการประชุมที่มุ่งเน้น มันไม่อยู่ในวาระการประชุม ฉันพบว่าการติดต่อเป็นการส่วนตัวตั้งแต่เนิ่นๆ หรือสายๆ (ขึ้นอยู่กับว่าฉันรู้ได้อย่างไรว่าบุคคลนั้นทำงาน) และเพียงแค่ตรวจสอบพวกเขาก็ช่วยได้ กรุณาอย่าโทรเกี่ยวกับโครงการ เก็บไว้เป็นส่วนตัวและผู้คนจะเปิดขึ้น “

– ทิม ลินช์ จาก Lynch Insights

“ มีหลายครั้งที่ฉันให้คำมั่นสัญญาบางอย่าง เช่น คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจัดการกับปัญหาเฉพาะของโครงการ ภายในวันที่กำหนดและไม่สามารถดำเนินการตามนั้นได้ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม ในกรณีเหล่านั้น ฉันแน่ใจว่าจะกลับไปหาบุคคลที่คาดหวังข้อมูลนั้น และอธิบายว่าทำไมฉันถึงไม่สามารถไปถึงวันที่ตกลงกันไว้ได้ ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป แต่อย่างน้อยฉันก็เปิดใจ ซื่อสัตย์ และโปร่งใสเกี่ยวกับงาน ฉันคิดว่าสิ่งที่เลวร้ายที่สุดคือที่ที่เส้นตายมาและไปและไม่มีใครมารบกวนที่จะบอกคุณว่าพวกเขาจะพลาด นั่นคือสิ่งที่ฉันพยายามหลีกเลี่ยง ”

– Elizabeth Harring ผู้อำนวยการ Girls Guide to Project Management

นี่เป็นเพียงการตอบกลับบางส่วนในอีเมลที่เราได้รับ แต่ในบรรดาทั้งหมดนั้น เราได้เห็นหัวข้อทั่วไปสองสามข้อปรากฏขึ้น:

1. ความรับผิดชอบและความน่าเชื่อถือ
2. การสื่อสาร
3. การให้คำปรึกษาไม่ใช่การจัดการขนาดเล็ก

ในฐานะผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่ เราต้องสามารถพึ่งพาอาศัยกันได้อย่างแม่นยำ เพราะมันยากกว่า ในขณะที่เรากำลังจะได้เห็นมันต้องใช้ความมุ่งมั่นและความพยายามอย่างมาก แต่ผลลัพธ์นั้นนับไม่ถ้วน

ความยากลำบากในการสร้างความไว้วางใจ

แน่นอน เส้นทางสู่ความน่าไว้วางใจไม่ได้มาโดยปราศจากอุปสรรค์ในตัวของมันเอง ทั้งสามนี้ดูเหมือนจะเป็นสิ่งที่พบได้บ่อยที่สุดกับการสื่อสารโทรคมนาคม:

1. บริษัทไม่แน่ใจว่าจะใช้วิธีการใดเพื่อสร้างความไว้วางใจ
2. ความแตกต่างในบุคลิกภาพของพนักงาน
3. แรงกดดันจากงานทางไกล

บริษัทไม่แน่ใจว่าจะใช้วิธีการใดเพื่อสร้างความไว้วางใจ

John Hill ซีอีโอของ Energists แบ่งปันปัญหาที่เกิดซ้ำซึ่งเขาสังเกตเห็น:

“ ความผิดพลาดหลักๆ ที่ฉันเคยเห็นคือผู้นำที่พึ่งพาความสนิทสนมกันในด้านสังคมเพื่อสร้างความไว้วางใจระหว่างเพื่อนร่วมงาน หรือพยายามบังคับความสัมพันธ์นี้ด้วยแบบฝึกหัดการสร้างทีมที่ "สนุก" มันช่วยได้อย่างแน่นอนเมื่อสมาชิกในทีมเข้ากันได้ แต่นั่นเป็นความไว้วางใจที่ต่างออกไป ”

ฮิลล์พูดต่อไปว่า:

“ ฉันคิดว่าเราทุกคนต่างก็มีเพื่อนร่วมงานที่เราไว้ใจในฐานะเพื่อน แต่ไม่จำเป็นต้องเชื่อในบริบทของที่ทำงานด้วยเหตุผลใดก็ตาม วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างความไว้วางใจในทีมคือการกำหนดสมาชิกทุกคนให้ประสบความสำเร็จและร่างเส้นตาย เป้าหมาย และกระบวนการที่ชัดเจน เมื่อทีมทำงานร่วมกันได้สำเร็จ ความไว้วางใจจะเกิดขึ้นระหว่างพวกเขาอย่างเป็นธรรมชาติ ”

ไม่ใช่ทุกคนที่จะตอบสนองต่อวิธีการที่คุณใช้ บางคนพบว่าการเข้าสังคมอย่างไม่เป็นทางการกับเพื่อนร่วมงานเป็นวิธีสร้างความไว้วางใจ สำหรับคนอื่น ๆ ก็แสดงตรงเวลาและเคารพกำหนดเวลา พื้นที่ทำงานระยะไกลเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องค้นหาวิธีการสร้างความน่าเชื่อถือที่เหมาะสม

สิ่งที่คุณสามารถทำได้คือแจ้งตัวเองให้มากที่สุด อ่านบทความ คำแนะนำจากเจ้าของธุรกิจคนอื่น ๆ แต่ที่สำคัญที่สุดคือ ถามพนักงานเกี่ยวกับความคิดเห็นของพวกเขา ถูกต้องเพราะเราทุกคนแตกต่างกัน เป็นการดีที่สุดที่พวกเขาแบ่งปันสิ่งที่พวกเขาเชื่อว่าเป็นรถไฟที่น่าเชื่อถือในตัวบุคคล จากนั้นให้ค้นหาวิธีการที่จะรวมคุณสมบัติเหล่านั้นเพื่อแสดงลักษณะเหล่านั้น

ตัวอย่างบางส่วน:

• หาตัวติดตามเวลาที่ดีเพื่อจดบันทึกการมาและไป และฝึกฝนความโปร่งใส
• แฮงเอาท์วิดีโอแบบไม่เป็นทางการในรูปแบบดิจิทัล "วันศุกร์สบายๆ" และการสร้างทีมออนไลน์
• พูดคุยถึงทิศทางและการตัดสินใจของโครงการที่ใหญ่ขึ้นกับพนักงาน ฯลฯ

ความแตกต่างในบุคลิกภาพของพนักงาน

เช่นเดียวกับในสำนักงานจริง ไม่ใช่ทุกคนที่จะเข้ากันได้ บางคนจะสร้างมิตรภาพที่ดีและบางคนจะมองว่าเพื่อนร่วมงานของพวกเขาเป็นเพียงแค่นั้น และทุกอย่างก็เรียบร้อยดี เพื่อให้คนอื่นไว้วางใจคุณอย่างแท้จริง เป็นการดีที่สุดที่จะเคารพความปรารถนาและขอบเขตส่วนตัวของพวกเขา

พนักงานไม่อยากเล่นโยคะผ่าน Zoom ? อย่าทำให้พวกเขา

อีกคนบอกว่าสำนักงานเสมือนนั้นจริงจังเกินไป? อภิปรายเกี่ยวกับการจัดสร้างทีมออนไลน์บางประเภท

ทำความรู้จักกับพนักงานของคุณก่อนที่จะลองใช้กลยุทธ์การสร้างความไว้วางใจใดๆ คุณจะสามารถวัดผลได้ดีขึ้นว่ากลยุทธ์การสร้างความไว้วางใจเฉพาะแบบใดจะได้ผล

นอกจากนี้ ให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลพร้อมเสมอ แม้ว่าพวกเขาจะไม่ต้องใช้พื้นที่ร่วมกันและการเพิกเฉยต่อกันง่ายกว่า แต่เพื่อนร่วมงานที่ขัดแย้งกันก็สามารถทำให้บรรยากาศโดยรวมแย่ลงได้ ไม่ต้องพูดถึงทำให้เวิร์กโฟลว์ช้าลง

แรงกดดันจากงานทางไกล

เป็นที่ทราบกันดีว่าพนักงานที่อยู่ห่างไกลมีเส้นแบ่งระหว่างงานกับเวลาว่างไม่ชัดเจน ส่วนใหญ่พวกเขาจะทำงานหลายชั่วโมงนานขึ้น หรือมีตารางงานที่ยุ่งเหยิงมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาทำงานจากที่บ้าน พวกเขามักจะรู้สึกกดดันที่ต้องทำงานหนักเพื่อพิสูจน์ตัวเอง ละเลยชีวิตส่วนตัว เพียงเท่านี้ก็มีส่วนสำคัญต่อความเหนื่อยหน่าย ผู้จัดการและซีอีโอหลายคนมีความเข้าใจผิดที่ว่าการทำงานจากที่บ้านง่ายกว่าและทำให้พนักงานเข้าถึงได้ง่ายขึ้น นี้เป็นสิ่งที่ผิดอย่างแน่นอน

หากคุณต้องการความไว้วางใจจากพนักงาน คุณควร:

• ให้พวกเขารู้ว่าพวกเขามีชั่วโมงการทำงานที่แน่นอน และทำงานล่วงเวลาเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย
• ทำความเข้าใจเกี่ยวกับวันหยุดส่วนตัว
• กำหนดเส้นตายที่เป็นจริง

ตอนนี้ มาดูวิธีแก้ปัญหาจริงกันดีกว่า ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับของเรา โดยอิงจากคำตอบและการวิจัยของนักข่าว

สร้างความไว้วางใจในระดับต่างๆ

การสร้างความไว้วางใจในฐานะเพื่อนร่วมทีม/เพื่อนร่วมงาน

ริเริ่มแต่อย่าสร้างความรำคาญ

การริเริ่ม เราหมายถึงการเริ่มการสนทนา การถามคำถาม และแสดงความคิดเห็นเมื่อผู้อื่นอาจปฏิเสธ หากคุณมีข้อกังวลเกี่ยวกับโครงการหรือกำหนดเวลา และคุณรู้ว่าคนอื่นอาจรู้สึกแบบเดียวกัน ให้แสดงความคิดเห็นของคุณ อย่างไรก็ตาม พึงระลึกไว้เสมอว่าสำหรับบางคน การกระทำประเภทนี้อาจดูช้าเกินไปหากคุณทำบ่อยเกินไป ไม่มีใครชอบโชว์ออฟ และคุณไม่ต้องการที่จะถูกมองว่าเป็นคนทรยศ หรือคนที่อยากเป็นเจ้านายเมื่อไม่มีเจ้านายอยู่ใกล้ๆ

ฟังมากขึ้น - เป็นคนช่างสังเกต

พยายามอย่างเต็มที่เพื่อเรียนรู้ที่จะเป็นคนช่างสังเกตและตระหนักถึงสภาพแวดล้อมในการทำงานมากขึ้น ในขณะที่คุณไม่ได้แบ่งปันพื้นที่ทางกายภาพเดียวกันกับเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนร่วมทีมของคุณ คุณกำลังแบ่งปันพื้นที่ดิจิทัล และการสนับสนุนเป็นสิ่งสำคัญเมื่อเราทำงานทางไกล/จากที่บ้าน

จดบันทึกเวลาที่ผู้คนใช้งานมากที่สุดในการแชทที่แตกต่างกัน เมื่อพวกเขาส่งอีเมล และสำหรับผู้ที่ต้องการรับทราบข้อมูลสำคัญ ซึ่งเพื่อนร่วมงานพูดคุยกันมากที่สุด เพราะการคลิกจะเกิดขึ้นเองตามธรรมชาติ และเป็นข้อมูลที่ดีที่ควรมีเมื่อคุณต้องการเข้าใกล้บางคลิกอย่างไม่เป็นทางการ มันจะช่วยให้คุณทำลายน้ำแข็งได้ง่ายขึ้น

ทำตัวสบายๆหน่อย

การพูดแบบไม่เป็นทางการ พยายามทำตัวสบายๆ กับเพื่อนร่วมงานให้ดีที่สุด เรารับทราบว่าการเก็บตัวอาจเป็นอุปสรรคสำคัญในที่ทำงาน และทักษะด้านบุคลากรก็ไม่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงานเสมอไป อย่างไรก็ตาม ความสุภาพและความเป็นกันเองในระดับหนึ่งสามารถช่วยให้คุณสร้างความไว้วางใจได้เร็วขึ้น

ท้ายที่สุด คุณควรเป็นมากกว่าแค่ชื่อและอวาตาร์บนหน้าจอของใครบางคน ทำให้ตัวเองโดดเด่นกว่าคนอื่นๆ ในสำนักงาน ไม่ว่าจะด้วยงานอดิเรก รสนิยมทางดนตรีหรือภาพยนตร์ หรือชีวิตส่วนตัว เพราะการแบ่งปันบุคลิกภาพของคุณทำให้ความสัมพันธ์ในการทำงานมีน้ำหนักมากขึ้น และช่วยให้ผู้อื่นเชื่อมต่อกับคุณได้ดียิ่งขึ้น

เคารพขอบเขตของผู้อื่นและสร้างของคุณเอง

เราทุกคนต่างเห็นพ้องต้องกันว่าไม่มีอะไรจะดีไปกว่าการที่เพื่อนร่วมทีมเคารพขอบเขตของเรา ไม่ว่าจะเป็นการไม่ส่งอีเมลหรือข้อความถึงเราหลังเลิกงาน หรือปล่อยให้เราระบายความหงุดหงิดกับการประชุมครั้งล่าสุด

หากเพื่อนร่วมงานของคุณกำหนดกฎเกณฑ์สำหรับการสื่อสารเรื่องงานไว้อย่างชัดเจน ให้เคารพตัวเลือกและกำหนดการของพวกเขาไม่ว่าจะอย่างไรก็ตาม และหากไม่มีให้ถามโดยตรง ง่ายๆ: “ เฮ้ คุณบอกฉันได้ไหมว่าคุณมีขอบเขตที่กำหนดไว้สำหรับการสื่อสารในที่ทำงานหรือไม่? ” สามารถไปได้ไกล หรือพูดว่า: “ เฮ้ ถ้าฉันทำเกินขอบเขตโดยไม่ได้ตั้งใจ โปรดแจ้งให้เราทราบ ” จะทำให้คนอื่นรู้ว่าคุณเคารพพื้นที่ของพวกเขาและน่าเชื่อถือ

ขอบเขตยังหมายถึงการเคารพสถานะความพร้อมของใครบางคนในการแชท!

แหล่งที่มาของรูปภาพ: Microsoft Teams

ในทำนองเดียวกัน จงเปิดกว้างด้วยขอบเขตของคุณเอง นำเสนอตามที่เป็นอยู่: วิธีรักษาสมดุลชีวิตการทำงานของคุณ ไม่ใช่กฎหมายที่เข้มงวดที่ทุกคนต้องปฏิบัติตามหรืออย่างอื่น คุณไม่ต้องการให้คนอื่นแปลกแยกด้วยการทำเสียงที่เข้มงวดกับเวลาของคุณมากเกินไป

คอยเป็นกำลังใจ

เรามักจะเห็นประกาศในแชทเป็นกลุ่ม: มีคนแต่งงาน มีลูก ซื้อรถใหม่ ย้ายไปอยู่ที่ใหม่ ฯลฯ และผู้คนมักจะตอบกลับด้วยอีโมติคอนหรือเขียนข้อความแสดงความยินดี

คุณควรจะเปิดใจทำเช่นเดียวกัน เพราะข่าวดีอาจหาได้ยากในทุกวันนี้ และถ้าเป็นไปได้ ส่งข้อความตรงถึงพวกเขาและแสดงความยินดีกับพวกเขาแบบตัวต่อตัว หรือขอรายละเอียดเพิ่มเติม (แน่นอนว่าทั้งหมดมีรสนิยมดี) สถานการณ์สมมติที่ดีที่สุด – จุดประกายการสนทนาที่นำไปสู่ความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น กรณีที่เลวร้ายที่สุด – คุณส่งข้อความแสดงความยินดีที่เป็นส่วนตัวมากขึ้นเล็กน้อยไปยังเพื่อนร่วมงาน มัน win-win!

เปิดใจเรียนรู้และถามคำถาม

มีวิธีที่ดีกว่าสองสามวิธีในการเสริมสร้างความไว้วางใจมากกว่าการยอมรับข้อผิดพลาดและเรียนรู้จากเพื่อนร่วมงานของคุณ เมื่อคุณไม่กลัวที่จะแสดงความผิดและเปิดใจเรียนรู้จากสิ่งเหล่านั้น มันจะแสดงให้คนอื่นเห็นว่าคุณโปร่งใสเกี่ยวกับงานของคุณ ยังไง?

หากคุณมีปัญหาในการทำงานให้เสร็จ และมีคนในทีมของคุณที่สามารถช่วยคุณได้ คุณมีทางเลือกสองทาง: ยอมรับว่าคุณกำลังติดขัด แม้ว่าในเบื้องต้นจะรู้สึกลำบากใจ และขอความช่วยเหลือ – หรือ – อยู่เงียบๆ โดยคิดว่าคุณจะดูเหมือน ไร้ความสามารถและพยายามใช้อำนาจโดยลำพัง สิ่งที่น่าจะเป็นไปได้มากที่สุดคือ ในกรณีแรก งานจะเสร็จสิ้นตรงเวลาด้วยความช่วยเหลือ และเพื่อนร่วมงานของคุณจะรู้สึกมั่นใจในตัวเองมากขึ้น และสบายใจเกี่ยวกับความซื่อสัตย์และการเปิดกว้างของคุณ

ในกรณีที่สอง คุณเสี่ยงที่จะดันเส้นตายกลับ ทำงานที่ต่ำกว่ามาตรฐาน และเมื่อพวกเขารู้ เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถระบุว่าคุณเป็นคนที่ภาคภูมิใจเกินกว่าจะขอความช่วยเหลือจากกลุ่มค่าใช้จ่าย

สื่อสาร สื่อสาร สื่อสาร

Jake Meador หนึ่งในผู้สื่อข่าวของเราจาก Mobile Text Alerts มีตัวอย่างที่ดี:

“ฉันมีสถานการณ์ในที่ทำงานเก่าที่เพื่อนร่วมงานและฉันขาดกันและกันอย่างสม่ำเสมอ ฉันก็เลยถามว่าเธอว่างครึ่งชั่วโมงระหว่างสัปดาห์เพื่อเราจะได้คุยกันไหม ในการประชุม ฉันแค่ถามเธอว่ามีอะไรที่ฉันสามารถทำได้ในงานของฉัน เพื่อทำให้งานของเธอง่ายขึ้นหรือเพื่อสนับสนุนเธอในสิ่งที่เธอทำได้ดีขึ้น (ฉันเป็นนักเขียนคำโฆษณาและเธอเป็นผู้จัดการกระบวนการทางการตลาด เราจึงทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด) เพียงแค่ยอมรับว่าฉันอาจทำให้เธอผิดหวังในบางวิธี ก็ทำให้เธอรู้สึกสบายใจที่จะพูดอย่างตรงไปตรงมา และเมื่อสิ้นสุดการประชุม เราตระหนักว่าเราทั้งคู่ต่างกังวลเกี่ยวกับผลงานของตัวเองและอีกคนไม่ได้มีปัญหาใดๆ ตั้งแต่วันนั้นเป็นต้นมา เรามีความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงานและมิตรภาพในที่ทำงาน”

ตามที่บัญชีของ Meador แสดงให้เห็น การสื่อสารแบบเปิดสามารถช่วยสร้างความไว้วางใจได้อย่างมาก หากคุณมีข้อสงสัยหรือปัญหาใดๆ กับเพื่อนร่วมงาน วิธีที่ดีที่สุดคือจัดการกับพวกเขาโดยตรง มากกว่าที่จะอยู่กับการคาดเดาและสมมติฐาน

การสร้างความไว้วางใจในฐานะหัวหน้าทีม/ผู้จัดการทีม

การแบ่งปันคำแนะนำข้างต้นอย่างยุติธรรมสามารถนำไปใช้กับหัวหน้าทีม/ผู้จัดการได้เช่นกัน แก่นของการสร้างความไว้วางใจอยู่ที่การสื่อสารด้วยวาจาและภาษากาย และเมื่อช่องทางเหล่านั้นถูกกีดขวาง (เช่นเดียวกับการทำงานระยะไกล) คุณต้องลงทุนเวลาและพลังงานมากขึ้นเพื่อให้ได้ผลเช่นเดียวกันผ่านช่องทางดิจิทัล

สนับสนุนการแก้ปัญหาร่วมกัน

ให้ผู้คนทำงานร่วมกันในการแก้ปัญหาทันทีที่เกิดปัญหาขึ้น
โดยปกติ สิ่งแรกที่พวกเขามักจะทำคือค้นหาว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ แม้ว่าบ่อยครั้งที่รู้ว่าข้อมูลนั้นไม่ได้ช่วยแก้ปัญหา จะทำให้เกิดความคลางแคลงใจในหมู่สมาชิกกลุ่มเท่านั้น แล้วคุณทำอะไรได้บ้าง?

จัดเซสชั่นระดมความคิดผ่านแฮงเอาท์วิดีโอหรือแชท เป็นผู้นำการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจดจ่อกับการค้นหาวิธีแก้ปัญหา มากกว่าคนที่ทำผิดพลาด ซึ่งจะช่วยขจัดการชี้นิ้วที่ธรรมดาสามัญ แต่คุณจะทำให้พวกเขาคุ้นเคยกับการไว้วางใจในกระบวนการและพวกเขาสามารถเอาชนะปัญหาได้ด้วยการทำงานร่วมกัน

ทันเวลากับทุกสิ่ง

ในฐานะหัวหน้าทีมหรือผู้จัดการ ทางออกที่ดีที่สุดของคุณในการทำให้สมาชิกในทีมไว้วางใจคุณคือการตรงต่อเวลา ไม่ว่าจะเป็นการประชุม อีเมล คำติชม และอื่นๆ หากพวกเขาสามารถพึ่งพาความตรงต่อเวลาของคุณได้ มันจะเปิดประตูให้พวกเขาเชื่อมั่นในหนทางอื่นๆ เช่นกัน: การตัดสินโดยรวมของคุณ การตัดสินใจ...

มีเทคนิคการบริหารเวลาที่แตกต่างกันซึ่งคุณสามารถเรียนรู้และส่งต่อไปยังทีมของคุณได้

ให้คำติชมบ่อยครั้งและทำให้มันสร้างสรรค์

พนักงานต้องการข้อเสนอแนะ เป็นสิ่งที่ทำให้พวกเขาก้าวไปข้างหน้าแม้ว่าพวกเขาจะไม่รู้สึกถึงภารกิจก็ตาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ปฏิบัติงานระยะไกล เนื่องจากพวกเขาไม่มีทางเห็นคุณแบบตัวต่อตัว และวัดปฏิกิริยาของคุณที่มีต่อพวกเขา พวกเขาต้องการกำลังใจในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและมีความสุขมากกว่าใครๆ

การให้ข้อเสนอแนะเป็นประจำช่วยสร้างความไว้วางใจในการมีอยู่ของคุณและวิจารณญาณที่ยุติธรรมเกี่ยวกับจรรยาบรรณในการทำงานของพวกเขา ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขาสามารถไว้วางใจว่าคุณจะรับรองสำหรับพวกเขาเมื่อพวกเขายกขึ้น หรือมีปัญหากับงานเอง

ตัวอย่างเช่น สมาชิกในทีมรู้ว่ามีบันทึกว่าพวกเขามีประสิทธิผลและเป็นสมาชิกที่มีส่วนร่วมในทีมด้วยผลลัพธ์ที่ดี เมื่อพวกเขาเจอปัญหาร้ายแรง (เช่น ป่วย ขาดงานในเหตุฉุกเฉิน หรือมีวันที่แย่ๆ มากมายที่ส่งผลต่อสุขภาพจิตของพวกเขา) พวกเขาสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะรู้ว่าไม่ใช่พวกเขาที่เกียจคร้าน เพราะพวกเขาเชื่อใจคุณและกระบวนการตอบรับเพื่อให้รู้ว่าจรรยาบรรณในการทำงานของพวกเขาไม่ได้ถูกตัดสินอย่างผิด ๆ

ก้าวเข้ามาเมื่อจำเป็นเท่านั้น

ความไว้วางใจยังหมายถึงการรู้ว่าพนักงานสามารถตัดสินใจได้เองว่าสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับกระบวนการทำงานของพวกเขาคืออะไร และมีศรัทธาในวิจารณญาณของตน นี่เป็นส่วนที่ผู้จัดการและหัวหน้าทีมจำเป็นต้องสร้างความไว้วางใจกับผู้อื่น

ขั้นตอนแรกในการฝึกนี้คือค่อยๆ เริ่มละทิ้งการควบคุม ปล่อยให้การตัดสินใจระดับล่างเป็นหน้าที่ของพวกเขา แนะนำพวกเขาเกี่ยวกับวิธีการสื่อสาร และให้พวกเขาแยกแยะปัญหาในอนาคตด้วยตนเอง (เว้นแต่พวกเขาต้องการการไกล่เกลี่ย HR) สมาชิกในทีมต้องทำงานอย่างอิสระ พวกเขาจะสังเกตเห็นว่าคุณไว้วางใจพวกเขา และจะก้าวขึ้นสู่ระดับนั้นเพื่อรักษาความไว้วางใจนั้นไว้

ยอมรับว่าไม่มีวันวางใจได้หมด

วาเนสซา ฟาน นักข่าวจาก คาร์ดินัล เอ็ด ดูเคชั่น นักข่าวอีกคนของเรามีประเด็นที่เฉียบแหลมมาก:

“เราสามารถยอมรับความคิดของ “ความไว้วางใจ แต่ยืนยัน” เชื่อมั่นว่าพนักงานของคุณมีศักยภาพ มีความสามารถ และทำงานหนัก ตรวจสอบว่างานของพวกเขาโดยการตรวจสอบเฉพาะจุด แก้ไข และให้ข้อเสนอแนะ เพื่อช่วยพวกเขาปรับปรุง พนักงานต้องใช้เวลาในการสร้างความน่าเชื่อถือและความน่าเชื่อถือในบริษัท มิฉะนั้น ประสบการณ์ก็เป็นสิ่งที่น่าสงสัย และเราขจัดแก่นแท้ของการให้คำปรึกษา ในทุกระดับ เราควรมีระบบตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ เช่น การตรวจสอบประสิทธิภาพ เพื่อหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าอย่างเป็นรูปธรรม”

สิ่งที่เราเรียนรู้ได้จากคำกล่าวของฟานก็คือการวัดประสิทธิภาพการผลิตเป็นรูปแบบหนึ่งของการสร้างความไว้วางใจ นั่นคือเหตุผลที่ไม่มีความละอายในการติดตามเวลาของพนักงานที่ใช้ไปกับงานหรือระบุเวลาที่เสียไป ความโปร่งใสอย่างสมบูรณ์หมายถึงการไว้วางใจให้ทุกคนทำหน้าที่ของตนอย่างรับผิดชอบ ตัวอย่างเช่น แอป Timesheet เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้สมาชิกในทีมรับผิดชอบ

ส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้าง

สุดท้าย ให้ความไว้วางใจสร้างตัวเองอย่างเป็นธรรมชาติโดยสนับสนุนให้ผู้คนแสดงความคิดเห็น หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับเครื่องมือที่ใช้ กระบวนการทำงาน ผลตอบรับ หรือสิ่งที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ให้พวกเขาพูดสิ่งที่คิดออก สิ่งนี้ช่วยสร้างความไว้วางใจได้อย่างไร?

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำแบบสำรวจแบบไม่ระบุชื่อทุกเดือนเพื่อตรวจสอบความพึงพอใจของพนักงาน คุณยังสามารถขอแบบสำรวจที่มีลายเซ็นได้ ในขณะที่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดที่มาถึงทางของคุณยังคงเป็นความลับ

แน่นอน คุณควรขอให้ความคิดเห็นและข้อเสนอแนะของพวกเขามีเหตุผลและสร้างสรรค์ ไม่ใช่แค่การกล่าวร้ายบริษัทโดยตรง

นอกจากนี้ RIshav Kanal หนึ่งในนักข่าวอีเมลของเรา ซีอีโอของ inPerson ได้แบ่งปันวิธีการที่น่าสนใจที่ใช้ในบริษัทของเขา:

“เซสชันการทำงานเสมือนจริงและเกมเสมือนจริงช่วยสร้างความไว้วางใจและการเชื่อมต่อกับพนักงานที่อยู่ห่างไกล ทีมงานของเรามีเซสชันการทำงานเสมือนจริง 2 เซสชันต่อสัปดาห์ ซึ่งสมาชิกในทีมสามารถเข้าร่วมการโทรแบบซูมและสัมผัสกับสภาพแวดล้อมในสำนักงาน และสามารถกลับไปนั่งบนเก้าอี้เพื่อเสนอความคิดต่อกลุ่มได้ ไม่มีการกำหนดวาระและมีพื้นที่สำหรับความคิดสร้างสรรค์ที่จะไหลไปมา”

การสร้างความไว้วางใจในฐานะนายจ้าง/ซีอีโอ

มีกระบวนการจ้างงานที่เข้มงวดขึ้น

ปรึกษาตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถใช้ตรวจสอบความน่าเชื่อถือของผู้สมัครได้ การสัมภาษณ์อาจมีสถานการณ์สมมติ (หรือใช้สถานการณ์ที่บริษัทของคุณเคยผ่านมาแล้ว) และถามว่าพวกเขาจะทำอย่างไร

ขอความคิดเห็นและความคิดได้บ่อยเท่าที่เป็นไปได้

เช่นเดียวกับที่เราได้กล่าวไปแล้วสำหรับผู้จัดการและหัวหน้าทีม คุณจำเป็นต้องขอความคิดเห็นจากทั้งพวกเขาและพนักงานคนอื่นๆ เมื่อ CEO ยังคงผลักดันจังหวะของตัวเอง มันทำให้คนอื่นรู้สึกว่าความสุขของพวกเขาไม่สำคัญ ผู้คนจำเป็นต้องรับฟังและนำความคิดเห็นของพวกเขาไปปฏิบัติ หากคุณต้องการให้พวกเขาไว้วางใจไม่ใช่แค่คุณเท่านั้น แต่รวมถึงบริษัทโดยรวมด้วย

หากปราศจากความไว้วางใจดังกล่าว การหมุนเวียนและความไม่พอใจโดยทั่วไปจะมีโอกาสมากขึ้น ไม่ต้องพูดถึงว่าง่ายกว่าสำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกลในการสนทนาที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น ซึ่งพวกเขาสามารถแสดงความไม่ไว้วางใจและสนับสนุนซึ่งกันและกันในการลาออกจากบริษัทได้

จัดหาเครื่องมือในสถานที่ทำงานที่เชื่อถือได้และใช้งานง่าย

Anton Konopilov ซีอีโอของ Palma Violets Loans กล่าวถึงเรื่องนี้เมื่อเราถามถึงการสร้างความไว้วางใจ:

“ฉันรู้ว่าทีมของฉันน่าเชื่อถือเพราะฉันจัดการพวกเขาได้ดี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณติดตั้งระบบดิจิทัลที่จำเป็นสำหรับการทำงานระยะไกลจะช่วยให้มั่นใจถึงประสิทธิภาพของทีม

การจัดการที่ดีเป็นหนึ่งในวิธีการสำคัญในการสร้างบรรยากาศที่น่าเชื่อถือ เพื่อพิสูจน์ความเป็นผู้นำที่ดี ให้เตรียมเครื่องมือชั้นยอดที่จะทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้น เพียงบางส่วน ได้แก่ :

• ตัวติดตามชั่วโมงพนักงานที่มีคุณสมบัติครบถ้วนเพื่อช่วยให้พวกเขามีความรับผิดชอบและมีประสิทธิผล
• เครื่องมือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์สำหรับทีมขายและการตลาดของคุณ
• แพลตฟอร์ม HR เพื่อให้ฝ่าย HR ของคุณเข้าถึงข้อมูลเพิ่มเติม และพนักงานของคุณมีสถานที่ที่จะทำความรู้จักกัน ฯลฯ

แน่นอนว่ามันทำได้โดยไม่บอกว่าการหาเครื่องมือที่มีราคาไม่แพงแต่ไม่ใช่ฟรีทั้งหมดจะเป็นการดีที่สุด พนักงานสังเกตว่า CEO กำลังใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์มฟรี และบ่อยครั้งที่แผนฟรีไม่สามารถปรับขนาดได้สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ซึ่งจะทำให้งานของพวกเขายากขึ้น ความตระหนี่ยังทำให้เกิดความไม่ไว้วางใจ เป็นการแสดงความเห็นว่าคุณไม่สนใจจริงๆ ที่จะช่วยให้พนักงานของคุณทำงานได้ดีขึ้น

ใช้แผนประสิทธิภาพ

แผนการปฏิบัติงานของพนักงานสามารถแสดงว่าคุณสนใจความก้าวหน้าของพนักงาน แทนที่จะพิจารณาว่าใช้แล้วหมดไป เราอยู่ในยุคที่ความกลัวการใช้จ่ายเพิ่มขึ้นในแต่ละวัน เทคโนโลยีเตือนเราอยู่เสมอว่าเราทุกคนสามารถถูกแทนที่ได้อย่างง่ายดายและงานของเราก็ตกยุค

ในทำนองเดียวกันกับผลตอบรับเชิงสร้างสรรค์ แผนประสิทธิภาพที่ดำเนินการเป็นประจำจะเป็นประโยชน์ต่อทั้งคุณและพนักงาน พวกเขารู้ว่าคุณอยู่ด้วยและนึกถึงการปรับปรุง ขณะที่คุณได้รับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลงานของพวกเขา และตำแหน่งที่คุณสามารถมีส่วนร่วมได้ (โดยการจัดสัมมนาออนไลน์ หลักสูตร การให้คำปรึกษา ฯลฯ)

เรามีคำแนะนำที่ใช้งานได้จริงในการจัดทำแผนประสิทธิภาพและวิธีทำให้ใช้งานได้:

• ทุกอย่างเกี่ยวกับแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพ
• พัฒนาแผนประสิทธิภาพของทีมในสี่ขั้นตอน (พร้อมเทมเพลต)

สรุปแล้ว

การเชื่อใจซึ่งกันและกันไม่ใช่เรื่องง่ายในชีวิตส่วนตัว นับประสาในที่ทำงานเมื่อชื่อเสียงด้านการดำรงชีวิตและอาชีพของเราตกต่ำลง อย่างไรก็ตาม การฝึกสื่อสารอย่างเปิดเผย แสดงความเปราะบาง ความเอาใจใส่ และความเต็มใจที่จะยอมรับข้อผิดพลาดและเรียนรู้จากสาธารณะสู่สาธารณะได้ไปไกลกว่านั้นแล้ว ดังที่เราได้เห็น ความไว้วางใจเป็นมากกว่าการส่งมอบงานตรงเวลา โดยเฉพาะจากระยะไกล เมื่อคุณเห็นเพื่อนร่วมงานของคุณผ่านรูปโปรไฟล์และคำพูดบนหน้าจอ การเรียนรู้ซึ่งกันและกัน การช่วยเหลือและการรู้ว่าเราเป็นส่วนหนึ่งของบางสิ่งที่ยิ่งใหญ่กว่าเรา จะต้องก้าวข้ามระยะห่างทางกายภาพใดๆ