พนักงานที่ทำงานทางไกล: เหตุใดจึงสำคัญและจะจัดการอย่างไร

เผยแพร่แล้ว: 2024-01-18

พนักงานยุคใหม่กำลังเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในด้านการทำงานจากระยะไกล ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีและการเปลี่ยนแปลงในวัฒนธรรมการทำงานและความคาดหวังทำให้ผู้คนสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลจากที่บ้านหรือในสถานที่ที่ยืดหยุ่นอื่นๆ

แม้จะกลับมาที่สำนักงานแล้ว การทำงานจากระยะไกลยังคงเป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับพนักงานและธุรกิจจำนวนมาก 38% ของบริษัท มีพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล

การเพิ่มขึ้นของพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลไม่มีทีท่าว่าจะชะลอตัวลง และถึงเวลาแล้วที่ธุรกิจต่างๆ จะปรับตัวเข้ากับเทรนด์การทำงานที่กำลังเกิดขึ้นนี้และจัดการทีมที่ทำงานจากระยะไกลได้ดีขึ้น

แต่อย่างไร?

เราจะอธิบายทุกสิ่งที่คุณต้องการเกี่ยวกับพนักงานที่ทำงานทางไกลและแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการพนักงานทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพ มาเริ่มกันเลย.

พนักงานระยะไกลคืออะไร?

พนักงานที่ทำงานระยะไกลหมายถึงพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านหรือสถานที่อื่นนอกสถานที่ แทนที่จะเดินทางไปยังที่ทำงานหรือสำนักงานส่วนกลาง

คำว่า “การทำงานทางไกล” และ “การสื่อสารทางไกล” หมายถึงการจัดการการทำงานที่พนักงานได้รับความยืดหยุ่นในสถานที่และเวลาทำงานของตน

แทนที่จะเดินทางไปที่สำนักงานทุกวัน พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลจะปฏิบัติหน้าที่ส่วนใหญ่จากบ้านหรือพื้นที่ทำงานร่วมกันที่พวกเขาเลือก โดยทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานทางออนไลน์

จากการสำรวจของ Gallup เมื่อเร็วๆ นี้ พบ ว่าพนักงานในสหรัฐอเมริกามากกว่า 60% กำลังทำงานบางอย่างที่บ้านให้เสร็จเป็นอย่างน้อย โดยมีส่วนแบ่งการทำงานทางไกลโดยเฉลี่ยสองวันต่อสัปดาห์ นอกจากนี้ พนักงานที่ตอบแบบสำรวจมากกว่า 85% ต้องการความยืดหยุ่นในการทำงานระยะไกลในระดับหนึ่งเป็นอย่างน้อย

แบบสำรวจของ Gallup เกี่ยวกับสถานะของการทำงานระยะไกล

สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความแตกต่างอย่างมากจากบรรทัดฐานการทำงานแบบเดิมๆ ที่กำหนดการตายตัวในสถานที่ทำงานเป็นมาตรฐาน

ความก้าวหน้าในซอฟต์แวร์ระบบเครือข่าย การสื่อสาร และ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถรักษาประสิทธิภาพการผลิตไว้ภายนอกสำนักงานแบบรวมศูนย์ได้

เนื่องจากเทคโนโลยีเหล่านี้ปรับปรุงไปพร้อมกับความสะดวกสบายทางวัฒนธรรมด้วยการทำงานร่วมกันทางไกล บริษัทจำนวนมากขึ้นจึงตระหนักถึงประโยชน์ที่สำคัญในการจัดการการทำงานที่ยืดหยุ่น

ข้อดีของการทำงานระยะไกล

การมีพนักงานที่ทำงานทางไกลมีข้อดีหลายประการสำหรับทั้งนายจ้างและลูกจ้าง นี่คือคุณประโยชน์ที่สำคัญบางส่วน:

สำหรับพนักงาน

สมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน ที่ดีขึ้น : การทำงานจากระยะไกลช่วยลดความจำเป็นในการเดินทาง ประหยัดเวลาอันมีค่าของพนักงาน ซึ่งสามารถอุทิศให้กับงานส่วนตัว เวลาครอบครัว หรือแม้แต่การออกกำลังกายและงานอดิเรก สิ่งนี้นำไปสู่วิถีชีวิตที่ดีต่อสุขภาพและสมดุลมากขึ้น ลดความเครียด และส่งเสริมความเป็นอยู่โดยรวม

ประสิทธิภาพการทำงานและการมุ่งเน้นที่เพิ่มขึ้น: พนักงานยังได้ทำงานในสภาพแวดล้อมที่เงียบกว่าและรบกวนสมาธิน้อยลง ช่วยเพิ่มสมาธิและสมาธิ และแปลไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้นและงานที่มีคุณภาพดีขึ้น

ความยืดหยุ่นและความเป็นอิสระที่มากขึ้น: การทำงานจากระยะไกลช่วยให้พนักงานควบคุมตารางเวลาและรูปแบบการทำงานของตนได้มากขึ้น พวกเขาสามารถเลือกทำงานในช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลมากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นช่วงเช้าตรู่ ช่วงดึก หรือแม้แต่ช่วงพักตลอดทั้งวัน ความยืดหยุ่นนี้สามารถเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ที่มีหน้าที่ดูแลเด็ก ภาวะสุขภาพ หรือภาระผูกพันอื่นๆ

ต้นทุนที่ลดลง: พนักงานที่อยู่ห่างไกลประหยัดเงินในการเดินทาง การแต่งกายแบบมืออาชีพ และการดูแลเด็ก ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ทางการเงินอย่างมาก นอกจากนี้ บริษัทยังสามารถประหยัดพื้นที่สำนักงาน ค่าสาธารณูปโภค และต้นทุนค่าโสหุ้ยอื่นๆ

สำหรับนายจ้าง

ต้นทุนค่าโสหุ้ยที่ลดลง: ธุรกิจสามารถประหยัดต้นทุนได้อย่างมากในแง่ของพื้นที่สำนักงาน ค่าสาธารณูปโภค และค่าใช้จ่ายโสหุ้ยอื่นๆ

ประสิทธิภาพการทำงานและความพึงพอใจของพนักงานที่เพิ่มขึ้น: พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลมักจะมีประสิทธิภาพและความพึงพอใจมากกว่าพนักงานที่ทำงานในสำนักงาน หมายความว่าการทำงานจากระยะไกลส่งผลให้รักษาพนักงานได้ดีขึ้น ลดการขาดงาน และลดต้นทุนการลาออก

เข้าถึง กลุ่มผู้มีความสามารถ ที่กว้างขึ้น : การทำงานจากระยะไกลช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถเข้าถึงกลุ่มผู้มีความสามารถระดับโลก โดยดึงดูดผู้สมัครที่ดีที่สุดโดยไม่คำนึงถึงสถานที่ตั้งของพวกเขา

ขวัญกำลังใจและการมีส่วนร่วมของพนักงานที่ดีขึ้น: พนักงานรู้สึกถึงความเป็นอิสระและความไว้วางใจในการทำงานจากระยะไกล ซึ่งช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจและการมีส่วนร่วม ทีมที่อยู่ห่างไกลยังมีความรู้สึกในการทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นเพื่อเชื่อมต่อถึงกัน

ภาพลักษณ์องค์กรที่ได้รับการปรับปรุง: บริษัทที่เสนอตัวเลือกการทำงานจากระยะไกลถูกมองว่ามีความก้าวหน้าและน่าดึงดูดยิ่งขึ้นสำหรับผู้มีโอกาสเป็นพนักงานและลูกค้า

ความท้าทายของการจัดการทีมระยะไกล

แม้จะมีข้อได้เปรียบมากมาย แต่การจัดการทีมระยะไกลก็ไม่ใช่เรื่องท้าทาย คุณจะพบกับอุปสรรคมากมายในการเป็นผู้นำและการทำงานร่วมกันที่ควรได้รับการแก้ไขล่วงหน้าเพื่อความสำเร็จในระยะยาว

อุปสรรคในการสื่อสาร

หากปราศจากการใช้คำพูดและการแชทแบบใช้น้ำเย็น ความเข้าใจผิดระหว่างพนักงานอาจเกิดขึ้นได้ง่ายขึ้นผ่านทางอีเมล ข้อความ และแฮงเอาท์วิดีโอ

ในเวลาเดียวกัน ด้วยช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้าง สมาชิกในทีมจึงได้รับข้อมูลมากมาย ทำให้ยากต่อการมีสมาธิและจัดลำดับความสำคัญของงาน

การระดมความคิดแบบต่อหน้าและการสนทนาแบบกะทันหันนั้นเกิดขึ้นได้ยากเมื่อทำงานจากระยะไกล ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อความคิดสร้างสรรค์และการทำงานเป็นทีม

การสร้างทีมและวัฒนธรรม

การสร้างความสัมพันธ์ที่แท้จริงและความสนิทสนมกันอาจเป็นเรื่องยากกว่าหากไม่มีปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้ากันเป็นประจำ

การรักษาขวัญกำลังใจของทีมก็เป็นเรื่องที่ท้าทายเช่นกัน การรู้สึกโดดเดี่ยวและขาดการติดต่อจากเพื่อนร่วมงานอาจทำให้ขวัญกำลังใจลดลงและขาดแรงจูงใจ การสร้างอัตลักษณ์และความรู้สึกเป็นเจ้าของร่วมกันเป็นเรื่องยากเมื่อสมาชิกในทีมกระจัดกระจายตามพื้นที่

ผลผลิตและขั้นตอนการทำงาน

การทำงานจากที่บ้านมาพร้อมกับสิ่งรบกวนสมาธิต่างๆ เป็นการยากที่จะมีสมาธิและรักษาประสิทธิภาพการทำงานไว้

หากไม่มีภาพตารางการทำงานของใครบางคนที่ชัดเจน ผู้จัดการอาจประสบปัญหาในการกำหนดและติดตามความคาดหวัง ซึ่งนำไปสู่ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับความรับผิดชอบ

ประสิทธิภาพการทำงานอีกประการหนึ่งคือการประสานงานกำหนดการและการประชุมข้ามเขตเวลาที่แตกต่างกัน ซึ่งส่งผลต่อการทำงานเป็นทีมและขั้นตอนการทำงาน

นอกจากนี้ การผสมผสานงานและชีวิตส่วนตัวอาจเป็นเรื่องยากสำหรับคนทำงานที่อยู่ห่างไกล ซึ่งนำไปสู่ความเหนื่อยหน่ายและความเครียด

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการพนักงานระยะไกล

การจัดการพนักงานทางไกลมีความท้าทาย แต่บริษัทหลายแห่งเป็นผู้นำทีมทางไกลมาหลายปีแล้ว ลองดูกลยุทธ์เหล่านี้เพื่อเตรียมทีมของคุณให้พร้อมสำหรับความสำเร็จ

1. ใช้เครื่องมือและช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน

เทคโนโลยีที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างได้ ในระดับพื้นฐานที่สุด พวกเขาจะต้องมีฮาร์ดแวร์ เช่น แล็ปท็อป สมาร์ทโฟน และอุปกรณ์อื่นๆ เพื่อให้ทำงานได้ทุกที่ อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ใช่จุดสิ้นสุดของเรื่องราว

คุณควรจัดเตรียม ชุดเครื่องมือเทคโนโลยีการสื่อสารโทรคมนาคม ที่จำเป็นให้กับทีมของคุณ

2. ส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจและความโปร่งใส

เมื่อคุณไม่ได้ทำงานร่วมกันทั้งหมด เส้นแบ่งในบทบาทอาจพร่ามัว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สร้างบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนทันที

แนวปฏิบัตินี้เริ่มต้นด้วยคำอธิบายลักษณะงานที่ชัดเจน เพื่อให้แต่ละบุคคลทราบถึงความรับผิดชอบของตน

แจ้งให้ผู้อื่นทราบเกี่ยวกับหน้าที่หลักและกระบวนการเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง รักษาไดเร็กทอรีสำนักงานที่อัปเดต เมื่อใดก็ตามที่บทบาทหรือสมาชิกในทีมเปลี่ยนแปลง ให้อัปเดตพนักงานที่เหลือจากระยะไกล

นอกจากนี้ ตัดสินใจว่าคุณต้องการผลลัพธ์ใด และคุณจะตัดสินอย่างไร คิดอย่างสร้างสรรค์เกี่ยวกับ KPI ประเภทต่างๆ สำหรับงานที่แตกต่างกัน และติดตามและวัดผลได้ทันท่วงที

3. สร้าง ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน

คนทำงานระยะไกลมีแนวโน้มที่จะทำงานต่อไปนอกเหนือจากวันทำงานปกติและหลายครั้งก็ทำงานหนักเกินไป คุณต้องก้าวเข้ามาช่วยให้ทั้งทีมของคุณมีสุขภาพแข็งแรง มีความสุข และรักษาสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน ยังไง?

4. ส่งเสริมกิจกรรมการสร้างทีมเสมือนจริง

ตาม Gallup ล่าสุด ข้อมูล การมีมิตรภาพในสถานที่ทำงานที่ดี งานได้รับความสำคัญค่อนข้างมากนับตั้งแต่เริ่มมีการระบาดใหญ่ แม้ว่าจะพิจารณาถึงการเพิ่มขึ้นอย่างมากในการทำงานจากระยะไกลและแบบผสมผสานก็ตาม

แล้วคุณจะส่งเสริมมิตรภาพและสร้างทีมด้วยพนักงานที่ทำงานทางไกลได้อย่างไร?

การประชุมทางวิดีโอใน Nextiva
การประชุมทางวิดีโอจะสนุกและมีส่วนร่วมเมื่อทำถูกต้อง

5. ลงทุนในการพัฒนาและฝึกอบรมพนักงาน

การสนับสนุนพนักงานที่อยู่ห่างไกลและการลงทุนอย่างแข็งขันในการพัฒนาและการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลมีความสุขและการมีส่วนร่วมของพนักงานที่ดีขึ้น การลงทุนในการพัฒนาและการฝึกอบรมทำให้พนักงานมีพลัง มีแรงจูงใจมากขึ้น และผลลัพธ์ทางธุรกิจที่แข็งแกร่งขึ้น

เมื่อพนักงานขาดโอกาสในการเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ หรือฟื้นฟูทักษะที่มีอยู่ พวกเขาอาจเริ่มรู้สึกหยุดนิ่งในบทบาทของตนหรือถูกตัดขาดจากพันธกิจและวัฒนธรรมขององค์กร

ด้วยการเสนอโครงการริเริ่มการเรียนรู้และการพัฒนาจากระยะไกล เช่น หลักสูตรออนไลน์ เวิร์คช็อปเสริมสร้างทักษะ การฝึกสอน และอื่นๆ อีกมากมาย ผู้จ้างงานได้แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของตนในการเลี้ยงดูผู้มีความสามารถและช่วยให้สมาชิกในทีมบรรลุศักยภาพสูงสุดของตน แม้จะมาจากระยะไกล

การลงทุนด้านการพัฒนาเหล่านี้ยังช่วยให้คนทำงานระยะไกลได้รับความรู้ซึ่งแปลโดยตรงเป็นการปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผล

6. โฆษณาโอกาสในการทำงานระยะไกลของคุณ

งานจากระยะไกลสามารถเป็นองค์ประกอบที่ทรงพลังในการสรรหาบุคลากรที่ประสบความสำเร็จ สำหรับหลายๆ คน การทำงานจากที่บ้านคือสิ่งที่ดึงดูดใจอย่างแท้จริง

อย่าปิดบังความจริงที่ว่าคุณเสนอโอกาสในการทำงานนอกสถานที่และงานแบบยืดหยุ่น ทำให้โพสต์และคำอธิบายงานของคุณอยู่ด้านหน้าและตรงกลาง นำเสนอสิ่งนี้ว่าเป็นประโยชน์สำหรับพนักงานของคุณบนโซเชียลมีเดีย เช่น Twitter และ LinkedIn

ตัวอย่างการประกาศรับสมัครงาน LinkedIn (ผ่านการสรรหาบุคลากร)
ตัวอย่างการประกาศรับสมัครงาน LinkedIn (ผ่านการ สรรหาบุคลากร )

และเจาะจง อธิบายให้ชัดเจนว่าเหตุใดบริษัทของคุณจึงรับบทบาทจากระยะไกล ใครที่พวกเขาอาจร่วมงานด้วย และสิทธิประโยชน์เพิ่มเติมเพื่อทำให้การทำงานจากระยะไกลน่าดึงดูดยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ กลุ่มผู้มีความสามารถของคุณไม่ได้จำกัดอยู่เพียงผู้ที่อยู่ใกล้พอที่จะเดินทางมายังสำนักงานของคุณอีกต่อไป ตอนนี้โลกทั้งใบกลายเป็นแหล่งรวมความสามารถของคุณ ตอนนี้คุณสามารถโฆษณาตำแหน่งของคุณได้ทุกที่ คุณสามารถรับสมัครจากพื้นที่ห่างไกลทางภูมิศาสตร์

7. ลงทุนแบบประหยัดต้นทุน

ข้อได้เปรียบที่สำคัญประการหนึ่งของการทำงานระยะไกลคือการประหยัดต้นทุนสำหรับผลกำไรของคุณ และมีวิธีที่ดีกว่าในการลงทุนให้กับพนักงานของคุณ

ทำไม คุณอาจพบว่าคุณมีเงินสดในมือมากขึ้น คุณจึงสามารถจ้างงานเพิ่ม ให้รางวัลทีมของคุณ และขยายผลประโยชน์ของบริษัทของคุณได้

เริ่มต้นด้วยการประหยัดพื้นที่สำนักงานและอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ คุณสามารถใช้พื้นที่สำนักงานเดิมและจ้างพนักงานเพิ่มจากระยะไกลได้ ด้วยการทำงานจากระยะไกล คุณไม่จำเป็นต้องมีสำนักงานด้วยซ้ำ

เสนอสิทธิประโยชน์ด้านสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน ดังนั้นการทำงานจากระยะไกลจึงเป็นการจัดเตรียมการทำงานที่ดีต่อสุขภาพมากขึ้น

อนาคตของการทำงาน

การมีพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลทำให้เกิดความได้เปรียบทางการแข่งขันมากมาย พนักงานได้รับอิสระมากขึ้น นายจ้างให้ความไว้วางใจมากขึ้น และจะได้รับประโยชน์อันน่าเหลือเชื่อจากการทำงานจากที่บ้านอย่างเต็มที่

แต่ต้องใช้ความพยายามอย่างจริงจังจึงจะประสบความสำเร็จ คุณต้องการให้ทีมผู้บริหารของคุณเติบโตไปสู่บทบาทความเป็นผู้นำที่สำคัญยิ่งขึ้น พวกเขาจำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับเครื่องมือใหม่ๆ ของการค้าขายเพื่อรับฟังและสนับสนุนทีมของพวกเขา

โชคดีที่มันเคยทำมาก่อน ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้เหล่านี้เกี่ยวกับวิธีสร้างและปรับขนาดพนักงานของคุณจะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ ทีมงานระยะไกลของคุณจะรู้สึกซาบซึ้งในความพยายามของคุณในการสนับสนุนและนำทางพวกเขาให้ประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น

ใช้เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เหล่านี้เพื่อจัดการพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เชื่อมต่อถึงกัน และทำงานให้เสร็จได้มากขึ้น

อย่าลืมเลือก เครื่องมือสื่อสาร ที่ทำให้การทำงานจากระยะไกลเป็นเรื่องง่ายสำหรับธุรกิจของคุณ