พนักงานที่ทำงานทางไกล: เหตุใดจึงสำคัญและจะจัดการอย่างไร
เผยแพร่แล้ว: 2024-01-18พนักงานยุคใหม่กำลังเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในด้านการทำงานจากระยะไกล ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีและการเปลี่ยนแปลงในวัฒนธรรมการทำงานและความคาดหวังทำให้ผู้คนสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลจากที่บ้านหรือในสถานที่ที่ยืดหยุ่นอื่นๆ
แม้จะกลับมาที่สำนักงานแล้ว การทำงานจากระยะไกลยังคงเป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับพนักงานและธุรกิจจำนวนมาก 38% ของบริษัท มีพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล
การเพิ่มขึ้นของพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลไม่มีทีท่าว่าจะชะลอตัวลง และถึงเวลาแล้วที่ธุรกิจต่างๆ จะปรับตัวเข้ากับเทรนด์การทำงานที่กำลังเกิดขึ้นนี้และจัดการทีมที่ทำงานจากระยะไกลได้ดีขึ้น
แต่อย่างไร?
เราจะอธิบายทุกสิ่งที่คุณต้องการเกี่ยวกับพนักงานที่ทำงานทางไกลและแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการพนักงานทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพ มาเริ่มกันเลย.
พนักงานระยะไกลคืออะไร?
พนักงานที่ทำงานระยะไกลหมายถึงพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านหรือสถานที่อื่นนอกสถานที่ แทนที่จะเดินทางไปยังที่ทำงานหรือสำนักงานส่วนกลาง
คำว่า “การทำงานทางไกล” และ “การสื่อสารทางไกล” หมายถึงการจัดการการทำงานที่พนักงานได้รับความยืดหยุ่นในสถานที่และเวลาทำงานของตน
แทนที่จะเดินทางไปที่สำนักงานทุกวัน พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลจะปฏิบัติหน้าที่ส่วนใหญ่จากบ้านหรือพื้นที่ทำงานร่วมกันที่พวกเขาเลือก โดยทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานทางออนไลน์
จากการสำรวจของ Gallup เมื่อเร็วๆ นี้ พบ ว่าพนักงานในสหรัฐอเมริกามากกว่า 60% กำลังทำงานบางอย่างที่บ้านให้เสร็จเป็นอย่างน้อย โดยมีส่วนแบ่งการทำงานทางไกลโดยเฉลี่ยสองวันต่อสัปดาห์ นอกจากนี้ พนักงานที่ตอบแบบสำรวจมากกว่า 85% ต้องการความยืดหยุ่นในการทำงานระยะไกลในระดับหนึ่งเป็นอย่างน้อย
สิ่งนี้แสดงให้เห็นถึงความแตกต่างอย่างมากจากบรรทัดฐานการทำงานแบบเดิมๆ ที่กำหนดการตายตัวในสถานที่ทำงานเป็นมาตรฐาน
ความก้าวหน้าในซอฟต์แวร์ระบบเครือข่าย การสื่อสาร และ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถรักษาประสิทธิภาพการผลิตไว้ภายนอกสำนักงานแบบรวมศูนย์ได้
เนื่องจากเทคโนโลยีเหล่านี้ปรับปรุงไปพร้อมกับความสะดวกสบายทางวัฒนธรรมด้วยการทำงานร่วมกันทางไกล บริษัทจำนวนมากขึ้นจึงตระหนักถึงประโยชน์ที่สำคัญในการจัดการการทำงานที่ยืดหยุ่น
ข้อดีของการทำงานระยะไกล
การมีพนักงานที่ทำงานทางไกลมีข้อดีหลายประการสำหรับทั้งนายจ้างและลูกจ้าง นี่คือคุณประโยชน์ที่สำคัญบางส่วน:
สำหรับพนักงาน
สมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน ที่ดีขึ้น : การทำงานจากระยะไกลช่วยลดความจำเป็นในการเดินทาง ประหยัดเวลาอันมีค่าของพนักงาน ซึ่งสามารถอุทิศให้กับงานส่วนตัว เวลาครอบครัว หรือแม้แต่การออกกำลังกายและงานอดิเรก สิ่งนี้นำไปสู่วิถีชีวิตที่ดีต่อสุขภาพและสมดุลมากขึ้น ลดความเครียด และส่งเสริมความเป็นอยู่โดยรวม
ประสิทธิภาพการทำงานและการมุ่งเน้นที่เพิ่มขึ้น: พนักงานยังได้ทำงานในสภาพแวดล้อมที่เงียบกว่าและรบกวนสมาธิน้อยลง ช่วยเพิ่มสมาธิและสมาธิ และแปลไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้นและงานที่มีคุณภาพดีขึ้น
ความยืดหยุ่นและความเป็นอิสระที่มากขึ้น: การทำงานจากระยะไกลช่วยให้พนักงานควบคุมตารางเวลาและรูปแบบการทำงานของตนได้มากขึ้น พวกเขาสามารถเลือกทำงานในช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลมากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นช่วงเช้าตรู่ ช่วงดึก หรือแม้แต่ช่วงพักตลอดทั้งวัน ความยืดหยุ่นนี้สามารถเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ที่มีหน้าที่ดูแลเด็ก ภาวะสุขภาพ หรือภาระผูกพันอื่นๆ
ต้นทุนที่ลดลง: พนักงานที่อยู่ห่างไกลประหยัดเงินในการเดินทาง การแต่งกายแบบมืออาชีพ และการดูแลเด็ก ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ทางการเงินอย่างมาก นอกจากนี้ บริษัทยังสามารถประหยัดพื้นที่สำนักงาน ค่าสาธารณูปโภค และต้นทุนค่าโสหุ้ยอื่นๆ
สำหรับนายจ้าง
ต้นทุนค่าโสหุ้ยที่ลดลง: ธุรกิจสามารถประหยัดต้นทุนได้อย่างมากในแง่ของพื้นที่สำนักงาน ค่าสาธารณูปโภค และค่าใช้จ่ายโสหุ้ยอื่นๆ
ประสิทธิภาพการทำงานและความพึงพอใจของพนักงานที่เพิ่มขึ้น: พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลมักจะมีประสิทธิภาพและความพึงพอใจมากกว่าพนักงานที่ทำงานในสำนักงาน หมายความว่าการทำงานจากระยะไกลส่งผลให้รักษาพนักงานได้ดีขึ้น ลดการขาดงาน และลดต้นทุนการลาออก
เข้าถึง กลุ่มผู้มีความสามารถ ที่กว้างขึ้น : การทำงานจากระยะไกลช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถเข้าถึงกลุ่มผู้มีความสามารถระดับโลก โดยดึงดูดผู้สมัครที่ดีที่สุดโดยไม่คำนึงถึงสถานที่ตั้งของพวกเขา
ขวัญกำลังใจและการมีส่วนร่วมของพนักงานที่ดีขึ้น: พนักงานรู้สึกถึงความเป็นอิสระและความไว้วางใจในการทำงานจากระยะไกล ซึ่งช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจและการมีส่วนร่วม ทีมที่อยู่ห่างไกลยังมีความรู้สึกในการทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นเพื่อเชื่อมต่อถึงกัน
ภาพลักษณ์องค์กรที่ได้รับการปรับปรุง: บริษัทที่เสนอตัวเลือกการทำงานจากระยะไกลถูกมองว่ามีความก้าวหน้าและน่าดึงดูดยิ่งขึ้นสำหรับผู้มีโอกาสเป็นพนักงานและลูกค้า
ความท้าทายของการจัดการทีมระยะไกล
แม้จะมีข้อได้เปรียบมากมาย แต่การจัดการทีมระยะไกลก็ไม่ใช่เรื่องท้าทาย คุณจะพบกับอุปสรรคมากมายในการเป็นผู้นำและการทำงานร่วมกันที่ควรได้รับการแก้ไขล่วงหน้าเพื่อความสำเร็จในระยะยาว
อุปสรรคในการสื่อสาร
หากปราศจากการใช้คำพูดและการแชทแบบใช้น้ำเย็น ความเข้าใจผิดระหว่างพนักงานอาจเกิดขึ้นได้ง่ายขึ้นผ่านทางอีเมล ข้อความ และแฮงเอาท์วิดีโอ
ในเวลาเดียวกัน ด้วยช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้าง สมาชิกในทีมจึงได้รับข้อมูลมากมาย ทำให้ยากต่อการมีสมาธิและจัดลำดับความสำคัญของงาน
การระดมความคิดแบบต่อหน้าและการสนทนาแบบกะทันหันนั้นเกิดขึ้นได้ยากเมื่อทำงานจากระยะไกล ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อความคิดสร้างสรรค์และการทำงานเป็นทีม
การสร้างทีมและวัฒนธรรม
การสร้างความสัมพันธ์ที่แท้จริงและความสนิทสนมกันอาจเป็นเรื่องยากกว่าหากไม่มีปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้ากันเป็นประจำ
การรักษาขวัญกำลังใจของทีมก็เป็นเรื่องที่ท้าทายเช่นกัน การรู้สึกโดดเดี่ยวและขาดการติดต่อจากเพื่อนร่วมงานอาจทำให้ขวัญกำลังใจลดลงและขาดแรงจูงใจ การสร้างอัตลักษณ์และความรู้สึกเป็นเจ้าของร่วมกันเป็นเรื่องยากเมื่อสมาชิกในทีมกระจัดกระจายตามพื้นที่
ผลผลิตและขั้นตอนการทำงาน
การทำงานจากที่บ้านมาพร้อมกับสิ่งรบกวนสมาธิต่างๆ เป็นการยากที่จะมีสมาธิและรักษาประสิทธิภาพการทำงานไว้
หากไม่มีภาพตารางการทำงานของใครบางคนที่ชัดเจน ผู้จัดการอาจประสบปัญหาในการกำหนดและติดตามความคาดหวัง ซึ่งนำไปสู่ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับความรับผิดชอบ
ประสิทธิภาพการทำงานอีกประการหนึ่งคือการประสานงานกำหนดการและการประชุมข้ามเขตเวลาที่แตกต่างกัน ซึ่งส่งผลต่อการทำงานเป็นทีมและขั้นตอนการทำงาน
นอกจากนี้ การผสมผสานงานและชีวิตส่วนตัวอาจเป็นเรื่องยากสำหรับคนทำงานที่อยู่ห่างไกล ซึ่งนำไปสู่ความเหนื่อยหน่ายและความเครียด
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการพนักงานระยะไกล
การจัดการพนักงานทางไกลมีความท้าทาย แต่บริษัทหลายแห่งเป็นผู้นำทีมทางไกลมาหลายปีแล้ว ลองดูกลยุทธ์เหล่านี้เพื่อเตรียมทีมของคุณให้พร้อมสำหรับความสำเร็จ
1. ใช้เครื่องมือและช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน
เทคโนโลยีที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างได้ ในระดับพื้นฐานที่สุด พวกเขาจะต้องมีฮาร์ดแวร์ เช่น แล็ปท็อป สมาร์ทโฟน และอุปกรณ์อื่นๆ เพื่อให้ทำงานได้ทุกที่ อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ใช่จุดสิ้นสุดของเรื่องราว
คุณควรจัดเตรียม ชุดเครื่องมือเทคโนโลยีการสื่อสารโทรคมนาคม ที่จำเป็นให้กับทีมของคุณ
- เครื่องมือสื่อสาร: มอบเครื่องมือให้พนักงานของคุณเพื่อช่วยให้พวกเขาติดต่อกับผู้จัดการ เพื่อนร่วมงาน ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า และลูกค้า
- เครื่องมือการทำงานร่วมกัน: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้แม้ว่าจะแยกจากกันก็ตาม ใช้เทคโนโลยี การประชุมทางวิดีโอ และซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกัน
- เครื่องมือรักษาความปลอดภัย: ปกป้องการสื่อสารและข้อมูลของคุณด้วยเครื่องมือรักษาความปลอดภัย ป้องกันการโทรด้วยเทคโนโลยีการเข้ารหัส ใช้แอปการจัดการรหัสผ่านเพื่อจัดการข้อมูลประจำตัวและการเข้าถึง
2. ส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจและความโปร่งใส
เมื่อคุณไม่ได้ทำงานร่วมกันทั้งหมด เส้นแบ่งในบทบาทอาจพร่ามัว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สร้างบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนทันที
แนวปฏิบัตินี้เริ่มต้นด้วยคำอธิบายลักษณะงานที่ชัดเจน เพื่อให้แต่ละบุคคลทราบถึงความรับผิดชอบของตน
แจ้งให้ผู้อื่นทราบเกี่ยวกับหน้าที่หลักและกระบวนการเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง รักษาไดเร็กทอรีสำนักงานที่อัปเดต เมื่อใดก็ตามที่บทบาทหรือสมาชิกในทีมเปลี่ยนแปลง ให้อัปเดตพนักงานที่เหลือจากระยะไกล
นอกจากนี้ ตัดสินใจว่าคุณต้องการผลลัพธ์ใด และคุณจะตัดสินอย่างไร คิดอย่างสร้างสรรค์เกี่ยวกับ KPI ประเภทต่างๆ สำหรับงานที่แตกต่างกัน และติดตามและวัดผลได้ทันท่วงที
3. สร้าง ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน
คนทำงานระยะไกลมีแนวโน้มที่จะทำงานต่อไปนอกเหนือจากวันทำงานปกติและหลายครั้งก็ทำงานหนักเกินไป คุณต้องก้าวเข้ามาช่วยให้ทั้งทีมของคุณมีสุขภาพแข็งแรง มีความสุข และรักษาสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน ยังไง?
- ยึดตามตารางงาน – อย่าลืมรวมอาหารกลางวันและช่วงพักด้วย
- กำหนดเวลาที่ต้องการการตอบสนอง – ให้เกียรติกับความมุ่งมั่นดังกล่าวตลอดวัฒนธรรมบริษัทของคุณ
- จัดการเวลาด้วยเทคโนโลยี – จัดการการปรากฏตัวของทีมของคุณเพื่อระบุเมื่อพวกเขาไม่พร้อมใช้งาน
- แบ่งปันเคล็ดลับด้านประสิทธิภาพการทำงานและสุขภาพที่ดี – ช่วยให้ทีมของคุณเข้าใจว่าพวกเขาสามารถทำงานจากที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิผลได้อย่างไร
4. ส่งเสริมกิจกรรมการสร้างทีมเสมือนจริง
ตาม Gallup ล่าสุด ข้อมูล การมีมิตรภาพในสถานที่ทำงานที่ดี งานได้รับความสำคัญค่อนข้างมากนับตั้งแต่เริ่มมีการระบาดใหญ่ แม้ว่าจะพิจารณาถึงการเพิ่มขึ้นอย่างมากในการทำงานจากระยะไกลและแบบผสมผสานก็ตาม
แล้วคุณจะส่งเสริมมิตรภาพและสร้างทีมด้วยพนักงานที่ทำงานทางไกลได้อย่างไร?
- การยืดกล้ามเนื้อเป็นทีม – การออกกำลังกายแบบเดียวกับที่คุณทำต่อหน้าหรือที่สถานที่พักผ่อนทางกายภาพสามารถเกิดขึ้นได้เสมือนจริง ใช้การประชุมทางวิดีโอหรือแม้แต่รายการงานที่ใช้ร่วมกันเพื่อรวบรวมคำตอบ
- ชุมนุมอยู่เบื้องหลังสาเหตุทั่วไป – ค้นหาวิธีสร้างการเชื่อมต่อ บริจาคให้กับสิ่งที่สำคัญต่อทีมของคุณหรือเริ่มชมรมงานอดิเรกเสมือนจริง มีส่วนร่วมกับทีมระยะไกลของคุณเพื่อสนับสนุนสาเหตุทั่วไป
- สร้างพื้นที่เสมือนจริงสำหรับการสังสรรค์ – คิดว่านี่เป็นเครื่องทำน้ำเย็นเสมือนจริงที่ผู้คนสามารถแบ่งปันการสนทนาที่ไม่ใช่เรื่องงานได้
- ฉลองวันเกิด – บางทีคุณอาจทำเค้กหรือเซ็นการ์ดไม่ได้ แต่ต้องหาทางรับทราบวันเกิดและเหตุการณ์สำคัญอื่นๆ นอกจากนี้คุณยังสามารถหลีกเลี่ยงแคลอรี่ได้อีกด้วย!
5. ลงทุนในการพัฒนาและฝึกอบรมพนักงาน
การสนับสนุนพนักงานที่อยู่ห่างไกลและการลงทุนอย่างแข็งขันในการพัฒนาและการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลมีความสุขและการมีส่วนร่วมของพนักงานที่ดีขึ้น การลงทุนในการพัฒนาและการฝึกอบรมทำให้พนักงานมีพลัง มีแรงจูงใจมากขึ้น และผลลัพธ์ทางธุรกิจที่แข็งแกร่งขึ้น
เมื่อพนักงานขาดโอกาสในการเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ หรือฟื้นฟูทักษะที่มีอยู่ พวกเขาอาจเริ่มรู้สึกหยุดนิ่งในบทบาทของตนหรือถูกตัดขาดจากพันธกิจและวัฒนธรรมขององค์กร
ด้วยการเสนอโครงการริเริ่มการเรียนรู้และการพัฒนาจากระยะไกล เช่น หลักสูตรออนไลน์ เวิร์คช็อปเสริมสร้างทักษะ การฝึกสอน และอื่นๆ อีกมากมาย ผู้จ้างงานได้แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของตนในการเลี้ยงดูผู้มีความสามารถและช่วยให้สมาชิกในทีมบรรลุศักยภาพสูงสุดของตน แม้จะมาจากระยะไกล
การลงทุนด้านการพัฒนาเหล่านี้ยังช่วยให้คนทำงานระยะไกลได้รับความรู้ซึ่งแปลโดยตรงเป็นการปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผล
6. โฆษณาโอกาสในการทำงานระยะไกลของคุณ
งานจากระยะไกลสามารถเป็นองค์ประกอบที่ทรงพลังในการสรรหาบุคลากรที่ประสบความสำเร็จ สำหรับหลายๆ คน การทำงานจากที่บ้านคือสิ่งที่ดึงดูดใจอย่างแท้จริง
อย่าปิดบังความจริงที่ว่าคุณเสนอโอกาสในการทำงานนอกสถานที่และงานแบบยืดหยุ่น ทำให้โพสต์และคำอธิบายงานของคุณอยู่ด้านหน้าและตรงกลาง นำเสนอสิ่งนี้ว่าเป็นประโยชน์สำหรับพนักงานของคุณบนโซเชียลมีเดีย เช่น Twitter และ LinkedIn
และเจาะจง อธิบายให้ชัดเจนว่าเหตุใดบริษัทของคุณจึงรับบทบาทจากระยะไกล ใครที่พวกเขาอาจร่วมงานด้วย และสิทธิประโยชน์เพิ่มเติมเพื่อทำให้การทำงานจากระยะไกลน่าดึงดูดยิ่งขึ้น
นอกจากนี้ กลุ่มผู้มีความสามารถของคุณไม่ได้จำกัดอยู่เพียงผู้ที่อยู่ใกล้พอที่จะเดินทางมายังสำนักงานของคุณอีกต่อไป ตอนนี้โลกทั้งใบกลายเป็นแหล่งรวมความสามารถของคุณ ตอนนี้คุณสามารถโฆษณาตำแหน่งของคุณได้ทุกที่ คุณสามารถรับสมัครจากพื้นที่ห่างไกลทางภูมิศาสตร์
7. ลงทุนแบบประหยัดต้นทุน
ข้อได้เปรียบที่สำคัญประการหนึ่งของการทำงานระยะไกลคือการประหยัดต้นทุนสำหรับผลกำไรของคุณ และมีวิธีที่ดีกว่าในการลงทุนให้กับพนักงานของคุณ
ทำไม คุณอาจพบว่าคุณมีเงินสดในมือมากขึ้น คุณจึงสามารถจ้างงานเพิ่ม ให้รางวัลทีมของคุณ และขยายผลประโยชน์ของบริษัทของคุณได้
เริ่มต้นด้วยการประหยัดพื้นที่สำนักงานและอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ คุณสามารถใช้พื้นที่สำนักงานเดิมและจ้างพนักงานเพิ่มจากระยะไกลได้ ด้วยการทำงานจากระยะไกล คุณไม่จำเป็นต้องมีสำนักงานด้วยซ้ำ
เสนอสิทธิประโยชน์ด้านสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน ดังนั้นการทำงานจากระยะไกลจึงเป็นการจัดเตรียมการทำงานที่ดีต่อสุขภาพมากขึ้น
อนาคตของการทำงาน
การมีพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลทำให้เกิดความได้เปรียบทางการแข่งขันมากมาย พนักงานได้รับอิสระมากขึ้น นายจ้างให้ความไว้วางใจมากขึ้น และจะได้รับประโยชน์อันน่าเหลือเชื่อจากการทำงานจากที่บ้านอย่างเต็มที่
แต่ต้องใช้ความพยายามอย่างจริงจังจึงจะประสบความสำเร็จ คุณต้องการให้ทีมผู้บริหารของคุณเติบโตไปสู่บทบาทความเป็นผู้นำที่สำคัญยิ่งขึ้น พวกเขาจำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับเครื่องมือใหม่ๆ ของการค้าขายเพื่อรับฟังและสนับสนุนทีมของพวกเขา
โชคดีที่มันเคยทำมาก่อน ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้เหล่านี้เกี่ยวกับวิธีสร้างและปรับขนาดพนักงานของคุณจะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ ทีมงานระยะไกลของคุณจะรู้สึกซาบซึ้งในความพยายามของคุณในการสนับสนุนและนำทางพวกเขาให้ประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น
ใช้เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เหล่านี้เพื่อจัดการพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เชื่อมต่อถึงกัน และทำงานให้เสร็จได้มากขึ้น
อย่าลืมเลือก เครื่องมือสื่อสาร ที่ทำให้การทำงานจากระยะไกลเป็นเรื่องง่ายสำหรับธุรกิจของคุณ