กุญแจสู่ความสำเร็จในการทำงานทางไกล: การสื่อสารอย่างมีกลยุทธ์และมีสติ

เนื่องจากการระบาดใหญ่ของโคโรนาไวรัสทำให้บริษัทและพนักงานต้องรับงานทางไกล ทั้งผู้จัดการและทีมของพวกเขาเริ่มตระหนักว่าการเปลี่ยนแปลงแบบเต็มเวลาของการสื่อสารโทรคมนาคมแบบเต็มเวลานั้นรุนแรงเพียงใด

หลายบริษัทอนุญาตให้พนักงานทำงานจากระยะไกลได้หลายปี และพนักงานจำนวนมากคุ้นเคยกับการทำงานจากที่บ้านบ่อยครั้งสัปดาห์ละครั้งหรือสองครั้ง น่าเสียดายที่แนวทางปฏิบัติเหล่านี้ไม่ได้ใกล้เคียงกับการเลียนแบบการทำงานเต็มเวลาทั่วทั้งบริษัทจากที่บ้าน

ส่วนใหญ่ที่ไม่คุ้นเคยกับงานเต็มเวลาทางไกลมักจะมองว่าองค์กรและการสื่อสารเป็นความท้าทายหลัก คุณสามารถหาเนื้อหาออนไลน์มากมายที่ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดระเบียบและมีแรงจูงใจในขณะที่ทำงานจากที่บ้าน และบทความจำนวนมากที่กล่าวถึงการใช้ Zoom, Slack และเครื่องมือสื่อสารในที่ทำงานอื่นๆ อย่างมีประสิทธิภาพพุ่งสูงขึ้นอย่างรวดเร็ว

ปัญหาเหล่านี้มีจำนวนมากและต้องคำนึงถึง แต่ผู้คนมักมองข้ามการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ชัดเจนและบ่อยครั้งที่จำเป็นต้องทำเพื่อให้ทำงานจากที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นอกเหนือจากประเด็นเรื่องงานประจำและการโยกย้ายการประชุมไปสู่การประชุมทางวิดีโอแล้ว ผู้คนจำนวนมากคิดว่าตามหน้าที่ บทบาทของพวกเขาจะไม่เปลี่ยนแปลงมากนักเมื่อต้องทำงานทางไกล หากทีมทำงานส่วนใหญ่บนคอมพิวเตอร์และมีการประชุมประจำสัปดาห์แบบเดียวกันในปฏิทิน เหตุใดพวกเขาจึงคาดหวังให้กลยุทธ์ที่มีอยู่หยุดทำงาน

แม้ว่าจะแตกต่างกันไปตามบทบาท แต่สมมติฐานนี้มักจะไม่ถูกต้อง – การทำงานระยะไกลที่ประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพต้องการมากกว่าทีมที่มีแรงจูงใจและการโยกย้ายการประชุมทางธุรกิจตามปกติไปสู่การประชุมทางวิดีโอ

ในสาขาต่างๆ เช่น การตลาดและการออกแบบ งานทางไกลมักต้องมีการคิดใหม่ขั้นพื้นฐานว่าสมาชิกในทีมสื่อสารและจัดโครงสร้างอย่างไรในแต่ละวัน เนื่องจากสิ่งที่ส่งมอบเป็นนามธรรมและเป็นส่วนตัวมากกว่า

คู่มือ Zen สำหรับทีมโซเชียลมีเดียระยะไกล

เรียนรู้เพิ่มเติม

ปัญหาลึกที่มาพร้อมกับการทำงานระยะไกล

มีการปรับเปลี่ยนหลายอย่างที่จำเป็นเนื่องจากผู้คนเปลี่ยนไปทำงานทางไกล แต่ปัญหาเหล่านี้คือปัญหาต่อเนื่องบางประการที่ทำให้เกิดปัญหาเวิร์กโฟลว์ในระยะยาว หากไม่ได้รับการแก้ไข:

ปัญหาคอขวดของผลผลิต  

ประโยชน์ของการสื่อสารแบบปลายเปิดและเฉพาะกิจมักจะถูกมองข้ามไปจนกว่าคุณจะทำงานจากระยะไกล

ในสัปดาห์แรกที่ออกจากสำนักงาน หลายๆ คนจะเริ่มสังเกตเห็นปัญหาคอขวดเล็กๆ ที่เกิดขึ้นในงานของพวกเขา ปัญหาที่ปกติจะแก้ไขได้ด้วยการสนทนาด่วน แต่ตอนนี้จำเป็นต้องมีการแลกเปลี่ยนข้อความ Slack หรือแม้แต่กำหนดเวลาของการโทรสั้นๆ

เมื่อเวลาผ่านไป ปัญหาคอขวดเหล่านี้อาจส่งผลให้วันทำงานที่กระจัดกระจายและมีประสิทธิผลน้อยลง แต่ความกังวลที่ใหญ่กว่าก็คือการที่พวกเขานำไปสู่การตั้งสมมติฐานที่เพิ่มขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

เนื่องจากคนงานมีโอกาสน้อยที่จะได้รับคำชี้แจงและสร้างฉันทามติของกลุ่ม จึงต้องมีการตั้งสมมติฐานมากขึ้นเมื่อพูดถึงงานที่คลุมเครือซึ่งไม่สำคัญพอที่จะรับประกันการสื่อสาร ดังนั้น ความเหนียวแน่นของผลงานที่เกี่ยวข้องกับคนหลายคนอาจเริ่มได้รับความทุกข์เล็กน้อย ซึ่งนำเราไปสู่ปัญหาต่อไปของเรา:

เมื่อพูดถึงความคิดริเริ่มหรือโครงการที่มีระยะเวลายาวนานขึ้น เป็นเรื่องยากมากขึ้นที่จะปรับความคาดหวังของสมาชิกในทีมเมื่อพวกเขาไม่มีความสามารถในการเชื่อมต่อและยกระดับนอกการประชุมตามกำหนดการ

ความยากลำบากในการปรับความคาดหวัง  

การปรับความคาดหวังในทีมต่างๆ ให้สอดคล้องกันถือเป็นหนึ่งในสิ่งที่ยากที่สุดที่ต้องทำเสมอเมื่อต้องจัดการโครงการข้ามสายงาน เมื่อคุณทำงานจากทางไกล ปัญหาที่เกิดขึ้นกับโครงการข้ามสายงานนั้นสามารถขยายไปถึงทีมของคุณเองได้!

ตัวอย่างเช่น UX-writer และนักออกแบบ UX มักจะทำงานประสานกันอย่างสมบูรณ์แบบ แต่การทำงานระยะไกลอาจส่งผลให้ไมโครโคปีการร่าง UX-writer นั้นไม่สอดคล้องกันและมักจะทำกับการออกแบบผลิตภัณฑ์

คำถามที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขหรือข้อสันนิษฐานเดียวอาจทำให้ผลงานตกรางและนำไปสู่ความสับสนหรือความยุ่งยากภายในทีมเมื่อชิ้นส่วนปริศนาทั้งหมดไม่เข้ากันอย่างที่เคย

แม้ว่าระดับแรงจูงใจและความพยายามจะเท่าเดิมหรือเพิ่มขึ้น ปัญหาเหล่านี้จะไม่หายไป – พวกเขาต้องการการเปลี่ยนแปลงที่ใหญ่กว่าในวิธีที่บุคคลและทีมสื่อสารและจัดโครงสร้างงานในแต่ละวัน

เห็นได้ชัดว่าปัญหาเหล่านี้มีอยู่ในสเปกตรัมตามลักษณะของบทบาทและอุตสาหกรรม อย่างไรก็ตาม มีหลายทีมและบางองค์กรโดยรวม (เช่น Zapier) ที่สามารถประสบความสำเร็จได้ในระหว่างการทำงานทางไกลทั่วทั้งบริษัท แม้ว่าพวกเขาจะทำงานในพื้นที่ที่บริษัทอื่นประสบปัญหา

เราสามารถเรียนรู้อะไรจากองค์กรเหล่านี้และวัฒนธรรมขององค์กรเหล่านี้ได้บ้าง บริษัทเหล่านี้เอาชนะความท้าทายของการทำงานทางไกลได้อย่างไร

ให้งานของคุณอยู่ตรงกลางการสื่อสารอย่างมีสติและเชิงกลยุทธ์

เมื่อเราพิจารณาบริษัทอย่าง Zapier ที่นำการทำงานทางไกลทั่วทั้งบริษัทมาปรับใช้ได้สำเร็จมาหลายปีแล้ว เราจะเห็นว่าการสื่อสารนั้นถูกสร้างขึ้นเป็นแกนกลางของวัฒนธรรมองค์กรของพวกเขา พวกเขายังได้ตีพิมพ์ ebook ทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีการจัดการการสื่อสารในฐานะพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่เกือบ 100% ซึ่งคุ้มค่าที่จะอ่าน

บริษัทและทีมที่เปลี่ยนไปทำงานทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพมักจะมีการสื่อสารเป็นองค์ประกอบหลักในวัฒนธรรมของพวกเขา โดยการขยาย พวกเขามีกลยุทธ์และมีสติในการสื่อสาร และเป็นศูนย์กลางของกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ในการสื่อสาร คุณจะทำเช่นเดียวกันได้อย่างไร?

การจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของงาน

การทำงานจากระยะไกลหมายความว่าคุณจะต้องระมัดระวังมากขึ้นเกี่ยวกับการจัดโครงสร้างวันทำงานของคุณ งานที่มีความกำกวมและส่วนที่เคลื่อนไหวมากขึ้นควรทำงานก่อนการประชุมกับสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้คุณสามารถถามคำถามที่สำคัญและสนทนาอย่างมีประสิทธิผล

นอกจากนี้ยังหมายความว่าต้องคำนึงถึงผู้อื่นมากขึ้นในการจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญงานของคุณ เนื่องจากทุกคนต้องจัดโครงสร้างในแต่ละวันเกี่ยวกับการสื่อสารที่สำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวด

การจัดและจัดลำดับความสำคัญของการประชุม

การมีสติสัมปชัญญะและกลยุทธ์ในระหว่างการประชุมเป็นสิ่งสำคัญ คาดการณ์ปัญหาและความคลุมเครือล่วงหน้า เพื่อให้คุณได้รับความกระจ่างที่จำเป็นเพื่อลดการตั้งสมมติฐาน ทุกคนคุ้นเคยกับความรู้สึกของการออกจากการประชุมโดยมีคำถามมากกว่าที่คุณคิด การประชุมเหล่านี้อาจทำให้โครงการเสียหายได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทุกคนทำงานจากระยะไกล

สำหรับงานที่เกิดซ้ำและการซิงค์รายสัปดาห์ คาดว่าจะมีการสื่อสารผิดพลาดและสะดุดในขั้นต้น กระบวนการบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับคนหลายคนอาจเปลี่ยนไปทำงานทางไกลได้อย่างสมบูรณ์แบบ แต่กระบวนการอื่นๆ อาจไม่เป็นเช่นนั้น

เมื่อสิ่งต่างๆ ไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง ให้ระบุด้านที่นำไปสู่ปัญหาหรือความคลุมเครือ และทำการเปลี่ยนแปลงเพื่อที่ในที่สุดคุณและทีมของคุณจะพบจังหวะที่สมบูรณ์แบบ ความยาว และโครงสร้างของการสื่อสารที่ช่วยให้ทุกคนดำเนินการได้

The Takeaway

ในท้ายที่สุด แทบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่บุคคลที่ทำงานจากที่บ้านจะต้องยื่นมือขอคำชี้แจงในลักษณะที่ไม่มีโครงสร้าง จำนวนข้อความที่ส่งบน Slack และเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอื่นๆ จะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว แต่จะค่อยๆ ลดลงเมื่อผู้คนคุ้นเคยกับการทำงานทางไกลมากขึ้น

แม้ว่าการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีอาจดูไม่มีประสิทธิภาพและน่ารำคาญก็ไม่เคยผิด หากคุณต้องการคำชี้แจงเกี่ยวกับบางสิ่ง หากคุณกำลังชั่งน้ำหนักว่าจะถามหรือไม่ก็น่าจะใช่!

การตัดสินว่าคุณสามารถตั้งสมมติฐานได้ที่ไหนและที่ไหนที่คุณทำไม่ได้คือสิ่งที่ทีมจะพัฒนาได้เร็วกว่ามากเมื่อทำงานจากระยะไกล หากยังมีอุปสรรคในการทดลองบังคับทำงานทางไกลทั่วทั้งบริษัท ก่อนที่เราจะกลับไปที่สำนักงานหลังการระบาดใหญ่ นั่นคือเราทุกคนจะถูกบังคับให้เรียนรู้วิธีที่จะเป็นนักสื่อสารที่ดีและมีสติมากขึ้น