การแก้ปัญหาความท้าทายในการทำงานระยะไกล: 10 วิธีที่ได้รับการสำรองข้อมูล

ความนิยมของการทำงานจากระยะไกลเพิ่มขึ้นในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา และพนักงานจำนวนมาก โดยเฉพาะคนอายุน้อย ตอนนี้มองหาตำแหน่งที่อย่างน้อยก็มีตารางการทำงานแบบผสมผสาน

ในปี 2023 ชาวอเมริกัน 68% ต้องการทำงานจากระยะไกล และ 23% จะยอมลดค่าจ้างเพื่อทำงานดังกล่าว ผลการศึกษาพบว่าพนักงานในสหรัฐฯ อย่างน้อย ครึ่งหนึ่ง ทำงานจากระยะไกล อย่างน้อยก็ทำงานนอกเวลา

บริษัทที่เสนอตัวเลือกการทำงานจากระยะไกลก็เผชิญกับความท้าทายที่แตกต่างกันเช่นกัน โชคดีที่ เครื่องมือและกลยุทธ์ที่พร้อมใช้งานจากระยะไกล สามารถช่วยบรรเทาอุปสรรคเหล่านี้ได้ ดังนั้นโพสต์นี้จะกล่าวถึงความท้าทายในการทำงานจากระยะไกลอันดับต้น ๆ และวิธีที่ธุรกิจจะเอาชนะมันได้

ความท้าทายในการทำงานระยะไกล 10 อันดับแรกคืออะไร?

พนักงานที่อยู่ห่างไกลได้รับผลประโยชน์มากมายที่ไม่อาจปฏิเสธได้ทุกวัน พวกเขาสามารถปรับปรุงสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน ลดต้นทุนและเวลาในการเดินทาง และแม้กระทั่งป้องกันความเหนื่อยหน่าย

อย่างไรก็ตาม ท้ายที่สุดแล้ว ยังมีความท้าทายที่สำคัญที่ต้องพิจารณา

สิ่งเหล่านี้คือความท้าทายที่ใหญ่ที่สุด 10 ประการที่ธุรกิจและพนักงานต้องเผชิญเมื่อต้องทำงานจากระยะไกล

1. รู้สึกโดดเดี่ยวจากทีมของคุณ

การทำงานจากระยะไกลช่วยลดการโต้ตอบที่เกิดขึ้นเองในแต่ละวันในสำนักงานแบบเดิมๆ คุณไม่ได้พูดคุยเล็กๆ น้อยๆ ก่อนการประชุม คุยเรื่องตู้ทำน้ำเย็น หรือแม้แต่แวะมาที่โต๊ะของกันและกันเพื่อแก้ไขข้อกังวล

หากไม่มีการติดต่อแบบเห็นหน้ากัน ทีมที่อยู่ห่างไกล จำนวนมากจะพบว่าการสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวที่แน่นแฟ้นและความสนิทสนมกันในทีมนั้นทำได้ยากขึ้น ซึ่งในทางกลับกันอาจทำให้พนักงานของคุณทำงานร่วมกันเป็นทีมมีความท้าทายมากขึ้น

สำหรับผู้ใหญ่หลายๆ คน งานเป็นกิจกรรมหลักในการขัดเกลาทางสังคม การทำงานจากที่บ้านอาจส่งผลให้เกิดการแยกตัวเป็นเวลานาน นำไปสู่ความเหงา

เมื่อเวลาผ่านไป สิ่งนี้อาจส่งผลโดยตรงต่อสุขภาพจิตของพวกเขาด้วย เนื่องจากตามสถิติแล้ว พนักงานที่อยู่ห่างไกลออกไปมี แนวโน้ม ที่จะประสบกับความวิตกกังวลหรือภาวะซึมเศร้ามากกว่าผู้ที่ทำงานแบบผสมผสานหรือในสำนักงาน

โซลูชั่น

แม้ว่าการทำงานจากระยะไกลจะช่วยลดการมีปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้ากันในสำนักงาน แต่คุณยังคงพยายามส่งเสริมความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงานระหว่างสมาชิกในทีมได้ ใช้กลยุทธ์เหล่านี้:

• จัดกิจกรรมสร้างทีมออนไลน์ ช่วงพักดื่มกาแฟเสมือนจริง หรือชั่วโมงแห่งความสุข: กิจกรรมเหล่านี้ควรเป็นทางเลือกแต่สนับสนุน พวกเขาสามารถช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งขึ้นซึ่งสามารถช่วยปรับปรุงการทำงานเป็นทีมได้ แต่ยังเป็นช่องทางทางสังคมสำหรับผู้ที่ต้องการมันอีกด้วย
• ส่งเสริมการใช้แพลตฟอร์ม เช่น Slack หรือ Teams สำหรับการแชททั่วไป: ธุรกิจจำนวนมากจะมีการแชทสำหรับหัวข้อเฉพาะโดยเฉพาะ โดยมีแท็ก เช่น #smalltalk, #gamingfans และ #sportschat
• รับรู้ถึงการมีส่วนร่วมในการทำงานระยะไกลบนช่องทางการสื่อสารทั่วทั้งบริษัท: คุณควรรับทราบถึงการทำงานหนักของสมาชิกในทีม แม้ว่าจะเสร็จสิ้นจากระยะไกลก็ตาม กล่าวถึงเมื่อพวกเขาได้รับผ่านอีเมลหรือแพลตฟอร์มการสื่อสาร เช่น Slack
• จัดกิจกรรมแบบพบปะด้วยตนเองเมื่อจำเป็นและเชิญทีมระยะไกลของคุณ: กิจกรรมแบบพบปะด้วยตนเองอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณได้รับการว่าจ้างโดยไม่คำนึงถึงสถานที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ อย่างไรก็ตาม กิจกรรมที่จัดขึ้นต่อหน้าเป็นครั้งคราว (แม้เพียงปีละครั้ง) อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อความรู้สึกโดดเดี่ยวของทีม

2. การรักษาสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน

ตามทฤษฎีแล้ว การทำงานจากระยะไกลสามารถช่วยส่งเสริมสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีได้ คนงานสามารถใช้เวลาเดินทางน้อยลงและอาจมีเวลาอยู่ที่บ้านมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม คนทำงานที่อยู่ห่างไกลบางคน ต้องดิ้นรนเพื่อรักษา สมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานเมื่อต้องทำงานจากที่บ้าน เนื่องจากไม่มีการ "ออกไปทำงานทั้งวัน" ที่ชัดเจนเหมือนในที่ทำงาน และเมื่อคุณเริ่มทำงานที่บ้าน การแยกงานออกจากชีวิตส่วนตัวอาจเป็นเรื่องยาก

ในหลายกรณี การทำงานจากระยะไกลอาจทำให้มีชั่วโมงการทำงานยาวนานขึ้น นอกจากนี้ยังอาจส่งผลให้เกิดความคาดหวังว่าพนักงานจะพร้อมเสมอ แม้ในช่วงเวลาทำงานที่ไม่ปกติหรือ (ในบางกรณี) เมื่อพนักงานลาป่วยหรือลาพักร้อน

หากไม่มีขอบเขตที่ชัดเจน พนักงานจะพบว่าตัวเองเหนื่อยหน่ายจากการทำงานหนักและความเครียดได้อย่างง่ายดาย

โซลูชั่น

โซลูชันเหล่านี้สามารถช่วยปรับปรุงสมดุลระหว่างชีวิตและงานของพนักงานของคุณได้:

• ให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับการกำหนดเวลาทำงานเฉพาะและการมีพื้นที่ทำงานทางกายภาพ: การกำหนดเวลาทำงานสามารถช่วยป้องกันความเหนื่อยหน่ายและการทำงานหนักเกินไปได้ การสนับสนุนให้ทีมของคุณทำงานในพื้นที่ทำงานที่แยกจากส่วนหลักของบ้าน (แม้ว่าจะอยู่ที่โต๊ะตรงหัวมุมและไม่ใช่บนโซฟาก็ตาม) ก็ช่วยได้เช่นกัน
• ใช้นโยบายที่ไม่สนับสนุนการสื่อสารนอกเวลาทำการ: เน้นว่าไม่มีใครคาดว่าจะส่งข้อความหรือรับสายหลังจากเวลาทำงานที่ตั้งไว้ เตือนทีมของคุณไม่ให้เริ่มการสนทนาในช่วงเวลานอกเวลางานนอกเหตุฉุกเฉิน
• ส่งเสริมการหยุดพักระยะสั้นเป็นประจำเพื่อหลีกเลี่ยงอาการเหนื่อยหน่าย: การหยุดพักสามารถช่วยป้องกันอาการเหนื่อยหน่าย และยังช่วยเพิ่มผลผลิตอีกด้วย ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมหยุดพัก 10–15 นาทีตลอดทั้งวันทำงาน
• อนุญาตให้พนักงานทำงานในช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลสูงสุด: แม้ว่าเวลาที่กำหนดจะดีมาก แต่กำหนดเวลาที่ยืดหยุ่นจะดีกว่า ปล่อยให้ทีมของคุณทำงานในช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับพวกเขาเมื่อเป็นไปได้ พวกเขาจะทำงานได้มากขึ้นและต้องใช้เวลาน้อยลงในการอยู่หน้าคอมพิวเตอร์

3. เอาชนะสิ่งรบกวนสมาธิที่บ้าน

เมื่อ ทำงานจากที่บ้าน สิ่งรบกวนสมาธิเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นจริงและเกิดขึ้นตลอดเวลา

พ่อแม่อาจมีลูกเล็กๆ ที่บ้าน และเจ้าของสัตว์เลี้ยงอาจมีสุนัขหรือแมวเรียกร้องความสนใจในเวลาที่ไม่สะดวก แม้แต่การอยากซักผ้าเร็วๆ หรืองีบหลับเร็วๆ ก็สามารถทำลายช่วงบ่ายที่มีประสิทธิผลได้อย่างรวดเร็ว

ไม่ใช่ทุกคนที่มีรูปแบบที่ดีสำหรับการทำงานที่มีสมาธิที่บ้าน และเมื่อคุณสร้างสมดุลระหว่างครอบครัวหรือความรับผิดชอบส่วนตัวอื่นๆ สิ่งรบกวนสมาธิอาจเป็น เรื่องท้าทาย

ด้วยเหตุนี้ จำเป็นต้องมีวินัยในตนเอง แม้ว่าการจัดวางที่เหมาะสมก็สามารถช่วยได้เช่นกัน

โซลูชั่น

ต้องการช่วยพนักงานของคุณลดการรบกวนระหว่างชั่วโมงทำงานหรือไม่? เคล็ดลับเหล่านี้สามารถช่วยได้:

• เสนอเคล็ดลับในการสร้างสภาพแวดล้อมโฮมออฟฟิศที่มีประสิทธิภาพ: ให้คำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่คุณหวังว่าสภาพแวดล้อมการทำงานจากที่บ้านของพนักงานจะเป็นอย่างไร คุณสามารถขอให้พวกเขาทำงานโดยปิดประตูและสนับสนุนให้พวกเขาทำงานในพื้นที่ที่เงียบสงบและปราศจากสิ่งรบกวน
• ปรับตารางการทำงานเพื่อรองรับความรับผิดชอบส่วนบุคคล: พนักงานของคุณจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อพวกเขาไม่พยายามป้อนอาหารเช้าให้สัตว์เลี้ยงหรือพาลูกๆ ไปโรงเรียน หากคุณสามารถปล่อยให้สมาชิกในทีมเลือกเวลาทำงานที่เงียบสงบและมีประสิทธิภาพได้ ทุกอย่างก็จะดียิ่งขึ้น
• เสนอเวิร์กช็อปเกี่ยวกับการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ: รวบรวมการฝึกอบรมภายในเกี่ยวกับการบริหารเวลาและเคล็ดลับการทำงานจากที่บ้าน รวมถึงคำแนะนำสำหรับการหยุดพักและวิธีจัดระเบียบวันเพื่อให้สมดุลระหว่างความรับผิดชอบส่วนบุคคลและทางวิชาชีพ
• จัดหาทรัพยากรหรือความช่วยเหลือสำหรับการดูแลเด็กหากจำเป็น: การดูแลเด็กมักเป็นสิ่งรบกวนสมาธิที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งสำหรับสมาชิกในทีม การเสนอทรัพยากรหรือความช่วยเหลือทางการเงินสำหรับการดูแลเด็กสามารถลดการรบกวนเหล่านั้นได้

4. การเอาชนะอุปสรรคในการสื่อสาร

เมื่อคุณทำงานแบบเห็นหน้ากัน มันเป็นเรื่องง่ายที่จะเข้าใจความแตกต่าง ถามคำถามที่ชัดเจน และอ่านสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดเมื่อพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานของคุณ

การสื่อสารทางไกลมักขาดสัญญาณอวัจนภาษาเหล่านี้ พนักงานอาจได้รับข้อความสั้นๆ ที่พิมพ์อย่างเร่งรีบ และรู้สึกว่าผู้ส่งมีความรุนแรง อย่างไรก็ตาม ผู้ส่งอาจพิมพ์ข้อความอย่างรวดเร็วในขณะที่ถูกกริ่งประตูดังอยู่เบื้องหลังรบกวนสมาธิ

หากไม่มีการสื่อสารที่สม่ำเสมอและชัดเจน ความเข้าใจผิดก็มีแนวโน้มมากขึ้นและอาจส่งผลให้เกิดความตึงเครียดในที่ทำงาน นอกจากนี้ยังอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในโครงการหรือขั้นตอนการทำงานได้อีกด้วย

ความทันเวลาเป็นอุปสรรคในการสื่อสารอีกประการหนึ่งที่ต้องพิจารณา

การทำงานจากระยะไกลอาจทำให้การตอบสนองล่าช้า ซึ่งอาจส่งผลต่อการตัดสินใจและความคืบหน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีพนักงานทำงานเป็นกะหรือทำงานในเขตเวลาที่ต่างกัน

โซลูชั่น

เอาชนะอุปสรรคด้านการสื่อสารด้วยกลยุทธ์เหล่านี้:

• ใช้แพลตฟอร์มเช่น Nextiva, Slack หรือ Teams เพื่อการสื่อสาร: Nextiva เป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบครบวงจรที่ประกอบด้วยการประชุมทางวิดีโอ การส่งข้อความ SMS และ สายโทรศัพท์ VoIP ใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติเหล่านี้เพื่อเลือกวิธีการสื่อสารที่ดีที่สุดสำหรับการสนทนาแต่ละครั้ง
• กำหนดแนวปฏิบัติในการสื่อสารของทีมว่าเมื่อใดควรใช้อีเมล การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที หรือการโทร: มีกระบวนการที่จัดทำเป็นเอกสารซึ่งอธิบายว่าเมื่อใดจึงจำเป็นต้องมีแฮงเอาท์วิดีโอ หรือเมื่อใดเพียงแค่ข้อความก็เพียงพอแล้ว ซึ่งจะทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน อย่าพึ่งพา การสื่อสารแบบอะซิงโคร นัสมากเกินไป
• กำหนดการประชุมทีมรายวันหรือรายสัปดาห์เพื่อรับการอัปเดต: การประชุมเหล่านี้ควรอยู่ใน Zoom หรือ การประชุมทางเสียง แล้วแต่ว่าวิธีใดจะเหมาะกับทีมของคุณมากที่สุด การเช็คอินเป็นประจำสามารถจับความเข้าใจผิดได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และส่งเสริมการสร้างทีม
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีช่องทางในการให้และรับคำติชม: บอกทีมของคุณว่าคุณพร้อมรับคำติชมทุกเมื่อ คุณควรตั้งค่าตัวเลือกคำติชมแบบไม่เปิดเผยตัวตนด้วย

5. การรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน

การทำงานร่วมกันในโครงการจากระยะไกลต้องใช้ความพยายามและการประสานงานมากขึ้น คุณไม่ได้นั่งห่างกันเพียงไม่กี่ฟุต ทีมที่อยู่ห่างไกลจึงต้องพึ่งพาเทคโนโลยีเป็นอย่างมาก ซึ่งก็ไม่ผิดเพี้ยน

การระดมความคิดและการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาตินั้นยากต่อการทำซ้ำจากระยะไกล ดังนั้นทีมจึงต้องค้นหาวิธีใหม่ๆ ในการปรับตัวเพื่อรักษาประสิทธิภาพการทำงาน และ การทำงานร่วมกันให้อยู่ในระดับสูง

โซลูชั่น

เพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันเป็นทีม ให้ใช้กลยุทธ์เหล่านี้:

• ใช้แพลตฟอร์มเช่น Nextiva, Asana, Trello หรือเครื่องมือการจัดการโครงการอื่น ๆ: ใช้แอปการจัดการโครงการและการสื่อสารทั้งหมดที่สามารถช่วยให้ทีมของคุณดำเนินการได้ มองหาแพลตฟอร์มที่เป็นมิตรต่อการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้สามารถสนทนากลุ่มและติดตามโครงการได้
• จัดการประชุมอย่างสม่ำเสมอเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการและความคืบหน้า: การจัดการประชุมอย่างสม่ำเสมอ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมในสำนักงานรายสัปดาห์หรือเป็นประจำผ่านการประชุมทางวิดีโอ ช่วยให้สมาชิกในทีมมีพื้นที่ในการทำงานร่วมกัน
• กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับทั้งทีมเพื่อส่งเสริมความรู้สึกเป็นหนึ่งเดียวกัน: เมื่อทั้งทีมอยู่ในหน้าเดียวกัน มันจะง่ายกว่าสำหรับพวกเขาที่จะทำงานไปสู่เป้าหมายสุดท้ายที่เป็นเอกพจน์นั้น อธิบายวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของคุณและสิ่งที่คุณหวังว่าจะบรรลุผลสำเร็จในแต่ละโครงการที่ทีมของคุณทำงานอยู่
• ส่งเสริมการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนก: การส่งเสริมการสนทนาข้ามแผนกและการทำงานร่วมกันถือเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากสิ่งเหล่านี้มักจะลดลงเมื่อธุรกิจเปลี่ยนมาทำงานจากระยะไกล ให้ผู้จัดการของแต่ละทีมอำนวยความสะดวก รวมถึงการประชุมกึ่งปกติเพื่อหารือเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ร่วมกัน

6. การจัดการพนักงานแบบกระจาย

การประสานงานการประชุมและการทำงานร่วมกันข้าม เขตเวลา ต่างๆ อาจเป็นเรื่องยาก ถึงกระนั้น มันก็กำลังกลายเป็นความจริงมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากแบรนด์ต่างๆ จำนวนมากจ้างให้เหมาะสมกับวัฒนธรรมบริษัท มากกว่าที่จะจ้างสถานที่ตั้งทางภูมิศาสตร์

การพยายามอำนวยความสะดวกในการมีปฏิสัมพันธ์ทางสังคมผ่านการโทรสดกับใครบางคนในนิวยอร์กและบางคนในออสเตรเลียแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย สมาชิกในทีมคนหนึ่งกำลังจะสิ้นสุดวันของตนในขณะที่อีกคนหนึ่งเริ่มต้นวันใหม่

ความแตกต่างของเขตเวลาอาจทำให้เกิดความล่าช้าในการสื่อสารและความคืบหน้าของโครงการ แม้จะอยู่นอกเหนือจากปัญหาในการกำหนดตารางเวลาการโทรก็ตาม ในบางกรณี พนักงานในเขตเวลาแปลกหน้าอาจต้องทำงานผิดปกติหรือชั่วโมงที่ไม่พึงประสงค์ ซึ่งอาจส่งผลต่อความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานหรือความพึงพอใจในงานโดยรวม

โซลูชั่น

• ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกัน เช่น อีเมลหรือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส: ซอฟต์แวร์ที่สามารถอำนวยความสะดวกในการสนทนาแบบรายโครงการ ไม่ว่าสมาชิกในทีมจะเห็นข้อความเมื่อใด ถือเป็นสิ่งล้ำค่า
• ทำให้ผู้ที่เข้าร่วมการประชุมไม่ได้: จัดเตรียมการบันทึกการ ประชุมแทนการกำหนดให้ผู้อื่นเข้าร่วมการประชุมนอกเวลาทำการ ตามหลักการแล้ว ควรมีคนจดบันทึกในกรณีที่บริษัทไม่สามารถบันทึกการประชุมที่สำคัญได้
• หลีกเลี่ยงการจัดกำหนดการประชุมนอกเวลาทำงานปกติในแต่ละโซนเวลา: มีรายการโซนเวลาที่สมาชิกในทีมของคุณทำงานและเวลาทำงานมาตรฐานของพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมที่กำหนดเวลาไว้นั้นอยู่ภายในกรอบเวลาเมื่อทุกคนว่างเท่านั้น อย่างน้อยบ่อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

7. การตรวจสอบประสิทธิภาพและประสิทธิภาพ

การตื่นขึ้นมาและจดสิ่งที่ต้องทำเป็นอย่างแรกในตอนเช้าถือเป็นข้อได้เปรียบอย่างมากของการทำงานจากระยะไกล แต่ก็ไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป พนักงานบางคนประสบปัญหากับประสิทธิภาพการทำงานขณะทำงานจากระยะไกล

เมื่อทีมทำงานจากระยะไกล ผู้จัดการจะสังเกตและประเมินนิสัยการทำงานและดูว่าพฤติกรรมเหล่านี้ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานอย่างไร ได้ยากขึ้น ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดปัญหาด้านความไว้วางใจได้หากผู้จัดการเคยชินกับการกำกับดูแลงานโดยตรง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาไม่รู้สึกตื่นเต้นกับการเปลี่ยนแปลง

การปรับเกณฑ์ชี้วัดประสิทธิภาพให้เหมาะกับการทำงานระยะไกลก็อาจเป็นเรื่องที่ท้าทายเช่นกัน

ดังที่กล่าวไปแล้ว การศึกษาหลายชิ้นแสดงให้เห็นว่าโดยทั่วไปประสิทธิภาพการทำงานจะเพิ่มขึ้นอย่างมากเมื่อพนักงานสามารถทำงานจากระยะไกลและตามกำหนดเวลาที่ยืดหยุ่นได้ การขยายความไว้วางใจมักเป็นทางเลือกที่ดีและคุณจะพบวิธีแก้ปัญหาหากประสิทธิภาพลดลง

โซลูชั่น

กลยุทธ์เหล่านี้สามารถช่วยจัดลำดับความสำคัญของผลผลิตและช่วยให้ผู้จัดการประเมินผลลัพธ์ได้:

• เน้นผลลัพธ์ตามชั่วโมงทำงาน: การมุ่งเน้นไปที่เหตุการณ์สำคัญของโครงการและงานที่เสร็จสมบูรณ์ แทนที่จะเน้นไปที่จำนวนชั่วโมงทำงานที่แท้จริงสามารถเปลี่ยนประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้
• ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อติดตามความคืบหน้าและจัดการงาน: ซอฟต์แวร์รายการสิ่งที่ต้องทำสามารถช่วยชีวิตได้ที่นี่ ช่วยให้สมาชิกในทีมและผู้จัดการเห็นว่ากำลังทำอะไรอยู่และรวดเร็วเพียงใด
• ดำเนินการประเมินผลและข้อเสนอแนะที่สอดคล้องกัน: การสื่อสารแบบเปิดระหว่าง ผู้จัดการและพนักงาน เป็นสิ่งสำคัญ ให้ข้อเสนอแนะอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับประสิทธิภาพ ประเมินประสิทธิภาพการทำงาน และให้การสนับสนุนและการฝึกอบรมเมื่อจำเป็น
• กำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ และเป้าหมายของงานอย่างชัดเจน: จำเป็นอย่างยิ่งที่พนักงานจะต้องเข้าใจความรับผิดชอบและลำดับความสำคัญของงานของตน

8. การรับรองความปลอดภัยของข้อมูลและความเป็นส่วนตัว

หนึ่งในความท้าทายที่พบบ่อยที่สุดของการทำงานจากระยะไกลคือความปลอดภัยของข้อมูล

เมื่อพนักงานทำงานจากระยะไกล (และอาจใช้ Wi-Fi ที่บ้านและคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล) การรักษาความปลอดภัยอาจกลายเป็นปัญหาได้

สภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลมีความปลอดภัยน้อยกว่าสำนักงานที่ได้รับการควบคุม ความเสี่ยงเพิ่มขึ้นเมื่อสมาชิกในทีมของคุณทำงานจากร้านกาแฟ สนามบิน และแม้แต่ coworking space ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตร่วมกันหรือไม่ปลอดภัย

คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามกฎระเบียบการปกป้องข้อมูลซึ่งอาจซับซ้อนและ (ในบางกรณี) ยากที่จะดูแล

โซลูชั่น

• ใช้การเข้ารหัส VPN และไฟร์วอลล์ที่แข็งแกร่ง: ใช้ซอฟต์แวร์รักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการปกป้องข้อมูลบริษัทของคุณ
• ดำเนินการฝึกอบรมการตระหนักรู้ด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: ให้ความรู้แก่ทีมของคุณเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านความปลอดภัยที่พวกเขาคาดหวังให้ยึดถือ รวมถึงการใช้รหัสผ่านที่ซับซ้อนและการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย
• บังคับใช้นโยบายสำหรับรหัสผ่านที่รัดกุมและอัปเดตเป็นประจำ: สร้างข้อกำหนดเฉพาะสำหรับรหัสผ่านเป็นเอกสาร รวมถึงความถี่ที่พนักงานต้องอัปเดตรหัสผ่านของตน ส่งการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนตลอดทั้งปีเมื่อถึงเวลาเปลี่ยนรหัสผ่าน
• จำกัดการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนตามความจำเป็นที่ต้องรู้: สมาชิกในทีมทุกคนไม่จำเป็นต้องรู้ความลับของบริษัททุกคน การเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นต้องรู้ควรถูกจำกัดให้น้อยที่สุด
• ใช้แพลตฟอร์มที่มีคุณสมบัติความปลอดภัยการสื่อสารที่ดีที่สุดในระดับเดียวกัน : Nextiva นำเสนอการเข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง การลงชื่อเพียงครั้งเดียว และเครื่องมือเพื่อรักษามาตรฐานและกฎระเบียบของอุตสาหกรรม

9. จัดให้มีการพัฒนาวิชาชีพและโอกาสในการเติบโตในอาชีพ

น่าเสียดายที่พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลมักรู้สึกว่าความสำเร็จของพวกเขาไม่ค่อยปรากฏแก่ฝ่ายบริหาร และในบางกรณีมันอาจจะถูกต้อง หากฝ่ายบริหารไม่เห็นการทำงานหนักต่อหน้า พวกเขาก็อาจมองข้ามพนักงานที่มีคุณลักษณะที่ดี

นอกจากนี้ยังมีโอกาสน้อยลงสำหรับการสร้างเครือข่ายและการให้คำปรึกษาอย่างไม่เป็นทางการ

อุปสรรคทั้งหมดนี้อาจทำให้ยากขึ้นสำหรับคนทำงานระยะไกลที่จะได้รับการพิจารณาเลื่อนตำแหน่งและ โอกาสก้าวหน้าทางอาชีพ อื่นๆ

โซลูชั่น

เพื่ออำนวยความสะดวกในการเติบโตทางอาชีพและการพัฒนาทางอาชีพสำหรับคนทำงานระยะไกล ให้ลองใช้วิธีแก้ปัญหาเหล่านี้:

• เสนอหลักสูตรออนไลน์และเวิร์กช็อปเพื่อยกระดับทักษะ: แหล่งข้อมูลที่เข้าถึงได้ง่ายและฟรีซึ่งนำเสนอการพัฒนาทักษะสามารถช่วยให้คุณติดตามว่าพนักงานคนไหนต้องการเติบโตในอาชีพของตน และเปิดโอกาสให้พวกเขาทำเช่นนั้น
• จับคู่พนักงานที่อยู่ห่างไกลกับพี่เลี้ยงเพื่อขอคำแนะนำ: โปรแกรมพี่เลี้ยงมักจะได้รับความนิยมในหมู่พนักงานที่ต้องการเติบโตในบริษัท และคำแนะนำจากพี่เลี้ยงสามารถปรับปรุงคุณภาพงานของพวกเขาได้
• ให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์และคำแนะนำในการพัฒนาอาชีพ: ผู้จัดการควรมีบทบาทอย่างแข็งขันในการพัฒนาอาชีพของพนักงานแต่ละคน การให้กำลังใจและข้อเสนอแนะไม่เพียงแต่เกี่ยวกับบทบาทในปัจจุบันของพวกเขาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสถานะโดยรวมของพวกเขาในบริษัทที่มีคุณค่าอันล้ำค่าอีกด้วย
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานที่ทำงานระยะไกลได้รับการพิจารณาให้ได้รับการเลื่อนตำแหน่ง: แม้ว่าตำแหน่งนั้นจะกำหนดให้พนักงานที่ทำงานระยะไกลอยู่ในสำนักงานบ่อยขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีโอกาสสัมภาษณ์หากพวกเขาสนใจ

10. การเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ๆ

การทำงานจากระยะไกลมักหมายถึงการพึ่งพาเทคโนโลยีใหม่อย่างมากเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันและการจัดการโครงการ และนั่นหมายถึงการเรียนรู้วิธีใช้เทคโนโลยี

สมาชิกในทีมมีระดับความสะดวกสบายและทักษะที่แตกต่างกันเมื่อต้องนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ นอกจากนี้ ยังควรพิจารณาด้วยว่าไม่ใช่พนักงานทุกคนจะสามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงที่เสถียรได้

แม้ว่าการนำเทคโนโลยีใหม่ไปใช้เป็นส่วนที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ของการทำงานจากระยะไกล แต่สิ่งสำคัญคือต้องเลือกเทคโนโลยีที่ตรงกับความต้องการของคุณ และ ใช้งานง่ายเพียงพอที่ทุกคนจะสามารถเรียนรู้วิธีนำทางได้

โซลูชั่น

เพื่ออำนวยความสะดวกในการนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ ให้ใช้โซลูชันเหล่านี้:

• เสนอความช่วยเหลือทางการเงินสำหรับอุปกรณ์ที่จำเป็น: การครอบคลุมค่าอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงของพนักงานหรือคอมพิวเตอร์ที่อัปเกรดแล้วอาจส่งผลต่อการที่ใครบางคนสามารถทำงานจากระยะไกลได้
• มีฝ่ายช่วยเหลือด้านไอทีที่สามารถเข้าถึงได้และตอบสนอง: การมีสมาชิกในทีมที่ทุ่มเทเพื่อช่วยเหลือพนักงานของคุณเมื่อเกิดปัญหาด้านไอทีจะช่วยให้ทีมของคุณมีประสิทธิผล สมาชิกในทีมฝ่ายช่วยเหลือด้านไอทีควรสามารถแก้ไขปัญหาต่างๆ เช่น ฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีที่ทีมของคุณใช้
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าเทคโนโลยีของพนักงาน (ทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์) ทันสมัยและใช้งานได้: คุณสามารถแจกจ่ายฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ได้หากจำเป็น หรือเสนอค่าตอบแทนหรือเงินชดเชยหากพนักงานจำเป็นต้องอัปเกรดอุปกรณ์ของตน
• ให้การฝึกอบรมที่ครอบคลุมและการเริ่มต้นใช้งานเครื่องมือทั้งหมด: ทุกครั้งที่มีการนำเครื่องมือใหม่มาใช้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งทีมเข้าใจวิธีการนำทางและใช้งานซอฟต์แวร์ ตามหลักการแล้ว ควรจัดเตรียมวิดีโอการฝึกอบรมที่สามารถเข้าถึงได้ทุกเวลา

จัดการกับความท้าทายของคุณตรงหน้าด้วย Nextiva

แพลตฟอร์มครบวงจรของ Nextiva เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำงานระยะไกล โดย นำเสนอฟีเจอร์การสื่อสารแบบครบวงจร รวมถึงการประชุมทางวิดีโอ การประชุมทางโทรศัพท์ การส่งข้อความ SMS และอื่นๆ

ความหลากหลายของแพลตฟอร์มการสื่อสารสามารถช่วยให้ ทีมของคุณสื่อสาร ได้อย่างมีประสิทธิภาพและใช้สื่อที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น แฮงเอาท์วิดีโอสามารถช่วยล้างความเข้าใจผิดและเป็นทางออกที่ดีสำหรับชั่วโมงแห่งความสุขหรือเซสชันการสร้างทีมที่ออกแบบมาเพื่อรักษาความสัมพันธ์ในทีมและลดการแยกตัวออกจากกัน

คุณสมบัติการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที การแชท และการแชร์ไฟล์ช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย และลดความเข้าใจผิดหรือความล่าช้าในการสื่อสารในทีม

สถานะที่ปรับแต่งได้และฟีเจอร์ข้อความเสียงเป็นอีเมลจะเคารพเวลาส่วนตัว ลดความจำเป็นในการออนไลน์อย่างต่อเนื่อง และช่วยให้ทีมของคุณได้รับข้อมูลล่าสุดทุกครั้งที่พวกเขาเลือกที่จะทำงาน

คุณสมบัติการสื่อสารทั้งหมดของ Nextiva ตรงและเกินมาตรฐานอุตสาหกรรมเพื่อให้มั่นใจในการจัดการข้อมูลส่วนตัวและปลอดภัย คุณสามารถวางใจได้ว่าทีมของคุณสามารถสื่อสารได้อย่างปลอดภัย และ มีประสิทธิภาพ

พร้อมที่จะก้าวไปข้างหน้ากับความท้าทายในการทำงานนอกสถานที่แล้วหรือยัง? ดูว่า Nextiva ลดความยุ่งยากในการทำงานจากระยะไกล สำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโต ได้อย่างไร