ระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกล: คุณสมบัติ ค่าใช้จ่าย และประโยชน์

การระบาดของ COVID-19 ทำให้ธุรกิจจำนวนมากต้องทำงานทางไกล และอย่างที่เราพบว่า พนักงานจำนวนมากไม่จำเป็นต้องทำงานในอาคารสำนักงานเพื่อให้เกิดประสิทธิผล — แต่พวกเขาต้องการอุปกรณ์ที่เหมาะสมเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพ

ตอนนี้ ในสภาพแวดล้อมของผู้หางาน พนักงานที่คาดหวังจำนวนมากต้องการทราบว่าคุณมีผลประโยชน์การทำงานจากที่บ้านหรือไม่ บริษัทที่ปรับตัวอย่างรวดเร็วตามการเปลี่ยนแปลงในตลาดมักจะทำได้ดีกว่าบริษัทที่ทำไม่ได้ คุณจะทำอย่างไรเพื่อให้ทีมของคุณพร้อมที่จะทำงานจากที่บ้าน? ทางออกหนึ่งคือการนำระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกลมาใช้เพื่อให้ทีมของคุณสามารถสื่อสารได้จากทุกที่

แบบสำรวจการสื่อสารทางธุรกิจล่าสุดของเราเปิดเผยว่ามากกว่า 38% ของบริษัท มีสมาชิกในทีมที่ทำงานจากระยะไกล และ สำหรับผู้ที่ไม่ได้มาที่สำนักงาน พวก เขาจะมีแนวโน้มที่จะสื่อสารกับหัวหน้าผ่านอีเมลหรือโทรศัพท์มากกว่า

ถึงเวลาแล้วที่จะให้สิ่งที่พวกเขาต้องการ — โทรศัพท์ธุรกิจที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ ถึงเวลา รับระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกลสำหรับทีมของคุณ แล้ว

มาดูคุณสมบัติเด่น ค่าใช้จ่าย และประโยชน์ที่น่าสนใจที่คุณคาดหวังได้จากระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกลกัน:

• คุณสมบัติที่ต้องมีของระบบโทรศัพท์ระยะไกล
• ค่าใช้จ่ายของระบบโทรศัพท์ระยะไกล
• ประโยชน์ของระบบโทรศัพท์ระยะไกล
  • ใช้หมายเลขโทรศัพท์สำนักงานของคุณเพื่อทำงานจากที่บ้าน
  • เชื่อมต่อกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงาน
  • ทุกคนแชร์ระบบโทรศัพท์สำนักงานเพียงระบบเดียว
  • ความพร้อมใช้งานระหว่างเดินทาง
  • การประชุมทางเสียงและวิดีโอ
  • จัดระเบียบและมุ่งเน้น
  • สร้างการอนุญาตผู้ใช้แบบกำหนดเองที่ละเอียด
  • แนวทางการรักษาความปลอดภัยของระบบโทรศัพท์
  • ปกป้องความเป็นส่วนตัว
• อนาคตของระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกล

ฉันควรมองหาอะไรในระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกล 12 คุณสมบัติที่ต้องมี

เครื่องมือและกลยุทธ์การทำงานระยะไกล มีบทบาทสำคัญในการบรรลุความยืดหยุ่นในที่ทำงานมากขึ้น วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกลคือการเริ่มต้นด้วยระบบโทรศัพท์ VoIP ที่มีคุณภาพ

ระบบโทรศัพท์ VoIP มอบฟังก์ชันการทำงานที่ครั้งหนึ่งเคยสงวนไว้สำหรับศูนย์บริการขั้นสูงแก่ผู้ใช้ คุณลักษณะเหล่านี้เป็นมาตรฐานสำหรับระบบโทรศัพท์สำนักงานสมัยใหม่ส่วนใหญ่

ต่อไปนี้เป็นคุณสมบัติ VoIP 12 อันดับแรกที่คุณควรมองหาเมื่อเลือกระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกล:

1. การกระจายการโทรอัตโนมัติ - หากคุณเรียกใช้คอลเซ็นเตอร์ประเภทใดก็ตาม เช่น ศูนย์บริการลูกค้าหรือศูนย์บริการลูกค้า การกระจายการโทรอัตโนมัติ (ACD) จะเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณ ด้วย ACD คุณสามารถตั้งกฎเกณฑ์และเกณฑ์เพื่อให้สายเรียกเข้าได้รับการกระจายและนำทางไปยังส่วนขยายหรือกลุ่มที่มีให้โดยอัตโนมัติ
2. การต่อสายตรง อัตโนมัติ - ระบบโทรศัพท์ VoIP ของบริษัทอื่นทำให้การโทรมีประสิทธิภาพและเป็นมืออาชีพมากขึ้นด้วยการต่อสายตรงอัตโนมัติ ผู้ช่วยเสมือนทักทายผู้โทรด้วยเมนูและกำหนดเส้นทางไปยังหมายเลขต่อหรือหมายเลขท้องถิ่น
3. ID ผู้โทร - ไม่มีอะไรเกี่ยวกับการทำงานนอกสถานที่ควรเกี่ยวข้องกับเกมการคาดเดา ID ผู้โทรช่วยให้ตัวแทนระยะไกลเห็นว่าใครกำลังโทรอยู่ แม้ว่าจะไม่ได้อยู่ที่โทรศัพท์ของธุรกิจก็ตาม
4. การโอน สาย - หากตัวแทนได้รับสายเรียกเข้าและไม่ได้อยู่ที่โทรศัพท์ของที่ทำงาน พวกเขาสามารถรับสายทางโทรศัพท์มือถือได้ คุณลักษณะนี้และการโอนสายทำให้การเปลี่ยนแปลงรวดเร็วและราบรื่น
5. การจัดคิวการโทร - การจัดคิวการโทรอัตโนมัติทำให้ผู้โทรถูกพักสายเมื่อทีมของคุณไม่ว่าง ในกรณีที่มีปริมาณการโทรสูง คุณลักษณะนี้จะลดโอกาสที่ผู้โทรจะวางสาย เป็นสิ่งจำเป็นหากระบบโทรศัพท์ของคุณได้รับสายเรียกเข้า
6. ข้อความเสียงพร้อมภาพ - ระบบข้อความเสียงมาตรฐานมีประโยชน์และตรงไปตรงมา อย่างไรก็ตาม การจัดการข้อความเสียงนั้นไม่มีประสิทธิภาพ ระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกลช่วยให้ทีมของคุณฟังข้อความเสียงบนคอมพิวเตอร์ เล่นโดยใช้แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ และดูแลได้อย่างรวดเร็ว
7. ข้อความเสียงไปยังอีเมล - อะไรมีประสิทธิภาพมากกว่าข้อความเสียง ระบบที่ถอดเสียงข้อความเสียงของคุณและส่งไปยังกล่องจดหมายของคุณโดยอัตโนมัติ ความสามารถนี้ช่วยประหยัดเวลาของทีมในการฟังข้อความเสียงและปรับปรุงเวลาตอบสนองของคุณ เช่นเดียวกับอีเมล พวกเขาสามารถส่งต่อได้เช่นกัน
8. การส่งต่อข้อความเสียง - บางครั้งสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ที่ช่วยเพิ่มสมาธิอย่างมากก็เป็นเรื่องใหญ่ พิจารณาสถานการณ์ทั่วไป—สมาชิกในทีมรับสายแต่ไม่สามารถรับสายได้ทันที ใช้คุณลักษณะนี้เพื่อส่งต่อข้อความไปยังเพื่อนร่วมทีมเพื่อให้คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่โครงการของคุณ
9. การจัดการการโทรขั้นสูง - พนักงานของคุณอาจไม่ได้อยู่ภายใต้หลังคาเดียวกันทั้งหมด แต่คุณยังสามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ด้วย VoIP คุณสามารถเข้าถึงคุณลักษณะการโทรที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การโทรแบบ N-Way บริดจ์การประชุม และเสียงกริ่งพร้อมกัน ทั้งหมดนี้สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของสำนักงานของคุณได้
10. การวิเคราะห์การโทร - ระบบสำนักงานบนคลาวด์เหมาะสำหรับการรวบรวมข้อมูลจำนวนมหาศาลอย่างไม่น่าเชื่อ เวลาที่คุณโทรสูงสุดคือเมื่อไหร่? การโทรเริ่มต้นที่ไหน? การติดตามประสิทธิภาพของบุคคลและทีมช่วยให้คุณให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น การวิเคราะห์การโทรให้รายงานตามวัตถุประสงค์ในแดชบอร์ดที่อ่านง่าย คุณยังสามารถแสดง ตัวชี้วัดและ KPI กับทีมของคุณได้
11. การบันทึกการโทร - ใช้การบันทึกการโทรแบบอัตโนมัติและแบบออนดีมานด์เพื่อฝึกสอนทีมขายและทีมสนับสนุนของคุณ ผู้นำธุรกิจชื่นชมความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น เนื่องจากการโทรถูกบันทึกไว้ในระบบคลาวด์ คุณจึงไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์หรือสายไฟเพิ่มเติม
12. แอพมือถือ - ก้าวไปไกลกว่าสภาพแวดล้อมในสำนักงานทั่วไปโดยมอบแอพมือถือที่มีคุณสมบัติครบถ้วนให้กับพนักงานของคุณ สำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล พวกเขาไม่เคยพลาดแม้แต่นิดเดียวด้วยแอป iPhone หรือ Android ที่เชื่อมต่อกับระบบโทรศัพท์ของธุรกิจเดียวกัน

ระบบโทรศัพท์ระยะไกลราคาเท่าไหร่?

เป็นคำถามที่ยุติธรรม คุณจะใช้จ่ายอะไรกับ ระบบ โทรศัพท์สำนักงานระยะไกล

ราคาแตกต่างกันไป (ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติที่คุณต้องการ อาจ มีราคา น้อยกว่า $20 ต่อบรรทัด) แต่มักจะถูกกว่าการติดตั้งโทรศัพท์พื้นฐานเกือบทุกครั้ง มีเหตุผลสองสามประการ

ประการแรก คุณไม่ได้ผูกติดอยู่กับฮาร์ดแวร์ราคาแพง แอปพลิเคชั่นคอมพิวเตอร์ที่ไม่มีฮาร์ดแวร์ เรียกว่าซอฟต์โฟน เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณสำหรับโทรศัพท์ระยะไกล การเปลี่ยนโทรศัพท์ตั้งโต๊ะช่วยให้ธุรกิจประหยัดเงินได้มาก พนักงานระยะไกลของคุณสามารถดาวน์โหลดแอปซอฟต์โฟนบนโทรศัพท์ Android และ Apple รวมถึงโปรแกรมเดสก์ท็อปสำหรับคอมพิวเตอร์ Mac และ Windows

ประการที่สองมันเต็มไปด้วยคุณสมบัติ ระบบโทรศัพท์ระยะไกลมีคุณสมบัติโทรศัพท์มากกว่าสายโทรศัพท์ทั่วไป เนื่องจากโดยปกติคุณสมบัติเหล่านี้มักจะรวมอยู่ในอัตราเดียว คุณจึงไม่ต้องเผชิญกับค่าธรรมเนียมที่น่าประหลาดใจ

ประการที่สาม การ เพิ่มสายโทรศัพท์ใหม่ ให้กับระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกลของคุณ รวดเร็วและคุ้มค่ามากขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งสายโทรศัพท์เพิ่มเติมและเดินสายไปยังระบบ PBX แบบเดิม คุณสามารถเพิ่มสาย VoIP ได้ภายในไม่กี่คลิก

สุดท้าย คุณสามารถประหยัดเงินได้มากขึ้นด้วยข้อตกลงรายปี เมื่อเทียบกับการชำระเงินแบบรายเดือน

เมื่อพูดถึงเรื่องราคา ระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกล ที่ใช้ VoIP คือการลงทุนที่ดีที่สุดของคุณ แต่สิ่งที่เกี่ยวกับผลประโยชน์? เทียบกับระบบโทรศัพท์ทั่วไปเป็นอย่างไร?

ระบบโทรศัพท์ระยะไกลมีประโยชน์อย่างไร?

การเข้าถึงระยะไกลหมายถึงความยืดหยุ่น และความยืดหยุ่นเป็นกุญแจสำคัญในการบริการลูกค้าระดับบน ท้ายที่สุดมีความต้องการของลูกค้ามากพอๆ กับที่มีลูกค้า และยิ่งคุณมีทรัพยากรมากเท่าไร พนักงานของคุณก็จะยิ่งมีความพร้อมมากขึ้นเท่านั้นที่จะตอบสนองความต้องการเหล่านั้น

นี่คือประโยชน์สูงสุดที่ธุรกิจของคุณจะได้รับจากการได้รับระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกล:

1. ใช้หมายเลขโทรศัพท์สำนักงานของคุณเพื่อทำงานจากที่บ้าน

สงสัยว่าคุณสามารถใช้โทรศัพท์สำนักงานจากที่บ้านได้อย่างไร? VoIP และระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกลคือโซลูชันที่คุณต้องการ ตอนนี้คุณไม่ต้องถูกผูกมัดกับโต๊ะทำงานเพื่อรับสายอีกต่อไป สายโทรศัพท์ VoIP สามารถรับและรับสายได้จากทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต ไม่จำเป็นต้องโอนสายจากโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ คุณสามารถรับสายจากแอพและทำงานได้จากทุกที่ ทุกแห่งที่มีอินเทอร์เน็ต

2. ติดต่อกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงาน

เมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน มันเกือบจะเหมือนกับว่าคุณลาป่วย เมื่อคุณไม่มีใครเห็น เป็นการยากที่ทีมและลูกค้าของคุณจะติดต่อคุณ ระบบโทรศัพท์ระยะไกลช่วยให้ทีมของคุณออนไลน์และเข้าถึงได้จากทุกที่ที่ทำงาน

สำหรับการเชื่อมต่อที่ดียิ่งขึ้น ระบบโทรศัพท์แบบคลาวด์ประกอบด้วยไดเร็กทอรีที่มีการจัดการและสมุดที่อยู่ ดังนั้นการติดต่อจึงไม่ง่ายไปกว่านี้

3. ทุกคนใช้ระบบโทรศัพท์สำนักงานหนึ่งเครื่องร่วมกัน

เมื่อต้อง ทำงานจากที่บ้าน อาจเป็นเรื่องยากที่จะสื่อสารกับคนอื่นๆ ในทีม ด้วยระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกลที่ออกแบบมาเพื่อรองรับพนักงานที่อยู่ห่างไกล คุณจะไม่มีปัญหานี้

เมื่อเวลาและเงินอยู่ในสาย คุณไม่ต้องการติดตามโทรศัพท์มือถือส่วนบุคคล ด้วยระบบโทรศัพท์ VoIP ระบบเดียว การโอนสายช่วยให้ทีมของคุณเชื่อมต่อทั้งในและนอกสำนักงาน

ระบบ Virtual PBX ยังให้หมายเลขท้องถิ่นและหมายเลขโทรฟรี ระบบ PBX ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงได้โดยใช้ส่วนขยายสำนักงาน

4. ความพร้อมใช้งาน On-The-Go

การทำงานจากที่บ้านแตกต่างจากการทำงานในสำนักงานมาก ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลมักจะควบคุมตารางเวลาของตนได้มากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาเดินทาง

ประโยชน์ที่ได้รับคือระบบโทรศัพท์ในสำนักงานจะไม่สูญเสียคุณสมบัติหากพนักงานไม่อยู่ที่สำนักงาน ด้วย แอพโทรศัพท์สำหรับธุรกิจ ที่เชื่อถือได้ พนักงานสามารถเข้าถึงสายโทรศัพท์จากคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟนเครื่องใดก็ได้ ทั้งหมดที่จำเป็นคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต สามารถทำงานได้อย่างเพียงพอแม้ผ่าน Wi-Fi

พนักงานที่อยู่ห่างไกลไม่ควรต้องเสี่ยงกับการพลาดสายสำคัญในขณะที่พวกเขากำลังเดินทาง Mobility เสริมความแข็งแกร่งให้กับธุรกิจของคุณด้วยการทำให้มั่นใจว่าตัวแทนมีความน่าเชื่อถือในทุกอุปกรณ์

5. การประชุมทางเสียงและวิดีโอ

การสื่อสารคือหัวใจสำคัญของทุกทีมที่ประสบความสำเร็จ จาก Fortune 500 สู่ Navy SEALS การสร้างจังหวะสม่ำเสมอและความไว้วางใจในการสื่อสารในทีมคือสิ่งที่ทำให้พวกเขาประสบความสำเร็จ

คุณไม่สามารถทิ้งบทสนทนาไว้เป็นการตีความได้ การพูดกับทีมของคุณแบบสดๆ ผ่านพลังของวิดีโอและการนำเสนอแบบสดนั้นมีค่ามาก ช่วยให้สามารถชี้แจงได้อย่างรวดเร็วและแสดงน้ำเสียงและความแตกต่างเล็กน้อย มันยังเสริมความแข็งแกร่งให้กับทีมระยะไกลของคุณโดยรวม

หากคุณพบว่าสมาชิกในสำนักงานของคุณสลับไปมาระหว่างแอปต่างๆ เพื่อพูดคุย แสดงว่าพร้อมแล้วสำหรับ วิกฤตด้านการสื่อสาร เพื่อให้มีสมาธิจดจ่อ ให้จำกัดจำนวนการเคลื่อนไหวที่ใช้ในการทำงานง่ายๆ เช่น เมื่อสนทนากับทีมของคุณ

ระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกลให้ การสื่อสารแบบรวมศูนย์ ที่ทำให้ง่ายต่อการสลับไปมาระหว่างเสียง วิดีโอ แชท และอีเมล ไม่ว่าสถานการณ์จะเป็นเช่นไร ทีมของคุณจะได้รับการคุ้มครอง

มองหาความสามารถด้านวิดีโอที่นำเสนอวิดีโอแชทแบบตัวต่อตัวและการแชร์หน้าจอ ฟังก์ชันเหล่านี้ช่วยเสริมกิจวัตรประจำวันที่แชร์โดยผู้จัดการและรายงานของพวกเขา แอปส่วนตัวอย่าง Skype หรือ Google Hangouts ไม่ได้มีไว้สำหรับธุรกิจ

ท้ายที่สุดแล้ว คุณไม่ต้องการความไม่แน่นอน การประชุมทางวิดีโอเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการนำเสนอ การเสนอขาย หรือการสาธิตผลิตภัณฑ์

6. จัดระเบียบและมุ่งเน้น

คุณรู้หรือไม่ว่าระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ช่วยรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิผล มันคือฮีโร่ที่ไม่ได้ร้องของสำนักงาน ด้วย ทีมงานที่อยู่ห่างไกล ระบบโทรศัพท์ของคุณจะต้องพร้อมช่วยให้พวกเขาจัดระเบียบและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยไดเร็กทอรีของบริษัทที่อัปเดตอยู่เสมอ พนักงานสามารถหากันและเริ่มต้นการสนทนาได้ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการแก้ปัญหาของลูกค้าและเชิญชวนให้มีการสื่อสารโดยตรงมากขึ้น

ในทำนองเดียวกัน เมื่อถึงเวลาที่ต้องโฟกัสในเชิงลึก ระบบโทรศัพท์ของคุณจะจัดการสถานะออนไลน์ของคุณเพื่อบอกคนอื่นๆ ว่าคุณกำลังประชุม อยู่ข้างนอก หรือออฟไลน์

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณต้องการระบบโทรศัพท์ที่ใช้งานง่ายและได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางตั้งแต่วันแรก

7. สร้างการอนุญาตผู้ใช้แบบกำหนดเองที่ละเอียด

คุณจะปกป้องระบบโทรศัพท์ของบริษัทคุณจากข้อผิดพลาดภายในหรือการละเมิดได้อย่างไร ด้วยโมเดล Zero-trust คุณสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเลือกคุณสมบัติ VoIP ได้ตามต้องการ

สิทธิ์เฉพาะผู้ใช้และตำแหน่งที่ตั้งช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมว่าใครเป็นผู้จัดการการตั้งค่าระบบ การตั้งค่าความปลอดภัยเหล่านี้ช่วยให้คุณรักษาการเข้าถึงคุณสมบัติการสื่อสารโดยไม่ทำให้ ความต่อเนื่องของธุรกิจ ของคุณตกอยู่ในความเสี่ยง

ผู้นำด้านไอทีสามารถหายใจได้ง่ายขึ้นเล็กน้อยเมื่อรู้ว่าระบบโทรศัพท์ของตนโฮสต์อยู่ในคลาวด์ ทำให้มีความยืดหยุ่นต่อภัยธรรมชาติและแม้กระทั่งการก่อวินาศกรรม

8. แนวทางการรักษาความปลอดภัยของระบบโทรศัพท์

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าผู้ให้บริการ VoIP ควบคุมและบำรุง รักษาโปรโตคอลความปลอดภัย ทั้งหมดของระบบโทรศัพท์ของคุณอย่างไร แนวคิดนี้หมายความว่าบริษัทของคุณไม่จำเป็นต้องบำรุงรักษาโครงสร้างพื้นฐานด้านความปลอดภัย

เนื่องจากระบบโทรศัพท์ของคุณใช้ VoIP นั่นหมายความว่าระบบจะใช้ SIP เพื่อสร้างการโทรและข้อความแต่ละครั้ง เช่นเดียวกับที่เว็บไซต์รักษาความปลอดภัยการรับส่งข้อมูลทั้งหมดระหว่างผู้ใช้และเซิร์ฟเวอร์ ระบบโทรศัพท์ของคุณสามารถนำเสนอฟังก์ชันการทำงานเดียวกันได้

ระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกลที่มีประสิทธิภาพช่วยให้คุณสามารถเปิดใช้งานการรักษาความปลอดภัยการโทรที่ได้รับการปรับปรุงระหว่างผู้ใช้ ส่งผลให้ไม่มีเวลาแฝงเพิ่มเติม และคุณสามารถมั่นใจได้ว่าผู้อื่นจะไม่แอบฟังการสนทนา การเข้ารหัสการโทรเป็นไปได้เนื่องจาก Transport Layer Security ( TLS ) และ Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP)

ติดต่อ ผู้ให้บริการ VoIP ของคุณเพื่อยืนยันการตั้งค่าความปลอดภัยสำหรับบริษัทของคุณ

9. ปกป้องความเป็นส่วนตัว

แม้แต่พนักงานในสถานที่ก็ยังสื่อสารกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานนอกสำนักงาน เมื่อเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น พวกเขามักจะใช้ข้อมูลติดต่อส่วนบุคคลในการติดต่อธุรกิจ

ขออภัย สิ่งนี้เป็นการเชิญชวนผู้ติดต่อที่ไม่ต้องการผ่านช่องทางการสื่อสารที่บริษัทของคุณไม่ได้จัดการ ผู้คนค่อนข้างป้องกันเมื่อพูดถึงหมายเลขโทรศัพท์มือถือส่วนบุคคล

จากมุมมองทางธุรกิจ สถานการณ์เหล่านี้สามารถทำลายความน่าเชื่อถือได้อย่างมาก การเข้าถึงลูกค้าผ่านโทรศัพท์มือถือส่วนตัวหรือหมายเลขโทรศัพท์บ้านนั้นไม่ถือเป็นอาชีพ

ระบบ VoIP บนคลาวด์แยก หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจ และหมายเลขส่วนตัว

การเข้าถึงอีเมลจากที่บ้านหรือคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลนั้นง่ายพอสมควร เหตุใดระบบโทรศัพท์ของธุรกิจของคุณจึงไม่ควรยืดหยุ่นพอๆ กัน จะเป็นการดีที่สุดหากการสื่อสารทางธุรกิจทั้งหมดของคุณได้รับการบันทึกและจัดทำเป็นเอกสารเพื่อใช้อ้างอิงในภายหลัง

ที่เกี่ยวข้อง: ข้อดีและข้อเสียของการทำงานจากที่บ้านกับการทำงานในสำนักงาน

วิธีการตั้งค่าระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกล

1. ทดสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถรองรับคุณสมบัติ VoIP ทั้งหมดได้

ขั้นแรก คุณควรมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่สามารถรองรับคุณลักษณะ VoIP ทั้งหมดที่คุณสนใจ กฎทั่วไปคือคุณต้อง อัปโหลดและดาวน์โหลดประมาณ 100 kbps ต่อบรรทัด

ทำการทดสอบความเร็ว VoIP เพื่อ ดู ว่าการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณพร้อมที่จะรองรับ VoIP หรือไม่

2. เลือกผู้ให้บริการ VoIP และวางแผน

แน่นอน เราต้องการให้คุณเลือกเรา — Nextiva — เป็นผู้ให้บริการ VoIP ของคุณ แต่คุณควร เลือกผู้ให้บริการที่มีฟีเจอร์ที่ธุรกิจของคุณต้องการ

ขั้นแรก ให้พิจารณาคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดของ VoIP สำหรับธุรกิจของคุณ การทราบรายการคุณลักษณะที่ต้องการจะช่วยให้คุณจำกัดผู้ให้บริการที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณให้แคบลง

3. รับหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจ

หากคุณมีหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจอยู่แล้ว ผู้ให้บริการ VoIP หลายรายสามารถใช้หมายเลขโทรศัพท์ที่มีอยู่ของคุณเมื่อตั้งค่าระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกลของคุณได้

หากคุณยังไม่มีหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจ ผู้ให้บริการ VoIP จำนวนมากจะรวมหมายเลขโทรศัพท์ไว้ในแพ็คเกจของคุณ ทั้งหมดที่คุณต้องรู้ เพื่อให้ได้หมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจ คือหมายเลขประเภทที่คุณต้องการ — ในพื้นที่ โทรฟรี ไร้สาระ หรือเสมือน

4. ตั้งค่าโทรศัพท์สำนักงานระยะไกลของคุณ

เมื่อคุณมีผู้ให้บริการและฮาร์ดแวร์แล้ว ก็ถึงเวลาตั้งค่าในสำนักงานของคุณให้เสร็จสิ้น ขั้นตอนเฉพาะขึ้นอยู่กับฮาร์ดแวร์และจำนวนพนักงาน ดูวิดีโอนี้จาก Nextiva พร้อมรายละเอียดทั้งหมด

อนาคตของระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกล

เมื่อพนักงานกลายเป็นผู้ไม่เชื่อเรื่องสถานที่ ระบบโทรศัพท์ของบริษัทก็เช่นกัน ผู้นำธุรกิจจะเห็นประโยชน์ที่พิสูจน์แล้วของ ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์

บริษัทต่างๆ ได้ตระหนักถึงประโยชน์ของระบบคลาวด์แล้ว ธุรกิจหลายล้านแห่งส่งและรับอีเมลโดยใช้ Google และ Office 365 ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายจากการบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์

การย้ายไปยังระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกลถือเป็นก้าวสำคัญครั้งต่อไป

ธุรกิจต่างๆ จะยังคงพัฒนาเทคโนโลยีและแพลตฟอร์มของตนต่อไปเพื่อสนับสนุนพนักงานของตน โครงการ ปรับปรุงซึ่งภายในปี 2571 นายจ้างเกือบสามในสี่จะมีทีมงานระยะไกล

ตัวอย่างหนึ่งของการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่นี้คือเครื่องแฟกซ์ เมื่อพิจารณาว่าเป็นแก่นของสำนักงานทั่วไปตอนนี้ค่อนข้างหายาก วันนี้ คุณสามารถส่งและรับแฟกซ์โดยใช้ บริการแฟกซ์ออนไลน์ ได้เหมือนกับอีเมล การส่งแฟกซ์ออนไลน์ช่วยธุรกิจจากฮาร์ดแวร์ขนาดใหญ่ ผงหมึก และปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ภายใน

การรักษาความเก่งกาจในการสื่อสารโทรคมนาคมของคุณจะช่วยให้ธุรกิจเตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน การย้ายระบบโทรศัพท์ของคุณไปยังคลาวด์จะช่วยให้องค์กรของคุณสร้างสรรค์นวัตกรรมและทนต่อการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในตลาดได้