การจัดการระยะไกล: คำแนะนำเชิงลึกเกี่ยวกับการนำทีมระยะไกล

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้นำทีมทางไกลมาสักระยะแล้วหรือคุณแค่กำลังพิจารณาที่จะเปลี่ยนทีมของคุณไปเป็นระบบการจัดการระยะไกล คุณอาจสังเกตเห็นแล้วว่างานทางไกลที่แพร่หลายไปมากเพียงใด

อันที่จริง การวิจัยพบว่าชาวอเมริกันมากกว่า 40 ล้านคนมีแนวโน้มสูงที่จะเปลี่ยนไปใช้สถานที่ห่างไกลอย่างสมบูรณ์ในอีกห้าปีข้างหน้า

ดังนั้น ผู้จัดการที่เชี่ยวชาญในความแตกต่างของทีมทางไกลชั้นนำจึงมีแนวโน้มที่จะเติบโตได้ดี

แต่คุณอาจทราบดีว่าการจัดเตรียมงานจากที่บ้านนั้นมาพร้อมกับความท้าทายที่ยุติธรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่มาเป็นครั้งแรก ซึ่งจำเป็นต้อง:

• จัดระเบียบ,
• จัดการ,
• กำกับดูแล
• ดำเนินการ
• สื่อสารและ
• รายงานความคืบหน้า.

และทุกสิ่งที่อยู่ไกล...

ยังมีอีกหลายวิธีที่จะหลีกเลี่ยงไม่ให้ความท้าทายจากการทำงานระยะไกลได้รับรูปแบบการจัดการที่ดีที่สุด และนั่นคือสาเหตุที่โพสต์ในบล็อกนี้อยู่ที่นี่

ตั้งแต่การพิจารณาความท้าทายที่พบบ่อยที่สุดบางอย่างที่ผู้จัดการระยะไกลต้องเผชิญ ไปจนถึงการจัดทำรายการกลยุทธ์ทั้งหมดเพื่อช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการทำงานระยะไกลที่สร้างความหายนะให้กับเวิร์กโฟลว์ของทีม — คู่มือการจัดการระยะไกลนี้จะช่วยให้คุณดึงเอาสิ่งที่ดีที่สุดในทีมออกมาได้ ที่ตั้ง.

การจัดการระยะไกลคืออะไร?

การจัดการระยะไกลค่อนข้างคล้ายกับการจัดการปกติ โดยมีข้อแตกต่างที่สำคัญอย่างหนึ่งคือ ทั้งทีม รวมทั้งผู้จัดการและพนักงาน ทำงานนอกสำนักงาน

ในขณะที่รับผิดชอบทีมทางไกล ผู้จัดการมักจะพึ่งพาเครื่องมือต่างๆ เพื่อ:

• มอบหมายงาน
• ติดตามความคืบหน้าของทีม
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสื่อสารและเวิร์กโฟลว์ของทีมดำเนินไปอย่างราบรื่น

5 ความท้าทายในการบริหารทีมระยะไกล

เราทุกคนทราบดีว่าการทำงานจากระยะไกลนั้นมาพร้อมกับความท้าทายจำนวนหนึ่ง

แต่การทำงานให้สำเร็จในขณะที่จัดการทีมที่อยู่ห่างไกลทำให้เกิดความท้าทายทั้งชุดที่คุณต้องมีในแต่ละวัน ตั้งแต่การพยายามอำนวยความสะดวกให้ทีมของคุณก้าวหน้าไปจนถึงการไม่สามารถเข้าถึงพวกเขาได้เมื่อมีงานด่วนเกิดขึ้น .

สถิติไม่ได้ฟังดูมีแนวโน้มเช่นกัน กล่าวคือ ตัวอย่างการวิจัยของผู้สำรวจ 4,000 คนแสดงให้เห็นว่าถึงแม้พนักงานที่อยู่ห่างไกลถึง 86% รู้สึกเชื่อมโยงกับเพื่อนร่วมงานโดยตรง แต่มีเพียง 14% เท่านั้นที่รู้สึกเชื่อมโยงกับสำนักงานใหญ่

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ความหายนะและความเศร้าโศกทั้งหมด

การระบุความท้าทายที่แน่ชัดที่ผู้จัดการ ซีอีโอ ซีเอ็มโอ ผู้ก่อตั้ง ผู้ร่วมก่อตั้ง และผู้เชี่ยวชาญทางไกลจากทั่วโลกส่วนใหญ่เผชิญหน้ากันสามารถช่วยในการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้สำหรับพวกเขาแต่ละคน

ความท้าทาย #1: การขาดการดูแล

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของการทำงานทางไกล ทั้งสำหรับพนักงานและผู้จัดการ คือเรื่องของการควบคุมดูแลจากระยะไกล

ผู้จัดการมักจะกังวลว่าพนักงานมีประสิทธิภาพเพียงพอหรือไม่ และอาจมีปัญหาในการติดตามความคืบหน้าของทีม

บางครั้งพวกเขาอาจรู้สึกไม่สบายใจเมื่อนึกถึงความจริงที่ว่าพวกเขาไม่สามารถลุกขึ้นไปที่โต๊ะของสมาชิกในทีมเพื่อช่วยงานและหารือเกี่ยวกับปัญหาได้

พนักงานรู้สึกหงุดหงิดที่ไม่สามารถปรึกษากับผู้จัดการแบบตัวต่อตัวได้เช่นกัน

บางครั้งพวกเขาอาจรู้สึกกดดันที่จะพิสูจน์ประสิทธิภาพการทำงาน ดังนั้นพวกเขาจึงมักจะทำงานหนักขึ้น เสี่ยงที่จะทำงานหนักเกินไปในสภาพที่ร้ายแรง เช่น ความเหนื่อยหน่าย

ความท้าทาย #2: ความล่าช้าในการตอบสนองในการสื่อสาร

การทำงานจากระยะไกลอย่างเป็นธรรมชาติหมายความว่าการสื่อสารทั้งหมดของคุณจะได้รับการจัดการจากระยะไกล

อย่างไรก็ตาม ระยะทางทางกายภาพบางครั้งมาพร้อมกับเวลาตอบสนองที่ช้ากว่า — เนื่องจากแม้ปัญหาง่าย ๆ จะต้องได้รับการจัดการผ่านซอฟต์แวร์แชทระยะไกล

ยิ่งไปกว่านั้น ปัญหาด้านความไว้วางใจอาจปรากฏขึ้นอีกครั้ง และผู้จัดการรู้สึกหงุดหงิดที่ไม่สามารถได้รับการตอบกลับอย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ยังมีศักยภาพที่ดีที่จะเสียเวลาในขณะที่รอการตอบกลับทุกครั้ง ดังที่ Lauren Mendoza รองประธานฝ่ายการตลาดของ Swipecast.com เน้นย้ำ:

“แม้ว่าเราจะทราบดีว่ามีแพลตฟอร์มมากมายที่เราสามารถใช้เพื่อทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ แต่บางครั้งเวลาก็เป็นปัจจัยหนึ่งที่สามารถต่อต้านเราได้ และเพราะเราต้องการคำตอบอย่างรวดเร็ว บางครั้งการรอข้อความ หรือการโทรอาจทำให้เราเสียเวลา”

นอกจากความไม่อดทน ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดเกี่ยวกับความล่าช้าในการสื่อสารทางไกล ตามที่เนลสัน เชอร์วิน ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ PEO เปรียบเทียบ คือตัวจัดการเอง:

“ในขณะที่ผู้จัดการจากระยะไกลอาจพูดถึงเกมการสื่อสารที่ดีกับพนักงาน แต่มีเพียงไม่กี่คนที่ไม่ปฏิบัติตามสิ่งที่พวกเขาสั่งสอน การจะ “ห่างไกล” ได้สำเร็จต้องอาศัยความเข้าใจว่าคุณกำลังจัดการกับสัตว์ร้ายชนิดอื่นโดยสิ้นเชิง ปฏิสัมพันธ์เล็กๆ น้อยๆ ทั้งหมดที่เกิดขึ้นในสถานที่ทำงานแบบรวมศูนย์จะหายไป การสื่อสารประเภทเดียวคือสิ่งที่คุณตั้งค่าและใช้งาน”

นอกเหนือจากการสละเวลาเพื่อเลือกซอฟต์แวร์การสื่อสารที่พวกเขาสามารถไว้วางใจได้ ผู้จัดการที่สื่อสารทางไกลยังต้องหาวิธีแก้ไขปัญหาชั่วคราวสำหรับช่องว่างในการสื่อสารและรักษาขั้นตอนการทำงานที่ดี

ความท้าทาย #3: ขาดการประชุมแบบตัวต่อตัวทุกวัน

ที่สำนักงาน คุณอาจมีการประชุมประจำสัปดาห์หรือยืนขึ้นทุกวัน แต่ตอนนี้ คุณจะไม่สามารถส่งข้อความสั้นๆ และเรียกเพื่อนร่วมทีมของคุณไปที่ห้องประชุมได้ในเวลาไม่กี่นาที

แนวทางแรกของคุณคือการจัดการประชุมทางวิดีโอออนไลน์เป็นประจำ

อย่างไรก็ตาม ตามข้อมูลของ Michael Alexis ซีอีโอของ Team Building ซึ่งเป็นบริษัทระยะไกลทั้งหมดที่มีพนักงาน 80 คน แม้แต่การประชุมออนไลน์ก็อาจมีปัญหาสำหรับทีมขนาดใหญ่:

“หากคุณมีคนจำนวนมากเกินไปในการประชุมทางโทรศัพท์ มีความเสี่ยงที่จะไม่ได้ยินเสียงทั้งหมด อาจเป็นเพราะความล่าช้าของเทคโนโลยีหรือการขาดพื้นที่ในการแบ่งปันความคิดของผู้เข้าร่วมประชุมบางคน”

นอกจากนี้ การจัดกำหนดการการโทรด่วนมักก่อให้เกิดความท้าทายที่สำคัญสำหรับทีมที่ทำงานในเขตเวลาที่แตกต่างกัน ซึ่งสามารถขยายช่องว่างในการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกลออกไปได้อีก

ความท้าทาย #4: ความยากลำบากในการจัดโครงสร้างงาน

การรักษาเวิร์กโฟลว์ของคุณไว้เมื่อเปลี่ยนไปใช้การตั้งค่าระยะไกลอาจดูเหมือนเป็นงานง่ายที่จะจัดการ เมื่อคุณทิ้งเสียงเครื่องถ่ายเอกสารและโบกมือลาเพื่อนร่วมงานที่ช่างพูดของคุณ ดูเหมือนว่าคุณกำลังจะกลายเป็นตัวตนที่มีประสิทธิผลมากที่สุด

อย่างไรก็ตาม ทันทีที่คุณตั้งค่าโฮมออฟฟิศ คุณอาจต้องหาวิธีจัดการกับสิ่งรบกวนต่างๆ ในบ้าน ตั้งแต่สัตว์เลี้ยงที่เรียกร้องความสนใจ ไปจนถึงคู่รัก พ่อแม่ พี่น้อง หรือเพื่อนร่วมห้องที่เข้ามาในพื้นที่ทำงานของคุณเพื่อพูดคุย

ตามที่คาดไว้ หลายคนในทีมของคุณอาจถูกล่อลวงโดยสิ่งรบกวนอื่นๆ ในบ้านเช่นกัน ตอนนี้พวกเขาไม่รับผิดชอบต่อการมีอยู่ทางกายภาพของเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการของพวกเขา และศักยภาพที่เพิ่มขึ้นสำหรับการผัดวันประกันพรุ่งนี้สามารถขัดขวางความสามารถของผู้จัดการในการจัดการพนักงานของตนอย่างเหมาะสม ซึ่งอาจนำไปสู่งานที่ไม่มีโครงสร้างจำนวนมากและเสียเวลาเปล่า

ความท้าทาย #5: ความโดดเดี่ยวที่ส่งผลต่อสุขภาพจิต

แม้ว่า 61% จาก 2,118 คนที่ทำแบบสำรวจระบุว่าประสบการณ์การทำงานระยะไกลของพวกเขาเป็นไปในเชิงบวก แต่ 21% ระบุว่าการแยกตัวออกจากกันและการขาดการเชื่อมต่อทางสังคมเป็นข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดของสภาพการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป

ย้อนกลับไปเมื่อทั้งทีมอยู่ที่สำนักงานเกือบทุกวัน ทุกคนก็สามารถเลือกผลของบรรยากาศที่พูดคุยกันได้

แต่ตอนนี้หลายคนอาจต้องทำงานให้ห่างจากศูนย์กลางทางสังคมของชีวิตการทำงาน ความโดดเดี่ยวและความเหงาเข้าครอบงำ

ปัญหานี้จะต้องส่งผลกระทบต่อคนพาหิรวัฒน์เป็นอันดับแรก ซึ่งโดยธรรมชาติแล้ว พวกเขาจะชาร์จแบตเตอรี่ได้ดีที่สุดเมื่ออยู่ท่ามกลางคนอื่น แต่ในที่สุด ความโดดเดี่ยวและความเหงาก็เริ่มส่งผลกระทบต่อคนที่ชอบเก็บตัวและคนที่ชอบเก็บตัว แม้ว่าพวกเขาจะใช้วิธี "จากใน" ในการชาร์จแบตเตอรี่ก็ตาม

โดยธรรมชาติแล้ว หากปัญหานี้ไม่ได้รับการแก้ไขอย่างเหมาะสม อาจทำให้อัตราการหมุนเวียนเพิ่มขึ้นพร้อมกับประสิทธิภาพทีมของคุณลดลงอย่างเห็นได้ชัด

19 เคล็ดลับสำหรับการจัดการระยะไกลที่ประสบความสำเร็จ

คุณอาจทราบดีว่าการเปลี่ยนจากการทำงานจากด้านหนึ่งไปอีกด้านหนึ่งเป็นการตั้งค่าระยะไกลนั้นต้องใช้แนวทางการจัดการแบบใหม่ทั้งหมด แต่บางครั้ง ผู้นำมักจะมองข้ามวิธีแก้ปัญหาที่ง่ายและมีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับความท้าทายในแต่ละวันของสมาชิกในทีม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขามีงานที่ต้องจัดการ

ดังนั้น เพื่อช่วยให้คุณมั่นใจว่าทีมของคุณยังคงรักษาระดับการเชื่อมต่อและประสิทธิภาพการทำงานไว้ได้ แม้จะไม่ได้อยู่ด้วยกันแบบตัวต่อตัว เราได้ติดต่อผู้เชี่ยวชาญเพื่อค้นหากลยุทธ์การจัดการระยะไกลที่ดีที่สุด

เคล็ดลับ #1: ลืมการจัดการขนาดเล็กไปได้เลย

แม้ว่าการตกหลุมพรางของการติดตามงานทุกอย่างที่ทีมของคุณทำอยู่อาจเป็นเรื่องน่าดึงดูดใจ แต่คุณอาจต้องการพิจารณาแนวคิดนี้ใหม่

กล่าวคือ การวิจัยแสดงให้เห็นว่า 69% ของผู้สำรวจพิจารณาเปลี่ยนงานเนื่องจากการจัดการขนาดเล็ก ในขณะที่ 36% เปลี่ยนงานจริงเพราะเหตุนี้

นอกจากพนักงานมักจะโบกมือลาบรรยากาศแห่งความไม่ไว้วางใจแล้ว การมองหาทางเลือกเล็กๆ น้อยๆ ที่พนักงานของคุณทำอาจนำไปสู่การเลิกบุหรี่อย่างเงียบๆ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะทำวันแล้ววันเล่าขั้นต่ำเปล่าๆ

มอร์แกน เทย์เลอร์ CMO ของ LetMeBank เห็นพ้องต้องกันว่าการจัดการระดับจุลภาคไม่มีทางที่จะไปได้:

“ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดคือการทำให้ทุกคนทำในสิ่งที่ควรทำ และทำให้พวกเขามีความสุขในขณะที่ทำ ฉันพบวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้ผู้คนทำในสิ่งที่พวกเขาควรจะทำคือถอยออกมาจริงๆ และปล่อยให้พวกเขาทำสิ่งต่างๆ ในแบบที่ได้ผลดีที่สุดสำหรับพวกเขา เนื่องจากพวกเขาทั้งหมดอยู่ในบ้านของพวกเขาเอง ด้วยสถานการณ์เฉพาะของพวกเขา พวกเขามักจะพบว่าพวกเขารู้วิธีปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ที่พวกเขาอยู่ได้ดีที่สุด และการที่เข้มงวดเกินไปในกระบวนการทำให้เกิดปัญหามากกว่าที่จะแก้ไขได้”

ดังนั้น แทนที่จะสิ้นเปลืองพลังงานไปกับการโทรครั้งสุดท้ายในทุกเรื่อง ให้ทำดังต่อไปนี้:

• ลงทุนเวลาเพื่อทบทวนกลยุทธ์ต่างๆ เพื่อสร้างความไว้วางใจในสถานที่ทำงาน
• มุ่งเน้นไปที่การพัฒนาทักษะการมอบหมายของคุณ
• พยายามตั้งความคาดหวังที่ชัดเจนก่อนจัดสรรงาน

เคล็ดลับ #2: มุ่งเน้นไปที่การสร้างความรับผิดชอบ

แตกต่างจากการจัดการขนาดเล็ก — นิสัยที่เราควรจะทิ้งไว้ข้างหลังทันทีที่เราปิดประตูสำนักงานของเรา — ความรับผิดชอบเป็นคุณธรรมที่ไม่เคยมีสไตล์

ผู้ก่อตั้งและ CEO ของ The Word Counter, Kevin Miller เห็นด้วย โดยเน้นย้ำถึงความสำคัญของการสร้างความรับผิดชอบในช่วงเวลาที่เราไม่สามารถดูแลทีมของเราแบบเห็นหน้าได้:

“การสร้างเวลาเช็คอินและการกำหนดสิ่งที่ส่งมอบที่ชัดเจนนั้นมีประโยชน์มากสำหรับความรับผิดชอบ เรามีทุกงานที่ได้รับมอบหมายในเครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อติดตามและจัดระเบียบสิ่งต่างๆ เรายังจัดประชุมสแตนด์อัพทุกวันเวลา 10.00 น. PST ระหว่างการประชุม เราจะพูดคุยถึงสิ่งที่เราทำเมื่อวานนี้ สิ่งที่เรากำลังทำในวันนี้ และพูดคุยถึงปัญหาต่างๆ ที่เรากำลังประสบอยู่ การประชุมทั้งหมดของเราดำเนินการผ่าน Zoom ซึ่งช่วยให้ทุกคนมีความรับผิดชอบ”

การวิจัยสนับสนุนข้ออ้างว่าการสร้างความรับผิดชอบเป็นกุญแจสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน กล่าวคือ การศึกษาโดย American Society of Training and Development (ASTD) พบว่าการมุ่งมั่นกับคนที่คุณจะบรรลุเป้าหมายนั้นเพิ่มโอกาสในการทำเช่นนั้นได้ถึง 65%

เคล็ดลับ #3: ใช้ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เพื่อติดตามเป้าหมาย

หากคุณใช้เวลาไม่เพียงพอในการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถระบุได้ก่อนที่จะจัดสรรงาน โอกาสที่คุณจะได้ผลลัพธ์ที่ไม่เป็นไปตามความคาดหวังของคุณ

อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่คุณตระหนักถึงความสำคัญของการกำหนดเป้าหมายที่แม่นยำ แต่ไม่ได้สร้างระบบที่ชัดเจนในการประเมินเป้าหมาย คุณอาจจะต้องรับมือกับผลงานที่ไม่ดีและขาดแรงจูงใจ

Shawn Breyer เจ้าของ Atlanta House Buyers เสนอการดำเนินการเมตริกเชิงปริมาณเพื่อกำหนดว่าผู้คนมีความก้าวหน้าในการทำงานได้ดีเพียงใด:

“การปรับให้เข้ากับทีมของเราในการทำงานทางไกลนั้นง่ายกว่าด้วยการทำให้พวกเขารับผิดชอบโดยการติดตาม ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI ) ในแต่ละสัปดาห์ เรามีการประชุมทีมเต็มรูปแบบเพื่อทบทวน KPI ของสมาชิกแต่ละคน เมื่อตรวจสอบรายการ เราถามสมาชิกแต่ละคนว่าพวกเขาบรรลุเป้าหมายหรือไม่ คำตอบควรเป็น "ใช่" หรือ "ไม่ใช่" โดยไม่มีคำอธิบาย หากมีแนวโน้มว่าสมาชิกในทีมทุกคนไม่บรรลุเป้าหมาย เราจะหารือเกี่ยวกับทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้พร้อมใช้งานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเมื่อพวกเขา ทำงานจากที่บ้าน ”

โดยปกติ เมื่อคุณแน่ใจว่าพนักงานคุ้นเคยกับระบบการประเมินและติดตามความคืบหน้า การรักษาแรงจูงใจและนำพวกเขาไปสู่ความสำเร็จจะง่ายกว่ามาก

เคล็ดลับ #4: ใช้แอปเพื่อติดตามความคืบหน้าของทีม

การขาดปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้ากันมักจะทำให้ผู้จัดการตั้งคำถามว่าสมาชิกในทีมกำลังทำงานที่ได้รับมอบหมายในช่วงเวลาทำงานหรือไม่

บางครั้งพวกเขาอาจขาดความสามารถในการติดตามความคืบหน้าของทีม ซึ่งอาจก่อให้เกิดคำถามเพิ่มเติมและเพิ่มโอกาสในการเปลี่ยนมาใช้การจัดการขนาดเล็ก

ยังคงมีหลายวิธีในการติดตามเวิร์กโฟลว์ของทีมของคุณแม้จะอยู่ห่างไกลกันตามภูมิศาสตร์

หากคุณรู้สึกไม่สบายใจกับความคิดที่ว่าสมาชิกในทีมบางคนทำงานนอกเวลา การมองหาแอปติดตามเวลาที่ช่วยให้คุณวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานของทีมอาจเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

ด้วยการสนับสนุนให้ทีมของคุณติดตามชั่วโมงทำงาน คุณจะสามารถสร้างรายงานตามเวลาที่ติดตาม และดูสิ่งที่สมาชิกในทีมของคุณกำลังทำงานอยู่ได้ทันทีโดยดูที่ส่วน "แดชบอร์ด" ของแอป

ในการจัดการทีมและโครงการของคุณจากระยะไกล คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่ช่วยให้คุณติดตามสถานะของงานและโครงการของคุณ และติดตามความคืบหน้าของทีมอยู่เสมอ

เคล็ดลับ #5: เข้าใจและอดทน

หากสมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกลของคุณไม่ตอบกลับข้อความแชทของทีมในทันที บ่อยครั้งก็ไม่ใช่เหตุผลที่ต้องกังวล

พยายามอดทนและจดจ่อกับงานที่มีลำดับความสำคัญอื่นในตารางเวลาของคุณในขณะที่คุณรอการตอบกลับ

หากความล่าช้านั้นยาวนานกว่า และคุณคาดหวังว่าจะได้รับรายงานความคืบหน้าหรือคำตอบที่สำคัญประเภทอื่น โอกาสที่พนักงานที่อยู่ห่างไกลของคุณจะเสนอคำอธิบายที่เหมาะสมสำหรับความล่าช้า แม้ว่าคุณจะไม่ได้ถามก็ตาม

ท้ายที่สุด การวิจัยแสดงให้เห็นว่าองค์กรที่มีความน่าเชื่อถือสูงประสบความสำเร็จในการใช้กลยุทธ์มากกว่าองค์กรที่มีความน่าเชื่อถือต่ำ นอกจากนี้ พนักงานที่รู้สึกว่าคุณไว้วางใจพวกเขามักจะตั้งเป้าที่จะให้เหตุผลกับความไว้วางใจนั้นและพยายามตอบสนองโดยเร็วที่สุด

เคล็ดลับ #6: เข้าถึงได้ง่าย

เพื่อให้การสื่อสารทางไกลประสบความสำเร็จ เนลสัน เชอร์วินเชื่อว่าผู้จัดการจำเป็นต้องยกระดับเกมมากกว่าในสำนักงานแบบเดิมๆ:

“ผู้จัดการจำเป็นต้องทำให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมติดตั้งและใช้งานได้จริงในโหมดการสื่อสารที่แตกต่างกันทั้งหมด แต่นี่เป็นส่วนที่ง่าย สิ่งที่ยากสำหรับผู้จัดการคนเดิมคือการทำให้เขาหรือเธอพร้อมสำหรับคำถามใดๆ ที่เกิดขึ้นตลอดทั้งวันทำงาน นั่นหมายถึงการแจ้งเตือนที่ปรากฏขึ้นบนหน้าจอของคุณตลอดทั้งวัน และเต็มใจและสามารถกระโดดออนไลน์และจัดการกับคำถามได้ภายในกรอบเวลาที่เหมาะสม มิฉะนั้น พนักงานจะหยุดถาม เริ่มถอนตัว แล้วคุณจะมีปัญหาด้านจิตใจ”

นอกเหนือจาก การทำให้ ตัวเองเข้าถึงได้ง่ายแล้ว Nicole Wood ซีอีโอและผู้ร่วมก่อตั้ง Ama La Vida ยังเน้นย้ำถึงความสำคัญของ การทำให้ทีมของคุณรู้ ว่าคุณเข้าถึงได้ง่าย:

“สื่อสารอย่างชัดเจนกับสมาชิกในทีมของคุณว่าพวกเขาไม่ต้องรอให้มีคนมาถามคุณแบบตัวต่อตัวอย่างเป็นทางการ มีความตั้งใจมากขึ้นกว่าเดิมด้วยการพูดคุยแบบตัวต่อตัว เช่น ขวัญกำลังใจ คำมั่นสัญญาส่วนตัว ความก้าวหน้าในการทำงาน และวิธีการทำงานร่วมกันในสภาพแวดล้อมนี้ให้ดียิ่งขึ้น”

เพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมของคุณได้รับข้อความว่าคุณพร้อมเสมอสำหรับข้อกังวลของพวกเขา ให้เริ่มต้นด้วยการอุทิศหนึ่งวันต่อเดือนสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัว

การจัดสรรเวลาส่วนหนึ่งให้กับทีมของคุณ คุณจะ:

• ปรับปรุงขวัญกำลังใจของทีมอย่างมาก
• รับรองการรักษาพนักงานและ
• กระชับสายสัมพันธ์กับสมาชิกในทีมของคุณ

เคล็ดลับ #7: ฝึกอบรมผู้จัดการของคุณในการสื่อสารทางไกล

ทันทีที่คุณย้ายการสื่อสารในทีมของคุณไปยังแพลตฟอร์มออนไลน์ คุณจะเพิ่มโอกาสให้ทุกคนตกเป็นเหยื่อ

• ความเข้าใจผิด
• การสื่อสารผิดพลาด
• การสื่อสารขัดข้อง

แต่เพื่อป้องกันระยะห่างจากการได้รับข้อความที่ดีที่สุดจากทีมของคุณ ให้ยกตัวอย่าง

กล่าวคือ Jennifer Walden ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการของ WikiLawn เน้นย้ำถึงความสำคัญของการฝึกอบรมผู้จัดการในการสื่อสารทางไกล และให้พวกเขาสร้างสายสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ที่รายงานต่อพวกเขา:

“ไม่เพียงพอสำหรับพวกเขาที่จะยิงรายงานและอีเมลของพวกเขาทุกคราว พวกเขาต้องติดต่อกันผ่านการแชทด้วยข้อความหรือผ่านการประชุมด้วยเสียงหรือวิดีโอ เริ่มการฝึกอบรมผู้จัดการโดยเร็วที่สุด และให้พวกเขาฝึกอบรมรายงานของพวกเขาในการใช้อุปกรณ์นี้”

เมื่อฝ่ายบริหารพยายามรวมเครื่องมือสื่อสารเสมือนจริงเข้ากับเวิร์กโฟลว์ การเปลี่ยนจากสำนักงานจริงเป็นสำนักงานเสมือนจริงจึงไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป ทีมของคุณอาจรู้สึกพร้อมที่จะปรับตัวให้เข้ากับสภาพการทำงานใหม่มากขึ้น

เคล็ดลับ #8: เมื่อเร่งรีบ ให้ไปประชุมทางวิดีโอ

ในกรณีที่คุณยังไม่ชินกับการรอการตอบกลับในแอปแชทของทีม คุณสามารถเลือกใช้แฮงเอาท์วิดีโออย่างรวดเร็วเพื่อเพิ่มความเร็วได้เสมอ

ลอเรน เมนโดซาแนะนำว่าการประชุมทางวิดีโออาจเป็นทางออกที่ดีสำหรับเวลาที่เรามักจะเสียเวลาเปล่าไปกับการรอข้อความตอบกลับ:

“การประชุมทุกครั้ง ที่ซึ่งทุกทีมมารวมกัน ถามคำถามให้มากที่สุด และคลายข้อสงสัยทั้งหมด เพื่อทำให้หัวของคุณชัดเจนและตรงไปตรงมาว่าขั้นตอนต่อไปนี้ในงานของคุณมีอะไรบ้าง ด้วยวิธีนี้ คุณจะลดเวลาที่ต้องใช้อีเมล”

อย่างไรก็ตาม ระวังอย่าใช้ตัวเลือกแฮงเอาท์วิดีโอมากเกินไป ความเหนื่อยล้าจากการซูมยังคงเป็นเรื่องสำคัญ และอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อระดับพลังงานของสมาชิกในทีมและความสามารถในการโฟกัสตลอดทั้งวัน

เคล็ดลับ #9: ใช้ประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือการประชุมออนไลน์ของคุณ

เมื่อพูดถึงวิธีที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหาการมีคนจำนวนมากเกินไปสำหรับการประชุมทางวิดีโอที่เหมาะสม Michael Alexis แนะนำให้ใช้ฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมที่มีอยู่ในระบบการประชุมออนไลน์ยอดนิยม:

“หากต้องการสร้างพื้นที่ในการประชุมขนาดใหญ่สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ให้ใช้ "ห้องแยกย่อย" ของ Zoom ในห้องแยกย่อยเสมือนจริง ผู้ดำเนินการประชุมสามารถแบ่งบุคคลออกเป็นกลุ่มเล็กๆ เพื่อหารือเกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะ แล้วเรียกกลับเพื่อแบ่งปันความคิดกับกลุ่มใหญ่”

เครื่องมือการประชุมจำนวนมากยังมาพร้อมกับตัวเลือกการโทรด้วยเสียง ซึ่งสามารถลดปัญหาด้านความรู้ความเข้าใจและความเครียดทางสายตาที่พนักงานส่วนใหญ่ต้องเผชิญในแต่ละวันจากการต้องเข้าร่วมการประชุมเสมือนจริงหลังการประชุมเสมือนจริง

เคล็ดลับ #10: กำหนดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนสำหรับการประชุมออนไลน์

การกำหนดกฎเกณฑ์พื้นฐานสำหรับการประชุมทางวิดีโอเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาขวัญกำลังใจของพนักงานให้เข้มแข็ง

หากไม่มีมารยาทในการประชุมออนไลน์ สมาชิกในทีมบางคนอาจรู้สึกอิสระที่จะบุกเข้ามาได้ทุกเมื่อระหว่างการสนทนาออนไลน์ เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น มีโอกาสที่ส่วนที่เหลือของทีมจะไม่มีโอกาสได้พูดคุยและอาจออกจากสายโดยรู้สึกว่าความคิดเห็นของพวกเขาอาจไม่มีคุณค่าเพียงพอ

Matthew Ross อดีตซีโอโอของ The Slumber Yard เชื่อในการปลุกเร้ากฎเกณฑ์ที่ชัดเจนสำหรับการประชุมทางวิดีโอ:

“เราต้องการให้พนักงานของเราใช้ฟังก์ชันแชทเพื่อระบุว่าพวกเขามีคำถามหรือข้อความก่อน แทนที่จะพูดพล่อยๆ เมื่อพนักงานหลายคนอยู่ในแฮงเอาท์วิดีโอ อาจเป็นฝันร้ายได้หากทุกคนพูดจากันเอง โดยการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ของเรา เรารับรองว่าการโทรดำเนินไปอย่างมีโครงสร้างและเป็นระเบียบ นอกจากนี้เรายังให้พนักงานรอเป็นเวลาสองวินาทีเต็มหลังจากที่มีคนพูดเสร็จก่อนที่จะเข้าไปข้างใน ซึ่งจะทำให้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอมีเวลาตามให้ทัน ฉันสังเกตเห็นว่าความล่าช้าในระบบสามารถสร้างการโทรที่วุ่นวายและไม่ก่อผลได้หากทุกคนเริ่มพูดทันที”

แม้ว่าคุณอาจไม่จำเป็นต้องสร้างกฎเกณฑ์เกี่ยวกับมารยาทในการประชุมทางวิดีโอ แต่การกำหนดขอบเขตที่ชัดเจนจะเป็นการวางรากฐานสำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานทางไกลที่ดี

เคล็ดลับ #11: ปรับเวิร์กโฟลว์ของคุณให้ทำงานแบบออนไลน์

เนื่องจากเราโบกมือลาการเคาะประตูสำนักงานของเพื่อนร่วมงานเพื่อถามคำถามสั้นๆ เป็นเรื่องปกติที่เราควรใช้เครื่องมือให้เกิดประโยชน์สูงสุดเพื่อให้งานของเราดำเนินไปอย่างราบรื่น

Jennifer Walden แนะนำให้สร้างระบบออนไลน์ที่มีความคล่องตัวเพื่อช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ รับและส่งเอกสาร:

“ถ้าคุณต้องการการควบคุมเวอร์ชัน ให้ใช้เวลานี้เพื่อรับ SVN ที่ใช้งานได้จริง มิฉะนั้นให้ใช้ระบบคลาวด์ G-Suite ทำงานได้ดีสำหรับบริษัทจำนวนมาก และนั่นคือสิ่งที่เราใช้ จากนั้นคุณสามารถสื่อสารกับไฟล์เหล่านั้นที่เปิดผ่าน Google แฮงเอาท์ (รวมผ่าน G-Suite), Zoom หรือซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่อนุญาตให้แชร์หน้าจอและใส่คำอธิบายประกอบได้”

เครื่องมือการทำงานร่วมกันส่วนใหญ่ช่วยให้คุณได้รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ แชทกับทีมของคุณ และมอบหมายงาน สิ่งนี้สามารถช่วยจัดการเวิร์กโฟลว์ของคุณได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากตัวเลือกที่มาพร้อมกับได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับทีมที่กระจัดกระจาย

เคล็ดลับ #12: ใช้ระบบเช็คอินรายวัน

การใช้ระบบเช็คอินรายวันไม่เพียงแต่จำเป็นสำหรับการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่โปร่งใสเท่านั้น แต่ยังเป็นประโยชน์สำหรับการรับคำติชมจากพนักงานและปรับโครงสร้างเวิร์กโฟลว์ของคุณใหม่ตามนั้น

Matthew Ross แนะนำว่าอีเมลมีประโยชน์ในการช่วยคุณติดตั้งระบบเช็คอินรายวัน:

“ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้ผู้จัดการระยะไกลใช้ระบบเช็คอินรายวันกับบุคคล ให้บุคคลนั้นส่งอีเมลถึงคุณโดยแจ้งรายละเอียดว่าเขาหรือเธอทำงานอะไรในวันนั้นและจะจัดสรรเวลาอย่างไร ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถก้าวเข้ามาและให้คำแนะนำหรือบอกให้พวกเขาย้ายไปทำงานใหม่ได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะไม่หมุนวงล้อและ เสีย เวลา ท้ายที่สุดแล้ว ผู้จัดการจะต้องเป็นเชิงรุกมากกว่าตอบโต้เมื่อต้องติดต่อกับพนักงานที่อยู่ห่างไกลเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะเดินหน้าต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพ”

ด้วยการพยายามติดต่อกับทีมของคุณอย่างต่อเนื่อง คุณจะสามารถแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ทันทีที่เกิดขึ้น และแจ้งให้ทีมของคุณทราบว่าคุณอยู่ด้วยแม้จะอยู่ห่างไกลกัน เพื่อให้พวกเขาสามารถขอความช่วยเหลือจากคุณได้

เคล็ดลับ #13: ปรับปรุงการทำงานระยะไกลล่วงหน้า

Clair Kim ที่ปรึกษาทางธุรกิจหลักของ Clairly Creative International ซึ่งช่วยองค์กรมากกว่า 250+ แห่งปรับปรุงการดำเนินงาน แนะนำให้คิดเกี่ยวกับการปรับปรุงกระบวนการทำงานระยะไกลต่างๆ ตั้งแต่เริ่มต้น:

“จาก “แนวทางการสื่อสารในทีมผู้ส่งสาร” กระบวนการจัดการโครงการ ระยะเวลาการตรวจสอบบ่อยครั้งของเอกสารการจัดการความรู้ การเช็คอินอัตโนมัติและมาตรฐานการตอบกลับ เรามั่นใจว่าวิธีที่เราสื่อสารและวิธีที่เราจัดการงานแต่ละงานมีความคล่องตัวอย่างสมบูรณ์ นั่นทำให้ปัญหาส่วนใหญ่หายไป!”

นอกจากนี้ การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของทีมระยะไกลยังมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อต้อนรับสมาชิกใหม่ในทีม เมื่อคุณพัฒนาแผนงานและกระบวนการที่ร่างไว้อย่างชัดเจน คุณจะเร่งกระบวนการปฐมนิเทศและช่วยให้พนักงานใหม่รวมเข้ากับทีมได้เร็วยิ่งขึ้น

เคล็ดลับ #14: ยึดติดกับตารางการทำงานของคุณ

เมื่อเปลี่ยนไปใช้การตั้งค่าระยะไกล พนักงานที่คุ้นเคยกับรูปแบบการปฏิบัติจริงจากผู้จัดการอาจต้องรับมือกับการขาดความสามารถในการจัดโครงสร้างงานอย่างเหมาะสม

เพื่อช่วยพวกเขาจัดการกับปัญหานี้ เจนนิเฟอร์ วอลเดน เสนอให้รักษากิจวัตรการทำงานแบบเก่าที่ได้แรงบันดาลใจจากสำนักงานไว้อย่างน้อยหนึ่งส่วน:

“พยายามทำกิจวัตรเดิมๆ เช่น เวลาประชุมเดิม โครงสร้างกำหนดเวลาเดิม ฯลฯ — เพื่อลดผลกระทบของปัญหานี้”

กิจวัตรในสำนักงานของสมาชิกในทีมมักจะต้องได้รับการปรับใหม่เนื่องจากลักษณะการทำงานทางไกล แต่การพยายามทำตามนิสัยเดิมของคุณในบริบทใหม่จะช่วยให้ทีมของคุณทำเช่นเดียวกัน

เนื่องจากวิทยาศาสตร์ได้แสดงให้เห็นว่านิสัยของเราขึ้นอยู่กับบริบทเป็นอย่างมาก เมื่อคุณให้ทีมของคุณมีสภาพการทำงานที่คล้ายกับที่พวกเขาเคยชินที่สำนักงาน พวกเขาจะมีแนวโน้มที่จะรักษาระดับผลิตภาพไว้แม้จะมีการเปลี่ยนแปลง .

เคล็ดลับ #15: ช่วยทีมของคุณหลีกเลี่ยงการรบกวนที่บ้าน

เพื่อเพิ่มโอกาสที่พนักงานของคุณจะจัดโครงสร้างงานอย่างเหมาะสม พวกเขาควรลองทำในสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีโครงสร้างดี

เพื่อช่วยให้พวกเขาบรรลุเป้าหมายนั้น คุณสามารถแนะนำพอยน์เตอร์:

• ตั้งค่าเวิร์กสเตชันเฉพาะ บางคนไม่มีห้องว่างแยกต่างหาก (แม้ว่าจะเหมาะก็ตาม) เพื่อใช้ทำงานจากที่บ้านทั้งหมด อย่างไรก็ตาม ทุกคนสามารถสร้าง “มุมสำนักงาน” แบบด้นสดได้ด้วยโต๊ะและเก้าอี้ขนาดเล็กที่แข็งแรง
• ฉัน ปลอบตัวเองจากเสียงรบกวนเบื้องหลัง พนักงานสามารถใส่หูฟังได้ง่าย (คู่ตัดเสียงรบกวนจะเหมาะ แต่คู่ปกติจะทำ) เปิดเครื่องกำเนิดสัญญาณรบกวนออนไลน์ เลือกเพลงที่เป็นมิตรกับการทำงาน และมุ่งเน้นที่งาน
• ใช้ตัวบล็อกเว็บไซต์ แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียอาจเป็นศัตรูตัวฉกาจในการจัดโครงสร้างการทำงานจากที่บ้าน (และเป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของภูเขาน้ำแข็ง) ดังนั้น คุณสามารถแนะนำตัวบล็อกเว็บไซต์ให้กับพนักงานของคุณ เพื่อช่วยให้พวกเขาอยู่ห่างจากสิ่งรบกวนทางออนไลน์ระหว่างชั่วโมงทำงาน และทำให้พวกเขาจดจ่อกับงานของพวกเขาแทน

เคล็ดลับ #16: สังสรรค์ออนไลน์เป็นทีม

ไม่ใช่ความลับที่วัฒนธรรมการทำงานเชิงบวกที่พนักงานสามารถผูกมัดและสร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายจะส่งผลดีต่อทั้งความไว้วางใจและประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา ยังคง การรักษาการเชื่อมต่อในการตั้งค่าระยะไกลต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ

Saurabh Jindal CEO ของ Talk Travel App เสนอให้รวบรวมออนไลน์เป็นครั้งคราว:

“พยายามโทรหาเพื่อนร่วมงานของคุณเป็นประจำ และพูดคุยเรื่องต่าง ๆ นอกเหนือจากที่ทำงาน เพื่อเพิ่มความผูกพันในทีม เราทำอาหารกลางวันแบบทีมเป็นประจำ และเซสชั่นที่เราแชร์หน้าจอ และต้อนรับผู้อื่นเข้าสู่สถานีงานและชีวิตประจำวันของเรา โดยทั่วไปแล้วสิ่งเหล่านี้เป็นช่วงเวลาที่สนุกสนานและช่วยทำลายน้ำแข็งและสร้างวัฒนธรรมทีมที่ดี”

Spencer Waldron ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดระดับโลกของ Prezi เสนอให้นำความคิดสร้างสรรค์มาสู่การพบปะออนไลน์ดังกล่าว:

“ไม่ว่าคุณจะติดต่อกับเพื่อนๆ หรือเช็คอินกับเพื่อนร่วมงาน ใช้เครื่องมือวิดีโอเพื่อช่วยทำให้เนื้อหาของคุณมีการโต้ตอบและค้นหาวิธีใหม่ๆ ที่สร้างสรรค์ในการเชื่อมต่อกับผู้คน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้โดยการจัดให้มีการตอบคำถามในหัวข้อตอนกลางคืนหรือแบบทดสอบในผับ ชมรมหนังสือเสมือนจริง หรือเกมเช่น “ความจริงสองข้อกับเรื่องโกหก” การติดต่อกับเพื่อนร่วมงานในระดับที่เบากว่าจะช่วยกระชับความสัมพันธ์ในทีมของคุณ และสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของพวกเขาได้”

กระบวนการหล่อเลี้ยงความสัมพันธ์ในการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นการแสดงถึงความสนุกสนานร่วมกัน เป็นกุญแจสำคัญในความรู้สึกถึงจุดมุ่งหมายของพนักงาน ดังนั้นจึงไม่ควรพัฒนาพิธีกรรมของทีมที่เกี่ยวข้องกับเกมสร้างสายสัมพันธ์เสมือนหรือพบปะพูดคุยกัน

เคล็ดลับ #17: ส่งเสริมการขัดเกลาทางสังคมแบบตัวต่อตัว

บางทีวลี 'water cooler talk' อาจฟังดูซ้ำซาก แต่หากไม่มีตัวเลือกให้พูดคุยเล็กๆ น้อยๆ หลังจากเปลี่ยนไปทำงานทางไกล สมาชิกในทีมของคุณอาจรู้สึกว่าพวกเขากำลังพลาดข้อมูลสำคัญ — โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากไม่ใช่เรื่องแปลก สำหรับการพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ ให้กลายเป็นการอภิปรายเรื่องงานอย่างจริงจัง

Spencer Waldron ยังเน้นย้ำถึงความสำคัญของการอำนวยความสะดวกในการขัดเกลาทางสังคมขณะทำงานจากที่บ้าน:

“การพยายามเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานนอกการประชุมทีมตามกำหนดการเป็นสิ่งสำคัญ เหมือนกับที่คุณทำตามปกติในสำนักงาน ที่ Prezi ทีมต่างๆ มีห้องประชุมวิดีโอแบบเปิดซึ่งทำหน้าที่เป็น Virtual Lobby ซึ่งทุกคนสามารถมาพบกับใครบางคนที่นั่น หรือเพียงแค่เยี่ยมชมเพื่อติดต่อกับเพื่อนร่วมงานในช่วงพักกลางวันหรือช่วงพักอื่นๆ การจัดตารางสนทนากาแฟเสมือนจริงหรือพักน้ำเย็นเพื่อเช็คอินกับเพื่อนร่วมงานหรือพูดคุยในหัวข้อที่ไม่เกี่ยวกับงานเป็นวิธีที่ดีในการช่วยกระชับความสัมพันธ์ในทีมของคุณ”

ผู้จัดการมักจะทุ่มเทแรงกายในการช่วยเหลือพนักงานใหม่ให้เข้าสังคม แต่การพัฒนาระบบคู่หูในการทำงานที่สามารถใช้ได้กับทั้งทีมเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเริ่มต้นสนับสนุนให้ทีมของคุณเชื่อมต่อกันมากขึ้น

เคล็ดลับ #18: แสดงให้ทีมของคุณเห็นว่าคุณใส่ใจ

การแสดงความสนใจในวิธีที่ผู้คนทำในขณะทำงานจากที่บ้าน แทนที่จะมุ่งความสนใจเฉพาะใน สิ่งที่ พวกเขาทำคือกุญแจสำคัญในการทำให้ความรู้สึกโดดเดี่ยวผ่อนคลายลง

Milos Djordjevic ผู้ร่วมก่อตั้ง SaveMyCent ซึ่งเพิ่งเปลี่ยนทีมทั้งหมดไปทำงานระยะไกล แบ่งปันมุมมองของเขาเกี่ยวกับความสำคัญของการให้ทีมของคุณรู้ว่าคุณใส่ใจ:

“สิ่งหนึ่งที่ฉันได้แนะนำคือการเช็คอินตอนเช้าเป็นประจำ เจอกันที่ Zoom ครึ่งชั่วโมง งานนี้ไม่เกี่ยว ฉันพยายามรักษาบรรยากาศสบายๆ และพูดคุยกับผู้คนจริงๆ และดูว่าพวกเขาเป็นอย่างไร จนถึงตอนนี้ ฉันสามารถระบุปัญหาได้หลายอย่างด้วยกาแฟยามเช้าเหล่านี้”

Spencer Waldron เสริมว่าคุณควรสังเกตสถานการณ์ระหว่างสมาชิกในทีมของคุณในระหว่างการประชุมทางวิดีโอแต่ละครั้ง:

“สิ่งนี้ควรใช้ได้กับทั้งการประชุมแบบเสมือนและแบบตัวต่อตัว แต่ตอนนี้มันสำคัญอย่างยิ่ง เริ่มการโทรด้วยการเช็คอินกับผู้คน วัดห้อง และสังเกตการแสดงออกทางสีหน้าและภาษากายของทุกคน ใครไม่มีกล้องบ้าง? อาจมีใครบางคนมีวันที่แย่ ทะเลาะกัน หรือกำลังดิ้นรนกับชีวิตในบ้าน ทั้งหมดนี้จะส่งผลกระทบต่อการประชุม ดังนั้นจงอ่อนไหวต่อสิ่งที่มองไม่เห็น”

เนื่องจากการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานจากที่บ้านที่ดีต่อสุขภาพนั้นต้องใช้ความพยายามมากกว่าการสร้างเวิร์กโฟลว์ทางไกล จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องพยายามคิดถึงความยากลำบากของผู้คนอยู่เสมอและดำเนินการตามนั้น

เคล็ดลับ #19: ดำเนินการอัตโนมัติ

One of the best ways to improve remote management is to streamline and automate your team's work-from-home workflows as much as possible.

This way, you and your team will all save time and structure your work in such a way that decreases the need you may have for constant face-to-face management and consultations.

To help you avoid going back and forth between different tools and find your perfect app right away, we've listed some of the best apps you can use to manage and automate the marketing, sales, IT, HR, and customer support processes in your remote company.

แอพที่ยอดเยี่ยมสำหรับการดำเนินการทางการตลาดอัตโนมัติ

• ซอฟต์แวร์การตลาดของ HubSpot เป็นเครื่องมือทางการตลาดอัตโนมัติที่สามารถช่วยให้คุณทำการตลาดผ่านอีเมลและโซเชียลมีเดีย ติดตาม ROI สร้างแลนดิ้งเพจ และอื่นๆ ได้โดยอัตโนมัติ
• Buffer เป็นเครื่องมือโซเชียลมีเดียที่ช่วยจัดการบัญชีโซเชียลมีเดีย ตั้งเวลาและโพสต์บนโซเชียลมีเดียโดยอัตโนมัติ จากนั้นติดตามและวิเคราะห์ผลลัพธ์
• Cobiro เป็นเครื่องมือ AI สำหรับจัดการโฆษณา Google สร้างและติดตามแผนการตลาดส่วนบุคคล ออกแบบและใช้แคมเปญการตลาด (ทั้งบน Google หรือ Facebook) จากนั้นติดตามและวิเคราะห์ความสำเร็จของแคมเปญและโฆษณาของคุณในส่วน "แดชบอร์ด" ของแพลตฟอร์ม
• Marketo เป็นเครื่องมือการตลาดอัตโนมัติแบบครบวงจรที่จะช่วยคุณจัดการแคมเปญการตลาดทางอีเมล สร้างหน้า Landing Page และแบบฟอร์ม ส่งข้อความส่วนบุคคลผ่านช่องทางต่างๆ และดำเนินการวิเคราะห์การตลาด
• Mailchimp เป็นแพลตฟอร์มการตลาดอัตโนมัติที่ช่วยให้คุณเรียกใช้แคมเปญอีเมล รับการวิเคราะห์สำหรับสมาชิกอีเมลแต่ละราย และแม้แต่สร้างหน้า Landing Page ของคุณ
• Zalster เป็นเครื่องมือการตลาดอัตโนมัติสำหรับการเติบโตของอีคอมเมิร์ซที่ช่วยให้ตัดสินใจอัตโนมัติและปรับให้เหมาะสมสำหรับโฆษณา Facebook, Pinterest, Google และ Instagram กำหนดเวลาโพสต์ เพิ่มประสิทธิภาพ และกระจายงบประมาณแคมเปญของคุณ

แอพที่ยอดเยี่ยมสำหรับกระบวนการขายอัตโนมัติ

• HubSpot Sales เป็นระบบอีคอมเมิร์ซที่ช่วยติดตามและปรับปรุงกระบวนการขาย ติดตามสถานะของดีลของคุณ จัดกิจกรรมการขาย และทำให้การเข้าถึงส่วนบุคคลเป็นแบบอัตโนมัติ
• Salesforce คือบริการจัดการลูกค้าสัมพันธ์บนคลาวด์ที่ช่วยเชื่อมต่อกับลูกค้าปัจจุบัน ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า และคู่ค้า จัดการผู้ติดต่อของคุณ ค้นหาโอกาสในการขายใหม่ๆ และให้ส่งไฟล์ PDF ของเทมเพลตที่ได้รับอนุมัติไปยังลูกค้าทางอีเมลโดยอัตโนมัติ
• Pipedrive คือ CRM และระบบการจัดการไปป์ไลน์บนคลาวด์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยจัดระเบียบลีด ทำงานขายซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติ ติดตามการโทรของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า และติดตามข้อตกลงโดยอัตโนมัติ
• Reply.io เป็นซอฟต์แวร์การขายอัตโนมัติที่จะช่วยให้คุณจัดการงานขายด้วยตนเองได้โดยอัตโนมัติ ทำให้อีเมลส่วนตัว การติดตามผล และจุดติดต่อทางสังคมเป็นอัตโนมัติ จากนั้นดำเนินการตามคำแนะนำตามกิจกรรมของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณ
• ประชาสัมพันธ์ เป็นเครื่องมือการขายอัตโนมัติที่ให้คุณจัดระเบียบกิจกรรมการขายทั้งหมด รับข้อมูลโดยละเอียดและตัวชี้วัด ติดตามลูกค้าเป้าหมายใหม่อย่างรวดเร็ว และอื่นๆ

แอพที่ยอดเยี่ยมสำหรับกระบวนการไอทีอัตโนมัติ

• ซีลีเนียม เป็นเฟรมเวิร์กแบบพกพาสำหรับทำให้เว็บแอปพลิเคชันอัตโนมัติเพื่อทดสอบ เรียกใช้การทดสอบที่เลือกหรือเลือกทำการทดสอบทั้งหมดบนเว็บเบราว์เซอร์ที่หลากหลาย โดยใช้ภาษาการเขียนโปรแกรมที่แตกต่างกัน และสำหรับระบบปฏิบัติการที่หลากหลาย
• Docker เป็นระบบสำหรับการพัฒนาแอปพลิเคชันเพื่อช่วยปรับปรุงกระบวนการพัฒนาโดยเรียกใช้การทดสอบในสภาพแวดล้อมที่แยกออกมาและผสานรวมกับแอปของบุคคลที่สาม ตั้งค่าบิลด์อัตโนมัติ ปรับแต่ง และจากนั้นใช้การทดสอบที่เก็บอัตโนมัติที่หลากหลายจากเอกสารประกอบของ Docker เพื่อทดสอบบิลด์
• Ansible เป็นซอฟต์แวร์โอเพนซอร์สอัตโนมัติด้านไอทีที่จัดเตรียมระบบคลาวด์ การปรับใช้แอพ และกระบวนการไอทีอื่นๆ โดยอัตโนมัติ สร้างและแบ่งปันโครงสร้างพื้นฐานของคุณ สร้างเวิร์กโฟลว์เฉพาะสำหรับกรณีการใช้งานที่แตกต่างกัน แก้ปัญหาเพียงครั้งเดียว และแบ่งปันกับทีมของคุณเพื่อใช้ในอนาคต
• RunDeck คือคอลเลกชั่นโอเพนซอร์ซของรันบุ๊กอัตโนมัติที่มีไว้เพื่อช่วยแต่ละบุคคลให้ทีมของตนได้รับคำตอบสำหรับคำขอและเหตุการณ์เฉพาะกิจ กำหนดเวิร์กโฟลว์ ส่งคำสั่ง นำเข้าข้อมูล และสร้างตารางงานที่ชัดเจน
• Resolve.io เป็นเครื่องมืออัตโนมัติด้านไอทีที่ยอดเยี่ยมอีกตัวหนึ่งและเครื่องมือประสาน ซึ่งจะช่วยให้คุณทำงานแบบง่าย ๆ และกระบวนการไอทีที่ซับซ้อนมากขึ้นโดยอัตโนมัติ เลือกการทำงานอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้ามากกว่า 1,000 รายการและสร้างระบบอัตโนมัติใหม่

แอพที่ยอดเยี่ยมสำหรับกระบวนการ HR อัตโนมัติ

• Bamboo HR เป็นซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของ HRIS ซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยสร้างและใช้งานเวิร์กโฟลว์ HR แบบกำหนดเอง จัดการผลประโยชน์และการบริหารเงินเดือน ติดตามสถานะผู้สมัครงานของคุณ ปรับปรุงการจัดการประสิทธิภาพ และใช้ประโยชน์จากฐานข้อมูลพนักงานแบบรวมศูนย์
• Gusto เป็นซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของ HR ที่ช่วยให้คุณปรับปรุงการบริหารสวัสดิการ เงินเดือน ภาษี การปฐมนิเทศ และอื่นๆ อีกมากมาย
• Zenefits เป็นซอฟต์แวร์ HR บนคลาวด์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยจัดการ HR, สวัสดิการ, กระบวนการจ่ายเงินเดือน และงานการบริหารอื่นๆ โดยไม่ต้องใช้เอกสารมากเกินไป จัดเก็บและเข้าถึงโปรไฟล์พนักงานและเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ในฐานข้อมูลเดียว ติดตามสถานะผู้สมัคร ปรับปรุงกระบวนการสรรหา และอื่นๆ
• Documate เป็นแอปประกอบเอกสารที่ไม่มีรหัสที่พัฒนาโดยนักกฎหมายและวิศวกรเพื่อช่วยสร้างแบบฟอร์มเว็บและแบบสอบถามที่กำหนดเอง สร้างเทมเพลตที่กำหนดเองในรูปแบบเอาต์พุตที่หลากหลาย เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล และปรับปรุงการจัดการของคุณจากระยะไกล

แอพที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสนับสนุนลูกค้าอัตโนมัติ

• HelpDesk เป็นแนวทางที่เรียบง่ายในการจัดการตั๋วของลูกค้า แปลงอีเมลของลูกค้าโดยตรงเป็นตั๋ว สร้างคำตอบสำเร็จรูปสำหรับคำถามที่เกิดซ้ำ ตั้งค่าการมอบหมายตั๋วอัตโนมัติ และรับการแจ้งเตือนอัตโนมัติทุกครั้งที่มีตั๋วใหม่มาถึง
• TeamSupport เป็นชุดการสนับสนุนลูกค้าที่ออกแบบมาเพื่อช่วยในการปรับใช้เวิร์กโฟลว์การสนับสนุนขั้นสูงในอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์ B2B สร้างพอร์ทัลแบบบริการตนเองของลูกค้าที่ทำงานทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง จัดการตั๋วอัตโนมัติ ร่วมมือกับแผนกอื่น ๆ เพื่อช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า และสนทนากับตัวแทนฝ่ายสนับสนุนอื่น ๆ โดยตรงจากแอพ
• Freshdesk เป็นซอฟต์แวร์สนับสนุนลูกค้าสำหรับการจัดหมวดหมู่ จัดลำดับความสำคัญ และมอบหมายตั๋วสนับสนุน ติดตามและจัดการตั๋วสนับสนุนของทีมทั้งหมดจากกล่องจดหมายเดียว สร้างและส่งการตอบกลับที่จัดรูปแบบไว้ล่วงหน้าสำหรับคำถามที่เกิดซ้ำ และทำให้กระบวนการจัดการตั๋วเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้งผ่านระบบอัตโนมัติของสถานการณ์
• HubSpot Service Hub เป็นระบบสนับสนุนลูกค้าที่เน้นการปรับปรุงการสนับสนุนลูกค้าโดยการดึงข้อมูลจากคำติชมของลูกค้า ทำตั๋วและแบบสำรวจที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการขายและการตลาดของบริษัทของคุณโดยอัตโนมัติ รวบรวมแบบสำรวจอัตโนมัติเกี่ยวกับประสบการณ์การสนับสนุนของลูกค้า จากนั้นติดตามลูกค้าที่ไม่พอใจโดยอัตโนมัติ

สรุป: หากมีข้อสงสัย ให้ติดต่อผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการระยะไกล

ในการดำเนินการและจัดการธุรกิจระยะไกลของคุณ คุณจะต้องระบุความท้าทายที่มาพร้อมกับแนวคิดของการจัดการธุรกิจระยะไกลก่อน และคิดว่าสิ่งใดที่อาจส่งผลต่อทีมและธุรกิจของคุณมากที่สุด

แม้ว่าจะดูเหมือนไม่มีวิธีแก้ปัญหาที่ใช้การได้สำหรับความท้าทายที่คุณพบขณะเป็นผู้นำทีมทางไกล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เชี่ยวชาญจำนวนมากกำลังเผชิญกับปัญหาการทำงานระยะไกลที่คล้ายคลึงกัน การพิจารณาประสบการณ์ของพวกเขาให้ละเอียดยิ่งขึ้นสามารถช่วยให้คุณระบุข้อกังวลด้านการจัดการระยะไกลของคุณเองได้

นอกจากคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญแล้ว ให้ลองใช้แอปและเครื่องมือที่ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อช่วยให้คุณปรับปรุงและทำให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ด้วยวิธีนี้ คุณจะพร้อมรับความท้าทายจากการทำงานทางไกล

️ ทีมของคุณเพิ่งเปลี่ยนไปทำงานทางไกลหรือไม่? บางทีคุณอาจจัดการทีมระยะไกลมาระยะหนึ่งแล้ว คุณเผชิญความท้าทายอะไรบ้างตั้งแต่เปลี่ยนสภาพแวดล้อมการทำงาน แจ้งให้เราทราบที่ [email protected] และเราอาจรวมประสบการณ์ของคุณในบทความในอนาคตของเรา และถ้าคุณชอบโพสต์บล็อกนี้ แบ่งปันกับคนที่คุณคิดว่ามันน่าจะเป็นประโยชน์