วิธีเขียนอีเมลเตือนความจำที่อ่อนโยน (ขั้นตอน & ตัวอย่าง)

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสาขาอาชีพใด ทุกอย่างกำลังเคลื่อนไปสู่ดิจิทัลในโลกยุคโลกาภิวัตน์ที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน

คุณสามารถอยู่ในธุรกิจใดก็ได้หากเกี่ยวข้องกับการตลาดผ่านอีเมลในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เพียงแค่รู้ว่าการแจ้งเตือนเป็นสิ่งที่คุณจะต้องพิจารณาและดำเนินการต่อไป

อีเมลเตือนความจำจะนำหัวข้อกลับไปยังจุดที่คุณต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้คุณนำทางการสนทนาไปในทิศทางที่เฉพาะเจาะจง เพิ่มการมีส่วนร่วมและการโต้ตอบกับผู้บริโภค และช่วยในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ยั่งยืน

แม้ว่าแนวคิดของอีเมลเตือนความจำที่ดูเรียบง่ายนั้นค่อนข้างเรียบง่าย แต่ก็ต้องมีการวางแผนอย่างดี จากนี้เราหมายความว่าจะต้องมีการคิดอย่างดีในแง่ของวิธีการเขียน น้ำเสียง การเลือกใช้คำ ฯลฯ รายละเอียดเล็กน้อยไปไกลเพราะในตอนท้ายของวันอีเมลเตือนความจำ มีจุดมุ่งหมายเพื่อโน้มน้าวใจผู้อ่าน

อ่านบล็อกนี้ต่อไปเพื่อดูทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการสร้างอีเมลเตือนความจำที่ละเอียดอ่อน เราได้รวบรวมเคล็ดลับที่ดีที่สุดเพื่อช่วยให้คุณส่งอีเมลเตือนความจำได้อย่างสมบูรณ์แบบ

อีเมลเตือนความจำคืออะไรและเมื่อใดที่คุณควรเขียน

อีเมลเตือนความจำ คืออีเมลที่เป็นมิตรที่คุณส่งถึงใครบางคนเพื่อขอให้พวกเขาดำเนินการ เป็นอีเมลที่มีข้อความที่ได้รับจุดหนึ่ง แต่ไม่สร้างความรู้สึกหนักใจ พวกเขามีความเป็นมืออาชีพและมีประสิทธิภาพโดยธรรมชาติ แต่ในขณะเดียวกันก็เป็นมิตรและอ่อนโยน

ต่อไปนี้คือตัวอย่างง่ายๆ เพื่อให้คุณชัดเจนยิ่งขึ้น หากลูกค้าของคุณพลาดกำหนดเวลาในการชำระเงิน อีเมลที่คุณส่งไปเพื่อเตือนพวกเขาอย่างนุ่มนวลและอาจถามถึงเวลาที่คาดว่าจะได้รับการชำระเงินคือสิ่งที่เรียกว่าการแจ้งเตือน อีเมล.

การส่งอีเมลเตือนความจำมีจุดประสงค์หลักสองประการ ประการแรกคือเป็นวิธี แจ้งให้ลูกค้า ตอบกลับอย่างรวดเร็วในลักษณะที่สุภาพ และประการที่สองคือช่วยสร้าง ช่องทางการสื่อสาร ใหม่ซึ่งช่วยให้คุณและคนอื่นๆ ที่ได้รับอีเมลให้อยู่ในหน้าเดียวกัน

มีหลายสถานการณ์ที่จำเป็นต้องใช้อีเมลเตือนความจำแบบเบาๆ เช่น เหตุการณ์สำคัญที่ควรจะเกิดขึ้น หรือเมื่อบางสิ่งควรเกิดขึ้นแต่ไม่ได้เกิดขึ้น เราได้ระบุสถานการณ์สำคัญบางประการที่ต้องส่งอีเมลเตือนความจำ

1. เหตุการณ์สำคัญที่จะเกิดขึ้น

มีเพียงเหตุการณ์บางอย่างที่คุณไม่สามารถ เสี่ยงกับการที่ผู้คนจะลืมได้ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องส่งอีเมลเตือนความจำ

2. การชำระเงินล่าช้า

นี่เป็นเกมง่ายๆ เมื่อไม่ตรงตาม กำหนดเวลาการชำระเงิน การส่งการแจ้งเตือนอย่างสุภาพเป็นสิ่งที่จำเป็น

3. การทำงานล่วงเวลา

ทุกธุรกิจดำเนินการด้วยข้อจำกัดด้านเวลา จำเป็นต้องมีการเตือนพนักงานในลักษณะที่สุภาพเมื่อพลาดกำหนดเวลาการทำงาน

4. การนัดหมายที่รอดำเนินการ

ไม่ว่าจะ เป็นการสัมภาษณ์งาน หรือการสมัคร คุณต้องส่งอีเมลเตือนความจำในสถานการณ์เหล่านี้

5. การสื่อสารล้มเหลว

ด้วยตารางงานที่ยุ่งของทุกคน มันเป็นเรื่องง่ายที่จะสัญญาว่าจะทำอะไรแล้วลืมทำ ฉันคิดว่าเราทุกคนมีความผิดในเรื่องนี้ ดังนั้น การส่งอีเมลเตือนความจำเบาๆ เพื่อ สร้างผู้ติดต่อใหม่ จึงถือเป็นการดำเนินการที่ดีในส่วนของคุณ

ตอนนี้คุณรู้เรื่องอีเมลเตือนความจำมาบ้างแล้ว มาดูเวลาที่เหมาะสมในการส่งอีเมลกัน!

เวลาที่เหมาะสมในการส่งอีเมลเตือนความจำแบบอ่อนโยนคืออะไร?

การกำหนดเวลาที่เหมาะสมในการส่งอีเมลเตือนความจำอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก คุณไม่ต้องการส่งเร็วเกินไปเพราะคุณไม่ต้องการเสี่ยงที่จะถูกมองว่าเป็นคนเอาแต่ใจ นอกจากนี้ยังขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณส่งอีเมลเกี่ยวกับ เป็นเพื่อนส่วนตัว? มันเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญ? หรืออาจพลาดกำหนดส่งงาน? อาจเป็นการโทรกลับสัมภาษณ์งาน? ลักษณะของหัวข้อจะเป็นตัวกำหนดกรอบเวลา

ตัวอย่างเช่น หากพลาดกำหนดเวลาทำงาน คุณสามารถส่งอีเมลเตือนความจำในหนึ่งวันทำการ สถานการณ์ที่คล้ายกันคือ หากเลยกำหนดเวลาการชำระเงิน การส่งอีเมลเตือนความจำหนึ่งวันทำการหลังจากวันที่ครบกำหนดถือว่าเหมาะสม หากคุณเลื่อนออกไปเรื่อยๆ คนๆ นั้นอาจลืมมันไปในที่สุด จากนั้นจะสร้างการสื่อสารใหม่อีกครั้งหลังจากระยะเวลานานจะยากขึ้น

อย่างไรก็ตาม หากคุณตั้งใจที่จะติดตามผลบางอย่างโดยไม่มีกำหนดวันครบกำหนด การรอนานขึ้นเล็กน้อยอาจเป็นเรื่องที่สุภาพ - อาจถึงหนึ่งสัปดาห์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่เป็นการเอื้อประโยชน์ การส่งอีเมลเตือนความจำเร็วเกินไปจะทำให้เสียความรู้สึก

ในกรณีของอีเมลติดตามผลการสัมภาษณ์งาน คุณต้องจำไว้ว่ากระบวนการจ้างงานสำหรับบริษัทใดๆ นั้นไม่สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว แทนที่จะเร่งรีบส่งอีเมลเตือนความจำในส่วนของคุณ หากคุณสามารถรอได้อย่างน้อยหนึ่งหรือสองสัปดาห์ (ควรเป็น 10-14 วัน) สิ่งนี้จะแสดงให้เห็นถึงความอดทนของงานของคุณ ตลอดจนการเคารพต่อเวลาและอำนาจของนายจ้าง .

หากเป็นเหตุการณ์ (เรื่องงานหรือเรื่องส่วนตัว) การเตือนเบาๆ ล่วงหน้า 2 วันทำการจะทำให้ผู้รับมีเวลาเพียงพอในการเตรียมตัวทั้งทางร่างกายและจิตใจสำหรับเหตุการณ์นั้น

สิ่งที่ได้จากตัวอย่างเหล่านี้ทั้งหมดที่เราอธิบายคือการให้แนวคิดเกี่ยวกับกรอบเวลาที่เหมาะสม โดยขึ้นอยู่กับลักษณะของอีเมล

เนื่องจากตอนนี้คุณทราบเวลาที่เหมาะสมในการส่งอีเมลเตือนแล้ว เรามาดูวิธีเขียนกัน! ไม่มีอีเมลเตือนความจำที่ละเอียดอ่อนที่ 'สมบูรณ์แบบ' ได้ แต่นี่คือเคล็ดลับบางประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อคุณร่างอีเมล

วิธีเขียนอีเมลเตือนความจำที่อ่อนโยน

1. หัวเรื่องที่เหมาะสม

นี่จะเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับเห็นก่อนที่จะเปิดอีเมลเตือนความจำของคุณ ดังนั้น การเลือกหัวเรื่องที่เหมาะสมจึงมีน้ำหนัก การเพิ่มบรรทัดหัวเรื่องทำให้ผู้ที่ได้รับอีเมลของคุณมั่นใจว่าคุณไม่ใช่สแปมเมอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นกรณีของผู้สัมภาษณ์งานหรือแม้แต่ผู้ขายที่ไม่รู้จักคุณดีและอาจไม่จำเป็นต้องมีข้อมูลติดต่อของคุณ

หากอีเมลเตือนความจำของคุณเกี่ยวกับบางสิ่งที่เร่งด่วน เช่น การพลาดกำหนดเวลาการทำงานหรือการชำระเงินที่ไม่ได้รับ ให้ระบุหัวเรื่อง เช่น – ' ต้องดำเนินการ ' หรือ ' ต้องตอบกลับ ' เพื่อดึงดูดความสนใจและโน้มน้าวให้ผู้อื่นเปิดอีเมลเตือนความจำของคุณ หากในกรณีของการเตือนใครบางคนเกี่ยวกับความช่วยเหลือที่พวกเขาสัญญาว่าจะทำ วลีอย่างเช่น 'ติดตามผล' นั้นสุภาพ

2. ทักทายผู้รับของคุณ

อีเมลเตือนความจำที่สุภาพควรเริ่มต้นด้วยการทักทายผู้รับเสมอ การกระโดดเข้าไปในการเตือนความจำโดยตรงนั้นเป็นการหยาบคายและอาจทำให้ผู้อ่านไม่พอใจได้ การทักทายผู้รับของคุณทันทีจะทำให้อีเมลเตือนความจำ มีบรรยากาศที่เป็นมิตร และกำหนดอารมณ์ให้กับอีเมลที่เหลือ

แม้ว่าการตัดสินใจว่าจะทักทายผู้รับอย่างไรอาจเป็นเรื่องยาก แต่คุณไม่จำเป็นต้องเครียดกับมัน ถ้าหัวเรื่องเกี่ยวข้องกับงาน ก็มาตรฐาน 'นาย' หรือ 'นาง' เป็นมืออาชีพ หากเป็นเรื่องส่วนตัวมากขึ้น สามารถใช้คำทักทายเช่น 'ที่รัก' ได้ คุณยังสามารถใช้คำทักทายเช่น 'สวัสดี' หรือ 'สวัสดี' เพื่อตั้งค่าเสียงที่ไม่เป็นทางการ

3. เริ่มต้นด้วยข้อความที่เป็นมิตร

หลังจากการทักทายครั้งแรก คุณควรเริ่มต้นอีเมลเตือนความจำที่สุภาพด้วยข้อความที่เป็นมิตร อย่าไปนอกเรื่อง เป็นการดีที่สุดที่จะเจาะจงและอ้างอิงสิ่งที่เกี่ยวข้องกับผู้รับ ตัวอย่างเช่น – “ฉันหวังว่าทุกอย่างจะราบรื่นกับการทำงาน” หรือ “ขอแสดงความยินดีกับความสำเร็จล่าสุดของ….'

หากผู้รับทำสิ่งดีๆ ให้คุณหรือสัญญาว่าจะช่วยเหลือ คุณสามารถเริ่มอีเมลเตือนความจำด้วยการขอบคุณพวกเขา ตัวอย่างจะเป็น – “ขอบคุณมากสำหรับการสนับสนุนของคุณ…” หรือ “ขอบคุณสำหรับข้อเสนอของคุณใน…” หากคุณไม่ทราบว่าคุณกำลังส่งอีเมลเตือนความจำถึงใคร ให้คุณใช้อย่างปลอดภัยและทักทายด้วยคำว่า “ฉันหวังว่าคุณจะมีวัน/สัปดาห์ที่ดี” ก็ใช้ได้เช่นเดียวกัน

4. หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาตำหนิ

ระวังวิธีการเขียนของคุณ และพยายามอย่าใช้คำกล่าวหาหรืออะไรก็ตามที่สื่อเป็นนัยว่าอีกฝ่ายเป็นฝ่ายผิด เป็นการดีที่สุดที่จะหลีกเลี่ยงการใช้ข้อความตามตัวอักษร เช่น “คุณมาสายสำหรับการชำระเงินของคุณ…” หรือ “คุณเลยกำหนดเวลา…” แทนที่จะเลือกใช้ข้อความ “เราต้องการเตือนคุณให้กรุณา ….” การทำเช่นนี้ทำให้คุณสามารถถ่ายทอดข้อความของคุณและไม่โยนความผิดให้กับผู้รับ

5. ทำให้เฉพาะเจาะจง

หลังจากใส่หัวเรื่องที่เหมาะสมและทักทายเสร็จแล้ว ทางที่ดีอย่าพูดอ้อมค้อมมากเกินไป ไม่ว่าเนื้อหาจะเป็นเช่นไร ไม่มีใครมีเวลาหรือความอดทนที่จะอ่านอีเมลที่ยาวและซับซ้อน ดังนั้นคุณควร เข้าประเด็น โดยไม่พูดตรงๆ

เป้าหมายสูงสุดของอีเมลเตือนความจำคือการแจ้งการดำเนินการติดตามผล ดังนั้น คุณต้องระบุให้ชัดเจนว่าจำเป็นต้องมีการดำเนินการติดตามผล

คุณสามารถทำสิ่งนี้และรักษาน้ำเสียงที่เป็นมิตรได้โดยใช้ข้อความเช่น – “ฉันจะขอบคุณถ้าคุณทำได้…” หรือ “โปรดแจ้งให้เราทราบเมื่อฉันสามารถคาดหวังได้….”

6. ส่งเสริมการสื่อสารเพื่อติดตามผล

อีเมลเตือนความจำของคุณควรส่งเสริมการสื่อสารเพื่อติดตามผล หลังจากส่งข้อความที่จำเป็นคุณควรรวมหนึ่งหรือสองบรรทัดที่เปิดสายการสื่อสาร

ตัวอย่างคือการใช้ข้อความเช่น "อย่าลังเลที่จะติดต่อเราหากคุณมีคำถามใด ๆ ... " หรือ "ฉันหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณ ... " ข้อความเช่นนี้สร้างรากฐานสำหรับ การสร้างความสัมพันธ์ที่จริงใจ และเปิดช่องทางสำหรับการสื่อสารเพื่อติดตามผล

7. สรุป

เคล็ดลับสุดท้ายคืออย่าลืมจบอีเมลเตือนความจำด้วยการออกจากระบบอย่างเหมาะสม คำลงท้ายที่เหมาะสมบางคำ ได้แก่ - ขอแสดงความนับถือ ขอแสดงความนับถือ ขอแสดงความนับถือ ฯลฯ

หลังจากนี้ ให้ลงท้ายด้วยชื่อนามสกุล หรือหากผู้รับเป็นเพื่อนส่วนตัว ให้ลงท้ายด้วยชื่อจริง คุณควรทราบด้วยว่าก่อนที่จะสรุป ควรเพิ่ม ประโยคปิดท้ายที่ดี ในบรรทัด "ขอบคุณที่ให้ความสำคัญกับอีเมลนี้..." หรือ "ฉันหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณ..." ก่อนลงชื่อออก

ตอนนี้คุณรู้วิธีร่างอีเมลเตือนความจำที่ละเอียดอ่อนแล้ว แต่เรายังต้องการแสดงตัวอย่างบางส่วนเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการทำงาน! ลองดูสิ!

ตัวอย่างอีเมลเตือนความจำ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างอีเมลเตือนความจำ 3 รายการที่เราคัดสรรมาให้คุณ:

1. อีเมลเตือนการชำระเงินแบบอ่อนโยน

หัวเรื่อง: ผู้ส่ง: ใบแจ้งหนี้ (76543) ค้างชำระ

นางลีนา

ฉันหวังว่าคุณจะมีสัปดาห์ที่ดี

นี่เป็นการเตือนเล็กน้อยว่าเรายังไม่ได้รับการชำระเงินจากคุณจำนวน $200 สำหรับใบแจ้งหนี้ของเรา (76543) ซึ่งกำหนดชำระเงินในวันที่ 15 พฤศจิกายน 2022

ขณะนี้ใบแจ้งหนี้นี้เกินกำหนดและกลายเป็นปัญหาสำหรับเรา หากคุณสามารถแจ้งให้เราทราบเมื่อสามารถชำระเงินในส่วนของคุณได้ เราจะขอบคุณมากเนื่องจากนี่เป็นเรื่องเร่งด่วน

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

แอชลีย์ ไมล์ส

2. อีเมลแจ้งเตือนกิจกรรม

เรียนคุณซูซาน

นี่เป็นอีเมลช่วยเตือนเล็กน้อยสำหรับงานเปิดตัวผลิตภัณฑ์ของบริษัทที่กำลังจะมีขึ้นในวันที่ 3 ธันวาคม 2022 เวลา 10.00 น. ฉันหวังว่าจะได้พบคุณที่นั่น โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อและถามคำถามใด ๆ เกี่ยวกับกิจกรรม

ขอแสดงความนับถือ

แอน ทัคเกอร์

3. การแจ้งเตือนการสัมภาษณ์

สวัสดี,

นี่เป็นการเตือนใจถึงกำหนดสัมภาษณ์ของคุณกับบริษัทในวันที่ 5 ธันวาคม 2565 ที่ตึกเอเวอรี่ (ชั้น 3 ห้อง 3B)

เราหวังว่าจะได้พูดคุยและทดสอบความเชี่ยวชาญของคุณ และประเมินว่าคุณจะเหมาะสมกับบริษัทของเราหรือไม่

โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามใดๆ ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับเวลาของคุณ เราหวังว่าจะได้พูดคุยกับคุณในเร็วๆ นี้!

ขอแสดงความนับถือ,

เจเดน ล็อค

เอเวอรี่เรคคอร์ด

ก่อนที่คุณจะไป เราขอแนะนำให้คุณรู้จักกับเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสร้างอีเมลโต้ตอบที่สวยงามแบบมืออาชีพได้ในไม่กี่นาที! อ่านเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม!

Elink: เครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการสร้างอีเมลเตือนความจำ!

Elink.io เป็นวิธีที่เร็วและง่ายที่สุดในการสร้างและส่งอีเมลที่ดูสวยงามและตอบสนองภายในไม่กี่นาที! มีงบประมาณน้อย ใช้งานง่าย และมาพร้อมกับคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสร้างและแบ่งปันอีเมลเตือนความจำที่น่าทึ่งซึ่งผู้คนต้องการคลิกผ่าน

แพลตฟอร์มนี้มีชุดเทมเพลตที่ตอบสนองอย่างเต็มที่มากมาย! คุณสามารถเลือกเทมเพลต เพิ่มลิงก์ไปยังเนื้อหาที่คุณต้องการแบ่งปัน และ elink จะสร้างอีเมลธุรกิจแบบอินเทอร์แอกทีฟที่สวยงาม ตอบสนองได้อย่างเต็มที่ในทันที!

ส่วนที่ดีที่สุดเกี่ยวกับเทมเพลตเหล่านี้คือคุณสามารถปรับแต่งได้ตามที่คุณต้องการ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเพิ่มรูปภาพ ข้อความ รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย รายการที่มีลำดับเลข ปุ่ม ไอคอนโซเชียล และเส้นแบ่งที่ส่วนหัวและส่วนท้ายของอีเมลเตือนความจำของคุณ

เตือนผู้ชมของคุณเบา ๆ ด้วยความช่วยเหลือของอีเมลที่สร้างขึ้นอย่างสวยงามโดย elink!

สรุป

อีเมลเตือนความจำที่ดีนั้นมีทั้งประสิทธิภาพและผลกระทบ มันบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้และทำในลักษณะที่ดี

อีเมลเตือนความจำช่วยในการจดจำข้อมูลที่เป็นประโยชน์และกระตุ้นการรับรู้เกี่ยวกับกำหนดเวลาและเหตุการณ์ที่ใกล้เข้ามาถึงผู้รับ ในขณะเดียวกันก็รักษาความสัมพันธ์ฉันมิตร

ตอนนี้คุณรู้รายละเอียดปลีกย่อยของการสร้างอีเมลเตือนความจำที่ละเอียดอ่อนแล้ว สิ่งที่เหลืออยู่ก็คือการเริ่มร่าง ด้วย elink เคียงข้างคุณ งานของคุณก็ง่ายขึ้นมากเช่นกัน! มีความสุขในการส่งอีเมลผู้คน!

อ่านเพิ่มเติม:

10 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ Preheader ของอีเมลเพื่อเพิ่มอัตราการเปิด!

เทมเพลตจดหมายข่าวที่แก้ไขได้คืออะไรและจะหาได้ที่ไหน

9 ซอฟต์แวร์จดหมายข่าวทางอีเมลที่ดีที่สุดที่คุณควรรู้ในปี 2023

7 ประเภทของอีเมลที่คุณต้องส่งถึงลูกค้าของคุณ!