ใบสั่งซื้อคืออะไร? วิธีการสร้างของคุณเอง?

เกี่ยวกับการจัดการซัพพลายเออร์ คุณจะต้องมีผลิตภัณฑ์หรือบริการเฉพาะเพื่อดำเนินธุรกิจขนาดเล็กของคุณ ดังนั้น คุณจึงติดต่อซัพพลายเออร์ของคุณและบอกพวกเขาว่าคุณต้องการอะไร พวกเขาเสนอให้ คุณจ่ายเงินให้พวกเขา

ดูเหมือนง่ายเกินไป? ใช่ กระบวนการซื้อผลิตภัณฑ์อาจซับซ้อนกว่าคำอธิบาย อาจมีปัญหาในการชำระเงิน อุปทานไม่เพียงพอ การสื่อสารผิดพลาดซึ่งส่งผลให้การจัดส่งไม่ถูกต้อง และการหยุดชะงักของกำหนดการ

อย่างไรก็ตาม การรับบริการจากผู้ขายที่เชื่อถือได้อย่างราบรื่นและทันท่วงทีไม่จำเป็นต้องเป็นความจริงเสมอไป เป็นไปได้ และการเลือกใบสั่งซื้อสามารถช่วยได้ นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรปฏิบัติตามบทความด้านล่างนี้ คำสั่งซื้อคืออะไรและจะสร้างของคุณเองได้อย่างไร?

ใบสั่งซื้อคืออะไร?

คำนิยาม

ใบสั่งซื้อหรือที่เรียกว่า PO เป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่ส่งจากผู้ซื้อซึ่งตกลงที่จะจ่ายเงินให้กับผู้ขายสำหรับการขายสินค้าหรือบริการบางอย่างที่จะจัดส่งในอนาคต

ประโยชน์ที่ผู้ซื้อได้รับคือความสามารถในการปิดคำสั่งซื้อโดยไม่ต้องชำระเงินทันที จากมุมมองของผู้ขาย PO เป็นวิธีการให้เครดิตแก่ผู้ซื้อโดยไม่มีความเสี่ยง เนื่องจากผู้ซื้อมีหน้าที่ต้องชำระเงินเมื่อมีการส่งสินค้าหรือบริการ

PO ทุกใบจะมีหมายเลขเฉพาะที่แนบมาด้วย ซึ่งช่วยให้ผู้ซื้อและผู้ขายติดตามการจัดส่งและการชำระเงิน PO แบบครอบคลุมมุ่งมั่นที่จะซื้อสินค้าหรือบริการอย่างต่อเนื่องจนกว่าจะถึงขีดจำกัดสูงสุด

ตัวอย่าง

ใบสั่งซื้อประเภทต่างๆ

1. ใบสั่งซื้อมาตรฐาน

ใบสั่งซื้อมาตรฐานเป็นที่นิยมและเป็นที่รู้จักมากที่สุด ในกรณีนี้ ผู้ซื้อมีความชัดเจนในข้อมูลการซื้อ และสามารถระบุได้ว่ากำลังซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการใด หมายเลข กำหนดการจัดส่ง และนโยบายการชำระเงิน

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่มีตลับหมึกพิมพ์เหลือน้อยอาจปิดใบสั่งซื้อมาตรฐาน เนื่องจากพวกเขาทราบดีว่าต้องการมากน้อยเพียงใดและจำเป็นต้องได้รับเมื่อใด

2. วางแผนใบสั่งซื้อ

ในการจัดทำใบสั่งซื้อตามแผน ผู้ซื้อคาดการณ์ความต้องการในอนาคตของบริษัทของตนสำหรับผลิตภัณฑ์ที่เป็นปัญหาโดยการวางใบสั่งซื้อล่วงหน้า ในสถานการณ์นี้ เราจะทราบข้อมูลต่างๆ เช่น ผลิตภัณฑ์ ราคา และนโยบายการชำระเงิน แต่ตัวเลขจะขึ้นอยู่กับการคาดเดาที่มีการศึกษา และวันที่จัดส่งเป็นข้อมูลเบื้องต้น

ตัวอย่างเช่น หากธุรกิจเดียวกันกับที่มีตลับหมึกพิมพ์เหลือน้อยจัดทำใบสั่งซื้อตามแผน ผู้ซื้อจะประมาณจำนวนตลับหมึกพิมพ์ที่พวกเขาต้องการด้วยกำหนดการจัดส่งที่ยืดหยุ่นมากขึ้น

3. ใบสั่งซื้อแบบผ้าห่ม

ด้วยใบสั่งซื้อแบบครอบคลุม ผู้ซื้อจะทำการสั่งซื้อหลายรายการพร้อมกันเพื่อต่อรองส่วนลดราคา

ตัวอย่างเช่น หากธุรกิจเดียวกันสามารถเจรจาข้อตกลงที่เป็นประโยชน์โดยมุ่งมั่นที่จะสั่งซื้อตลับหมึกพิมพ์และกระดาษจำนวนมากจากซัพพลายเออร์รายหนึ่ง พวกเขาอาจคิดที่จะใช้คำสั่งซื้อแบบครอบคลุมเพื่อขอรับผลิตภัณฑ์เหล่านี้

4. คำสั่งซื้อตามสัญญา

ใบสั่งซื้อตามสัญญาถือเป็นรูปแบบที่เป็นทางการที่สุด ในสถานการณ์นี้ ผู้ซื้อและผู้ขายลงนามในสัญญาเกี่ยวกับเงื่อนไขของผู้ซื้อก่อนที่จะออกใบสั่งซื้อที่อ้างอิงสัญญา ใบสั่งซื้อประเภทนี้ให้การคุ้มครองทางกฎหมายมากที่สุดสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างเช่น หากธุรกิจเดียวกันลงนามในสัญญากับผู้ให้บริการโดยสรุปผลิตภัณฑ์ จำนวน ราคา และกำหนดการส่งมอบของสินค้าที่สัญญาไว้ และติดตามผลด้วยใบสั่งซื้อมาตรฐาน ธุรกิจเหล่านี้จะอยู่ภายใต้ข้อตกลงในใบสั่งซื้อตามสัญญา

ใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้: อะไรคือความแตกต่าง?

ผู้ซื้อสร้างใบสั่งซื้อ และผู้ขายสร้างใบแจ้งหนี้ ผู้ขายอาจส่งใบแจ้งหนี้เป็นวิธีเรียกเก็บเงิน - เมื่อมีเงื่อนไขการชำระเงินเฉพาะหรืออาจส่งใบแจ้งหนี้ที่มียอดดุลเป็นศูนย์เป็นวิธีบันทึกว่าการชำระเงินได้รับการยืนยันสำหรับคำสั่งซื้อแล้ว

ใบสั่งซื้อและใบกำกับสินค้าทั้งสองมีรายละเอียดเหมือนกัน เช่น ที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงิน และปลายทางในการจัดส่ง โดยปกติแล้ว ใบแจ้งหนี้จะอ้างอิงหมายเลขใบสั่งซื้อ โดยมีหมายเลขใบแจ้งหนี้เพื่อชี้แจงว่าเอกสารทั้งสองมีความเกี่ยวข้องและสอดคล้องกัน ความแตกต่างหลักคือข้อมูลการสั่งซื้อและข้อมูลทางเทคนิคเพิ่มเติมที่มีอยู่ในใบสั่งซื้อจะไม่ถูกเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้

ลองดูตัวอย่างต่อไปนี้:

จอห์น ผู้ซื้อ ได้รับข้อมูลจากแผนกหนึ่งในองค์กรของเขา: ต้องการจอภาพใหม่สำหรับคอมพิวเตอร์ในสำนักงาน เขาทำใบสั่งซื้อที่แสดงจำนวนและข้อกำหนดโดยละเอียดสำหรับจอภาพ

บริษัทที่ขายจอภาพได้รับคำสั่งซื้อ เมื่อพวกเขายืนยันว่าสามารถจัดหาคำสั่งซื้อได้ พวกเขาจะผ่าน PO และรับการชำระเงิน หรือส่งสินค้าโดยคาดหวังว่าการชำระเงินจะเป็นไปตามเงื่อนไขการชำระเงินที่ตกลงกันไว้ล่าสุด เมื่อได้รับการชำระเงิน การดำเนินการตามคำสั่งซื้อจะเกิดขึ้น และจอภาพจะถูกส่งพร้อมกับวันที่จัดส่งและรายละเอียดการติดตาม และ John จะได้รับใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ระบุการชำระเงินที่ส่งก่อนการจัดส่งสินค้าหรือประกอบด้วยวันหมดอายุการชำระเงินหากไม่มีการโอนเงินก่อน จอห์นตรวจสอบใบกำกับสินค้าเพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับใบสั่งซื้อ และตรวจสอบใบบรรจุสินค้าเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับสินค้าทั้งหมดที่สั่งซื้อแล้ว และจะออกการชำระเงินสำหรับสินค้าที่สั่งซื้อและรับเท่านั้น ในกระบวนการที่เรียกว่าการจับคู่แบบสามทาง

ใบสั่งซื้อมักถูกเข้าใจผิดว่าเป็นเอกสารประเภทอื่น จำเป็นต้องทราบความแตกต่างระหว่างใบสั่งและสัญญา ความคลาดเคลื่อนระหว่างใบสั่งซื้อและใบสั่งงาน และความคลาดเคลื่อนระหว่างใบสั่งซื้อและใบสั่งขาย

หน้าที่ของใบสั่งซื้อ

ผู้ซื้อเลือกสั่งสินค้าจากผู้ขาย

ก่อนปิดคำสั่งซื้อ ผู้ซื้อต้องชี้แจงความต้องการที่สินค้าหรือบริการของผู้ขายสามารถตอบสนองได้ ในระหว่างขั้นตอนนี้ ผู้ซื้อควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าสินค้าหรือบริการใดที่จำเป็น จำนวนสินค้าที่พวกเขาต้องการ (ถ้าเป็นไปได้) และเมื่อใดที่พวกเขาต้องการ

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องสั่งกล่องใหม่เพื่อส่งคำสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ของคุณไปยังผู้บริโภค คำนวณจำนวนกล่อง คุณจะต้องใช้ และเวลาที่คุณต้องการ

สมมติว่าคุณมีวันหยุดที่คาดว่าจะมาถึง คุณอาจดูคำสั่งซื้อกล่องของปีที่แล้วและคูณด้วยการเติบโตโดยประมาณของคุณในวันหยุดนี้เพื่อสั่งปริมาณที่แน่นอน

ผู้ซื้อร่างใบสั่งซื้อและส่งไปยังผู้ขายเพื่อขออนุมัติ

ด้วยรายละเอียดข้างต้น ผู้ซื้อควรร่างใบสั่งซื้อและส่งไปยังผู้ขายเพื่อขออนุมัติ ในการส่งใบสั่งซื้อไปยังผู้ขาย แสดงว่าจำเป็นต้องมีการอนุมัติเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการเป็นไปตามกำหนดเวลา

ตามหลักการแล้ว การตอบสนองควรมาถึงทันเวลาเพื่อรับสินค้าหรือบริการตามกำหนดเวลา หรือให้ผู้ซื้อมีเวลาเพียงพอในการจัดหาจากผู้ขายรายอื่น

จากตัวอย่างข้างต้น เมื่อคุณได้ชี้แจงผู้ขายที่สามารถจัดหากล่องของคุณได้ รู้ว่าคุณต้องการกล่องกี่กล่อง และเมื่อคุณต้องการ คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อร่างใบสั่งซื้อของคุณ

ผู้ขายตรวจสอบใบสั่งซื้อและยืนยันว่าสามารถดำเนินการตามคำขอได้หรือไม่

เมื่อผู้จัดจำหน่ายได้รับใบสั่งซื้อ การพิจารณาคำขอและตรวจสอบสินค้าคงคลังหรือความพร้อมจำหน่ายสินค้าจะขึ้นอยู่กับพวกเขาเพื่อยืนยันว่าสามารถจัดการได้ภายในวันที่ครบกำหนดจากการซื้อหรือไม่

ในกรณีของการจัดส่งแบบกล่อง ผู้ขายได้ตรวจสอบคำสั่งซื้อของคุณแล้ว และหลังจากตรวจสอบสินค้าคงคลังและความสามารถในการจัดส่งแล้ว ผู้ขายก็ระบุว่าสามารถดำเนินการตามคำขอของคุณได้

อนุมัติใบสั่งซื้อ

หากผู้ขายสามารถดำเนินการตามคำขอตามคำแนะนำของผู้ซื้อได้ พวกเขาจะอนุมัติใบสั่งซื้อและทำให้ถูกต้องตามกฎหมายที่จะผูกมัด

เนื่องจากบริษัทกล่องสามารถตอบสนองคำขอของคุณได้ พวกเขาจึงส่งสำเนาใบสั่งซื้อที่ได้รับอนุมัติให้คุณทำการยืนยัน

เติมเต็มสินค้าหรือบริการ

หลังจากอนุมัติใบสั่งซื้อแล้ว ผู้ขายจะรับผิดชอบในการจัดหาสินค้าหรือบริการตามที่ตกลงกันไว้ ในระหว่างขั้นตอนนี้ พวกเขาสามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ซื้อสำหรับปริมาณในใบสั่งซื้อได้ ใบแจ้งหนี้ควรสรุปว่าผลิตภัณฑ์ใดที่นำเสนอ ปริมาณที่เกี่ยวข้อง และจำนวนเงินที่ค้างชำระ

ตัวอย่างเช่น หลังจากอนุมัติการจัดส่งกล่องแล้ว คุณควรได้รับคำสั่งซื้อที่จัดส่งแล้วและใบแจ้งหนี้สำหรับปริมาณที่ค้างชำระ ผู้ขายรายนี้มีเงื่อนไขการชำระเงินสุทธิ 30 งวด โดยคาดว่าจะชำระเงินภายใน 30 วันหลังจากออกใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว

ในระหว่างขั้นตอนสุดท้ายนี้ ความรับผิดชอบของผู้ซื้อคือการชำระเงินตามใบกำกับสินค้าตามเงื่อนไขการชำระเงินของผู้จัดจำหน่าย

ขึ้นอยู่กับผู้ซื้อในการส่งการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ที่มีเงื่อนไขการชำระเงินที่ได้รับอนุมัติ

จะสร้างใบสั่งซื้อได้อย่างไร?

คุณต้องการสร้างใบสั่งซื้อของคุณหรือไม่? นี่คือสิ่งที่คุณต้องรวม:

• ส่วนหัว - แสดงข้อมูลบริษัทของคุณ รวมถึงชื่อบริษัท ที่ตั้งธุรกิจ วันที่สั่งซื้อ และหมายเลขคำสั่งซื้อ
• ข้อมูลผู้ขาย - รวมผู้รับที่เหมาะสมสำหรับใบสั่งซื้อ นี่คือที่ที่คุณใส่ชื่อของบริษัทผู้ขาย ชื่อผู้ติดต่อโดยละเอียด และที่อยู่ของบริษัทผู้ขาย
• จัดส่งไปที่ - ระบุว่าควรจัดส่งคำสั่งซื้อที่ใด วิธีการจัดส่งคืออะไร เงื่อนไขการจัดส่ง และวันที่จัดส่งเบื้องต้น
• ข้อมูลการสั่งซื้อ - สำหรับทุกรายการที่รวมอยู่ในคำสั่งซื้อ ให้ระบุบรรทัดรายการที่มีรหัสผลิตภัณฑ์หรือหมายเลข SKU ชื่อรายการหรือคำอธิบาย จำนวนหน่วยที่ต้องการ ราคาต่อหน่วย และวันที่จัดส่งของทุกผลิตภัณฑ์
• สรุป - ทำใบสั่งซื้อให้เสร็จสิ้นโดยเสนอผลรวมย่อย ส่วนลดที่เกี่ยวข้อง ภาษี ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง และยอดรวมทั้งหมด

สรุป

จากบทความนี้ เราหวังว่าคุณจะเข้าใจคำจำกัดความของ ใบสั่งซื้อ และวิธีการสร้างใบสั่งซื้อ นอกจากนี้เรายังมีความรู้เกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้สำหรับคุณ

ฝากคำถามใด ๆ ที่คุณมีในช่องแสดงความคิดเห็น เราพร้อมให้ความช่วยเหลือและสนับสนุนคุณ อย่าลังเลที่จะติดต่อเรา