ซอฟต์แวร์ข้อเสนอสามารถช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างไร

ซอฟต์แวร์ข้อเสนอคืออะไร?

ซอฟต์แวร์ข้อเสนอ (การจัดการ) เป็นแอปพลิเคชันที่อนุญาตให้ผู้ใช้สร้าง จัดการ ส่ง และติดตามข้อเสนอทางธุรกิจ รวมเครื่องมือการเขียนข้อเสนอ การออกแบบ การส่ง และการติดตามทั้งหมดไว้ในแพลตฟอร์มเดียวสำหรับกระบวนการสร้างข้อเสนอที่คล่องตัวที่จะปิดตัวลง

ซอฟต์แวร์ข้อเสนอสามารถช่วยได้อย่างไร

ซอฟต์แวร์ข้อเสนอ - เรียกอีกอย่างว่าซอฟต์แวร์อัตโนมัติของข้อเสนอ - ช่วยให้ทีมขายเร่งกระบวนการข้อเสนอและปรับปรุงอัตราการปิด อันที่จริง ข้อเสนอที่สร้างและส่งด้วย Proposify มีอัตราการปิดที่สูงขึ้น 111% เมื่อเทียบกับค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรม สุภาษิตการขายแบบเก่า "เวลาฆ่าข้อตกลงทั้งหมด" แตกต่างจากซอฟต์แวร์ข้อเสนอ เนื่องจากมากกว่า 64% ของข้อเสนอ Proposify ทั้งหมดถูกสร้างขึ้นและส่งภายในเวลาไม่ถึงชั่วโมง และ 25% ภายในเวลาไม่ถึง 5 นาที

เราได้สำรวจผู้เชี่ยวชาญด้านการขายหลายพันคนเพื่อค้นหาว่าซอฟต์แวร์ข้อเสนอส่งผลต่อกระบวนการปิดของพวกเขาอย่างไร และผลลัพธ์ก็ปรากฏให้เห็นอย่างชัดเจน:

• การคาดการณ์ ทีมขายที่ใช้ซอฟต์แวร์ข้อเสนอมีแนวโน้มที่จะเห็นด้วยหรือเห็นด้วยอย่างยิ่ง 36.4% ว่ากระบวนการปิดของพวกเขานั้นคาดเดาได้เมื่อเทียบกับทีมที่ไม่เห็นด้วย
• ความสม่ำเสมอ ทีมขายที่ใช้ซอฟต์แวร์ข้อเสนอมีแนวโน้มที่จะเห็นด้วยหรือเห็นด้วยอย่างยิ่ง ถึง 50% ว่ากระบวนการปิดของพวกเขามีความสอดคล้องกันเมื่อเทียบกับทีมที่ไม่เห็นด้วย
• ความสามารถในการปรับขนาด ทีมขายที่ใช้ซอฟต์แวร์ข้อเสนอมีแนวโน้มที่จะเห็นด้วยหรือเห็นด้วยอย่างยิ่ง 46.9% ว่ากระบวนการปิดของพวกเขาสามารถปรับขนาดได้เมื่อเทียบกับทีมที่ไม่เห็นด้วย

คำตอบเหล่านี้ทำให้เห็นได้อย่างชัดเจนว่าซอฟต์แวร์ข้อเสนอช่วยปรับปรุงกระบวนการปิดบัญชีและทำให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการขายสามารถปิดผนึกข้อตกลงได้ง่ายขึ้น

นี่เป็นวิธีที่เป็นไปได้ทั้งหมด:

เทมเพลตข้อเสนอ

การสร้างข้อเสนอที่ชนะอาจใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้น การใช้เทมเพลตข้อเสนอ ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่พบในซอฟต์แวร์ข้อเสนอส่วนใหญ่ คุณสามารถทำให้ขั้นตอนของคุณง่ายขึ้นโดยเริ่มจากจุดเริ่มต้นที่กำหนดไว้ มีสองวิธีที่คุณสามารถใช้เทมเพลตข้อเสนอเพื่อประโยชน์ของคุณ:

สร้างเทมเพลตของคุณเอง

ทุกทีมมีแนวทางในการสร้างข้อเสนอที่แตกต่างกัน ดังนั้นการปรับแต่งจึงเป็นกุญแจสำคัญ เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ข้อเสนอ คุณสามารถสร้างเทมเพลตต้นแบบหรือเทมเพลตแต่ละรายการสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการต่างๆ ข้อเสนอใหม่แต่ละรายการสามารถเริ่มต้นได้จากเทมเพลตที่เกี่ยวข้องที่คุณสร้างขึ้น จากนั้นจึงปรับแต่งข้อมูลสำหรับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าแต่ละราย ซึ่งช่วยให้ทีมขายสามารถควบคุมกระบวนการของตนได้โดยทำให้มั่นใจว่าทุกส่วนและส่วนประกอบที่จำเป็นจะรวมอยู่ในข้อเสนอแต่ละข้อ

เลือกเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า

หากคุณไม่ต้องการความยืดหยุ่นมากนักในกระบวนการข้อเสนอของคุณ เทมเพลตข้อเสนอที่สร้างไว้ล่วงหน้าเป็นวิธีที่จะไป มีเทมเพลตข้อเสนอทุกประเภทที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับอุตสาหกรรมต่างๆ ดังนั้นคุณจะส่งข้อเสนอได้เร็วกว่าไม่ว่าคุณจะทำธุรกิจอะไร คุณสามารถเลือกเทมเพลตจากคลังตัวเลือก จากนั้นกรอกข้อมูล ในขณะที่คุณไป คุณจะยังคงปรับแต่งข้อเสนอของคุณได้โดยการเพิ่มหรือลบส่วน องค์ประกอบ ข้อมูล และอื่นๆ แต่คุณจะเริ่มต้นด้วยเทมเพลตทั่วไปมากกว่าการออกแบบที่คุณกำหนดเอง

ไม่ว่าในกรณีใด เทมเพลตจะปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ ดังนั้นทีมขายจึงสามารถปรับแต่งข้อเสนอให้เหมาะกับแต่ละโอกาสได้ เทมเพลตข้อเสนอสามารถนำมาใช้ซ้ำและนำมาใช้ใหม่ในข้อเสนอในอนาคตได้ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องเสียเวลาโดยเริ่มจากเอกสารข้อเสนอเปล่า นอกจากนี้ เมื่อคุณตัดสินใจเลือกเทมเพลตข้อเสนอแล้ว คุณสามารถเพิ่มข้อมูลบริษัท โลโก้ และรายละเอียดอื่นๆ เพื่อปรับแต่งให้เป็นส่วนตัว ช่วยให้คุณแสดงแบรนด์ของคุณและรับรองความสม่ำเสมอจากเอกสารหนึ่งไปอีกเอกสารหนึ่ง

ห้องสมุดเนื้อหา

ซอฟต์แวร์ข้อเสนอที่ดีใดๆ ก็ตามมีไลบรารีเนื้อหาที่ให้คุณบันทึกและจัดเก็บข้อมูลที่ได้รับอนุมัติและเป็นปัจจุบันเพื่อใช้ในภายหลัง แทนที่จะพยายามดึงและยืนยันข้อมูลจากสเปรดชีต อีเมล ข้อเสนอเก่า และบันทึกย่อช่วยเตือน คุณสามารถดึงเนื้อหาจากห้องสมุดและใส่ลงในข้อเสนอทางธุรกิจของคุณได้ภายในไม่กี่วินาที แต่นอกเหนือจากการประหยัดเวลาแล้ว ไลบรารีเนื้อหาที่ได้รับอนุมัติยังช่วยให้ตัวแทนค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายขึ้น และให้ความอุ่นใจว่าพวกเขาใช้ข้อมูลที่ถูกต้องอยู่เสมอ

และสิ่งนี้ก็รวมไปถึงเรื่องใหญ่ด้วย ไลบรารีเนื้อหาช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลาไปกับการค้นหาประวัติทีม ตารางราคา การพิสูจน์ทางสังคม และข้อมูลส่วนสำคัญอื่นๆ ที่คุณใช้บ่อย เมื่อคุณสร้างคอลเลกชันของส่วนต่างๆ และบันทึกไว้ในห้องสมุดของคุณแล้ว คุณสามารถลากและวางลงในข้อเสนอของคุณและปรับแต่งตามที่เห็นสมควร

ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน

หากไม่มีซอฟต์แวร์ข้อเสนอ มีโอกาสสูงที่ทีมขายของคุณจะมีเอกสารข้อเสนอเดียวกัน 6 เวอร์ชันที่ลอยอยู่โดยไม่มีทิศทางชัดเจนว่าจะใช้เวอร์ชันใด หรือใครต้องทำอะไร การขาดความโปร่งใสและการจัดการเอกสารที่ไม่มีประสิทธิภาพทำให้เกิดปัญหาคอขวดที่ทำให้สมาชิกในทีมขายไม่สามารถดำเนินการข้อเสนอไปข้างหน้าได้ในขณะที่รอข้อมูลหรือข้อเสนอแนะ

ด้วยซอฟต์แวร์ข้อเสนอ ข้อเสนอของคุณจะทำงานออนไลน์และอัปเดตตามเวลาจริง จึงไม่เกิดความล่าช้าหรือสิ่งกีดขวางอีกต่อไปในขณะที่ข้อเสนอดำเนินไปตามขั้นตอนการขาย ช่วยเพิ่มความร่วมมือในข้อเสนอโดยอนุญาตให้คุณกำหนดบทบาทและสิทธิ์ที่กำหนดว่าใครสามารถดู แก้ไข แสดงความคิดเห็น และอนุมัติข้อเสนอได้ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับการอนุมัติล่วงหน้าเท่านั้นที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ ในขณะที่ให้ความอุ่นใจว่าข้อเสนอที่ยังไม่เสร็จจะไม่ถูกส่งออกไปก่อนที่พวกเขาจะพร้อม หรือมีข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง เช่น ราคา

บูรณาการ

การป้อนข้อมูลและการค้นหาทรัพยากรที่ทันสมัยอย่างไม่รู้จบเป็นสาเหตุสำคัญสองประการของกระบวนการปิดที่ไม่มีประสิทธิภาพ งานน่าเบื่อเหล่านี้ไม่เพียงแต่เคี้ยวเวลาขายของตัวแทนเท่านั้น ข้อผิดพลาดที่เกิดจากข้อมูลราคาที่ล้าสมัยซ้ำหรือข้อกำหนดและเงื่อนไขของข้อตกลงอาจส่งผลกระทบร้ายแรง (และไม่ใช่สิ่งดี) ต่อรายได้ของคุณ

การรวมซอฟต์แวร์ข้อเสนอช่วยให้มั่นใจได้ว่ากลุ่มเทคโนโลยีการขายทั้งหมดของคุณทำงานเป็นระบบเดียวที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งหมายความว่าเมื่อคุณเชื่อมต่อแล้ว การอัปเดตระบบเดียวจะทำให้ทุกอย่างเป็นปัจจุบัน ดังนั้นตัวแทนของคุณจึงมีเวอร์ชันที่ถูกต้องสำหรับสิ่งที่พวกเขาต้องการอยู่ข้างหน้าพวกเขา คุณสามารถดึงข้อมูลลูกค้าและรายละเอียดการกำหนดราคาจาก CRM ของคุณไปยังข้อเสนอของคุณโดยตรง ตรวจสอบความคืบหน้าของข้อตกลงจากที่เดียว และขอ (และรับ) การชำระเงินจากลูกค้าทันทีที่พวกเขาลงนามในข้อเสนอของคุณ

จาก HubSpot, Salesforce, Stripe, Zapier และอื่นๆ Proposify มีการผสานรวมมากกว่า 30 รายการที่สามารถช่วยให้คุณทำให้กระบวนการปิดของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้ว

บทสรุป

ซอฟต์แวร์ข้อเสนอออนไลน์คือการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่สุดเพียงอย่างเดียวที่คุณสามารถทำได้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพอย่างมากในกระบวนการเสนอของคุณ มันปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดและทำให้การทำงานร่วมกันราบรื่นเพื่อให้ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การปิดผนึกข้อตกลง ลองใช้ซอฟต์แวร์ข้อเสนอฟรีของเราและดูด้วยตัวคุณเอง