ทำไมทีมขายทุกทีมจึงต้องการซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอ

และก่อนที่คุณจะถาม ใช่ ยังมีทีมขายจำนวนมากที่ใช้โปรแกรมประมวลผลคำและวิธีการที่ล้าสมัยอื่นๆ ในการส่งข้อเสนอ หากคุณเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มนั้น เราขออภัยที่ต้องโทรหาคุณ แต่ถึงเวลาสำหรับการเปลี่ยนแปลงแล้ว

ด้วยวิธีการต่างๆ มากมายในการส่งข้อเสนอทางออนไลน์และตัวเลือกซอฟต์แวร์ข้อเสนอที่ไม่มีที่สิ้นสุดให้คุณ ไม่มีเหตุผลที่จะต้องทำทุกอย่างด้วยตนเองต่อไป ตั้งแต่การสร้างจนถึงปิด ซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอจะปรับปรุงกระบวนการข้อเสนอทั้งหมดเพื่อให้ทีมขายของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การชนะ

ทีนี้ ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับมัน คุณอาจจะถามตัวเองว่า

“ ซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอ คือ อะไร”

ซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอคือแอปพลิเคชัน (โดยปกติคือระบบคลาวด์) ที่อนุญาตให้ผู้ใช้สร้าง จัดการ ส่ง และติดตามข้อเสนอทางธุรกิจ เป็นการรวมเครื่องมือการเขียนข้อเสนอ การออกแบบ การส่ง การติดตาม และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดเข้าไว้ในแพลตฟอร์มเดียวสำหรับกระบวนการปิดที่คล่องตัว

และนั่นเป็นเพียงรุ่นที่เรียบง่าย ในความเป็นจริง ซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอมีมากกว่านั้นมาก มักประกอบด้วยเทมเพลตข้อเสนอ การผสานรวมแอปต่างๆ ฟิลด์และตัวแปรที่กำหนดเอง บทบาทและการอนุญาต ความสามารถในการประมวลผลการชำระเงิน และแม้กระทั่งการแชทในข้อเสนอ ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมของคุณทำให้ทุกดีลเป็นดีลแบบปิด

ตอนนี้เราได้กำหนดแล้วว่ามันคืออะไรและทำอะไรได้บ้าง นี่คือสาเหตุที่ทีมขายทุกทีม (ที่ต้องการชนะ) ต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอ

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอ

1. การควบคุม

2. ทัศนวิสัย

3. ประสิทธิภาพ

4. องค์กร

5. เวิร์กโฟลว์

6. การออกแบบ

7. ปิด

8. การเติบโต

1. การควบคุม

การส่งข้อเสนอด้วยตนเองสามารถทำได้ แต่ทำให้คุณควบคุมกระบวนการข้อเสนอของคุณเพียงเล็กน้อย หากตัวแทนสร้างข้อเสนอใหม่ขึ้นมาใหม่ตั้งแต่ต้น ก็มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้มาก ระหว่างการกำหนดราคา เงื่อนไขข้อตกลง ส่วนลด การออกแบบ รูปแบบ การอนุมัติ และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อเสนอของคุณ มีตัวแปรมากมายที่สามารถเปลี่ยนจากตัวแทนไปเป็นตัวแทน และข้อเสนอเป็นข้อเสนอ แน่นอนว่าตัวแทนสามารถคัดลอกเอกสารก่อนหน้าเพื่อใช้เป็นแม่แบบได้ แต่ไม่รับประกันว่าพวกเขากำลังใช้ข้อมูลที่ถูกต้อง หากไม่มีการควบคุมกระบวนการของคุณหรือวิธีการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ก็ย่อมมีความไม่สอดคล้องกันบางประการ

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอ ความสอดคล้องจะไม่เป็นปัญหา ด้วยบทบาทและสิทธิ์ที่ได้รับมอบหมาย เทมเพลตข้อเสนอ และคลังเนื้อหาที่ได้รับอนุมัติ และข้อมูลราคา คุณจะสบายใจได้โดยรู้ว่าตัวแทนของคุณจะใช้ข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันเสมอ แทนที่จะต้องกังวลว่าสื่อการขายของคุณจะสอดคล้องและถูกต้องหรือไม่ ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การสร้างความสัมพันธ์แทนการสร้างข้อเสนอ ด้วยความไม่สอดคล้องกันในการส่งข้อความและการสร้างแบรนด์ของคุณ คุณไม่ต้องกังวลว่าตัวแทนจะส่งเอกสารการขายที่ไม่เป็นมืออาชีพซึ่งอาจทำให้แบรนด์ของคุณเสียหายได้

2. ทัศนวิสัย

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งในการสร้างและส่งข้อเสนอด้วยตนเองคือการขาดการมองเห็น หัวหน้าฝ่ายขายไม่มีทางบอกได้ว่าใครกำลังทำงานอะไรอยู่ ซึ่งอาจส่งผลให้ตัวแทนจัดลำดับความสำคัญของข้อเสนอที่ไม่ถูกต้องได้ และหากไม่มีแดชบอร์ดปิด จะไม่มีวิธีง่ายๆ ในการรับสแนปชอตของดีลที่เปิดอยู่ทั้งหมดหรือความคืบหน้าตลอดขั้นตอนการขาย

หากไม่มีการเปิดเผย ตัวแทนจะพยายามค้นหาว่าควรดำเนินการกับเอกสารข้อเสนอเวอร์ชันใด ทำอะไรเสร็จแล้ว หรือขั้นตอนต่อไปคืออะไร และเมื่อข้อเสนอเสร็จสิ้นในที่สุด พวกเขาก็จะถูกส่งต่อไปสู่ความว่างเปล่า ไม่มีทางที่ตัวแทนจะบอกว่าเกิดอะไรขึ้นกับดีลเมื่อพวกเขาอยู่ในมือของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า ซึ่งหมายความว่าพวกเขาไม่รู้ว่าดีลติดขัดตรงไหนหรือต้องติดตามเมื่อใด

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอ ทีมของคุณสามารถดูสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการขายได้อย่างแม่นยำ พร้อมเมตริกที่จะเริ่มต้น คุณจะสามารถระบุได้ว่าส่วนใดของกระบวนการทำงานได้อย่างราบรื่นและส่วนใดต้องการความช่วยเหลือเล็กน้อย ช่วยให้คุณสนับสนุนตัวแทนของคุณในจุดที่พวกเขาต้องการมากที่สุด

นอกจากนี้ คุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้งานได้จริงเกี่ยวกับพฤติกรรมของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณ คุณจะสามารถติดตามได้ว่าพวกเขาเปิดข้อเสนอของคุณหรือไม่/เมื่อใด พวกเขาดูกี่ครั้ง สิ่งที่พวกเขาทำเมื่อเปิดข้อเสนอ ส่วนใดที่พวกเขาดูยาวที่สุด และอื่นๆ ด้วยข้อมูลนี้ คุณสามารถส่งอีเมลติดตามผลเชิงกลยุทธ์เพื่อย้ายผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าของคุณ หรือติดต่อเพื่อไขข้อสงสัยของพวกเขา

3. ประสิทธิภาพ

ซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอออกแบบมาเพื่อลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง โดยใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติเพื่อช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการสร้างข้อเสนอทั้งหมด

เทมเพลตข้อเสนอเป็นจุดกระโดดที่ยอดเยี่ยมสำหรับข้อเสนอของคุณ และมักจะรวมอยู่ในซอฟต์แวร์ข้อเสนอส่วนใหญ่ ดังนั้น แทนที่จะเริ่มต้นจากศูนย์ในแต่ละครั้งที่คุณต้องการส่งข้อเสนอใหม่ คุณสามารถเริ่มต้นจากเทมเพลตข้อเสนอที่มีอยู่หรือสร้างของคุณเองเพื่อเพิ่มความยืดหยุ่น จากนั้น คุณสามารถป้อนข้อมูลและปรับแต่งข้อเสนอทางธุรกิจของคุณให้เหมาะกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าแต่ละราย และคุณจะได้รับข้อเสนอทันที

หมดยุคของการดึงข้อมูลลูกค้า ค่าธรรมเนียมและราคา เนื้อหาที่มีตราสินค้า และรายละเอียดอื่นๆ จากสเปรดชีตด้วยตนเองแล้ว และใครจะรู้ว่าที่ไหนอีก ด้วยคุณลักษณะไลบรารีเนื้อหา คุณจะสามารถสร้าง บันทึก และจัดเก็บบิตและชิ้นส่วนของเนื้อหาที่ได้รับอนุมัติ ซึ่งสามารถเข้าถึงและแทรกลงในข้อเสนอได้อย่างง่ายดายตามที่เห็นสมควร และเนื่องจากทุกอย่างในไลบรารีเนื้อหาได้รับการอนุมัติ คุณจึงวางใจได้ว่าส่วนต่างๆ ตัวอย่าง หรือข้อมูลใดๆ ที่คุณดึงมาจากส่วนนั้นถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

4. องค์กร

หากไม่มีวิธีที่มีประสิทธิภาพในการย้ายข้อมูลระหว่างแอปที่คุณไว้วางใจและข้อเสนอของคุณ มีโอกาสสูงที่คุณจะเสียเวลา (และสร้าง พื้นที่สำหรับข้อผิดพลาด มากขึ้น) สิ่งนี้ใช้ได้กับ CRM ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ระบบการออกใบแจ้งหนี้ และอื่นๆ

ด้วย การผสานรวมซอฟต์แวร์ข้อเสนอ เครื่องมือทางธุรกิจทั้งหมดของคุณจะพูดคุยกันเมื่อถึงเวลาปิด เมื่อคุณเชื่อมต่อแล้ว พวกมันจะสื่อสารอย่างราบรื่นเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณต้องการจะอยู่ตรงหน้าคุณเสมอ ความเป็นไปได้ไม่มีที่สิ้นสุด คุณจะสามารถดึงรายละเอียดการกำหนดราคาจากแหล่งที่มาของความจริงลงในข้อเสนอ ตรวจสอบกิจกรรมข้อเสนอใน CRM สร้างตั๋วในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ และแม้แต่ขอการชำระเงินจากลูกค้าได้จากข้อเสนอของคุณ จาก Asana ไปจนถึง Zapier และอื่นๆ Proposify มี การผสานรวมมากกว่า 30 รายการที่สามารถช่วยให้คุณปรับปรุงขั้นตอนข้อเสนอทางธุรกิจของคุณได้โดยใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้ว

เธอรู้รึเปล่า? ในอุตสาหกรรมอย่าง SaaS การรวมการประมวลผลการชำระเงินภายในข้อเสนอทำให้มีแนวโน้มที่จะปิดตัวลงได้ถึง 90% สำหรับข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อช่วยคุณปิด ดาวน์โหลด สถานะข้อเสนอปี 2021 ของ เรา

5. เวิร์กโฟลว์

การจัดการความรับผิดชอบและงานอาจเป็นเรื่องยาก เนื่องจากดีลจะเคลื่อนผ่านไปป์ไลน์ภายในก่อนที่ข้อเสนอจะถูกส่งไปยังผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการอนุมัติ ซึ่งเป็นคอขวดที่สำคัญในกระบวนการเสนอ เนื่องจากมักมีหลายส่วนที่ขึ้นอยู่กับการอนุมัติจากผู้จัดการหรือแผนกอื่นๆ หากไม่มีกระบวนการที่เป็นทางการ ข้อตกลงทั้งหมดอาจถูกระงับได้หากผู้อนุมัติไม่มีเวลาหรือเข้าถึงเพื่อตรวจทานข้อเสนอทั้งหมดก่อนที่จะลงนาม แม้ว่าลายเซ็นจะจำเป็นสำหรับส่วนเดียวเท่านั้น

ซอฟต์แวร์ข้อเสนอสามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติดีลของคุณโดยนำเสนอเอกสารที่เกี่ยวข้องแก่ผู้อนุมัติในเวลาที่เหมาะสม ดังนั้น แทนที่จะจมอยู่กับงานในมือของข้อเสนอที่ไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขา พวกเขาจะสามารถรักษาข้อตกลงให้เคลื่อนไหวและรักษาโมเมนตัมการขายที่หอมหวานและหอมหวานได้

6. การออกแบบ

น่าเสียดายที่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหลาย คน ตัดสินหนังสือจากปก ข้อเสนอของคุณครอบคลุมเป็นสิ่งแรกที่ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าเห็น และหากมันดูไม่เป็นมืออาชีพ ก็อาจเปลี่ยนการรับรู้ของพวกเขาต่อข้อเสนอของคุณ – และไม่ใช่ในทางที่ดี

ซอฟต์แวร์ข้อเสนอสามารถช่วยคุณออกแบบและสร้างข้อเสนอที่น่าทึ่งซึ่งดูดีทุกครั้ง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถเพิ่มรูปภาพ วิดีโอ และสื่ออื่นๆ ที่จะทำให้ข้อเสนอของคุณโดดเด่น ท้ายที่สุดแล้ว ข้อเสนอที่โดดเด่นในข้อตกลงที่ใกล้ชิด ที่จริงแล้ว การรวมรูปภาพอย่างน้อยหนึ่งภาพในข้อเสนอทางธุรกิจของคุณสามารถเพิ่มอัตราการปิดของคุณได้ 26%

7. ปิด

สุดท้ายแล้ว เป้าหมายของทีมขายก็คือการปิดตัวลง ซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอทำอย่างนั้นจริงๆ จากการศึกษาที่เกี่ยวข้องกับผู้เชี่ยวชาญด้านการขายหลายพันคน เราพบว่าข้อเสนอที่สร้างและส่งด้วย Proposify มี อัตราการปิดที่สูงขึ้น 111% เมื่อเทียบกับค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรม ซอฟต์แวร์ข้อเสนอช่วยให้ทีมขายปิดดีลได้มากขึ้นด้วยการลดรอบการขาย ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน และปรับปรุงขั้นตอนข้อเสนอ หากสิ่งนั้นไม่ขายคุณตามมูลค่าของมัน เราก็ไม่รู้ว่าจะขายอะไร

8. การเติบโต

ไม่ว่าคุณจะดำเนินการอย่างไร การสร้างและส่งข้อเสนอด้วยตนเองนั้นใช้เวลานาน – และถือว่าทุกคนในทีมของคุณคุ้นเคยกับกระบวนการของคุณอยู่แล้ว นั่นอาจไม่ใช่ปัญหาในตอนนี้ แต่มันจะเป็นเมื่อคุณเริ่มนำธุรกิจใหม่และฝึกอบรมพนักงานใหม่ เวลามีจำกัด จึงไม่น่าแปลกใจเลยว่าทำไมผู้นำการขายจึงพยายามสร้างกระบวนการที่ปรับขนาดได้ ในขณะเดียวกันก็สนับสนุนการเติบโตของทีมและทำให้รอบการขายสั้นลง

ซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอช่วยให้หัวหน้าฝ่ายขายออกแบบกระบวนการปิดที่ปรับขนาดได้ซึ่งทำซ้ำได้กับทั้งทีม นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขาปรับกระบวนการที่มีอยู่ให้เหมาะสมเพื่อให้ทีมมุ่งเน้นไปที่การปิด แทนที่จะเสียเวลาสร้างข้อเสนอตั้งแต่เริ่มต้น นอกจากนี้ เมื่อกระบวนการเหล่านี้พร้อมแล้ว การว่าจ้างพนักงานใหม่จะเร็วขึ้นมากและลดเวลาลาดลง

ความคิดสุดท้าย

ท้ายที่สุดแล้ว ข้อเสนอที่ดีที่สุดคือข้อเสนอที่จะเปลี่ยนผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้า ไม่ว่าจะสร้างขึ้นด้วยมือ ใน Microsoft Word หรือทางออนไลน์ ส่วนสำคัญก็คือการปิด เราไม่ได้บอกว่าคุณไม่สามารถส่งข้อเสนอด้วยตนเองได้ แต่นั่นไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิภาพหรือมีประสิทธิภาพสูงสุดในการเอาชนะใจลูกค้ารายอื่น

ในทางกลับกันซอฟต์แวร์การจัดการข้อเสนอคือ รวมเครื่องมือ ทรัพยากร และข้อมูลทั้งหมดที่ทีมขายจำเป็นต้องประสบความสำเร็จภายใต้หลังคาเดียวกัน ทำให้กระบวนการข้อเสนอสามารถคาดการณ์ได้ สอดคล้องกัน และปรับขนาดได้มากขึ้น และด้วยเวอร์ชันฟรีที่ปลายนิ้วของคุณ ไม่มีเหตุผลใดที่จะไม่ลองใช้งาน